メールの書き出しの挨拶｜相手別の例文

メールの書き出しの挨拶は、相手が誰か、どれくらいの付き合いか、どんな用件かの3つで決まります。社外の取引先なら「いつもお世話になっております」、社内なら「お疲れ様です」、初めての相手なら「はじめてご連絡いたします」が基本で、ここに名乗りと用件の一文を続ければ、書き出しは完成します。

この記事では、宛名から名乗りまでの書き出しの基本の型を先に示し、そのうえで、社外の相手、社内の相手、初めての相手、久しぶりの相手、目上の人といった相手別の例文と、依頼・お礼・お詫び・返信などの用件別の一文を紹介します。問い合わせへの返信を複数人で受け持つ場合の選択肢として、フォームのサービスのHalictにも触れます。

書き出しの挨拶の役割と基本の型

メールの書き出しには、相手に「誰から、何の用件で届いたメールなのか」をすぐに分かってもらう役割があります。手紙のように時候の挨拶から始める必要はなく、ビジネスメールでは短く本題に入ることが好まれます。

書き出しは、次の4つの部分でできています。

1. 宛名：会社名、部署名、役職、名前
2. 挨拶：「いつもお世話になっております」など
3. 名乗り：自分の会社名、部署名、名前
4. 用件の予告：「◯◯の件でご連絡いたしました」

この4つを順に並べると、次のような形になります。

株式会社〇〇 営業部　□□様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の◇◇です。

来月の打ち合わせの日程について、ご相談したくご連絡いたしました。

この型は、相手が社外でも社内でも変わりません。変わるのは、2つ目の挨拶の言葉と、宛名の書き方の細かさです。

書き出しで大切なのは、丁寧さよりも分かりやすさです。外注の現場では、受け取った側が最初の3行で「これは自分あての何の連絡か」を判断し、後回しにするかどうかを決めています。挨拶が長く、用件が5行目にようやく出てくるメールは、読まれるまでに時間がかかります。挨拶は1文、名乗りは1文、用件の予告は1文。この3文で書き出しを終えると、相手はすぐに本文を読み始められます。

宛名の書き方

書き出しの最初に来る宛名は、相手の会社の中で正しく届けるための住所のようなものです。社外の相手には、会社名、部署名、名前を、それぞれ省略せずに書きます。

社外の宛名の例です。

• 株式会社〇〇 営業部 □□様
• 株式会社〇〇 営業部 部長 □□様
• 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様（名前が分からないとき）
• 株式会社〇〇 営業部の皆様（部署の全員に送るとき）

会社名は「（株）」と略さず、「株式会社」と書きます。株式会社が前に付くのか後ろに付くのかも、相手の名刺や署名で確かめます。

役職の書き方で迷いやすいのが、「部長」と「様」を重ねるかどうかです。「部長」そのものが敬称の役割を持つため、「□□部長様」と重ねると二重の敬称になる、という考え方が広く知られています。役職を書きたいときは「部長 □□様」のように役職を名前の前に置くか、「□□部長」とするのが一般的です。

社内の宛名は、社外より簡単でかまいません。「□□さん」「□□部長」のように、ふだん社内で呼んでいる呼び方に合わせます。社内のメールで「株式会社△△ 営業部 □□様」と書くと、かえってよそよそしい印象になります。

宛名を何人も並べるときは、役職の高い順に書きます。社外の相手と社内の人を同じメールに入れる場合は、社外の相手を先に書きます。

社外の相手への書き出しの例文

社外の相手への書き出しは、相手との付き合いの長さで言葉を選びます。

取引のある相手への書き出し

ふだんから取引のある相手には、「いつもお世話になっております」が最も使われる挨拶です。

いつもお世話になっております。 株式会社△△営業部の◇◇です。

先日お送りした見積書について、ご連絡いたしました。

より改まった書き方にしたいときは、「平素より大変お世話になっております」を使います。「平素」とは、ふだん、いつも、という意味の言葉です。会社として正式な連絡をするときや、相手が役員クラスのときに向いています。

平素より大変お世話になっております。 株式会社△△代表取締役の◇◇でございます。

返信を書くときの書き出し

相手から届いたメールに返信するときは、挨拶のあとに、連絡へのお礼を一文入れます。

いつもお世話になっております。 株式会社△△の◇◇です。

さっそくのご連絡、ありがとうございます。 ご質問いただいた納期の件について、お答えいたします。

「さっそくの」は、相手が早く返事をくれたときに使う言葉です。返信までに日にちがたっている場合は、「ご連絡ありがとうございます」だけにします。逆に、自分の返信が遅れたときは、挨拶の直後に「ご返信が遅くなり、申し訳ございません」とお詫びを入れます。

