ナレッジ共有の進め方｜社内に知識が残る仕組みの作り方

ナレッジ共有は、「みんなで情報を出し合いましょう」と呼びかけるだけでは進みません。共有する場所、書き方、書く時間、共有した人への反応が決まっていないと、最初の数週間だけ盛り上がり、その後は誰も書かなくなります。社内に知識が残るかどうかは、一人ひとりのやる気より、仕組みの作り方で決まります。

この記事では、ナレッジ共有が進まない理由を整理したうえで、共有するナレッジの選び方、書き方の型、共有する場所とルールの決め方、続けるための工夫を順に説明します。チャット、社内Wiki、勉強会など方法ごとの向き不向きや、リモートワークや社外のメンバーと共有するときの注意点も紹介します。作業とやり取りを同じ場所に残す道具として、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも後半で触れます。

ナレッジ共有とは何か

ナレッジ共有とは、仕事を進めるうえで役に立つ知識や経験、ノウハウを、ほかの人も使える形にして分け合うことです。

ナレッジ共有とは、業務を円滑に進めるのに役立つ知識・経験・ノウハウなどを、誰もが使いやすいように共有することです。 出典: business.ntt-east.co.jp

ここでいうナレッジには、マニュアルのように形になったものだけでなく、「この取引先は午前中に連絡すると返事が早い」「この作業は先にここを確かめると手戻りが減る」といった、日々の仕事の中で身についたコツも含まれます。

ナレッジ共有と似た言葉に、ナレッジマネジメントがあります。ナレッジマネジメントは、知識を集め、整理し、使い、新しい知恵に変えるところまでを、会社の仕組みとして回す取り組み全体を指します。ナレッジ共有は、その中でも「知っている人から、知らない人へ渡す」部分にあたります。この記事では、日々の仕事の中で知識を渡し合う具体的なやり方に絞って説明します。

共有するとどう変わるか

ナレッジ共有が進むと、職場では次のような変化が起きます。

• 同じ質問を何度も受ける人の負担が減る
• 担当者が休んだり辞めたりしても、仕事が止まりにくくなる
• 新しく入った人が、先輩に聞かなくても自分で調べて動けるようになる
• 過去の失敗が残っているので、同じ失敗を避けられる
• うまくいったやり方がほかの人にも広がり、仕事の質がそろう

ナレッジ共有をすることで、これまでは限られた従業員だけが持っていたノウハウや経験・成功事例などを、すべての従業員で共有しやすくなるからです。 出典: business.ntt-east.co.jp

ナレッジ共有が進まない5つの理由

ナレッジ共有の仕組みを作る前に、なぜ共有が進まないのかを知っておきます。理由が分かれば、対策も見えてきます。

1. 書く時間がない

一番多い理由は、書く時間がないことです。ナレッジを書く作業は、目の前の仕事の後回しになりがちです。書く時間を業務として認めていない職場では、忙しい人ほど書かなくなり、その人の知識が残りません。

2. 何を書けばよいか分からない

「ナレッジを共有してください」と言われても、何を書けばよいのかが分からないと手が止まります。自分にとって当たり前のことは、他人にとって価値があると気づきにくいものです。

3. どこに書けばよいか分からない

チャット、共有フォルダ、社内Wiki、メールなど、書く場所がいくつもあると、どこに書けばよいか迷います。結果として、書いた本人しか場所を知らないナレッジが散らばっていきます。

4. 書いても反応がない

時間をかけて書いたのに、誰も読んでいるように見えないと、書く気持ちは続きません。読んだ人が反応する仕組みがない職場では、最初に書いた人から順に書かなくなります。

5. 自分の強みが減るように感じる

自分だけが知っている知識を、自分の価値だと感じている人もいます。共有すると自分の役割がなくなるのでは、と心配になると、共有をためらいます。共有した人が評価される仕組みがないと、この心配は消えません。

共有するナレッジの選び方

ナレッジ共有を始めるときは、何でも共有しようとせず、効果の大きいものから選びます。次の4つの種類から始めると、効果を実感しやすくなります。

種類	例	共有すると助かる人
よく聞かれる質問と答え	経費の申請の方法、システムの初期設定	質問する人と、毎回答えている人
まれにしかやらない作業の手順	年末の作業、月に1回の締めの作業	その作業を次に担当する人
失敗とその対処	送り先の間違い、データの消失	同じ作業をするすべての人
取引先や顧客ごとの注意点	連絡してよい時間、決裁の流れ	その取引先を担当するすべての人

