SharePointでアンケートを作る方法と、Microsoft Formsとの使い分け

社内のSharePointでアンケートを取ってほしいと頼まれた。調べてみると、SharePointの「アンケート」の手順と、Microsoft Formsを使う手順の両方が出てきて、どちらで作ればよいのか分からない。SharePointのアンケートの作り方を調べる人の多くが、この分かれ道で手が止まります。

この記事では、SharePointでアンケートを作る方法を、Microsoftの公式ヘルプで確かめた手順だけで説明します。結論を先に書くと、いまのSharePoint（Microsoft 365）で新しく作るなら、Microsoft Formsで作ってSharePointのページに埋め込む方法が扱いやすく、回答の集計もExcelにつなげやすい方法です。サイトの中に回答をリストとしてためたい、回答者ごとに権限を細かく分けたい、といった事情があるときは、SharePointのアンケート（リストの一種）を使います。回答を集めた後に、1件ずつ担当を決めて返信する運用まで必要なら、フォームの回答を管理する道具のHalictのような選択肢もあります。

SharePointでアンケートを作る方法は大きく2つ

最初に、選べる方法を整理します。言葉が似ているので、ここで区別しておくと後の手順が読みやすくなります。

1つ目は、SharePointのサイトに「アンケート」というアプリを追加する方法です。Microsoftの公式ヘルプは、このアンケートを次のように説明しています。

Microsoft SharePoint アンケートを 計画 および作成するときは、所有者が質問を作成し、複数のユーザーに回答してもらい、結果の概要を表示できる特別な種類のリストを作成することになります。 出典: support.microsoft.com

ここでいうリストとは、SharePointのサイトの中に作る表のことです。Excelの表に近いもので、行が回答、列が質問にあたります。アンケートの回答は、このリストにサイトの一部としてたまっていきます。

2つ目は、Microsoft Formsでアンケートを作り、SharePointのページに「Microsoft Forms Webパーツ」として埋め込む方法です。Webパーツとは、SharePointのページに部品として組み込める表示の枠のことです。地図、画像、ニュースの一覧と同じように、フォームをページの中に表示できます。回答はForms側に保存され、Excelで開いて集計できます。

公式ヘルプには、Excel for the webでアンケートを作り、結果をSharePointのリストではなくExcelのブックに集める方法がある、という記載もあります。回答をExcelで受け取るという点では、Formsの結果をExcelで開く使い方と考え方が近いので、この記事ではFormsの方法とあわせて扱います。

どちらを選ぶかは後の節で詳しく比べますが、ざっくり言えば、手軽さと集計のしやすさならForms、サイトの中で回答をリストとして扱いたいならSharePointのアンケートです。

SharePointのアンケート（リスト）を作る手順

まずは、SharePointのサイトにアンケートを追加する方法です。公式ヘルプには、アンケートを作るにはサイトにリストを作る権限が必要だと書かれています。メニューに出てこない場合は、権限が足りていないか、組織の設定で使えなくなっている可能性があるので、SharePointの管理者に確かめてください。

公式ヘルプのSharePoint Online向けの手順は次のとおりです。

1. 職場または学校のアカウントでSharePointにサインインする
2. アンケートを作るサイトに移動する
3. 「設定」（歯車の印）を選び、「アプリの追加」を選ぶ
4. 「アプリ」のページの検索欄に「survey」と入力し、アンケートのアイコンを選ぶ
5. 「アンケートの追加」の画面で「詳細オプション」を選ぶ
6. アンケートの名前と、必要なら説明を入力する
7. 「アンケートのオプション」で、回答の結果に回答者の名前を表示するか、同じ人が何度も回答できるようにするかを決める
8. 「次へ」を選ぶと、最初の質問を作る画面に進む

ここで決める「回答者の名前を表示するか」は、後から変えると回答の扱いがややこしくなります。社員の満足度調査のように本音を聞きたい調査なら、名前を表示しない設定にしておくのが基本です。反対に、研修の出欠や申し込みのように、誰が答えたかが必要な調査では表示する設定にします。

画面の見た目が手順と違うときは、クラシック表示（昔の画面の形）になっている可能性があります。公式ヘルプでは、その場合はSharePoint 2016向けの手順に従うよう案内されています。

質問の作り方と、作った後の設定

「新しい質問」の画面では、質問の文と、回答の種類を選びます。回答の種類には、1行の文字、複数行の文字、選択肢、評価の尺度、数値、日付などがあります。選択肢の質問では、選択肢の一覧と、何も選ばなかったときの既定の答えも決められます。

公式ヘルプには、知っておくと手戻りが減る注意がいくつか書かれています。

質問に番号が自動では付きません。 番号を見せたい場合は、質問の文の先頭に「1.」「2.」と自分で書き込みます。質問は作った順に並びますが、後から順番は入れ替えられます。

回答を必須にするかは質問ごとに決めます。 「質問の追加設定」の欄で、その質問を必須にするかを選びます。必須を増やしすぎると途中でやめる人が増えるので、本当に必要な質問だけを必須にします。

