GmailでToDoリストを作る方法と、メールから仕事を漏らさず拾う手順

GmailでToDoリストを作りたい人の多くは、メールで頼まれた仕事が受信トレイに埋もれ、気づいたときには期限を過ぎていた、という経験をしています。結論から書きます。Gmailには「Google ToDo リスト」が組み込まれています。メールを開いて1回クリックすれば、そのメールをタスクとして保存できます。日時を付ければGoogleカレンダーにも表示され、期限の日に通知も届きます。

この記事では、Googleの公式ヘルプの記載をもとに、GmailでToDoリストを作る操作を順に説明します。そのうえで、受信トレイから仕事を漏らさず拾うための手順と、スヌーズとの使い分け、毎朝の見直し方を整理します。チームで仕事を分担する場面では、ToDoリストだけでは足りなくなる点もあります。その場合の選択肢として、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaにも触れます。

GmailのToDoリストとは何か

GmailのToDoリストは、Googleの「Google ToDo リスト」というタスク管理のサービスを、Gmailの画面の右側から使えるようにしたものです。Googleの公式ヘルプは、Gmailでタスクを作成したときの扱いを次のように説明しています。

Gmail で、メールに基づいてタスクを作成することで、重要なリクエストを管理できますGmail でタスクを作成すると: タスクは Google ToDo リスト に保存されます。 タスクは Gmail のサイドパネル で確認できます。 日時など、詳細情報をタスクに追加できます。 出典: support.google.com

ポイントは3つです。

1つ目は、保存先が「Google ToDo リスト」であることです。Gmailで作ったタスクは、Googleカレンダーやスマートフォンの「Google ToDo リスト」のアプリからも同じものが見えます。Gmailの中だけに閉じたメモではありません。

2つ目は、Gmailの画面の右側の「サイドパネル」で確かめられることです。受信トレイを見ながら、隣でタスクの一覧を開けます。

3つ目は、日時などの詳しい情報を追加できることです。いつまでに何をするかを書いておけます。

Google ToDo リストのサイドパネルは、Gmailだけでなく、Googleカレンダー、Google Chat、Googleドライブ、Googleドキュメントやスプレッドシートやスライドの画面からも開けます。どの画面で作業していても、同じタスクの一覧を確かめられる作りです。

メールからタスクを作る2つの方法

Gmailでメールからタスクを作る方法は2つあります。どちらも公式ヘルプに書かれている操作です。

アイコンから追加する

1つ目は、メールを開いて、上部のアイコンから追加する方法です。

1. パソコンでGmailを開く
2. タスクにしたいメールを開く
3. 上部にある「ToDo リストに追加」のアイコンをクリックする

アイコンが見当たらない場合は、「その他」のアイコンを開くと「ToDo リストに追加」の項目があります。画面の幅が狭いと、アイコンが「その他」の中に収まることがあるためです。

サイドパネルにドラッグする

2つ目は、メールをサイドパネルにドラッグする方法です。

1. Gmailの右側にある「ToDo リスト」のアイコンをクリックする
2. タスクにしたいメールを見つける
3. そのメールをサイドパネルにドラッグ＆ドロップする

右側にToDoリストのアイコンが表示されていない場合は、画面の右下にある「サイドパネルを表示」のアイコンをクリックします。

メールから作ったタスクの特徴

メールから作ったタスクは、名前をやることが分かる形に直しておくのがおすすめです。メールの件名は、送った人が付けた題名であって、受け取った側がすべきことを表しているとは限りません。「お見積りの件」という件名なら、「A社に見積書を返す」のように、動詞で終わる名前に書き換えます。あとで一覧を見たときに、メールを開き直さなくても何をすればよいかが分かります。

どちらの方法を使うかは好みです。1通ずつ確かめながら処理するならアイコン、受信トレイの一覧から次々に拾うならドラッグが早く済みます。

公式ヘルプには、このほかに、GmailのGeminiの要約カードの情報からタスクを作る方法も紹介されています。長いメールのやり取りから、やることだけを拾い出したいときに使えます。ただし、要約から作ったタスクも、期限や担当が正しく拾えているかは自分の目で確かめてから使います。

