iPhoneでGoogleタスクを使う手順と、ToDoリストを複数の端末で同期する方法

パソコンのGmailやGoogleカレンダーで使っているToDoリストを、iPhoneでも見たい。外出先で思いついた用事を、すぐにメモして、家に帰ったらパソコンで確かめたい。iPhoneでGoogleのToDoリストを使いたい人の悩みは、だいたいこのあたりに集まるんですよね。

結論から書くと、iPhoneでは「Google ToDo リスト」という無料のアプリを入れて、パソコンと同じGoogleアカウントでログインすれば、タスクは自動で同期されます。英語ではGoogle Tasksと呼ばれ、日本語では「Googleタスク」と呼ばれることもありますが、アプリの正式な名前は「Google ToDo リスト」です。ホーム画面のウィジェット、日付つきのタスクの通知、Gmailのメールからのタスクの作成など、iPhoneならではの便利な使い方もそろっています。

この記事では、iPhoneでGoogleのToDoリストを使う手順を、アプリの入手からタスクの追加、リストの整理、ウィジェット、通知の設定まで、Googleのヘルプの記載に沿って順に解説します。後半では、パソコンやiPadとの同期の仕組みと、個人のToDoリストでは足りなくなったときの選択肢として、チームで使えるプロジェクト管理のPinatecaにも触れます。

Google ToDo リストとは

Google ToDo リストは、Googleが無料で提供しているタスク管理の道具です。Googleのヘルプ「Google ToDo リストの概要」では、次のような利点が挙げられています。

できること	内容
どの端末からでも記録	iPhone、iPad、パソコンなど、手持ちの端末からタスクをすばやく記録できる
詳細とサブタスク	タスクに詳しい説明を加えたり、小さなタスク（サブタスク）に分けたりできる
Googleのほかのサービスからの作成	GmailやGoogleカレンダーなどからタスクを作れる
期限と通知	期限を設定し、通知でタスクの進み具合を管理できる

ToDoリストの道具はたくさんありますが、Google ToDo リストの強みは、GmailやGoogleカレンダーとの距離の近さです。メールで頼まれた用事を、そのままタスクにできる。日付を入れたタスクは、Googleカレンダーにも表示される。普段からGoogleのサービスを使っている人にとっては、新しい道具を覚える手間がほとんどありません。

タスク管理の道具を紹介する記事でも、この扱いやすさがよく取り上げられています。

Google ToDoリストは、シンプルで直感的な操作ができるタスク管理ツールで、初めて利用する人も扱いやすい特徴があります。操作が難しいツールは慣れるまでに時間がかかったり、扱いにくく感じて利用されなかったりして、導入しても自社に定着しない場合があります。 出典: dsk-cloud.com

正直なところ、タスク管理の道具は、機能の多さより「毎日開くかどうか」で成果が決まります。機能が少なくても、いつも使っているGmailやカレンダーの延長で使えるGoogle ToDo リストは、続けやすさの点で強い道具です。

iPhoneでGoogle ToDo リストを使い始める手順

まずはアプリを入れて、最初のタスクを登録するところまで進めます。

1. アプリを入手してログインする

iPhoneのApp Storeで「Google ToDo リスト」を検索し、アプリを入手します。App Storeでは「Google ToDo リスト」という名前で、提供元はGoogleです。似た名前のほかのアプリと間違えないよう、提供元を確かめてから入手してください。

アプリを開いたら、パソコンのGmailやGoogleカレンダーで使っているのと同じGoogleアカウントでログインします。ここで別のアカウントを選ぶと、パソコンで登録したタスクがiPhoneに出てきません。同期がうまくいかないという相談の多くは、このアカウントの取り違えが原因なんですよね。

2. タスクを追加する

Googleのヘルプ「タスクを追加または編集する」に沿うと、iPhoneのアプリでタスクを追加する手順は次のとおりです。

1. Google ToDo リストのアプリを開きます。
2. 「新しいタスクを追加」のアイコンをタップします。
3. タスクを入力します。
4. 日時を加えたいときや、定期的に繰り返したいときは、「日時を追加」のアイコンから設定し、「完了」をタップします（省略できます）。
5. 「保存」をタップします。

