採用担当者が不在の会社の採用代行｜実務を丸ごと任せる費用相場と依頼範囲

2026年5月8日

長谷川奈津

この記事のポイント

✓採用担当が不在・兼務で手が回らない会社に向けて
✓採用代行（RPO）に実務を丸ごと任せる費用相場と依頼範囲を整理
✓仲介と直接依頼のコスト差

「そもそも採用の担当者がいないんです」。先日、従業員8名の建設関連会社の社長さんから、こんな相談を受けました。求人を出したいけれど、応募が来ても対応する人がいない。面接の日程調整も、応募者への連絡も、気づけば全部社長がスマホ片手にやっている。これ、知らない人が本当に多いんですが、採用は「求人を出す」だけでは終わりません。応募対応・日程調整・選考・内定後のフォローまで、意外なほど工数がかかる仕事です。

この記事では、採用担当者が不在、あるいは他業務との兼務で手が回らない会社が「採用実務を丸ごと外注する」ときの費用相場と依頼範囲を、発注者が判断できる粒度で整理します。いくらで・どこまで・どうやって任せればいいのか。結論から言えば、月額の予算感は依頼範囲によって大きく変わり、10万円台から始められるスポット依頼もあれば、採用を丸ごと任せる包括契約で月30万円〜50万円規模になるケースもあります。この幅の正体を、料金の内訳から解きほぐしていきましょう。

採用担当が不在でも採用は止められない、という現実

まず、採用担当者が不在の状態を放置するとどうなるか。ここを正確に把握しておくと、外注の判断がしやすくなります。

採用というのは、企業活動の中でも「止めると数か月後にじわじわ効いてくる」タイプの業務です。今日採用を止めても、明日困るわけではありません。ところが、3か月後に主力社員が1人辞めると、そこから求人を出して、応募を集めて、選考して、内定を出して、入社してもらうまでに、早くても2か月〜3か月はかかります。つまり、辞めてから動き出すと、現場は半年近く人手不足のまま回すことになる。この「時間差」こそが、採用担当不在の会社が抱える最大のリスクです。

厚生労働省の調査を見ても、中小企業の人手不足感は慢性化しています。人手が足りないと分かっていても、採用に手が回らない。なぜなら、採用実務は片手間でこなせるほど軽くないからです。求人媒体の選定と原稿作成、応募者へのスピード返信（返信が遅いと応募者はすぐ他社に流れます）、面接日程の調整、選考の記録、不採用通知、内定者へのフォロー。これらを本業と並行してやろうとすると、どこかが必ず抜け落ちます。

私が見てきた中で一番多い失敗が、「応募は来ているのに放置してしまう」パターンです。応募者は複数社に同時応募しているのが普通なので、返信が2日遅れただけで、もう他社で内定が出ている。求人媒体には安くないお金を払っているのに、その投資が対応の遅れで無駄になる。これは本当にもったいない。だからこそ、採用担当が不在の会社ほど、実務を代行に任せる価値が大きいんです。

「採用代行（RPO）」とは何を代わりにやってくれるのか

採用代行は、一般に「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」と呼ばれます。つまり、採用プロセスの一部または全部を外部の専門家に委託する仕組みです。「社内に採用担当が1人増える」イメージ、と説明されることが多いですね。

具体的にどこまで任せられるのか。代行できる業務は、おおむね次のように整理できます。求人媒体の選定と掲載管理、求人原稿のライティング、スカウト媒体でのダイレクトリクルーティング（候補者への個別スカウト送信）、応募者対応と一次連絡、面接の日程調整、応募者データの管理、選考の進捗管理、内定者フォロー。さらに踏み込むと、採用戦略の設計や母集団形成の分析まで請け負う専門家もいます。

ここで大事なのは、「全部任せる必要はない」ということです。自社でやれる部分は残し、手が回らない工程だけを切り出して依頼する。この「切り分け」ができるかどうかが、採用代行を成功させる最初の分岐点になります。人事・労務まわりの実務をどこまで外に出せるかは、採用・労務・人事代行のお仕事のページで、依頼できる業務の全体像を確認しておくと、切り分けの解像度が上がります。

