会員登録フォームに入れる項目と、登録後の管理のしかた

会員登録フォームを作ろうとして、どの項目を入れればよいか手が止まっている人は多いはずです。名前とメールアドレスだけで足りるのか、住所や生年月日も聞いておくべきか。項目を増やすほど後で役立ちそうに見えますが、入力の途中でやめる人も増えます。しかも会員登録のフォームは、集めた個人情報をその後ずっと預かり続ける入口です。何を聞くかと同じくらい、登録された後に名簿をどう管理し、どう連絡するかが大事になります。

この記事では、会員登録フォームに入れる項目を、必須にするもの、後から聞くもの、聞かないものに分けて整理します。そのうえで、利用目的の示し方やメール配信の同意など、個人情報の扱いで押さえておく決まりを法令の条文で確かめ、登録後の名簿の管理と連絡の仕方まで順に説明します。会員の申し込みを受け付け、一件ごとに状況を管理して同じ画面から連絡まで送れるフォームの道具として、Halict にも触れます。

会員登録フォームには2つの種類がある

会員登録フォームと一口に言っても、作ろうとしているものが2種類あることを先に区別しておきます。ここを取り違えると、選ぶ道具も、入れる項目も変わってしまうからです。

1つ目は、ログインできるアカウントを作るための登録です。ネットショップの会員、会員だけが読めるWebサイト、予約サイトのマイページなどがこれに当たります。登録した人は、メールアドレスとパスワードでログインし、自分の情報や購入の履歴を見られます。この形は、パスワードを安全に保管する仕組みや、ログインの仕組みそのものが必要になるため、ネットショップの構築サービスや会員サイトの仕組みを使うのが前提です。

2つ目は、会員の名簿に申し込んでもらうための登録です。写真教室やカルチャースクールの会員、協会やサークルの入会、ファンクラブ、店舗のポイント会員の申し込み、メールマガジンの購読などがこれに当たります。登録した人がログインする必要はなく、運営する側が名簿を持ち、連絡や案内を送ります。

検索で「会員登録フォーム」を調べている人の多くは、実は2つ目に当たります。教室を始めたので入会の受付をWebでしたい、紙の入会申込書をやめたい、という状況です。この場合は、フォームの作成サービスで十分に作れます。

フォームの作成サービスの会社も、作り方として次のように書いています。

「formrun」の会員登録フォームテンプレートを利用すれば、簡単に会員登録フォームを作成することができます。 豊富な種類の中から「顧客情報登録フォーム」や「メルマガ配信フォーム」など、多様な利用用途に対応したテンプレートを選択することが可能です。 出典: form.run

この記事では、主に2つ目の「名簿に申し込んでもらう」形の会員登録フォームを扱います。ログインできるアカウントが必要な場合も、入力項目の考え方と、登録後の管理の考え方は共通して使えます。

会員登録フォームに入れる項目の決め方

項目を決めるときの基本は、「登録した直後に、運営する側が実際に使う情報だけを聞く」ことです。いつか分析に使えるかもしれない、という理由で聞く項目は、入力する人の負担になるうえに、預かる個人情報が増えて管理の責任も重くなります。

実際によく使われる項目を、3つに分けると次のようになります。

区分	項目の例	聞く理由
必須にする	お名前、メールアドレス、会員の種類（コース・プラン）	連絡と、会費や案内の振り分けに必ず使う
場面によって必須	電話番号、住所、生年月日、ふりがな	郵送物がある、年齢で料金が変わる、電話で連絡する必要がある
任意にする	知ったきっかけ、興味のある内容、経験の有無	案内の工夫に使うが、なくても登録は成り立つ

写真教室の入会フォームを例にすると、必須はお名前、メールアドレス、希望のコースの3つで十分です。郵送で教材を送るなら住所、学生の割引があるなら学生かどうか、を足します。カメラの機種やこれまでの経験は、授業の準備に役立つので任意で聞いておく、という分け方になります。

項目の数は、入力のしやすさに直結します。スマートフォンで入力する人が多い今は、必須の項目が10を超えると、途中でやめる人が目に見えて増えます。迷ったら、まず必須を3〜5項目に絞って公開し、運用しながら本当に必要だった項目を追加していくほうが失敗が少なくなります。

聞かないほうがよい項目

逆に、会員登録の段階で聞かないほうがよい項目もあります。

・本籍地や、思想・信条、病歴などの踏み込んだ情報
・家族構成や年収など、サービスの提供に直接関係しない情報
・クレジットカードの番号を、フォームの自由記述の欄で受け取ること