久しぶりに連絡する相手への書き出し

しばらく連絡していなかった相手には、「ご無沙汰しております」を使います。「ご無沙汰」とは、長く連絡をしていなかったことを、自分の側から詫びる気持ちを込めた言葉です。

ご無沙汰しております。 株式会社△△の◇◇です。 昨年、展示会でご挨拶させていただいて以来となります。

その後お変わりなくお過ごしでしょうか。 本日は、新しいサービスのご案内でご連絡いたしました。

久しぶりの相手は、こちらの名前を覚えていないこともあります。「いつ、どこで会ったか」を一文添えると、相手は思い出しやすくなります。

取引先から紹介を受けた相手への書き出し

共通の知人から紹介を受けて連絡する場合は、紹介者の名前を書き出しに入れます。

はじめてご連絡いたします。 株式会社△△の◇◇と申します。 株式会社◎◎の☆☆様からご紹介いただき、ご連絡いたしました。

紹介者の名前があるだけで、相手は「知らない会社からの営業メール」ではないと分かり、読んでもらいやすくなります。紹介者には、連絡を取ったことを伝えておくのが礼儀です。

初めての相手への書き出しの例文

初めての相手には、「いつもお世話になっております」は使いません。まだお世話になっていないからです。代わりに「はじめてご連絡いたします」「突然のご連絡、失礼いたします」を使います。

はじめてご連絡いたします。 株式会社△△営業部の◇◇と申します。

御社のホームページを拝見し、商品の取り扱いについてお伺いしたく、ご連絡いたしました。

初めての相手には、自分が誰かに加えて、「どうやって相手を知ったか」を書くと警戒されにくくなります。ホームページ、展示会、紹介、記事などです。

名乗りの言い方は、初めての相手には「◇◇と申します」、二度目以降は「◇◇です」とするのが一般的です。「申します」は自分の名前をへりくだって伝える言い方で、初対面の改まった場面に合います。

初めての相手へのメールでは、結びの挨拶にも気を配ります。

日頃から取引のある相手への結びの挨拶は、相手にとってほしいアクションや要望を分かりやすく書くことが大切ですが、初めてメールを送る相手への結びは、相手への気遣いが感じられる一文を添えなくてはなりません。 出典: bizushiki.com

書き出しで名乗りと用件を伝え、結びで「突然のご連絡にもかかわらず、最後までお読みいただきありがとうございました」と気遣いを添える。この組み合わせで、初めての相手にも失礼のないメールになります。

外注の現場でよく見かける失敗に、初めての相手に、いきなり見積りの依頼から書き始めてしまうことがあります。相手は「どこの誰が、何のために見積りを欲しがっているのか」が分からないまま読み始めることになり、返事が後回しにされがちです。名乗りと、相手を知った経緯の2文を先に書くだけで、返事の来やすさは変わります。

社内の相手への書き出しの例文

社内の相手には、「お疲れ様です」が最も使われる挨拶です。社外への挨拶の「いつもお世話になっております」を社内で使うと、よそよそしい印象になります。

□□さん

お疲れ様です。 営業部の◇◇です。

来週の会議の資料について、確認をお願いしたくご連絡しました。

社内のメールは、社外のメールより短くてかまいません。名乗りは部署名と名前で十分です。

朝に送るときの書き出し

朝の早い時間に社内へ送るときは、「おはようございます」を使う人もいます。

「おはようございます」は、朝の時間帯に限って使う挨拶です。「お疲れ様です」は相手の疲れをねぎらう意味合いがあるので、朝から用いると相手によっては違和感を持たれてしまいます。朝10時くらいまでの時間に社内の方にメールを送るときは「おはようございます」が一般的であり自然です。 出典: bizushiki.com

ただし、メールは送った時間に読まれるとは限りません。朝に送ったメールを相手が午後に開くこともあります。そのため、時間を問わず使える「お疲れ様です」で通している会社も多く、どちらが正しいというより、社内の習慣に合わせるのが無難です。