選ぶときの目安は、「その人がいないと誰も分からないこと」と「同じことを何度も説明していること」です。この2つに当てはまるものは、共有の効果がすぐに出ます。

当たり前になっている知識に気づく方法

自分にとって当たり前の知識は、なかなか共有の対象として思いつきません。次のような問いかけをすると、見落としている知識に気づけます。

• 新しく入った人から、最近どんな質問を受けたか
• 自分が休んだ日に、どんな問い合わせが来ていたか
• 最近、作業のやり方を変えて楽になったことは何か
• 先輩から教わって助かったことで、まだどこにも書かれていないものは何か

ナレッジの書き方の型

同じ種類のナレッジは、同じ型で書くと、書く人は迷わず、読む人は必要な部分をすぐに見つけられます。種類ごとの型の例を紹介します。

よく聞かれる質問と答えの型

1. 質問（読む人が検索しそうな言葉で書く）
2. 答え（結論を最初に1行で書く）
3. 詳しい手順や理由
4. 関係する資料へのリンク
5. 最終更新日と書いた人

手順の型

1. 何の手順か、終わったらどうなっているか
2. 始める前に用意するもの
3. 手順（1つの番号に1つの動作）
4. つまずきやすい点
5. 困ったときの連絡先

失敗とその対処の型

1. 何が起きたか（日付と場面）
2. なぜ起きたか
3. その場でどう対応したか
4. 次から何を変えるか

失敗の共有では、誰が失敗したかより、何が起きてどう防ぐかに重きを置きます。名前を出すかどうかは本人と相談し、出さない形でも共有できるようにしておくと、失敗が隠されにくくなります。

書き方の共通のコツ

• 題名は検索される言葉で付ける：「10月の件」ではなく「経費精算の差し戻しの手順」のように、後から探す人が入力しそうな言葉を題名に入れます
• 結論を先に書く：読む人の多くは、最初の数行で必要な情報かどうかを判断します
• 完璧を目指さない：箇条書きのメモでも、残っていれば次の人の役に立ちます。きれいにまとめるのは後からでかまいません

職種ごとに見る、共有したいナレッジの例

共有すると効果が大きいナレッジは、職種によって違います。職種ごとに、最初に共有したいものを挙げます。

営業

営業で共有したいのは、提案がうまくいった理由と、断られた理由です。提案書そのものは残っていても、「先方の決裁者は何を気にしていたのか」「なぜこの順番で説明したのか」は担当者の頭の中にしかありません。商談の後に「先方が一番気にしていたこと」「それにどう答えたか」「次に変えること」の3行だけを残す型にすると、続けやすくなります。業種ごとに並べて保存しておけば、同じ業種の会社に提案するときの準備が大きく短くなります。

問い合わせの対応

問い合わせの対応では、よく来る質問と回答、判断に迷った事例が中心になります。回答の言い回しまでそろえておくと、誰が答えても同じ水準になります。判断に迷った事例は「どこまで対応するか」の線引きの記録として残すと、次に似た問い合わせが来たときに、上司に確かめる時間が減ります。

経理・総務

経理や総務では、年に1回や月に1回しか出てこない作業の手順が大切なナレッジです。年末の作業や決算の準備は、1年たつと担当者本人でも細かい手順を忘れています。作業をしながら画面の写真と一緒に手順を残し、制度の数字が変わる作業は、どの公式の案内で確かめたかも一緒に書いておきます。

開発・制作

開発やデザインの仕事では、作ったものより、作る過程で決めたことが大切なナレッジになります。「なぜこの方法を選んだのか」「なぜこの機能は外したのか」が残っていないと、後から入った人が同じ話し合いをやり直すことになります。作業の単位ごとに、決めたことと理由を短く残す習慣をつけます。

介護や医療の現場

介護や医療の現場では、利用者や患者ごとの注意点の共有が欠かせません。交代で勤務する職場では、前の勤務の人から次の勤務の人へ、決まった型で申し送りをすることが、ナレッジ共有そのものになります。個人の情報を扱うため、共有する場所と見られる人の範囲は、職場の決まりに沿って厳しく管理します。

