ClickUpとNotionの違いと、タスク管理に使うときの選び方

2026年3月15日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓ClickUpとNotionの違いを
✓タスク管理での使い勝手から比べます
✓大手・中小・スタートアップといった組織の規模ごとの選び方

ClickUp と Notion は、どちらも「仕事を1か所にまとめる」ことをうたう道具で、タスク管理の候補として一緒に名前が挙がることがよくあります。ところが、実際に触ってみると両者の性格はかなり違います。ClickUp はタスクとプロジェクトの進行を中心に組み立てられた道具で、Notion は文書とデータベースを自由に組み合わせる道具です。どちらが優れているかではなく、チームが何を中心に仕事を回したいかで、合う道具が変わります。

この記事では、ClickUp と Notion の違いを、得意なこと、料金、無料プランの範囲、タスク管理での使い勝手から比べ、組織の規模ごとの選び方、併用するときの連携の方法まで順番に整理します。採用の進み具合を管理する場面を例にしながら、どちらも合わないときの候補として、カンバンやガントを最初から使えるプロジェクト管理のPinatecaにも触れます。

ClickUpとNotionの基本的な違い

最初に、両者の性格の違いをつかんでおきます。

ClickUp は、タスク（やること）を中心に据えたプロジェクト管理の道具です。タスクに担当者、期限、状況、優先度を付け、それをリスト、カンバン、カレンダー、ガントといった複数の見え方で表示します。カンバンとは、「未着手」「進行中」「完了」のような列にカードを並べ、進み具合に合わせてカードを動かしていく表示のことです。ガントとは、横に日付を並べ、各タスクの期間を横棒で示す表示のことで、締め切りの重なりや遅れが一目で分かります。

Notion は、文書とデータベースを組み合わせて、自分たちの使い方に合わせて組み立てる道具です。議事録、手順書、社内の決まりといった文書を書きためるのが得意で、データベースを作ればタスクの一覧やカンバンも作れます。ただし、タスク管理の形は自分で設計する必要があります。どの項目を持たせ、どの見え方で表示するかを、使う側が決めていきます。

比べる点	ClickUp	Notion
中心にあるもの	タスクとプロジェクトの進行	文書とデータベース
タスク管理の始め方	最初から型が用意されている	データベースを自分で組み立てる
得意な場面	期限と担当の管理、進み具合の把握	手順書や議事録などの知識の蓄積
苦手になりやすい場面	長い文書を整理して読ませる	細かな期限管理や工数の把握

この表は、どちらかができないという意味ではありません。ClickUp にも文書の機能があり、Notion でもタスク管理はできます。中心にあるものが違うため、同じことをするときの手間のかかり方が違う、ということです。

料金と無料プランの範囲

道具を選ぶうえで、料金と無料で使える範囲は欠かせない判断材料です。ここでは、各社の公式の料金ページに今日時点で書かれている内容を整理します。料金は改定されることがあるので、契約の前には必ず公式のページで確かめてください。

ClickUpの料金

ClickUp の公式の料金ページは英語で、料金はドル建てで示されています。主なプランは次のとおりです。

プラン	年払いの場合（1人あたり月額）	月払いの場合（1人あたり月額）
Free Forever	無料	無料
Unlimited	7ドル	10ドル
Business	12ドル	19ドル
Enterprise	問い合わせ	問い合わせ

無料の Free Forever でも、タスクの数とメンバーの数には上限がないとされています。一方で、保存できるファイルの容量は60MBで、フォームは1つまでです。有料の Unlimited にすると、ファイルの容量、ガントチャート、連携、カスタムフィールド（自分で決めた項目）がそれぞれ無制限になり、権限を絞ったゲストの招待も使えます。

Notionの料金

Notion の公式の料金ページでは、円建ての料金が示されています。表示は1メンバーあたりの月額で、消費税は別です。

プラン	年払いの場合（1メンバーあたり月額）	月払いの場合（1メンバーあたり月額）
フリー	無料	無料
プラス	1,650円	2,000円
ビジネス	3,150円	3,800円
エンタープライズ	問い合わせ	問い合わせ

