タスクリストをエクセルで作る手順と、チェック欄や期限の付け方

2026年2月22日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓タスクリストをエクセルで作る手順を
✓チェックボックスの入れ方
✓期限切れに色を付ける条件付き書式

タスクリストをエクセルで作ると、追加の費用をかけずに、自分の仕事の形に合わせた表を作れます。ただ、行を並べただけの表は、数日たつと「どれが終わったのか」「どれが期限を過ぎているのか」が分かりにくくなりがちです。チェック欄と期限の扱い方を最初に決めておくと、同じエクセルの表でも見違えるほど使いやすくなります。

この記事では、エクセルでタスクリストを作る手順を、列の決め方、チェックボックスの入れ方、期限切れに自動で色を付ける方法、進み具合を数字で出す方法の順に説明します。複数人で同時に更新したい、遅れを知らせたいといった、表だけでは回しにくい場面の選択肢として、チームのプロジェクト管理ツールのPinatecaにも触れます。

タスクリストをエクセルで作る利点と弱点

エクセルでタスクリストを作る最大の利点は、多くの職場ですでに使える状態になっていることです。新しいツールを入れる手続きも、使い方を覚え直す手間も要りません。列の数や並べ方を自由に決められるため、「顧客名」「見積もり金額」のように、自分の仕事に固有の項目も簡単に追加できます。

一方で、弱点もはっきりしています。エクセルのファイルは基本的に1つの画面で1人が編集する道具なので、複数人が同時に書き込むと、どれが最新版か分からなくなることがあります。共有の場所に保存して同時に編集する方法もありますが、誰かが行を並べ替えた拍子に他の人の入力がずれる、といった事故は起きやすくなります。また、期限が近づいても表のほうから知らせてはくれません。表を開いた人が自分で気づく必要があります。

つまり、エクセルのタスクリストは「1人で使う」「少人数で、更新する人が決まっている」場面で特に力を発揮します。この前提を押さえたうえで、使いやすい表を作る手順を見ていきます。

タスクリストを作る前に仕事を書き出す

表を作り始める前に、まずはやるべき仕事を全部書き出します。ここを飛ばすと、表の形を整えることに時間を使ってしまい、肝心の中身が抜けた表になります。

最初にやるべき仕事を洗い出し、漏れなくリスト化します。頭の中では分かっているつもりでも、実際に手を動かして書き出すと、忘れていたタスクが出てくることがありますよ。慣れないうちは時間を取りタスクの整理を行いましょう。出典: mitoco.net

書き出したら、大きすぎる仕事を小さく分けます。たとえば「月次の報告書を作る」は、そのままでは手を付けにくい仕事です。「先月の数字を集める」「グラフを作る」「本文を書く」「上司に確認してもらう」のように分けると、1つずつの作業が具体的になり、どこまで進んだかも分かりやすくなります。

分ける大きさの目安は、1つの作業が2時間以内で終わるくらいです。半日以上かかる作業は、途中で止まったときにどこまで進んだのかが見えにくくなります。逆に5分で終わる作業まで1行ずつ書くと、表が長くなりすぎて全体が見えなくなるため、細かすぎる作業はまとめて1行にします。

小さく分けた作業には、全体の締切から逆算して、それぞれの期限を付けておきます。たとえば報告書の提出が金曜日なら、上司の確認に1日かかるとして木曜日に本文を仕上げ、水曜日にグラフ、火曜日に数字集め、という具合です。人に頼む作業があるときは、相手が対応する時間も見込んで、余裕を持たせた日付にします。全体の締切だけを書いておくと、前日になって途中の作業が終わっていないことに気づく、という事態になりがちです。

書き出す段階では、紙やメモアプリを使っても構いません。思いつくままに並べてから、エクセルの表に写すほうが、途中で表の形に気を取られずに済みます。

タスクリストの列の決め方

エクセルのタスクリストで最も大切なのは、どんな列を用意するかです。列が少なすぎると情報が足りず、多すぎると入力が面倒になって続きません。基本は次の6列で始め、必要になったら追加するのがおすすめです。

列	入れる内容	例
完了	チェック欄	チェックあり／なし
タスク名	何をするか	先月の売上の数字を集める
担当	誰がやるか	佐藤
期限	いつまでに	2026/10/20
優先度	急ぎの度合い	高・中・低
メモ	補足	経理から届いた表を使う