共有する方法ごとの向き不向き

ナレッジを共有する方法はいくつもあります。それぞれに向いている場面があるので、目的に合わせて組み合わせます。

方法	向いていること	向いていないこと
チャット	すぐに聞いて、すぐに答える	後から探す。流れてしまう
社内Wiki	手順や決まりを体系立てて育てる	急ぎの相談
共有フォルダ	既にある資料をそのまま保存する	探す。中身を検索するのが難しい
勉強会・共有会	言葉にしにくいコツを見せて伝える	後から見返す（録画しない場合）
日報・週報	その日の気づきや失敗を早く残す	体系立てて整理する
プロジェクト管理ツール	作業ごとに経緯や判断を残す	全員が読む手順書をまとめる

よくある失敗は、チャットだけでナレッジ共有を済ませようとすることです。チャットは質問と答えが早い反面、数日たつと過去のやり取りが流れて見つけにくくなります。チャットで出た良い答えは、社内Wikiなどの決まった場所に書き写すと決めておくと、知識が流れずに残ります。

勉強会や共有会のやり方

言葉にしにくいコツは、文章より、実際にやって見せるほうが伝わります。月に1回、30分ほどの共有会を開き、1人が自分の仕事のコツを画面を見せながら紹介する、という形が始めやすい方法です。共有会は録画しておき、後から見返せるようにします。録画には、話した内容の要点を箇条書きで添えておくと、探すときに役立ちます。

共有する場所とルールの決め方

ナレッジ共有を続けるために、最初に決めておきたいルールがあります。

正式な場所を1か所に決める

ナレッジの正式な保存場所を1か所に決めます。ほかの場所で書かれたナレッジも、最終的にはその場所に集めます。「迷ったらここ」と全員が言える状態を作ることが大切です。

分類の仕方を決める

部署ごと、業務ごと、取引先ごとなど、分類の仕方を決めておきます。分類が細かすぎると、どこに入れればよいか迷うので、最初は大きな分類を5つから10個ほどにとどめます。

書く人と見直す人を決める

ナレッジの種類ごとに、誰が書くのか、誰が見直すのかを決めます。「作業が終わった人がその週のうちに書く」「月に1回、各部署の担当が古い記載を見直す」のように、具体的に決めます。

書いてはいけないことを決める

個人情報や、取引先との契約で外に出せない情報など、共有してはいけないことを決めておきます。個人情報の扱いの基本は、個人情報保護委員会の案内で確かめられます。社外のメンバーも見る場所なら、見せる範囲の分け方も決めます。

ルールの例

ここまでの内容を、チームで使うルールの形にすると、たとえば次のようになります。自分たちの職場に合わせて書き換えて使ってください。

1. ナレッジの正式な保存場所は、チームの共有ページ1か所とする
2. 保存するのは「よく聞かれる質問と答え」「手順」「失敗とその対処」「取引先ごとの注意点」の4種類とする
3. 題名には、後から探す人が検索しそうな言葉を入れる
4. 作業を終えた人は、その週のうちに必要なナレッジを書く。体裁は問わない
5. チャットで出た良い答えは、答えた人か質問した人が共有ページに書き写す
6. 各ページの最初に、最終更新日と担当を書く
7. 毎月の最終金曜日に30分、全員で古い記載を見直す
8. 個人情報と、取引先との約束で外に出せない情報は書かない
9. 読んで役に立ったら、書いた人に一言伝える

ルールは最初から細かくしすぎず、10項目以内に収めます。1か月ほど運用してみて、守られていない項目があれば、その理由を話し合い、ルールのほうを直します。守れないルールを残しておくと、ほかのルールまで軽く扱われるようになるからです。

共有の道具を選ぶときに確かめること

ナレッジを保存する道具を新しく選ぶときは、機能の多さより、チームが毎日使えるかどうかで選びます。次の点を確かめます。

• 探しやすさ：キーワードで中身まで検索できるか。添付したファイルの中も探せるか
• 書きやすさ：書く人が説明を受けなくても、1件書けるか。スマートフォンからも書けるか
• 見せる範囲の管理：部署ごと、社外のメンバーごとに見える範囲を分けられるか
• 今の道具とのつながり：社内のチャットからリンクで案内できるか。今のログインの仕組みで入れるか
• 書き出し：保存したナレッジを、ファイルとして書き出せるか。ほかの道具に乗り換えるときに大切になります
• 料金の増え方：人数で増えるのか、容量で増えるのか

無料で試せる道具なら、実際のナレッジを10件ほど入れてみて、別の人に探してもらうのが一番確かな試し方です。書く人と探す人の両方が「これなら使える」と感じるものを選びます。

