Dropboxの共有リンクの作り方｜期限とパスワードの設定

Dropboxの共有リンクを調べている方の多くは、取引先や知人に大きなファイルを渡したいけれど、リンクを送ったあとに誰でも見られる状態が続くことに不安を感じています。結論から言うと、Dropboxの共有リンクは、ファイルやフォルダの「共有」から「リンクをコピー」を選ぶだけで作れ、リンクを知っている人は相手がDropboxのアカウントを持っていなくてもファイルを見られます。有効期限やパスワード、ダウンロードの禁止といった制限を付けられるのは、ProfessionalやEssentials、Standardなどの有料プランを使っている場合に限られます。無料のBasicプランでは、リンクを送ったあとは、使い終わったらリンクを削除する、という運用で安全を保ちます。

この記事では、共有リンクの作り方をブラウザ、パソコン、スマートフォンに分けて説明し、閲覧用と編集用のリンクの違い、有効期限とパスワードの設定、ダウンロードの禁止、リンクを無効にする方法、プランごとにできることの違い、仕事で使うときの注意点を順に扱います。ファイルを渡す手段が整っても、誰がいつまでに何をするかは別に共有する必要があるため、後半では、チームのやることの担当と期限と進み具合をそろえる道具として、ボードで仕事を進めるPinatecaにも触れます。

Dropboxの共有リンクとは何か

Dropboxの共有リンクは、Dropboxに保存したファイルやフォルダを、URLを送るだけで相手に見せられる仕組みです。メールに添付できない大きな動画や設計データ、写真の束を渡すときによく使われます。

共有リンクの大きな特徴は、受け取る側がDropboxのアカウントを持っていなくてもよい点です。リンクを開くと、ブラウザでファイルのプレビューが表示され、ダウンロードが許可されていればファイルを保存できます。アカウントを持っていない人は、プレビューとダウンロードはできますが、ファイルを編集したり自分のDropboxに保存したりすることはできません。

Dropboxでファイルを共有する方法には、共有リンクのほかに、相手をメンバーとして直接追加する方法があります。2つの方法は性格が違います。

共有の方法	相手に必要なもの	向いている場面
共有リンク	特になし。リンクを開くだけ	取引先に完成したファイルを渡す
メンバーとして追加	Dropboxのアカウント	同じフォルダで長く一緒に作業する

共有リンクは手軽な反面、リンクが転送されると、転送された人もファイルを見られる、という性質があります。リンクを知っていることが、見られる条件になるからです。この性質を理解したうえで、相手に渡したい期間と範囲に合わせて、制限を付けるかどうかを決めます。

もう1つ知っておきたいのは、メンバーとして追加した人を外しても、その人がリンクを持っていればアクセスを取り戻せる点です。Dropboxのヘルプでは、アクセス権を削除したユーザーでも、ファイルやフォルダのリンクがあればアクセスできるため、それを防ぐにはリンクを削除するよう案内されています。共有をやめるときは、メンバーの削除とリンクの削除を両方行う必要があります。

共有リンクを作る手順

共有リンクは、ブラウザ、パソコンのDropboxアプリ、スマートフォンのアプリのどれからでも作れます。Dropboxのヘルプの手順に沿って説明します。

ブラウザで作る

1. dropbox.com にログインする
2. 共有したいファイルまたはフォルダの名前にポインタを合わせる
3. 表示される「共有」をクリックする
4. 「リンクをコピー」をクリックする

コピーしたリンクは、メールやチャットに貼り付けて相手に送ります。共有の画面で「管理」を開くと、「編集用のリンク」と「閲覧用のリンク」のどちらを使うかを選べます。

パソコンのDropboxアプリで作る

パソコンにDropboxのデスクトップアプリを入れている場合は、WindowsのエクスプローラーやMacのFinderで、Dropboxのフォルダの中のファイルを右クリックし、「共有…」を選びます。表示される画面からリンクをコピーできます。大きなファイルを扱う人は、ブラウザにアップロードし直さなくても、パソコンに保存した場所からそのままリンクを作れるので便利です。

スマートフォンのアプリで作る

スマートフォンのDropboxアプリでは、共有したいファイルの横にある「その他のオプション」をタップし、「共有」、「閲覧用リンク」と進み、「リンクをコピー」をタップします。外出先で撮った写真を、その場で取引先に送りたいときに使えます。

