決算書の保管期間｜永久保存が必要な書類

決算書の保管期間は何年なのか。会社を立ち上げて数年たち、事務所の棚が過去の書類で埋まってきたとき、あるいは経理の担当を引き継いだときに、多くの人がこの疑問にぶつかります。結論から書くと、株式会社の決算書は、税法では原則7年、会社法では10年の保存が求められているため、実務では10年を基準にするのが安全です。

ただし、「7年」と「10年」は数え始める日が違い、赤字を翌年以降に繰り越した年は税法でも10年になります。また、法律で「永久に保存せよ」と決められた書類は無いものの、定款や登記の書類のように、会社が続く限り手元に必要なものもあります。この記事では、国税庁と会社法の条文を確かめながら、決算書の保管期間、数え方、永久保存が望ましい書類、個人事業主の場合、電子データでの保存の決まりまで順番に整理します。Macで決算書のPDFを整理したい人向けに、ファイル管理アプリのAtriensにも後半で触れます。

決算書とは何を指すのか

最初に、どの書類を「決算書」と呼んでいるのかを確かめておきます。決算書は法律上の正式な名前ではなく、事業年度の終わりにまとめる、会社のお金の状態と成績を示す書類の総称として使われています。

会社法では、株式会社が事業年度ごとに作る書類を「計算書類」と呼び、次のように定めています。

株式会社は、法務省令で定めるところにより、各事業年度に係る計算書類（貸借対照表、損益計算書その他株式会社の財産及び損益の状況を示すために必要かつ適当なものとして法務省令で定めるものをいう。以下この章において同じ。）及び事業報告並びにこれらの附属明細書を作成しなければならない。 出典: e-Gov法令検索「会社法」第435条第2項

貸借対照表とは、決算の日の時点で会社が持っている財産と借金、元手の状態を一覧にした表のことです。損益計算書は、その1年間の売上と費用、利益を示す表です。このほかに、元手の増減を示す書類や、数字の前提を説明する注記の書類も計算書類に含まれます。

税務の場面では、法人税の確定申告書に、こうした決算書と、勘定科目ごとの内訳を示した書類を付けて税務署に出します。そのため、税理士や経理の担当者が「決算書」と言うときは、計算書類に加えて、申告書の控えや勘定科目の内訳書まで含めて指していることもあります。

保管期間を考えるときは、決算書そのものだけでなく、その数字のもとになった帳簿（総勘定元帳や仕訳帳など）と、請求書や領収書のような取引の書類も一緒に扱う、と考えておくと整理しやすくなります。決算書だけを残しても、その数字が正しいことを後から示せなければ、保管の意味が薄れてしまうからです。

税法で決められた保管期間は原則7年

法人税の決まりでは、決算書を含む帳簿と書類の保存期間が定められています。国税庁のタックスアンサーには、次のように書かれています。

法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。 出典: 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

同じページでは、「帳簿」の例として総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳が、「書類」の例として棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書が挙げられています。貸借対照表と損益計算書がはっきり書類の例に入っているので、税法の上では、決算書は7年の保存が基本です。

ここで大事なのが、数え始める日です。税法の7年は「決算の日」からではなく、「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」から数えます。法人税の確定申告の期限は、原則として事業年度が終わった日の翌日から2か月以内なので、決算の日からは2か月ほど後ろにずれます。

たとえば、3月31日が決算の日の会社であれば、申告の期限は原則として5月31日です。保存期間はその翌日の6月1日から数えて7年になります。2026年3月期の決算書であれば、2033年5月31日までの保存が目安です。申告期限を延ばす届出をしている会社は、延びた期限の翌日から数えます。

赤字を繰り越した年は10年に延びる

税法の7年には例外があります。国税庁の同じページには、次の注記があります。

青色申告書を出した事業年度で欠損金額が生じた年、または青色申告書を出さなかった事業年度で災害による損失の金額が生じた年は、保存期間が10年間になります（平成30年4月1日より前に始まった事業年度は9年間）。

欠損金額とは、ざっくり言えば税金の計算上の赤字のことです。青色申告をしている会社は、ある年の赤字を翌年以降の黒字と相殺して、税金を減らすことができます。この繰り越しを使えるのが最長10年なので、赤字が生じた年の書類も、繰り越しを使い切るまで説明できるように10年の保存が求められている、と考えると分かりやすくなります。