タスクに日時、期限、繰り返し、サブタスクを付ける

タスクを作ったら、必要に応じて詳しい情報を追加します。Google ToDo リストの公式ヘルプには、タスクを作るときにできることとして、詳細情報の追加、日時の設定、期限の追加、指定した間隔での繰り返し、サブタスクの追加が挙げられています。

日時と期限

日時を設定すると、その日時に通知が届き、Googleカレンダーにもタスクが表示されます。公式ヘルプには、時刻を設定していないタスクは午前9時に通知が表示され、期限のあるタスクは期限当日の午前9時に完了を促す通知が表示されると書かれています。

「その日のうちにやればよい」仕事は日付だけ、「14時の会議までに資料を返す」のように時刻が決まっている仕事は時刻まで入れる、と使い分けると、通知が役に立つタイミングで届きます。

繰り返し

毎週の報告や、毎月の請求のように繰り返す仕事は、繰り返しを設定します。一度設定すれば、次の回のタスクが自動で用意されます。公式ヘルプには、サブタスクを設定したタスクは繰り返せないという注意も書かれています。手順の多い定例の仕事は、繰り返しのタスクの説明欄に手順を書いておく、という形にすると両立できます。

サブタスク

1つの仕事に複数の手順がある場合は、サブタスクに分けます。「A社に見積書を返す」のタスクの下に、「単価を確認する」「見積書を作る」「上長の承認をもらう」「送る」のサブタスクを作る、という使い方です。

件数の上限

Google ToDo リストの公式ヘルプには、リスト全体でタスクを10万件まで、各リストに未完了のタスクを2万件まで作成できると書かれています。個人の仕事の管理で上限に届くことは、ほぼありません。

リストを分けて整理する

Google ToDo リストでは、タスクを入れる「リスト」を複数作れます。公式ヘルプにはリストを追加する手順も案内されています。仕事の種類に合わせて分けておくと、一覧が見やすくなります。

分け方の例を3つ挙げます。

・案件ごとに分ける 「A社の案件」「B社の案件」「社内の作業」
・状態ごとに分ける 「今週やる」「いつかやる」「返事待ち」
・場所ごとに分ける 「パソコンでやる」「外出先でやる」

案件ごとに分ける方法は、複数の取引先と仕事をしている人に向いています。状態ごとに分ける方法は、案件の数は少ないが、返事を待つ仕事が多い人に向いています。

特に役に立つのが「返事待ち」のリストです。こちらからメールで質問し、相手の返事を待っている仕事は、自分の手を離れているので忘れがちです。質問のメールを送ったら、そのメールを「返事待ち」のリストにタスクとして入れ、相手から返事が来たら完了にします。数日たっても返事がないものは、一覧を見ればすぐに分かるので、催促の連絡を忘れずに送れます。

リストを作りすぎると、どのリストに入れるかで迷うようになります。3つから5つくらいに絞るのが、続けやすい数です。

タスクの名前と説明の書き方

ToDoリストが役に立つかどうかは、タスクの書き方で大きく変わります。数日後の自分が読んでも迷わない書き方の決まりを、4つに絞って挙げます。

1つ目は、名前を「目的語と動詞」で書くことです。「見積書」ではなく「A社に見積書を返す」、「会議」ではなく「来週の会議の議題を送る」と書きます。名詞だけの名前は、何をすれば終わりなのかが分かりません。

2つ目は、名前の先頭に相手や案件の名前を入れることです。一覧を見たときに、どの取引先の仕事かが一目で分かります。リストを取引先ごとに分けていない人には、特に効果があります。

3つ目は、説明欄に「終わりの基準」を1行書くことです。「先方から受領の返信が来たら完了」「上長の承認が出たら完了」のように書いておくと、作業を終えたつもりで確認を忘れる、という失敗を防げます。

4つ目は、期限を「相手との約束の日」にすることです。自分の作業が終わる日ではなく、相手に渡す日、返事をする日を期限にします。そのうえで、作業に時間がかかるものは、カレンダーに作業の時間を別に確保します。

この4つを守ると、ToDoリストは単なるメモの一覧から、その日の行動を決めるための表に変わります。毎朝の見直しの時間も短くなります。

受信トレイから仕事を漏らさず拾う手順

ToDoリストの使い方が分かったら、次は受信トレイの処理の仕方を決めます。メールから仕事を漏らさないためには、届いたメールを「どう処理するか」を毎回同じ基準で決めることが大切です。

