実行計画の立て方｜目標をやることと期限に落とす手順

実行計画の立て方を調べている人の多くは、目標や方針は決まっているのに、何から手を付ければよいか分からない、立てた計画がいつのまにか止まってしまう、という悩みを抱えています。結論から言うと、実行計画とは、目標を「誰が、何を、いつまでに、どこまでやるか」に分けて並べたものです。目標を数字にし、やることを小さく分け、順番と期限と担当を決め、進み具合を決まった間隔で確かめる、という5つの手順を踏めば、計画は動き始めます。この記事では、実行計画と経営計画の違い、入れる項目、立てる手順、計画表の見本、遅れたときの立て直し方を順に説明します。計画を何人かで進めるときに、担当と期限と進み具合を共有できるプロジェクト管理ツールのPinatecaのような道具の使い方にも後半で触れます。

実行計画とは何か

実行計画とは、決まった目標を達成するために、やることを具体的な作業に分け、それぞれに担当と期限を付けて並べた計画のことです。アクションプランと呼ばれることもあります。

目標や方針は、「売上を伸ばす」「新しいサービスを始める」「残業を減らす」のように、向かう先を示すものです。しかし、向かう先が決まっていても、明日の朝に何をすればよいかは分かりません。実行計画は、その間をつなぐ役割を持ちます。

実行計画に必ず入るのは、次の4つです。

• 何をするか：具体的な作業の内容
• 誰がするか：作業の担当者
• いつまでにするか：作業の期限
• どこまでやれば終わりか：作業の終わりの基準

この4つがそろっていれば、計画を見た人は誰でも、自分が今何をすべきかが分かります。反対に、どれか1つでも欠けていると、作業が止まったり、2人が同じ作業をしたり、終わったかどうかで意見が分かれたりします。

なお、データベースの分野でも「実行計画」という言葉が使われます。こちらは、データベースが問い合わせをどの順番で処理するかを示したもので、この記事で扱う仕事の実行計画とは別のものです。

経営計画や事業計画との違い

実行計画と似た言葉に、経営計画、事業計画、行動計画があります。それぞれの違いを整理しておくと、自分が今どの計画を作るべきかがはっきりします。

計画の種類	主な中身	期間の目安	作る人
経営計画	会社全体の方針、売上や利益の目標	3年から5年、または1年	経営者
事業計画	1つの事業の内容、市場、売り方、資金	1年から数年	経営者、事業の責任者
実行計画	目標を達成するための作業、担当、期限	数週間から1年	部門や担当者
行動計画	個人が日々行う行動	1日から数か月	個人

上の計画ほど期間が長く、中身は大まかです。下の計画ほど期間が短く、中身は具体的になります。経営計画や事業計画で決めた目標を、実際に動ける単位まで細かくしたものが実行計画です。

中小企業の経営相談を扱う中小機構の J-Net21 では、計画どおりに実施するための考え方として、次のように説明しています。

一般に経営計画は年度や半期ごとの期首に立案することが多いのですが、会社の大きな方針であることが多く、期間ごと、部署ごとにいつ・誰が・何をするかといった細かいところまでは決められていないことが多いので、まずは計画を部門別、個人別、期間別などにブレイクダウンしてみるとよいでしょう。 出典: J-Net21「経営計画を計画どおりに実施するためにはどうしたらよいですか？」

ブレイクダウンとは、大きなものを細かく分けることです。経営計画が「絵に描いた餅」になってしまうのは、多くの場合、この分ける作業が抜けているからです。実行計画は、まさにこのブレイクダウンの結果を形にしたものと言えます。

計画を立てる前に現状を確かめる

実行計画は、目標から作業を割り出していく計画ですが、その前に今の状態を正しく知っておくことが欠かせません。今の数字や、使える人と時間とお金が分からないまま計画を立てると、目標が高すぎたり、作業が足りなかったりします。

J-Net21の「事業計画の立て方をわかりやすく教えてください。」では、事業計画を立てる流れとして、まず自社を取り巻く外部の環境と、自社の内部の環境を整理し、次に目標とする姿を決め、そのために解決すべき課題を挙げ、課題を解決する道筋をアクションプランに落とし込む、という順番が示されています。実行計画は、この流れの最後の段に当たります。

現状を確かめるときは、次の3つを見ておくとよいでしょう。

• 今の数字：売上、件数、時間など、目標と同じ物差しで測った今の値
• 使える資源：計画に使える人、時間、予算、道具
• 制約：締め切りが動かせない予定、ほかの仕事の繁忙期、承認が必要な手続き

