Gmailのテンプレートの使い方｜定型文を登録して送る

毎日のように同じ内容のメールを書いているなら、Gmailのテンプレートを使うと、その手間を大きく減らせます。応募者への面接日程の連絡、請求書の送付、打ち合わせのお礼、問い合わせへの一次回答。どれも、宛名や日付が変わるだけで、本文の骨組みは毎回同じです。

Gmailには、よく使う本文を「テンプレート」として保存しておき、メールの作成画面からいつでも呼び出せる機能があります。この記事では、Googleの公式ヘルプに書かれている手順に沿って、テンプレートを有効にする設定から、登録、挿入、編集、削除、フィルタを使った自動返信までを順に説明します。後半では、そのまま登録できる定型文の例を、件名から署名までそろった1通の形で載せます。

Gmailのテンプレートとは

Gmailのテンプレートは、よく使うメールの本文を保存しておき、新しいメールや返信を書くときに呼び出して使う機能です。Googleの公式ヘルプでは、次のように説明されています。

頻繁には変更されない情報を含むメールがある場合は、そのメールを Gmail でテンプレートとして保存し、再利用することができます。 出典: support.google.com

テンプレートを使うと、次のような効果があります。

• 同じ内容のメールを書く時間が短くなる
• 書くたびに言い回しが変わることがなくなり、内容がそろう
• 振込先や持ち物など、書き忘れやすい情報を入れ忘れない
• 複数の担当者で同じ文面を使えば、会社としての対応がそろう

一方で、テンプレートは「保存した本文を呼び出す」機能なので、宛名や日付を書き換えるのは自分です。書き換え忘れたまま送ってしまう失敗も起きやすいので、使い方のコツはこの記事の後半で説明します。

テンプレートはパソコンで使う

Googleの公式ヘルプには、テンプレートを有効にして使えるのはパソコンだけだと書かれています。スマートフォンのGmailのアプリからは、テンプレートの登録も挿入もできません。外出先で定型文を使いたい場合は、スマートフォンのメモのアプリに定型文を保存しておき、コピーして貼り付けるなどの方法を組み合わせます。

テンプレートを有効にする手順

Gmailのテンプレートは、初めは使えない状態になっています。最初に、設定で有効にします。Googleの公式ヘルプの手順は次のとおりです。

1. パソコンでGmailを開きます。
2. 右上にある設定アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックします。
3. 上部にある「詳細設定」をクリックします。
4. 「テンプレート」の横にある「有効にする」をクリックします。
5. 下部にある「変更を保存」をクリックします。

保存すると、Gmailの画面が読み込み直されます。これで、メールの作成画面からテンプレートを使えるようになります。

会社で使っているGmail（Google Workspaceのアカウント）では、管理者の設定によって画面や使える機能が違うことがあります。「詳細設定」に「テンプレート」の項目が見当たらない場合は、社内の管理者に確かめます。

テンプレートを使う前に決めておくこと

テンプレートを作り始める前に、2つのことを決めておくと、あとで整理し直す手間が省けます。1つめは、テンプレートの名前の付け方です。「採用｜面接日程」「経理｜請求書」のように、頭に仕事の種類を付ける決まりにしておくと、数が増えても一覧で探しやすくなります。2つめは、書き換える部分の目印です。この記事では【】を使っていますが、どの記号を使うにしても、すべてのテンプレートで同じ記号にそろえておくと、送る前の見直しが楽になります。

テンプレートを作成・上書き・削除する

テンプレートは、メールの作成画面で本文を書いてから保存します。

新しいテンプレートを作成する

1. パソコンでGmailを開きます。
2. 左上にある「作成」をクリックします。
3. 「作成」ウィンドウで、テンプレートにしたい本文を入力します。
4. 「作成」ウィンドウの下部にあるその他アイコンをクリックし、「テンプレート」をクリックします。
5. 「下書きをテンプレートとして保存」をクリックし、「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。
6. テンプレートの名前を入力して保存します。

