改善提案の書き方｜通る書類の構成と例文

2026年7月22日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓事務・製造・接客・在宅チームの例文
✓却下されやすい書き方の直し方まで整理しました
✓提案が採用された後に担当と期限を決めて実行まで進める方法も紹介します

改善提案の書き方で迷う人の多くは、「何を書けば通るのか」と「どこまで具体的に書けばよいのか」の2点で手が止まっています。結論から言うと、通る改善提案は、困りごとを事実で示し、変えたあとの姿を数字で示し、費用と手間と試し方まで書いてある書類です。文章の上手さより、読んだ人がその場で判断できる材料がそろっているかどうかで結果が決まります。

この記事では、改善提案書の構成と書き方の手順、事務・製造・接客・在宅チームの例文、効果の数字の出し方、却下されやすい書き方の直し方までを順番に整理します。提案が通ったあとに、作業を担当と期限つきで進める道具として、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも後半で触れます。

改善提案とは何か

改善提案とは、今の仕事のやり方のうち、時間がかかる、間違いが起きやすい、危ない、お金がかかるといった問題を見つけ、変え方を具体的に示して、上司や会社に採用を求めることです。多くの会社では、社員が提案書を出し、上司や委員会が審査して採用を決める「改善提案制度」として運用されています。

似た書類に報告書と企画書があります。違いを押さえておくと、何を中心に書けばよいかがはっきりします。

書類	主な目的	中心に書くこと
報告書	起きたことを伝える	事実、経過、結果
企画書	新しいことを始める	ねらい、内容、予算、計画
改善提案書	今のやり方を変える	現状の問題、改善案、効果、費用

報告書は「起きたこと」を伝える書類で、判断を求めるとは限りません。企画書は新しい商品やイベントのように、まだ無いものを始める書類です。改善提案書はその間にあり、今あるやり方を、より良い形へ変えるための判断を求めます。ですから、「今どうなっているか」を事実で示す部分が、企画書よりも重くなります。

改善提案の大きさはさまざまです。紙の伝票をスキャンして共有フォルダに保存する、棚のラベルの色を変える、会議の資料を前日に配るといった小さなものから、ソフトの導入や作業工程の組み替えのような大きなものまで含まれます。小さな提案ほど通りやすく、すぐに効果が出るので、初めて書く人は1人で試せる範囲の提案から始めると経験が積みやすくなります。

改善提案制度がある会社では、提案の件数や採用された提案の内容が、人事の評価に使われることもあります。採用されるかどうかに関わらず、問題を数字でとらえ、変え方を考えて書類にする経験は、どの職場に移っても役に立つ力になります。制度の有無や評価への反映のされ方は会社によって違うので、就業規則や社内の案内で確かめておくと安心です。

また、改善提案は「誰かの仕事ぶりを批判する書類」ではありません。問題は人ではなく、仕組みや手順の側にあるという書き方をすると、読む側が身構えずに済みます。この姿勢は、後で紹介する例文でも一貫しています。

改善提案が求められる背景

改善提案が多くの職場で求められている理由の1つは、人手が足りない中で同じ量の仕事をこなす必要があるからです。人を増やす余裕がない職場では、1人あたりの作業時間を短くする、やり直しを減らすといった改善が、そのまま職場の余力になります。

国も、仕事のやり方を変える取り組みを支援しています。たとえば厚生労働省の業務改善助成金は、生産性を高める設備投資などを行い、事業場で一番低い時給を一定額以上引き上げた中小企業に、その費用の一部を助成する制度です。

業務改善助成金は、生産性向上に資する設備投資等（機械設備導入やコンサルティングなど）を行うとともに、事業場内最低賃金を一定額（各コースに定める金額）以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部を助成するものです。出典: 厚生労働省

同じページによると、令和8年度の申請期間は9月1日から始まり、地域別最低賃金の発効日の前日か11月30日のどちらか早い日までです。交付決定を受けた後に計画どおりに進め、結果を報告して助成を受ける流れなので、設備を先に買ってしまうと対象外になることがあります。改善提案で設備の購入を含めるときは、会社の担当者がこうした制度を使えるかどうかを確かめる時間も、計画に入れておくと安心です。対象や金額は年度で変わるため、使うときは必ず厚生労働省のページと労働局で今の条件を確かめてください。