注意したいのは、10年になるのは赤字が生じた年の書類であって、すべての年の書類ではないことです。たとえば、2026年3月期に赤字が出て、2027年3月期と2028年3月期に黒字でその赤字を使い切った場合でも、税法の上で10年の保存が求められるのは、赤字が生じた2026年3月期の帳簿と書類です。黒字の年の書類は、税法の上では原則どおり7年になります。

また、青色申告をしていない会社でも、地震や水害などの災害による損失が生じた年は10年になります。会社を立ち上げたばかりの数年は赤字になることも多いので、創業期の書類ほど長く保存が必要になる、と覚えておくとよいでしょう。

実務では、赤字の年と黒字の年で保存期間を分けて管理するのは手間がかかり、間違いのもとにもなります。後の節で書く会社法の10年とも合わせて、「株式会社の決算書と帳簿は10年」と決めてしまう会社が多いのはこのためです。

会社法で決められた保管期間は10年

税法とは別に、会社法にも保存の決まりがあります。会社法第435条第4項は、株式会社は計算書類を作成した時から10年間、計算書類とその附属明細書を保存しなければならないと定めています。

帳簿についても、会社法第432条第2項に決まりがあります。

株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。 出典: e-Gov法令検索「会社法」第432条第2項

会社法の10年と税法の7年の違いを、表で整理します。

決まり	対象	期間	数え始める日
法人税法	帳簿と書類（貸借対照表、損益計算書、契約書、領収書など）	7年（欠損金が生じた年などは10年）	確定申告書の提出期限の翌日
会社法第432条	会計帳簿と事業に関する重要な資料	10年	会計帳簿を閉鎖した時
会社法第435条	計算書類と附属明細書	10年	計算書類を作成した時

税法は税金の計算が正しいかを確かめるための決まり、会社法は株主や取引先などの関係者を守るための決まりで、目的が違います。どちらか長いほうを守れば、短いほうも自然に満たせます。株式会社の決算書であれば、会社法の10年を基準にしておけば、税法の7年も、赤字の年の10年もまとめて満たせる、というのが実務での整理です。

なお、数え始める日は会社法と税法で少しずれます。会社法は計算書類を作った時からなので、税法より早く数え始めます。ただし期間が3年長いので、実際に捨ててよい日を考えるときは、たいてい会社法の10年のほうが後に来ます。迷ったら、決算の日から数えて10年と少しの余裕を持たせ、「11年目に入った書類を廃棄の候補にする」と決めておくと間違いがありません。

決算の月ごとに見る保管期間の計算例

保存期間の数え方は、言葉で読むより、具体的な日付で確かめたほうが分かりやすくなります。ここでは、申告期限を延ばす届出をしていない株式会社を例に、税法の7年がいつまで続くかを計算します。

決算の日	申告の期限（原則）	数え始める日	税法の7年が終わる日
2026年3月31日	2026年5月31日	2026年6月1日	2033年5月31日
2026年6月30日	2026年8月31日	2026年9月1日	2033年8月31日
2026年9月30日	2026年11月30日	2026年12月1日	2033年11月30日
2026年12月31日	2027年2月28日	2027年3月1日	2034年2月28日

期限の日が土曜日、日曜日、祝日に当たる場合は、申告の期限が翌日以降にずれることがあります。その場合、数え始める日もずれます。数日の差で迷うのは手間なので、表の「税法の7年が終わる日」に少し余裕を持たせて判断します。

同じ会社が、会社法の10年で考える場合は、計算書類を作った時から数えます。2026年3月期の決算書を2026年5月に作ったとすれば、2036年5月ごろまでが会社法の保存期間です。表の税法の7年より3年ほど後になるので、株式会社であれば、実際に廃棄を考えるのはこちらの日付になります。

赤字の年の場合は、2026年3月期で欠損金が生じたとすると、税法の上でも2026年6月1日から10年、つまり2036年5月31日までになります。会社法の10年とほぼ同じ時期に終わるので、株式会社であれば、どの年度も「決算の日から10年と数か月」を目安にしておけば足ります。