無料のフリープランは、1人で使う場合はページとブロック（文字や箇条書きなど、ページに加える1つずつの要素）に上限がありません。ただし、メンバーが2人以上になると上限がかかります。ファイルのアップロードは1つ5MBまで、ページの履歴をさかのぼれるのは7日間、組織の外の人を招く外部ゲストは10人までです。

無料で始めるならどちらが広いか

1人で使うなら、どちらの無料プランでもかなりのことができます。チームで使う場合は、性格の違いがはっきり出ます。ClickUp の無料プランはメンバーの数に上限がない一方、ファイルの容量が小さく、添付の多い仕事ではすぐに足りなくなります。Notion の無料プランは、2人以上で使うとブロックの上限に当たりやすく、チームで本格的に使うならプラス以上を考えることになります。

5人のチームが1年間使う場合で試算してみます。ClickUp の Unlimited を年払いで契約すると、1人あたり月額7ドルで、5人の1年間では420ドルです。Notion のプラスを年払いで契約すると、1メンバーあたり月額1,650円で、5人の1年間では99,000円（消費税別）です。ドル建ての料金は為替で円の負担が変わるので、予算を組むときは支払いの時点の為替も見ておく必要があります。

タスク管理で使うときの違い

料金の次に気になるのが、日々のタスク管理での使い勝手です。採用の進み具合を管理する場面を例に、違いを見ていきます。

採用の進み具合を管理する例

中途採用で、応募者ごとに「書類選考」「一次面接」「最終面接」「内定」「見送り」のどこにいるかを追い、面接の日程と担当の面接官を管理したいとします。

ClickUp では、応募者を1件ずつタスクとして登録し、状況の列に選考の段階を設定します。カンバンで表示すれば、選考の段階ごとに応募者が並び、面接が終わったらカードを次の列へ動かすだけで進み具合が更新されます。面接の日程は期限として登録し、カレンダーで表示すれば、今週の面接の予定が一覧になります。

Notion では、まず応募者のデータベースを作り、「選考の段階」「面接日」「面接官」「応募経路」といった項目を自分で設計します。設計が済めば、カンバンでもカレンダーでも表示できます。応募者ごとのページに、面接の記録や評価のコメントを文書として残しやすいのが Notion の強みです。面接官が書いた評価を、次の面接官が読み返すような使い方には向いています。

どちらでも同じことはできますが、最初に整えるまでの手間が違います。ClickUp は型が用意されているので、すぐに使い始められます。Notion は設計の自由が大きい代わりに、最初にデータベースを組み立てる時間が必要です。採用担当が1人で、すぐに回し始めたいなら ClickUp、面接の記録を蓄積して評価の質を上げたいなら Notion、という分け方が考えられます。

期限と遅れの見つけやすさ

締め切りが重なる仕事では、遅れに早く気づけるかどうかが大事です。ClickUp はガントの表示で、タスクの期間と今日の位置を並べて見られます。Notion にも日付の範囲を横に並べるタイムラインの表示があり、データベースに日付の項目を持たせれば使えます。どちらも遅れを見つける手段はありますが、ClickUp は期限管理を中心に作られているため、遅れの通知や依存関係（あるタスクが終わらないと次が始められない関係）の扱いに手間がかかりません。

文書と知識の残しやすさ

一方、手順書、議事録、採用の基準といった文書を残すなら、Notion が得意です。見出し、表、チェックリスト、画像を自由に組み合わせてページを作れ、ページどうしをリンクでつなげて社内の知識の保管場所を作れます。面接官向けの「評価の観点」のページを作り、応募者のデータベースからリンクしておけば、面接官ごとの評価のぶれを減らせます。

組織の規模ごとの選び方

同じ道具でも、組織の規模によって合う合わないが変わります。採用の支援で多くの会社の仕事の回し方を見てきた経験から、規模ごとの傾向を整理します。

大手企業の場合

大手企業では、道具そのものより、情報の管理とアクセスの権限の設計が重くなります。誰がどの情報を見られるかを細かく決め、シングルサインオン（会社のアカウント1つで複数の道具に入れる仕組み）に対応しているかを確かめる必要があります。ClickUp も Notion も、上位のプランでこうした管理の機能を用意しています。大手では、部署ごとに好きな道具を入れるより、情報システム部門が決めた道具に合わせることが多いので、まずは社内で使える道具を確かめるのが先です。

