授業の出欠管理をエクセルで行う方法｜集計の関数

授業の出欠をエクセルで管理しようとして、表の形をどうするか、遅刻や公欠をどう数えればよいか、出席率を出す関数をどう書けばよいかで手が止まっていないでしょうか。結論から言うと、授業の出欠管理は、最初に出欠の記号を「出席」「欠席」「遅刻」「早退」「公欠」の5つほどに決め、その記号をリストから選ぶ形で記録し、COUNTIF関数とCOUNTIFS関数で記号ごとの回数を数える形にすると、ほとんどの集計が数本の式で済みます。記号を決めずに書き始めると、あとで集計の式がいくらあっても足りなくなります。

この記事では、出欠の記号の決め方、表の2つの形とその選び方、出席率や欠席の回数を出す関数、遅刻を欠席に換算するときの式、欠席が続く人に色を付ける設定、学校の出席簿で求められる決まり、表を共有するときの注意を順に説明します。講師や職員が何人かいて、補講や課題の確認などの作業の担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaを表と組み合わせて使う方法もあります。

授業の出欠管理で、最初に決めておくこと

授業の出欠管理は、学校の授業だけでなく、大学の講義、専門学校や職業訓練の講座、企業の研修、習い事の教室など、さまざまな場面で必要になります。どの場面でも、エクセルで表を作り始める前に、次の3つを決めておくと、表の作り直しを避けられます。

1つ目は、出欠を記録する単位です。1日ごとに記録するのか、授業の1コマごとに記録するのかを決めます。小学校のように、1日の出欠を記録すれば足りる場合もあれば、高校や大学、研修のように、科目や講座ごとに出席を数える必要がある場合もあります。授業の1コマごとに記録しておけば、1日ごとの出欠もあとから集計できますが、記録の手間は増えます。

2つ目は、出欠の区分です。出席と欠席だけでよいのか、遅刻、早退、公欠（学校の行事や公式な大会への参加などで、欠席として扱わない休み）、出席停止（感染症などで登校を控えた休み）まで分けるのかを決めます。区分を細かくするほど記録は正確になりますが、記録する人が迷いやすくなります。

3つ目は、集計の目的です。成績の評価や単位の認定に使うのか、修了の条件を確かめるのか、欠席が続く人に早く気づくために使うのかによって、必要な集計が変わります。たとえば単位の認定に使うなら、科目ごとの欠席の回数を正確に数える必要があります。欠席が続く人に気づくためなら、直近の数回の出欠が分かれば足ります。

この3つを決めたら、記録する人全員に同じ決まりを伝えます。講師によって遅刻の扱いが違う、公欠を欠席として記録する人とそうでない人がいる、といった状態では、集計の結果が信頼できなくなります。

出欠の記号は、5つほどに絞ってリストから選ぶ

出欠の区分を決めたら、それぞれの区分に1文字の記号を決めます。よく使われるのは次のような記号です。

区分	記号	扱いの例
出席	○	授業の始まりから終わりまで出席
欠席	×	授業に出なかった
遅刻	遅	授業の始まりに遅れて出席
早退	早	授業の途中で退出
公欠	公	学校の行事や公式な大会などによる欠席。欠席の回数に数えない

記号は、全角か半角かも含めてそろえておきます。「○」と「〇」（漢数字のゼロ）は見た目がほとんど同じですが、エクセルは別の文字として扱います。記録する人によって違う文字を使うと、COUNTIF関数で数えたときに一部が数えられなくなります。

記号の打ち間違いを防ぐには、エクセルの「データの入力規則」を使って、決めた記号だけをリストから選べるようにします。出欠を書き込む範囲を選び、「データ」タブの「データの入力規則」を開き、「入力値の種類」で「リスト」を選んで、元の値に「○,×,遅,早,公」と書き込みます。こうしておくと、セルを選んだときに記号の一覧が出てきて、そこから選ぶだけで書き込めます。一覧にない文字を打ち込もうとすると、エラーの表示が出て受け付けられません。手順はMicrosoft のサポートページに載っています。

区分は、5つほどに絞るのがおすすめです。区分を10個も作ると、記録する人がどれを選べばよいか迷い、記録のばらつきが増えます。細かい理由（体調不良、家庭の事情など）を残したい場合は、出欠の記号とは別に備考の列を作り、そこに書き込むようにします。

