Google Workspaceでチームのタスク管理をする方法と、足りない機能の補い方

メールもカレンダーもドキュメントもGoogle Workspaceでそろえているなら、チームのタスク管理も同じ中で済ませたい。そう考えるのは自然なことです。実際、Google Workspaceには、Google Chatのスペースやドキュメントからメンバーにタスクを割り当て、各自のGoogle ToDoリストやカレンダーで確かめる仕組みがあります。追加の費用をかけずに始められるのが大きな良さです。一方で、公式ヘルプを読むと、共有タスクにはできないこともはっきり書かれています。この記事では、Google Workspaceでチームのタスク管理をする方法を公式ヘルプの手順にもとづいて整理し、できないことと、それを補う方法までを順に説明します。進み具合をボードやガントチャートで見たくなったときの選択肢として、Pinateca のようなプロジェクト管理の道具を組み合わせる方法にも触れます。

Google Workspaceのタスク管理の全体像

Google Workspaceのタスク管理の中心にあるのは、Google ToDoリストです。もともとは個人のタスクを管理するための機能ですが、Google ChatのスペースとGoogleドキュメントから、ほかのメンバーにタスクを割り当てられる「共有タスク」の仕組みが加わっています。公式ヘルプでは、共有タスクでできることを次のように説明しています。

Google Chat と Google ドキュメントのタスクを共有すると、次のことができます。 他のユーザーにタスクを割り当てる。 共有タスクのステータスを確認する。 出典: support.google.com

割り当てられたタスクは、割り当てられた人のGoogle ToDoリストの既定のリストに表示されます。日付と時刻が設定されていれば、Googleカレンダーにも表示されます。つまり、チームのタスクは「スペースやドキュメントで作って割り当て、各自のToDoリストとカレンダーで確かめる」という流れになります。

この仕組みの良さは、新しい道具を入れなくても、チームの全員がすでに使っているGmailやChat、カレンダーの中でタスクを扱えることです。メールやチャットのやり取りから生まれた頼みごとを、その場でタスクにして相手に渡せます。

Google Chatのスペースでタスクを割り当てる

チームのタスク管理で一番使いやすいのが、Google Chatのスペースのタスクです。スペースとは、チームや案件ごとに作るチャットの部屋のことです。公式ヘルプによると、スペースのメンバーはグループのタスクを作成、管理し、ほかのメンバーに割り当てられます。

手順は次のとおりです。

1. パソコンでGoogle ChatまたはGmailを開く（Gmailの場合は左側のChatの項目を選ぶ）
2. タスクを作るスペースを選ぶ
3. 右上のToDoリストのアイコンをクリックする
4. パネルの下部にある［追加］をクリックする
5. タイトル、詳細、日時、割り当て先を入力する
6. ［追加］をクリックする

タスクに日時を入れると、設定した日時にChatで通知が届きます。メンバーの誰かがタスクを作ったり更新したりすると、スペースに通知が表示されます。自分に割り当てられたタスクは、自分のGoogle ToDoリストにも表示されます。

仕事用のアカウントで、スペースに［タスク］のタブが表示されない場合は、Google Workspaceの管理者に連絡して機能を有効にしてもらうよう、公式ヘルプで案内されています。また、スペースの人数が多くなりすぎると、タスクの割り当てや、名前の前に「@」を付けた呼びかけができなくなることも書かれています。大人数の組織で使う場合は、案件や部署ごとにスペースを分けておくと安心です。

スペースのタスクを削除するときの注意

公式ヘルプでは、スペースのタスクを削除すると、スペースのすべてのメンバーと、割り当て先の個人のタスクリストからも削除されると注意されています。済んだタスクは削除せず、完了にして残しておくほうが、誰がいつ済ませたかを後から確かめられます。なお、タスクを割り当てられた人がスペースから抜けても、そのタスクはスペースと、その人のToDoリストに残ります。

Googleドキュメントで、議事録からタスクを割り当てる

会議の議事録をGoogleドキュメントで書いているチームなら、ドキュメントの中から直接タスクを割り当てる方法が便利です。公式ヘルプによると、仕事用または学校用のアカウントでGoogleドキュメントを使っている場合、自分や組織内のほかのユーザーにタスクを割り当てられます。

