Gメールの署名の設定方法｜スマホとパソコンの手順

Gメール（Gmail）で仕事のメールを送るようになり、毎回の名前や連絡先の入力を省きたい。パソコンでは署名が入るのに、スマホから送ると署名が入らない。g メール署名設定でつまずく人の多くは、パソコンとスマホのアプリで設定の場所が別になっていることを知らずにいます。Gmail の署名は、パソコンのブラウザ版で作った署名と、スマホのアプリで作るモバイル署名が別々に管理されています。

この記事では、Google の公式のヘルプに沿って、パソコンでの署名の作り方、複数の署名の使い分け、新規と返信の既定の設定、iPhone と Android のアプリでの設定、送信元のアドレスごとの署名、反映されないときの確認点までを手順で整理します。社外からの問い合わせを複数人で受け、担当と状況を付けて返信まで管理する方法（たとえばHalict）にも最後に触れます。

Gmailの署名の仕組み

最初に、Gmail の署名の仕組みを押さえておきます。仕組みが分かると、どこで設定すれば何に効くのかが分かり、迷わずに済みます。

Gmail の署名には、大きく分けて2つの種類があります。

種類	設定する場所	使われる場面
パソコンの署名	パソコンのブラウザで開いた Gmail の設定	パソコンから送るメール。スマホのアプリでモバイル署名を作っていない場合はアプリからのメールにも使われる
モバイル署名	スマホの Gmail アプリの設定	そのスマホのアプリから送るメール

Google のヘルプでは、iPhone の Gmail アプリについて、アプリで署名を作っていない場合は、パソコンで設定した署名が新しいメールに使われると説明されています。逆に、アプリでモバイル署名をオンにすると、アプリから送るメールにはモバイル署名が使われます。

もう1つ押さえておきたいのは、署名はアカウントごとに設定することです。仕事用と個人用の2つの Gmail アカウントを使っているなら、それぞれのアカウントで署名を作ります。片方のアカウントで作った署名が、もう片方に入ることはありません。

署名の長さには上限があります。Google のヘルプには、署名は最大で10,000文字まで、画像も文字数に含まれると書かれています。文字だけの署名なら気にする必要はほとんどありませんが、画像をたくさん入れた署名は上限に近づくことがあります。

署名には最大 10,000 文字まで含めることができます。 出典: Gmail ヘルプ

パソコンでGmailの署名を作る手順

パソコンのブラウザで Gmail を開き、次の手順で署名を作ります。Google のヘルプに沿った手順です。

1. Gmail を開き、画面右上の歯車のアイコン（設定）を選ぶ
2. 「すべての設定を表示」を選ぶ
3. 「全般」タブを開いたまま、下にスクロールして「署名」の欄を探す
4. 「新規作成」を選び、署名の名前を付ける（例：社外用）
5. 右側の入力欄に署名の本文を入力する
6. ページのいちばん下にある「変更を保存」を選ぶ

手順6を忘れる人がとても多いです。署名の欄に入力しただけでは保存されず、設定の画面から離れると入力した内容がなくなります。「全般」タブは項目が多く、「変更を保存」のボタンはページのいちばん下にあるので、最後までスクロールして押します。

入力欄の上には、文字の書式を整えるボタンが並んでいます。太字、斜体、文字の色、リンクの挿入、画像の挿入などができます。会社の Web サイトのURLは、そのまま貼るか、リンクのボタンで文字にリンクを付けます。

署名を保存したら、新しいメールを作成して、署名が入るかを確かめます。自分宛てに1通送ってみると、相手からどう見えるかも分かります。

確かめるときは、パソコンで送ったメールをスマホでも開いてみます。パソコンの画面では整って見える署名も、スマホの画面では行が折り返されて崩れることがあります。会社名と部署名を1行に並べた長い行や、全角の記号を長く並べた区切りの線は、折り返しで崩れやすい部分です。1行の長さを全角で20文字程度に収めると、スマホでも読みやすくなります。