タスク名は、「動詞で終わる形」で書くと、何をすればよいかがすぐ分かります。「売上の数字」ではなく「売上の数字を集める」と書くだけで、作業の中身がはっきりします。

担当の列は、1人で使うリストなら要りません。ただ、後から誰かに作業を頼む可能性があるなら、最初から用意しておくと表を作り直さずに済みます。

優先度は、選べる値を「高・中・低」の3つ程度に絞ります。5段階や10段階にすると、どれを選ぶかで迷う時間が増えるだけで、実際の判断にはあまり役立ちません。

列を追加したくなったときは、本当にその情報で判断が変わるかを考えます。たとえば「作成日」は、あとで振り返るときには役立ちますが、毎日の判断にはほとんど使いません。毎日見ない列は、表の右端に寄せるか、作らないほうが見やすくなります。

エクセルでタスクリストの表を作る手順

列が決まったら、実際にエクセルで表を作ります。ここでは、あとから行を追加しても書式が自動で引き継がれる「テーブル」の機能を使う方法を説明します。

新しいブックを開き、1行目に「完了」「タスク名」「担当」「期限」「優先度」「メモ」の見出しを入力します。
2行目以降に、書き出したタスクを入力します。最初は数行だけで構いません。
見出しとタスクの範囲を選び、［挿入］タブの［テーブル］を選びます。
「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確かめて、［OK］を押します。

テーブルにすると、1行おきに色が付いて読みやすくなり、見出しの右側に並べ替えと絞り込みのボタンが付きます。表の一番下に新しい行を入力すると、テーブルの範囲が自動で広がり、色や数式もそのまま引き継がれます。

期限の列は、日付として入力することが大切です。「10月20日」「10/20」のように入力すれば、エクセルは日付として扱います。「来週」「月末」のような言葉で入力すると、あとで並べ替えや期限切れの判定ができなくなります。

列の幅は、タスク名を広めに、完了や優先度を狭めにすると、1画面に多くの情報が収まります。見出しの行は、［表示］タブの［ウィンドウ枠の固定］から［先頭行の固定］を選ぶと、下に流しても常に見えるようになります。

チェック欄の付け方

タスクリストの気持ちよさを左右するのが、終わった作業にチェックを付ける欄です。エクセルでは、使っている版によって方法が2つあります。

Microsoft 365のエクセルでチェックボックスを入れる

Microsoft 365のエクセル（WindowsとMacの両方）では、セルそのものにチェックボックスを入れる機能があります。Microsoftの公式ヘルプ「Excel でチェックボックスを使用する」に沿った手順は次のとおりです。

チェックボックスを入れたいセルの範囲を選びます（例：完了の列のA2からA50まで）。
［挿入］タブの［チェックボックス］を選びます。

これで、選んだセルにチェックボックスが入ります。クリックするとチェックが付いたり外れたりし、キーボードのSpaceキーでも切り替えられます。

公式ヘルプによると、チェックが付いたチェックボックスの値は「TRUE」、付いていないものは「FALSE」です。この値は数式から参照できるため、後の節で説明する「完了した作業に色を付ける」「進み具合を数える」といった仕組みにそのまま使えます。

チェックボックスを消したいときは、その範囲を選んでDeleteキーを押します。公式ヘルプでは、すべてのチェックボックスがオフのときは削除され、オンのものがあるときはまずオフになり、もう一度押すと削除されると説明されています。

チェックボックスの機能がない版のとき

古い版のエクセルでは、［挿入］タブに［チェックボックス］が見当たらないことがあります。その場合は、［開発］タブのフォームコントロールのチェックボックスを使う方法もありますが、1つずつ図形として配置するため、行を並べ替えたときにずれやすいという難点があります。

手軽なのは、完了の列を「データの入力規則」で選ぶ形にする方法です。完了の列を選び、［データ］タブの［データの入力規則］を開いて、入力値の種類を「リスト」、元の値を「済,未」のように設定すると、セルを選んだときに一覧から選べるようになります。見た目はチェックボックスほど直感的ではありませんが、並べ替えてもずれず、数式でも扱いやすくなります。

期限の付け方と、期限切れに色を付ける方法

期限を入力しただけの表では、どれが期限を過ぎているかを毎回自分で確かめる必要があります。エクセルの「条件付き書式」を使うと、期限を過ぎたのに終わっていない作業に、自動で色を付けられます。