手順は次のとおりです。

1. パソコンでGoogleドキュメントを開く
2. ドキュメントに「@task」と入力してEnterキーを押す
3. 表示された窓にタスクを入力する
4. ［割り当て先］の欄に、タスクを割り当てる人の名前を入力する
5. 必要なら［日付］から期限を選ぶ
6. ［追加］をクリックする

チェックリストの項目からタスクを作ることもできます。ドキュメントに「@checklist」と入力してチェックリストを作り、項目の左側にあるToDoリストに追加のアイコンから割り当てます。

ほかの人にタスクを割り当てると、割り当てた人のメールアドレスが書かれたメールの通知が相手に届き、タスクは相手のToDoリストに表示されます。ドキュメントで割り当てられたすべてのタスクは、［ツール］から［ToDoリスト］を開くと、画面の右側に一覧で表示されます。

議事録の「決まったこと」の下に、その場で@taskでタスクを書いていけば、会議が終わった時点で、担当者のToDoリストに宿題が届いている状態を作れます。会議のあとに議事録からタスクを書き写す手間がなくなるのが、この方法の大きな良さです。

ドキュメントのタスクを削除するときの動きも、知っておくと安心です。公式ヘルプによると、共有タスクを削除すると、個人のタスクリストと共有の場所の両方から消えます。ドキュメントの編集権限がある人が削除した場合、タスクはドキュメントに表示されなくなりますが、チェックリストと文字は残ります。編集権限のない人が削除した場合は、チェックリストの横に削除済みとして表示され、編集権限を持つ共同編集者が削除を承認するまで残ります。削除したタスクは、ドキュメントの変更履歴から確かめられます。議事録の記録として残したい宿題は、削除ではなく完了にしておくのが無難です。

割り当て先を変えたときは、元の担当者と新しい担当者の両方にメールの通知が届きます。担当の交代が相手に確実に伝わるので、口頭で引き継ぎを伝え忘れても、タスクが宙に浮くことがありません。

Google ToDoリストとカレンダーで、自分のタスクを確かめる

スペースやドキュメントで割り当てられたタスクは、各自のGoogle ToDoリストに集まります。GmailやGoogleカレンダーの画面の横からToDoリストを開けるので、メールを処理しながら、カレンダーの予定を見ながら、自分のタスクを確かめられます。

日付と時刻が設定されたタスクは、Googleカレンダーにも表示されます。会議や打ち合わせの予定と、タスクの期限を同じ画面で見られるので、「今日の午後の空き時間にこのタスクを片付ける」といった計画が立てやすくなります。

共有タスクを自分のToDoリストで編集すると、その変更はスペースやドキュメントの側にも反映されます。タスクを完了にすれば、スペースのメンバーにもそのことが伝わります。スペースやドキュメントの履歴を見られる人は、誰がタスクを完了にしたか、誰が割り当て先を変えたかを確かめられると、公式ヘルプで説明されています。

個人のタスクと共有タスクの違いを押さえる

Google ToDoリストのタスクには、自分で作る個人のタスクと、スペースやドキュメントで割り当てられた共有タスクの2種類があります。同じToDoリストに並ぶので見分けがつきにくいのですが、できることが違います。

公式ヘルプによると、個人のタスクでは、詳細や日時、期限を設定できるほか、決めた間隔で繰り返す設定や、サブタスクの追加ができます。Googleカレンダーからタスクを作ることもでき、カレンダーの空いている時間枠をクリックして［タスク］を選べば、開始日時と期限を決めたタスクを登録できます。期限はカレンダーの終日の欄に表示されます。リスト全体では10万件まで、各リストの未完了のタスクは2万件まで作れると案内されています。

一方で、共有タスクは、後で説明するとおり、サブタスクと繰り返しが使えません。つまり、チームで分け合う作業は共有タスクで渡し、自分の担当の中の細かな手順や定期の作業は、個人のタスクとして自分で管理する、という使い分けになります。