テンプレートの名前は、あとで一覧から選ぶときの目印になります。「面接日程の連絡」「請求書の送付」のように、用途が一目で分かる名前を付けておきます。

保存したテンプレートを上書きする

内容を直したいときは、直した本文で上書きします。

1. 「作成」ウィンドウで、テンプレートを挿入するなどして、直した本文を用意します。
2. その他アイコンから「テンプレート」をクリックし、「下書きをテンプレートとして保存」をクリックします。
3. 「テンプレートを上書きする」で、上書きするテンプレートを選びます。
4. 「保存」をクリックします。

テンプレートを削除する

1. 「作成」ウィンドウで、その他アイコンから「テンプレート」をクリックします。
2. 「テンプレートを削除」をクリックします。
3. 削除するテンプレートを選び、「削除」をクリックします。

Googleの公式ヘルプには、削除したテンプレートは復元できないと書かれています。使わなくなったテンプレートでも、あとで必要になりそうなら、本文をメモ帳やドキュメントに写しておいてから削除します。

テンプレートを挿入してメールを送る

保存したテンプレートは、次の手順でメールに挿入します。

1. パソコンでGmailを開きます。
2. 左上にある「作成」をクリックします。
3. 「作成」ウィンドウの下部にあるその他アイコンをクリックし、「テンプレート」をクリックします。
4. 「テンプレートを挿入」で、使うテンプレートを選びます。
5. メールの残りの部分を作成します。
6. 「送信」をクリックします。

挿入したあとは、宛先、件名、宛名、日付、金額など、相手ごとに変わる部分を必ず書き換えます。テンプレートの本文の中に「〇〇」「【日付】」のような目印を入れておくと、書き換える場所を見落としにくくなります。送る前には、宛先の欄が正しい相手になっているかも必ず見直します。

届いたメールに返信するときも、返信の作成画面で同じ手順でテンプレートを挿入できます。問い合わせへの一次回答のように、返信で使うことが多い定型文は、返信の画面で使うことを前提に、宛名と書き出しだけを書く形にしておくと便利です。

フィルタを使ってテンプレートで自動返信する

Gmailでは、フィルタという機能と組み合わせると、特定の条件に合うメールが届いたときに、テンプレートを自動で返信できます。Googleの公式ヘルプの手順は次のとおりです。

1. パソコンでGmailを開きます。
2. 上部の検索ボックスで、検索オプションを表示アイコンをクリックします。
3. 検索条件を入力します（差出人、件名、含まれる言葉など）。
4. 必要に応じて「検索」をクリックし、条件に合うメールが正しく表示されるか確かめます。確かめたら、検索オプションを表示アイコンをもう一度クリックして、フィルタの画面に戻ります。
5. 「フィルタを作成」をクリックします。
6. 「テンプレートを送信」の横にあるチェックボックスをオンにして、送るテンプレートを選びます。
7. 「フィルタを作成」をクリックします。

たとえば、件名に「資料請求」と入ったメールに、資料の送付の案内を自動で返す、といった使い方ができます。ただし、条件の決め方を誤ると、関係のないメールにまで自動返信が送られてしまいます。フィルタを作る前に、検索で条件を試し、意図したメールだけが表示されることを確かめるのが大切です。

自動返信は便利ですが、相手によっては機械的な印象を受けることもあります。採用の応募や取引先からの相談のように、相手が人からの返事を待っている場面では、自動返信を「受け付けました」の連絡にとどめ、内容への返事は担当者が改めて送るほうが、ていねいな印象になります。

自動返信のフィルタを作ったら、自分の別のメールアドレスから、条件に合うメールを1通送ってみて、テンプレートが正しく返ってくるかを確かめます。あわせて、条件に合わないメールを送ったときに、自動返信が返ってこないことも確かめておくと安心です。

署名はテンプレートとは別に登録する

テンプレートに署名まで入れておく人もいますが、署名はGmailの署名の機能に登録しておくほうが便利です。Googleの公式ヘルプ「Gmail の署名を作成する」によると、署名は設定アイコンから「すべての設定を表示」を開き、「全般」の「署名」の欄で作成できます。署名には最大10,000文字まで入力でき、複数の署名を作って、新規メールと返信で使い分けることもできます。