もう1つの背景は、現場の小さな気づきを集める仕組みとして、改善提案制度が見直されていることです。トップが決めた大きな施策よりも、毎日その作業をしている人の「ここが面倒」という声の方が、早く確実に効果が出ることがあります。会社が提案書の書式を用意し、採用された提案に報奨金を出す仕組みを持っているのは、こうした声を拾いやすくするためです。

通る改善提案書の構成

改善提案書に決まった書式はありませんが、通りやすい書類には共通する項目があります。会社の書式がある場合はそれに従い、無い場合は次の8項目で組み立てると、読む側が判断しやすくなります。

項目	書くこと	書き方の目安
1. 件名	何をどう変えるか	1行で、変える対象と方法を入れる
2. 提案者と日付	誰がいつ出したか	部署、氏名、提出日
3. 現状と問題	今どうなっていて何に困っているか	回数、時間、件数などの事実
4. 原因	なぜその問題が起きているか	推測ではなく確かめたこと
5. 改善案	何をどう変えるか	手順、使う道具、担当
6. 期待する効果	変えると何が良くなるか	時間、件数、費用を数字で
7. 費用と手間	何がどれだけ必要か	金額、作業時間、準備の期間
8. 進め方	いつから、どう試すか	試行の期間と、確かめる方法

この中で特に重いのは、3の「現状と問題」と6の「期待する効果」です。読む側は、問題が本当にあるのか、変えたら本当に良くなるのかの2点で判断します。ここが感想だけだと、他の項目がどれだけ丁寧でも判断ができません。

件名は、提案書の顔です。「業務改善について」のような件名では、何の提案か分かりません。「請求書の送付をメールに切り替え、郵送の作業時間を短くする提案」のように、変える対象と方法と効果を1行に入れると、読む前から中身が伝わります。

7の「費用と手間」を書かない提案書は意外に多くあります。提案者は効果を伝えたい気持ちが強いため、かかるものを書き忘れがちです。しかし決める側は、効果と同じくらい「何がどれだけ要るか」を気にしています。費用がかからない提案なら、「費用はかからない。準備に2時間かかる」と書くだけで、判断がずっと早くなります。

8の「進め方」には、いきなり全員で切り替えるのではなく、1つの部署や1か月の期間で試す計画を書くと通りやすくなります。試してみて効果が出なければ元に戻せる提案は、決める側にとって失うものが小さいからです。

紙1枚に収まる長さが目安です。詳しいデータや写真は別紙にして、1枚目だけで判断できるように整理すると、忙しい上司にも読んでもらえます。

改善提案の書き方5つの手順

改善提案書は、いきなり書き始めるより、次の5つの手順で材料をそろえてから書く方が早く仕上がります。

手順1：困りごとを書き出す

最初に、日々の仕事で「面倒」「時間がかかる」「間違えやすい」と感じていることを、思いつくだけ書き出します。この段階では、改善の方法は考えなくてかまいません。書き出したものの中から、自分の部署の中で変えられそうなもの、効果が大きそうなものを1つ選びます。

手順2：事実を数字で集める

選んだ困りごとについて、回数、時間、件数を集めます。たとえば「伝票の入力に時間がかかる」なら、1枚あたり何分かかるか、1日に何枚あるかを、1週間ほど記録します。ストップウォッチで測るだけでも十分です。記録が取れない場合は、同じ作業をしている人に聞いて、おおよその範囲をつかみます。

手順3：原因を確かめる

数字がそろったら、なぜその問題が起きているのかを考えます。このとき、「なぜ」を3回から5回くり返すと、表面の問題の奥にある原因にたどりつきやすくなります。たとえば「入力の間違いが多い」の原因が「伝票の書式が部署ごとに違う」だと分かれば、改善案は「入力を注意深くする」ではなく「書式をそろえる」になります。

手順4：改善案をいくつか考えて1つに絞る

原因に対する手当てを2つか3つ考え、効果と費用と手間を比べて1つに絞ります。お金のかからない案、すぐ試せる案、元に戻せる案ほど通りやすい傾向があります。比べた他の案も、提案書の最後に「検討したほかの案」として短く書いておくと、考え抜いた提案だと伝わります。