採用代行の費用相場｜料金モデル別に内訳を分解する

では本題の費用です。採用代行の料金は、大きく3つのモデルに分かれます。それぞれ相場と向き・不向きが違うので、順番に見ていきましょう。

月額固定型（リテイナー型）の相場

一番オーソドックスなのが、月額固定でまとまった業務範囲を任せる形です。相場としては、業務範囲が限定的なライトプランで月10万円〜20万円、応募対応から日程調整・選考管理まで幅広く任せる標準プランで月25万円〜50万円あたりが一般的なゾーンです。稼働時間の目安が契約に含まれていることが多く、たとえば「月40時間まで」「月60時間まで」といった上限が設定されます。

月額固定型のメリットは、予算が読めることです。毎月いくらかかるかが確定しているので、経営計画に組み込みやすい。採用が長期的に続く見込みがある会社、あるいは採用担当を新規雇用する代わりとして考えている会社に向いています。正社員の採用担当を1人雇うと、給与・社会保険料・採用コストを含めて年間400万円〜600万円はかかりますから、月額固定の代行はその代替として十分に合理的な選択肢になります。

成果報酬型（採用課金型）の相場

もう一つが、実際に採用が決まったときに費用が発生する成果報酬型です。相場は、採用1名あたり理論年収の15%〜35%程度。たとえば年収400万円の人材を採用した場合、成功報酬は60万円〜140万円という計算になります。人材紹介（エージェント）に近いモデルですね。

このモデルの利点は、採用が決まらなければ大きな費用が発生しない点です。ただし注意も必要で、1名あたりの単価は高くなりがちです。複数名を継続的に採用する予定があるなら、月額固定型のほうがトータルで安くなるケースが多い。逆に、「今期に1〜2名だけ採れればいい」という単発ニーズなら、成果報酬型のほうがリスクを抑えられます。

スポット・時間単価型の相場

最後が、特定の作業だけを切り出して単発で頼む形です。求人原稿の作成だけ、スカウト文面の作成だけ、といったピンポイント依頼に向いています。フリーランスの採用実務経験者に直接依頼する場合、時給2,000円〜4,000円程度、あるいは1タスクあたり1万円〜5万円といった料金感が目安です。

「まずは応募対応だけ手伝ってほしい」「繁忙期の3か月だけ日程調整を巻き取ってほしい」といった、限定的で短期のニーズにはこの形が最もコスト効率が良い。採用の一部業務を実際にどんな単価で外注できるかは、実務を担う人材のスキル相場から逆算するのが確実です。事務系のスキル単価は著述家，記者，編集者の年収・単価相場のデータが参考になりますし、採用でスカウト文面やデータ管理を任せるなら、そうした周辺スキルの市場相場を把握しておくと、提示された見積もりが妥当かどうかを自分で判断できるようになります。

見落としがちな追加コストに注意

料金表の数字だけで判断すると、あとで「聞いていなかった費用」に驚くことがあります。よくある追加コストは、求人媒体への掲載料（これは代行費用とは別に発生するのが普通）、スカウト媒体の利用料、初期のヒアリングや設計にかかる初期費用、契約範囲を超えた稼働の追加料金などです。

これ、契約前に必ず確認しておくべきポイントです。「月20万円」という提示を受けても、それが媒体費込みなのか別なのかで、実際の総支出は倍近く変わることがあります。見積もりを取るときは、「この金額に含まれるもの・含まれないもの」を一覧で出してもらう。これを曖昧にしたまま契約すると、後述する私自身の失敗のような目に遭います。

仲介会社を通すか、フリーランスに直接依頼するか

採用代行を頼む先は、大きく2つに分かれます。RPO専門会社や人材系の代理店に頼むルートと、採用実務の経験を持つフリーランスに直接依頼するルートです。ここは費用構造が根本的に違うので、丁寧に説明します。

代理店・仲介会社を通す場合、あなたが払う費用には「実際に手を動かす担当者の報酬」に加えて、会社の運営コスト・営業マージン・管理費が上乗せされます。つまり、同じ作業をしてもらうのに、中間マージンの分だけ割高になる。もちろん、会社に頼む安心感（担当者が辞めても引き継ぎがある、品質管理体制がある）という価値はありますから、一概にどちらが正解とは言えません。