上司や目上の人への書き出し

社内の上司にも「お疲れ様です」は使えます。文化庁の文化審議会がまとめた敬語の指針では、「お疲れ様」は一緒に仕事をした後など、お互いに声を掛け合う場面でも多く使われる表現で、「お疲れ様でございました」のような丁寧な言い方であれば、仕事上の上司にも使えると説明されています。

一方で「ご苦労様」は、同じ指針で、自分の側のために仕事をしてくれた人へのねぎらいの表現で、ねぎらいは上の立場から下の立場に向けたものになるため、目上の人には使わないほうがよい、とされています。上司へのメールの書き出しを「ご苦労様です」とするのは避けましょう。

上司へのメールの書き出しの例です。

□□部長

お疲れ様です。 営業部の◇◇です。

先日ご指示いただいた取引先の調査について、結果をご報告いたします。

他の部署の人への書き出し

ふだんやり取りのない他の部署の人には、部署名を添えて名乗ります。

経理部　□□さん

お疲れ様です。 営業部の◇◇と申します。 はじめてご連絡いたします。

取引先への請求の手続きについて、教えていただきたいことがあり、ご連絡しました。

社内であっても、初めてやり取りする相手には「申します」「はじめてご連絡いたします」を使うと丁寧です。

用件別の書き出しの一文

挨拶と名乗りのあとに続く「用件の予告」の一文は、用件によって決まった言い方があります。ここでは、よく使う用件ごとの一文を挙げます。

依頼をするとき

• ◯◯の件で、お願いがありご連絡いたしました。
• 恐れ入りますが、◯◯についてご確認をお願いしたく、ご連絡いたしました。
• お忙しいところ恐縮ですが、◯◯についてご相談させてください。

「恐れ入りますが」「お忙しいところ恐縮ですが」は、相手に手間をかけることを詫びる前置きの言葉で、クッション言葉と呼ばれます。依頼の一文の前に置くと、言い方が和らぎます。

お礼を伝えるとき

• 先日はお忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
• 昨日は資料をお送りいただき、誠にありがとうございました。

お礼のメールは、挨拶の直後にお礼を書き、何に対するお礼なのかを具体的に書くと伝わります。

お詫びをするとき

• このたびは、納品の遅れによりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
• 先ほどお送りしたメールに誤りがございました。大変失礼いたしました。

お詫びのメールでは、挨拶を短くして、すぐにお詫びの一文を書きます。「いつもお世話になっております」のあとに長い前置きを入れると、謝る気持ちが伝わりにくくなります。

確認や催促をするとき

• 先日お送りした見積書について、ご確認いただけましたでしょうか。
• 行き違いでしたら申し訳ございませんが、◯◯の件、その後いかがでしょうか。

催促は、相手を責める調子にならないよう、「行き違いでしたら」のように、相手がすでに対応している可能性に触れる一文を入れます。

2通目以降の書き出し

同じ日に同じ相手へ何度もメールを送るときは、2通目以降の挨拶を短くします。

• たびたび失礼いたします。株式会社△△の◇◇です。
• 重ねてのご連絡、失礼いたします。

1日に3通も4通も「いつもお世話になっております」を繰り返すと、形式的な印象になります。

季節の挨拶はメールに入れるか

手紙では「拝啓 秋涼の候」のような時候の挨拶から始めますが、ビジネスメールでは基本的に入れなくてかまいません。メールは手紙より短く、用件をすぐに伝える連絡の手段だからです。

ただし、季節の一言を添えると、やわらかい印象になる場面もあります。久しぶりに連絡する相手や、お礼のメールなどです。時候の挨拶の決まった言葉ではなく、話し言葉に近い一文で十分です。

• 朝晩はすっかり冷え込むようになりましたが、いかがお過ごしでしょうか。
• 暑い日が続いておりますが、お変わりなくお過ごしでしょうか。

季節の一言は、挨拶と名乗りのあと、用件に入る前に置きます。書き出しの最初に置くと、相手は誰からのメールかが分かるまでに時間がかかります。

年末や年始、異動の時期など、決まった時期の挨拶のメールについては、それぞれの決まった言い方があるので、その場面に合った例文を使ってください。

避けたい書き出しと、言い換え

書き出しで避けたい書き方をまとめておきます。

• 「ご苦労様です」：目上の人や社外の相手には使いません。「お疲れ様です」か、社外なら「お世話になっております」にします
• 「お世話様です」：くだけた言い方で、社外の相手には向きません
• 挨拶の重ね書き：「いつもお世話になっております。平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」のように、似た挨拶を2つ重ねると冗長になります。1つで十分です
• 名乗りの省略：社外の相手には、二度目以降でも会社名と名前を名乗ります。相手は1日に何十通ものメールを受け取っています
• 用件の後回し：挨拶と近況のあとにやっと用件が出てくる書き方は、読み手の負担になります