永久保存が望ましい書類

この記事の題に「永久保存」と書きましたが、最初に確かめておくと、法律で「永久に保存しなければならない」と定められた書類は、決算書を含めてありません。永久保存という言葉は、法律の義務ではなく、会社が続く限り手元に必要になるため、期限を決めずに保存しておくのが望ましい、という実務の考え方を指しています。

その代表が、次のような書類です。

• 定款：会社の基本のルールを書いた書類。会社法第31条で、本店と支店に備え置くことが定められており、期間の区切りがありません
• 登記に関する書類：会社の設立や役員の変更などの登記の申請書の控えや、登記事項証明書
• 株主名簿：誰がどれだけ株を持っているかの記録
• 株主総会と取締役会の議事録：会社法では10年間、本店に備え置くことが定められているが、会社の重要な決定の記録として期限を決めずに保存する会社が多い
• 不動産や重要な資産の契約書：土地や建物の売買契約書、権利に関する書類
• 知的財産の書類：商標や特許の登録に関する書類
• 過去の決算書の一覧：会社の成績の推移を示す資料として

株主総会の議事録は会社法第318条で株主総会の日から10年間、取締役会の議事録は第371条で取締役会の日から10年間、本店に備え置くことが定められています。法律の上では10年ですが、役員の選任、定款の変更、増資のような決定は、何十年たっても経緯を確かめる必要が出てくることがあり、登記の手続きで過去の議事録を求められることもあります。

決算書そのものは10年で捨ててよいとしても、過去の決算書から売上や利益、純資産の推移だけを抜き出した一覧表を作っておくと、金融機関からの借入れや、会社の譲渡、事業の承継のときに、会社の歩みを説明する資料として役に立ちます。紙の決算書は捨て、数字の一覧は残す、という分け方も1つの方法です。

個人事業主とフリーランスの決算書の保管期間

個人事業主やフリーランスの場合は、会社法の決まりは関係なく、所得税の決まりで保管期間が決まります。個人の「決算書」に当たるのは、青色申告であれば青色申告決算書（貸借対照表と損益計算書）、白色申告であれば収支内訳書です。

国税庁のタックスアンサーによると、青色申告の人の帳簿と書類は、原則として7年間保存し、請求書、見積書、納品書、送り状のような一部の書類は5年間でよいとされています。白色申告の人については、次のように整理されています。

保存が必要なもの	保存期間
収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	5年
決算に関して作成した棚卸表その他の書類	5年
業務に関して作成し、または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類	5年

（国税庁「No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」の表から）

個人の保存期間も、数え始めるのは確定申告の期限の翌日からです。所得税の確定申告の期限は原則として翌年3月15日なので、2026年分の書類であれば、2027年3月16日から数えることになります。

フリーランスの場合、確定申告書の控えと決算書は、住宅ローンや賃貸住宅の審査、保育園の申し込みなどで、所得を示す書類として過去数年分を求められることがあります。保存期間とは別に、少なくとも直近数年分は、すぐに取り出せる場所に保存しておくと慌てずに済みます。e-Taxで申告した場合は、送信した申告書のデータと受付の通知を、PDFなどで保存しておきます。

同じタックスアンサーには、令和5年分の確定申告に対する修正申告などから、売上に関する帳簿を保存していなかったことが税務調査で分かった場合に、加算税の割合が5%または10%重くなる仕組みが始まったことも書かれています。帳簿の保存は、期間を守るだけでなく、中身がそろっていることも大切です。

電子データで保存するときの決まり

最近は、決算書や帳簿を会計ソフトで作り、紙に印刷せずにデータのまま保存する会社が増えています。データで保存すること自体は認められていますが、電子帳簿保存法という法律の決まりに沿う必要があります。

電子帳簿保存法の決まりは、大きく3つに分かれます。

• 会計ソフトなどで作った帳簿や決算書を、データのまま保存する
• 紙で受け取った請求書や領収書を、スキャナやスマートフォンで読み取って保存する
• メールやWebサイトでやり取りした請求書などのデータを、データのまま保存する

このうち3つ目は、国税庁の制度の概要のページで次のように説明されています。

所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています（電子帳簿保存法7）。 出典: 国税庁「電子帳簿保存法の概要」