署名の本文と区切るために、署名の上に区切りの線を入れる人もいます。区切りを入れるなら、短い記号の並びにとどめます。

複数の署名を使い分ける方法

Gmail では、名前を付けて複数の署名を作っておけます。仕事の相手や場面ごとに署名を使い分けたい人に便利な機能です。

たとえば、次のような署名を作っておくと、場面に合わせて切り替えられます。

• 社外用：会社名、部署、氏名、住所、電話、メール、URL
• 返信用：会社名、氏名、電話
• 社内用：部署、氏名、内線
• 英語用：英語の表記の署名

作り方は、前の節の手順4で「新規作成」を選び、名前を変えて署名を作るだけです。作った署名は「署名」の欄に一覧で並び、あとから名前を選んで編集できます。

メールを書くときに署名を切り替えるには、作成画面の下に並んでいるアイコンのうち、ペンの形をした「署名を挿入」のアイコンを選びます。作っておいた署名の名前が一覧で表示されるので、使いたい署名を選ぶと、本文の署名が入れ替わります。Google のヘルプでも、作成画面の下部のアイコンから署名を挿入できると案内されています。

署名を使い分けるときは、署名の名前を分かりやすく付けておくのがコツです。「署名1」「署名2」のような名前だと、作成画面で切り替えるときにどれがどれか分からなくなります。

新規と返信で既定の署名を分ける

署名を複数作ったら、どの署名を自動で入れるかを決めます。Gmail では、新しいメールと、返信・転送のメールで、別々の署名を既定にできます。

設定の画面の「署名」の欄の下に「署名のデフォルト設定」という項目があります。ここで、次の2つを選びます。

• 新規メール用：新しくメールを作るときに自動で入る署名
• 返信/転送用：返信や転送のときに自動で入る署名

新規メール用に正式な社外用の署名を、返信/転送用に短い返信用の署名を選んでおけば、やり取りが続いても署名が長く積み重ならずに済みます。自動で入れたくない場合は「署名なし」を選び、必要なときだけ作成画面のアイコンから挿入します。

既定を選んだあとも、ページのいちばん下の「変更を保存」を選ぶのを忘れないようにします。

返信用の署名を短くする理由は、やり取りが続いたときの読みやすさです。会社名、住所、電話番号などを並べた7〜8行の署名が、返信のたびに引用の中に積み重なると、相手は本文を探すためにスクロールしなければなりません。最初のメールで正式な署名を受け取っている相手は、すでに連絡先を知っています。返信用の署名は、会社名、氏名、電話番号の3項目程度で十分です。

返信の途中から新しい人がCCに加わったり、メールが転送されたりすることもあるので、返信用の署名を「署名なし」にするより、最低限の連絡先を残しておくほうが安心です。

署名の位置を引用の上にする設定

Gmail で返信すると、元のメールは本文の下に引用として付きます。初期の状態では、署名は引用の下、つまりメール全体のいちばん下に入ることがあります。これだと、相手が返信を読むときに、署名が引用の陰に隠れて見つけにくくなります。

設定の「署名」の欄には、返信で署名を引用の前に入れるかどうかを選ぶチェックボックスがあります。ここにチェックを入れると、返信の本文のすぐ下に署名が入り、その下に元のメールの引用が続く形になります。設定を変えたら、ページのいちばん下の「変更を保存」を選びます。

ビジネスのメールでは、返信の本文、署名、引用の順に並ぶのが読みやすい形です。返信が多い人は、この設定も一緒に確かめておくと、相手が連絡先を探す手間を減らせます。

iPhoneのGmailアプリで署名を設定する

iPhone の Gmail アプリから送るメールに署名を入れるには、アプリの中でモバイル署名を設定します。Google のヘルプに沿った手順は次のとおりです。

1. iPhone で Gmail アプリを開く
2. 左上のメニュー（横線が3本のアイコン）をタップする
3. 下にスクロールして「設定」をタップする
4. 署名を設定するアカウントをタップする（複数のアカウントを使っている場合）
5. 「作成と返信」の中の「署名設定」をタップする
6. 「モバイル署名」をオンにする
7. 署名の本文を入力し、画面左上の戻るボタンで保存する

手順4のとおり、iPhone の Gmail アプリの署名もアカウントごとの設定です。仕事用と個人用の両方のアカウントをアプリに登録している場合、署名を入れたいアカウントで設定します。