ここでは、A列が完了のチェック欄、D列が期限、データが2行目から始まる表を例にします。

表のデータの範囲（例：A2からF50）を選びます。
［ホーム］タブの［条件付き書式］から［新しいルール］を選びます。
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。
数式の欄に =AND($A2=FALSE,TODAY()>$D2) と入力します。
［書式］から塗りつぶしの色（薄い赤など）を選び、［OK］を押します。

TODAY関数は、ファイルを開いた日の日付を返します。この数式は「チェックが付いておらず、期限が今日より前」の行に色を付ける、という意味です。毎朝ファイルを開くだけで、遅れている作業が赤く目に入るようになります。

同じ手順で、期限が近い作業に別の色を付けることもできます。たとえば数式を =AND($A2=FALSE,$D2>=TODAY(),TODAY()+3>=$D2) にすると、今日から3日以内に期限が来る未完了の作業に色が付きます。こちらは薄い黄色などにして、赤と区別すると見分けやすくなります。

完了した行を目立たなくしたい場合は、数式を =$A2=TRUE にして、文字の色を灰色にしたり、取り消し線を付けたりします。終わった作業が薄く表示されると、残っている作業に目が向きやすくなります。

チェックボックスではなく「済」「未」で管理している場合は、数式の $A2=FALSE を NOT($A2="済") に、$A2=TRUE を $A2="済" に置き換えます。

進み具合を数字で出す方法

タスクがいくつ終わったかを数字で見られると、全体の進み具合がひと目で分かります。チェックボックスの値がTRUEとFALSEで入っていることを利用して、表の上や横に集計のセルを作ります。

知りたいこと	数式の例
全体のタスクの数	`=COUNTA(B2:B50)`
終わったタスクの数	`=COUNTIF(A2:A50,TRUE)`
進み具合の割合	`=COUNTIF(A2:A50,TRUE)/COUNTA(B2:B50)`
期限を過ぎた未完了の数	`=SUMPRODUCT((A2:A50=FALSE)(TODAY()>D2:D50)(D2:D50>0))`

進み具合の割合のセルは、［ホーム］タブの［パーセントスタイル］を選ぶと「60%」のように表示されます。期限を過ぎた未完了の数は、0でないときだけ目に入るように、そのセルにも条件付き書式で色を付けておくと効果的です。

担当ごとの残りの数を知りたい場合は、COUNTIFS関数で担当の列も条件に加えます。たとえば =COUNTIFS(C2:C50,"佐藤",A2:A50,FALSE) とすると、佐藤さんの未完了の作業の数が出ます。作業が特定の人に偏っていないかを確かめるのに役立ちます。

数式で使う範囲は、余裕を持って広めに取っておきます。テーブルの機能を使っている場合は、=COUNTIF(タスク表[完了],TRUE) のようにテーブルの名前と列の名前で書くこともでき、行を追加しても範囲を直す必要がなくなります。テーブルの名前は、［テーブルデザイン］タブの左端で確かめたり、分かりやすい名前に変えたりできます。

優先度の決め方と、今日やる作業の選び方

優先度の列を作っても、どれを「高」にするかの基準がないと、すべてが「高」になってしまいがちです。そうなると優先度の列は意味を失います。基準を決めるときに使いやすいのが、「急ぐかどうか」と「大事かどうか」の2つの軸で考える方法です。

	急ぐ	急がない
大事	今日やる（優先度：高）	時間を予約してやる（優先度：中）
大事でない	短時間で片付けるか人に頼む（優先度：中）	やらないか後回し（優先度：低）

たとえば、明日が締切の提出物は「急ぐ・大事」なので高、来月の企画の下調べは「急がない・大事」なので中、急ぎの問い合わせだけれど定型の返事で済むものは「急ぐ・大事でない」なので中、という具合です。

ここで見落とされやすいのが、「急がないけれど大事」な作業です。締切が遠いため後回しになりやすく、気づいたときには時間が足りなくなっています。この種類の作業は、優先度を中にしたうえで、期限の列に「自分で決めた途中の締切」を入れておくと、放置されにくくなります。