手順5：書類に整理して、出す前に読んでもらう

前の節の8項目に沿って書き、出す前に同じ部署の人に読んでもらいます。「この数字はどう測ったの」「この作業はだれがやるの」と聞かれたところは、書類に書き足すべきところです。上司に正式に出す前に、口頭で「こういう提案を考えている」と相談しておくと、提出後の審査がずっと進みやすくなります。

手順2と手順3に時間をかけることが、通る提案への近道です。書類を書く時間そのものは、材料がそろっていれば1時間もかかりません。

場面別の改善提案の例文

ここからは、場面別に例文を紹介します。そのまま使うのではなく、自分の職場の数字と言葉に置き換えて使ってください。

事務の例文（請求書の送付をメールに切り替える）

件名：請求書の送付をメールに切り替え、郵送の作業時間を短くする提案

現状と問題：毎月の請求書は、印刷、封入、切手の貼り付け、投函までを手作業で行っている。1通あたり約5分かかり、月に約120通あるため、1か月あたり約10時間を使っている。月末に作業が集中し、他の仕事が後回しになっている。

原因：取引先の多くがメールでの受け取りに対応しているが、受け取り方を確かめたことがなく、全社に郵送を続けている。

改善案：取引先に受け取り方の希望を確かめ、メールを希望する先にはPDFで送る。郵送を希望する先には、これまでどおり郵送する。

期待する効果：メールに切り替えた分だけ、印刷と封入と投函の時間が短くなる。郵送料と封筒代もかからなくなる。

費用と手間：費用はかからない。取引先への確認の連絡に約3時間かかる。

進め方：翌月の請求から、希望を確かめられた取引先だけで試す。3か月後に作業時間を測り、効果を報告する。

製造の例文（工具の置き場を決める）

件名：工具の戻し場所に形の印を付け、探す時間を短くする提案

現状と問題：作業台の工具は使った人が好きな場所に戻しており、次の人が探すのに1回あたり1分から3分かかっている。1日に20回ほど探す場面があり、作業の遅れとイライラの原因になっている。

原因：工具ごとの戻し場所が決まっておらず、戻し場所を示す印もない。

改善案：工具を壁の板にかけ、板に工具の形を描いて、どこに何を戻すかが一目で分かるようにする。

期待する効果：探す時間が短くなり、工具がないことにすぐ気づける。

費用と手間：板とペンキで約5,000円。取り付けに半日かかる。

進め方：1つの作業台で2週間試し、探す回数と時間を比べてから、他の作業台にも広げる。

接客の例文（電話で聞かれることの答えをそろえる）

件名：電話でよく聞かれる質問の答えを1枚の表にまとめ、答え方をそろえる提案

現状と問題：同じ質問でも担当者によって答えが違い、お客様から「前に聞いた話と違う」という指摘が月に数件ある。新人は答えが分からず、先輩に聞くために電話を保留にすることが多い。

原因：答えの基準が書かれたものがなく、各自の記憶と経験に頼っている。

改善案：よく聞かれる質問を10個選び、答え方を1枚の表にして、全員が同じ内容を見られるようにする。

期待する効果：答えがそろい、保留の時間が短くなる。新人が独り立ちするまでの期間も短くなる。

費用と手間：費用はかからない。表の作成に約4時間かかる。

進め方：表を作って1か月使い、保留の回数とお客様からの指摘の件数を比べる。

在宅チームの例文（作業の進み具合を共有する）

件名：作業の一覧を共有の表にまとめ、進み具合の確認の連絡を減らす提案

現状と問題：在宅のメンバーの作業の進み具合を、毎回チャットで聞いて確かめている。確認のやり取りに1日あたり合わせて約1時間かかり、返事を待つ間に作業が止まることもある。

原因：誰が何をいつまでに担当しているかが、1か所にまとまっていない。

改善案：作業ごとに担当、期限、状況を1行で書いた表を作り、メンバー全員が更新する。

期待する効果：表を見れば進み具合が分かるため、確認の連絡が減る。

費用と手間：表計算ソフトを使うので費用はかからない。最初の作成に約2時間かかる。

進め方：1か月試して、確認のやり取りの回数を比べる。

改善のネタの見つけ方

「改善提案を出してと言われても、ネタが思いつかない」という声はよく聞かれます。ネタは特別なところにあるのではなく、毎日の作業の中の小さな不便に隠れています。

「この作業をやりにくいと感じたことがあるか」という問いから改善提案が生まれます。作業がしにくい・確認しにくい・探しにくいといった日常の小さな不便は、全て改善の種です。ベテランが「当たり前」と思っていることも、改めて見直すと改善につながることがあります。出典: yachiyo-sol.com