表の形は2つ。名簿型と記録型の選び方

授業の出欠表には、大きく分けて2つの形があります。

1つ目は、名簿型です。A列に番号、B列に氏名を縦に並べ、C列から右に授業の日付（またはコマ）を横に並べて、交わるセルに出欠の記号を書き込みます。紙の出席簿と同じ形なので、見慣れていて分かりやすく、印刷して教室に持っていくこともできます。同じ顔ぶれが決まった日に集まるクラスの授業に向いています。

2つ目は、記録型です。1回の出欠を1行で記録する形で、A列に日付、B列に時限、C列に科目、D列に番号、E列に氏名、F列に出欠の記号、G列に記録した人、H列に備考を並べ、授業のたびに下へ行を追加していきます。受講する人が授業ごとに違う講座や、複数の科目を1つの表で管理したい場合に向いています。

比べる点	名簿型	記録型
見やすさ	1人の出欠を横に一覧できる	1行ずつなので一覧には向かない
記録のしやすさ	授業の列に縦に書き込むだけ	授業のたびに人数分の行を追加する
科目や講座が多いとき	科目ごとにシートが増える	1つの表で全部を管理できる
集計のしやすさ	行ごとの集計は簡単	ピボットテーブルで自由に集計できる

クラス単位の授業で、科目が少ない場合は名簿型、科目や講座が多く、受講する人が授業ごとに変わる場合は記録型を選びます。迷ったときは、記録は記録型で行い、見るための表として名簿型をピボットテーブルで作る、という組み合わせもできます。

名簿型で作る場合は、1か月ごとや1学期ごとにシートを分けると、横に長くなりすぎるのを防げます。シートの名前は「2026年11月」「2学期」のように付けておきます。各シートの左の2列（番号と氏名）は、どのシートでも同じ順番にしておくと、シートをまたいだ集計がしやすくなります。

出席率と欠席の回数を出す関数

出欠の記号がそろっていれば、集計は関数で簡単に出せます。名簿型の表で、2行目の人の出欠がC列からZ列に書き込まれている場合、行の右端に次の式を書きます。

• 出席の回数：=COUNTIF(C2:Z2,"○")
• 欠席の回数：=COUNTIF(C2:Z2,"×")
• 遅刻の回数：=COUNTIF(C2:Z2,"遅")
• 公欠の回数：=COUNTIF(C2:Z2,"公")
• 記録のある授業の回数：=COUNTA(C2:Z2)

COUNTIF関数は、指定した範囲の中で、条件に合うセルの数を数える関数です。使い方はMicrosoft のサポートページで確かめられます。COUNTA関数は、空白でないセルの数を数える関数で、まだ行われていない授業の列が空白のままなら、行われた授業の回数を数えるのに使えます。

出席率は、出席した回数を、出席すべき授業の回数で割って出します。公欠を出席すべき回数から除くかどうかは、決まりによって変わります。公欠を除く場合の式は、次のようになります。

=(COUNTIF(C2:Z2,"○")+COUNTIF(C2:Z2,"遅")+COUNTIF(C2:Z2,"早"))/(COUNTA(C2:Z2)-COUNTIF(C2:Z2,"公"))

遅刻と早退を出席として数える場合は、この式のように出席の回数に加えます。セルの書式を「パーセンテージ」にしておけば、「92%」のように表示されます。授業がまだ1回も行われていないと、割り算の分母が0になってエラーが表示されるので、=IFERROR(式,"") で式を囲んでおくと、エラーの代わりに空白が表示されます。

記録型の表では、COUNTIFS関数を使います。COUNTIFS関数は、複数の条件にすべて合うセルの数を数える関数です。たとえば、別のシートのA列に番号を並べ、B列に =COUNTIFS(出欠記録!D:D,A2,出欠記録!C:C,"英語",出欠記録!F:F,"×") と書くと、その人の英語の欠席の回数が表示されます。科目の名前を別のセルに書いておき、式の中でそのセルを参照するようにすれば、科目を書き換えるだけで別の科目の集計に切り替えられます。

月ごと・学期ごとの集計をピボットテーブルで出す

記録型の表で出欠を記録している場合、月ごとや学期ごと、科目ごとの集計は、ピボットテーブルを使うと関数を書かずに出せます。ピボットテーブルは、表のデータを好きな切り口で並べ替えて集計できるエクセルの機能です。