一方、フリーランスの採用実務経験者に直接依頼すると、この中間マージンが乗りません。仲介を通さない分、同じ予算でより多くの業務を頼めるか、同じ業務をより安く頼めるかのどちらかになります。実際、月額固定の代行でも、代理店経由だと月30万円のところが、経験者への直接依頼だと同等の稼働で月18万円〜22万円に収まる、といった差が出ることは珍しくありません。手数料0%で直接つながれる仕組みを使えば、この差はさらに広がります。

ここで一つ、法務の専門家として補足しておきます。フリーランスに直接業務を委託する場合、2024年11月に施行されたフリーランス保護新法（正式名称は特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）が適用されます。これ、発注者側にも義務があるんです。つまり、業務内容や報酬額を書面（またはメール等の電磁的方法）で明示すること、成果物を受け取ってから60日以内に報酬を支払うこと、といった義務が課されます。「口約束で頼んで、あとで揉める」のを防ぐ意味でも、この法律の存在は発注者にとってむしろ味方になります。詳しくは公正取引委員会や厚生労働省の解説を確認しておくと安心です。

また、採用担当者が経験を積めないため、いざ内製化を検討する際に、スムーズに運営できないという課題が発生することもあります。このリスクを回避するためには、採用代行の業務範囲を明確にし、社内で積極的にフィードバックを受けるなど、ノウハウを学べる体制を整えることが重要です。

この指摘は本当に的を射ています。採用を丸投げして「担当は代行任せだから社内は何も知らない」状態になると、いざ自社で採用を再開しようとしたときに困る。だからこそ、直接依頼で密にやりとりできる関係のほうが、ノウハウが社内に残りやすいという側面もあります。

採用代行のメリットとデメリットを冷静に整理する

外注を検討するとき、良い面だけ見ても悪い面だけ見ても判断を誤ります。両方をフラットに並べます。

採用代行を使うメリット

最大のメリットは、採用担当が不在でも採用活動を止めずに済むことです。応募対応のスピードが上がり、機会損失を防げる。求人媒体に払ったお金が「対応の遅れ」で無駄になる事態を避けられます。

次に、専門家のノウハウが使えること。どの媒体が自社の職種に合っているか、どんな求人原稿だと応募が集まるか、スカウト文面はどう書くと返信率が上がるか。こうした知見は、片手間で採用をやっている担当者にはなかなか蓄積できません。経験者に任せることで、採用の「勝ちパターン」を最初から取り入れられます。

そして、コストの柔軟性。正社員の採用担当を雇うと、採用の繁閑にかかわらず毎月固定給が発生します。代行なら、忙しい時期だけ手厚く、落ち着いたら縮小する、といった調整がしやすい。特にスポット型を組み合わせれば、必要なときに必要な分だけ、という使い方ができます。

採用代行のデメリットと注意点

一方でデメリットもあります。まず、社内に採用ノウハウが蓄積しにくいこと。先ほどの引用にもあった通り、丸投げしすぎると内製化のハードルが上がります。

次に、自社の魅力を伝えきれないリスク。採用は「自社をどう魅力的に語るか」が勝負どころですが、外部の担当者は自社のカルチャーや現場の空気を、社員ほど深く理解しているわけではありません。ここのすり合わせを怠ると、応募者に響かない求人になってしまう。

採用代行が向いている企業 → 採用担当者が不在／応募ゼロが続く／早期離職が多い　- 自社採用が向いている企業 → 採用チームがある／応募が安定している／社内ノウハウ重視

この整理はシンプルで分かりやすい。採用担当が不在で、応募がなかなか集まらない会社は、まさに採用代行が向いているケースです。逆に、すでに採用チームがあって回っているなら、無理に外注する必要はありません。自社の状況がどちらに近いかを、まず冷静に見極めてください。

失敗しない採用代行の選び方｜6つの視点

ここからは実務の話です。私が発注者側の相談を受ける中で「ここを見ておけば失敗が減る」と感じる6つの視点を挙げます。

視点1：業務範囲が明確に定義されているか

一番大事です。「採用を手伝います」という曖昧な契約は危険。どの工程を、どこまで、誰が責任を持つのか。応募対応は含むのか、面接同席は含むのか、内定者フォローはどうか。ここを契約書レベルで明文化しておかないと、「それは範囲外です」「いや聞いていない」の揉め事に直結します。業務委託契約書には、業務範囲・報酬・成果物・納期・秘密保持（NDA）の項目を必ず入れましょう。