たとえば、問い合わせを増やす計画であれば、今の問い合わせの数だけでなく、どのページから問い合わせが来ているのか、担当者が週に何時間を計画に使えるのかを先に確かめます。この確認をしておくと、目標の数字にも、作業の量にも根拠が生まれます。

実行計画に入れる項目

実行計画に入れる項目は、5W2Hの考え方で整理すると漏れが少なくなります。5W2Hとは、何を（What）、なぜ（Why）、誰が（Who）、いつ（When）、どこで（Where）、どのように（How）、いくらで（How much）の7つの観点のことです。

実行計画の項目に置き換えると、次のようになります。

• 目標（Why）：この計画で何を達成するのか
• 作業の内容（What）：具体的に何をするのか
• 担当（Who）：誰が責任を持つのか
• 期限（When）：いつまでに終えるのか
• 場所や手段（Where、How）：どこで、どのような方法で行うのか
• 予算（How much）：どれだけの費用や時間をかけるのか
• 終わりの基準：何をもって終わったとするのか

この中で見落とされやすいのが、終わりの基準です。たとえば「ホームページを直す」という作業は、どこまで直せば終わりなのかが人によって違います。「トップページの文章を新しくし、問い合わせのページを公開する」のように終わりの形を決めておくと、作業を終えたかどうかで迷いません。

予算も、お金だけでなく時間で考えることが大切です。担当者が1つの作業にどれくらいの時間を使えるのかを先に決めておかないと、ほかの仕事と重なったときに計画が止まります。

目標を数字にする

実行計画を立てる最初の手順は、目標を数字で表すことです。「売上を伸ばす」「お客様を増やす」のような目標では、どれだけやれば達成なのかが分からず、作業の量も決められません。

目標を立てるときに役立つのが、SMART（スマート）という考え方です。

• Specific：具体的である（何を伸ばすのかがはっきりしている）
• Measurable：測れる（数字で達成を確かめられる）
• Achievable：達成できる（今の力と資源で届く）
• Relevant：上の目標とつながっている（経営計画や事業の目的に合う）
• Time-bound：期限がある（いつまでに達成するかが決まっている）

たとえば、「ホームページからの問い合わせを増やす」という目標は、SMARTに沿って書き直すと「来年3月末までに、ホームページからの問い合わせを月20件にする（今は月8件）」となります。今の数字と目標の数字、期限がそろうことで、あとどれだけ伸ばせばよいかが分かります。

目標の数字は、高すぎても低すぎてもうまくいきません。高すぎると、最初から無理だと感じて誰も本気で取り組まなくなります。低すぎると、計画を立てる意味が薄れます。過去の実績や、同じような取り組みをした例を参考に、少し背伸びをすれば届く数字を選ぶのが目安です。

目標が大きいときは、途中の目標も決めておきます。1年後の目標であれば、3か月ごとの目標を設けると、途中で遅れに気づきやすくなります。

やることに分ける

目標が決まったら、達成するために必要な作業を洗い出し、小さく分けていきます。この作業は、プロジェクトの管理ではWBS（作業分解構成図）と呼ばれます。WBSとは、大きな仕事を、担当と期限を付けられる大きさの作業まで、段階的に分けていく方法のことです。

分け方の手順は次のとおりです。

1. 目標を達成するための大きな取り組みを3つから5つ挙げる
2. それぞれの取り組みを、必要な作業に分ける
3. 作業が「1人で、数日から2週間ほどで終えられる大きさ」になるまで分ける

先ほどの「問い合わせを月20件にする」という目標であれば、大きな取り組みは「ホームページを直す」「記事を増やす」「広告を出す」の3つが考えられます。「ホームページを直す」は、さらに「今の問い合わせの流れを調べる」「直す点を決める」「文章を書き直す」「問い合わせのページを作り直す」「公開して確かめる」に分けられます。

作業の大きさの目安は、1人で数日から2週間ほどで終えられるかどうかです。これより大きい作業は、進み具合が分かりにくく、遅れに気づくのも遅れます。反対に、細かく分けすぎると、計画の管理そのものに手間がかかります。