署名を別に登録しておけば、電話番号や部署名が変わったときに、署名を1か所直すだけで済みます。テンプレートに署名を入れていると、すべてのテンプレートを1つずつ直すことになり、直し忘れたテンプレートから古い電話番号のメールが送られてしまいます。

登録しておきたい定型文の例

ここからは、テンプレートとして登録しておくと便利な定型文の例を、件名から署名までそろった1通の形で載せます。署名の部分は、実際にはGmailの署名の機能で入れることを想定していますが、形が分かるように例文の中にも書いています。

例文1：応募の受け付けのお礼（採用）

件名：ご応募ありがとうございます（株式会社〇〇　採用担当）

〇〇様

株式会社〇〇　人事部で採用を担当しております、山田と申します。 このたびは、当社の【職種名】の募集にご応募いただき、誠にありがとうございます。

いただいた応募書類をもとに選考を行い、 【〇月〇日】までに、選考の結果をこのメールアドレスにご連絡いたします。

選考の期間中にご不明な点がございましたら、 このメールにご返信ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 人事部　採用担当　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

応募の受け付けのお礼は、応募者が「本当に届いたのか」と不安にならないよう、なるべく早く送りたいメールです。結果の連絡の時期を書いておくと、応募者は待つ間の予定を立てられます。

例文2：面接の日程の連絡（採用）

件名：面接日程のご相談（株式会社〇〇　採用担当）

〇〇様

株式会社〇〇　人事部の山田です。 書類選考の結果、ぜひ面接の機会をいただきたく、ご連絡いたしました。

面接はオンラインで、1時間ほどを予定しております。 以下の候補日の中から、ご都合のよい日時を【〇月〇日】までにお知らせください。

（1）【〇月〇日　〇時から】 （2）【〇月〇日　〇時から】 （3）【〇月〇日　〇時から】

いずれもご都合が合わない場合は、その旨をお知らせください。 別の日程を調整いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 人事部　採用担当　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

候補日の部分に【】の目印を付けておくと、挿入したあとに書き換える場所がすぐに分かります。曜日を書く場合は、送る前にカレンダーで必ず確かめます。

例文3：請求書の送付

件名：【〇月分】請求書の送付について（株式会社〇〇）

株式会社△△ 経理部　〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の山田です。

【〇月分】のご請求書をお送りいたします。 添付のPDFファイルをご確認ください。

ご請求金額：【〇〇〇〇円（税込）】 お支払い期限：【〇月〇日】

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 経理部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

請求書の送付は、毎月ほぼ同じ文面で送るメールの代表です。金額と期限を本文にも書いておくと、相手は添付ファイルを開かなくても内容を確かめられます。添付を忘れやすいので、送る前に添付ファイルの名前と月を必ず見直します。

例文4：打ち合わせのお礼

件名：本日の打ち合わせのお礼（株式会社〇〇　山田）

株式会社△△ 〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の山田です。

本日はお忙しい中、打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

本日決まったことを、以下にまとめます。 （1）【決まったこと】 （2）【決まったこと】

次回の打ち合わせは【〇月〇日　〇時】を予定しております。 内容に相違がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 〇〇部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

打ち合わせのお礼に、決まったことを箇条書きでまとめておくと、議事録の代わりになります。相手との認識のずれも、この段階で見つけられます。

例文5：問い合わせへの一次回答

件名：Re: 【お問い合わせの件名】

〇〇様

お問い合わせいただき、ありがとうございます。 株式会社〇〇　お客様窓口の山田です。

お問い合わせの内容を確認し、担当の部署に確かめております。 【〇月〇日】までに、改めてご回答いたします。

お急ぎの場合は、お手数ですが下記の電話番号までご連絡ください。 どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 お客様窓口　山田太郎 電話：03-0000-0000（平日10時から17時） メール：[email protected]