おすすめの基準は、届いたメールを開いたら、次の4つのどれかに必ず振り分けることです。

1つ目は、すぐに終わるものです。2分以内に返事ができるメールは、その場で返信して、メールをアーカイブします。タスクにする手間のほうが大きいからです。

2つ目は、作業が必要なものです。資料を作る、調べものをする、ほかの人に確かめる、といった作業が必要なメールは、ToDoリストに追加し、期限を付けてからアーカイブします。アーカイブしたメールは受信トレイからは消えますが、削除されるわけではなく、検索すれば見つけられます。

3つ目は、ある日まで手を付けられないものです。来週の会議で話す議題、月末になったら処理する請求の連絡のように、今は動けないメールはスヌーズします。スヌーズの使い方は次の節で説明します。

4つ目は、読むだけで済むものです。お知らせや、写しで届いたメールは、読んだらアーカイブします。

この4つの振り分けを続けると、受信トレイには「まだ振り分けていないメール」だけが残ります。受信トレイが空になれば、すべてのメールが何らかの形で処理されたことになり、見落としの不安がなくなります。

最初から受信トレイを空にしようとすると、過去のメールの量に圧倒されます。古いメールは日付で区切ってまとめてアーカイブし、今日からのメールだけを4つの基準で振り分ける、という始め方が現実的です。

フィルタとラベルで、拾うべきメールを先に分ける

受信トレイから仕事を漏らさないためには、ToDoリストに入れる前の段階で、メールの量を減らしておくことも大切です。Gmailのフィルタとラベルを使うと、届いたメールを自動で振り分けられます。

フィルタとは、差出人や件名、本文に含まれる言葉などの条件に合ったメールに、決めた処理を自動で行う仕組みのことです。ラベルとは、メールに付ける名札のようなもので、1通のメールに複数付けられます。Gmailのヘルプには、フィルタのルールの作り方と、ラベルの作り方と管理の方法がそれぞれ案内されています。

仕事を拾うためのフィルタの例を挙げます。

・メールマガジンや通知のメールは、受信トレイを通さずにアーカイブし、「お知らせ」のラベルを付ける
・特定の取引先からのメールには、その取引先の名前のラベルを付ける
・請求書や支払いの連絡のメールには、「経理」のラベルを付ける

お知らせのメールを受信トレイから外すだけで、受信トレイに残るメールは、自分が何らかの対応をすべきメールに近づきます。毎朝の振り分けの時間が短くなり、作業が必要なメールに気づきやすくなります。

ラベルとToDoリストのリストを同じ名前にそろえておくと、さらに分かりやすくなります。「A社」のラベルが付いたメールから作ったタスクは、ToDoリストの「A社の案件」のリストに入れる、という対応です。メールの一覧から見ても、タスクの一覧から見ても、同じ取引先の仕事がまとまって見えます。

フィルタを作りすぎると、大事なメールまで受信トレイを通らずにアーカイブされ、見落としの原因になります。新しいフィルタを作ったら、1週間ほどは振り分けられたメールを見て、意図どおりに動いているかを確かめます。

スヌーズとスターとの使い分け

Gmailには、ToDoリストのほかにも、あとで対応するメールを示す機能があります。スヌーズとスターです。役割が重なって見えるので、使い分けを整理します。

スヌーズ

Gmailの公式ヘルプによると、メールをスヌーズすると、そのメールは受信トレイから一時的に消え、指定したタイミングになると受信トレイの一番上に再び表示されます。操作は、メールにカーソルを合わせて右側のスヌーズのアイコンをクリックし、表示する日時を選ぶだけです。スヌーズ中のメールは、左側の「スヌーズ中」から確かめられます。

スヌーズが向いているのは、「その日になったら、そのメールそのものをもう一度見ればよい」場合です。タスクの名前を考えたり、期限を設定したりする手間がかかりません。

スター

スターは、メールに印を付けて、あとで「スター付き」の一覧から見つけやすくする機能です。期限や通知はありません。

ToDoリスト

ToDoリストが向いているのは、メールを読んだあとに作業が発生し、その作業に期限がある場合です。タスクの名前をやることに書き換え、サブタスクで手順に分けられるのは、ToDoリストだけです。