QRコードで渡す

対面の打ち合わせでファイルを渡したいときは、共有の画面の「その他のオプション」から「QRコードを作成する」を選ぶと、リンクをQRコードの画像にできます。画像は.png形式で保存されるため、資料に貼ったり、画面に映して相手にスマートフォンで読み取ってもらったりできます。

閲覧用リンクと編集用リンクの違い

共有リンクには、閲覧用と編集用の2種類があります。どちらを送るかで、相手ができることが変わります。

リンクの種類	相手ができること	向いている場面
閲覧用のリンク	ファイルを見る、許可されていればダウンロードする	完成した資料や納品物を渡す
編集用のリンク	Dropboxのアカウントでファイルを編集する	一緒に資料を作る相手に渡す

仕事でファイルを渡す場面のほとんどは、閲覧用のリンクで足ります。納品物や確認用の資料を渡すときに編集用のリンクを送ってしまうと、相手が誤ってファイルを書き換えたときに、元の状態が分からなくなります。

編集用のリンクで相手が編集するには、相手がDropboxのアカウントでログインしている必要があります。アカウントを持っていない相手に編集用のリンクを送っても、相手はプレビューまでしかできません。

迷ったときは、まず閲覧用のリンクを送り、相手から編集したいという依頼があったときに、編集用のリンクを送るか、相手をメンバーとして追加するかを考えます。最初に権限を狭くしておけば、あとから広げることはいつでもできます。

送ったリンクがどちらの種類だったか分からなくなったときは、共有の画面で、そのファイルに作られているリンクの一覧と種類を確かめられます。

共有リンクに有効期限を付ける方法

共有リンクに有効期限を付けると、決めた日を過ぎたあとはリンクが使えなくなります。取引先に一時的にファイルを渡すときや、イベントの写真を期間を決めて配るときに向いています。

有効期限を付けられるのは、Dropbox Professional、Essentials、Standard、Advanced、Business、Business Plus、Enterpriseを使っている場合です。無料のBasicプランやPlusプランでは使えません。共有リンクの権限を設定する方法に沿って、ブラウザでの手順を説明します。

1. dropbox.com にログインする
2. ファイル名またはフォルダ名にポインタを合わせて「共有」をクリックする
3. 表示される画面で、右下の設定をクリックする
4. 有効期限を付けたいリンク（編集用または閲覧用）をクリックする
5. 「有効期限」の横のトグルをオンにする
6. 有効期限の日付を選ぶ
7. 「保存」をクリックする

共有リンクは、指定した日付の午後11時59分に無効になります。たとえば11月30日を選ぶと、11月30日の終わりまでは使え、12月1日になると使えなくなります。

期限が切れたリンクは使えなくなりますが、有効期限を編集すれば、同じリンクを再び使えるようにできます。相手から「期限が切れて開けない」と連絡があったときは、新しいリンクを作り直さなくても、期限を延ばすだけで対応できます。

スマートフォンのアプリでも有効期限を設定できます。Androidでは、ファイルの「その他のオプション」から「共有」、リンクの種類を選び、「設定を変更」から「有効期限を設定」をオンにして日付を選びます。iPhoneでは、「フォルダ設定」または「ファイル設定」から編集リンクや閲覧リンクを開き、「有効期限を設定」をオンにして日付を選びます。

有効期限の長さに決まった正解はありませんが、取引先への納品物なら相手が受け取りを確かめるまでの1週間から2週間程度、社外の人と一時的に資料を共有するなら打ち合わせの翌日まで、というように、用途ごとに目安を決めておくと迷いません。

共有リンクにパスワードを付ける方法

パスワードを付けると、リンクを開いた人は、パスワードを入力しないとファイルを見られなくなります。リンクが転送されても、パスワードを知らない人は中身を見られないため、見積書や契約の資料のように、関係者以外に見せたくないファイルを渡すときに向いています。

パスワードを付けられるのも、有効期限と同じく有料プランを使っている場合です。Dropboxのヘルプには、次のように書かれています。

Professional、Standard、Advanced、Enterprise をご利用のお客様は、共有リンクにパスワードを追加できます。 出典: help.dropbox.com

