WordPressで申し込みフォームを作る｜イベントや講座の受付

ワードプレスで申し込みフォームを作りたい人の多くは、セミナーや講座、地域のイベントの参加者を、電話やメールではなくWebで受け付けたいと考えています。結論から言うと、WordPressなら無料のプラグインで申し込みフォームは作れます。ただし、問い合わせフォームと違い、申し込みフォームは「受け付けたあと」の作業が多く、定員の管理、参加案内の送信、キャンセルの受付まで考えておかないと、当日に名簿が合わない事態になります。この記事では、イベントや講座の受付に絞って、フォームに入れる項目、プラグインの選び方、設置の手順、受付後の管理までを順に整理します。受付後の管理を複数人で分担したい場合は、Halictのようなフォーム作成サービスを組み合わせる方法もあります。

申し込みフォームをWebに用意する意味

イベントや講座の申し込みを電話とメールだけで受けていると、受付の時間が業務時間に限られ、聞き間違いや書き漏れも起きます。Webの申し込みフォームは、この2つの問題をまとめて小さくします。マーケティングの解説メディアでも、申し込みフォームの利点として次の点が挙げられています。

申し込みを電話で受け付ける場合、会社の業務時間外での受付をすることはできませんでした。しかし、申し込みフォームを設置することで、申し込みを24時間受け付けることができようになります。業務時間外だから申し込みを断念してしまう、ということを防ぐことができ、機会損失を防ぐことができるでしょう。 出典: ferret-plus.com

24時間受け付けられることに加えて、申し込む人が自分で名前やメールアドレスを入力するので、聞き取りの誤りがなくなります。必須の項目を決めておけば、連絡先が抜けたまま受付が終わることもありません。届いた内容はメールとして残り、プラグインによってはWordPressの管理画面にも記録されるので、後から名簿を作るときの手間も減ります。

問い合わせフォームとの違い

申し込みフォームと問い合わせフォームは、見た目は似ていても、運用はかなり違います。問い合わせは1件ずつ返事をすれば終わりますが、申し込みは「受付」「確認の連絡」「当日の案内」「出欠の確認」「終了後のお礼」と、1人の申込者に何度も連絡が発生します。さらに、定員があるイベントでは、何人申し込んだかを常に把握しておく必要があります。この違いを最初に理解しておくと、プラグインの選び方を誤りません。

申し込みフォームに入れる項目の決め方

項目は多ければ親切というわけではありません。入力の手間が増えるほど、途中でやめる人が増えます。イベントや講座の受付で必要な項目は、次の3つに分けて考えると整理しやすくなります。

必ず入れる項目

どのイベントでも必要になるのは、次の4つです。

• 氏名（ふりがなを付けると、当日の受付で読み間違いが減る）
• メールアドレス（確認用に2回入力してもらうと、打ち間違いを防げる）
• 参加する日程や回（複数回あるときは選択式にする）
• 個人情報の取り扱いへの同意のチェック

イベントの種類によって入れる項目

講座や有料のセミナーでは、電話番号、所属（会社名や団体名）、参加人数、支払い方法などが加わります。オンラインで開く場合は、参加用のURLを送るメールアドレスが要になるので、確認入力は必須にします。会場で開く場合は、車で来るかどうか、託児の希望、配慮が必要な事項などを聞くこともあります。食事が出るイベントでは、アレルギーの有無を聞く欄があると当日の混乱を防げます。

入れないほうがよい項目

住所や生年月日など、受付に使わない情報は聞かないようにします。集めた個人情報は、漏れたときの影響が大きくなります。個人情報保護委員会の個人情報保護法等のページにあるとおり、事業者には利用の目的をはっきりさせて、その範囲で扱う義務があります。「念のため」で項目を増やさず、何に使うかを説明できる項目だけを並べることが基本です。

WordPressで申し込みフォームを作る3つの方法

WordPressで申し込みフォームを用意する方法は、大きく分けて3つあります。

方法1：フォームのプラグインを使う

最も一般的なのが、フォームを作るプラグインを入れる方法です。プラグインとは、WordPressに後から機能を追加する部品のことで、管理画面の「プラグイン」から検索して有効化すれば使えます。無料のものが多く、デザインもサイトのテーマに合わせやすいのが利点です。