自分の会社の人を社外に紹介するときの呼び方にも注意します。敬語の指針では、自分の上司を社外の人に話すときは、自分の側の人として「田中」と呼ぶことに問題はなく、改まった場面では「弊社の部長」のように言うこともできる、と説明されています。社外へのメールで「弊社の田中部長が申しておりました」と書くより、「弊社の田中が申しておりました」とするのが一般的です。

外注を始めたばかりの発注者のメールでよく見かけるのが、丁寧にしようとして言葉を重ねすぎてしまうことです。「いつも大変お世話になっております。平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。さて、このたびは」と続くメールは、礼儀は伝わっても、何の連絡なのかが分かりません。受け取った側は、用件を探して読み進めることになります。挨拶は1つ、名乗りは1つ、用件の予告は1つ、と決めておくと、こうした書き出しは避けられます。

名乗りの書き方の細かいところ

挨拶のすぐあとに来る名乗りは、短い一文ですが、相手との関係によって書き方が少しずつ変わります。

社外の相手には、会社名と名前を必ず書きます。部署名は、相手が同じ会社の複数の部署とやり取りしている場合に入れると親切です。

• 株式会社△△の◇◇です。（ふだんやり取りしている相手）
• 株式会社△△営業部の◇◇です。（相手が複数の部署とやり取りしている場合）
• 株式会社△△で経理を担当しております◇◇と申します。（初めての相手に役割を伝えたい場合）

フリーランスや個人で仕事をしている人は、会社名の代わりに屋号や仕事の内容を添えます。

• フリーランスでWebデザインをしております◇◇です。
• ◎◎デザイン事務所の◇◇です。

名前だけで名乗ると、相手は「どの案件の◇◇さんか」を思い出すのに時間がかかります。とくに、同じ名字の人が取引先に何人もいる場合は、仕事の内容を一言添えるだけで伝わり方が変わります。

役職を名乗りに入れるかどうかも迷うところです。社外への名乗りでは、自分の役職を名前の前に置いて「営業部長の◇◇です」と書くのが自然です。「◇◇部長です」と名前のあとに役職を付けると、自分に敬称を付けているように読めるので避けます。

担当者が交代したときは、名乗りのあとに交代の挨拶を入れます。

いつもお世話になっております。 株式会社△△営業部の◇◇と申します。 このたび、前任の☆☆に代わり、御社を担当させていただくことになりました。

担当の交代は、相手から許しを得て行うものではありませんが、引き継いで担当を受け持つことを謙虚に伝える場面なので、「担当させていただく」がよく使われます。前任者の名前を書いておくと、相手はこれまでのやり取りと結び付けて読めます。

書き出しから署名までの1通の例文

書き出しは、それだけで完結するものではなく、本文、結び、署名とつながって1通のメールになります。ここでは、書き出しから署名までを通した例を3つ紹介します。

取引先に打ち合わせの日程を相談するメール

件名：12月の定例打ち合わせの日程のご相談（株式会社△△）

株式会社〇〇 営業部　□□様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の◇◇です。

12月の定例打ち合わせの日程について、ご相談したくご連絡いたしました。

弊社では、次の日時でご都合がよろしければ幸いです。

• 12月8日（火）14時から15時
• 12月10日（木）10時から11時
• 12月11日（金）15時から16時

いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時を2つほどお知らせいただけますでしょうか。 お手数ですが、11月27日（金）までにお返事をいただけますと助かります。

引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部　◇◇ 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

日程の候補を箇条書きにし、返事の期日を書いておくと、相手は1回の返信で答えられます。書き出しで用件を予告しておけば、相手は候補の日時を見る前に、自分の予定表を開く準備ができます。

初めての相手に仕事を依頼するメール

件名：記事制作のご依頼についてのご相談（株式会社△△）

◎◎様

はじめてご連絡いたします。 株式会社△△広報部の◇◇と申します。

◎◎様のホームページで制作実績を拝見し、弊社の会社案内の記事制作についてご相談したく、ご連絡いたしました。

ご依頼を考えている内容は次のとおりです。

• 内容：会社案内に載せる社員紹介の記事（1本2,000字程度）
• 本数：5本
• 時期：2027年1月中の納品を希望
• 予算：1本あたり30,000円（税別）を想定

