年次有給休暇管理簿の書き方｜法律で残す項目と保存期間

2026年6月10日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓年次有給休暇管理簿のフォーマットと書き方を
✓法律で必ず残す3項目（基準日・日数・時季）から説明します
✓Excelでの列の組み方と関数

年次有給休暇管理簿は、働く人ごとに「基準日」「日数」「時季」の3つを残しておけば、決まったフォーマットでなくても法律の求めを満たします。Excelでも、紙の台帳でも、勤怠システムの帳票でも構いません。大切なのは、この3つが1人ずつ確かめられる形になっていることと、決められた期間保存されていることです。

この記事では、管理簿に何を書くのかを法律の言葉から整理したうえで、付与日数の表、Excelでの列の組み方と関数、年5日の取得をどう確かめるか、パートタイムや半日・時間単位の取得の書き方、保存期間とよくある失敗までを順に説明します。人事の担当者が複数いて、取得の声かけや確認の作業を分担する場合は、Pinatecaのようなタスク管理のサービスで担当と期限を共有する方法も後半で紹介します。

年次有給休暇管理簿が必要になった背景

年次有給休暇管理簿は、2019年4月に始まった「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の制度とあわせて、会社に作成が求められるようになった書類です。

それまでの有給休暇は、働く人が自分から「この日に休みたい」と申し出て初めて取れるものでした。ところが、職場への気兼ねや、休みを申し出ることへのためらいから、取得が進まない状態が長く続いていました。そこで労働基準法が改正され、年10日以上の有給休暇が与えられる人については、会社が1年に5日、時季を指定してでも取らせることが義務になりました。

厚生労働省の働き方・休み方改善ポータルサイトは、管理簿の役割を次のように説明しています。

使用者は、この年次有給休暇管理簿を通じて年次有給休暇の取得状況を労働者及びその上司に周知し、取得が進んでいない労働者に対して、上司が業務負担の軽減を図るなど労務管理上の工夫を行うことにより、より多くの年次有給休暇の取得促進に結び付けてもらいたいと思います。出典: work-holiday.mhlw.go.jp（働き方・休み方改善ポータルサイト）

同じページでは、令和3年の有給休暇の取得率が58.3%で、政府が目標とする70%とは差があることにも触れています。つまり管理簿は、帳簿として残すためだけの書類ではなく、誰がどれだけ休めていないかを早めに見つけて、休める段取りを組むための道具として位置づけられています。

年5日の取得をさせなかった場合には、労働基準法で30万円以下の罰金の対象になります。管理簿そのものの作成と保存も、労働基準法施行規則で会社に求められています。小さな会社でも、パートタイムの人が中心の職場でも、年10日以上の有給休暇が発生する人がいれば対象になる点に注意が必要です。

管理簿に必ず残す3つの項目

管理簿に何を書くかは、労働基準法施行規則の第24条の7に書かれています。

使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第五十五条の二及び第五十六条第三項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。出典: laws.e-gov.go.jp（労働基準法施行規則）

言葉が硬いので、3つの項目をかみくだいて説明します。

項目	意味	書き方の例
基準日	有給休暇が与えられた日	2026年4月1日
日数	その1年の間に実際に取った日数	7日（半日2回、時間単位3時間を含む）
時季	実際に休んだ日付	5月2日、8月13日、8月14日

基準日とは、その1年分の有給休暇が発生した日のことです。入社から半年たった日が最初の基準日になり、その後は1年ごとにやってきます。会社によっては、全員の基準日を4月1日などにそろえて管理しています。

日数とは、新しく与えられた日数ではなく、その基準日からの1年の間に実際に取得した日数を指します。与えた日数や残りの日数は、法律で必ず書く項目ではありませんが、実務では一緒に書いておかないと管理ができません。

時季とは、休んだ日付そのものです。「8月に3日」のようなまとめ書きでは足りず、何月何日に休んだかが分かる形で残します。

条文にある「第一基準日」「第二基準日」は、入社した年に前倒しで有給休暇を与えた場合など、基準日が1年の間に2回来る人のための言葉です。全員が入社半年後に普通に付与される会社なら、まずは「基準日」1つを書けば足ります。