電子取引とは、注文書や契約書、領収書のような書類に書かれる内容を、電子メールの添付ファイルや、Webサイトを通じてやり取りする取引のことです。たとえば、取引先からPDFの請求書をメールで受け取った場合や、ネットで買い物をして領収書をサイトからダウンロードした場合がこれに当たります。こうしたデータは、紙に印刷して保存するのではなく、データのまま、後から日付や金額、取引先で探せる形で保存することが求められています。

保存期間そのものは、紙でもデータでも変わりません。データで保存する場合も、法人であれば7年（赤字の年などは10年）、会社法の10年を守ります。会計ソフトやクラウドのサービスを使っている場合は、契約をやめたときにデータがどうなるかを確かめておくことが大切です。サービスの契約を終えた途端に過去の帳簿を見られなくなる、という事態を避けるため、解約する前に決算書と帳簿をPDFなどの形で書き出しておきます。

電子帳簿保存法の細かい要件は、会社の規模や使っているソフトによって変わります。自社のやり方が要件に合っているか分からないときは、国税庁の特設のページや一問一答を確かめるか、顧問の税理士に相談します。

保存期間を守らなかったときに起こりうること

保存期間を守らずに書類を捨ててしまうと、どうなるのでしょうか。

税金の面では、法人税法第127条で、青色申告をしている会社が帳簿書類の備え付け、記録、保存を決まりどおりに行っていない場合、税務署長は青色申告の承認を取り消すことができるとされています。青色申告の承認が取り消されると、赤字の繰り越しなどの特典が使えなくなります。

また、税務調査で過去の取引について質問されたときに、書類が残っていなければ、経費や取引が正しいことを示せません。その結果、経費が認められず、追加の税金や加算税がかかる可能性があります。

会社法の面では、第976条で、定款や議事録、会計帳簿、貸借対照表、損益計算書などの決まりに違反した取締役などに対して、100万円以下の過料（行政上の罰として払うお金）が定められています。

実際にどのような扱いになるかは、事情や違反の内容によって変わります。ここで書いたのは「こうした決まりがある」という事実で、個別の場合にどうなるかを断定するものではありません。心配な場合は、税務署や税理士に相談してください。

罰則より身近な問題として、取引先との間で数年前の取引についてもめたとき、契約書や請求書が残っていなければ、自社の主張を裏付けられません。保存期間は、税務署や法律のためだけでなく、自社を守るための期間でもあります。

税理士や会計事務所に任せている場合に確かめること

決算と申告を税理士や会計事務所に任せている会社では、「書類は事務所が持っているから大丈夫」と考えてしまいがちです。ところが、保存の義務を負っているのは、税理士ではなく会社自身です。税理士との契約を終えたり、事務所が閉じたりしたときに、過去の書類が手元に無い、という事態が起こりえます。

任せている場合は、次の4つを確かめておきます。

1. 決算書、申告書の控え、勘定科目の内訳書の完成版を、毎年会社にも渡してもらっているか
2. 総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿のデータを、会社側でも保存しているか
3. 会計ソフトのデータが税理士側のアカウントにある場合、契約を終えたときにデータを書き出して受け取れるか
4. 請求書や領収書の原本を税理士に預けている場合、いつ、どの形で戻ってくるか

特に3つ目は、クラウドの会計ソフトが広く使われるようになってから、注意が要る点です。会計ソフトの契約者が税理士の事務所になっていると、会社の側からはデータを書き出せないことがあります。毎年の決算が終わった時点で、決算書と帳簿をPDFで受け取り、会社のフォルダに保存しておくと安心です。

税理士を変えるときも、前の事務所から過去の書類を引き継ぐ手順を、新しい事務所と相談しながら進めます。保存期間の残っている年度の書類が、どちらの手元にも無いという状態だけは避けてください。