使い分けの目安は、「作業があるならToDoリスト、日を改めて読むだけならスヌーズ、印を付けて探しやすくするだけならスター」です。スターを「あとでやる」の印として使い続けると、スター付きのメールが増え続け、結局どれもやらないまま埋もれます。やることがあるメールは、スターではなくToDoリストに入れる、と決めておくと迷いません。

カレンダーで作業の時間を確保する

ToDoリストのタスクに日時を設定すると、Googleカレンダーにも表示されます。この仕組みを使うと、タスクを「やることの一覧」から「時間を確保した予定」に変えられます。

公式ヘルプによると、Googleカレンダーでは、カレンダー上の空いている時間の枠をクリックし、「タスク」を選んでタスクを作れます。開始日時と、タスクにかける予定の時間を入力できます。

メールから作ったタスクのうち、まとまった時間が必要な作業は、カレンダーの空いている枠に日時を入れておきます。たとえば、資料の作成に2時間かかるなら、期限の日付だけを入れるのではなく、明日の10時から12時の枠をその作業の時間として確保する、という考え方です。会議の予定とタスクが同じカレンダーに並ぶので、1日の作業の量が予定に収まるかを確かめられます。

公式ヘルプには、カレンダーの上部にある「保留中のタスク」をクリックすると、過去365日のタスクを一覧で表示できるとも書かれています。期限を過ぎたまま残っているタスクを探すときに便利です。週の見直しのときに開いて、手を付けていない古いタスクがないかを確かめると、忘れていた仕事を拾い直せます。

ToDoリストのタスクがいくら多くても、それを片付ける時間がカレンダーになければ、期限には間に合いません。毎朝、今日のタスクとカレンダーを並べて見て、時間が足りないと分かったら、その時点で期限を相手と相談する、という習慣を作ると、期限の直前に慌てることが減ります。

毎朝と毎週の見直しの手順

ToDoリストは、作るだけでは役に立ちません。見直す時間を決めて、初めて仕事の漏れを防げます。

毎朝の見直しは、5分から10分で済ませます。

1. 受信トレイの新しいメールを4つの基準で振り分ける
2. ToDoリストで、今日が期限のタスクと期限を過ぎたタスクを確かめる
3. カレンダーを見て、今日の作業の時間が足りるかを確かめる
4. 足りない場合は、期限を相手と相談するか、ほかのタスクの日をずらす

毎週の見直しは、週の終わりか始めに20分から30分取ります。

1. 「返事待ち」のリストを見て、返事が来ていないものに催促の連絡を送る
2. 期限のないタスクに期限を付けるか、不要なら削除する
3. 来週の会議や締め切りを見て、準備のタスクを作る
4. 完了したタスクを一覧から片付ける

公式ヘルプによると、リストの上部にある「リストのオプション」から、完了したタスクをすべて削除できます。完了したタスクが一覧に残ったままだと、未完了のタスクが見えにくくなるので、週に1回は片付けておきます。

複数の取引先から仕事を受けている人によくある失敗が、受信トレイのスターを「あとでやる」の印にしてしまうことです。スターを付けたメールが30件を超えると、どれが終わっていてどれが残っているのかが分からなくなり、修正の依頼のような小さな仕事から抜け落ちていきます。作業が必要なメールはToDoリストに入れて受信トレイから消し、毎朝の見直しで期限を確かめる、という形にしておけば、この種類の漏れは仕組みで防げます。

働き方ごとの使い方の例

GmailのToDoリストの使い方は、働き方によって向く形が少しずつ違います。3つの働き方を例に挙げます。

複数の取引先から仕事を受けるフリーランス

取引先ごとにリストを分け、それぞれのリストに、その取引先から受けた仕事を入れます。納期のある仕事には必ず期限を付け、修正の依頼のような小さな仕事も、メールが届いたらすぐにタスクにします。「返事待ち」のリストも1つ作り、質問を送ったら入れておきます。週の始めに全部のリストを見て、今週の納期と作業の時間がカレンダーに収まるかを確かめます。