Google のヘルプには、アプリで署名を作成していない場合は、パソコンで作成した署名が新しいメールに使われると書かれています。つまり、パソコンで正式な署名を作ってあれば、アプリで何も設定しなくても新しいメールには署名が入ります。一方、アプリでモバイル署名をオンにすると、アプリから送るメールにはモバイル署名が使われます。

モバイル署名を設定していない場合は、パソコンで作成した署名が新しいメールに使用されます。 出典: Gmail ヘルプ（iPhone と iPad）

モバイル署名は、文字だけの簡単な署名になります。パソコンの署名のように画像や文字の色、リンクの書式を細かく整えることはできないので、スマホからは短い文字の署名にしておくのが基本です。

AndroidのGmailアプリで署名を設定する

Android の Gmail アプリでも、手順の流れは iPhone とほぼ同じです。

1. Gmail アプリを開く
2. 左上のメニュー（横線が3本のアイコン）をタップする
3. 下にスクロールして「設定」をタップする
4. 署名を設定するアカウントを選ぶ
5. 「モバイル署名」をタップする
6. 署名の本文を入力して「OK」をタップする

Android の端末によって、画面の名前や並び順が少し違うことがあります。「モバイル署名」が見つからない場合は、アカウントの設定の画面を下までスクロールして探します。

Android でも、モバイル署名はそのアプリから送るメールにだけ使われます。パソコンの署名とモバイル署名を同じ内容にそろえておくと、どちらから送っても相手に同じ情報が伝わります。

iPhoneの標準メールアプリで送る場合

Gmail のアカウントを、Gmail アプリではなく iPhone の標準のメールアプリに登録して使っている人もいます。この場合、Gmail のパソコンの署名も Gmail アプリのモバイル署名も使われません。標準のメールアプリには、それとは別の署名の設定があります。

iPhone の「設定」アプリから「メール」を開き、「署名」を選ぶと、標準のメールアプリの署名を設定できます。初期の状態では「iPhoneから送信」という文言が入っていることが多く、そのまま取引先に送ってしまう例は少なくありません。仕事で使うなら、会社名、氏名、電話番号を入れた署名に書き換えておきます。

自分がどのアプリからメールを送っているかを把握しておくことが、署名のトラブルを防ぐ近道です。Gmail アプリ、標準のメールアプリ、パソコンのブラウザの3つを使い分けているなら、3か所で署名を設定する必要があります。

送信元のアドレスごとに署名を分ける

Gmail では、1つのアカウントから、別のメールアドレスを差出人にしてメールを送れます。設定の「アカウント」タブにある「名前」の欄で、別のアドレスを追加しておく使い方です。会社のドメインのアドレスや、複数の屋号のアドレスを1つの Gmail で送受信している人によく使われます。

Google のヘルプでは、こうした送信元のアドレス（名前）ごとに、別の署名を設定できると説明されています。「署名」の欄にある「署名のデフォルト設定」で、上にあるアドレスの選択を切り替えると、アドレスごとに新規用と返信用の署名を選べます。

たとえば、次のように分けられます。

• 会社のアドレスから送るとき：会社名入りの正式な署名
• 個人事業の屋号のアドレスから送るとき：屋号と個人の連絡先の署名
• 個人の Gmail のアドレスから送るとき：署名なし、または名前だけ

作成画面の差出人の欄でアドレスを切り替えると、そのアドレスに設定した署名に自動で切り替わります。アドレスを切り替えたのに署名がそのままになっている場合は、そのアドレスの既定の署名が選ばれているかを確かめます。

署名に入れる項目と例文

署名に入れる項目は、相手が連絡を取るために必要な情報を中心に選びます。基本の項目は次のとおりです。

• 会社名（屋号）
• 部署と役職
• 氏名（読みにくい場合はふりがな）
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス
• Web サイトのURL

社外用の正式な署名の例です。

株式会社〇〇 営業部 佐藤 花子（さとう はなこ） 〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3 電話：03-0000-0000 メール：[email protected] https://www.example.co.jp/