ネタを探すときは、次のような問いを自分の仕事に当ててみると見つかりやすくなります。

同じ情報を2回以上書いたり入力したりしていないか
探す、待つ、聞きに行くといった、作業そのものではない時間が多くないか
月末や週の始めなど、決まった時期に作業が集中していないか
同じ間違いが何度も起きていないか
新人がつまずく作業が決まっていないか
「なぜこうしているのか」を誰も説明できない手順がないか

製造の現場では、ムダを「つくりすぎ」「手待ち」「運搬」「加工そのもの」「在庫」「動作」「不良をつくる」の7つに分けて探す考え方がよく使われます。事務の仕事でも、「手待ち」を「返事を待つ時間」、「運搬」を「書類を回す手間」と読み替えると、同じように使えます。

安全の面では、ヒヤリ・ハットが大事なネタになります。ヒヤリ・ハットとは、事故にはならなかったものの、ひやりとしたり、はっとしたりした出来事のことです。厚生労働省の職場のあんぜんサイトのヒヤリ・ハット事例には、墜落・転落、転倒、はさまれ・巻き込まれなど、事故の型ごとの事例がイラスト付きで掲載されています。自分の職場と似た事例を読むと、身の回りの危ない場所に気づくきっかけになります。

職種ごとに、ネタになりやすい場面の例を挙げておきます。

経理や総務：同じ数字を複数の表に手で写している、紙の申請書を回して判子を集めている
営業：見積書を毎回ゼロから作っている、訪問の記録が人によって書き方がばらばら
製造や物流：部品や商品を探す時間が長い、運ぶ距離が長い、置き場所が決まっていない
接客や販売：同じ質問への答えが人によって違う、レジ締めの集計に時間がかかる
在宅のチーム：進み具合の確認の連絡が多い、資料の最新版がどれか分からない

どの例も、作業そのものではなく「探す」「写す」「待つ」「聞く」の時間が問題になっています。この4つの時間に注目すると、自分の職場でも似た場面が見つかるはずです。

ネタが見つかったら、すぐに提案書にしなくてもかまいません。メモ帳やスマートフォンに「気づきのメモ」として書きためておき、数がそろったところで、効果が大きいものから提案にしていく方法もあります。

効果の数字の出し方

通る提案書と通らない提案書の差がいちばん出るのが、効果の書き方です。「作業が楽になります」「ミスが減ります」だけでは、決める側は判断できません。次の考え方で、効果を数字にしてみてください。

時間の効果は「1回の時間×回数×人数」

時間の効果は、1回あたり短くなる時間に、回数と人数をかけて出します。たとえば、1回あたり3分短くなる作業が、1日に10回あり、それを5人がしているなら、1日あたりで150分、つまり2時間30分短くなります。月に20日働くなら、1か月あたりで50時間になります。

お金の効果は「時間×1時間あたりの人件費」

時間を金額に置き換えると、決める側はさらに判断しやすくなります。会社によって計算の仕方は違いますが、1時間あたりの人件費をおおよそで決め、短くなった時間にかけます。1時間あたりの人件費を2,500円とすると、さきほどの50時間は1か月あたり12万5,000円に当たります。人件費の数字は会社によって扱いが違うため、上司や経理の担当者に、どの数字を使えばよいかを聞いてから書くと安全です。

間違いの効果は「件数×1件の後始末の時間」

間違いが減る効果は、1件の間違いが起きたときに、謝罪、やり直し、再送などの後始末にどれだけの時間とお金がかかるかを考えて出します。1件の後始末に1時間かかる間違いが月に10件減れば、1か月あたり10時間の効果になります。

数字にしにくい効果の書き方

安全や、お客様の満足のように、数字にしにくい効果もあります。その場合は、無理に金額にせず、「ヒヤリ・ハットの報告が月に3件出ている場所の危険を取り除く」「お客様からの指摘が月に数件ある問題をなくす」のように、今起きている事実を添えて書きます。事実が添えてあれば、数字が無くても説得力は十分にあります。