方法2：外部のフォーム作成サービスを埋め込む

Googleフォームなどの外部サービスでフォームを作り、WordPressのページに埋め込むか、リンクを張る方法です。サーバー側の設定やプラグインの更新を気にしなくてよく、回答はサービス側に集まります。一方で、フォームの見た目はサービスのデザインになり、サイトの中で完結している印象は弱くなります。

方法3：HTMLとPHPで自作する

プラグインを使わずに、自分でフォームとメールの送信処理を書く方法です。自由度は高いものの、迷惑な送信の対策や入力値のチェックまで自分で作る必要があり、セキュリティの知識がない場合はおすすめできません。業務として制作を受ける人以外は、方法1か方法2を選ぶのが現実的です。

申し込みフォームに使える主なプラグインと選び方

申し込みフォームに使われることが多いプラグインを、WordPress.orgの公式ディレクトリの記載をもとに整理します。どれも基本の機能は無料で使えます。

Contact Form 7

国内で最も多く使われているフォームのプラグインの1つです。フォームの項目を専用の記法で書き、ショートコード（ページに貼り付ける短い呼び出しの文字列）でページに表示します。自動返信のメールも設定できます。注意したいのは、送信された内容を保存する機能を単体では持たないことです。同じ開発元のFlamingoというプラグインの説明には、次のように書かれています。

Flamingo は、元々は Contact Form 7 (単体では送信されたメッセージを保存する機能を持ちません) のために作成されたメッセージ保存プラグインです。 出典: ja.wordpress.org

申し込みを受け付ける場合は、メールが届かなかったときに名簿から漏れるのを防ぐため、Flamingoを一緒に入れて、管理画面に記録が残る状態にしておくのが基本です。

Snow Monkey Forms

ブロックエディター（WordPressの標準の編集画面）でフォームを組み立てられるプラグインです。テキスト、メールアドレス、電話番号、選択リスト、ラジオボタン、チェックボックス、日付などの項目をブロックとして並べられるので、記法を覚えなくても見たままに作れます。公式ディレクトリの説明では、どのテーマでも使えるとされています。

WPForms

ドラッグ操作でフォームを作れる海外製のプラグインです。無料のLite版と、年額の有料版（Basic、Plus、Pro、Elite）があります。公式の料金ページを見ると、有料版は使えるサイトの数と機能の範囲でプランが分かれていて、決済やファイルのアップロード、条件によって項目を出し分ける機能などは有料版の範囲になっています。料金はドル建てで、割引の表示が変わることもあるので、契約前に公式ページで確かめます。

MW WP Form を使っている場合の注意

確認画面付きのフォームを作れるプラグインとして長く使われてきたMW WP Formは、WordPress.orgの公式ディレクトリで「現在、必要最低限のメンテナンスリリースのみ提供しています」と案内されています。同じページには、WordPressの最新3回のメジャーリリースに対してテストされていないという表示も出ています。今から新しく申し込みフォームを作るなら、更新が続いているほかのプラグインを選ぶほうが安全です。すでに使っている場合は、移行の計画を立てておくことをおすすめします。

選ぶときの判断基準

重視すること	合いやすい方法
無料で、情報が多いものを使いたい	Contact Form 7とFlamingo
記法を覚えずに画面で組み立てたい	Snow Monkey Forms
決済や条件分岐まで1つで済ませたい	WPFormsの有料版
サイトの保守をしたくない	外部のフォーム作成サービスの埋め込み

どれを選んでも、最後の更新日と、使っているWordPressのバージョンで動作が確かめられているかは、公式ディレクトリのページで必ず確認します。

Contact Form 7で申し込みフォームを作る手順

ここでは、利用者が多いContact Form 7を例に、イベントの申し込みフォームを作る流れを説明します。

手順1：プラグインを入れる

管理画面の「プラグイン」から「新規追加」を開き、Contact Form 7とFlamingoを検索して、それぞれインストールして有効化します。有効化すると、管理画面に「お問い合わせ」のメニューが現れます。

手順2：フォームの項目を作る

「お問い合わせ」から「新規追加」を開き、フォームの項目を書きます。申し込みフォームの場合は、たとえば次のような内容になります。

<label>お名前（必須）[text* your-name]</label>
<label>ふりがな（必須）[text* your-kana]</label>
<label>メールアドレス（必須）[email* your-email]</label>
<label>確認用メールアドレス（必須）[email* your-email-confirm]</label>
<label>参加する回（必須）[radio session use_label_element "12月6日（土）午前" "12月6日（土）午後"]</label>
<label>参加人数 [select people "1名" "2名" "3名"]</label>
[acceptance agree] 個人情報の取り扱いに同意します [/acceptance]
[submit "申し込む"]