担当が替わるときに一気に共有する

人の入れ替わりは、ナレッジを共有する一番の機会です。退職や異動、業務委託の契約終了が決まったら、最後の2週間ほどを使って、次の順に残してもらいます。

1. 定期的に発生する作業の一覧と、それぞれの頻度
2. 各作業の手順と、つまずきやすい点
3. 連絡先と、相手ごとの注意点
4. 進行中の案件の状況と、次にやること

本人に一人で書いてもらうより、後任が横で質問しながら書き起こすほうが、抜け落ちが少なくなります。引き継ぎの後も、分からないことがあったら連絡してよい期間を決めておくと、後任も安心して仕事を始められます。

数人のチームで始めるとき

数人のチームなら、専用の道具を入れなくても始められます。全員が見る共有フォルダかページを1つ作り、「よく聞かれる質問と答え」「手順」「失敗の記録」の3種類だけを残す、と決めるだけで十分です。月に1回、30分だけ全員でナレッジを見直す時間を取れば、古い情報が残り続けることも防げます。人数が増えて、作業の担当と期限の管理まで1か所でしたくなったときに、道具を検討すれば間に合います。

数人のチームでは、ナレッジを書く人と読む人の距離が近いので、反応も返しやすくなります。誰かが書いたら、次の朝の打ち合わせで「昨日書いてくれた手順で助かった」と一言伝えるだけで、書く習慣は根づいていきます。人数が少ないうちに、書いて、読んで、反応する流れを作っておくと、人が増えたときにもその流れがそのまま引き継がれます。

続けるための工夫

ナレッジ共有は、始めることより続けることのほうが難しい取り組みです。続けるための工夫を紹介します。

書く時間を予定に入れる

週に1回15分など、ナレッジを書く時間をあらかじめ予定に入れます。チーム全員で同じ時間に書くと決めると、忙しい人も書きやすくなります。

読んだら反応する

ナレッジを読んで役に立ったら、一言でよいので書いた人に伝えます。チャットの反応の機能を使うだけでも、書いた人の励みになります。直してほしい点に気づいたときも、責める言い方ではなく「ここが今は変わっています」と伝えれば、内容が新しく保たれます。

共有した人を評価する

評価の面談で「共有したナレッジ」を話題にするなど、共有したことが本人の評価につながる仕組みを作ります。共有すると自分の強みが減るのでは、という心配を和らげることにもつながります。

小さな成果を見せる

「同じ質問が減った」「新しく入った人が手順書だけで作業できた」といった成果を、チームに共有します。共有の効果が見えると、書く意味が伝わります。

管理する人が先に書く

チームの責任者が率先してナレッジを書くと、ほかのメンバーも書きやすくなります。責任者が書かないのにメンバーにだけ求めると、共有は形だけになります。

最初の1か月の進め方

ナレッジ共有を新しく始めるときは、いきなり全社で広げず、1つのチームで1か月試してみるのがおすすめです。週ごとの進め方の例を紹介します。

週	やること
1週目	保存場所を1か所に決め、書き方の型を3種類作る。チームに目的を伝える
2週目	よく聞かれる質問と答えを、1人3件ずつ書く
3週目	まれにしかやらない作業の手順を、担当者が1件ずつ書く。書いたものを読み合わせる
4週目	使ってみた感想を聞き、型や保存場所を直す。続けるルールを決める

最初の1か月で大切なのは、数をたくさん書くことより、書いたものが実際に使われる体験をチームの全員がすることです。2週目に書いた質問と答えを、3週目以降に実際に誰かが使って助かった、という場面が1つでも生まれると、共有の意味が伝わります。

書いたナレッジの数は、チーム全員が見える場所に毎週書き出しておくと、少しずつ増えていく様子が分かり、続ける励みになります。

4週目の振り返りでは、「書くのに時間がかかりすぎた型」「探しにくかった場所」「読まれなかったナレッジ」を確かめます。うまくいかなかった点を直してから、ほかのチームに広げていくと、失敗が少なくなります。

新しく入った人へのナレッジの渡し方

新しく入った人は、ナレッジ共有の仕組みの効果を一番受ける人です。同時に、仕組みの弱いところを見つけてくれる人でもあります。

最初に読む資料を1か所にそろえておく

仕事の進め方、使う道具、連絡の方法、よく使う用語など、最初に読んでほしい資料を1つのページにまとめておきます。新しく入った人は、何を読めばよいかが分からないことが一番の不安です。読む順番も示しておくと、自分で進められます。

