承認フローの作り方｜社内の決裁を早く回す決め方

承認フローを決めておかないと、申請した書類が誰のところで止まっているのか分からない、急ぎの案件ほど決裁が遅れる、担当者が休むと手続きが止まる、といったことが起こります。逆に、承認フローの作り方の基本を押さえて決め直すだけで、社内の決裁は目に見えて早く回るようになります。

結論から書くと、承認フローを作るときは、ツールを選ぶ前に「何を、いくらから、誰が承認するか」を表に整理し、承認者の数を必要な人だけに絞り、止まったときの代わりの手順まで決めておくことが要です。この記事では、承認フローと承認ルートの違い、基本の型、決め方の手順、よくある遅れの原因と直し方、紙と電子の運用を順に整理します。申請の進み具合をチームで共有したい場面では、ボードで担当と期限を見える形にするプロジェクト管理ツールのPinatecaを組み合わせる方法にも触れます。

承認フローとは何か

承認フローとは、社内で申請された内容について、誰が、どの順番で確認し、承認するかを決めた手続きの流れのことです。経費の精算、備品の購入、稟議、休暇の申請、契約の締結、見積もりの提出など、会社の中では多くの手続きが承認を経て進みます。

承認フローと承認ルートの違い

似た言葉に「承認ルート」があります。一般には、承認フローが申請から決裁までの手続き全体の流れを指すのに対し、承認ルートはその中で書類が回る経路、つまり誰の手を順に通るかを指す言葉として使い分けられています。ワークフローの仕組みを提供する会社の解説でも、ツールを探す前にこの2つの違いを理解し、自社の決まりがどの型に当てはまるかを整理することが欠かせないと書かれています。

社内で稟議書や申請書を回すとき、「金額によってハンコをもらう相手が変わる」「複数の部門長から同時にOKをもらう必要がある」など、社内ルールが複雑でお困りではありませんか？複雑な規程をシステム化する際、いきなりツールを探すと「自社に合わない」と失敗しがちです。スムーズにシステムに移行するには、まず承認フローと承認ルートの違いを正しく理解し、自社のルールがどの「型」に当てはまるかを整理することが不可欠です。 出典: gluegent.com

承認と決裁の違い

「承認」と「決裁」も混同されやすい言葉です。承認は、申請の内容を確かめて、よいと認めることです。決裁は、権限を持つ人が最終的に可否を決めることです。たとえば部長の承認を経て社長が決裁する、という流れでは、部長は承認者、社長は決裁者になります。承認フローを作るときは、途中で確認する人と、最終的に決める人を分けて考えると整理しやすくなります。

稟議との関係

稟議とは、担当者が作った案を、関係する人に回して承認を得る日本の会社で広く使われている手続きのことです。稟議書は承認フローに乗って回る代表的な書類の1つです。稟議の決まりがある会社では、稟議の対象となる金額や内容、回す相手を社内規程で定めていることが多く、承認フローを見直すときはまずその規程を読み直すところから始めます。規程と実際の運用がずれていることも多いので、規程と一緒に、最近の稟議書を数件読んで実際の回り方を確かめます。

承認フローを決めないと起きること

承認フローがあいまいな職場では、次のようなことが起こりがちです。

• 申請した人が、誰に出せばよいか毎回迷い、上司に聞く手間が生まれる
• 同じ内容でも、人によって回す相手が違い、確認の漏れや重複が起きる
• 書類がどこで止まっているか分からず、催促の連絡が増える
• 承認者が出張や休暇で不在になると、手続きがまるごと止まる
• 金額の小さい申請まで役員の決裁を待ち、急ぎの購入や発注が遅れる

こうした遅れは、社内だけの問題にとどまりません。取引先への回答や発注が遅れれば、商談の機会を逃したり、納期に間に合わなかったりと、外への影響も出てきます。どれも、承認フローの決め方を整理すれば防げることです。特に、誰が承認するかが金額や内容で明確になっていないと、念のために上の人にも回す、という判断が重なり、承認者の数が増えて決裁が遅くなります。