病歴や信条などは、個人情報保護法で「要配慮個人情報」と呼ばれ、取得するには原則として本人の同意が必要です。要配慮個人情報とは、本人に対する不当な差別や偏見が生じないよう、特に慎重な扱いが求められる情報のことです。体調に配慮が必要なヨガ教室のように、どうしても聞く必要がある場合は、聞く理由と使い道を書いたうえで同意を取り、任意の項目にします。

クレジットカードの番号は、決済サービスの画面で入力してもらうのが原則です。フォームの自由記述の欄に書いてもらうと、通知メールや回答の一覧にそのまま番号が残り、漏れたときの被害が大きくなります。

入力しやすいフォームにするための工夫

項目を絞ったら、次は入力する人が迷わない形に整えます。会員登録は、相手にとっては「この運営者に自分の情報を預けてよいか」を判断する場面でもあります。見た目の丁寧さが、そのまま信頼につながります。

効果の大きい工夫は次の6つです。

1. 必須と任意を、項目ごとにはっきり表示する
2. メールアドレスは専用の項目にし、形式の誤りをその場で知らせる
3. 会員の種類やコースは、自由記述ではなく選択式にする
4. 電話番号や郵便番号の入力の形式（ハイフンの有無）を例で示す
5. 送信の前に確認画面を表示し、メールアドレスを見直してもらう
6. 送信した後の画面に、次に何が起きるか（確認メールが届く、何日以内に案内を送る）を書く

2と5は、連絡が届かない事故を防ぐための工夫です。会員登録のフォームでいちばん多い問題は、メールアドレスの打ち間違いで、登録した本人に何も届かないことです。登録した人は「申し込んだのに返事がない」と感じ、運営する側は「連絡したのに反応がない」と感じます。確認画面と、送信直後の自動返信メールの2つを用意しておくと、この行き違いはかなり減らせます。

6の「次に何が起きるか」を書くことも大切です。「3営業日以内に、入会の手続きの案内をメールでお送りします」と書いておけば、問い合わせの電話が減り、迷惑メールのフォルダを見てもらうきっかけにもなります。

1画面に全部の項目を並べるか、1問ずつ進む形にするかも、選べるようになってきました。項目が多い場合や、スマートフォンからの登録が多い場合は、1画面に1問ずつ表示する形のほうが、入力する人が今どこまで進んだかを把握しやすく、途中でやめにくくなります。

個人情報の扱いで押さえておく決まり

会員登録のフォームでは、名前やメールアドレスなどの個人情報を預かります。小さな教室やサークルでも、個人情報を事業に使う以上は、個人情報保護法の決まりが関わってきます。フォームの作成サービスの会社も、自分で一から作る場合の危うさを次のように指摘しています。

なぜなら、会員登録フォームの場合は様々な個人情報を取り扱うためです。自信がないまま中途半端に制作して情報漏洩が起きてしまったという最悪のケースが起きないためにも初心者の方は他の2つの方法を利用することをお勧めします。 出典: spiral-platform.co.jp

フォームを作るうえで押さえておきたいのは、次の2つの決まりです。

利用目的をあらかじめ示す

個人情報保護法の第21条第2項には、本人から書面（電磁的記録を含む）で直接個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人にその利用目的を明示しなければならない、と書かれています。Webのフォームで入力してもらうのは、これに当たると考えるのが一般的です。

実務では、フォームの冒頭か送信ボタンの近くに、次のような内容を書きます。

・集めた情報を何に使うか（会員の管理、会費の請求、教室の案内の送付など）
・プライバシーポリシーへのリンク
・問い合わせの窓口

「ご入力いただいた情報は、会員の管理と教室のご案内のために利用します。詳しくはプライバシーポリシーをご覧ください」のような1〜2文で構いません。大事なのは、送信する前に読める位置にあることです。条文は e-Govの個人情報保護法 で確かめられます。

預かった情報を安全に管理する

同じ法律の第23条には、個人データの漏えいなどを防ぐために必要かつ適切な措置を講じなければならない、と書かれています。小さな運営者にとって具体的に効くのは、次のような対策です。

・名簿を見られる人を決め、共有のアカウントを使い回さない
・名簿をCSVで書き出したら、使い終わったファイルを個人のパソコンに残さない
・フォームの管理画面に二段階認証を設定する
・退会した人の情報を、いつまで残すかを決めておく