権限の設定のページでは、この対象にEssentials、Business、Business Plusも含めて案内されています。ブラウザでファイルにパスワードを付ける手順は次のとおりです。

1. dropbox.com にログインする
2. ファイル名にポインタを合わせて「共有」をクリックする
3. 右下の設定をクリックする
4. パスワードを付けたいリンク（編集用または閲覧用）をクリックする
5. 「パスワードを要求する」の横のトグルをオンにする
6. パスワードを入力する
7. 「保存」をクリックする

フォルダにパスワードを付けるときは、フォルダの「共有」から「リンクをコピー」を選び、「管理」を開いてから、同じようにリンクを選んでパスワードを設定します。

パスワードはリンクと別の経路で伝える

パスワードを付けても、リンクとパスワードを同じメールに書いて送ると、メールが転送されたときにパスワードも一緒に伝わってしまいます。リンクはメールで、パスワードはチャットや電話で、というように、別の経路で伝えるのが基本です。

設定したパスワードは、あとから画面で確かめることができません。パスワードを忘れた場合は、同じ手順で新しいパスワードを設定し直すか、リンクを無効にします。パスワードを設定した時点で、自分の手元の管理ツールなどに控えておくと、相手から問い合わせがあったときに困りません。

ダウンロードを禁止する方法と見せる範囲の設定

有料プランでは、有効期限とパスワードのほかに、ダウンロードの禁止と、リンクを使える人の範囲も設定できます。

ダウンロードを禁止する

閲覧用のリンクでダウンロードを禁止すると、相手はブラウザでファイルをプレビューできますが、ダウンロードのボタンが灰色になり、押せなくなります。ボタンにポインタを合わせると「ダウンロードが無効にされました」と表示されます。確認用のデザイン案や、校正前の原稿を見せたいときに使います。

ブラウザでの手順は、ファイル名またはフォルダ名にポインタを合わせて「共有」をクリックし、右下の設定から「閲覧用リンク」を選び、「ダウンロードを無効にする」をオンにして「保存」をクリックします。

ただし、Dropboxのヘルプでは、ダウンロードを禁止しても、Dropbox経由のダウンロードが止まるだけで、ほかの方法でコンテンツを保存することは妨げない、と説明されています。画面の撮影などで内容を残すことはできるため、見せたくない情報は、そもそもリンクで共有しないことが大切です。また、プレビューに対応していない種類のファイルでは、ダウンロードを禁止できません。

リンクを使える人の範囲を決める

リンクの設定では、リンクにアクセスできる人を「リンクを知っている全員」にするか、「チームメンバー」に限るかを選べます。チーム向けのプランを使っている場合、社内の人だけに共有したいファイルは「チームメンバー」にしておくと、リンクが社外に転送されても、社外の人は開けません。

設定	できること	使えるプラン
有効期限	決めた日を過ぎるとリンクが使えなくなる	Professional、Essentials、Standard、Advanced、Business、Business Plus、Enterprise
パスワード	パスワードを入れないと開けない	同上
ダウンロードの禁止	プレビューだけにする	同上
見られる人の範囲	リンクを知っている全員か、チームメンバーだけかを選ぶ	チーム向けのプラン

なお、これらの設定は、自分で作った共有リンクにだけ適用されます。ファイルやフォルダに直接追加したメンバーには適用されず、そのメンバーが自分で作った共有リンクにも、こちらの設定は効きません。

共有リンクを無効にする方法

共有リンクを使い終わったら、リンクを無効にしておくことが大切です。有効期限を付けられない無料のプランでは、特にこの作業が安全を保つ要になります。

リンクを無効にするには、ファイルやフォルダの「共有」の画面を開き、リンクの設定から、そのリンクを削除します。削除したリンクは使えなくなり、相手がリンクを開いても、ファイルは表示されません。同じファイルを改めて共有したいときは、新しいリンクを作ります。新しいリンクは別のURLになるため、以前のリンクを持っている人は、新しいリンクを受け取らない限り見られません。

前に触れたとおり、フォルダのメンバーから外した人でも、リンクを持っていればアクセスを取り戻せます。取引が終わった相手との共有を止めるときは、メンバーから外すだけでなく、その相手に送ったリンクも削除します。