効果の数字は、少し控えめに出すのがコツです。期待を大きく書きすぎると、試行のあとで「思ったほど効果がなかった」と受け取られます。控えめに書いて、実際の効果が上回れば、次の提案も通りやすくなります。

却下されやすい提案と直し方

改善提案が通らないとき、原因の多くは中身ではなく書き方にあります。よくある却下の理由と、直し方を整理します。

問題が感想になっている

「作業が大変です」「みんな困っています」だけでは、どれだけ困っているのかが分かりません。回数や時間を測り、「1日に20回、1回あたり2分探している」のように事実で書き直します。

改善案が「気をつける」になっている

「確認を徹底する」「注意して作業する」という改善案は、人の頑張りに頼るため、効果が続きません。チェックの欄を書式に設ける、入力の選択肢を決める、置き場所に印を付けるといった、仕組みで間違いを防ぐ形に直します。

費用と手間が書かれていない

効果だけが書かれていて、何がどれだけ必要かが書かれていない提案は、判断が先送りされがちです。費用が無い場合も「費用はかからない」と書き、準備にかかる時間を添えます。

他の部署の仕事を変える内容になっている

自分の部署の外の仕事を変える提案は、相手の部署の同意がないと進みません。いきなり提案書に書くのではなく、先に相手の部署に相談し、同意を得たことを書類に書くと、通る見込みがぐっと高まります。

規模が大きすぎる

最初から全社の仕組みを変える提案は、決める人が多く、時間もかかります。まずは自分の部署で1か月試す形に小さく切り、効果が出てから広げる提案にすると通りやすくなります。

誰かを責める書き方になっている

「〇〇さんがいつも間違える」のように特定の人を挙げると、提案の中身より人間関係の話になってしまいます。問題は手順や仕組みにあるという書き方に直し、人の名前を出さないようにします。

却下されたときは、理由を聞いて書き直すことが大切です。理由が分かれば、次の提案で同じところでつまずかずに済みます。「時期が悪い」という理由なら、予算を決める時期に合わせて出し直すと通ることもあります。

提出する前に確かめる10の点

書き上げた改善提案書は、出す前に次の10の点を確かめると、差し戻しが少なくなります。1つでも当てはまらないところがあれば、その部分を書き直してから出してください。

件名だけで、何をどう変える提案かが分かる
現状の問題に、回数、時間、件数のどれかの数字が入っている
数字をどう測ったかが書いてある（何日間、何人に聞いたかなど）
原因が「気をつけていない」のような人の問題になっていない
改善案が「気をつける」ではなく、手順や道具の変更になっている
期待する効果が、時間か件数か金額で示されている
費用と手間が、無い場合も含めて書いてある
試す期間と、効果を確かめる方法が書いてある
他の部署が関わる場合、その部署に相談したことが書いてある
特定の人を責める言葉が入っていない

この10の点は、提案を受け取る側が実際に気にしていることでもあります。審査をする上司や委員会は、限られた時間で多くの提案を読みます。その場で判断できる材料がそろっている提案は、それだけで後回しにされにくくなります。

出すタイミングも大切です。月末や決算期のように上司が忙しい時期を避け、比較的落ち着いた時期に出すと、じっくり読んでもらえます。費用がかかる提案なら、翌年度の予算を決める時期より前に出しておくと、予算に組み込んでもらえる可能性が高まります。会社によって予算を決める時期は違うので、経理や総務の担当者に聞いておくと役に立ちます。

最後に、提案書の控えを自分の手元にも保存しておきましょう。どんな提案を出し、どう判断されたかを残しておくと、次の提案を書くときの見本になり、評価の面談で自分の取り組みを説明する材料にもなります。

採用された提案を実行まで進める

改善提案は、採用されたところで終わりではありません。実際にやり方が変わり、効果が確かめられて、はじめて意味があります。ところが、採用されたあとに担当や期限が決まらず、そのまま忘れられてしまう提案は少なくありません。