タスクを作るときは、詳しい情報の追加、日時の設定、期限の追加、指定した日数の間隔での繰り返し、サブタスクの追加ができます。

3. タスクの数の上限

Googleのヘルプには、作れるタスクの数の上限も書かれています。

リスト全体でタスクを 100,000 件まで作成できます。 各リストに未完了のタスクを 20,000 件まで作成できます。 出典: support.google.com

個人で使う限り、この上限に届くことはまずありません。ただ、完了したタスクを何年もためていく使い方をする人は、こういう上限があることだけ頭に入れておくと安心です。

リストでタスクを整理する

タスクが増えてきたら、リストで分けると見やすくなります。「仕事」「買い物」「家のこと」のように、場面ごとにリストを作るのが基本です。

リストを作る

Googleのヘルプ「リストを追加する」に沿うと、iPhoneでの手順は次のとおりです。

1. Google ToDo リストのアプリを開きます。
2. メニューのアイコンをタップします。
3. リスト作成のアイコンをタップします。
4. 名前を入力し、「完了」をタップします。

リストを切り替えるときは、メニューのアイコンから目的のリストをタップします。スワイプでリストの間を移動することもできます。

タスクを並べ替える・別のリストに移す

Googleのヘルプ「タスクを整理する」には、次の操作が案内されています。

やりたいこと	操作
タスクの順番を変える	タスクを長押しして、好きな場所に動かす
期限の順に並べる	画面下部のその他のアイコンから「日付」をタップ
別のリストに移す	タスクを開き、上部のリスト名をタップして移動先を選ぶ
完了したタスクを表示・非表示にする	「完了」の横の矢印をタップ

いくつか注意点もあります。繰り返しに設定したタスクは、別のリストに移せません。また、リストそのものの並び順を変えるには、パソコンを使う必要があるとヘルプに書かれています。iPhoneだけで全部を整えようとすると詰まるので、リストの並び替えのような大きな整理は、パソコンでまとめてやるのがおすすめです。

期限の順に並べると、期限を過ぎて残っている未完了のタスクは、いちばん上の「昨日以前」の欄に表示されます。毎朝この欄を見て、残っているものを片づけるか、日付を付け直すかを決める習慣をつけると、ToDoリストがため込みの場所になりません。

仕事で使うときのリストの分け方の例

リストの分け方に正解はありませんが、仕事で使うなら、次のどれかの形にそろえると迷いにくくなります。

分け方	リストの例	向いている人
取引先ごと	A社、B社、C社、社内	複数の取引先から仕事を受けているフリーランス
仕事の種類ごと	制作、連絡、請求、学習	1つの会社で複数の役割を持つ人
時期ごと	今週、来週以降、いつか	締切の近さで動く人
場面ごと	パソコンで、電話で、外出先で	移動が多い人

迷ったら、取引先ごとのリストから始めるのがおすすめです。取引先から連絡が来たとき、そのリストを開けば、その取引先について抱えているタスクが一目で分かります。

一方で、リストを細かく分けすぎると、どのリストに何を入れたか分からなくなり、確認するリストが増えて見落としの原因になります。リストの数は、5つから7つくらいまでに抑えると、毎日の確認が負担になりません。使わなくなったリストは、残しておくより整理したほうが、画面がすっきりします。

タスクの書き方で、ToDoリストの使いやすさが変わる

同じ道具を使っていても、タスクの書き方しだいで、使いやすさは大きく変わります。ToDoリストが「やることの一覧」ではなく「眺めるだけの一覧」になってしまう人は、書き方を見直してみてください。

動詞で終わる短い文にする

「見積もり」ではなく「A社に見積もりを送る」、「資料」ではなく「来週の会議の資料を作る」のように、何をすれば終わるのかが分かる形で書きます。名詞だけのタスクは、いざ取りかかろうとしたときに、何から始めればよいかが分からず、後回しになりがちです。