返信用の短い署名の例です。

株式会社〇〇 営業部 佐藤 花子 電話：03-0000-0000

フリーランスや個人事業で働く人の署名の例です。

〇〇デザイン事務所 佐藤 花子 メール：[email protected] 作品の一覧：https://www.example.com/works/

スマホのモバイル署名の例です。

株式会社〇〇 佐藤 花子 03-0000-0000

モバイル署名は画面が小さいスマホで入力するので、文字数を減らし、1〜2行にまとめるのがおすすめです。

署名に画像やロゴを入れる方法と注意点

パソコンの Gmail では、署名の入力欄の上にある画像のアイコンから、ロゴなどの画像を入れられます。画像は、Google ドライブに保存したもの、パソコンからアップロードしたもの、Web 上の画像のURLから選べます。

画像を入れるときは、次の点に気をつけます。

1つ目は、画像の大きさです。大きな画像をそのまま入れると、署名だけで画面の半分を占めることがあります。画像を入れたあと、画像を選ぶと「小」「中」「大」などの大きさを選べるので、小さめに整えます。

2つ目は、相手の環境で画像が表示されない場合があることです。受け取る側のメールソフトで画像の自動表示をオフにしている人は少なくありません。ロゴだけで会社名を伝えず、会社名は必ず文字でも書きます。

3つ目は、画像の共有の設定です。Google ドライブの画像を署名に使う場合、その画像の共有の設定が相手から見られる状態になっていないと、相手の画面には表示されないことがあります。画像を入れたら、社外の自分のアドレスに送って、表示されるかを確かめます。

4つ目は、画像も署名の文字数の上限に含まれることです。前に触れたとおり、Gmail の署名の上限は10,000文字で、画像も含まれます。画像を何枚も入れると、上限に達して保存できないことがあります。

署名で避けたい書き方

署名は毎回のメールに入るので、小さな問題でも積み重なると相手の負担になります。避けたい書き方を整理します。

1つ目は、長すぎる署名です。10行を超える署名は、短い返信でも本文より署名のほうが長くなります。住所や代表電話は新規メール用の正式な署名にだけ入れ、返信用では省きます。

2つ目は、個人の携帯電話の番号を何も考えずに入れることです。署名はメールの転送とともに広がります。取引先の社内で転送が重なると、思わぬ相手に番号が渡ることがあります。携帯の番号を入れるなら、仕事用の番号にとどめます。

3つ目は、画像だけで作った署名です。会社名や連絡先を1枚の画像にまとめた署名は、見た目は整いますが、相手の環境で画像が表示されないと何も読めません。電話番号を画像にすると、相手はコピーして電話をかけることもできません。

4つ目は、文字の色や大きさの多用です。署名の文字を何色も使い分けたり、大きさを何段階も変えたりすると、相手のメールソフトによっては崩れて表示されます。色を使うなら1か所にとどめ、文字の大きさは本文とそろえておくのが無難です。

5つ目は、古い情報です。異動前の部署名や移転前の住所、使われていない電話番号が残った署名は、相手を混乱させます。相手が署名を見て電話をかけ、つながらなかったという事態は避けたいところです。

英語の署名を作るとき

海外の相手とやり取りする人は、英語の署名を別に作っておくと便利です。Gmail では名前を付けて複数の署名を作れるので、「英語」という名前の署名を用意し、英語でメールを書くときだけ作成画面のペンのアイコンから差し替えます。

英語の署名は、氏名、役職、会社名、住所、電話、メール、URLの順に並べるのが一般的です。

Hanako Sato Sales Department Example Co., Ltd. 1-2-3 Example, Chuo-ku, Tokyo 000-0000, Japan Tel: +81-3-0000-0000

電話番号は、先頭の0を外して国番号の「+81」を付けます。英語の住所は、番地から始まり、市区町村、都道府県、郵便番号、国名の順に並べます。会社名は、会社が公式に使っている英語表記に合わせます。自分で訳すと、同じ会社でも社員ごとに表記がばらつきます。

送信元のアドレスを分けている場合は、海外向けのアドレスの既定の署名を英語の署名にしておくと、切り替えの手間が省けます。

署名を見直すタイミング

署名は一度作ると見直す機会が少なく、古い情報のまま使い続けてしまいがちです。次のタイミングで見直します。

• 部署の異動や役職の変更があったとき
• 会社の移転や電話番号の変更があったとき
• 会社名や Web サイトのURLが変わったとき
• 署名に入れた告知やキャンペーンが終わったとき
• スマホを買い替えたとき、新しいアプリでメールを使い始めたとき