また、共有フォルダの中に作られた共有リンクは、リンクを作った人がフォルダから外れても、閲覧用のリンクとして有効なまま残ります。担当者が交代したときは、その人が作ったリンクが残っていないかを確かめ、不要なものは削除します。

やめたいこと	行う操作
リンクで見られる状態をやめる	リンクを削除する
一時的に止め、あとで再開する	有効期限を過去の日付にする、あとで延ばす
フォルダのメンバーとしての共有をやめる	メンバーを削除し、送ったリンクも削除する

プランによってできることの違い

Dropboxには、個人向けの無料のBasic、個人向けの有料のPlusとEssentials、Professional、チーム向けのBusinessやBusiness Plusなどのプランがあります。共有リンクに関係する違いは、有効期限やパスワード、ダウンロードの禁止を使えるかどうかです。

プランの種類	共有リンクを作る	有効期限、パスワード、ダウンロードの禁止
Basic（無料）	できる	できない
Plus	できる	できない
Essentials、Professional	できる	できる
Standard、Advanced、Business、Business Plus、Enterprise	できる	できる

BasicやPlusのプランでも、共有リンクそのものは作れますし、ほかのDropboxユーザーにリンクで編集の権限を渡すこともできます。違いは、リンクに制限を付けられるかどうかです。

仕事で取引先にファイルを頻繁に渡すなら、有効期限とパスワードを付けられるプランを選ぶと、送ったあとの心配が減ります。月額の料金はプランや支払い方法、地域によって変わり、改定されることもあるため、契約の前にDropboxの料金のページで最新の金額を確かめます。

無料のプランで使い続ける場合は、次の運用で安全を保ちます。

• 渡す必要のなくなったリンクは、すぐに削除する
• 見積書や個人情報を含むファイルは、共有リンクで送らない
• リンクを送るメールには、リンクの転送を控えてほしいことを書き添える

有料プランに切り替えるかどうかの判断

有効期限やパスワードを使うために有料プランへ切り替えるかどうかは、共有リンクを送る頻度と、送るファイルの中身で判断します。

月に数回、知人に写真を送る程度であれば、無料のプランで、使い終わったリンクを削除する運用で十分に回ります。一方で、取引先に毎週のように納品物を送る、見積書や契約の資料を共有リンクで渡す、という使い方をしているなら、送ったリンクを1つずつ覚えて削除する運用は長く続きません。有効期限を付けておけば、削除し忘れても決めた日にリンクが使えなくなるため、管理の手間そのものが減ります。

もう1つの判断の材料は、取引先の求めです。取引先によっては、外部にファイルを渡すときはパスワードを付けることを条件にしている場合があります。そうした取引先と継続して仕事をするなら、パスワードを付けられるプランを使うことが、取引を続けるための前提になります。

個人で仕事を受ける場合、プランの料金は事業の経費として扱えるのが一般的です。ファイルの受け渡しに不安を感じたまま仕事を続けるよりも、制限を付けられる環境を整え、取引先に安心してもらうほうが、長い目で見て得になる場面は少なくありません。

仕事で共有リンクを使うときの注意点

共有リンクは便利な反面、送ったあとに管理されないまま残りやすい仕組みです。仕事で使うときは、次の点に気を付けます。

1つ目は、共有するファイルの中身を送る前に確かめることです。フォルダごとリンクを送ると、フォルダの中に入っていた別の取引先の資料まで相手に見えてしまうことがあります。フォルダを共有するときは、相手に見せてよいファイルだけを入れた共有専用のフォルダを作り、そのフォルダのリンクを送ります。

2つ目は、リンクを送ったことを記録しておくことです。どのファイルのリンクを、誰に、いつ送ったかが分からなくなると、取引が終わったあとにリンクを削除し忘れます。案件ごとの記録に、送ったリンクと送った日を残しておくと、終わったときにまとめて削除できます。

3つ目は、取引先の決まりを確かめることです。会社によっては、外部のファイル共有サービスのリンクを開くことが禁止されていたり、パスワードの付いたリンクしか受け取らない決まりになっていたりします。初めての相手には、ファイルの受け渡しの方法を事前に確かめておくと、送ったリンクが開けない、という行き違いを防げます。