作り方は次のとおりです。

1. 記録型の表の中のどこかのセルを選ぶ
2. 「挿入」タブの「ピボットテーブル」を選び、新しいシートに作る
3. 右に出てくる一覧から、「氏名」を行に、「出欠」を列に、「出欠」をもう一度値に配置する
4. 値の集計の方法が「個数」になっていることを確かめる

これで、1人ごとに出席、欠席、遅刻、早退、公欠の回数が横に並んだ表ができあがります。「科目」をフィルターに配置すれば、科目を切り替えて集計を見られます。「日付」を列に配置し、月ごとにグループ化すれば、月ごとの出席の回数の推移も見られます。

ピボットテーブルは、元の表に行を追加しても自動では更新されません。新しい記録を追加したら、ピボットテーブルを選んで「更新」を押します。元の表をテーブルに変換しておけば、追加した行も更新のときに集計の範囲に含まれるので、範囲を選び直す手間が省けます。

学期の終わりに成績の評価の資料を作るときも、ピボットテーブルの集計をそのまま使えます。科目ごとの欠席の回数を一覧にし、上限を超えた人がいないかを確かめるのも、数分で済むようになります。

紙の出席簿からエクセルへ移すときの進め方

これまで紙の出席簿で出欠を管理していた教室や講座が、エクセルに移るときは、次の順番で進めると混乱が少なく済みます。

まず、紙の出席簿で使っていた記号と区分を書き出します。紙の時代の記号をそのまま使えば、記録する人が新しい決まりを覚える手間が省けます。ただし、紙では「／」や「レ」のような手書きの記号が使われていることもあるので、エクセルで打ちやすく、数えやすい記号に置き換えます。

次に、移る時期を決めます。学期や月の途中で移ると、紙とエクセルの記録が混ざり、集計のときに両方を見比べる必要が出てきます。学期の始まりや月の始まりなど、区切りのよいところで移るのがおすすめです。

移ってから最初の1か月ほどは、紙の出席簿も並行して使う方法もあります。エクセルの記録に慣れないうちは、書き込みの漏れや間違いが起きやすいからです。1か月の終わりに紙とエクセルの記録を照らし合わせ、食い違いがなければ紙の記録をやめます。

過去の紙の出席簿は、エクセルに書き写す必要はありません。法律や決まりで保存の期間が定められている場合は、紙のまま期間が過ぎるまで保存しておきます。

遅刻を欠席に換算する決まりがあるとき

学校や講座によっては、「遅刻3回で欠席1回とする」のように、遅刻や早退を欠席に換算する決まりがあることがあります。この場合は、INT関数を使って換算した欠席の回数を出します。

遅刻と早退を合わせて3回で欠席1回とする場合は、次の式になります。

=COUNTIF(C2:Z2,"×")+INT((COUNTIF(C2:Z2,"遅")+COUNTIF(C2:Z2,"早"))/3)

INT関数は、小数点以下を切り捨てて整数にする関数です。遅刻と早退が合わせて5回なら、5を3で割った1.66を切り捨てて1回の欠席として数えます。換算の決まりが「遅刻と早退は別々に3回で1回」のように別々の場合は、遅刻と早退をそれぞれINT関数で割ってから足し合わせます。

換算した欠席の回数が上限を超えていないかを確かめたい場合は、IF関数を組み合わせます。たとえば欠席の上限が5回なら、=IF(換算した欠席の回数のセル>5,"上限超え","") と書くと、上限を超えた人の横に「上限超え」と表示されます。

ただし、遅刻の換算や欠席の上限は、学校や講座ごとの決まりによって違います。式を作る前に、学則やシラバス、講座の受講の規約で、遅刻の扱いと欠席の上限がどう決まっているかを確かめておきます。換算の決まりが途中で変わった場合は、どの時点から新しい決まりで数えるかもはっきりさせておく必要があります。

欠席が続く人に、色で気づけるようにする

出欠管理の大切な役割の1つは、欠席が続いている人に早く気づくことです。欠席が増え始めた段階で声をかければ、体調や学習のつまずき、家庭の事情など、欠席の背景にある問題に早めに手を打てます。欠席の回数が上限に近づいてから気づくのでは、本人にとって取り返しがつかない状況になっていることもあります。

エクセルの条件付き書式を使うと、条件に合うセルに自動で色を付けられます。次のような設定がよく使われます。

• 出欠の記号が「×」のセルを赤い背景にする
• 出席率が80%を下回ったセルを黄色の背景にする
• 欠席の回数が上限の半分を超えたセルを赤い文字にする

設定のしかたは、色を付けたい範囲を選び、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」を選んで、条件と色を決めるだけです。出席率のように数字で判断する場合は「指定の値より小さい」、記号で判断する場合は「指定の値に等しい」を選びます。