視点2：自社の職種・業界の採用実績があるか

採用のノウハウは職種によってかなり違います。エンジニア採用が得意な人が、飲食店の店舗スタッフ採用も同じように上手とは限らない。依頼先に、自社と近い職種・業界の採用実績があるかを必ず確認してください。実績を聞いたときに具体的な数字や事例で答えられるかどうかも、判断材料になります。

視点3：レスポンスの速さと報告の頻度

採用はスピード勝負です。依頼先自身のレスポンスが遅ければ、応募者対応も遅れます。問い合わせへの返信の速さは、契約後の仕事ぶりを映す鏡だと思ってください。あわせて、週次でどんな報告をくれるのか（応募数・選考通過数・課題）を事前にすり合わせておくと、進捗が見えて安心です。

視点4：料金の内訳が透明か

前述の追加コストの話とつながりますが、見積もりの内訳が明快かどうか。「一式」でざっくり出してくる相手より、「この作業にいくら、媒体費は別で実費」と分解して示してくれる相手のほうが信頼できます。ROIを計算するうえでも、内訳が見えることは重要です。

視点5：契約期間と解約条件

長期の縛りがきついと、合わなかったときに身動きが取れません。最低契約期間はどのくらいか、途中解約はできるか、その場合の違約金は。最初は短期やスポットで試して、良ければ延長する、という進め方ができる相手だと、リスクを抑えられます。

視点6：秘密保持と情報管理

応募者の個人情報を扱う仕事ですから、情報管理体制は必ず確認してください。NDA（秘密保持契約）を結べるか、応募者データをどう管理・廃棄するか。ここがずさんな相手は、それだけで候補から外していい。個人情報の取り扱いは、会社の信用に直結します。

私自身が発注側で経験した失敗

一つ、正直な失敗談を。私が自分の事務所で事務サポートを外注しようとしたとき、複数社から見積もりを取ったんですが、一番安い提示に飛びついてしまったんです。月額の数字だけを比べて「ここが一番安い」と。ところが契約してみたら、その金額には基本的な作業しか含まれておらず、少し込み入った依頼をするたびに追加料金が発生する仕組みでした。結局、細かい追加が積み重なって、当初は高いと感じて見送った別の会社より、トータルでは割高になってしまった。

この経験から学んだのは、「見積もりは総額と範囲をセットで比べる」という当たり前のことです。安さだけで選んで品質や範囲で苦労する。これ、発注に慣れていない人が本当によくやる失敗なんです。数字の裏にある「何が含まれるか」まで見る。これができるだけで、外注の成功率はぐっと上がります。

依頼の流れ｜問い合わせから運用開始まで

実際に採用代行を頼むとき、どんなステップで進むのか。全体像を掴んでおくと、話がスムーズです。

まず、社内で「何に困っていて、何を任せたいか」を言語化します。応募対応が追いつかないのか、そもそも応募が来ないのか、選考の判断に自信がないのか。困りごとによって最適な依頼範囲は変わります。次に、候補先に問い合わせて、現状と希望を伝え、見積もりを取る。このとき、できれば2〜3社から相見積もりを取って、金額と範囲を比較してください。

見積もりが出そろったら、範囲・料金・レスポンス・実績を先ほどの6つの視点で評価し、依頼先を決めます。契約時には業務委託契約書とNDAを交わし、業務範囲・報酬・支払い期日・成果物を明文化する。ここまで来たら、キックオフのヒアリングです。自社の求める人物像、社風、譲れない条件を丁寧に伝える。この初期のすり合わせの質が、後の成果を大きく左右します。

運用が始まったら、週次で進捗を確認し、必要に応じて求人原稿やスカウト文面を調整していきます。最初の1か月は「様子見期間」と考え、レスポンスや報告の質を見ながら、継続するか範囲を変えるかを判断する。この段階的な進め方が、リスクを抑えつつ成果を出すコツです。