承認フローの基本の型

承認の経路には、いくつかの基本の型があります。自社の手続きをこの型に当てはめてみると、整理が進みます。

型	回り方	向いている場面
直列型	1人ずつ順番に回る	担当者、課長、部長と段階を踏んで確かめる一般的な申請
合議型	複数の人に同時に回り、全員の承認がそろったら次へ進む	複数の部門に関わる案件、法務や経理の確認が同時に要る案件
一部の承認で進む型	複数の人に同時に回り、決めた数の承認がそろったら次へ進む	委員会での判断など、全員の同意までは要らない案件
条件分岐型	金額や内容などの条件で、回る相手が変わる	金額によって決裁者が変わる購入や契約

直列型

最も基本となる一本道の型です。担当者が申請し、課長、部長、役員と順に承認していきます。分かりやすい一方で、承認者が多いほど時間がかかり、1人でも止まると先に進みません。直列型を使うときは、本当にその全員の確認が必要かを見直すことが大切です。

合議型

関係する複数の人に同時に書類を回し、全員の承認がそろった時点で次に進む型です。前述の解説でも、順番どおりに回すのではなく、関係する複数の人に同時に見てもらう形で、並行して確認できるため回覧の速さが上がると説明されています。たとえば、新しい取引先との契約で、営業部長と法務担当と経理担当の確認が要る場合、3人に同時に回せば、順番に回すより早く終わります。

条件分岐型

申請の金額や内容によって、回る相手を変える型です。たとえば、10万円未満の購入は課長の承認で決裁、10万円以上50万円未満は部長、50万円以上は役員、というように決めます。金額の基準は会社ごとに違うので、この数字はあくまで例です。条件分岐型を使うと、小さな申請は早く決まり、大きな申請には十分な確認の目が入ります。

承認フローの作り方の手順

承認フローを作る、または見直すときの手順を順に見ていきます。

手順1：申請の種類を書き出す

最初に、社内でどんな申請があるかを書き出します。経費の精算、出張の申請、備品の購入、外部への発注、契約の締結、見積もりの提出、休暇の申請、採用の申請などです。部署ごとに独自の申請がある場合も、漏れなく拾います。書き出すと、似た申請が別々の様式になっていたり、同じ申請なのに部署によって回し方が違ったりすることが見えてきます。書き出すときは、申請の名前だけでなく、1か月にどのくらいの件数があるかも添えておくと、件数の多い申請から優先して見直せます。

手順2：誰が何を確かめるのかを決める

申請の種類ごとに、確かめるべきことを決めます。たとえば経費の精算なら「業務に必要な支出か」「金額と領収書が合っているか」「会社の決まりに沿っているか」です。そのうえで、それぞれの確認を誰が担うかを決めます。業務に必要かどうかは上司、金額と領収書の照合は経理、というように役割を分けると、1人がすべてを確かめる負担が減り、確認の漏れも防げます。

手順3：金額と内容で承認者を決める

申請の種類ごとに、金額や内容によって誰が決裁するかを決めます。ここで役立つのが、会社の職務権限規程です。職務権限規程とは、役職ごとにどの範囲の判断をしてよいかを定めた社内の決まりのことです。規程がない会社では、まず主な申請について金額の基準と決裁者を表にまとめるところから始めます。

申請の種類	金額や内容の条件	承認者	決裁者
備品の購入	10万円未満	なし	課長
備品の購入	10万円以上	課長	部長
外部への発注	継続の取引先	課長	部長
外部への発注	新規の取引先	課長、経理	部長
契約の締結	定型の契約書	部長	部長
契約の締結	定型以外の契約書	部長、法務	役員

この表の金額や役職は例です。自社の規模や業務に合わせて決めます。表にすると、承認者の数が多すぎる申請や、条件があいまいな申請が一目で分かります。

手順4：承認者の数を絞る

承認フローが遅くなる最大の原因は、承認者の数が多いことです。「念のため」「知らせておきたい」という理由で承認者に加えている人がいないかを確かめます。内容を知っておいてほしいだけの人は、承認者ではなく、結果を知らせる相手（回覧先）にします。承認が必要な人と、知らせるだけの人を分けるだけで、承認の段数は減ります。

手順5：差し戻しと代理の手順を決める

承認フローでは、うまくいかなかったときの手順も決めておきます。

• 差し戻し：内容に不備があったとき、誰に、どこまで戻すか。最初の申請者に戻すのか、1つ前の承認者に戻すのか
• 代理承認：承認者が不在のとき、誰が代わりに承認できるか
• 期限：承認者が何日以内に判断するか、期限を過ぎたらどうするか