スマホを買い替えたときは特に注意が必要です。Gmail アプリのモバイル署名は、アプリを入れ直すと設定し直しが必要になることがあります。新しいスマホで最初に仕事のメールを送る前に、自分宛てに1通送って署名を確かめます。

署名の文面は、メモのアプリなどに控えておくと、作り直しが必要になったときにすぐ貼り付けられます。パソコン、Gmail アプリ、標準のメールアプリの3か所で署名を使っている人は、どこに何を設定したかも一緒に控えておくと、見直しのときに漏れがありません。

会社のGoogleアカウントで署名を使うとき

会社が Google Workspace を導入している場合、Gmail は会社のドメインのアドレス（例：[email protected]）で使います。署名の作り方は個人の Gmail と同じですが、いくつか違う点があります。

1つ目は、管理者の設定が優先されることです。会社によっては、全社員のメールの末尾に、機密保持の注意書きや会社の告知を自動で付ける設定をしています。この場合、自分で作った署名の下に、会社の文言が自動で付きます。自分の署名に同じ内容を入れると二重になるので、自分の署名には個人の連絡先だけを入れます。

2つ目は、署名の書き方が社内で決まっていることがある点です。会社名の表記、部署名の書き方、住所の並べ方などが決まっているなら、それに合わせます。社員ごとに表記がばらつくと、取引先から見た会社の印象もばらつきます。決まりがない場合は、部署の中で書き方をそろえるだけでも見た目が整います。

3つ目は、個人の Gmail と会社のアカウントを同じスマホに登録している場合です。Gmail アプリでは、アカウントを切り替えて使えますが、モバイル署名はアカウントごとの設定です。会社のアカウントに個人用の署名を設定してしまうと、取引先に個人の情報が渡ります。アカウントを切り替えてから設定の画面を開いているかを確かめます。

署名と一緒に整えたいメールの基本

署名を整えると、メールの最後は整います。あわせて件名と本文の冒頭も整えると、相手にとって読みやすいメールになります。

件名は、内容が一目で分かるように書きます。「お世話になっております」のような挨拶を件名にすると、相手は開くまで中身が分かりません。「【ご確認】11月分の請求書の送付」のように、用件と対象を入れます。

本文の冒頭では、宛名と名乗りを書きます。署名に会社名と氏名があっても、本文の最初で「株式会社〇〇の佐藤です」と名乗るのが一般的です。宛先とCC、BCCの使い分けにも気を配り、お互いを知らない複数の相手に一斉に送るときは、アドレスがほかの受信者に見えないようBCCを使います。

署名が入らない・反映されないときの確認点

署名を設定したのにメールに入らない場合は、次の順番で確かめます。

まず、「変更を保存」を押したかを確かめます。パソコンの設定の画面で署名を入力しても、ページのいちばん下の「変更を保存」を押さなければ保存されません。設定の画面を開き直して、署名が残っているかを見ます。

次に、既定の署名が選ばれているかを確かめます。署名を作っても、「署名のデフォルト設定」で新規メール用と返信/転送用に署名が選ばれていなければ、自動では入りません。返信のときだけ入らない場合は、返信/転送用が「署名なし」になっていないかを見ます。

3つ目に、どのアプリから送っているかを確かめます。パソコンで署名を作っても、スマホの標準のメールアプリから送れば Gmail の署名は入りません。Gmail アプリでモバイル署名をオンにしていれば、アプリからのメールにはモバイル署名が入ります。

4つ目に、送信元のアドレスを確かめます。別のアドレスを差出人にして送っている場合、そのアドレスに既定の署名が選ばれていなければ署名は入りません。

5つ目に、会社や学校のアカウントかどうかを確かめます。Google Workspace のアカウントでは、管理者が署名の設定を制限していたり、全員のメールに共通の文言を自動で付けていたりすることがあります。設定の画面に署名の欄が見当たらない場合は、組織の管理者に問い合わせます。

社外からの問い合わせを複数人で返信するとき

署名が整うと、個人のメールのやり取りは整います。一方で、会社の問い合わせ窓口のように、社外からのメールを複数人で受けて返信している場合は、署名とは別の問題が出てきます。同じメールに2人が返信してしまう、誰も返信していないメールが残る、どの担当がどこまで対応したかが分からない、といった問題です。