営業やアポ取りなど、採用以外の業務も並行して外注したいなら、営業代行・アポ・販促資料作成のお仕事やSNS運用代行・SNS広告のお仕事のガイドも見ておくと、どの業務を誰に切り出せるかの全体設計がしやすくなります。バックオフィス全体を「自社でやる／外に出す」で仕分けする発想を持つと、採用だけでなく会社全体の生産性が上がります。

20年、この市場を見てきた運営者の視点

在宅ワーク・フリーランス市場を20年運営してきた立場から、一つお伝えしたいことがあります。採用代行に限らず、外注がうまくいく会社と、いかない会社には、はっきりした違いがあるんです。

うまくいく会社は、外注先を「単発の作業をこなす下請け」ではなく、「この人に任せると楽になるパートナー」として付き合っています。運営者として長く見てきた限りでは、長く続く関係ほど、最初のうちに丁寧な情報共有に時間を使っている。自社のこと、求める人物像、過去の採用でうまくいったこと・いかなかったこと。こうした背景を共有された受け手は、指示を待つのではなく先回りして動けるようになる。結果として、発注側は毎回細かく指示を出す手間から解放されるんです。

もう一つ、コスト構造の話を実感として。中間マージンが乗らない直接取引は、単に「安い」だけの話ではありません。同じ予算でも、依頼者はより多くの仕事を頼めて、受け手は手取りが厚くなる。この「双方が得をする」構造が、関係を長続きさせるんです。手取りが厚ければ、受け手はその仕事を大切にする。大切にされた仕事は品質が上がる。品質が上がれば、依頼者はまた頼みたくなる。手数料0%の本当の価値は、目先の金額が安いことより、この好循環が生まれやすいことにあると、20年見てきて思います。

採用担当者の不在は、決して恥ずかしいことでも、経営の失敗でもありません。むしろ、限られたリソースを本業に集中させるために、採用という専門業務を外の専門家に任せる、という合理的な経営判断です。大切なのは、任せきりにするのではなく、要所を押さえて主導権を持つこと。費用相場を知り、依頼範囲を切り分け、信頼できる相手を選ぶ。この記事がその判断の助けになれば嬉しいです。法律も、契約のルールも、あなたを守るために存在します。正しい知識を持って、安心して外注に踏み出してください。法律はあなたの味方です。

よくある質問

Q. 採用担当が1人もいない会社でも採用代行は頼めますか？

はい、むしろそういう会社こそ採用代行が向いています。求人媒体の選定から応募対応、日程調整、内定フォローまで実務を丸ごと任せられます。社内に採用の知見がなくても、キックオフで求める人物像や条件を伝えれば、専門家がプロセスを設計・運用してくれます。まずは応募対応などの一部だけをスポットで頼み、様子を見て範囲を広げる進め方も可能です。

Q. 採用代行の費用相場はどのくらいですか？

料金モデルで変わります。月額固定型は業務範囲が限定的なプランで月10万円〜20万円、幅広く任せる標準プランで月25万円〜50万円が目安です。成果報酬型は採用1名あたり理論年収の15%〜35%程度。特定作業だけのスポット依頼なら1タスク1万円〜5万円ほど。媒体掲載料は別途かかることが多いので、見積もりの内訳を必ず確認してください。

Q. 仲介会社とフリーランスへの直接依頼、どちらが安いですか？

一般に、フリーランスの採用実務経験者への直接依頼のほうが割安です。代理店を通すと運営コストや営業マージンが上乗せされるため、同等の稼働でも直接依頼のほうがコストを抑えられます。会社に頼む安心感（引き継ぎ体制や品質管理）を取るか、直接取引のコストメリットとやりとりの密度を取るかで選ぶとよいでしょう。

Q. 採用代行を頼むとき、契約で必ず確認すべきことは何ですか？

業務範囲・報酬・支払い期日・成果物・秘密保持（NDA）を書面で明文化することです。特に「どの工程をどこまで任せるか」を曖昧にすると後で揉めます。フリーランスへの委託ではフリーランス保護新法により、発注者は業務内容と報酬の書面明示、受領から60日以内の支払いが義務づけられます。料金の内訳と解約条件もあわせて確認しておくと安心です。