直近の欠席が続いている人を見つけたい場合は、少し工夫が要ります。たとえば名簿型の表で、直近の3回の授業がX列からZ列にあるとき、=COUNTIF(X2:Z2,"×")=3 という式を条件付き書式の「数式を使用して、書式設定するセルを決定」に設定すると、直近3回とも欠席している人の行に色が付きます。授業が進むたびに範囲をずらす必要はありますが、気にかけるべき人を毎週確かめる仕組みとして役立ちます。

色を付けるだけでなく、誰がいつ声をかけるかも決めておきます。色が付いた人を見つけても、誰も連絡しなければ意味がありません。週に1回、担当の講師が出欠表を確かめ、色が付いた人に連絡する、という決まりを作っておくと、気づいたことが行動につながります。

学校の出席簿で求められる決まり

学校で授業の出欠をエクセルで管理する場合は、法律で決まっている出席簿の決まりも押さえておく必要があります。学校教育法施行規則には、次のように書かれています。

校長（学長を除く。）は、当該学校に在学する児童等について出席簿を作成しなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp（学校教育法施行規則 第25条）

出席簿は、学校に備えておかなければならない表簿の1つで、同じ規則の第28条では、出席簿などの表簿を5年間保存することが定められています。エクセルで出欠を管理する場合も、5年間は記録を消さずに保存しておく必要があります。指導要録の学籍に関する記録のように、20年間の保存が求められる表簿もあるので、出席簿と混同しないよう、保存の期間ごとに保存先を分けておきます。年度ごとにファイルを分け、ファイル名に年度を入れて保存しておくと、あとから過去の記録を探しやすくなります。

公立の学校では、出席簿の様式や記号、出席停止や忌引の扱いが、教育委員会の定める決まりで細かく決められていることが多くあります。学校で使う出欠表をエクセルで作る場合は、自分で記号や区分を決める前に、教育委員会や学校の決まりを確かめ、それに合わせた表を作ります。校務の支援システムを使っている学校では、エクセルの表は授業の中のメモとして使い、正式な記録はシステムに入力する、という分け方をしている場合もあります。

大学の講義では、出席の回数が単位の認定の条件になっていることがあります。条件は大学の学則や科目のシラバスで決められているので、講義の出欠をエクセルで管理する教員は、まずシラバスの記載を確かめ、それに合わせた集計の式を作ります。

研修や習い事の教室で使う場合

学校以外でも、授業の出欠管理が必要な場面はたくさんあります。企業の研修、資格の講座、職業訓練、習い事の教室などです。こうした場面では、出欠管理の目的が学校とは少し違います。

企業の研修では、修了の条件を確かめるために出欠を記録することが多くあります。全体の何割以上に出席した人を修了とする、といった条件がある場合は、出席率の式を作り、条件を満たしたかどうかをIF関数で表示させます。研修が終わったあとに、修了した人の一覧を人事の部署に渡す場合も、出欠表からフィルターで修了した人だけを絞り込めば、そのまま一覧を作れます。

資格の講座や職業訓練では、出席の記録が受講料の支払いや給付の条件に関わることがあります。たとえば国の訓練の制度では、訓練を受けた日数や出席の状況が、給付を受ける条件の1つになっている場合があります。こうした講座では、出欠の記録を正確に残し、受講する人から求められたときに記録を示せるようにしておきます。

習い事の教室では、振替の授業の管理が大きな課題になります。欠席した人が別の日に振替で受講した場合、元の日の記号を「振」にし、振替の日の記号を「○」にする、といった決まりを作っておきます。振替の残りの回数を数えたい場合は、=COUNTIF(範囲,"振")-振替で受講した回数 のような式で、まだ使っていない振替の回数を出せます。月謝の制度によっては、振替の期限も決めておく必要があります。

授業の当日に記録を早く済ませる工夫

出欠の記録は、授業が終わったその日のうちに済ませるのが原則です。あとで一度に書こうとすると、誰が来ていたかの記憶があいまいになり、記録の間違いが増えます。記録を早く済ませるには、次の工夫が役立ちます。