また、施行規則の第55条の2では、管理簿を労働者名簿や賃金台帳とあわせて作ってもよいとされています。給与計算のソフトで賃金台帳に有給の欄があり、そこに3つの項目がそろっているなら、別に管理簿を作り直す必要はありません。

保存期間は当分の間3年、条文では5年

保存期間は、条文の本文では「有給休暇を与えた期間中と、その満了後5年間」です。ただし、同じ施行規則の経過措置で、当分の間は「5年間」を「3年間」と読み替えることになっています。厚生労働省のポータルサイトも、管理簿は3年間保存しなければならないと案内しています。

数え方の例を挙げます。基準日が2026年4月1日の人の場合、その1年分の有給休暇を与えた期間は2027年3月31日までです。そこから3年間、つまり2030年3月31日までは、この1年分の記録を保存しておく必要があります。

将来、経過措置が終われば5年になります。給与の記録である賃金台帳も同じように当分の間3年の扱いになっているので、帳簿をまとめて保存しているなら、同じ期間で運用しておくと迷いません。紙で保存する場合も、Excelで保存する場合も、年ごとにファイルを分けておくと、期限が来た年の記録を探しやすくなります。

保存の形は、紙でも電子データでも構いません。電子データで残す場合は、必要なときにすぐ画面に表示したり印刷したりできる状態にしておきます。労働基準監督署の調査で提出を求められたとき、その場で出せないと、作っていないのと同じ扱いになりかねません。

もうひとつ混同しやすいのが、有給休暇そのものの時効です。有給休暇を使う権利は、発生した日から2年で時効になります。前の年に使い切れなかった日数は翌年に繰り越せますが、その次の年には消えます。保存期間の3年と、有給の時効の2年は別の話なので、管理簿では「繰越」の列を作って、消える日数を見落とさないようにします。

付与される日数の表

管理簿を作るには、まず誰に何日与えるのかを正しく把握する必要があります。付与の条件は、入社から6か月続けて働き、その間の出勤日が全労働日の8割以上であることです。条件を満たせば最初に10日が与えられ、その後は1年ごとに日数が増えます。

週の所定労働時間が30時間以上、または週5日以上働く人の日数は次のとおりです。

勤続期間	付与日数
6か月	10日
1年6か月	11日
2年6か月	12日
3年6か月	14日
4年6か月	16日
5年6か月	18日
6年6か月以上	20日

週の所定労働時間が30時間未満で、週4日以下（または年216日以下）の人は、働く日数に応じて少なく与えられます。これを比例付与と言います。

週の所定労働日数	年間の所定労働日数	6か月	1年6か月	2年6か月	3年6か月	4年6か月	5年6か月	6年6か月以上
4日	169日から216日	7日	8日	9日	10日	12日	13日	15日
3日	121日から168日	5日	6日	6日	8日	9日	10日	11日
2日	73日から120日	3日	4日	4日	5日	6日	6日	7日
1日	48日から72日	1日	2日	2日	2日	3日	3日	3日

この表は、労働基準法第39条と施行規則第24条の3に書かれている日数です。表から分かるとおり、週4日勤務の人は3年6か月で10日に達し、その年から年5日の取得義務の対象になります。週3日勤務の人も5年6か月で10日になります。パートタイムの人は対象外と思い込んでいると、ここで漏れが出ます。

出勤率の8割を計算するときは、業務上のけがや病気で休んだ期間、育児休業や介護休業の期間、産前産後の休業、有給休暇を取った日は、出勤したものとして数えます。会社の都合で休ませた日は、全労働日から除きます。この扱いを間違えると、本来与えるべき人に与えない失敗につながります。

管理簿のフォーマットは2つの形がある

管理簿のフォーマットには、大きく分けて「1人1枚の個人別」と「全員を1枚に並べる一覧表」の2つの形があります。どちらを選んでも法律上の違いはありません。

形	向いている会社	よい点	気をつけること
個人別（1人1シート）	10人程度まで	取得日を1日ずつ並べやすい	全員の状況を一度に見にくい
一覧表（全員1シート）	10人を超える会社	年5日に届かない人が一目で分かる	取得日の列が横に長くなる
個人別と一覧表の併用	30人を超える会社	記録と確認を分けられる	2つの表の数字をそろえる手間