社内の事務を担当する会社員

「今日やる」「今週やる」「返事待ち」の3つのリストで回すのが分かりやすい形です。月末の締めや毎週の報告のような定例の仕事は、繰り返しのタスクにしておきます。社内の人からチャットで頼まれた仕事も、Google Chatを使っているならメッセージからタスクを作れるので、メールとチャットのどちらで頼まれても、最後は同じToDoリストに集まります。

外出の多い営業職

商談のあとに送る資料や見積もりを、移動中にスマートフォンでタスクにしておき、事務所に戻ってからパソコンで片付ける、という使い方が向いています。場所ごとにリストを分け、「パソコンでやる」「電話でやる」のように、その場でできることを選びやすくしておくと、移動の合間の時間を使えます。

どの働き方でも共通するのは、タスクにする基準と、見直す時間を決めておくことです。道具の使い方を細かく決めるより、この2つを守るほうが、仕事の漏れは確実に減ります。

ToDoリストに入れないほうがよいもの

ToDoリストは便利ですが、何でも入れればよいわけではありません。入れないほうがよいものを整理しておきます。

1つ目は、パスワードや口座番号、他人の個人の情報です。タスクの説明欄はメモとして使いやすいので、つい書き込みたくなりますが、こうした情報はタスクに書かず、会社の決まりに従った場所で管理します。

2つ目は、何か月もかかる大きな仕事をそのまま1つのタスクにすることです。「Webサイトを作り直す」のようなタスクは、いつまでたっても完了にならず、一覧の中で目に入らなくなります。大きな仕事は、1日から数日で終わる単位に分けてからタスクにします。

3つ目は、他人がやるべき仕事です。人に頼んだ仕事を自分のToDoリストに入れると、自分のやることと区別がつかなくなります。人に頼んだ仕事は「返事待ち」のリストに入れるか、チームで共有する道具で管理します。

4つ目は、終わる見込みのない「いつかやりたいこと」です。こうした項目が増えると、本当に期限のある仕事が埋もれます。別のリストに分けるか、思い切って削除します。

チームで使うときの限界と、次の選択肢

Google ToDo リストは、個人のやることを管理する道具として作られています。チームで使う場面では、いくつかの限界があります。

Googleの公式ヘルプには、Google Chatのスペースでグループのタスクを作成して割り当てられること、Googleドキュメントの中で自分やほかの人にタスクを割り当てられることが書かれています。ドキュメントでの割り当ては、この機能に対応したGoogle Workspaceのアカウントでのログインが必要です。小さな仕事を人に頼むだけなら、こうした機能で足ります。

一方で、チームの仕事全体の進み具合を1つの画面で見渡す、仕事を「未着手」「進行中」「完了」の列に並べて動かす、作業の期間をガントチャートで並べる、といった使い方は、ToDoリストの役割の外にあります。チームの人数が増え、複数の案件が並行して進むようになると、誰の仕事がどこで止まっているのかが見えにくくなります。

そうした場面では、プロジェクト管理の道具を併用するのが現実的です。候補の1つに、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaがあります。公式サイトの記載では、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが、5人まで無料のプランで使えます。1枚のカードに担当者、期限、チェックリスト、説明、添付、コメントを入れられ、チェックリストの進み具合はカードの表に表示されます。個人のやることはGmailのToDoリストで、チームで分担する仕事はPinatecaのボードで、という分け方ができます。詳しくはPinatecaの紹介ページで確かめられます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

もう1つ、メールで仕事を拾うことの限界が出やすいのが、問い合わせの受け付けです。Webサイトの問い合わせがGmailに届く形だと、誰が返事をするのか、もう返事をしたのかが、受信トレイの中では分かりにくくなります。問い合わせをフォームで受け付け、届いた1件ごとに担当と状況を記録する道具の1つにHalictがあります。公式サイトによると、フォームで集めた回答を担当と状況つきで管理し、同じ画面から返信を送って開封まで記録できます。無料から始められます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

うまく使えないときに確かめること

GmailのToDoリストを使い始めたときによくあるつまずきと、確かめる点をまとめます。

サイドパネルにToDoリストのアイコンが出てこない場合は、画面の右下にある「サイドパネルを表示」のアイコンをクリックします。サイドパネルが閉じていると、アイコンそのものが見えません。