中小企業の場合

中小企業では、使い始めの手軽さと、費用の分かりやすさが大事です。専任の管理者がいないことが多いので、設計に時間がかかる道具は定着しにくくなります。タスクの期限と担当の管理が目的なら、型が用意されている ClickUp のほうが始めやすいでしょう。社内の手順書や決まりを整えたいなら Notion が向いています。ClickUp の料金はドル建てなので、円建てで予算を組みたい会社は、この点も判断材料に加えておきます。

スタートアップの場合

スタートアップでは、仕事のやり方そのものが頻繁に変わります。決まった型に合わせるより、自分たちで形を作り替えられる柔軟さが役に立つことが多く、Notion の自由さが生きます。一方で、開発の進み具合を細かく追うなら、スプリント（1〜2週間の短い区切りで仕事を回すやり方）の管理を持つ ClickUp も候補になります。人数が少ないうちは無料プランで試し、人数が増えた段階で有料プランを検討するのが現実的です。

組織の規模	重くなりやすい判断の軸	合いやすい傾向
大手企業	権限の管理、社内の決まり	社内で使える道具に合わせる
中小企業	始めやすさ、費用の分かりやすさ	期限管理なら ClickUp、文書なら Notion
スタートアップ	やり方の変化への強さ	自由に組み立てるなら Notion

併用するときの連携の方法

実際の現場では、ClickUp と Notion のどちらか一方に決めず、タスクの管理は ClickUp、文書と知識は Notion、と使い分けることも少なくありません。併用するなら、両者をつなぐ方法を知っておくと行き来が楽になります。

Notion の公式サイトでは、ClickUp との連携について次のように説明しています。

Paste any ClickUp link into Notion, then select Paste as preview. You can also type /clickup in any Notion page and a menu will appear, allowing you to paste links directly 出典: notion.com

日本語にすると、「ClickUp のリンクを Notion に貼り付け、『プレビューとして貼り付け』を選ぶ。または Notion のページで /clickup と入力するとメニューが表示され、リンクを直接貼り付けられる」という意味です。この連携を使うと、Notion のページの中に ClickUp のタスクの最新の状態を表示できます。初めて使うときは、連携の許可を求める画面が出るので、案内に従って許可します。

併用で気をつけたいのは、同じ情報を2か所に書かないことです。タスクの期限や状況は ClickUp だけに書き、Notion にはリンクを貼るだけにします。両方に書くと、片方だけが更新されて食い違いが起き、どちらが正しいのか分からなくなります。「動くものは ClickUp、残すものは Notion」と決めておくと、迷いが減ります。

ただし、2つの道具を使うと、費用も覚えることも2つ分になります。メンバーが少ないチームでは、併用の手間が利点を上回ることもあります。併用を始める前に、片方の道具だけで足りないのは何かを書き出し、それが本当に2つ目の道具でしか解決できないのかを確かめておきましょう。

AIの機能の扱いの違い

ここ数年で、どちらの道具もAIの機能を前面に出すようになりました。選ぶときは、AIの機能がどのプランに含まれるかを確かめておく必要があります。

Notion の公式の料金ページによると、フリーとプラスのプランで使えるのは、文書の生成やデータベースの自動入力などを試せる体験版のAIの機能です。ビジネスのプランになると、Notion、つないだアプリ、ウェブの情報を使って複数の手順の作業を進める「Notionエージェント」や、会議の議事録とその後のやることの整理を自動で行う「AIミーティングノート」が含まれます。決まった作業を自動で続けるAIエージェントは、無料で試したあと、1,000クレジットあたり10ドルの料金がかかると書かれています。

ClickUp も上位のプランでAIを使った機能や自動化の回数の枠を用意しています。公式の料金ページによると、Business のプランでは自動化が1か月あたり5,000回まで使えるとされています。自動化とは、「状況が完了になったら担当者に知らせる」のような決まった動きを、人の手を使わずに実行させる仕組みのことです。