個人別の形では、1人につき1枚のシートを作り、上に氏名・入社日・基準日・付与日数・繰越日数を書き、その下に取得した日付を1行ずつ並べます。取得のたびに1行増えるので、半日や時間単位の取得も書き分けやすいのが特徴です。

一覧表の形では、1行に1人を並べ、列に基準日・付与日数・繰越日数・取得日数・残日数・年5日の達成状況を並べます。取得日は「取得日1」「取得日2」のように列を増やすか、別のシートに取得の記録を1行ずつ書き、関数で一覧表に集計します。

実際の運用では、取得の記録を1行ずつ書く「取得記録シート」と、全員の状況を並べる「一覧シート」の2枚で組むと、手入力の場所が1か所に限られ、数字の食い違いが起きにくくなります。

Excelでの作り方：列の組み方

ここでは、取得記録シートと一覧シートの2枚で作る方法を説明します。

一覧シートの列は次のように組みます。

列	項目	入れるもの
A	社員番号	手入力
B	氏名	手入力
C	入社日	手入力
D	基準日	関数で求める
E	付与日数	表を見て入力、または関数
F	前年からの繰越	前年の残日数
G	取得日数	取得記録シートから集計
H	残日数	関数で求める
I	年5日の達成	関数で判定
J	時季指定の予定日	手入力

取得記録シートの列は、社員番号、氏名、取得日、区分（全日・半日・時間単位）、日数換算、申請日、承認者の7つで十分です。日数換算の列には、全日なら1、半日なら0.5、時間単位なら取得時間を1日の所定労働時間で割った値を入れます。

区分ごとに日数換算を自動で入れたい場合は、区分の列をドロップダウンにしておくと入力ミスが減ります。Excelの「データ」タブの「データの入力規則」で、入力値の種類を「リスト」にし、元の値に「全日,半日,時間単位」と書けば設定できます。

列の見出しは、労働基準監督署の調査で見せたときに意味が伝わる言葉にしておきます。「残」「済」のような略語より、「残日数」「取得日数」のほうが、担当者が替わったときにも誤解がありません。

Excelでの作り方：よく使う関数

一覧シートで使う関数の例です。行2に1人目の社員が入っている前提で書きます。

最初の基準日は、入社日の6か月後なので、D2に =EDATE(C2,6) と入れます。EDATE関数は、指定した日付から何か月後の日付を返す関数です。2回目以降の基準日を求めたい場合は、年ごとに =EDATE(C2,6+12*(年数)) のように月数を伸ばします。全員の基準日を4月1日にそろえている会社では、この列は手入力で構いません。

取得日数は、取得記録シートから社員番号と期間で絞り込んで合計します。取得記録シートのA列が社員番号、C列が取得日、E列が日数換算だとすると、G2には =SUMIFS(取得記録!E:E,取得記録!A:A,A2,取得記録!C:C,">="&D2)-SUMIFS(取得記録!E:E,取得記録!A:A,A2,取得記録!C:C,">="&EDATE(D2,12)) と入れます。基準日以降の取得の合計から、次の基準日以降の取得を引くことで、基準日から1年以内の取得だけを数える式です。

残日数は、付与日数と繰越の合計から取得日数を引くので、H2に =E2+F2-G2 と入れます。

年5日を達成したかどうかの判定は、I2に =IF(G2>=5,"達成","未達") と入れます。ただし、厳密には年5日の対象になるのは、その年に新しく10日以上与えられた人だけです。付与日数が10日を下回る人を除く場合は、=IF(E2>=10,IF(G2>=5,"達成","未達"),"対象外") とします。

勤続年数から付与日数を自動で出したい場合は、勤続月数を =DATEDIF(C2,D2,"M") で求め、付与日数の表を別シートに作って VLOOKUP や XLOOKUP で引く方法があります。ただし、比例付与の人や出勤率が8割に届かなかった年がある人は、表どおりにならないことがあります。自動で出した数字は、年に一度、人の目で確かめる手順を入れておくと安全です。