洗い出しは、1人で行うよりも、関わる人が集まって行うほうが漏れが少なくなります。付せんに作業を1つずつ書き出し、ホワイトボードに貼って並べ替える方法が手軽です。

順番と期限を決める

作業を洗い出したら、次は順番と期限を決めます。ここで大切なのは、作業どうしのつながりを見ることです。ある作業が終わらないと始められない作業があれば、その順番を守らなければなりません。

たとえば、「直す点を決める」作業が終わらなければ、「文章を書き直す」作業は始められません。一方、「記事を増やす」作業は、ホームページの手直しと並行して進められます。このように、順番が決まっている作業と、同時に進められる作業を分けて並べると、全体の期間を短くできます。

期限の決め方には、次の2つの考え方があります。

• 積み上げ：作業ごとにかかる日数を見積もり、それを足して全体の期限を出す
• 逆算：全体の期限を先に決め、そこから後ろ向きに作業の期限を割り振る

実際には、両方を組み合わせて決めます。まず逆算で期限を割り振り、作業ごとの見積もりと比べて、間に合わない作業があれば、作業のやり方や担当を見直します。

期限には、必ず余裕を持たせます。見積もりどおりに進む作業は多くありません。急な仕事が入る、確認に時間がかかる、担当者が体調を崩す、といったことは必ず起きます。全体の期間の1割から2割ほどを、予備の日として最後に取っておくと、多少の遅れがあっても全体の期限を守れます。

期限は「月末まで」のようなあいまいな書き方ではなく、「11月28日（金）まで」のように日付で書きます。

担当と体制を決める

作業と期限が決まったら、それぞれの作業に担当を付けます。担当とは、その作業が期限までに終わることに責任を持つ人のことです。作業を実際に手伝う人が複数いても、担当は1人に決めます。

担当が2人以上になると、お互いに「相手がやっているだろう」と考え、作業が止まりやすくなります。1つの作業には1人の担当、と決めておくと、誰に進み具合を聞けばよいかが明確になります。

担当を決めるときは、次の点を確かめます。

• その人に、作業に使える時間があるか
• その人に、作業に必要な知識や権限があるか
• 1人に作業が集中していないか

特に見落とされやすいのが、権限です。たとえば、広告を出す作業の担当になっても、予算を使う決裁の権限がなければ、作業は進みません。権限が足りない場合は、誰に承認をもらうのかを、計画の中に書いておきます。

計画全体の責任者も決めておきます。責任者は、作業の進み具合を見て、遅れがあれば手を打つ役割を持ちます。担当者どうしで解決できない問題が起きたときに、判断を下す人でもあります。

社外の人に作業を頼む場合は、頼む範囲と期限、成果物の形を、計画を立てる段階で決めておきます。社外の人の作業が遅れると、計画全体が止まることがあるからです。

進み具合を確かめる

実行計画は、立てたあとに進み具合を確かめ続けることで、初めて役に立ちます。立てたまま見返さない計画は、いずれ現実とずれて使われなくなります。

進み具合を確かめるときは、次の2つを見ます。

• 作業の進み具合：期限どおりに作業が終わっているか
• 目標への近づき方：作業の結果、目標の数字が動いているか

作業が予定どおりに進んでいても、目標の数字が動いていなければ、作業の選び方が間違っている可能性があります。その場合は、作業の中身を見直します。

目標の数字を測るために使うのが、KPI（重要業績評価指標）です。KPIとは、目標の達成に向けた進み具合を測るための途中の数字のことです。たとえば、問い合わせを増やす目標であれば、ホームページを見た人の数や、問い合わせのページを開いた人の数がKPIになります。

確かめる間隔は、計画の期間によって決めます。数か月の計画であれば、週に1回、15分ほどの短い打ち合わせで、担当者がそれぞれの作業の状況を報告する形が続けやすいでしょう。報告では、「終わったこと」「次にやること」「困っていること」の3つを短く話すと、時間をかけずに状況を共有できます。

月に1回は、目標の数字を見て、計画そのものを見直す時間を取ります。見直しでは、作業を足すだけでなく、効果の薄い作業をやめる判断もします。計画の作業は増える一方になりがちなので、やめる作業を決めることが、担当者の時間を守ることにつながります。

計画を関わる人に伝える

実行計画は、立てた人の頭の中にあるだけでは動きません。関わる人全員が、計画の目的と自分の役割を理解して初めて、作業が進み始めます。

計画を伝えるときは、作業の一覧を配るだけでなく、次の3つを言葉で説明します。

1. なぜこの計画をするのか：目標の背景と、達成したときに何が良くなるのか
2. 一人ひとりに何をお願いしたいのか：担当する作業と期限、終わりの基準
3. 困ったときにどうすればよいか：誰に相談し、どこで状況を報告するのか