どこまでの対策が必要かは、扱う情報の量や種類で変わります。迷ったときは、個人情報保護委員会 の事業者向けの案内を確かめるか、専門家に相談してください。

メールで案内を送るなら、同意の取り方を決めておく

会員登録の後に、新しいコースの案内やキャンペーンのお知らせをメールで送りたい、という運営者は多いはずです。その場合は、広告や宣伝のメールを送ることへの同意を、登録の時点で取っておきます。

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（いわゆる特定電子メール法）の第3条には、送信者は、あらかじめ送信をするように求めた人や、送信に同意した人などを除いて、広告や宣伝のメールを送ってはならない、と書かれています。同意を受けた場合は、その記録を保存しなければならないことも同じ条文に書かれています。条文は e-Govの特定電子メール法 で読めます。

フォームでは、次のように扱うのが一般的です。

1. 「お知らせメールの受け取りを希望する」というチェックボックスを、会員登録の項目とは別に設ける
2. 送る内容（新しいコースの案内、イベントのお知らせなど）を、チェックボックスのそばに書く
3. 誰がいつ同意したかが分かるよう、フォームの回答をそのまま残しておく
4. 送るメールには、配信を止める方法を必ず書く

会費の請求や教室の休講の連絡のような、会員としての手続きの連絡は、広告や宣伝には当たりません。ただし、その中に新しいコースの宣伝を混ぜる場合は扱いが変わることがあるので、手続きの連絡と案内のメールは分けて送るほうが安全です。個別の判断に迷うときは、法令の所管の窓口や専門家に確認してください。

会員登録フォームを作る3つの方法

項目と決まりを押さえたら、実際に作る方法を選びます。大きく分けると3つあります。

方法	費用の目安	向いている場面
フォームの作成サービスを使う	無料から、有料でも月額数千円程度	名簿に申し込んでもらう形。教室、サークル、協会、ファンクラブ
ネットショップや会員サイトの仕組みを使う	サービスの料金表による	ログインできるアカウントが必要。購入の履歴や会員だけのページがある
一から開発する	開発の費用と保守の費用	既存の仕組みと深くつなぐ必要がある、規模が大きい

小さな教室やサークルなら、フォームの作成サービスで始めるのが現実的です。無料で始められるものも多く、項目を並べて公開するまでの時間は短く済みます。

一から開発する方法は、自由度が高い一方で、パスワードの安全な保管、入力された値の検査、送信の仕組み、迷惑な自動送信への対策まで、すべてを自分で用意する必要があります。前の節で引用したとおり、個人情報を扱う会員登録で中途半端な作りをすると、漏えいの原因になります。開発の経験がないなら、選ばないほうが安全です。

フォームの作成サービスを選ぶときは、作る段階の機能より、登録された後に使う機能を比べます。具体的には次の4点です。

・届いた登録を一覧で見て、状況（未対応、入会済み、保留など）を記録できるか
・登録した人に、同じ画面から連絡を送れるか
・会員全員や、コース別の会員に一斉に案内を送れるか
・名簿を表計算ソフトに書き出せるか、スプレッドシートと自動でつなげるか

登録後の名簿の管理と連絡のしかた

会員登録フォームを公開して終わりにすると、登録が届くたびに通知メールを開き、表計算ソフトに書き写し、入会の案内を別のメールで送る、という手作業が積み重なります。会員が数十人を超えると、誰に案内を送ったか、誰の会費が未入金か、が追えなくなってきます。

登録後の管理は、次の流れで決めておくと回しやすくなります。

1. 登録が届いたら、自動返信で受け付けたことを伝える
2. 担当者が内容を確かめ、状況を「確認中」にする
3. 入会の手続きの案内（会費の支払い方法、初回の日程）を送り、状況を「案内済み」にする
4. 会費の入金や初回の参加を確かめたら、状況を「入会済み」にする
5. 退会の申し出があったら、状況を「退会」にし、情報を残す期間を決める

ポイントは、一件ごとに「今どの段階にいるか」を記録することです。状況が記録されていれば、案内を送り忘れた人や、入金が止まっている人を一覧で絞り込めます。

会員への一斉の案内も、名簿と同じ場所から送れると楽になります。名簿を書き出して別のメール配信の仕組みに読み込む方法は、読み込むたびに退会した人や配信を止めた人を手で外す必要があり、外し忘れが起きます。