条件付き書式で「未達」の行に色を付けておくと、基準日から半年たった時点で取得が少ない人を見つけやすくなります。「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」を選び、「文字列」に「未達」と指定すれば設定できます。

年5日の取得をどう確かめるか

年5日の取得は、基準日から1年以内に5日です。1年の終わりに慌てて確かめても、残りの期間で取らせるのが難しくなります。確かめる時期をあらかじめ決めておくのが確実です。

おすすめの確かめ方は、基準日から半年、9か月、10か月の3回です。

基準日から半年の時点で、取得が2日以下の人を一覧から抜き出す
抜き出した人と上司に、取得の予定を聞く
基準日から9か月の時点で、まだ5日に届いていない人には、会社から時季を指定する
時季指定をするときは、本人の意見を聞き、できるだけ希望に沿った日にする
基準日から10か月の時点で、指定した日に休めたかを確かめる

時季指定について、厚生労働省のポータルサイトは、本人の請求で取った日、計画的付与で取った日、会社の時季指定で取った日の合計が5日に達した時点で、会社から指定する必要はなく、指定することもできないと説明しています。つまり、すでに5日取っている人に、さらに会社が日付を決めて休ませることはできません。

また、会社が時季指定をする場合は、対象になる人の範囲と指定の方法を就業規則に書いておく必要があります。休暇に関することは、就業規則に必ず書かなければならない事項だからです。まだ規定がない会社は、厚生労働省のモデル就業規則を参考に追記します。

前の年から繰り越した日数を使った場合も、5日に数えて構いません。一方、会社が独自に設けている特別休暇（夏季休暇やリフレッシュ休暇など）は、法律上の有給休暇とは別のものなので、5日には含めません。管理簿の区分の列で、法定の有給休暇と特別休暇を書き分けておくと、数え間違いを防げます。

担当者が複数いる会社で、確認と声かけを分担する方法

Excelの管理簿は、1人の担当者が入力から確認まで受け持つなら十分に機能します。ところが、社員が30人、50人と増え、部署ごとに確認の担当が分かれると、「誰に声をかけたか」「誰の予定が決まったか」「誰の時季指定がまだか」が管理簿の外に散らばりがちです。管理簿は記録の帳簿なので、こうした途中の作業を書く列を増やすと、表がどんどん横に伸びていきます。

紙やメールで回す方法としては、次のような分け方があります。

管理簿の一覧で未達の人を抜き出し、上司ごとに1枚の確認表を作って渡す
確認表に「声かけ済み」「予定日決定」「指定済み」の欄を作り、上司に記入してもらう
回収した確認表をもとに、人事の担当者が管理簿の予定日の列を更新する

人数が少ないうちはこれで回ります。ただ、上司が10人を超えると、確認表の回収と転記だけで手間がかかります。

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合は、タスク管理のサービスを組み合わせる方法があります。たとえばPinatecaは、カードごとに担当と期限を付け、カンバンの列の間でカードを動かして進み具合を共有できるサービスです。「営業部の未達者に取得予定を聞く」「製造部の時季指定の日を決める」といった作業を1枚ずつカードにし、「未着手」「声かけ済み」「予定決定」「完了」の列で動かせば、誰の作業が止まっているかが一画面で分かります。カードにはコメントを残せるので、本人の希望日のやり取りも作業と一緒に残ります。公式ページによると、5人まで、ボード10個までは無料で使え、6人目またはボードの11個目からは有料のスタンダードプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、有給の日数の計算や残日数の管理は、管理簿（Excelや勤怠システム）の側で行います。タスク管理のサービスは、確認と声かけの作業を分担して進めるためのもので、管理簿の代わりにはなりません。法律で残す記録は、あくまで管理簿に残します。

半日・時間単位・パートタイムの書き方

有給休暇は、1日単位で取るのが原則です。半日単位の取得は、法律に定めはありませんが、本人が希望し会社が同意すれば認められます。時間単位の取得は、労使協定を結べば、年5日以内に限って認められます。