項目名の後ろに「*」を付けると入力必須になります。確認用のメールアドレスが一致しているかをチェックするには、別のプラグインやコードの追加が要る場合があるので、必要に応じて調べて設定します。

手順3：管理者あてのメールと自動返信を設定する

「メール」のタブで、申し込みが届いたときに運営側へ送るメールの宛先と件名と本文を設定します。件名にイベント名と参加する回を入れておくと、受信箱で仕分けやすくなります。続けて「メール(2)」を有効にすると、申込者への自動返信を設定できます。自動返信には、受け付けた内容、開催日時と会場、キャンセルの連絡方法、問い合わせ先を書いておきます。自動返信が届いた時点で、申込者は「申し込めた」と安心できるので、ここは丁寧に作る価値があります。

手順4：ページに貼り付けて、送信を試す

保存すると表示されるショートコードを、申し込みページの本文に貼り付けます。公開する前に、自分で何度か申し込んでみて、管理者あてのメールと自動返信が届くか、迷惑メールのフォルダに入っていないか、Flamingoに記録が残っているかを確かめます。スマートフォンでも入力しやすいかを、実際の画面で確認しておきます。

手順5：迷惑な送信への対策を入れる

申し込みページを公開すると、自動で送信してくるプログラムからの迷惑な申し込みが届くことがあります。Contact Form 7はGoogleのreCAPTCHAと連携する設定が用意されているので、公開と同時に有効にしておきます。迷惑な送信が名簿に混ざると、定員の数え方まで狂います。

Googleフォームを埋め込んで申し込みを受ける手順

プラグインを増やしたくない、サイトの保守を任せている人がいない、という場合は、Googleフォームで申し込みフォームを作り、WordPressのページに埋め込む方法が手軽です。回答はGoogleのスプレッドシートに1行ずつ自動で記録されるので、名簿づくりの手間が小さいのが利点です。

手順1：Googleフォームで項目を作る

Googleアカウントでフォームを新しく作り、氏名、ふりがな、メールアドレス、参加する回、参加人数、同意のチェックの順に項目を並べます。参加する回は「ラジオボタン」、参加人数は「プルダウン」にすると、入力の揺れがなくなります。設定の画面で、回答者のメールアドレスを集める設定と、回答のコピーを回答者に送る設定を有効にすると、自動返信の代わりになります。

手順2：回答の記録先をスプレッドシートにする

「回答」のタブから、回答をスプレッドシートに記録する設定にします。届いた申し込みが1行ずつ追加されるので、右側に「担当」「入金」「キャンセル」などの列を自分で加えれば、そのまま名簿として使えます。人数の合計を出す式を1つ入れておくと、定員まであと何人かがすぐに分かります。

手順3：WordPressのページに埋め込む

フォームの「送信」から埋め込み用のHTMLを選び、表示されたコードをコピーします。WordPressのブロックエディターで「カスタムHTML」のブロックを追加して貼り付け、横幅を100%に直すと、スマートフォンでも見やすくなります。埋め込まずに、申し込みボタンからフォームのURLへリンクする形でも構いません。

Googleフォームを使うときの注意

Googleフォームは手軽な反面、フォームの見た目を細かく変えることはできず、申込者から見るとサイトの外に出たように感じることがあります。また、受付の終了は、フォームの設定で「回答を受け付けない」に手で切り替える必要があります。定員に達したことに気づくのが遅れると、定員を超えて申し込みを受けてしまうので、申し込みが集中する時期は1日に何度か人数を見ておきます。

申込者に送るメールの文例

申し込みフォームの運用で、意外に時間がかかるのがメールの文面づくりです。毎回ゼロから書くと、案内の抜けや表現の揺れが出ます。よく使う3通をひな形として用意しておくと、受付の作業がぐっと軽くなります。

受付の自動返信

件名は「【受付完了】〇〇セミナー（12月6日）のお申し込みありがとうございます」のように、何の受付かがひと目で分かる形にします。本文には、申し込み内容の控え、開催日時、会場の住所と地図のリンク、持ち物、キャンセルの方法、問い合わせ先を順に書きます。「このメールは送信専用です」とだけ書いて問い合わせ先を書かないと、申込者が困ります。返信を受けられるアドレスから送るか、問い合わせ先をはっきり書いておきます。