1つ目は、記録の初期値を「出席」にしておく方法です。名簿型の表で、授業の日の列にあらかじめ全員分の「○」を書き込んでおき、欠席や遅刻の人だけを書き換えます。出席の人が多い授業なら、書き換えるのは数人分で済みます。ただし、書き換え忘れがあると欠席の人が出席として記録されてしまうので、授業の始まりに出欠を確かめたあと、その場で書き換える習慣にしておきます。

2つ目は、表の並び順を座席の順にそろえる方法です。教室の座席の順と出欠表の並びが同じなら、教室を見渡しながら上から順に記録できます。席替えをしたときは、出欠表の並び順も同じ日に入れ替えておきます。並び替えは番号の列を基準にすれば、記録がずれることはありません。

3つ目は、タブレットやノートパソコンを授業に持ち込み、その場で記録する方法です。紙に記録してから入力し直す手間がなくなります。機器を教室に持ち込む場合は、授業のあとに忘れずに持ち帰るよう、持ち出しと返却の記録も残しておくと安心です。

表を何人かで使うときの注意

授業の出欠表を、何人かの講師や職員で共有して使う場合は、次の点に気をつけます。

1つ目は、同時に同じファイルを直さないことです。社内の共有の場所に保存したエクセルのファイルを何人かで同時に開くと、あとから保存した人の内容で上書きされてしまうことがあります。Microsoft 365 のクラウドに保存したファイルなら、何人かで同時に書き込めますが、それでも同じセルを同時に書き換えると、どちらかの内容が残らないことがあります。科目ごと、クラスごとにシートを分け、書き込む人を決めておくと、上書きの事故を防げます。

2つ目は、関数のセルを書き換えられないようにすることです。出席率や欠席の回数を出す式のセルを、誤って数字で上書きしてしまうと、集計が正しく出なくなります。関数の入ったセルは、「校閲」タブの「シートの保護」で書き換えられないようにしておきます。保護をかける前に、出欠を書き込む範囲だけは「セルの書式設定」の「保護」で「ロック」を外しておくと、書き込む範囲は自由に入力でき、関数のセルだけが守られます。

3つ目は、個人情報の扱いです。出欠表には、名前や欠席の理由など、個人の情報が含まれます。欠席の理由に体調や家庭の事情が書かれている場合は、特に慎重な扱いが要ります。ファイルにパスワードを設定する、個人のパソコンやUSBメモリに持ち出さない、メールで送らない、といった決まりを作っておきます。

4つ目は、記録した人と日時を残すことです。あとから出欠の記録について問い合わせがあったときに、誰がいつ記録したかが分かれば、確かめるのが簡単になります。記録型の表なら記録した人の列を作り、名簿型の表なら、シートの上にその日の記録を担当した人の名前を書いておきます。

出欠の状況を本人や保護者に伝える

出欠の記録は、管理する側が確かめるためだけのものではありません。本人や保護者に出欠の状況を伝えることで、欠席が増えるのを防ぐ効果もあります。自分の欠席の回数が上限に近づいていることを知らないまま、気づいたときには単位や修了の条件を満たせなくなっていた、という事態は、本人にとっても運営する側にとっても避けたいものです。

伝え方の1つは、学期の途中で一度、1人ごとの出欠の状況を知らせる方法です。出欠表から1人分の行を取り出し、出席の回数、欠席の回数、遅刻の回数、出席率、欠席の上限までの残りの回数を書いた知らせを作ります。新しいシートに番号を書くセルを作り、その番号から出欠表の数字を関数で引いてくるようにしておけば、番号を書き換えるだけで1人ごとの知らせが作れます。

もう1つは、欠席の回数が一定の数を超えた人にだけ、個別に知らせる方法です。たとえば欠席の上限の半分を超えた時点で、担当の講師から本人に声をかけ、必要なら保護者にも連絡します。条件付き書式で色が付いた人を一覧にし、知らせた日と知らせた人を備考に書いておくと、誰にいつ伝えたかがあとから確かめられます。

知らせを送るときは、ほかの人の名前や出欠の記録が載っていないかを必ず確かめます。1人分の知らせを作るつもりで、表全体を印刷してしまったり、別の人の知らせを送ってしまったりすることがないよう、送る前に番号と氏名を照らし合わせます。

補講や課題の確認を何人かで分担するときの進め方

出欠管理をしていると、欠席した人への補講の調整、課題の提出の確認、保護者や本人への連絡、といった作業が発生します。講師や職員が何人かいると、こうした作業を誰が担当し、いつまでにどこまで進んだかがあいまいになりがちです。エクセルの出欠表は出欠を記録するのには向いていますが、作業の担当と期限と進み具合を追いかけるのには向いていません。