管理簿への書き方は次のとおりです。

取得の形	管理簿への書き方	年5日への算入
1日単位	取得日と1日	1日として数える
半日単位	取得日と0.5日、午前か午後	0.5日として数える
時間単位	取得日と取得時間	数えない
計画的付与	取得日と1日、計画付与と明記	1日として数える

半日単位で取得した場合は、年5日の取得に0.5日として数えられます。一方、時間単位で取得した分は、年5日の取得には数えられません。時間単位の取得が多い人は、管理簿の上では休んでいるように見えても、年5日の判定では足りていないことがあります。取得記録シートの区分の列で時間単位を分けておき、年5日の判定の式から除くようにしておくと安全です。

時間単位の上限の年5日は、1日の所定労働時間が8時間の人なら40時間です。所定労働時間が7時間30分のように端数がある場合は、時間に切り上げて1日を8時間として扱うため、上限も40時間になります。時間単位の取得の累計時間を別の列で数え、上限に近づいたら知らせるようにしておくと、取りすぎを防げます。

パートタイムの人は、比例付与の表に沿って日数を入れます。週の所定労働日数が途中で変わった場合は、基準日の時点の所定労働日数で付与日数を決めます。基準日の後に勤務日数が増えても、その年の付与日数は変わりません。管理簿の備考欄に、基準日時点の週の所定労働日数を書いておくと、翌年の付与日数を決めるときに迷いません。

よくある失敗と注意点

管理簿の運用でよく起きる失敗を挙げます。

取得日数だけを書き、取得した日付を残していない。時季の記録が欠けると、管理簿の要件を満たさない
基準日をすべて入社日にしている。最初の基準日は入社から6か月後
繰越の日数を年5日の判定に入れてよいことを知らず、余計に時季指定をしている
時間単位の取得を年5日に含めてしまい、実際には5日に届いていない
特別休暇を有給休暇と同じ列に書き、数が合わなくなる
退職した人の記録を消してしまい、保存期間を守れていない
担当者が替わったときに関数の参照先がずれ、残日数がおかしくなる

最後の関数のずれは、列を追加したときによく起こります。列を増やしたら、取得日数と残日数の式が正しい列を参照しているかを、1人分だけでも電卓で検算しておくと安心です。検算の手順を管理簿の別シートにメモしておけば、担当者が替わっても同じ確かめ方ができます。

また、管理簿は本人や上司に見せることを前提にした書類です。給与や評価の情報と同じファイルに入れていると、見せられる範囲が限られてしまいます。管理簿の一覧は、有給休暇に関する列だけで作り、ほかの人事情報とはファイルを分けておくと共有しやすくなります。

1人分の記入例で見る管理簿

ここまでの内容を、1人分の記入例にまとめます。2023年10月1日に入社し、週5日、1日8時間で働く正社員の例です。最初の基準日は入社から6か月後の2024年4月1日で、2026年4月1日は3回目の基準日にあたります。

項目	記入内容
氏名	山田花子
入社日	2023年10月1日
今回の基準日	2026年4月1日
今回の付与日数	12日（勤続2年6か月）
前年からの繰越	4日
合計の保有日数	16日
取得した日付	2026年5月1日（1日）、7月17日（午後半日）、8月12日から14日（3日）、10月6日（2時間）
年5日に数える取得	4.5日
時間単位の取得	2時間
年5日の判定	未達（残り0.5日）
時季指定の予定	2027年1月9日（本人の希望を聞いて決定）

この例では、取得した日付の合計は5日を超えているように見えますが、10月6日の2時間は時間単位の取得なので、年5日には数えません。半日の0.5日を加えると4.5日で、あと0.5日足りません。こうしたずれは、取得の区分を書き分けていないと見落とします。

残日数を出すときは、時間単位の2時間も差し引きます。1日8時間の人なら0.25日にあたるので、保有日数16日から、1日、0.5日、3日、0.25日を引いて、残りは11.25日です。実務では「11日と6時間」のように、日と時間を分けて書くと本人にも伝わりやすくなります。

計画的付与を使うときの書き方

計画的付与とは、労使協定を結び、会社があらかじめ有給休暇の取得日を決めておく仕組みです。お盆や年末年始の前後を全社の一斉休暇にしたり、部署ごとに交代で休む日を決めたりする使い方があります。