4つ目は、ファイルの更新に気を付けることです。共有リンクは、リンク先のファイルの最新の状態を表示します。リンクを送ったあとにファイルを書き換えると、相手は書き換えたあとの内容を見ることになります。納品した版を残したい場合は、納品用のファイルを別に作り、そのファイルのリンクを送ります。

相手が共有リンクを開けないときに確かめること

共有リンクを送ったあと、相手から「開けない」「ダウンロードできない」と連絡が来ることがあります。原因はいくつかの型に分かれるので、順番に確かめると早く解決できます。

最初に確かめるのは、リンクの有効期限です。有効期限を付けていた場合、期限の日の午後11時59分を過ぎるとリンクは使えなくなります。相手が期限の翌日に開こうとしていないかを確かめ、必要なら期限を延ばします。

次に確かめるのは、パスワードの伝え方です。パスワードを付けたリンクは、正しいパスワードを入れないと開けません。パスワードを別の経路で伝えたつもりが、相手に届いていなかった、ということもあります。大文字と小文字の違いや、全角と半角の違いで入力を誤ることも多いので、パスワードには入力を誤りにくい文字を使います。

3つ目は、リンクを使える人の範囲です。リンクの設定で「チームメンバー」に限っていると、社外の相手はリンクを開けません。社外の人に渡すリンクは、範囲を「リンクを知っている全員」にしたうえで、パスワードや有効期限で守る形にします。

4つ目は、ダウンロードの禁止です。閲覧用のリンクでダウンロードを禁止していると、相手はプレビューはできても、ファイルを保存できません。相手がファイルを手元で使う必要があるなら、ダウンロードの禁止を外します。

5つ目は、相手の会社の環境です。会社のネットワークで外部のファイル共有サービスへの接続が制限されている場合、リンクそのものが開けません。この場合はDropboxの側では解決できないため、相手の会社で使える受け渡しの方法を確かめ、その方法に合わせます。

最後に、リンクを削除していないかを確かめます。整理のつもりでリンクを削除していると、相手は開けなくなります。削除したリンクは元に戻せないため、新しいリンクを作って送り直します。

共有リンクを送るときのメールの書き方

共有リンクを取引先に送るときは、リンクだけを貼るのではなく、相手が迷わずに受け取れるように、いくつかの情報を書き添えます。書き添える内容は、何のファイルか、いつまで開けるか、パスワードをどう伝えるか、確認してほしいことは何か、の4つです。

たとえば、デザイン案の確認を依頼するときは、次のような文面になります。

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。 ご依頼いただいたトップページのデザイン案を、下記のリンクからご確認いただけます。

リンクの有効期限は11月30日までです。 パスワードは、別途チャットでお送りします。

ご確認いただきたい点は、見出しの文言と配色の2点です。 11月25日までにご意見をいただけますと幸いです。

ここで大切なのは、リンクの有効期限と、確認の期限を分けて書くことです。リンクの有効期限は、相手がファイルを開ける最後の日で、確認の期限は、相手に返事をお願いする日です。この2つを同じ日にすると、相手が期限の当日に開こうとしたときに、リンクが使えなくなっていることがあります。リンクの有効期限は、確認の期限より数日あとに設定しておくと安心です。

また、パスワードはメールの本文に書かず、別の経路で伝えることを文面で明らかにしておくと、相手もパスワードを探さずに済みます。

ファイルの受け渡しとやることの管理は分ける

共有リンクの使い方が整うと、ファイルを渡す作業は早くなります。しかし、リンクはファイルを渡すための手段であって、誰がいつまでに何をするのかを管理する仕組みではありません。デザイン案のリンクを送ったあと、誰が確認するのか、いつまでに返事をもらうのか、修正の作業は誰が担当するのか、といった情報は、リンクを見ても分かりません。

メールやチャットにリンクを貼って、その下に「〇日までにご確認ください」と書く運用は、相手が1人のうちは回ります。しかし、3人以上で1つの仕事を進めるようになると、どのファイルの確認がどこまで進んでいるのかを、メールやチャットの履歴から探すことになり、確認の漏れが起きやすくなります。