こうした場面では、出欠の記録はエクセルで管理したまま、作業だけをカードで管理するプロジェクト管理の道具に移す方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、ガントチャート、リスト、時間割など8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当や期限に加えて、「科目」「対象のクラス」のような項目を自由に追加できます。カードごとのコメントで、講師どうしのやりとりを残すこともできます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜。年払いなら月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

たとえば「補講の調整」のボードを作り、「調整前」「日程決定」「補講済み」「記録済み」の4つの列を並べて、補講が必要な人1人をカード1枚にして担当の講師を割り当てます。カードには名前ではなく出欠表の番号を書いておけば、ボードに個人の情報を多く書き込まずに済みます。出欠の記録はエクセルに、補講の進み具合はボードに、と役割を分けると、どちらの管理も簡単なまま保てます。

授業の運営を支える事務の仕事は、在宅でも受けられる

出欠表の仕組みを作る、関数や条件付き書式を組む、出欠の集計を毎月報告する、といった仕事は、事務の担当が少ない学習塾や教室、研修を行う会社から、外部の人に頼まれることの多い仕事です。表の作成や集計はパソコンがあればできるので、在宅で受けやすい仕事の1つでもあります。

在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、こうした事務の仕事で長く頼まれ続ける人は、頼まれた表を作るだけでなく、「遅刻の換算の決まりが講師によって違うようです」「この条件付き書式を加えると欠席の続く人に早く気づけます」と、運営の仕組みそのものを良くする提案をしている人です。発注する側にとっては、作業の手を借りる以上に、授業の運営の手間が減ることのほうが価値が大きいからです。

授業や研修の運営の手間を減らす仕組みを提案する立場で関わりたい人には、AIコンサル・業務活用支援のお仕事のような仕事があります。表の仕組みから一歩進めて、出欠を記録する道具そのものを作れる人には、アプリケーション開発のお仕事として、教育や研修の分野の道具の開発に関わる道もあります。教材や掲示物の見た目を整える仕事に関心がある人は、デザイナーの年収・単価相場で相場を確かめておくと、仕事を受けるときの目安になります。

教育の現場の仕組みを調べて改善する立場で関わりたい人には、研究者の年収・単価相場も参考になります。出欠のデータと学習の成果の関係を調べるといった研究は、教育の分野でも行われています。研修や講座の運営の一部をオンラインに移すことを考えている会社には、国の支援の動きも参考になります。テレワーク 助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の種類と申請の流れを整理しています。

よくある質問

Q. 出席率を出す関数はどう書けばよいですか？

出席の記号を数えるCOUNTIF関数を、記録のある授業の回数を数えるCOUNTA関数で割ります。たとえば出欠がC列からZ列にあるなら、=COUNTIF(C2:Z2,"○")/COUNTA(C2:Z2) です。遅刻や早退を出席として数える場合はその回数も足し、公欠を除く場合は分母から公欠の回数を引きます。書式をパーセンテージにすると見やすくなります。

Q. 「○」で数えているのに集計が合わないのはなぜですか？

記号の文字が違っている可能性があります。「○」（記号の丸）と「〇」（漢数字のゼロ）は見た目がほぼ同じですが、エクセルは別の文字として扱います。入力規則で記号をリストから選ぶ形にしておけば、こうした違いを防げます。すでに混ざっている場合は、検索と置換で1つの文字にそろえ直します。

Q. 遅刻3回で欠席1回とする場合はどう数えますか？

INT関数で遅刻の回数を3で割り、小数点以下を切り捨てて欠席の回数に加えます。たとえば =COUNTIF(C2:Z2,"×")+INT(COUNTIF(C2:Z2,"遅")/3) と書くと、欠席の回数に換算した遅刻の分を加えた数が表示されます。換算の決まりは学校や講座ごとに違うので、式を作る前に学則や規約で確かめます。

Q. 学校の出席簿をエクセルで作ってもよいですか？

学校教育法施行規則では、校長が出席簿を作ることと、5年間保存することが決まっています。様式や記号は教育委員会や学校の決まりで定められていることが多いので、エクセルで作る場合もその決まりに合わせます。校務の支援システムを使っている学校では、正式な記録はシステムで行い、エクセルは補助として使うのが一般的です。