この使い分けを知らないと、「共有タスクに繰り返しを設定しようとしたができない」「サブタスクで手順を分けたいのに分けられない」と戸惑うことになります。チームに案内するときは、二つの違いを最初に説明しておくと混乱を防げます。

取引先や外部の人とタスクを共有するとき

在宅で働くフリーランスや小さな会社では、社内のメンバーだけでなく、取引先や外部の協力者とタスクをやり取りする場面も多くあります。Google Workspaceの共有タスクを外部の人と使う場合は、いくつか注意が必要です。

Googleドキュメントでのタスクの割り当ては、公式ヘルプで、自分または組織のドメイン内のほかのユーザーに割り当てられると説明されています。つまり、組織の外の人に、ドキュメントからタスクを割り当てることは想定されていません。匿名のユーザーがドキュメントでタスクを割り当てたり編集したりすることもできません。

Google Chatのスペースに外部の人を招待できる設定になっている組織なら、スペースのタスクで外部の人とやり取りできる場合もありますが、管理者の設定によって変わります。外部の人とタスクを共有する必要があるかどうかを、使い始める前に管理者と確認しておくと安心です。

外部の人と頻繁にタスクをやり取りするなら、相手が組織の外にいても招待して同じ画面を見られる道具を使うほうが、運用は単純になります。取引先に見せてよい情報と、社内だけで扱う情報を分けられるよう、権限の仕組みがあるかも確かめます。

毎日の流れにToDoリストを組み込む

タスクの仕組みを整えても、各自が毎日ToDoリストを見なければ、割り当てられたタスクは放置されます。Google Workspaceの良さは、普段使っているGmailやカレンダーの画面の横で、ToDoリストを開けることです。この良さを活かすには、1日の流れの中に、ToDoリストを見る時間を決めておきます。

おすすめは、朝と夕方の2回です。朝は、メールを確かめる前にToDoリストを開き、今日が期限のタスクと、新しく割り当てられたタスクを確かめます。その日のカレンダーの予定と見比べて、どの空き時間にどのタスクを片付けるかを決め、必要ならタスクに時刻を設定してカレンダーに表示させます。夕方は、その日に済んだタスクを完了にし、終わらなかったタスクの期限を見直します。

ToDoリストの通知の設定も見直しておきます。公式ヘルプには、Google ToDoリストの通知の設定を管理する方法の記事があります。割り当ての通知や期限の通知が多すぎると見なくなり、少なすぎると見落とします。チームで使い始めて1週間ほどたったら、通知の量が多すぎないかを各自で確かめると、長く続けやすくなります。

スマートフォンにGoogle ToDoリストのアプリを入れておけば、外出先でも割り当てられたタスクを確かめられます。移動の時間に今日のタスクを見直す習慣をつけると、事務所に戻ってから慌てずに済みます。

共有タスクでできないこと

ここまで見てきたように、Google Workspaceの共有タスクは、チームの頼みごとを渡す仕組みとしてはよくできています。ただし、公式ヘルプには、共有タスクでできないことも明記されています。

サブタスクを作成したり、共有タスクを繰り返したりすることはできません。 出典: support.google.com

サブタスクとは、1つのタスクの下にぶら下げる細かな作業のことです。たとえば「新サービスの案内ページを作る」というタスクの下に、「原稿を書く」「画像を用意する」「公開前に確認する」を並べる、といった使い方ができません。繰り返しのタスクも共有タスクでは使えないため、毎週の報告や毎月の締め作業のように、定期的に発生するチームの作業は、別の方法で管理する必要があります。

公式ヘルプに書かれていることのほかにも、チームのタスク管理として使ってみると、次のような点が物足りなく感じられることがあります。

・チーム全体のタスクを、担当や状態ごとに一覧で見渡す画面がない
・「未着手」「作業中」「確認待ち」「済み」のような、作業の段階を表す状態を管理しにくい
・タスクの期間を横に並べて、日程の重なりを見るガントチャートがない
・スペースをまたいで、案件全体の進み具合を見る方法が限られる

少人数で、頼みごとを渡して済ませる使い方なら、これらは大きな問題になりません。一方で、複数の案件を並行して進め、案件ごとの段階や日程を管理したいチームでは、ここが足りない機能になります。