今日やる作業を選ぶときは、優先度が高いものから順に、1日に終えられる量だけを選びます。目安としては、まとまった作業を3つ前後にとどめ、残りの時間は急な依頼や問い合わせに使えるように空けておきます。予定をぎっしり詰めると、1つ遅れただけで全部がずれていき、夕方には表を見るのがつらくなります。

選んだ作業は、メモの列に「今日」と書いたり、行の色を変えたりして目印を付けておくと、日中に表を開いたときにすぐ見つけられます。

シートの分け方と、繰り返しの作業の扱い

タスクが増えてくると、1枚のシートにすべてを並べるより、目的ごとにシートを分けたほうが扱いやすくなります。分け方の例を3つ紹介します。

進行中と完了でシートを分ける

いちばん簡単なのは、「進行中」のシートと「完了」のシートを分ける方法です。終わった作業の行は、週に1回まとめて「完了」のシートへ移します。日々見る「進行中」のシートが短く保たれるため、今やるべきことに集中できます。完了のシートには、移した日付の列を追加しておくと、あとで振り返るときの記録になります。

案件や取引先ごとにシートを分ける

複数の案件を並行して進めている場合は、案件ごとにシートを分ける方法もあります。ただし、シートを分けすぎると、全体として今日何をすべきかが見えにくくなります。その場合は、各シートの未完了の数と、いちばん近い期限を1枚目のシートに集める「一覧」のシートを作っておくと、全体を見渡せます。

繰り返しの作業は別の表にする

毎週の報告書、毎月の請求書の発行など、決まった周期で繰り返す作業は、タスクリストに毎回手で入力していると抜けやすくなります。繰り返しの作業だけを「定例」のシートに一覧にしておき、「毎週月曜」「毎月25日」のように周期を書いておきます。週の初めにこの一覧を見て、その週に当たる作業をタスクリストに写す、という流れにすると、入力の抜けを防げます。

シートの名前は、画面下のシートの見出しをダブルクリックすると変えられます。「進行中」「完了」「定例」のように、中身が分かる短い名前にしておくと、開いたときに迷いません。

並べ替えと絞り込みで今日やることを見つける

タスクが30行、50行と増えてくると、上から順に読んでいくだけでは今日やるべきことが見つけにくくなります。テーブルの見出しに付いている並べ替えと絞り込みのボタンを使うと、見たい行だけを表示できます。

よく使う見方は次の3つです。

期限の列で「昇順」に並べ替え、期限の近い順に並べる
完了の列で絞り込み、チェックの付いていない行だけを表示する
担当の列で絞り込み、自分の作業だけを表示する

毎朝の使い方としては、まず完了の列で未完了だけに絞り、次に期限の列で昇順に並べ替えます。そのうえで、上から3つか4つを今日の作業として決めると、迷わずに手を動かし始められます。

優先度の列も組み合わせる場合は、［データ］タブの［並べ替え］から、最優先されるキーを「期限」、次に優先されるキーを「優先度」のように複数の条件を設定できます。

終わったタスクの行は、すぐに削除せずに残しておくと、あとから「先月は何をしたか」を振り返る記録になります。行が増えて重くなってきたら、月の終わりに別のシートへ移すと、日々の表は軽いまま保てます。

Googleスプレッドシートで同じ表を作るときの違い

チームで同じ表を同時に編集したい場合や、エクセルが入っていないパソコンやスマートフォンからも見たい場合は、Googleスプレッドシートで同じ表を作る方法もあります。考え方はエクセルとほとんど同じで、列の決め方、条件付き書式、COUNTIFなどの関数はそのまま使えます。

チェックボックスは、Googleスプレッドシートの公式ヘルプ「チェックボックスを追加して使用する」で手順が案内されています。チェックボックスを入れたいセルを選び、上部のメニューの［挿入］からチェックボックスを選ぶと入ります。公式ヘルプでは、［データ］の［データの入力規則］から、オンのときとオフのときの値を「はい」「いいえ」のように自分で決める方法も紹介されています。

Googleスプレッドシートの利点は、複数人が同じ表を同時に開いて編集でき、誰がどこを変えたかの履歴を後から確かめられることです。エクセルのファイルをメールで送り合って、どれが最新版か分からなくなる問題は起きにくくなります。

一方で、同時に編集できるからこそ、誰かが並べ替えや絞り込みを使うと、他の人の画面にも影響することがあります。並べ替えを自由に使いたい場合は、各自が「フィルタ表示」という、自分だけに見える絞り込みを使う決まりにしておくと、他の人の作業を邪魔せずに済みます。