フォームの作成サービスの会社も、会員登録フォームの利点として次のように書いています。

アンケートの配信やメルマガなどを簡単にシステム上で設定できるため、会員との接点を取りやすいというのも会員登録フォームのメリットです。 出典: spiral-platform.co.jp

撮影会や写真教室の運営でもよくあるのが、登録の受付はWebのフォームにしたものの、その後の連絡はLINEとメールと電話に分かれてしまい、誰に何を伝えたかが分からなくなる状態です。受付と連絡の記録を1か所にまとめておくと、担当が替わっても引き継げます。

登録の受付から連絡まで、1つの画面で扱える道具を無料から試す

名簿に申し込んでもらう形の会員登録で、登録の受付、状況の管理、連絡の3つを、それぞれ別の道具でつないでいるなら、それを1つにまとめる選択肢があります。

その1つが Halict です。公式サイトによると、Halict はフォームを作って受け付けた回答を一件ごとに担当と状況つきで管理し、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録される、受付から対応までのフォームの道具です。公式サイトに挙げられている主な機能は次のとおりです。

・作りたいフォームを一言で伝えると、AIが質問や選択肢、必須の設定まで下書きを作る
・回答する人には目の前の1問だけを表示する、1画面1問の形式
・テキスト、選択肢、評価、日付、メールなど12種類の項目
・届いた一件ごとに担当と状況が残り、同じ画面から返信を送れる
・自動返信、CSVの書き出し
・有料のプランでは、Googleスプレッドシートとの連携、Teams・Slack・Chatwork への通知、一斉メールと開封・クリックの計測、メールのひな形

この記事の流れに当てはめると、登録後の管理の手順1の自動返信、手順2から5の状況の記録、手順3の案内の送付が、1つの画面の中で行えます。会員全員への一斉の案内と開封の計測は、10人まで使えるチームのプランの機能です。

料金はメンバーの人数で決まり、公式の料金ページでは、フリーのプランは0円でメンバー1人まで、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限と書かれています。3人まで使うスターターは月額2,980円（税抜）、10人まで使うチームは月額7,800円（税抜）で、年払いは2か月分が無料になります。登録にクレジットカードは要りません。

ひとりで教室やサークルを運営しているなら、フリーのプランで入会のフォームを1つ作り、届いた登録の状況の記録まで試してみると、今の手作業がどれだけ減るかを判断できます。なお、Halict はログインできる会員アカウントを作る仕組みではありません。会員だけが読めるページや購入の履歴が必要な場合は、会員サイトやネットショップの仕組みを選んでください。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

紙の入会申込書からWebのフォームへ移す手順

これまで紙の入会申込書で受け付けていた運営者が、Webのフォームへ移す場合は、次の順で進めると混乱が少なくなります。

1. 今の申込書の項目を1つずつ書き出し、登録の直後に使っているものと、記入してもらっているだけで使っていないものに分ける
2. 使っていない項目は外し、残った項目でフォームを作る
3. 既存の会員の名簿を、フォームの回答と同じ列の並びの表に整える
4. しばらくは紙とWebの両方で受け付け、Webで届いた登録も同じ名簿に記録する
5. Webでの登録が定着したら、紙の申込書の案内をやめる

1つ目の作業をすると、何年も前から記入してもらっているのに一度も使っていない項目が、たいてい見つかります。紙のときは記入する欄が多くても目立ちませんが、スマートフォンで入力してもらうと、その1項目が途中でやめる理由になります。

4つ目の並行期間は、年配の会員が多い教室や協会では特に大切です。いきなり紙をやめると、Webで登録できない人を取りこぼします。窓口で職員が代わりにフォームに入力する、という方法を用意しておくと、名簿を1つにまとめたまま、どちらの人にも対応できます。

会員の種類別に見る、項目の組み合わせの例

ここまでの考え方を、よくある会員の種類に当てはめると、項目の組み合わせは次のようになります。そのまま使うのではなく、自分の運営で登録の直後に何を使うかを照らし合わせて、追加したり外したりしてください。

教室・スクールの入会

必須にするのは、お名前、ふりがな、メールアドレス、電話番号、希望のコース、希望の曜日や時間帯です。教室は日程の調整で電話をかける場面があるため、電話番号を必須にしておくと連絡が早くなります。任意で、経験の有無や持っている道具、知ったきっかけを聞きます。写真教室であればカメラの機種、料理教室であればアレルギーの有無といった、授業の準備に関わる項目もここに入ります。アレルギーのように健康に関わる情報は、聞く理由を項目のそばに書き、何に使うかをはっきりさせておきます。