足りない機能を、Google Workspaceの中で補う

足りない機能を補う方法は、Google Workspaceの中で工夫する方法と、別の道具を組み合わせる方法に分けられます。まずは、Google Workspaceの中でできる工夫から見ていきます。

スプレッドシートでタスクの一覧表を作る

チーム全体のタスクを見渡したい場合は、Googleスプレッドシートでタスクの一覧表を作る方法があります。列に「タスク名」「担当」「期限」「状態」「関連する資料」を並べ、状態の列は入力の選択肢を決めておきます。条件付きの書式で、期限が過ぎた行に色を付ければ、遅れているタスクが一目で分かります。

スプレッドシートの一覧表は、自由度が高く、追加の費用もかかりません。その代わり、Chatやドキュメントのタスクとはつながっていないため、同じタスクを二か所に書くことになりがちです。一覧表を使うなら、「チームのタスクは一覧表を正とし、Chatのタスクは急ぎの頼みごとだけに使う」のように、使い分けを決めておきます。

スペースを案件ごとに分ける

スペースをまたいだ一覧が作りにくいという点は、スペースを案件ごとに分けることで、ある程度補えます。案件ごとのスペースのタスクのタブを開けば、その案件のタスクの状況が分かります。スペースの名前の付け方を「案件名｜取引先名」のようにそろえておくと、探しやすくなります。

繰り返しの作業は、カレンダーの予定にする

共有タスクでは繰り返しが使えないため、毎週や毎月の定期の作業は、Googleカレンダーの繰り返しの予定として登録する方法があります。予定の説明欄に作業の手順や担当を書いておけば、チームの全員が同じ予定を見て作業を確かめられます。個人のGoogle ToDoリストのタスクであれば繰り返しの設定ができるので、自分の担当の定期作業は個人のタスクとして登録する方法もあります。

ボードやガントが必要になったら、別の道具を組み合わせる

Google Workspaceの中での工夫には限界があります。案件の数が増え、段階ごとの進み具合や日程の重なりを日々確かめる必要が出てきたら、プロジェクト管理の道具を組み合わせることを考えます。

組み合わせ方の基本は、Google Workspaceを「やり取りと資料の場所」、プロジェクト管理の道具を「進み具合を見る場所」と分けることです。メールやChatでのやり取り、ドキュメントの資料、カレンダーの予定はGoogle Workspaceに残し、案件ごとのタスクの段階と日程だけをプロジェクト管理の道具で見る。こう分ければ、全員の使い慣れた環境を変えずに、足りない機能だけを補えます。

そうした道具の1つが Pinateca です。カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが最初から使え、5人まで、ボード10個までなら無料で使えます。カンバンのボードでは「未着手」「作業中」「確認待ち」「済み」の列にカードを並べて進み具合を動かし、ガントのボードではカードの期間が横棒で並ぶので、締め切りの重なりが見えます。カードには担当、期限、ラベル、見積もりの工数のような独自の項目を加えられ、自分宛ての担当の割り当てやメンションは受信箱に集まります。ブラウザで動くので、Google Workspaceと同じパソコンの画面で行き来できます。Zapierやn8nとつなげる仕組みも公開されており、外部の出来事をきっかけにカードを作るといった自動化もできます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を組み合わせるときは、どのタスクをどちらに書くかを最初に決めておきます。おすすめは、「案件の段取りに関わるタスクはボードに、その場限りの頼みごとはChatのタスクに」という分け方です。同じタスクを両方に書かない、という決まりを守るだけで、二つの道具の間で情報が散らばるのを防げます。

別の道具を試すときの進め方

プロジェクト管理の道具を試すときは、チームの全員にいきなり使ってもらうのではなく、1つの案件だけで試します。進行中の案件の中から、関わる人が少なく、期間が1か月から2か月程度のものを選び、その案件のタスクだけをボードに移します。Chatのスペースはそのまま残し、日々のやり取りはこれまでどおりChatで行います。