書類ごとの保管期間の早見表

ここまでの内容を、株式会社が手元で扱う主な書類ごとに整理します。法律の期間と、実務での目安を分けて書いています。

書類	法律で決められた期間	実務での目安
貸借対照表、損益計算書などの計算書類	税法7年（欠損金の年は10年）、会社法10年	10年
総勘定元帳、仕訳帳などの帳簿	税法7年（欠損金の年は10年）、会社法10年	10年
法人税の申告書の控え、勘定科目の内訳書	税法7年（欠損金の年は10年）	10年
請求書、領収書、契約書などの取引の書類	税法7年（欠損金の年は10年）	10年（重要な契約は期限を決めない）
株主総会と取締役会の議事録	会社法10年	期限を決めない
定款、株主名簿、登記の書類	備え置きの期間の区切りなし	期限を決めない

迷ったときは、この表の「実務での目安」に合わせておけば、法律の期間を割り込むことはありません。社内の決まりとしてこの表を文書にしておくと、担当者が変わっても同じ基準で保存と廃棄を続けられます。

会社をたたんだあとも書類の保存は続く

見落とされやすいのが、会社を解散して清算したあとの保存です。会社を閉じれば書類も処分してよい、と考える人もいますが、会社法には次の決まりがあります。

会社法第508条第1項では、清算人（会社をたたむ手続きを進める人）は、本店の所在地で清算が終わった登記をした時から10年間、会社の帳簿と、事業と清算に関する重要な資料を保存しなければならないとされています。清算人が保存できない事情がある場合は、利害関係のある人の申立てによって、裁判所が代わりに保存する人を選ぶこともできます。

つまり、会社がなくなったあとも、最後の決算書や帳簿は10年間、誰かが保存しておく必要があります。小さな会社では、代表者だった人が清算人になり、自宅で保存することが多いでしょう。書類の量が多い場合は、紙をスキャンしてデータで保存したり、書類の保管を請け負う業者に預けたりする方法もあります。どの方法でも、どこに何を保存したかを家族や関係者にも分かるようにしておくと、本人に何かあったときに困りません。

個人事業主が廃業した場合も、廃業した年の確定申告に関わる帳簿と書類は、原則どおり7年または5年の保存が続きます。廃業の届出を出したからといって、すぐに処分してよいわけではありません。

決算書を保管するときの実務のポイント

保存期間が分かったら、次は「どう保存するか」です。紙とデータのどちらで保存する場合も、次の5つを決めておくと、10年分の書類でも迷わずに済みます。

ポイント1：年度ごとに1つの単位にまとめる

紙であれば事業年度ごとに箱やファイルを分け、データであれば年度ごとにフォルダを分けます。決算書、申告書の控え、勘定科目の内訳書、総勘定元帳を同じ年度の単位にまとめておくと、後から1つの年度の資料を出すときに探し回らずに済みます。

ポイント2：廃棄してよい年をラベルに書く

箱やフォルダの名前に、保存を始めた年度と、廃棄の候補になる年を書いておきます。たとえば「2026年3月期　決算書類　2037年以降廃棄可」のようにしておくと、毎年の見直しのときに、捨ててよい箱がすぐに分かります。

ポイント3：永久保存の書類は別に分ける

定款や登記の書類、議事録、不動産の契約書など、期限を決めずに保存する書類は、年度の箱とは別の場所に保存します。年度の箱と一緒にしておくと、10年後の廃棄のときに、一緒に捨ててしまう事故が起きます。

ポイント4：データは2か所以上に保存する

データで保存する場合は、パソコンが壊れたときに備えて、外付けのディスクやクラウドの保存先など、2か所以上に複製を持っておきます。どこに何を保存したかを一覧にしておくと、担当者が変わっても引き継げます。

ポイント5：年に1回、見直しの日を決める

決算と申告が終わった月など、毎年同じ時期に見直しの日を決めておきます。その日に、新しい年度の書類を箱やフォルダに収め、保存期間を過ぎた年度の書類を廃棄の候補として取り出します。廃棄する前に、税務調査や取引先とのやり取りが続いている年度が無いかを確かめ、続いている場合はその年度だけ残します。見直しの日を決めておかないと、書類は増える一方になり、いざ必要なときに探せなくなります。

Macで決算書のPDFを整理するときの選択肢

決算書や帳簿を会計ソフトからPDFで書き出して保存する場合、MacのFinderの標準の機能でも十分に整理できます。年度ごとにフォルダを作り、ファイル名を「2026年3月期＿貸借対照表」のようにそろえておけば、Finderの検索でもすぐに見つかります。プレビューのアプリでは、複数のPDFを1つにまとめることもできます。