特に大切なのが、1つ目の目的の説明です。作業の一覧だけを渡されると、担当者は「やらされている」と感じやすくなります。目標の背景を知っていれば、作業の途中で迷ったときに、自分で判断できる場面が増えます。

計画を伝える場では、担当者から意見を聞く時間も取ります。期限に無理がないか、作業の分け方に抜けがないかは、実際に作業をする人のほうがよく分かっています。この段階で出た意見をもとに計画を直しておくと、あとで遅れが出にくくなります。

計画を伝えたあとは、いつでも見られる場所に計画を保存しておきます。紙であれば職場の壁に貼る、データであれば関わる人全員が開ける場所に保存する、といった形です。

計画づくりでよく使う考え方

実行計画を立てて進めるときに、あわせて使われることが多い考え方を2つ紹介します。

1つ目は、PDCAサイクルです。PDCAとは、計画（Plan）、実行（Do）、評価（Check）、改善（Act）の4つの段を繰り返し、仕事の質を高めていく考え方のことです。実行計画は、このうちの計画の段に当たります。計画を立てて終わりにせず、実行したあとに結果を確かめ、次の計画に生かすことで、計画の精度が少しずつ上がっていきます。

2つ目は、OKRです。OKRとは、目標（Objectives）と、その達成を測る主な成果（Key Results）を組み合わせて目標を管理する方法のことです。目標は「お客様に選ばれ続ける店になる」のように方向を示す言葉で書き、主な成果は「再来店の割合を40%にする」のように数字で書きます。OKRで決めた主な成果を、実行計画の目標として使うと、会社の方向と日々の作業がつながりやすくなります。

どちらの考え方も、使うこと自体が目的ではありません。大切なのは、目標を決め、作業に分け、結果を確かめて直す、という流れを止めないことです。会社の中で使われている考え方があれば、それに合わせて実行計画を作ると、ほかの計画とのつながりが分かりやすくなります。

実行計画表の見本

実行計画は、表の形にまとめると、関わる人が一目で状況をつかめます。ここでは、先ほどの「問い合わせを月20件にする」目標の実行計画表の見本を紹介します。

目標：来年3月末までに、ホームページからの問い合わせを月20件にする（今は月8件）

取り組み	作業	担当	期限	終わりの基準	状況
ホームページを直す	今の問い合わせの流れを調べる	佐藤	11月14日	調べた結果を1枚にまとめる	済
ホームページを直す	直す点を決める	佐藤	11月21日	直す点の一覧を責任者が承認	進行中
ホームページを直す	問い合わせのページを作り直す	外部の制作者	12月19日	新しいページを公開する	未着手
記事を増やす	記事の題材を決める	鈴木	11月28日	題材の一覧を12本分そろえる	進行中
記事を増やす	記事を月4本公開する	鈴木	毎月末	4本を公開する	未着手
広告を出す	広告の予算と出し先を決める	田中	12月5日	予算の決裁を受ける	未着手

表には、作業ごとに状況の列を付けておくと、週ごとの打ち合わせでそのまま使えます。状況は「未着手」「進行中」「済」「遅れ」のように、決まった言葉を使います。

期間が長い計画や、作業のつながりが多い計画では、ガントチャートも役立ちます。ガントチャートとは、横に日付、縦に作業を並べ、作業の期間を横棒で表した図のことです。どの作業がいつ始まりいつ終わるのか、どの作業が重なっているのかが、目で見て分かります。

うまくいかない計画の共通点

実行計画を立てても、うまくいかないことはあります。うまくいかない計画には、いくつかの共通点があります。

1つ目は、作業が大きすぎることです。「新しいサービスを作る」のような大きな作業が1行だけ書かれている計画では、何から始めればよいかが分からず、作業が始まりません。

2つ目は、担当があいまいなことです。「営業部」「全員」のように、個人の名前ではなく部署や集団が担当になっている作業は、誰も責任を持たずに止まります。

3つ目は、期限に余裕がないことです。すべての作業の期限がぎりぎりに詰め込まれた計画は、1つの遅れで全体が崩れます。

4つ目は、ほかの仕事との重なりを考えていないことです。計画の作業は、多くの場合、ふだんの仕事に加えて行います。担当者のふだんの仕事の量を考えずに作業を割り振ると、どちらかが止まります。