試す期間の終わりに、「進み具合が見やすくなったか」「Chatとボードの二重の書き込みが増えていないか」「全員がボードを見る習慣がついたか」を振り返ります。良さが手間を上回っていれば、ほかの案件にも広げます。手間のほうが大きければ、Google Workspaceの中での工夫に戻る判断も十分にありえます。道具は、チームの仕事の量と形に合っているかどうかで選ぶものだからです。

Google Workspaceの料金と、タスク管理の機能

Google Workspaceのタスクの機能は、Google Workspaceの契約に含まれています。2026年10月13日に公式の料金ページで確かめたところ、1年契約の年間プランの場合、ユーザー1人あたりの月額（税別）はBusiness Starterが800円、Business Standardが1,600円、Business Plusが2,500円と表示されていました。期間限定の割引が案内されている時期もあるため、契約の前に最新の料金を確かめてください。Business Starter、Standard、Plusは、最大300人のユーザーまで使えます。

Googleドキュメントでのタスクの割り当ては、公式ヘルプで「対象となるGoogle Workspaceプラン」と書かれています。使っているプランで機能が使えるかは、管理者の画面か公式ヘルプで確かめます。個人のGoogleアカウントでもGoogle ToDoリストやChatは使えますが、組織としてのメンバー管理や、ドキュメントからのタスクの割り当ては、仕事用のアカウントが前提になっています。

チームでの運用の決まりをつくる

Google Workspaceでチームのタスク管理を始めるときは、道具の設定より先に、運用の決まりを決めておくことが大切です。決めておきたいのは次の5つです。

1. タスクを書く場所：Chatのスペースか、ドキュメントの@taskか、スプレッドシートの一覧表か
2. タスクの書き方：動詞で終わるタイトル、期限、済みの条件を書く
3. 期限の決め方：割り当てる人が仮の期限を入れ、担当者が無理なら相談する
4. 済んだタスクの扱い：削除せず完了にする
5. 見直しの時間：週に1回、チームでタスクの状況を確かめる

特に2つ目のタスクの書き方は、どの道具を使う場合でも効果があります。「資料」ではなく「来週の定例で使う売上の資料を作り、共有ドライブの所定のフォルダに保存する」と書けば、割り当てられた人は質問せずに動けます。

決めたことは、チームの共有ドライブにドキュメントとして保存し、新しいメンバーが入ったときに最初に読んでもらいます。

決まりは一度決めたら終わりではありません。使い始めて1か月ほどたったら、守られていない決まりがないかを振り返り、守られていない理由が「面倒だから」なのか「決まりが実際の仕事に合っていないから」なのかを確かめます。後者なら、決まりのほうを直します。現場で守れない決まりを残しておくと、ほかの決まりまで守られなくなっていきます。

タスク管理がうまく回らないチームに共通すること

Google Workspaceに限らず、チームのタスク管理がうまく回らないときには、いくつかの共通した原因があります。道具を変える前に、次の点を見直してみてください。

1つ目は、タスクを書く場所がばらばらなことです。Chatのメッセージで頼んだこと、メールで頼んだこと、会議で口頭で頼んだことが、どこにもタスクとして残っていない。この状態では、どの道具を使っても管理は回りません。「頼みごとは必ずタスクにする」という決まりを、まずチームで共有します。

2つ目は、担当のないタスクが多いことです。スペースにタスクを作っても、割り当て先を空にしておくと、誰も自分のことだと思いません。タスクを作った人が担当を決められない場合は、仮にでも誰かに割り当て、担当が違えば割り当て直してもらう、という流れにします。

3つ目は、済んだタスクの扱いが決まっていないことです。済んだのに完了にされていないタスクが残ると、一覧が見にくくなり、本当に残っているタスクが埋もれます。済んだらすぐに完了にする習慣を、週の振り返りの時間で確かめます。

4つ目は、タスクの量に対して、見直しの時間がないことです。タスクは書いただけでは進みません。週に1回、チームで15分程度、期限の近いタスクと遅れているタスクを確かめる時間をとるだけで、管理の質は大きく変わります。