一方で、決算書のPDFは書類フォルダに、取引の請求書は外付けのディスクに、税理士と共有している資料はクラウドの同期フォルダに、というように保存先が分かれていて、1つの年度の資料を集めるたびにあちこち探している人もいます。そうした場合の選択肢の1つが、Mac用のファイル管理アプリAtriensです。公式サイトによると、離れた場所にあるフォルダを、ファイルを動かさずにサイドバーの1つの項目の下に並べて表示でき、iCloudやGoogleドライブ、外付けのディスクも同じサイドバーに出せます。PDFの結合や、zipの作成と展開もアプリの中で行えるので、年度ごとの資料を1つにまとめて税理士に渡す作業を1つの画面で済ませたい人に向いています。Mac単体での利用は期間の定めなく無料です。Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Atriensはファイルを整理して表示するためのアプリで、電子帳簿保存法の要件を満たすための専用の仕組みではありません。電子取引のデータの保存方法は、前の節で書いた国税庁の案内に沿って決めてください。

経理の書類を扱う仕事を在宅で受ける人へ

決算書や帳簿の保管は、会社の経理担当だけでなく、在宅で経理の補助や記帳の代行を受けるフリーランスにとっても身近な仕事です。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた範囲では、記帳や経理の補助の仕事を長く続けている人ほど、依頼を受けた最初の段階で「書類はどこに、どの形で、いつまで保存するか」を依頼者と決めています。依頼者の書類を自分のパソコンに保存したままにすると、契約が終わったあとに返すべきもの、消すべきものの区別がつかなくなるからです。仲介手数料が乗らない直接の取引では、こうした取り決めを受け手と依頼者が自分たちで決めることになり、そこで丁寧に段取りを組める人ほど、継続の依頼につながる傾向が見られます。

中小企業の経営と財務の両方を助言する立場を目指すなら、国家資格の中小企業診断士の解説で、試験の内容と仕事の広がりを確かめられます。経理や事務の作業をAIや業務の仕組みで効率化する支援に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、企業の業務改善を手伝う仕事の内容を紹介しています。

決算書の保管期間は、株式会社なら10年を基準に、赤字の年や個人の場合の例外を押さえ、定款や議事録のような期限を決めない書類を別に分ける。この3つを決めておけば、毎年の見直しで迷うことはほとんどありません。まずは手元にある一番古い決算書の年度を確かめ、廃棄の候補になる年をラベルに書き込むところから始めてください。

よくある質問

Q. 決算書は7年と10年のどちらで保存すればよいですか？

株式会社であれば10年を基準にするのが安全です。法人税法では確定申告書の提出期限の翌日から原則7年ですが、欠損金が生じた年は10年になります。会社法では計算書類を作成した時から10年の保存が定められているので、10年を守れば両方の決まりを満たせます。

Q. 個人事業主の確定申告書の控えは何年保存すればよいですか？

青色申告の場合、帳簿と書類は原則として7年保存し、請求書や見積書などの一部の書類は5年とされています。白色申告の場合は、法定の帳簿が7年、決算に関する書類や請求書、領収書などが5年です。いずれも確定申告の期限の翌日から数えます。ローンの審査などで過去の控えを求められることもあるので、直近の数年分はすぐに出せる場所に保存しておきます。

Q. 決算書をPDFで保存すれば、紙は捨ててもよいですか？

会計ソフトなどで作った決算書や帳簿は、電子帳簿保存法の要件に沿えばデータで保存できます。ただし、要件は保存の方法によって異なり、紙で受け取った書類をスキャンして保存する場合にも別の要件があります。自社のやり方が要件に合っているかは、国税庁の案内を確かめるか、税理士に相談してから紙の廃棄を決めてください。

Q. 保存期間が過ぎた決算書はどう処分すればよいですか？

決算書には取引先の名前や金額などの情報が含まれるので、そのままごみに出さず、シュレッダーにかけるか、書類の溶解処理を請け負う業者に頼みます。処分する前に、売上や利益の推移を一覧表にして残しておくと、会社の歩みを説明する資料として後から使えます。定款や議事録など、期限を決めずに保存する書類が混ざっていないかも確かめます。