入力の内容を確かめるしくみがあります。 「列の検証」の欄に数式を書くと、ありえない値を受け付けないようにできます。公式ヘルプの例では、部署での勤務時間を会社での勤務時間より長く入力できないようにする使い方が紹介されています。

分岐は、アンケートを作り終えてから設定します。 前の回答によって次の質問を変える「分岐ロジック」は、質問をすべて作り終えてから、「アンケートの設定」の画面で追加します。分岐させるには、分岐の元になる質問が先に並んでいる必要があるので、順番も合わせて整えます。

質問の順番を変えるには、アンケートの画面の上部で「設定」から「アンケートの設定」を選び、ページの下のほうにある「質問の順序を変更する」を選びます。表示される画面で、各質問の位置の番号を変えて「OK」を押します。

試しに回答して動きを確かめた後、テストの回答だけを消したいこともあります。公式ヘルプでは、質問を残したまますべての回答を消す方法として、サイトの管理の機能を使う手順が案内されています。本番の回答が入る前に、テストの回答を消してから公開するのが安全です。

SharePointのアンケートを配る方法と、権限の考え方

SharePointのアンケートは、サイトの一部です。そのため、誰が見られて誰が答えられるかは、サイトやリストの権限で決まります。公式ヘルプには次のように書かれています。

SharePoint のアンケートはサイトの一部なので、リストとライブラリを表示するアクセス許可を持つすべてのユーザーがアンケートを見ることができます。 アンケートに回答できるためには、ユーザーは投稿アクセス許可を持っている必要があります。 出典: support.microsoft.com

ここでいう「投稿アクセス許可」は、リストに行を追加できる権限のことです。閲覧だけの権限の人は、アンケートを見られても回答できません。回答してほしい人に届かないときは、まずこの権限を疑います。

配り方は2つあります。1つは、アンケートをアプリパーツとしてサイトのホームページに表示する方法です。サイトを毎日開く人が多い部署なら、ホームページに出しておくだけで回答が集まります。もう1つは、アンケートを開いた状態でブラウザのアドレスバーのURLをコピーし、メールやTeamsのチャットに貼る方法です。公式ヘルプでも、この2つの方法が案内されています。

社外の人に答えてもらう調査には、SharePointのアンケートは向いていません。社外の人にサイトの権限を渡す必要があり、組織の共有の設定によっては許可されないからです。取引先や顧客へのアンケートは、次に説明するFormsか、社外向けのフォームの道具を使います。

Microsoft FormsのWebパーツでアンケートを埋め込む手順

次は、Microsoft Formsで作ったアンケートをSharePointのページに埋め込む方法です。公式ヘルプには、Microsoft Forms Webパーツを使うと、Microsoft 365のSharePointのページにフォームやフォームの結果を表示できると書かれています。なお、SharePoint Server 2019、SharePointのモバイルアプリ、政府機関向けの一部の環境では使えないとも書かれています。

新しくフォームを作る場合の手順は次のとおりです。

1. フォームを載せたいSharePointのページを開き、右上の「編集」を選ぶ
2. Webパーツを追加する場所で一覧を開き、「すべてのWebパーツを表示」から「Microsoft Forms」を選ぶ
3. 「新しいフォームの追加」を選び、右側のパネルでフォームの名前を入れて「作成」を選ぶ
4. Microsoft Formsが新しいタブで開くので、質問を作る
5. SharePointのページに戻り、「回答の収集」が選ばれていることを確かめて「OK」を選ぶ
6. ページを再発行（公開）する

すでにFormsで作ってあるアンケートを載せる場合は、「既存のフォームの追加」を選びます。Formsの画面で「回答の収集」を選び、「リンクのコピー」でフォームのURLを取り、SharePointの「フォームWebアドレス」の欄に貼り付けます。

Formsで作るアンケートは、SharePointのアンケートより質問の作り方が直感的です。選択肢、テキスト、評価、日付、ランキング、リッカート（「とてもそう思う」から「まったくそう思わない」までの段階で答える形式）などを画面の上で組み立てられます。分岐もForms側で設定できます。

もう1つの利点は配り方の多さです。公式ヘルプでは、Formsの「回答の収集」から、リンクのコピー、OutlookやTeamsでの送信、QRコードのダウンロード、Webサイトへの埋め込みができると案内されています。SharePointのページに載せつつ、同じアンケートをメールでも送る、という使い方ができます。

Formsで回答できる人を決める設定

Formsを選んだ場合に、公開の前に必ず確かめたいのが、誰が回答できるかの設定です。Formsの公式ヘルプでは、共有したいフォームを開いて右上の「回答の収集」を選ぶと、回答できる人の範囲と配り方を選べると案内されています。