これらを整えても回らない場合に、初めて道具の機能が足りないかどうかを考えます。順番を逆にすると、道具を変えても同じ問題が続きます。

少人数のチームでの始め方

これからGoogle Workspaceでチームのタスク管理を始める少人数のチームには、次の順で進めることをおすすめします。

最初の2週間は、Chatのスペースのタスクだけを使います。案件ごとにスペースを作り、頼みごとはすべてスペースのタスクで渡します。この期間に、タスクを書いて渡す習慣をチームに根付かせます。

次の2週間で、会議の議事録をGoogleドキュメントで書き、@taskで宿題を割り当てる運用を加えます。会議のあとの書き写しがなくなる効果を、チームで実感できるはずです。

1か月たったら、振り返りをします。タスクが多すぎて見渡せない、段階や日程が管理できない、という声が出たら、スプレッドシートの一覧表を試すか、プロジェクト管理の道具を組み合わせるかを話し合います。最初から道具を増やさず、困ったことが分かってから補うほうが、チームの負担は小さく済みます。

オンラインで教える仕事と、チームのタスク管理

オンラインの家庭教師や講座の運営のように、少人数で教育の仕事を回しているチームでも、Google Workspaceのタスク管理はよく使われています。授業の準備、教材の作成、保護者や受講者への連絡、請求といった作業を、講師と事務の担当で分け合う場面が多いからです。教材をGoogleドキュメントで作り、その中で@taskを使って「この問題の解説を書く」と講師に割り当てれば、教材と作業の依頼を一つの場所で扱えます。

こうしたチームの業務の効率化や、道具の導入を支援する仕事も、在宅で受けられる仕事の1つです。会社や教室の業務にAIや新しい道具を取り入れる支援の仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。業務の道具を作る側の仕事に関心がある人は、アプリケーション開発のお仕事で仕事の中身を整理しています。費用の面から道具を見直したい人には、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法が、定額の道具の費用の整理の仕方をまとめています。経理の知識を深めたい人には、日商簿記1級の内容と難易度も紹介しています。

長く在宅ワークの仲介の現場を見てきた立場から言えば、少人数のチームで長く続いているところほど、道具を増やす前に、頼みごとの渡し方と書き方の決まりを整えています。道具はその決まりを支えるものにすぎません。仲介の手数料が乗らない手数料0%の直接取引で仕事を受けている人にとって、取引先とのタスクのやり取りが整っていることは、次の依頼につながる信頼の土台になります。

Google Workspaceのタスク管理は、追加の費用をかけずに、チームの全員が使い慣れた環境の中で始められます。まずはChatのスペースのタスクで頼みごとを渡すところから始め、足りない機能が見えてきたら、その部分だけを補ってください。

よくある質問

Q. Google Workspaceでほかのメンバーにタスクを割り当てられますか？

できます。Google Chatのスペースでは、右上のToDoリストのアイコンからタスクを追加し、割り当て先を選べます。Googleドキュメントでは、「@task」と入力してタスクを作り、組織内のユーザーに割り当てられます。割り当てられたタスクは相手のGoogle ToDoリストに表示され、日付があればGoogleカレンダーにも表示されます。

Q. Google Workspaceの共有タスクでできないことは何ですか？

公式ヘルプには、共有タスクではサブタスクを作れず、繰り返しの設定もできないと明記されています。このほか、チーム全体のタスクを段階ごとに見渡す画面や、ガントチャートはありません。定期の作業はカレンダーの繰り返しの予定で補い、段階や日程の管理が必要ならプロジェクト管理の道具を組み合わせます。

Q. Chatのスペースに［タスク］のタブが表示されません。どうすればよいですか？

公式ヘルプでは、仕事用または学校用のアカウントでスペースに［タスク］のタブが表示されない場合、Google Workspaceの管理者に連絡して機能を有効にしてもらうよう案内されています。また、スペースの人数が多くなりすぎると、タスクの割り当てができなくなることがあるため、案件や部署ごとにスペースを分けておくと安心です。

Q. Google Workspaceの料金はいくらですか？

2026年10月13日に公式の料金ページで確かめたところ、1年契約の年間プランでは、ユーザー1人あたりの月額（税別）がBusiness Starter 800円、Business Standard 1,600円、Business Plus 2,500円でした。期間限定の割引が案内されている時期もあるため、契約の前に公式の料金ページで最新の金額を確かめてください。