質問の内容を共有の材料にする

新しく入った人から受けた質問は、ナレッジがまだ書かれていない場所を教えてくれる材料です。答えた内容を、その場で質問と答えの型で書き残しておくと、次に入った人は同じ質問をせずに済みます。

新しく入った人にも書いてもらう

新しく入った人に、最初の1か月で分かりにくかったことや、調べて分かったことを書いてもらうのも効果があります。慣れた人には当たり前になっていることを、新しい目で書いてくれます。

リモートワークでのナレッジ共有

在宅勤務やリモートワークでは、隣の席の人に気軽に聞くことができません。そのため、ナレッジ共有の仕組みの有無が、仕事の進めやすさに直結します。

質問の場所を決める

チャットに質問専用の場所を作り、誰でも気軽に質問できるようにします。個別のメッセージで質問すると、同じ質問が別の人から何度も届くことになります。質問を公開の場所でしてもらえば、答えがほかの人にも共有されます。

画面を見せながら話す時間を作る

言葉にしにくいコツは、画面を共有しながら一緒に作業する時間を作ると伝わります。新しく入った人には、最初の数週間、毎日短い時間でも先輩と画面を共有する時間を取ると、立ち上がりが早くなります。

決まったことを文字で残す

オンラインの会議で決まったことは、その日のうちに文字で残します。会議に出ていなかった人も、後から決まったことを確かめられます。残す場所は、会議ごとにばらばらにせず、ナレッジの正式な保存場所か、その案件の作業の記録の中に決めておきます。

社外のメンバーとナレッジを共有するとき

業務委託や副業のメンバーなど、社外の人と一緒に仕事を進める場面も増えています。社外のメンバーとナレッジを共有するときは、次の点に気をつけます。

• 見せる範囲を分ける：社外のメンバーに見せてよい情報と、社内だけの情報を分けます。共有の道具の権限の設定を使います
• 最初に読む資料をまとめる：仕事の進め方、使う道具、連絡の方法、よく使う用語など、最初に読んでほしい資料を1か所にまとめておきます
• 秘密の扱いを決める：契約で秘密保持を取り決め、契約が終わった後の資料の扱いも決めておきます
• 社外のメンバーの知識も受け取る：社外のメンバーが作業の中で気づいたことも、共有してもらう場所を用意します

社外のメンバーは、社員のように社内の空気を時間をかけて覚えるわけではありません。手順や判断の基準が文章で残っていれば、初日から同じ水準で動いてもらえます。

効果を確かめる物差し

ナレッジ共有は効果が見えにくいため、続けるかどうかの判断が感覚に頼りがちです。始める前に、次のような物差しを1つか2つ決めておきます。

物差し	測り方	見るポイント
同じ質問の回数	チャットや問い合わせで同じ内容が出た回数を数える	質問と答えを書いた後に減っているか
一人で作業できるまでの日数	入った日から、一人で作業を任せた日までを記録する	手順を書いた業務で短くなっているか
探し物の時間	1週間だけ、資料を探すのに使った時間をメモしてもらう	保存場所を1か所にした後に減っているか
書いた人の数	1か月に書いた人と件数を数える	特定の人に偏っていないか

数字は細かく取りすぎると、それ自体が負担になります。最初は1つの物差しを、月に1回だけ確かめる程度で十分です。

情報が古くなるのを防ぐ

ナレッジ共有で見落とされやすいのが、情報の古さです。古い手順のとおりに作業して失敗すると、その人は二度と共有の場所を見なくなります。

• 最終更新日と担当を書く：各ページの最初に書き、古くなったものに気づきやすくします
• 見直しの周期を決める：半年に1回など、決まった間隔で見直します
• 変更が起きたら直す：手順やシステムが変わったときに、作業した人がその場で直すことを習慣にします
• 使わなくなったものを片付ける：使われなくなった手順は、削除するか、古い手順と分かる場所に移します

生成AIを使うときの注意

社内の資料を生成AIに読ませて、質問に答えさせる使い方も広がっています。この使い方が役に立つかどうかは、元になるナレッジの質で決まります。古い情報と新しい情報が混ざっていると、AIは古い手順で答えてしまうことがあります。また、AIの答えにはもっともらしい間違いが混ざることがあるので、大切な判断は元の資料を開いて確かめます。取引先の情報や個人情報を含む資料を外部のサービスに読み込ませる前に、そのサービスの利用規約と、自社の情報の取り扱いの決まりを確かめてください。