特に代理承認は、決めていない職場が多い部分です。承認者が1週間の出張に出ると、その間すべての申請が止まる、ということが起こります。役職ごとに代理の人を決めておき、不在のときは代理の人が判断できるようにします。代理の人が判断できる範囲も決めておきます。たとえば、通常の金額の基準の範囲内なら代理の人が決裁してよいが、それを超える申請は承認者の帰りを待つか、さらに上の役職者が判断する、というように決めます。期限についても、「承認者は3営業日以内に判断する。期限を過ぎた申請は、申請者が上司に相談する」のように、止まったときに誰が動くかまで書いておくと、申請が放置されることを防げます。

手順6：書面にして全員に知らせる

決めた承認フローは、申請の種類ごとの表と、差し戻しや代理の手順をまとめた文書にして、社内の誰もが見られる場所に保存します。新しく入った人にも分かるように、申請の出し方の例も添えておくと、問い合わせが減ります。

申請書の様式に入れる項目

承認フローが速く回るかどうかは、申請書の様式でかなり決まります。承認者が判断に必要な情報が最初からそろっていれば、問い合わせや差し戻しが減るからです。申請の種類にかかわらず、次の項目を入れておくと判断しやすくなります。

項目	書く内容	承認者が確かめること
申請日と申請者	日付、名前、所属	誰の申請か
件名	何の申請かを一言で	申請の種類と承認の経路
目的と理由	なぜ必要か、やらないとどうなるか	業務に必要か
内容と金額	何を、いくつ、いくらで	金額の基準と決裁者
比べた案	ほかの候補と、選んだ理由	妥当な選び方か
期限	いつまでに決裁が要るか	判断の優先順位
添付	見積書、カタログ、契約書の案	内容の裏付け

記入の例

たとえば備品の購入の申請なら、次のように書きます。

• 件名：営業部のノートパソコン1台の購入
• 目的と理由：4月に入社する社員用。現在の予備機は動作が遅く、顧客先での説明に支障がある
• 内容と金額：ノートパソコン1台、税込18万円
• 比べた案：同じ性能の2社の見積もりを比べ、保守の条件がよいほうを選んだ
• 期限：3月20日までに決裁が要る（納品に2週間かかるため）

目的と理由、比べた案、期限の3つが書かれていると、承認者は追加の質問をせずに判断できます。様式に記入の例を添えておくと、初めて申請する人も迷わずに書けます。

決裁が遅れる原因と直し方

承認フローを決めても、決裁が遅れることはあります。よくある原因と直し方を見ていきます。

承認者が申請に気づいていない

紙の申請書が机の上に埋もれている、メールで届いた申請がほかのメールに紛れている、ということはよくあります。承認待ちの申請を一覧で見られるようにする、決まった時間に申請を確かめる習慣をつける、といった工夫で、気づかないまま止まることを減らせます。

申請の内容が足りず、差し戻しが多い

申請に必要な情報がそろっていないと、承認者は確かめるために問い合わせをしたり、差し戻したりします。申請の様式に、必要な項目と記入の例を入れておくと、差し戻しが減ります。差し戻しの理由を記録しておき、多い理由を様式の改善に生かすのも効果的です。

承認の基準があいまい

同じ内容の申請でも、承認者によって判断の基準が違うと、申請する側は通るかどうかが読めず、事前の相談や根回しに時間がかかります。よく出る申請については、承認の基準を文書にしておくと、申請する側も承認する側も迷いが減ります。

承認の段数が多い

承認者が5人も6人もいる申請は、1人あたりの判断が早くても、全体では時間がかかります。前の手順で書いたとおり、承認者と回覧先を分け、承認が必要な人だけに絞ります。合議型にできる部分は、順番に回すのではなく同時に回すように変えます。

急ぎの申請の扱いが決まっていない

急ぎの申請も通常の申請と同じ流れで回すと、間に合わないことがあります。急ぎの申請は、申請の様式に急ぎであることと理由を書く欄を設け、承認者に直接連絡する手順を決めておきます。ただし、急ぎの扱いが増えすぎると通常の流れが形だけになるので、急ぎとして扱う条件も決めておきます。