AIの機能は、使えば便利ですが、料金の構造が分かりにくくなりやすいところでもあります。月額の料金に含まれる範囲と、使った量に応じて別にかかる料金を分けて確かめ、チームで1か月にどれくらい使いそうかを見積もってから選ぶと、思わぬ請求を避けられます。

2週間で比べる試し方

ClickUp と Notion のどちらにするか迷ったら、両方の無料プランで2週間ずつ試すのが確実です。比べ方を決めずに触ると、「なんとなく使いやすかった」という印象で決まってしまうので、次の手順で進めます。

試す業務を1つに絞る。採用の進み具合の管理、月次の締めの作業、商品の企画など、チームで実際に回している業務を1つ選びます。
比べる項目を先に書き出す。「新しいタスクを登録するのにかかる時間」「今週の締め切りが一目で分かるか」「メンバーが迷わず更新できたか」など、5つ程度に絞ります。
同じ業務を、同じメンバーで、それぞれの道具で1週間ずつ回す。
終わったら、メンバーに5つの項目を3段階で採点してもらう。
点数と一緒に、料金の見積もりと、移行にかかる手間を並べて判断する。

採用の進み具合の管理で試すなら、実際の応募者の情報を入れる前に、架空の名前の応募者を10人ほど登録して試します。個人の情報を、まだ契約していない道具に入れるのは避けるべきだからです。

試した結果、どちらも決め手に欠けることもあります。そのときは無理にどちらかを選ばず、「今いちばん困っていることを解決できる道具か」という一点で、ほかの候補も含めて見直してください。

情報の管理で確かめておくこと

採用の情報、顧客の情報、社内の決まりといった大事な情報を扱うなら、道具を選ぶ段階で情報の管理の仕組みを確かめておきます。確かめたい点は次のとおりです。

・誰がどの情報を見られるかを、人やグループごとに分けられるか
・社外の人を招くときに、見られる範囲を絞れるか
・誰がいつ何を変えたかの記録が残るか
・退職したメンバーのアクセスをすぐに止められるか
・消してしまった情報を戻せる期間はどれくらいか

Notion の場合、公式の料金ページによると、ページの履歴をさかのぼれる期間は、フリーで7日間、プラスで30日間、ビジネスで90日間、エンタープライズで無制限です。うっかり消した、上書きしてしまった、という事故に備えるなら、この期間は見落とせない差になります。

採用の情報は、応募者の個人の事情に関わる内容を含みます。面接の評価や不採用の理由が、関係のない社員に見えてしまうと、信頼を大きく損ないます。採用のボードやデータベースは、採用に関わる人だけが見られる場所に分けて作るのが基本です。

採用の現場から見えた、道具が定着するチームの特徴

採用代行の仕事で多くの会社の採用チームと関わっていると、同じ道具を入れても、定着するチームとしないチームがはっきり分かれます。定着するチームには、いくつかの共通点があります。

1つ目は、道具の「持ち主」が決まっていることです。ボードの列の名前を変える、使わなくなった項目を消す、といった手入れを誰がするかが決まっているチームでは、道具が古びません。持ち主がいないと、誰も手を入れないまま項目が増え続け、やがて誰も見なくなります。

2つ目は、会議で道具の画面を開くことです。週に1回の採用の定例会議で、カンバンのボードを画面に映しながら話すチームでは、ボードの情報が常に新しく保たれます。会議の前に更新しないと話が進まないからです。逆に、会議は口頭で済ませ、道具は各自が気が向いたときに見るチームでは、更新が止まりがちです。

3つ目は、完璧を目指さないことです。最初から全部の項目を埋めようとせず、「選考の段階と次の面接日だけは必ず入れる」と最低限の決まりにとどめたチームのほうが、長く使い続けています。道具の良し悪しより、使い方の決まりの軽さのほうが、定着を大きく左右します。