一次回答は、すぐに答えられない問い合わせに「受け付けたこと」と「いつ答えるか」を伝えるためのメールです。回答の期限を書いたら、その期限は必ず守ります。

例文6：選考の結果のお知らせ（見送り）

件名：選考結果のご連絡（株式会社〇〇　採用担当）

〇〇様

株式会社〇〇　人事部の山田です。 このたびは、当社の【職種名】の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めました結果、 誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。 ご期待に沿えず申し訳ございません。

お預かりした応募書類は、当社で責任をもって破棄いたします。 〇〇様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇 人事部　採用担当　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

見送りの連絡は、応募者にとって受け取りたくないメールですが、連絡がないまま待たせるよりはずっと誠実です。テンプレートにしておけば、選考の結果が出た日のうちに送れます。応募書類の扱いは、会社の決まりに合わせて書き換えます。見送りの理由を書くかどうかも会社の方針で決め、担当者ごとに対応が変わらないように、テンプレートの段階でそろえておきます。

例文7：納品の連絡

件名：【案件名】納品のご連絡（山田）

株式会社△△ 〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。 山田です。

【案件名】の成果物が完成しましたので、納品いたします。 下記のリンクから、ファイルをご確認ください。

納品物：【ファイル名】 共有のリンク：【URL】

内容をご確認いただき、修正のご希望がございましたら、 【〇月〇日】までにお知らせいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎 電話：090-0000-0000 メール：[email protected]

フリーランスで仕事を受けている人にとって、納品の連絡はいちばん多く書くメールの1つです。修正の受付の期限を書いておくと、何か月もあとに修正の依頼が来る、ということを防げます。添付ファイルの容量が大きいときは、Googleドライブなどの共有のリンクで送ります。Googleの公式ヘルプによると、個人のGmailのアカウントでは、添付ファイルの上限は25MBです。

例文8：日程の変更のお願い

件名：【〇月〇日】打ち合わせの日程変更のお願い（山田）

株式会社△△ 〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の山田です。

【〇月〇日　〇時】にお約束しておりました打ち合わせについて、 こちらの都合により、日程を変更していただけないでしょうか。 急なお願いとなり、大変申し訳ございません。

以下の日時でしたら、調整が可能です。 （1）【〇月〇日　〇時から】 （2）【〇月〇日　〇時から】

ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 〇〇部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

日程の変更のお願いは、急いで書くことが多いメールです。焦って書くと、おわびや代わりの候補日を書き忘れがちなので、テンプレートにしておくと安心です。変更をお願いする理由は、相手に関係がなければ「こちらの都合により」で十分です。

例文9：入金の確認のお礼

件名：ご入金確認のご連絡（株式会社〇〇）

株式会社△△ 経理部　〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇　経理部の山田です。

【〇月分】のご請求につきまして、 【〇月〇日】に【〇〇〇〇円】のご入金を確認いたしました。 お手続きをいただき、誠にありがとうございました。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 経理部　山田太郎 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

入金の確認のお礼は、送らなくても取引に支障はありませんが、送っておくと、相手の経理の担当者が支払いの処理を終えたことを確かめられます。とくに、初めて取引をする相手や、振込の金額に端数がある相手には、確認の連絡があると安心してもらえます。金額と入金日の部分を【】にしておけば、通帳や入金の記録を見ながら書き換えるだけで送れます。

どのメールをテンプレートにするか

テンプレートを作るときは、まず過去1か月の送信済みのメールを見直して、同じようなメールを何度も書いていないかを探します。目安として、月に3回以上書いているメールは、テンプレートにする価値があります。

仕事の種類	テンプレートにしやすいメール
採用の担当	応募の受け付け、面接の日程、選考の結果、内定の連絡
経理	請求書の送付、入金の確認、支払いの案内
営業	打ち合わせのお礼、見積りの送付、資料の送付
お客様の窓口	問い合わせの一次回答、よくある質問への回答
フリーランス	見積りの送付、納品の連絡、請求書の送付