協会・サークル・同好会の入会

必須にするのは、お名前、メールアドレス、会員の区分（正会員、賛助会員、学生会員など）です。会報を郵送する場合は住所を、会費が区分で変わる場合は区分の選択を必須にします。所属先や資格の有無を聞く協会もありますが、入会の条件に関わらないのであれば任意にします。紹介者の名前を聞く欄を設ける場合は、紹介者の個人情報も預かることになるので、何に使うかを書いておきます。

ファンクラブ・メールマガジンの購読

必須にするのは、メールアドレスと、お知らせメールの受け取りへの同意だけで十分な場合が多い形です。お名前は呼びかけに使うならニックネームでもよい、と書いておくと、登録の心理的な負担が下がります。誕生日の特典を送るなら、生年ではなく月日だけを聞く方法もあります。聞く情報を減らすほど、預かる責任も軽くなります。

店舗のポイント会員

必須にするのは、お名前、メールアドレスか電話番号のどちらか、会員の番号の受け取り方です。来店のたびに会員を確かめる店では、電話番号の下4桁で照合する方法もよく使われます。住所や生年月日は、郵送での案内や誕生月の特典がある場合に限って聞きます。

どの種類でも共通するのは、「その項目を、登録した直後の何に使うか」を一文で言えない項目は外す、という判断です。言えない項目は、運用が始まっても使われないまま、名簿の中で預かる情報だけが増えていきます。

登録が伸びないときに見直すこと

会員登録フォームを公開しても、思ったより登録が集まらないことがあります。その場合は、フォームの外と中の両方を見直します。

フォームの外で見直すのは、入口の数と位置です。ホームページのトップから会員登録のページまで、何回のクリックでたどり着けるかを数えてみてください。メニューの奥にしかない場合は、トップページや教室の紹介のページの目立つ位置にボタンを設けます。チラシや店頭の掲示から案内するなら、QRコードを付けておくと、スマートフォンですぐに開いてもらえます。

フォームの中で見直すのは、次の3点です。

1. 必須の項目の数。迷っている項目があれば、任意に変えるか外す
2. 最初の画面に何が書かれているか。会員になると何ができるのか、会費はいくらか、を冒頭の2〜3行で伝える
3. スマートフォンでの見え方。入力欄が小さすぎないか、選択肢が画面からはみ出していないか

2つ目は特に効きます。会員になる利点が書かれていないフォームは、入力の途中で「やっぱりやめておこう」と思われやすくなります。会費や退会の方法が書かれていないと、後で困るのではないかという不安から登録を見送る人もいます。

フォームの作成サービスによっては、フォームを開いた数と、送信まで進んだ数を比べられるものがあります。開いた人の半分以上が送信していないなら、項目の数か、冒頭の説明に問題があると考えて、1つずつ変えて様子を見ます。一度に全部を変えると、何が効いたのかが分からなくなります。

退会と情報の削除の受け付け方

会員登録のフォームを作るときは、入口と同時に出口も用意しておきます。退会の方法が分からない会員は、問い合わせのメールや電話で申し出ることになり、運営する側の手間も増えます。

退会の受け付けは、次のどちらかの形にしておくと迷いがありません。

・退会の申し出のフォームを、会員登録のフォームと同じ道具で作り、案内のメールの末尾にリンクを付ける
・お問い合わせのフォームに「退会の申し出」という種類を設け、担当者が手続きする

退会の申し出が届いたら、会費の引き落としや請求を止める手続きと、お知らせメールの配信を止める手続きを、同じ日に済ませます。配信が止まらないまま案内が届き続けると、苦情の原因になります。

退会した人の情報をいつまで残すかも、あらかじめ決めておきます。会費の精算や問い合わせへの対応で、しばらくは記録が必要になることがあります。一方で、目的を果たした後もいつまでも残しておくと、漏えいしたときの影響が大きくなります。残す期間をプライバシーポリシーに書いておけば、会員から問い合わせを受けたときにも同じ答えを返せます。どのくらいの期間が適切かは、扱う情報や契約の内容で変わるため、迷うときは専門家に確認してください。