作業とやり取りを同じ場所に残す

ナレッジが一番生まれるのは、実際に仕事を進めている最中です。「この案件ではなぜこの方法を選んだのか」「先方とどんなやり取りをして決まったのか」は、作業の記録と離れた場所に書くと、後から探しても見つかりません。作業ごとに担当と期限と進み具合を共有しながら、その作業で決まったことや気づいたことを同じ場所に残しておけば、作業の記録がそのままナレッジになります。

数人のチームなら、スプレッドシートで作業の一覧を作り、各行にメモの列を作るだけでも始められます。複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法があります。

その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが、無料プランから使えます。ワークスペースごとのチャットと、カードごとのコメントがあり、チャットからカードをそのまま参照できるため、話した内容と作業がつながった形で残ります。カード、コメント、添付をまたいで検索できる横断検索で、過去の決定事項を後から探せると案内されています。社外ゲストの招待や、ロールを自作して見える範囲を分ける権限の設定にも対応しています。

公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで、ファイル容量は1GB、クレジットカードの登録は要りません。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。全員が読む手順書を体系立ててまとめる用途には社内Wikiが向いているため、案件の経緯はPinateca、手順書はWikiや共有フォルダ、と役割を分けて使う形が現実的です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

独自の視点から見た、知識を渡せる人の価値

在宅ワークとフリーランスの仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、継続して仕事を任される人ほど、自分の知っていることを相手に渡すのが上手です。作業の結果だけでなく、どう進めたか、どこでつまずいたか、次に同じ作業をするときに何に気をつければよいかを、短いメモにして依頼者に渡しています。依頼者から見ると、そのメモ自体が社内のナレッジになり、担当が変わっても仕事が回る状態を作ってくれる相手として信頼されます。

中間の手数料がかからない直接取引では、依頼者と受け手が細かい情報を交わしやすくなります。依頼者は同じ予算でより多くの仕事を頼めて、受け手は手取りが厚くなります。直接やり取りする分、手順や判断の背景も伝わりやすく、依頼者の社内に知識が残りやすくなります。手数料0%で直接取引できる場では、こうした関係が長く続いている印象があります。

社内の知識を整理して、生成AIで使える形に整える仕事は、外部の人材に頼まれる場面が増えています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どんな案件があり、どんな力が求められるかを紹介しています。組織の仕組みづくりを経営の面から支える立場を目指すなら、国家資格の中小企業診断士の解説も参考になります。手順や図解を見やすく作る力は、デザインの仕事にもつながり、その相場はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。まずは、最近受けた質問を1つ選び、質問と答えの型で書き残すところから始めてみてください。

よくある質問

Q. ナレッジ共有はどこから始めればよいですか？

よく聞かれる質問と答え、まれにしかやらない作業の手順、失敗とその対処の3つから始めるのがおすすめです。どれも、特定の人に聞かないと分からない状態になりやすく、共有の効果がすぐに出ます。保存する場所を1か所に決め、書き方の型をそろえてから始めると、書く人も読む人も迷いにくくなります。

Q. チャットでのやり取りだけではナレッジ共有になりませんか？

チャットはすぐに聞いて答えるのに便利ですが、数日たつと過去のやり取りが流れて探しにくくなります。チャットで出た良い答えは、社内Wikiや共有フォルダなどの決まった場所に書き写すと決めておくと、知識が流れずに残ります。質問は個別のメッセージではなく、公開の場所でしてもらうと、答えがほかの人にも共有されます。

Q. ナレッジを共有してくれない人にはどう働きかければよいですか？

本人に書いてもらうのではなく、聞き手が質問して書き起こす方法が有効です。共有すると自分の役割が減ると心配している人には、共有したことを評価の面談で取り上げるなど、共有が本人の得になる仕組みを作ります。書いたナレッジに読んだ人が反応する習慣も大切です。責任者が先に書いて見せることも効果があります。

Q. 社外のメンバーとナレッジを共有するときの注意点は何ですか？

見せてよい情報と社内だけの情報を分け、共有の道具の権限の設定で見える範囲を管理します。仕事の進め方や使う道具、よく使う用語など、最初に読んでほしい資料を1か所にまとめておくと、社外のメンバーも早く動けます。秘密保持の取り決めを結び、契約が終わった後の資料の扱いも決めておきます。