テンプレートを作ったら、1か月ほど使ってみて、毎回書き換えている部分がないかを見直します。毎回同じように書き換えているなら、その部分をテンプレートに反映させます。毎回違う内容を書き足しているなら、そこは【】の目印にしておきます。こうして使いながら直していくと、自分の仕事に合ったテンプレートになっていきます。

テンプレートとあわせて使いたいGmailの機能

テンプレートは、ほかのGmailの機能と組み合わせると、さらに手間を減らせます。

送信日時の設定

夜のうちに書いたメールを、相手の始業の時刻に届けたいときは、送信日時の設定が便利です。Googleの公式ヘルプ「メールの送信日時を設定する」によると、メールを作成したあと、左下の「送信」の横にある下矢印のアイコンをクリックし、「送信日時を設定」を選ぶと、送る日時を指定できます。送信日時を設定できるメールは、最大100件までです。送信を予定しているメールは、左側のパネルの「予定」から確かめられ、送信をキャンセルすると下書きに戻ります。

テンプレートで書いた請求書の送付のメールを、月末の夜に書いておき、翌月1日の朝に届くように設定しておく、といった使い方ができます。

ラベルで送ったメールを分類する

テンプレートで送ったメールは、相手からの返信もあわせて、ラベルを付けて分類しておくと、あとから探しやすくなります。たとえば「請求書」のラベルを付けておけば、どの取引先に、いつ請求書を送ったかを一覧で確かめられます。

署名の使い分け

前の節で触れたとおり、署名は複数作って使い分けられます。社外の取引先向けには会社名と電話番号を入れた署名、社内向けには部署名と内線だけの署名、のように分けておくと、テンプレートを挿入したあとに署名を選ぶだけで済みます。メールの作成中に署名を変える場合は、作成ウィンドウの下部の署名を挿入するアイコンから選べます。

テンプレートを使うときの注意点

テンプレートは便利な反面、使い方を誤ると、かえって相手の印象を悪くします。

書き換え忘れを防ぐ

テンプレートの失敗でいちばん多いのが、宛名や日付の書き換え忘れです。前の相手の名前のまま送ってしまうと、相手は「使い回しのメールだ」と感じるうえ、ほかの人の名前が分かってしまうこともあります。

• 書き換える部分には【】などの目印を付ける
• 送る前に、本文の中に【】が残っていないかを確かめる
• 宛名は、テンプレートを挿入したあとに、相手のメールの署名を見ながら書く

定型文のままでは冷たく見える場面がある

テンプレートの文面は、誰にでも使えるように作るので、どうしても一般的な言い回しになります。お礼やおわびのメールでは、相手ごとに1文だけでも具体的な内容を書き足すと、定型文の印象が薄れます。たとえば、打ち合わせのお礼なら「本日伺った新しい店舗の計画のお話は、大変参考になりました」のように、その日の話題に触れます。

テンプレートを作りすぎない

テンプレートが多くなりすぎると、どれを使えばよいか迷い、一覧から探す時間がかかります。用途が近いテンプレートは1つにまとめ、使わなくなったものは定期的に整理します。テンプレートの名前の頭に「採用」「経理」のような分類を付けておくと、一覧で探しやすくなります。

送信の取り消しの設定も確かめておく

送った直後に書き換え忘れに気づいたときのために、Gmailの送信の取り消しの時間も確かめておくと安心です。Googleの公式ヘルプ「メールの送信または送信取り消し」によると、設定アイコンから「すべての設定を表示」を開き、「送信取り消し」の横で、送信を取り消せる時間を5秒、10秒、20秒、30秒から選べます。テンプレートをよく使う人は、30秒にしておくと、送信の直後に宛名の誤りに気づいたときでも取り消しが間に合いやすくなります。

チームで定型文をそろえるには

Gmailのテンプレートは、アカウントごとに保存されます。同じ部署の人が同じ定型文を使いたい場合は、それぞれが自分のGmailにテンプレートを登録する必要があります。

チームで文面をそろえるときは、次のような方法がよく使われます。

• 定型文をGoogleドキュメントや共有のフォルダにまとめ、各自がそこからコピーしてテンプレートに登録する
• 定型文を直したら、共有の文書を直したうえで、全員に登録し直してもらう
• 誰がどの定型文を使うかを決めておく