承認フロー図の書き方

決めた承認フローは、文章だけでなく図にしておくと、誰が見ても流れが分かります。図にするときの基本は次のとおりです。

1. 左から右（または上から下）に、時間の流れに沿って並べる
2. 1つの箱に1つの役割（申請者、課長、経理、部長など）を書く
3. 箱と箱を矢印でつなぎ、矢印の横に条件（10万円以上など）を書く
4. 差し戻しの矢印は、通常の流れと色や線の種類を変えて書く
5. 最後に「決裁」「回覧」「保存」の終わり方を書く

図は、申請の種類ごとに1枚にします。1枚にすべての申請を詰め込むと、かえって分かりにくくなります。よく使う申請から順に3枚から5枚ほど作り、申請の手引きの最初のページに入れておくと、新しく入った人にも伝わります。

図にすると見えること

図にしてみると、同じ人のところに2度回っている、承認者の後に回覧先が承認者の前にも入っている、差し戻しの戻り先が決まっていない、といった問題が見つかることがよくあります。図は説明のための資料であると同時に、承認フローの点検の道具にもなります。

申請の種類ごとの承認フローの例

よく使う申請について、承認フローの例を挙げます。自社の決まりを作るときの下書きとして使えます。

経費の精算

1. 申請者が、領収書を添えて精算を申請する
2. 上司が、業務に必要な支出かを確かめて承認する
3. 経理が、金額と領収書が合っているか、会社の決まりに沿っているかを確かめる
4. 経理の確認が終わったら、支払いの手続きに進む

経費の精算は件数が多いため、承認者を上司と経理の2人に絞り、金額の基準を超えるものだけ部長の承認を加える、という形にすると速く回ります。

出張の申請

1. 申請者が、目的、行き先、日程、見込みの費用を書いて申請する
2. 上司が、業務に必要かを確かめて決裁する
3. 出張から戻ったら、経費の精算の流れで実費を精算する

出張の申請は事前に決裁を得るもので、精算は事後の手続きです。2つを分けておくと、出張前の判断と、出張後の金額の確認がそれぞれ明確になります。

休暇の申請

1. 申請者が、休む日と種類を申請する
2. 上司が、業務の調整ができるかを確かめて承認する

休暇の申請は、承認の段数を増やさないことが大切です。年次有給休暇は、法律で働く人に認められた権利なので、承認フローは業務の調整のための手続きと考え、取りにくくする仕組みにしないよう注意します。休暇の扱いの細かな点は、就業規則と労働基準監督署などの案内で確かめます。

外部への発注

1. 申請者が、発注先、内容、金額、納期、比べた候補を書いて申請する
2. 上司が、業務に必要かと発注先の妥当さを確かめて承認する
3. 新しい取引先の場合は、経理が取引の条件を確かめる
4. 金額の基準に応じた決裁者が決裁する
5. 決裁後に、発注書や契約書を相手に送る

外部への発注では、決裁の前に相手に発注を約束してしまうと、承認フローが形だけになります。決裁が下りるまでは「社内で確認中」と相手に伝え、決裁後に正式に発注する順番を守ります。

承認する側が気をつけること

承認フローを速く回すには、承認する側の心がけも欠かせません。

• 届いた申請は、決まった時間に確かめ、期限内に判断する
• 差し戻すときは、何が足りないか、どう直せばよいかを具体的に書く
• 判断に迷う申請は、そのまま止めずに、申請者に質問するか、上の承認者に相談する
• 不在になる予定があるときは、代理の人に引き継ぎ、申請者にも知らせる

差し戻しの理由が「内容を見直してください」だけでは、申請者は何を直せばよいか分からず、やり取りが増えます。「見積もりを2社分添付してください」のように具体的に書くと、1回で直ります。

紙と電子の運用

紙で回す場合

紙の申請書を回す運用は、特別な仕組みが要らず、すぐに始められます。一方で、書類がどこにあるか分かりにくい、承認者が不在だと止まる、離れた場所にいる人や在宅で働く人が承認しにくい、という弱みがあります。紙で回す場合は、回覧の順番と日付を書く欄を設け、誰がいつ受け取ったかが分かるようにしておきます。

押印の見直し

紙の承認で押印を求めている会社は多くあります。ただし、押印は法律で一律に必要とされているものではありません。内閣府、法務省、経済産業省がまとめた押印についてのＱ＆Ａでは、契約書の押印について次のように書かれています。

特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。 出典: 内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのＱ＆Ａ」