大きなタスクはサブタスクに分ける

「新しいサイトの企画をまとめる」のような大きなタスクは、そのままでは手をつけにくいものです。Google ToDo リストのサブタスクを使って、「競合のサイトを3つ見る」「目的を1行で書く」「構成のたたき台を作る」のように、30分ほどで終わる大きさに分けると、すき間の時間にも進められます。

詳細の欄に、必要な情報を集めておく

タスクの詳細の欄には、関係する資料の場所、相手の連絡先、前回のやり取りの要点などを書いておきます。取りかかるときに探し物をしなくて済むので、作業にすぐ入れます。

繰り返しのタスクを活用する

毎週の報告、毎月の請求書の発行のように、決まった間隔で発生する仕事は、繰り返しのタスクにしておきます。Googleのヘルプによると、タスクは指定した日数の間隔で繰り返すように設定できます。ただし、繰り返しに設定したタスクは別のリストに移せないので、最初から正しいリストで作っておきます。

書き方	悪い例	良い例
動詞で終わる	見積もり	A社に見積もりを送る
大きさをそろえる	サイトの企画	競合のサイトを3つ見る（サブタスク）
情報を集める	資料を作る	資料を作る（詳細に前回の議事録の場所）

ホーム画面にウィジェットを追加する

iPhoneでGoogle ToDo リストを使うなら、ぜひ設定しておきたいのがウィジェットです。ウィジェットとは、アプリを開かなくても、ホーム画面に情報を表示しておける小さな画面のことです。Googleのヘルプ「ホーム画面に Google ToDo リストを追加する」に沿うと、手順は次のとおりです。

1. iPhoneのホーム画面を長押しします。
2. 画面左上の追加のアイコンをタップします。
3. ウィジェットのリストで「ToDo リスト」をタップします。
4. 左右にスワイプして、ウィジェットの大きさを選びます。
5. 「ウィジェットを追加」をタップします。
6. 右上の「完了」をタップします。

ウィジェットを追加できるのは、iOS 14以降のiPhoneやiPadです。アプリを入れたばかりの場合は、一度アプリを開かないとウィジェットのリストに表示されないことがあると、ヘルプに書かれています。リストに出てこないときは、まずアプリを開いてみてください。

ホーム画面を右にスワイプして表示される「今日の表示」に追加することもできます。画面がロックされているときにタスクを見られたくない場合は、iPhoneの「設定」から「Face ID とパスコード」（または「Touch ID とパスコード」）を開き、「今日の表示と検索」をオフにすると、ロック中にタスクが表示されなくなります。仕事のタスクを入れている人は、この設定も確かめておくと安心です。

通知を受け取る設定

期限のあるタスクを忘れないためには、通知の設定が欠かせません。Googleのヘルプ「Google ToDo リストの通知設定を管理する」によると、通知を受け取るには、タスクに日付と時刻を加える必要があります。日付だけで時刻のないタスクでは、決まった時間に知らせてもらえないので注意が必要です。

通知をオンにする手順は次のとおりです。

1. iPhoneの「設定」アプリを開きます。
2. 「通知」をタップします。
3. アプリのリストで「ToDo リスト」をタップします。
4. 「通知を許可」をオンにします。

ここで知っておきたいのが、Google ToDo リストのアプリとGoogleカレンダーのアプリの両方を入れている場合です。ヘルプによると、タスクの通知は両方のアプリで受け取れるものの、両方が入っている場合は、通知を受け取るのはToDo リストのアプリだけです。カレンダーのアプリの通知の設定をいくら見直しても、タスクの通知が来ないのはこのためです。

また、iPhoneの集中モード（フォーカス）を使っていると、通知が遅れたり届かなかったりすることがあります。ヘルプでは、「設定」の「フォーカス」から使っているフォーカスを選び、「通知を許可」でToDo リストのアプリを加える方法が案内されています。

通知が来ないときに確かめること	見る場所
タスクに日付と時刻が入っているか	タスクの詳細
ToDo リストの通知が許可されているか	「設定」の「通知」
フォーカスで通知が止められていないか	「設定」の「フォーカス」
通知をカレンダーのアプリで待っていないか	ToDo リストのアプリが入っていれば通知はそちらに届く