件数が少ないうちは、Gmail のラベルやスター、表計算ソフトの一覧で十分に回ります。届いたメールに担当者のラベルを付け、対応が終わったらラベルを付け替える。一覧の表に「受付日」「相手」「担当」「状況」を書いていく方法です。

社外からの問い合わせや申し込みが日に何件も届き、複数人で担当を分けて返信まで回すようになると、受信箱と一覧の表を行き来する手間が大きくなります。そうした場面では、問い合わせの入口をメールからフォームに替え、1件ごとに担当と状況を付けて管理する方法があります。

その選択肢の1つが Halict です。公式サイトによれば、Halict はフォームで受け付けた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手が開封したかまで記録される仕組みです。料金は、1人で使うフリープランが0円、3人までのスターターが月額2,980円（税抜）、10人までのチームが月額7,800円（税抜）で、どのプランもフォームと回答の数に上限はありません。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

まずは、今の受け取り方で何が困っているのかを書き出すのが先です。返信の漏れが問題なのか、担当の重なりが問題なのかで、合う方法は変わります。

在宅で働く人の署名から見えること

フリーランスと在宅ワークの仲介を長く運営してきた立場から見ると、Gmail で仕事をしている在宅ワーカーは非常に多く、署名の有無が最初の印象を左右する場面を数多く見てきました。

会社に属さずに働く人にとって、署名は名刺の代わりです。屋号、氏名、連絡先、実績を見られるページのURLが整った署名で最初のメールを送る人は、それだけで「やり取りを任せられそうだ」という印象を与えます。一方、個人の Gmail のアドレスから署名なしで送ると、仕事の中身とは関係のないところで損をすることがあります。

デザインの仕事を受ける人は、署名に作品の一覧のURLを入れておくと、相手が実績をすぐに確かめられます。デザイナーの年収・単価相場では職種ごとの報酬の目安を整理していますが、継続して依頼される人ほど、最初の接点で必要な情報を過不足なく渡しています。

スマホから返信することが多い在宅ワーカーは、モバイル署名の設定を忘れがちです。外出先からの返信で「iPhoneから送信」と入ったまま送ってしまうと、相手に個人的なやり取りのような印象を与えます。仕事用のアカウントでは、パソコンの署名とモバイル署名の両方を整えておきます。

運営者として見てきた限りでは、仲介の手数料が乗らない直接のやり取りほど、こうした基本の丁寧さが次の依頼につながっています。依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなる。その関係を支えているのは、特別な技術よりも、相手の手間を減らすメールの書き方です。業務の改善を支援する仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、開発の仕事の進め方はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。

よくある質問

Q. Gmailの署名をスマホとパソコンで同じにできますか？

パソコンの署名とスマホのアプリのモバイル署名は別々に管理されます。ただし、Gmail アプリでモバイル署名を設定していない場合は、パソコンで作った署名が新しいメールに使われます。同じ内容にしたいなら、モバイル署名をオフのままにするか、パソコンの署名と同じ文面をモバイル署名に入力します。

Q. Gmailで署名を保存したのに反映されないのはなぜですか？

設定の画面のいちばん下にある「変更を保存」を押していない可能性があります。また、署名を作っても「署名のデフォルト設定」で新規メール用と返信/転送用に署名を選ばないと自動では入りません。スマホの標準のメールアプリから送っている場合も、Gmail の署名は使われません。

Q. Gmailで複数の署名を切り替えるにはどうすればよいですか？

設定の「署名」の欄で名前を付けて複数の署名を作っておき、メールの作成画面の下にあるペンの形のアイコンから使いたい署名を選びます。送信元のアドレスを複数使っている場合は、アドレスごとに既定の署名を選んでおくと、差出人を切り替えたときに署名も自動で切り替わります。

Q. Gmailの署名に画像を入れると相手にどう見えますか？

相手のメールソフトの設定によって、画像が表示されないことがあります。会社名や連絡先は必ず文字で書き、ロゴは小さめの大きさに整えます。Google ドライブの画像を使う場合は共有の設定にも注意が必要です。設定したら社外の自分のアドレスに送って表示を確かめます。