実行まで進めるには、採用された提案を、作業の単位に分けることから始めます。たとえば請求書のメール化なら、「取引先の一覧を作る」「受け取り方を確かめる連絡をする」「メールの文面を作る」「翌月の請求で試す」「3か月後に作業時間を測る」のように分けます。それぞれに担当と期限を付ければ、誰がいつ何をするかがはっきりします。

数人の部署であれば、表計算ソフトで「作業」「担当」「期限」「状況」の列を作るだけでも十分に管理できます。紙のホワイトボードに書いて、毎朝の打ち合わせで確かめる方法でもかまいません。複数の部署や在宅のメンバーが関わり、担当と期限と進み具合をみんなで同じ画面で見たい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法もあります。

その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが、無料プランから使えます。改善の作業を1枚ずつカードにして担当と締切を付ければ、カンバンで進み具合を、ガントチャートで期限の重なりを確かめられます。カードごとのコメントに、試した結果や気づいたことを残しておけるので、3か月後に効果を報告するときの材料にもなります。

公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は要りません。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。改善提案書そのものを作る機能はないため、提案書は会社の書式や文書作成ソフトで作り、採用されたあとの実行の管理にPinatecaを使う、という使い分けになります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

実行の途中で予定どおりに進まないことがあっても、それ自体は失敗ではありません。何がうまくいかなかったのかを記録しておけば、次の改善提案のネタになります。改善は1回で終わるものではなく、試して、確かめて、また直すことのくり返しです。

独自の視点から見た改善提案と働き方

在宅ワークとフリーランスの仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事を頼む会社から長く選ばれる人には、「言われた作業をこなす」だけでなく、「この手順をこう変えると早くなります」と具体的に伝えられる人が多くいます。改善提案の書き方は、会社員だけの技術ではありません。業務委託の仕事でも、作業の報告に小さな改善案を1つ添えるだけで、依頼者との関係が深まることがあります。

中間の手数料がかからない直接取引では、依頼者は同じ予算でより多くの相談ができ、受け手は手取りが厚くなります。直接やり取りできる分、依頼者の現場の困りごとも聞きやすく、改善の提案もしやすくなります。手数料0%で直接取引できる場では、こうした関係が長く続いている印象があります。

改善提案の力を仕事にする道もあります。会社の困りごとを聞き取り、改善の計画を立てる専門家の代表が中小企業診断士で、経営の課題を整理して改善の道筋を示す国家資格です。最近は、生成AIを使った作業の効率化を手伝う仕事も広がっていて、AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、会社の業務にAIを取り入れる支援の内容と必要なスキルをまとめています。改善案の中で専用のツールを作る必要が出てきたときは、アプリケーション開発のお仕事のように、開発を外部の人に頼む方法もあります。

改善提案の書き方は、補助金の申請書類とも重なります。現状の課題、取り組みの内容、期待する効果を数字で示す流れは、小規模事業者持続化補助金2026｜採択率を上げる事業計画書の書き方で紹介している事業計画書と同じ考え方です。製造の現場でAIを使った改善を考えている場合は、ものづくり補助金×AI導入｜製造業のAI活用事例と採択される計画の書き方も参考になります。

まずは、今日の仕事の中で「面倒だ」と感じたことを1つ書き留め、明日から1週間、その時間を測るところから始めてみてください。数字が1つそろうだけで、提案書はぐっと書きやすくなります。改善の経験を活かせる働き方を探すなら、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、業務の見直しに関わる仕事の種類も確かめられます。

よくある質問

Q. 改善提案書は手書きとパソコンのどちらで書けばよいですか？

会社に決まった書式があれば、その書式に従うのが基本です。決まりがなければ、パソコンで作る方が書き直しや共有がしやすく、数字や表も見やすくなります。現場の作業台など、パソコンを使いにくい場所では手書きの用紙が用意されていることもあるので、提出先の上司や事務局に確かめてから書き始めると無駄がありません。

Q. 改善提案のネタが思いつかないときはどうすればよいですか？

仕事の中で「探す」「待つ」「同じことを2回書く」場面を1週間ほどメモしてみてください。新人がつまずく作業や、月末に集中する作業もネタになりやすい場面です。ヒヤリとした出来事も安全の改善につながります。思いついた時点で提案書にせず、気づきのメモとして書きためてから選ぶと、効果の大きいものから出せます。