社外の人と一緒に使うときの違い

採用代行の会社、制作会社、業務委託のメンバーなど、社外の人と一緒にタスクを進める場面は少なくありません。社外の人を招くときの扱いも、両者で違いがあります。

Notion では、組織の外の協力者を「ゲスト」として招けます。公式の料金ページによると、外部ゲストはフリーのプランで10人まで、プラス以上のプランでは無制限です。ゲストは招かれたページだけを見たり編集したりできるので、採用代行の会社に応募者の一覧だけを共有し、社内の決まりのページは見せない、といった分け方ができます。

ClickUp では、公式の料金ページによると、権限を細かく決めたゲストの招待は有料の Unlimited のプランから使えます。無料のプランのまま社外の人と本格的に共同作業をするのは難しいので、外部のメンバーが多い仕事では、最初から有料のプランを前提に費用を見積もっておく必要があります。

どちらの道具でも、社外の人を招いたら、仕事が終わった時点で必ずアクセスを外す決まりを作っておきます。契約が終わった業務委託のメンバーが、いつまでも応募者の情報を見られる状態は避けなければなりません。招いた日と外す予定の日を、チームの手順書に記録しておくと、外し忘れを防げます。

移動中やオフラインでの使い勝手

外出の多い営業や、面接のために会社を移動する採用担当にとっては、スマートフォンで使えるかどうかも大事な判断材料です。ClickUp も Notion も、スマートフォン向けのアプリを用意していて、移動中にタスクを確かめたり更新したりできます。

電波の届かない場所での使い勝手には差があります。Notion の公式の料金ページによると、デスクトップとモバイルのアプリでオフラインのまま使う機能があり、ダウンロードしておくページを選べます。有料のプランでは、最近開いたページやお気に入りが自動でダウンロードされます。地下や移動中の新幹線で手順書を読み返す使い方なら、この機能が役に立ちます。

一方で、オフラインで編集した内容が、つながったときにほかの人の編集と食い違うこともあり得ます。複数の人が同時に更新するタスクの一覧は、オフラインで書き換えず、つながる場所で更新する決まりにしておくと安心です。

乗り換えで失敗しやすい点

ClickUp と Notion のどちらかへ乗り換えるとき、あるいは別の道具から移るときに起きやすい失敗を整理します。

全部を一度に移そうとする

過去のタスクや文書を全部移そうとすると、移行の作業だけで何週間もかかり、その間は古い道具と新しい道具の両方を見ることになります。進行中のものだけを先に移し、終わったものは古い道具に残しておくほうが、早く新しい道具に慣れられます。

使い方の決まりを作らない

道具を入れても、「どの段階でカードを動かすか」「期限は誰が決めるか」といった決まりがないと、人によって使い方がばらばらになります。最初の1か月は、決まりを1枚の文書にまとめ、全員が同じやり方で使う期間にしましょう。

移行の前に今の使い方を書き出さない

道具を移るときに見落とされやすいのが、今の道具でどんな決まりで仕事を回しているかの棚卸しです。「この列にカードがあるときは誰が見る」「期限の前日に誰が声をかける」といった暗黙の決まりは、道具を変えた途端に消えてしまいます。移行の前に、今のボードや一覧を見ながら、列の意味、項目の意味、誰がいつ更新しているかを1枚に書き出しておきましょう。この1枚があれば、新しい道具でも同じ流れを再現でき、移行のあとに「前は回っていたのに」という混乱が起きにくくなります。

機能を使いこなそうとしすぎる

ClickUp も Notion も機能が多く、全部を使おうとすると覚えることが増えすぎます。最初は、タスクの登録、担当と期限の設定、進み具合の更新の3つだけを全員がそろえて使い、慣れてから機能を広げていくのが定着の近道です。

どちらも合わないときの候補

ClickUp と Notion を比べてみて、「ClickUp は機能が多すぎてドル建ての料金も気になる」「Notion はタスク管理を自分で組み立てるのが手間」と感じるチームもあります。カンバンやガントを最初から使え、チームの会話もタスクのそばでできる道具を探している場合の候補が Pinateca です。