ご興味をお持ちいただけましたら、オンラインで30分ほどお話を伺えますと幸いです。 突然のご連絡にもかかわらず、最後までお読みいただき、ありがとうございました。

株式会社△△ 広報部　◇◇ 電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

初めての相手への依頼では、書き出しで「どこで知ったか」を伝え、本文で依頼の条件を先に示すと、相手は引き受けられるかどうかをすぐに判断できます。予算や時期が書かれていない依頼は、受ける側が確かめる手間が増え、返事が遅れる原因になります。

社内の上司に報告するメール

件名：【報告】A社への見積り提出の結果について

□□部長

お疲れ様です。 営業部の◇◇です。

A社へ提出した見積りについて、結果をご報告いたします。

本日、A社の☆☆様から、見積りの内容で発注をいただけるとのご連絡がありました。 正式な発注書は、来週中にお送りいただける予定です。

発注書が届きましたら、あらためてご報告いたします。 よろしくお願いいたします。

営業部　◇◇ 内線：1234

社内の報告では、書き出しで「何の報告か」を伝え、本文の最初に結論を書きます。上司は1日に多くのメールを読むので、書き出しから結論までが近いほど、判断が早くなります。

書き出しで迷いやすい言葉の使い分け

最後に、書き出しで迷いやすい言葉の違いを整理しておきます。

「お世話になっております」と「お世話になります」 「お世話になっております」は、すでに続いている関係に使います。「お世話になります」は、これから関係が始まる場面、たとえば初めて仕事を受けるときや、窓口の担当として初めて連絡するときに使われます。

「ご連絡いたしました」と「ご連絡させていただきました」 連絡すること自体は、相手の許可を受けて行うものではないので、「ご連絡いたしました」で十分です。文化庁の敬語の指針でも、「（さ）せていただく」は、相手の許可を受けて行い、そのことで恩恵を受ける場面で使う形と説明されています。

「拝見しました」と「拝見させていただきました」 「拝見する」はそれだけで「見る」をへりくだって言う言葉です。「拝見させていただきました」は丁寧すぎる言い方になりやすく、「拝見しました」「拝見いたしました」で十分です。

「失礼いたします」の使いどころ 「突然のご連絡、失礼いたします」「たびたび失礼いたします」のように、相手の手を止めてしまうことを詫びる場面で使います。毎回の書き出しに入れる必要はありません。

言葉の使い分けに迷ったら、相手がふだん使っている言い方に合わせるのが一番の近道です。相手のメールの書き出しを見れば、その会社や業界でどの程度の丁寧さが普通なのかが分かります。

書き出しを毎回すばやく整える工夫

書き出しの型が決まったら、毎回いちから打たずに済む工夫をしておくと、メールを書く時間が短くなります。

1つ目は、パソコンの日本語入力の単語登録です。「いつも」と打てば「いつもお世話になっております。」に変わるように登録しておくと、挨拶の一文を打ち間違えることもなくなります。「おつ」で「お疲れ様です。」、「はじ」で「はじめてご連絡いたします。」のように、よく使う挨拶を短い読みで登録しておく方法です。

2つ目は、メールソフトの署名の機能です。会社名、部署、名前、電話番号を署名として保存しておけば、末尾を毎回打つ必要がありません。社外向けと社内向けで署名を分けて保存しておくと、社内のメールに住所まで入った長い署名が付く、ということも防げます。

3つ目は、よく送る用件ごとの文例を、メモやテキストファイルにまとめておくことです。日程の相談、資料の送付、お礼、お詫びなど、用件ごとに書き出しから結びまでの文例を1つずつ用意しておけば、宛名と中身を差し替えるだけで1通が書けます。

ただし、文例を使い回すときは、宛名と名乗りの差し替え忘れに注意します。前に送った相手の名前が残ったまま送ってしまうと、相手に失礼なだけでなく、別の取引先とのやり取りがあることまで知られてしまいます。送る前に、宛名の行だけは必ず目で確かめましょう。

問い合わせへの返信の書き出しと、窓口の回し方

会社やお店の問い合わせ窓口から返信するときの書き出しは、個人どうしのメールと少し違います。相手は、こちらの担当者の名前を知らないことが多いからです。

株式会社〇〇 □□様

このたびは、株式会社△△にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 カスタマーサポート担当の◇◇です。