エクセルとGoogleスプレッドシートのどちらを選ぶかは、使う人の人数と、更新する頻度で決めると分かりやすくなります。1人で使うならエクセル、数人で毎日更新するならGoogleスプレッドシート、という分け方が1つの目安です。

タスクリストがうまく回らないときの見直し方

作ったタスクリストが使われなくなるときには、いくつかの決まった原因があります。表を作り直す前に、次の点を確かめてみてください。

1つ目は、タスクの粒が大きすぎることです。「新しいサービスを立ち上げる」のような大きな仕事が1行で書かれていると、いつまでたってもチェックが付かず、表を開くたびに気が重くなります。チェックが付かない行が何日も残っているなら、その仕事をもっと小さく分けられないかを考えます。

2つ目は、期限が空欄の行が多いことです。期限のない作業は、条件付き書式の色付けにも、並べ替えにも引っかからず、表の中に埋もれていきます。正式な締切がない作業でも、「この日までに一度見直す」という日付を入れておくと、表のほうから思い出させてくれるようになります。

3つ目は、表を開く時間が決まっていないことです。気が向いたときにだけ開く表は、すぐに中身が古くなります。古い表は信用できなくなり、ますます開かなくなるという悪い流れに入ります。朝と夕方の数分を表のための時間として予定に入れてしまうのが、いちばん確実な対策です。

4つ目は、表を立派にしすぎていることです。色分け、関数、グラフを凝りすぎると、直すのが面倒になって手を入れなくなります。うまく回っていないと感じたら、いったん列と色を減らし、最小限の形に戻してみると、使い続けやすくなることがよくあります。

タスクリストを続けるための使い方のコツ

表を作っただけでは、タスクリストは役に立ちません。毎日使い続けて初めて意味が出ます。続けるためのコツを5つ挙げます。

終わったら必ずその場でチェックを付ける

作業が終わったのに、チェックを付けるのを後回しにすると、表と実際の状態がずれていきます。終えた直後にチェックを付ける癖をつけると、チェックが増えていくこと自体が小さな達成感になり、次の作業に取りかかる気持ちも整います。

毎朝と毎夕の5分を決める

朝は今日の作業を選び、夕方はチェックを付けて翌日の作業を確かめる、という2回の時間を決めておきます。1回あたり5分ほどで済み、この習慣だけで表が古くなるのを防げます。

思いついたらすぐ1行入れる

会議や電話の途中で新しい仕事が出てきたら、その場で1行だけ入れておきます。期限や担当はあとで埋めても構いません。頭の中で覚えておこうとすると、忘れる原因になります。

週に1回、表全体を見直す

週の終わりに、期限を過ぎたまま残っている作業や、何週間も手を付けていない作業を見直します。やらなくてよくなった作業は思い切って消すか、メモの列に「保留」と書いて区別します。

列を増やしすぎない

使っているうちに、あれもこれもと列を追加したくなります。列が増えるほど入力の手間が増え、続かなくなる原因になります。新しい列を追加する前に、その列がなくて困ったことが実際にあったかを考えます。

タスクリストを人に引き継ぐときの書き方

休暇や異動で自分の作業を人に任せるとき、タスクリストがそのまま引き継ぎの資料になると、説明の手間が大きく減ります。ただし、自分だけが読む前提で書いた表は、他の人には意味が通らないことがよくあります。引き継ぐ前に、次の3点を見直しておくと安心です。

まず、タスク名に省略語や自分だけの呼び方が入っていないかを確かめます。「A件の資料」「例の表」のような書き方は、書いた本人にしか分かりません。取引先の名前や資料の正式な名前に直しておきます。

次に、メモの列に「どこに何があるか」を書き足します。作業に使うファイルの保存先、相手の担当者の名前、これまでのやり取りの要点を1行ずつ書いておくと、引き継いだ人が同じことを聞き直さずに済みます。ファイルの保存先は、フォルダの名前まで書いておくと迷いません。

最後に、途中まで進んでいる作業には「どこまで終わっているか」を書きます。チェックが付いていない作業でも、半分まで進んでいることがあります。完了の列だけでは途中の状態は伝わらないため、メモの列に「下書きまで済み、確認待ち」のように書いておきます。