公式サイトによると、Pinateca ではカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードを、無料のプランから全部使えます。ボードは作るときに種類を選ぶだけで、担当者、締め切り、ラベル、チェックリストが最初から入っているので、Notion のようにデータベースを設計する手間はかかりません。ワークスペースごとのチャットと、カード単位のコメントが内蔵されていて、タスクの話をタスクのそばで続けられます。Trello からはエクスポートのファイルを読み込むだけで、ボードやカードを移せます。ChatGPT や Claude から話しかけてボードを読み書きする使い方（MCP という仕組み）にも対応しています。

料金は円建てで、5人まで、ボード10個までは無料です。6人目、または11個目のボードからはスタンダードのプランになり、1人あたり月額500円（年払いなら月額400円、税抜）です。採用の進み具合を管理する例でいえば、カンバンのボードに応募者のカードを並べ、面接の日程はカレンダーのボードで確かめ、面接官どうしの相談はチャットで済ませる、という使い方ができます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Pinateca の公式サイトでは、Notion のままがよい場合として、文書やデータベースを自由に組み立てて使いたいチームを挙げています。手順書や社内の知識を書きためることが中心なら Notion、タスクの期限と担当の管理を手軽に始めたいなら Pinateca、という分け方が合います。

採用の場面では、応募の受付そのものをフォームで受けたいこともあります。応募者からのエントリーを受け、1件ずつ担当と選考の段階を付けて追い、応募者への連絡まで同じ画面で送りたい場合は、フォームの Halict も選択肢になります。公式サイトによると、Halict には「応募・選考」のステージのひな形があり、届いた応募ごとに担当者とステージを付けて、同じ画面から応募者へメールを送れます。Halictも、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具選びの経験を仕事にする

ClickUp や Notion のような道具の選定と設定は、外部の人に頼まれることが増えている仕事です。とくに専任の担当者がいない中小企業やスタートアップでは、どの道具を選び、どう設定し、どう社内に定着させるかまでをまとめて任せたいという声があります。

業務の道具をAIと組み合わせて効率化する提案は、いま需要の伸びている分野です。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、AIを使った業務の改善を企業に提案し、導入まで支える仕事の内容と求められる力が紹介されています。道具の連携や自動化を自分で組み立てたい人は、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。

また、Notion で社内の手順書やポータルを見やすく整える仕事は、デザインの力が生きる仕事でもあります。デザイナーの年収・単価相場では、デザインの仕事の働き方ごとの収入の目安を確かめられます。

20年にわたって在宅ワークの市場を見てきた運営者の立場から言えば、道具の導入支援で長く頼られる人は、機能の説明よりも「このチームの仕事の流れなら、ここだけ使えば回る」と絞り込んで渡せる人です。機能の多い道具ほど、使わない機能を決めることに価値があります。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、依頼する側は同じ予算でより丁寧な設計まで頼め、受ける側は手取りが厚くなります。双方に利点のある形で、道具選びの経験を仕事に生かしてみてください。

よくある質問

Q. ClickUpとNotion、タスク管理だけならどちらが向いていますか？

タスクの期限と担当の管理が中心なら、最初から型が用意されている ClickUp のほうが始めやすい傾向があります。Notion でもタスク管理はできますが、データベースを自分で設計する必要があります。手順書や議事録などの文書も一緒に管理したい場合は、Notion の自由さが生きます。

Q. ClickUpとNotionは無料でどこまで使えますか？

ClickUp の無料プランはタスクとメンバーの数に上限がない一方、ファイルの容量は60MB、フォームは1つまでです。Notion の無料プランは1人なら制限がほとんどありませんが、2人以上で使うとブロックに上限がかかり、ファイルは1つ5MBまで、履歴は7日間です。いずれも公式の料金ページで最新の内容を確かめてください。

Q. ClickUpとNotionを併用するときの注意点は何ですか？

同じ情報を2か所に書かないことがいちばん大切です。タスクの期限や状況は ClickUp だけに書き、Notion には ClickUp のリンクを貼ってプレビューで表示する、のように役割を分けます。両方に書くと食い違いが起き、どちらが正しいのか分からなくなります。費用と覚えることが2つ分になる点も考えておきましょう。