GmailやGoogleカレンダーからタスクを作る

Google ToDo リストの便利さが一番出るのが、GmailやGoogleカレンダーとの組み合わせです。

Gmailのメールからタスクを作る

Googleのヘルプに沿うと、iPhoneのGmailのアプリから、次の手順でメールをタスクにできます。

1. iPhoneでGmailのアプリを開きます。
2. タスクとして保存したいメールを開きます。
3. 右上のその他のアイコンから「ToDo リストに追加」をタップします。

取引先から「来週までに見積もりをお願いします」とメールが来たとき、その場でタスクにしておけば、メールの山に埋もれて忘れる心配がありません。マーケティングの仕事をしていると、1日に何十通も依頼のメールが届くこともあるんですが、依頼のメールはその場でタスクにして、受信トレイからは片づける。これだけで、対応漏れはかなり減ります。

Googleカレンダーからタスクを作る

iPhoneのGoogleカレンダーのアプリでも、タスクを作れます。カレンダーの空いている時間の枠をタップするか、追加のアイコンをタップして「タスク」を選び、設定を入れて「保存」をタップします。

逆に、ToDo リストのアプリで作ったタスクも、日付を入れておけばGoogleカレンダーに表示されます。ヘルプによると、期限はカレンダーの「終日」の欄に表示され、過去365日間の未完了のタスクの一覧は、カレンダーの「日」の表示に出てきます。カレンダーを見るだけで、その日の予定とタスクの両方を確かめられるのは、Googleのサービスどうしならではの便利さです。

パソコンやiPadとToDoリストを同期する方法

複数の端末で同じToDoリストを使う仕組みは、とても単純です。すべての端末で、同じGoogleアカウントでGoogle ToDo リストを開くだけです。タスクはGoogleアカウントに保存されているので、iPhoneで追加したタスクは、パソコンやiPadでもそのまま見られます。

端末	Google ToDo リストの開き方
iPhone・iPad	Google ToDo リストのアプリ
パソコン（Windows・Mac）	ブラウザでGoogleカレンダーなどを開き、ToDo リストを使う
パソコンのGmailなど	右側のサイドパネルのToDo リストのアイコン

パソコンには、専用のアプリはありません。Googleのヘルプによると、パソコンではブラウザからカレンダーのToDo リストにアクセスでき、Gmail、カレンダー、チャット、ドライブ、Googleドキュメントやスプレッドシートなどの画面の右側のサイドパネルからも使えます。サイドパネルが見当たらないときは、画面右下の「サイドパネルを表示」のアイコンをクリックします。

同期されないときの確認先

iPhoneとパソコンでタスクが食い違うときは、次の順に確かめます。

1. 両方の端末で、同じGoogleアカウントでログインしているか
2. iPhoneがインターネットにつながっているか
3. 仕事用や学校用のアカウントの場合、管理者がToDo リストの利用を制限していないか

3つ目について、Googleのヘルプには、仕事用や学校用のアカウントでは、ToDo リストへのアクセスは管理者が管理しており、ToDo リストが見当たらない場合は管理者に問い合わせるよう書かれています。会社のアカウントでToDo リストが出てこない場合は、自分の設定ではなく、会社の設定の問題であることが多いです。

個人のアカウントと仕事のアカウントの両方を使っている人は、どちらのアカウントにどのタスクを入れるかを決めておきます。私用の買い物リストが仕事のアカウントに入っていて、会社のパソコンの画面に出てしまった、というのはよくある失敗です。

iPhoneのリマインダーとの使い分け

iPhoneには、最初から「リマインダー」というタスク管理のアプリが入っています。わざわざGoogle ToDo リストを入れる必要があるのか、迷う人も多いはずです。使い分けの目安を整理します。

比べる点	Google ToDo リスト	iPhoneのリマインダー
向いている人	GmailやGoogleカレンダーを中心に使っている人	iPhone、iPad、Macを中心に使っている人
パソコンでの使い方	WindowsでもMacでもブラウザで使える	Macのアプリで使える
Gmailとの連携	メールからタスクを作れる	なし
費用	無料	無料