引き継ぎのたびにこうした書き足しが必要になるなら、ふだんから人が読んでも分かる書き方にしておくのが近道です。自分の作業の記録を、いつでも人に渡せる形で保っておくことは、在宅で働く人にとっても、取引先からの信頼につながる大切な習慣です。

エクセルで回すのが苦しくなる場面と、その先の選択肢

エクセルのタスクリストは、1人や少人数で使う分には十分に役立ちます。ただ、チームで使い始めると、次のような場面で苦しくなることがあります。

複数人が同じファイルを同時に更新し、どれが最新か分からなくなる
期限が近づいても、表を開かない人には伝わらない
作業ごとのやり取りがメールやチャットに散らばり、表と話の内容がつながらない
作業の期間を横棒で並べたガントチャートを見たいが、表で作るのが手間になる

こうした場面では、チームで作業を共有するためのプロジェクト管理ツールを使う選択肢があります。選択肢の1つが、チームのプロジェクト管理ツールのPinatecaです。公式サイトによると、作業を1枚ずつのカードにして、カンバン（進み具合ごとの列）、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードで表示を切り替えられます。リストボードでは表の形で全件を並べ、絞り込んで一括で直せるため、エクセルの表に慣れた人も移りやすい作りです。

自分宛ての担当の割り当てや締切は受信箱にまとまり、カードごとのコメントやチャットで作業の話を進められます。5人まで、ボード10個までなら無料で使え、すべての種類のボードが無料プランから使えると公式の料金ページで案内されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

エクセルからツールに移るときは、全部を一度に移そうとせず、まずはいちばん人の出入りが多い案件だけをツールで回してみると、表との違いを比べやすくなります。1人で使うリストは、そのままエクセルで続けても問題ありません。表とツールを使い分け、それぞれが得意な場面で使うのが、無理なく続けるための近道です。

在宅で仕事を受ける人のタスクリストから見えること

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、複数の取引先から仕事を受けている人ほど、自分用のタスクリストを丁寧に作っています。取引先ごとに締切の伝え方も連絡の方法も違うため、頭の中だけで管理していると、どこかで抜けが出るからです。

エクセルのタスクリストに「取引先」の列を1つ追加し、期限の近い順に並べるだけでも、仕事の取りこぼしは大きく減ります。中間の手数料が乗らない直接の取引では、納期を守ることがそのまま次の依頼につながるため、こうした地道な管理が手取りの厚さとして返ってきます。

タスクリストを整える力は、業務の進め方そのものを改善する仕事にもつながります。業務の流れにAIを取り入れる支援をするAIコンサル・業務活用支援のお仕事や、社内の仕組みを作るアプリケーション開発のお仕事では、表で回していた作業を整理し直す案件も扱われています。資料や表の見せ方を整える仕事の報酬の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

タスクリストは、立派な表を作ることより、毎日開いてチェックを付け続けることのほうがずっと大切です。まずは6列の表を作り、明日の朝から5分だけ使ってみてください。

よくある質問

Q. エクセルにチェックボックスの項目が見当たらないのはなぜですか？

セルにチェックボックスを入れる機能は、Microsoftの公式ヘルプではExcel for Microsoft 365とExcel for Microsoft 365 for Macが対象と案内されています。古い版のエクセルでは［挿入］タブに表示されないことがあります。その場合は、完了の列を［データの入力規則］で「済」「未」から選ぶ形にすると、並べ替えてもずれずに管理できます。

Q. 期限が過ぎたタスクに自動で色を付けるにはどうすればよいですか？

条件付き書式を使います。表の範囲を選び、［ホーム］タブの［条件付き書式］から［新しいルール］を開き、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。完了の列がA、期限の列がDなら、数式に「=AND($A2=FALSE,TODAY()>$D2)」と入れて塗りつぶしの色を選ぶと、期限を過ぎた未完了の行に色が付きます。

Q. タスクリストを複数人で共有するときの注意点はありますか？

同じファイルを複数人が同時に更新すると、どれが最新版か分からなくなったり、並べ替えで他の人の入力がずれたりすることがあります。更新する人を決める、行の並べ替えは担当者だけが行う、といった決まりを先に作っておくと事故が減ります。人数が増えて表で回すのが苦しくなったら、チーム向けの管理ツールを検討する目安になります。