開催前のリマインド

開催の3日前から前日に送ります。件名に「明日開催」「12月6日開催」と日付を入れ、本文の冒頭に日時と会場（オンラインなら参加用のURL）を書きます。遅れる場合や欠席する場合の連絡先も、ここでもう一度書いておくと、当日の問い合わせが減ります。

終了後のお礼

開催の翌日までに送ります。参加へのお礼、当日の資料のダウンロード先、アンケートへの協力のお願い、次回の案内を書きます。アンケートを同じフォームの仕組みで作っておくと、回答の集計と次回の申し込みの案内をまとめて扱えます。

オンライン開催と有料の講座で気をつけること

会場に集まるイベントと、オンラインのイベントや有料の講座では、申し込みフォームで確かめておくことが少し変わります。

オンライン開催の場合

オンラインのイベントでは、参加用のURLをいつ、どのように送るかを先に決めます。自動返信にURLを書くと、申し込んだ直後から参加の準備ができる一方で、URLが外に広まったときに申し込んでいない人が入ってくることがあります。前日のリマインドで初めてURLを送る形にすると、この心配は小さくなります。どちらにするかを決めたら、申し込みページに「参加用のURLは前日にメールでお送りします」と書いておき、届かないときの連絡先も添えます。

有料の講座の場合

参加費を受け取る講座では、支払いの方法を申し込みフォームで選んでもらい、入金の確認が済んだ人だけを名簿の「確定」にします。銀行振込で受け取る場合は、振込の期限と、期限までに入金がないときの扱いを、申し込みページと自動返信の両方に書きます。フォームの中で決済まで済ませたい場合は、決済の機能を持つプラグインの有料版や、決済サービスの申し込みページと組み合わせる方法がありますが、手数料や対応する支払い方法はサービスごとに違うので、公式の案内で確かめてから選びます。

キャンセルの規定、たとえば何日前までなら返金するかは、申し込みの前に読める場所に書いておきます。後から示すと、申込者との行き違いの原因になります。

定員とキャンセルの管理

イベントや講座の申し込みで最も手間がかかるのが、定員の管理です。フォームのプラグインの多くは、届いた申し込みを数えて自動で締め切る機能を標準では持っていないか、持っていても有料の範囲になっています。必要な機能があるかは、使うプラグインの説明で確かめます。

手作業で回すときの基本

定員が数十人までで、申し込みの期間も短いなら、手作業で十分に回せます。届いた申し込みを表計算ソフトに1行ずつ記録し、人数の列を合計して、定員に達したら申し込みページの冒頭に「満員のため受付を終了しました」と書き、フォームを外します。キャンセル待ちを受け付ける場合は、同じフォームに「キャンセル待ちで申し込む」の選択肢を加え、別の表で管理します。

キャンセルの受付の作り方

キャンセルの連絡をメールで受けると、どの申し込みを取り消すのかが分からないことがあります。自動返信に受付番号を入れておき、キャンセルのときはその番号を書いてもらうと、名簿との突き合わせが確実になります。キャンセル専用の短いフォームを別に作っておく方法も有効です。

開催前のリマインド

申し込みから開催日まで日が空くと、参加を忘れる人が出ます。開催の数日前と前日に、日時と会場、オンラインならURLを再送すると、当日の欠席を減らせます。プラグインの自動返信は申し込みの直後に1回送るだけなので、リマインドは名簿のメールアドレスを使って別に送ります。一斉に送る場合は、宛先が互いに見えないように、BCCかメール配信の仕組みを使います。

当日の受付で名簿を使う

当日の受付では、申し込みの名簿をふりがなの順に並べ替えて印刷するか、タブレットで開いておきます。来た人に名前を言ってもらい、出席の列に印を付けていけば、受付は短時間で済みます。終了後は、出席と欠席の数を記録しておくと、次回の定員や会場の広さを決めるときの材料になります。申し込みから当日の欠席が何割出たかは、イベントの種類や季節で変わるので、回を重ねるごとに自分たちの数字として残しておくことが役に立ちます。