ざっくり言うと、仕事でGmailとGoogleカレンダーを使っていて、パソコンがWindowsなら、Google ToDo リストのほうが合っています。Apple製品だけで完結している人は、標準のリマインダーで十分なことも多いです。大事なのは、両方に同じタスクを入れないことです。タスクの置き場所が2つになると、どちらかを見落とします。

実際に使って分かった、続けるためのコツ

編集部の書き手は、Webマーケティングの仕事で複数の取引先を担当するようになった頃、タスクをメモ帳、付箋、メールの下書きにばらばらに書いていて、締切を1つ落としかけたことがあります。それからGoogle ToDo リストに一本化し、次の3つの決まりで運用するようにしたそうです。

・依頼のメールは、読んだその場で「ToDo リストに追加」する
・期限のあるタスクには、必ず日付と時刻を入れて通知を受け取る
・毎朝、ホーム画面のウィジェットで今日のタスクを確かめてから仕事を始める

ぶっちゃけ、決まりはこの3つだけです。道具の機能を全部使いこなすより、「必ずここに入れる」「必ず毎朝見る」という習慣のほうが、タスクの抜け漏れを減らす効果は大きいんですよね。

週に1回の見直しで、ToDoリストを軽く保つ

ToDoリストは、使い続けるほどタスクがたまっていきます。たまったタスクの中に大事なものが埋もれると、リストを開くのがおっくうになり、やがて使わなくなってしまいます。それを防ぐのが、週に1回の見直しです。

見直しでやることは、次の4つだけです。

1. 期限の順に並べて、「昨日以前」の欄に残っている未完了のタスクを確かめる
2. もう必要のないタスクは削除し、まだ必要なものは現実的な日付を付け直す
3. 来週の締切のタスクに、日付と時刻が入っているかを確かめる
4. 完了したタスクの欄を見て、1週間で終えたことを振り返る

4つ目の振り返りは、意外に大事です。完了したタスクを眺めると、1週間で自分がどれくらいの量をこなせるのかが分かります。その感覚があると、新しい依頼を受けるときに、無理な締切を引き受けずに済みます。

見直しの時間は、金曜日の夕方や日曜日の夜など、毎週決まった時間にしておくと続けやすくなります。Google ToDo リストに「ToDoリストを見直す」という繰り返しのタスクを入れておけば、見直し自体を忘れることもありません。15分ほどで終わる作業ですが、翌週の仕事の始まり方が大きく変わります。

家族の用事や私用で使うときのポイント

Google ToDo リストは、仕事だけでなく、暮らしの用事の管理にも使えます。買い物のリスト、子どもの学校の提出物、家の手続きの期限など、忘れたくない用事は意外に多いものです。

暮らしの用事で使うときは、「買い物」「学校」「手続き」のように場面ごとのリストを作り、期限のあるものには日付と時刻を入れて通知を受け取ります。役所の手続きや支払いの期限のように、遅れると困るものは、期限の数日前に通知が来るように日付を設定しておくと、余裕を持って動けます。

なお、Google ToDo リストのタスクは、基本的に自分のアカウントの中で管理するものです。家族と同じ買い物リストを共有したい、といった使い方には向いていません。家族で共有したい用事は、共有できるメモのアプリや、家族で使うカレンダーと組み合わせると、役割分担がしやすくなります。

個人のToDoリストでは足りなくなったとき

Google ToDo リストは、個人の用事を管理する道具としては十分に便利です。一方で、仕事が増えてくると、次のような場面で物足りなさを感じることがあります。

・取引先や同僚とタスクを共有して、誰が何をしているかを一緒に見たい
・複数の案件の締切の重なりを、横に並べて見たい
・タスクごとに、相談のやり取りを残しておきたい
・進み具合を「未着手」「作業中」「確認待ち」のような段階で管理したい

Googleのヘルプによると、Google Workspaceのチャットのスペースでグループのタスクを作って割り当てる方法もありますが、案件の進み具合を段階ごとに見たり、締切の重なりを並べて見たりするには、プロジェクト管理の道具のほうが向いています。