メールを開いても「ToDo リストに追加」のアイコンが見つからない場合は、「その他」のアイコンの中を確かめます。画面の幅が狭いと、アイコンがまとめられて表示されます。

通知が来ない場合は、タスクに日時が設定されているかを確かめます。日付だけのタスクは、その日の午前9時に通知が届きます。時刻を入れていないのに特定の時刻に通知が来ると思っていると、通知が来ないように見えます。

繰り返しの設定ができない場合は、そのタスクにサブタスクが付いていないかを確かめます。サブタスクを設定したタスクは繰り返せません。

会社のGoogle Workspaceのアカウントで使っている場合、管理者の設定によって使える機能が変わることがあります。ほかの人のアカウントでできることが自分ではできない場合は、管理者に確かめます。

道具を使いこなす力と、在宅の仕事

最後に、こうした道具の使い方が、在宅の仕事の市場でどう評価されているかを整理します。

在宅で仕事を受ける人にとって、メールで届く依頼を漏らさず処理できることは、技術の高さと同じくらい信頼に関わります。返事が早く、頼んだことを忘れない人には、継続の依頼が集まります。複数の依頼主から同時に仕事を受ける動画の編集や作曲の仕事では、特にその差が出ます。動画編集の仕事の募集の形は、動画編集（YouTube/TikTokなど）のお仕事で確かめられます。

会社の側では、メールや表計算で回していた業務を、専用の仕組みに移す動きが続いています。業務の仕組みをノーコードの道具で作る方法の比べ方は、中小企業のノーコード活用2026｜kintone vs Power Apps vs Bubbleで説明しています。技術の判断を外部の専門家に頼む方法と費用の考え方は、外部CTOの費用相場と役割｜スタートアップを加速させる技術顧問の活用術でまとめています。

メールのやり取りや、社内の情報の守り方を整える仕事を受ける人もいます。どのような仕事が募集されているかは、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で確かめられます。

在宅ワークの市場を長く運営してきた立場から見ると、依頼主と直接やり取りする仕事ほど、メールの処理の丁寧さがそのまま評価になります。仲介の手数料0%で直接取引できる関係なら、受け取る報酬が目減りせず、その分を道具の整備や返信の早さに回せます。

GmailでToDoリストを作る操作は、メールを開いて1回クリックするだけです。作業が必要なメールはToDoリストへ、日を改めて読むメールはスヌーズへ、という振り分けを今日の受信トレイから始めてみてください。

よくある質問

Q. Gmailでメールからタスクを作るにはどうすればよいですか？

パソコンでGmailを開き、タスクにしたいメールを開いて、上部の「ToDo リストに追加」のアイコンをクリックします。見当たらない場合は「その他」のアイコンの中にあります。右側のToDoリストのサイドパネルにメールをドラッグ＆ドロップする方法もあります。作ったタスクはGoogle ToDo リストに保存され、Gmailのサイドパネルで確かめられます。

Q. GmailのToDoリストに時刻や繰り返しを設定できますか？

できます。Googleの公式ヘルプには、タスクに日時と期限を設定し、指定した間隔で繰り返すよう設定できると書かれています。時刻を設定していないタスクは午前9時に通知が表示されます。ただし、サブタスクを設定したタスクは繰り返せないので、手順の多い定例の仕事は説明欄に手順を書いておきます。

Q. スヌーズとToDoリストはどう使い分ければよいですか？

メールを読んだあとに作業があり、その作業に期限があるならToDoリストに入れます。日を改めてそのメールを読めばよいだけならスヌーズが手軽です。スヌーズしたメールは指定した日時に受信トレイの一番上に再び表示されます。スターは印を付けるだけで期限や通知がないため、あとでやる仕事の管理には向きません。

Q. GmailのToDoリストをチームで共有できますか？

Google ToDo リストは個人のやることを管理する道具です。Google Chatのスペースでグループのタスクを作って割り当てる、対応したGoogle WorkspaceのアカウントでGoogleドキュメントの中でタスクを割り当てる、といった機能はありますが、チーム全体の進み具合を1つの画面で見渡すにはプロジェクト管理の道具を併用するのが現実的です。