本人から、預けた情報を見せてほしい、消してほしい、という求めが届くこともあります。個人情報保護法には、本人からの開示や訂正、利用の停止などの求めに関する決まりがあり、受け付けの窓口をあらかじめ決めておくことが望まれます。問い合わせのフォームにこうした求めの種類を設けておくと、担当者が迷わずに対応できます。

公開前に確かめるチェックリスト

最後に、会員登録フォームを公開する前に確かめておきたい点を並べます。公開した後に直すと、すでに登録した人との間で扱いが食い違うので、最初に確かめておくのが確実です。

・必須の項目は、登録の直後に使うものだけになっているか
・会員の種類やコースは選択式になっているか
・利用目的とプライバシーポリシーへのリンクが、送信ボタンより前に読める位置にあるか
・お知らせメールの同意のチェックボックスが、登録とは別に設けてあるか
・確認画面と、送信後の画面の文面が用意されているか
・自動返信メールが、自分のアドレスにテストで届くか、迷惑メールのフォルダに入っていないか
・通知が、運営する人全員に届くか（担当者個人のアドレスだけにしていないか）
・届いた登録の状況を、どこに記録するかが決まっているか
・退会した人の情報を、いつまで残すかが決まっているか

チェックリストのうち、最後の3つは見落とされがちです。フォームは作れても、届いた後の扱いが決まっていないと、数か月後に名簿が散らばります。公開の前に、運営に関わる人と一度だけでも話し合っておくと、後の手間が大きく減ります。

会員の受付と名簿の管理を、仕事として受ける側から見る

会員登録フォームの作成や、届いた登録の管理、会員への連絡は、在宅で受けられる仕事としても依頼が出ています。教室や小さな店の運営者は、本業の指導や接客で手一杯で、名簿の整理や案内の送付まで手が回らないことが多いからです。

ネットショップの会員の管理や、商品の情報の登録は、EC運用代行・商品登録のお仕事で業務の内容が紹介されています。会員への案内メールの企画や、登録の数を伸ばす工夫まで含めた仕事は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事の中で扱われています。個人情報を預かる仕事なので、管理の決まりを自分から提案できる人は、依頼主から安心して任されます。

フリーランス・在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から見ると、会員の管理のような裏方の仕事が長く続く人は、作業の速さより、記録の残し方で信頼を得ています。誰に、いつ、何を送ったかを依頼主がいつでも確かめられる形にしておくと、任される範囲が広がっていきます。中間の仲介料がかからない直接の取引であれば、同じ予算で依頼主はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。記録を整えることは、その関係を長く続けるための土台です。

小さな事業の運営の仕組みづくりに助言する立場を目指すなら、中小企業診断士の資格の概要も参考になります。会員の管理の改善を、経営の視点から提案できるようになります。

よくある質問

Q. 会員登録フォームの必須項目は何にすればよいですか？

登録の直後に必ず使う情報だけを必須にするのが基本です。多くの場合、お名前、メールアドレス、会員の種類やコースの3つで足ります。郵送物があるなら住所、年齢で料金が変わるなら生年月日のように、使い道がはっきりしている項目を追加します。必須の項目を増やしすぎると途中でやめる人が増えるため、最初は3〜5項目に絞り、運用しながら見直すと失敗が少なくなります。

Q. 会員登録フォームにプライバシーポリシーは必要ですか？

個人情報保護法では、本人から書面や電磁的記録で直接個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を明示することが求められています。Webのフォームもこれに当たると考えるのが一般的です。送信ボタンより前の位置に、集めた情報を何に使うかを1〜2文で書き、詳しい内容をまとめたプライバシーポリシーへのリンクを付けておきます。

Q. 会員登録フォームは無料で作れますか？

名簿に申し込んでもらう形の会員登録であれば、無料のフォーム作成サービスで作れます。項目を並べて公開するまでは短い時間で終わります。ただし、無料の範囲は、作れるフォームの数、受け取れる回答の数、使える人数、自動返信の有無などがサービスごとに違います。ログインできる会員アカウントが必要な場合は、会員サイトやネットショップの仕組みを選ぶ必要があります。

Q. 会員にお知らせメールを送るときに気をつけることは何ですか？

広告や宣伝のメールは、特定電子メール法により、あらかじめ同意した人などにしか送れません。会員登録のフォームに、お知らせメールの受け取りを希望するチェックボックスを登録とは別に設け、同意の記録を残しておきます。送るメールには配信を止める方法を必ず書きます。会費や休講の連絡と、宣伝の案内は分けて送るほうが安全です。