5つ目は、見直しの仕組みがないことです。計画を立てたまま確かめる場がなければ、遅れに気づくのは期限を過ぎてからになります。

これらの共通点を裏返すと、うまくいく計画の条件が見えてきます。作業は小さく、担当は1人に、期限には余裕を持たせ、ふだんの仕事との重なりを考え、決まった間隔で見直す。この5つを守るだけで、計画が止まる危うさは大きく減ります。

計画が遅れたときの立て直し

どれだけ丁寧に計画を立てても、遅れは起きます。大切なのは、遅れに早く気づき、早く手を打つことです。

遅れに気づいたら、まず原因を確かめます。主な原因は次のどれかです。

• 作業の見積もりが甘かった
• ほかの仕事が入り、時間が取れなかった
• 前の作業が遅れ、始められなかった
• 必要な情報や承認が得られなかった
• 作業のやり方そのものに問題があった

原因が分かったら、立て直しの方法を選びます。立て直しの方法は、大きく分けて次の4つです。

1. 人を増やす：ほかの人に手伝ってもらう、社外に一部を頼む
2. 作業を減らす：目標に効きにくい作業をやめる、作業の範囲を絞る
3. 順番を変える：後の作業を先に進められないか考える
4. 期限を延ばす：全体の期限を見直し、関係する人に伝える

期限を延ばすのは最後の手段です。まずは、作業を減らせないかを考えます。計画を立てた時点では必要だと思った作業でも、進めてみると目標への効果が小さいと分かることはよくあります。

立て直しの計画を決めたら、関わる人全員に伝えます。遅れを隠したまま作業を続けると、ほかの人の作業にも影響が広がり、取り返しがつかなくなります。遅れは悪いことではなく、計画を現実に合わせるための情報だと考えると、早めに報告しやすくなります。

個人の目標や副業の実行計画

実行計画は、会社の仕事だけのものではありません。資格の勉強、副業の立ち上げ、引っ越しの準備など、個人の目標にも同じ考え方が使えます。

個人の実行計画で大切なのは、使える時間を先に決めることです。会社の仕事や家事の合間に進めるので、「平日は夜に1時間、休日は午前中に3時間」のように、計画に使える時間を先に決めてから作業を割り振ります。使える時間を考えずに作業を並べると、すぐに計画が回らなくなります。

たとえば、副業で動画編集の仕事を始める目標であれば、次のような実行計画が考えられます。

• 1か月目：編集ソフトの基本の操作を覚える。練習用の動画を3本作る
• 2か月目：見本になる作品を3本作り、紹介のページにまとめる
• 3か月目：仕事を探し始め、5件に応募する

作業ごとの終わりの基準も、個人の計画では特に大切です。「編集ソフトの操作を覚える」だけでは、どこまで覚えれば次に進めるのかが分かりません。「カットと字幕と音の調整を使って、1分の動画を1本作れる」のように、できるようになることで基準を書いておくと、次の段に進む判断がしやすくなります。

個人の計画は、担当が自分しかいないため、進み具合を確かめる場がありません。週末に10分だけ計画を見返す時間を決めておく、家族や友人に目標を伝えておく、といった工夫で、計画が止まるのを防げます。

紙や表計算で進める方法と、複数人で進めるとき

実行計画を管理する道具は、計画の大きさと関わる人の数に合わせて選べば十分です。1人や2人で進める計画なら、紙や表計算ソフトで足ります。

紙で進める場合は、作業を付せんに書き、「未着手」「進行中」「済」の3つの列を作ったボードに貼る方法が分かりやすいでしょう。表計算ソフトで進める場合は、先ほどの見本のように「作業」「担当」「期限」「終わりの基準」「状況」の列を作った一覧にします。

ところが、関わる人が増え、作業が何十にもなると、表計算の一覧では、誰の作業が止まっているのか、どの作業が次の作業を待たせているのかが見えにくくなります。作業ごとのやり取りがメールやチャットに散らばり、決まったことがどこにあるか分からなくなることもあります。その段階では、作業ごとにカードを作り、担当と期限と話し合いを1か所にまとめられるプロジェクト管理ツールを使うと、進み具合を共有しやすくなります。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、ガントボードではカードの期間が横棒で並び、今日の線で遅れている作業が分かるようになっています。カードごとにコメントを付けたり、カスタムフィールドで「終わりの基準」などの項目を追加したりもできます。週ごとの打ち合わせでは、カンバンボードで状況ごとの列を見て、遅れている作業から話し合う、といった使い方ができます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。Pinatecaは計画の中身を自動で作る道具ではなく、作業の分担と進み具合を共有するための道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