管理したいこと	向いている道具
ファイルそのものの保存と受け渡し	Dropboxなどのファイル共有サービス
打ち合わせの時間	カレンダー
やることの担当と期限と進み具合	タスク管理の道具
作業の途中の相談	タスク管理の道具やチャット

担当と期限と進み具合を共有する道具の候補

複数の人で仕事を進めるとき、やることの担当と期限と進み具合を共有する道具の候補の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaです。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Pinatecaでは、ボードの列にやることをカードとして並べ、カードに担当者、ラベル、期限、チェックリストを付けて、進み具合に合わせて列を移動させて進めます。カードにはコメントを残せるので、確認の結果や修正の依頼を、そのやることに結び付けて残せます。担当の割り当てや締切は受信箱に集まるため、自分が抱えている仕事を1か所で確かめられます。

Dropboxとの使い分けとしては、ファイルはDropboxに保存して共有リンクで渡し、「デザイン案を確認する」「修正版を作る」といったやることはボードのカードにして担当と期限を付ける、という形になります。カードのコメントに共有リンクを貼っておけば、どのファイルについてのやることかがすぐに分かり、取引が終わったときにも、どのリンクを削除すればよいかをカードから確かめられます。

料金は、5人までは無料でボード10個まで使え、登録にクレジットカードは必要ありません。それ以上の人数で使う場合は、スタンダードプランが1人あたり月額500円（税抜）、年払いでは1人あたり月額400円（税抜）です。

運営者として見てきたファイルの受け渡し

フリーランスと発注者をつなぐ場を20年運営してきた立場から見ると、仕事を長く続けている受注者ほど、ファイルの受け渡しを丁寧に扱っています。納品のたびに共有専用のフォルダを作り、相手に見せてよいファイルだけを入れ、取引が終わったらリンクを片付ける。こうした地味な段取りが、発注者から「安心して任せられる人」と見られる理由になっています。反対に、作業用のフォルダをまるごと共有してしまい、別の取引先の資料が見えてしまった、という失敗は、一度起きると信頼を取り戻すのに長い時間がかかります。

中間の手数料がかからない直接の取引では、ファイルの受け渡しの段取りも含めて、発注者と受注者が直接やりとりします。段取りの良い受注者は確認の往復が少なく、同じ予算の中で発注者はより多くの仕事を頼めるようになり、受注者の手取りも厚くなる、という関係が生まれます。

ファイルの扱いに慣れた人が活躍できる仕事としては、デザインのデータを扱う仕事があり、相場はデザイナーの年収・単価相場で紹介しています。テレワークの環境を整える会社向けの支援は、テレワーク 助成金 2026で説明しています。業務のIT化を手助けする仕事に関心がある方は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事も参考になります。

よくある質問

Q. Dropboxのアカウントを持っていない人も共有リンクを開けますか？

開けます。共有リンクを開くと、ブラウザでファイルのプレビューが表示され、ダウンロードが許可されていればファイルを保存できます。ただし、アカウントを持っていない人はプレビューとダウンロードまでで、ファイルの編集や自分のDropboxへの保存はできません。編集してもらう場合は、相手にDropboxのアカウントが必要です。

Q. 無料のBasicプランで共有リンクに有効期限を付けられますか？

付けられません。有効期限やパスワード、ダウンロードの禁止は、Professional、Essentials、Standard、Advanced、Business、Business Plus、Enterpriseのプランで使える機能です。無料のプランで使う場合は、使い終わったリンクをすぐに削除する運用で、送ったあとの見られる期間を短くします。

Q. 共有リンクの有効期限が切れたあと、同じリンクをもう一度使えますか？

使えます。有効期限が切れたリンクは使えなくなりますが、共有の設定画面で有効期限を編集して先の日付にすれば、同じリンクを再び使えるようにできます。新しいリンクを作り直す必要はありません。リンクを削除した場合は元に戻せないため、新しいリンクを作って送り直します。

Q. フォルダのメンバーから外した人がまだファイルを見られるのはなぜですか？

メンバーから外しても、その人が共有リンクを持っていれば、リンクからアクセスできるためです。共有をやめるときは、メンバーの削除とあわせて、その人に送った共有リンクも削除します。また、共有フォルダの中に作られたリンクは、作った人がフォルダから外れても有効なまま残るため、担当者が交代したときは残っているリンクを確かめます。