お問い合わせいただいた、料金のお支払方法についてご案内いたします。

問い合わせへの返信では、最初に問い合わせへのお礼を書き、次に担当者として名乗り、どの問い合わせへの返事なのかを一文で示します。同じ人から複数の問い合わせが届いていることもあるので、「お問い合わせいただいた◯◯について」と内容を特定すると、相手は迷いません。

窓口に届く問い合わせが少ないうちは、メールソフトで受けて、返信したかどうかをスプレッドシートに書き込んでおく方法で回せます。列を「受付日」「名前」「内容」「担当」「状況」「返信日」とし、状況を「未対応」「対応中」「返信済み」のように決めておけば、誰が見ても進み具合が分かります。

ただ、窓口を複数人で受け持つようになると、同じ問い合わせに2人が返信してしまったり、誰も返信していなかったりということが起きやすくなります。社外から届く問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回したい場合の選択肢の1つが、フォームのサービスのHalictです。公式サイトでは、フォームで受け付けた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されると紹介されています。料金は使うメンバーの人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。メンバー1人までのフリーは0円、3人までのスターターは月額2,980円（税抜）です。返信の文面そのものは、この記事で紹介した書き出しの型で書きます。詳しくはHalictの紹介ページで確かめられます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営者として見てきた、書き出しで仕事が決まる場面

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事の依頼や応募のメールは、書き出しの3行で読まれ方が大きく変わります。

発注する側から見ると、応募のメールの書き出しで、名乗りと「どの募集への応募か」が書かれているかどうかで、その後の読み方が変わります。複数の募集を同時に出していると、どの募集への応募かが分からないメールは、確かめるための手間が1つ増えるからです。受ける側から見ても同じで、書き出しで依頼の中身が分かるメールには早く返事ができ、結果として仕事が早く始まります。

仲介の手数料が乗らない直接の取引では、こうしたやり取りを当事者どうしで進めることになります。書き出しの型がそろっていると、初めての相手とでも話が早く進み、同じ予算で依頼者はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。丁寧な書き出しは、礼儀のためだけでなく、取引を早く確かに進めるための道具でもあります。

外部の専門家に初めて連絡する場面は、業務の改善や新しい取り組みを始めるときに多くなります。たとえば、生成AIを業務にどう取り入れるかを相談したいときはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような支援を頼めるのかを確かめられます。集客や安全対策まで含めて相談したい場合はAI・マーケティング・セキュリティのお仕事が参考になります。経営全体の相談相手を探すときは、国家資格の中小企業診断士の役割を知っておくと、誰に何を頼むかを決めやすくなります。

どの相手に送るときも、書き出しの基本は同じです。宛名、挨拶、名乗り、用件の予告。この4つを短くそろえることが、読まれるメールへの第一歩です。

よくある質問

Q. 社外へのメールの書き出しは「お世話になっております」だけでよいですか？

取引のある相手なら「いつもお世話になっております」に名乗りと用件の一文を続ければ十分です。より改まった連絡では「平素より大変お世話になっております」を使います。初めての相手にはまだお世話になっていないので、「はじめてご連絡いたします」に言い換えましょう。

Q. 上司へのメールで「お疲れ様です」は失礼ではありませんか？

失礼ではありません。文化庁の敬語の指針でも、「お疲れ様」はお互いに声を掛け合う場面で使われる表現で、丁寧な言い方であれば上司にも使えると説明されています。避けたいのは「ご苦労様です」で、上の立場から下の立場へのねぎらいになるため、目上の人には使いません。

Q. 初めての相手へのメールで気をつけることは何ですか？

「はじめてご連絡いたします」と書き、会社名と名前を「◇◇と申します」と名乗ります。そのうえで、ホームページや紹介など、相手を知った経緯を一文添えると警戒されにくくなります。結びには「突然のご連絡にもかかわらず、お読みいただきありがとうございました」と気遣いの一文を入れましょう。

Q. 同じ相手に1日に何度もメールを送るときの書き出しは？

2通目以降は「たびたび失礼いたします」「重ねてのご連絡、失礼いたします」のように短くします。毎回「いつもお世話になっております」を繰り返すと形式的な印象になります。名乗りは省かず、会社名と名前は毎回書いておくと、相手が転送したときにも誰からのメールかが分かります。