受付後の名簿管理を複数人で分担するとき

申し込みが数十件を超え、受付、入金の確認、問い合わせへの返信を複数人で分担するようになると、メールと表計算ソフトだけでは「誰がどこまで対応したか」が見えにくくなります。

よくある取りこぼし

運営の分担が増えると、次のような取りこぼしが起きやすくなります。

• 同じ申込者からの問い合わせに、2人が別々に返信してしまう
• 入金の確認が済んだかどうかが、担当者の受信箱の中にしか残っていない
• キャンセルを受けたのに、名簿の更新を忘れて当日の受付で混乱する

こうした問題は、申し込みの1件ごとに「担当」と「状況」を記録し、全員が同じ表を見て作業するだけでかなり減ります。

担当と状況を付けて返信まで回したい場合

申し込みが社外の多くの人から届き、担当を決めて、対応の状況を追い、返信まで同じ流れで回したい場合は、フォームと受付後の管理を1つにしたサービスが候補になります。

Halict（ハリクト）は、届いた回答の1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れるフォーム作成サービスです。公式の料金ページによると、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、料金は使う人数で決まります。メンバー1人までのフリープランは0円で、届いた1件ごとに対応の段階を付けて管理する機能（ステージ管理）、自動返信、CSVの書き出しが使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円です（いずれも税抜、年払いは2か月分が無料）。チームプランからは一斉メールと開封・クリックの計測、メールのひな形が加わるので、参加者への案内やリマインドを同じ画面から送れます。料金と機能の詳細はHalictの紹介ページで確認できます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

WordPressのページにはイベントの案内を書き、申し込みの受付と管理だけを外部のサービスに任せる、という分け方も選べます。申し込みが年に数回、1回あたり数十人までなら、WordPressのプラグインと表計算ソフトで十分です。運営の人数が増えてきたら、比べてみてください。

公開前に確かめたいチェックリスト

申し込みフォームは、公開してから直すと、すでに申し込んだ人との間で情報がずれます。公開前に次の項目を確かめておきます。

1. 必須の項目に印が付いていて、空のまま送ると分かりやすいエラーが出るか
2. 自動返信に、開催日時と会場、キャンセルの方法、問い合わせ先が書かれているか
3. 管理者あてのメールが、運営の全員に届く宛先になっているか
4. 送信内容が、メール以外の場所（Flamingoや管理画面）にも記録されるか
5. 個人情報の取り扱いの説明へのリンクと、同意のチェックがあるか
6. スマートフォンで、すべての項目を無理なく入力できるか
7. reCAPTCHAなどの迷惑な送信への対策が有効になっているか

特に3つ目は見落とされがちです。担当者個人のアドレスだけに届く設定だと、その人が休んだ日に申し込みへの対応が止まります。運営用の共通アドレスを宛先にし、担当者はそこから受け取る形にしておくと安心です。

申し込みが集まらないときに見直すところ

フォームを公開したのに申し込みが伸びないときは、告知の量より先に、申し込みページとフォームそのものを見直します。原因はたいてい次の4つのどれかです。

申し込みページで内容が伝わっていない

日時、会場、参加費、対象者、定員、持ち物のどれかが抜けていると、迷った人は申し込みを後回しにします。ページの冒頭に、この6つを箇条書きで並べるだけで、問い合わせの数も減ります。申し込みのボタンやフォームは、ページの一番下だけでなく、冒頭の案内のすぐ下にも1つ用意しておきます。

フォームの項目が多すぎる

「当日の受付に使わない項目」を聞いていないかを、もう一度見直します。アンケートとして聞きたいことは、申し込みの時点ではなく、終了後のお礼のメールで別に聞く形に分けると、申し込みの手間を小さくできます。

スマートフォンで入力しにくい

告知をSNSで流すと、申し込む人の多くはスマートフォンから開きます。入力欄が小さい、選択肢が横に並んではみ出している、送信のボタンが画面の外にある、といった問題がないかを、自分のスマートフォンで実際に申し込んで確かめます。

送信したあとに何が起きるか分からない

送信のボタンを押したあと、完了の画面に何も書かれていないと、申込者は「本当に申し込めたのか」と不安になります。完了の画面には、自動返信のメールが届くこと、届かないときの連絡先、次に何をすればよいかを書いておきます。