補助金の事業計画とのつながり

実行計画の考え方は、補助金の申請で求められる事業計画にもそのまま使えます。補助金の審査では、事業の内容が具体的で、実際に実行できるかどうかが見られます。「いつ、誰が、何をするか」が書かれた計画は、実行できる見込みが高いと判断されやすくなります。

小規模事業者持続化補助金の事業計画書の書き方については、小規模事業者持続化補助金2026｜採択率を上げる事業計画書の書き方で、審査で見られる点と書き方のこつが説明されています。補助の上限額を引き上げる枠を狙う場合の計画づくりは、小規模事業者持続化補助金2026｜上限250万円を勝ち取る事業計画のコツが参考になります。製造業でAIを取り入れる計画を立てるなら、ものづくり補助金×AI導入｜製造業のAI活用事例と採択される計画の書き方で、具体的な事例と計画の書き方が紹介されています。

補助金の事業計画では、事業の期間の中で何をどの順番で行うかを示すことが求められます。採択されたあとは、その計画に沿って事業を進め、終わったあとに実績を報告します。計画の段階で作業と期限を具体的にしておくと、事業を進めるときも、報告をまとめるときも楽になります。

計画を立てる力を仕事に生かす

目標を作業と期限に落とし込む力は、どの職場でも求められます。社内で計画づくりを任される人だけでなく、社外から計画づくりを支援する仕事もあります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、事業計画の作成、計画の進み具合の管理、補助金の申請の支援といった仕事は、社内に計画づくりの得意な人がいない小さな会社から、外部の人に頼まれることが多い分野です。依頼する側と受ける側が間に人を入れずに直接やり取りできる形では、依頼する側は同じ予算でより多くの支援を頼め、受ける側は手元に残る報酬が厚くなります。計画を立てたあとの進み具合の確認まで続けて任されることも多く、長く続く関係になりやすい仕事です。

計画づくりや起業の支援の仕事について詳しく知りたい人は、経営・事業計画・起業支援のお仕事で、仕事の内容と求められる力が紹介されています。経営の計画づくりを専門的に支援したい人には、経営全般を診断し助言する国家資格の中小企業診断士もあります。実行計画を立てる力は、自分の目標をかなえるためにも、ほかの人の目標を支えるためにも生かせる力です。

よくある質問

Q. 実行計画と行動計画はどう違いますか？

実行計画は、目標を達成するための作業を担当と期限を付けて並べたもので、部門やチームの単位で作ることが多い計画です。行動計画は、個人が日々どう動くかを決めたもので、実行計画よりも期間が短く、中身も細かくなります。会社の目標から部門の実行計画を作り、さらに個人の行動計画に分けていくと、全体と個人の動きがつながります。

Q. 実行計画の作業はどのくらいの細かさに分ければよいですか？

1人の担当者が、数日から2週間ほどで終えられる大きさが目安です。これより大きい作業は進み具合が分かりにくく、遅れに気づくのも遅れます。反対に細かく分けすぎると、計画の管理に手間がかかります。大きな取り組みを3つから5つ挙げ、それを段階的に分けていき、担当と期限を付けられる大きさになったところで止めます。

Q. 実行計画が予定より遅れたらどうすればよいですか？

まず原因を確かめます。見積もりが甘かった、ほかの仕事が入った、前の作業が遅れた、承認が得られなかった、などのどれに当たるかで手の打ち方が変わります。立て直しは、人を増やす、作業を減らす、順番を変える、期限を延ばすの順に考えます。決めた立て直しの内容は、関わる人全員に早めに伝えることが大切です。

Q. 実行計画はどんな道具で管理すればよいですか？

1人や2人で進める計画であれば、紙のボードや表計算ソフトの一覧で十分です。作業、担当、期限、終わりの基準、状況の列を作っておけば、週ごとの確認にそのまま使えます。関わる人が増えて作業が何十にもなる場合は、作業ごとに担当と期限とやり取りをまとめられるプロジェクト管理の道具を使うと、止まっている作業を見つけやすくなります。