共有の文書を「正」として決めておけば、誰かのテンプレートだけが古い文面のまま、ということを防げます。

応募や問い合わせが増えてきたら

採用の担当や問い合わせの窓口では、テンプレートで返信の文面をそろえても、件数が増えてくると別の悩みが出てきます。「この応募者には、もう面接の日程を送ったか」「この問い合わせは、誰が返事をすることになっているか」が、受信トレイを見ただけでは分からなくなるのです。

担当が1人で件数も少ないうちは、Gmailのラベルで「未対応」「対応中」「返信済み」を分けたり、スプレッドシートに受付日と対応の状況を書き込んだりする方法で十分に回ります。

一方で、複数の担当者で応募や問い合わせを受け、1件ごとに担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、受付から返信までを1つの画面で扱う道具を使う方法もあります。選択肢の1つが、受付から対応までを扱うフォームの道具のHalictです。公式の案内によると、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円、3人までのスターターが月額2,980円、10人までのチームが月額7,800円（いずれも税抜）とされています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Gmailのテンプレートで文面をそろえることと、1件ごとの対応の状況を管理することは、別の課題です。件数が少ないうちは前者だけで足り、件数や担当者が増えてきたら後者も考える、という順番が無理のない進め方です。

テンプレートは、仕事のやり方を整える道具

Gmailのテンプレートは、文面を保存しておくだけの小さな機能ですが、使い始めると、自分がどんなメールを何度も書いているのかが見えてきます。何度も書いているメールは、仕事の流れの中で決まった手順になっている部分です。その手順を言葉にしてテンプレートにすると、ほかの人に仕事を引き継ぐときにも役立ちます。

在宅の仕事やフリーランスの仕事では、取引先とのやり取りのほとんどがメールになることも珍しくありません。在宅ワークの市場を2004年から見てきた@SOHO編集部の目から見ても、返信が早く、文面が整っている人ほど、継続の依頼を受けやすい傾向があります。テンプレートは、その返信の早さと文面の質を、無理なく両立させる道具です。

メールの文面を整える仕事は、企業の業務の改善を支援する仕事にもつながります。企業の生成AIや業務の道具の活用を支援する仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の流れと求められる力を紹介しています。病院やクリニックの受付のように、定型の連絡が多い仕事に関心がある人は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のページも参考になります。また、在宅勤務の制度を整えたい企業の担当者向けには、テレワーク 助成金 2026で、使える助成金を整理しています。

よくある質問

Q. Gmailのテンプレートはスマートフォンのアプリでも使えますか？

Googleの公式ヘルプでは、テンプレートを有効にして使えるのはパソコンだけとされています。スマートフォンのGmailのアプリからは、登録も挿入もできません。外出先で定型文を使いたいときは、スマートフォンのメモのアプリに定型文を保存しておき、コピーして貼り付ける方法を組み合わせます。

Q. テンプレートの項目が設定に見当たりません。どうすればよいですか？

パソコンでGmailを開き、設定アイコンから「すべての設定を表示」を選び、上部の「詳細設定」のタブを開いて探します。会社や学校のアカウントでは、管理者の設定によって画面が違う場合があるので、見当たらないときは社内の管理者に確かめます。

Q. 削除したテンプレートを元に戻せますか？

戻せません。Googleの公式ヘルプには、削除したテンプレートは復元できないと書かれています。あとで使う可能性があるテンプレートは、本文をメモ帳やGoogleドキュメントに写しておいてから削除すると安心です。チームで使う定型文は、共有の文書にまとめておくと、消してしまっても作り直せます。

Q. テンプレートに署名を入れておくべきですか？

署名はテンプレートに入れず、Gmailの署名の機能に登録しておくほうが便利です。電話番号や部署名が変わったときに、署名を1か所直すだけで済むためです。テンプレートに署名を入れていると、すべてのテンプレートを1つずつ直すことになり、直し忘れが起きやすくなります。