計画的付与にできるのは、有給休暇のうち5日を超える部分だけです。保有日数が12日の人なら、7日までを計画的付与に回せます。残りの5日は、本人が自由に使える日として必ず残します。

管理簿には、計画的付与で休んだ日も、時季としてそのまま書きます。区分の列に「計画付与」と書いておくと、本人の請求で取った日と区別できます。計画的付与で取った日は年5日の取得に数えられるので、計画的付与を年5日以上にしておけば、時季指定の手間がほぼかかりません。

ただし、入社して間もない人や、有給休暇の日数が少ない人は、一斉休暇の日に休む日数が足りないことがあります。その場合の扱い（特別休暇にするか、休業手当を払うか）を、労使協定であらかじめ決めておきます。

退職する人・休職する人の扱い

退職する人がいる場合、最後の出社日までに残りの有給休暇をまとめて取ることがよくあります。この場合も、取得した日付は管理簿に1日ずつ書きます。退職日の後に有給休暇を取ることはできないので、残日数と退職日までの勤務日を突き合わせて、取得の予定を早めに決めておくと揉めません。

退職した人の管理簿も、保存期間の間は消さずに残します。Excelで管理している場合は、退職者を一覧シートから削除するのではなく、「在籍」の列を作って「退職」と書き、フィルタで表示を切り替えるようにしておくと、記録が残ります。

育児休業や介護休業で長く休んでいる人も、基準日が来れば有給休暇は新しく与えられます。休業の期間は出勤したものとして数えるので、8割の出勤率も満たします。ただし、基準日から1年間ずっと休業していて、働く日が1日もない人には、年5日を取らせる義務はありません。管理簿の備考欄に休業の期間を書いておけば、判定の理由が後から分かります。

勤怠システムの帳票を管理簿として使う場合

勤怠システムや給与計算ソフトの多くには、有給休暇の付与と取得を記録する機能があり、その帳票をそのまま管理簿として使えます。使う前に、帳票に基準日・取得日数・取得した日付の3つがそろって出力されるかを確かめておきます。取得日数の合計だけが出て、日付が出ない帳票では時季の記録が足りません。

また、システムを乗り換えるときは、古いシステムの記録を保存期間の分だけ出力して残しておく必要があります。解約するとデータが見られなくなるサービスもあるので、乗り換えの前にCSVやPDFで書き出し、年ごとのフォルダに保存しておきます。書き出したファイルには、どのシステムから、いつ出力したものかをファイル名に入れておくと、労働基準監督署の調査で提出を求められたときにも、どの期間の記録かをすぐに説明できます。

労務の知識を活かした働き方と、管理の経験が役立つ仕事

年次有給休暇管理簿を整える作業は、労務の知識とExcelの操作の両方が求められる仕事です。社内で管理簿の仕組みを作った経験は、ほかの会社でも同じように役立ちます。

社内の手作業を減らす仕組みづくりに関わった人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事のように、企業の業務改善を外から支える仕事にも経験を活かせます。勤怠や人事の仕組みをシステムで作る側に回りたい人は、アプリケーション開発のお仕事で、業務システムの開発の仕事の流れを確かめられます。中小企業の経営や人事の課題を体系的に学びたい人には、経営全般を診断して助言する国家資格の中小企業診断士という選択肢もあります。

フリーランスや在宅の仕事を長く見てきた運営者の立場から言えば、労務や経理の管理表を整える仕事は、小さな会社ほど外部に頼みたいと考える分野です。社員が数十人の会社では、人事の専任がいないことも多く、管理簿の作り方を相談できる相手を探しています。一度仕組みを作れば、毎年の更新や法改正への対応でも声がかかりやすく、長く続く関係になりやすい仕事です。

仲介の手数料がかからない直接のやり取りでは、依頼する会社は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。管理簿のように毎年の更新が続く仕事では、この差が年を追うごとに大きくなります。管理の仕組みを整えた経験は、社内での評価だけでなく、将来の働き方の選択肢を広げることにもつながります。