申し込みフォームの制作を仕事として受ける場合

WordPressの申し込みフォームの設置は、小さな団体や個人事業主から依頼が出やすい仕事です。最後に、受ける側から見た市場の動きを整理します。

依頼が生まれる場面

セミナーを始めたい士業の事務所、教室を開いている個人、地域のイベントを運営する団体などは、WordPressでサイトを持っていても、フォームの設定までは手が回らないことが多くあります。こうした依頼は、フォームの設置だけで終わらず、自動返信の文面づくり、名簿の管理方法の提案、キャンセルの流れの設計まで含めて頼まれることがよくあります。技術より運営の段取りを理解していることが、評価につながりやすい仕事です。

必要なスキルと関連する仕事

申し込みフォームの制作には、WordPressの管理画面の操作、プラグインの設定、メールの到達の基本、そして個人情報の扱いの知識が要ります。システムを作る仕事の全体像はアプリケーション開発のお仕事で、仕事の種類と求められる経験が整理されています。フォームの見た目やページ全体のデザインまで受ける場合は、デザイナーの年収・単価相場で業界の相場を確認しておくと、見積もりの目安になります。迷惑な送信への対策や個人情報の保護まで踏み込んで支援するなら、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、関連する仕事の広がりを確認できます。

補助金と組み合わせた提案

介護や福祉の事業所では、研修の受付や家族向けの説明会の申し込みをWebに移す動きがあり、IT化の補助金と組み合わせて検討されることがあります。こうした流れは介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、補助金の使い方とあわせて紹介しています。

運営者として見てきた、受付の仕組みづくりで差が出るところ

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、申し込みフォームの制作を頼まれて長く付き合いが続く人は、フォームを作る前に「申し込みのあと、誰が何をするか」を依頼主と一緒に書き出しています。フォームの項目は、その流れから逆算して決まるからです。項目だけを先に決めると、あとから「参加人数を聞いていなかった」「キャンセルの連絡先を書いていなかった」と直しが続きます。

もう1つは、イベントが終わったあとの振り返りまで付き合うことです。何人が申し込み、何人が来て、どこで連絡が漏れたかを一緒に確かめる人は、次のイベントの準備でも声がかかります。

依頼する側と受ける側が直接やり取りできる仕組みでは、仲介の手数料が乗らない分、依頼主は同じ予算で運用の相談まで頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接取引できる環境は、こうした段取りまで含めた小さな仕事と相性がよい形です。

ワードプレスの申し込みフォームは、プラグインを入れれば短時間で作れます。大切なのは、受け付けたあとの名簿、連絡、キャンセルまで含めて流れを決めておくことです。業務の流れそのものを見直す支援に関心がある場合は、中小企業診断士の資格の内容と、業務改善の仕事への活かし方を確認しておくと、提案の幅が広がります。

よくある質問

Q. WordPressの申し込みフォームは無料で作れますか？

作れます。Contact Form 7やSnow Monkey Formsなど、公式ディレクトリで無料で配布されているプラグインを使えば、追加の費用はかかりません。決済や条件によって項目を出し分ける機能などが必要な場合は、WPFormsの有料版のように有料のプランが必要になることがあります。必要な機能を先に書き出してから選ぶと、無駄な出費を避けられます。

Q. Contact Form 7で申し込みの内容は保存されますか？

Contact Form 7は、単体では送信された内容を保存する機能を持っていません。同じ開発元のFlamingoを一緒に入れると、届いた申し込みがWordPressの管理画面に記録され、検索もできるようになります。メールが届かなかったときに名簿から漏れるのを防ぐため、申し込みを受け付ける場合は一緒に入れておくのが基本です。

Q. 定員になったら自動で受付を締め切れますか？

プラグインによって違います。無料のプラグインの多くは、届いた件数を数えて自動で締め切る機能を標準では持っていないため、表計算ソフトで人数を数え、定員に達したらフォームを外して満員の表示に切り替える運用が一般的です。自動で締め切りたい場合は、その機能があるかを使うプラグインやサービスの説明で確かめてください。

Q. 申し込みフォームで集めた個人情報はどう扱えばよいですか？

受付と連絡に使う項目だけを聞き、何に使うかをフォームの近くに書いて、同意のチェックを付けるのが基本です。届いたメールや管理画面の記録は、運営に関わる人だけが見られるようにし、イベントが終わって不要になったら削除の時期を決めておきます。個人情報保護委員会のページで、事業者の基本的な義務を確認しておくと安心です。