その選択肢の1つが、プロジェクト管理のPinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaは、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードを、無料のプランから使えるプロジェクト管理の道具です。カンバンのボードでは列にカードを並べて進み具合を動かし、ガントのボードではカードの期間を横棒で並べて締切の重なりを見られます。

チャットも内蔵されていて、ワークスペースごとのチャンネルと、カードごとのコメントで、相談の内容をタスクの隣に残せます。自分宛てのメンションや担当の割り当て、締切は受信箱に集まるので、見るべきものを見落としにくい作りです。ChatGPTやClaudeから、会話でボードを読んだりカードを動かしたりする仕組み（MCP）にも対応しています。

料金は公式の料金のページによると、5人まで、ボード10個までのフリープランが0円で、期限はなく、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードプランが1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。個人のタスクはGoogle ToDo リストで、チームで進める案件はPinatecaで、という使い分けもできます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

タスク管理が上手な人ほど、在宅の仕事が長く続く

在宅で仕事を受ける人にとって、タスク管理は自分を守る技術です。締切を落とすと、たった1回でも次の依頼が来なくなることがあります。

フリーランスと発注者のやり取りを長く見てきた運営者の立場から言うと、長く依頼が続く人ほど、仕事の量より「抜け漏れのなさ」で信頼を得ています。依頼を受けたらすぐに記録し、期限の前に途中の報告を入れる。こうした当たり前の積み重ねが、「この人に任せると楽」という評価につながります。中間の手数料が乗らない直接のやり取りであれば、発注者は同じ予算でより多くを頼め、受ける側も手元に残る報酬が厚くなります。抜け漏れなく回せる人ほど、その関係を長く続けられます。

マーケティングの仕事で複数の案件を回したい人は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、どのような業務があるかを確かめておくとよいでしょう。AIや業務の道具を使って仕事の流れを整える支援に関心がある人には、AIコンサル・業務活用支援のお仕事の解説が参考になります。デザインの仕事のように締切の多い仕事をしている人は、デザイナーの年収・単価相場で相場を確かめ、受ける量と単価のバランスを考える材料にしてください。在宅で働く環境を整える費用には、テレワーク 助成金 2026で紹介されている支援が使える場合もあります。

iPhoneでGoogle ToDo リストを使う手順は、アプリを入れて同じGoogleアカウントでログインするだけです。そのうえで、ウィジェットと通知、Gmailからのタスクの作成を組み合わせれば、外出先でも家でも、同じToDoリストで仕事と暮らしの用事を回せるようになります。

よくある質問

Q. iPhoneでGoogleのToDoリストを使うにはどのアプリを入れればよいですか？

App Storeで「Google ToDo リスト」を入手します。提供元がGoogleであることを確かめてから入手してください。アプリを開いたら、パソコンのGmailやGoogleカレンダーで使っているのと同じGoogleアカウントでログインすると、パソコンで登録したタスクがiPhoneにも表示されます。アプリは無料で使えます。

Q. iPhoneとパソコンでToDoリストが同期されないのはなぜですか？

多いのは、iPhoneとパソコンで別のGoogleアカウントにログインしているケースです。両方で同じアカウントを使っているか確かめてください。仕事用や学校用のアカウントの場合は、管理者がToDo リストの利用を制限していることがあり、その場合は管理者への問い合わせが必要です。

Q. タスクの通知がiPhoneに届きません？

通知を受け取るには、タスクに日付と時刻を入れる必要があります。そのうえで、iPhoneの「設定」の「通知」でToDo リストの通知を許可します。集中モードを使っている場合は、フォーカスの設定で通知を許可するアプリにToDo リストを加えてください。カレンダーのアプリも入っている場合、通知はToDo リストのアプリに届きます。

Q. ホーム画面にToDoリストを表示できますか？

できます。iOS 14以降のiPhoneでは、ホーム画面を長押しして左上の追加のアイコンをタップし、ウィジェットのリストから「ToDo リスト」を選んで追加します。アプリを入れたばかりで一覧に出てこない場合は、一度アプリを開いてから試してください。ロック中にタスクを見せたくない場合は、今日の表示の設定も確かめます。