同じ資料では、契約は当事者の意思が合うことで成立し、書面を作ることや押印は、特別な定めがある場合を除いて契約の成立に必要な条件ではないとも説明されています。この資料は、テレワークの妨げになっていると指摘された民間の押印の慣行を見直すために作られたものです。社内の申請と承認についても、押印をやめて、承認した人と日時が記録に残る方法に切り替える会社が増えています。ただし、法令で書面や押印が求められている手続きもあるので、個別の書類については、所管の窓口や専門家に確かめてから切り替えます。

電子で回す場合

申請と承認を電子で行う仕組みは、一般にワークフローシステムと呼ばれます。申請の様式、承認の経路、条件による分岐、代理承認、承認の記録などを設定でき、承認待ちの申請を一覧で確かめられるものが多くあります。導入を考えるときは、前の手順で作った申請の種類と承認者の表をもとに、自社の決まりをそのまま設定できるかを確かめます。表がないまま導入すると、仕組みに合わせて決まりを曲げることになり、かえって使われなくなります。

経理に関わる書類の保存

請求書や領収書など、経理に関わる書類を電子でやり取りする場合は、電子帳簿保存法の決まりに沿って保存する必要があります。電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電子のデータで保存するときの決まりを定めた法律のことです。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトに、制度の内容や相談の窓口がまとめられています。承認フローを電子に切り替えるときは、承認の記録と一緒に、書類の保存の方法も確かめておきます。

見直しを社内で進める手順

承認フローの見直しは、決まりを変えることなので、関係する人の合意を得ながら進める必要があります。

現状を数字で示す

まず、いまの承認フローでどのくらい時間がかかっているかを確かめます。過去の申請から、申請した日と決裁された日を拾い、申請の種類ごとに平均の日数を出します。差し戻しの回数や、どの承認者のところで日数がかかっているかも分かると、見直しの的が絞れます。「遅い気がする」ではなく「備品の購入の申請は平均で8日かかっている」と示せると、見直しの必要性が伝わりやすくなります。

案を作り、承認者に意見を聞く

次に、申請の種類ごとの表と図をもとに、見直しの案を作ります。承認者から外れる人や、決裁の権限が変わる人には、事前に案を見せて意見を聞きます。承認の権限は責任とも結び付いているため、外れる人が不安を感じることもあります。回覧先として内容は知らせ続けることなど、情報が届かなくなるわけではないことを説明すると、合意を得やすくなります。

試しに運用してから正式に決める

案がまとまったら、一部の申請や一部の部署で1か月ほど試しに運用し、日数と差し戻しの回数を比べます。問題がなければ、社内規程を改め、全員に知らせて正式に切り替えます。職務権限規程などの社内規程を変える場合は、会社で決めている規程の改定の手続きに沿って進めます。

運用を始めたあとの点検

承認フローは、一度決めたら終わりではありません。組織や業務が変わると、合わなくなる部分が出てきます。

定期的に見る数字

• 申請の種類ごとの、申請から決裁までの平均の日数
• 差し戻しの回数と、多い理由
• 代理承認が使われた回数
• 急ぎの扱いになった申請の数

半年に1度ほど、これらの数字を見直します。差し戻しが多い申請は様式を直し、急ぎの扱いが多い申請は、通常の流れが遅すぎないかを確かめます。

組織が変わったときの見直し

部署の統合や新設、役職の変更があったときは、承認フローの表と図に出てくる役職が今も存在するかを確かめます。いなくなった役職のところで申請が止まる、ということは珍しくありません。組織の変更の手続きの中に、承認フローの見直しを入れておくと、見落としを防げます。

テレワークと承認フロー

在宅で働く人がいる職場では、紙と押印を前提にした承認フローが仕事の妨げになりがちです。承認のためだけに出社する、書類を郵送して承認をもらう、といった手間は、承認フローを電子に切り替えることで減らせます。テレワークを導入する会社が使える制度については、テレワーク 助成金 2026で整理しています。

在宅で働く人が承認者になる場合は、承認の連絡がどこに届くか、スマートフォンからでも内容を確かめられるかも決めておきます。承認の連絡がメールに埋もれないよう、承認待ちの一覧を決まった時間に確かめる習慣をつけると、在宅でも決裁の速さを保てます。

小さな会社やチームの承認フロー

社員が数人から十数人の会社やチームでは、大きな会社のような細かい規程や仕組みは要らないことが多いものです。それでも、次の3つを決めておくだけで、決裁の迷いと遅れは減ります。

1. 誰の判断でお金を使ってよいか（金額の基準）
2. 社外と約束をするとき、誰の確認が要るか（契約、見積もり、発注）
3. 判断する人が不在のとき、誰が代わりに判断するか

この3つを1枚の紙にまとめ、全員が見られる場所に保存しておけば、小さな組織の承認フローとしては十分に機能します。人数が増えてきたら、申請の種類ごとの表に広げていきます。

業務の見直しを外部に頼む場合

承認フローの見直しは、業務の流れ全体の見直しと一緒に行うと効果が大きくなります。社内に詳しい人がいない場合は、業務の改善やシステムの活用を支援する専門家に相談する方法もあります。業務の改善やAIの活用を支援する仕事の内容は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。経営と業務の改善を診断する国家資格としては、中小企業診断士があります。

申請の進み具合をチームで共有したいときの候補

承認フローそのものは、紙の申請書やワークフローシステムで回します。一方で、承認を待っている案件がいくつあるのか、差し戻された案件を誰が直しているのか、といった進み具合を、チームで共有したい場面もあります。たとえば、新しい取引先との契約や大きな購入のように、申請の前後に資料の準備や関係部署への相談が要る案件では、承認の手続きの外側にある作業の分担と期限を見える形にしておくと、全体の遅れを防げます。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、カードごとにコメントを付けたり、カスタムフィールドで項目を追加したりできます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。

たとえば「資料の準備」「申請中」「差し戻し」「決裁済み」の4つの列を作り、案件ごとにカードを作って担当と期限を付ければ、どの案件がどこで止まっているかを1画面で確かめられます。差し戻しの理由はカードのコメントに残しておけば、直す人がすぐに確かめられます。なお、Pinatecaは申請と承認の手続きを行うワークフローの道具ではなく、作業の担当と進み具合を共有するための道具です。承認の記録は、社内で決めた承認の仕組みで残してください。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営者として見てきたこと

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見ると、外部の人に仕事を頼むときに手続きが早い会社は、発注の承認フローが短く、誰が判断するかが決まっている会社です。発注までに何段階もの承認が要る会社では、良い人材が見つかっても、承認を待つ間にその人が別の仕事を引き受けてしまうことがあります。

また、依頼する側と受ける側が直接やり取りする形では、間に入る手数料がない分、同じ予算で頼める範囲が広がり、受ける側の手取りも厚くなります。その分、発注の判断と契約の確認を社内で責任をもって行う必要があります。発注の承認フローに「誰が発注を判断するか」「契約の内容を誰が確かめるか」を明記しておくことは、外部の人と直接取引するときの土台になります。社内の申請を電子で回す仕組みを自社で作りたい場合は、アプリケーション開発のお仕事で紹介しているような開発の専門家に相談する方法もあります。

よくある質問

Q. 承認フローと承認ルートは何が違いますか？

一般には、承認フローが申請から決裁までの手続き全体の流れを指し、承認ルートはその中で書類が誰の手を順に通るかという経路を指す言葉として使い分けられています。承認フローを作るときは、まず申請の種類ごとに承認ルートを整理し、そのうえで差し戻しや代理承認の手順まで決めます。

Q. 承認者は何人くらいにするのがよいですか？

決まった人数はありませんが、承認が必要な人だけに絞るのが基本です。内容を知っておいてほしいだけの人は、承認者ではなく結果を知らせる回覧先にします。複数の部門の確認が要る場合は、順番に回すのではなく同時に回す合議型にすると、承認の段数を増やさずに確認できます。

Q. 承認者が不在のときはどうすればよいですか？

役職ごとに代理で承認できる人を、あらかじめ決めておきます。代理承認の手順がないと、承認者が出張や休暇の間、すべての申請が止まります。代理の人が判断したことを、承認者が戻ってから確かめられるように、誰がいつ代理で承認したかを記録に残しておくと安心です。

Q. 社内の承認で押印は必要ですか？

押印は法律で一律に必要とされているものではありません。内閣府、法務省、経済産業省がまとめた押印についての資料でも、契約は当事者の意思の合致で成立し、押印は特段の定めがある場合を除き必要な要件ではないとされています。ただし法令で書面や押印が求められる手続きもあるので、個別の書類は窓口で確かめます。