職場や学校のアカウントでは、回答できる人を「組織内のユーザーのみ」や「組織内の特定のユーザーのみ」に絞る設定があります。公式ヘルプには、この設定はOffice 365 EducationとMicrosoft 365 Apps for businessの契約者だけが使え、学校または職場のアカウントでサインインして使うと書かれています。社内アンケートなら、組織内のユーザーに絞っておけば、URLが社外に漏れても社外の人は回答できません。回答者の名前を自動で記録するかどうかも、この範囲の設定と関係します。社内に絞ると、誰が回答したかを記録できるようになります。

逆に、取引先や顧客のように社外の人に答えてもらうなら、誰でも回答できる設定にします。この場合はURLを知っている人なら誰でも回答できるので、公式ヘルプにも、フォームにアクセスできる人は誰でもそのリンクを他の人と共有できる、という注意が書かれています。個人の情報を尋ねるアンケートを誰でも回答できる設定で配るときは、質問を必要な項目だけに絞ってください。

SharePointのページにWebパーツで埋め込んだ場合も、回答できる人の範囲はForms側の設定で決まります。SharePointのページを社内の人しか見られないからといって、Forms側の設定を確かめずに済ませないようにします。ページの外でURLが共有されると、Forms側の設定がそのまま効くからです。

回答を見る・集計する方法の違い

アンケートは作って終わりではなく、結果をどう見るかで手間が大きく変わります。2つの方法で、回答の見え方はかなり違います。

SharePointのアンケートでは、回答はサイトの中のリストにたまり、アンケートの画面で結果の概要（グラフ）や、回答ごとの一覧を見られます。リストなので、SharePointの他のリストと同じように、Excelに書き出して集計することもできます。

Formsでは、「回答の表示」を選ぶと、回答数や記入にかかった平均の時間、質問ごとの集計がグラフで表示されます。公式ヘルプによると、「Excelで結果を開く」を選ぶと、Excelのブックが職場用または学校用のOneDriveに保存され、フォームとつながった状態になります。グループで作ったフォームの場合は、ブックはSharePointに保存されます。その後に届いた回答も、ブックに反映されます。

SharePointのページで結果を見せたい場合は、Formsの Webパーツで「フォームの結果の表示」を選びます。公式ヘルプには、このとき結果の概要を共有するためのURLが作られ、そのURLを知っている人は回答の概要を見られる、という注意が書かれています。社内の全員に見せてよい結果なのか、公開する前に確かめてください。

集計の手間で比べると、Excelでそのまま分析したいならFormsのほうが素直です。部署ごとの集計やクロス集計（2つの質問の答えを掛け合わせて見る集計）をするなら、Excelのピボットテーブルを使うのが近道です。

Microsoft Formsで知っておきたい上限

Formsを選ぶ前に、上限も確かめておきます。公式ヘルプに書かれている主な数字は次のとおりです。

項目	上限
1人が作れるフォームの数	最大400（ごみ箱の中のものも含む）
1つのフォームの質問の数	最大200
1つのフォームで受け取れる回答の数	最大5,000,000
個人のMicrosoftアカウント（無料）の回答の数	最大200
個人のMicrosoftアカウント（有料）の回答の数	最大1,000

職場や学校のアカウントで使う限り、社内アンケートで回答数の上限に当たることはまずありません。注意したいのは、個人のMicrosoftアカウントで作った場合です。無料のアカウントでは1つのフォームで受け取れる回答が200件までなので、大人数に配る調査には足りません。会社の調査は、必ず会社のアカウントで作ります。

もう1つ、作れるフォームの数にはごみ箱の中のフォームも数えられます。毎月のように新しいアンケートを作る部署では、使い終わったフォームを整理しておかないと、いつの間にか上限に近づきます。

集めた結果を報告にまとめる手順

アンケートの仕事で意外に時間がかかるのが、結果を報告の形に整える作業です。SharePointのアンケートをExcelに書き出した場合も、Formsの結果をExcelで開いた場合も、手順はほぼ同じです。

まず、1行が1人の回答、1列が1つの質問になっているかを確かめます。Formsの結果をExcelで開くと、公式ヘルプのとおり、回答者ごとのIDが最初の列に入った表になります。この表は直接いじらず、集計用のシートを別に作ります。元の表を書き換えると、新しい回答が反映されたときに集計がずれるからです。

次に、単一回答の質問を集計します。選択肢ごとの件数は、ピボットテーブルで質問の列を「行」と「値（個数）」の両方に入れると一度に出せます。件数と一緒に、全体に対する割合も出しておくと、報告で伝わりやすくなります。

複数回答の質問は、1つのセルに複数の選択肢がつながって入るため、そのままではピボットテーブルで数えられません。選択肢ごとに列を作り、その選択肢がセルに含まれているかを数式で判定してから数えます。手間はかかりますが、一度作っておけば同じアンケートを毎年使い回せます。

部署別や年代別に比べたいときは、クロス集計をします。ピボットテーブルで、部署の列を「行」、満足度の列を「列」に入れると、部署ごとの満足度の分布が表になります。回答者が少ない部署は数字がぶれやすいので、件数を必ず並べて表示します。

最後に、自由記述を読みます。似た意見をまとめて、多かった順に並べ、代表的な意見を2つか3つ引用すると、数字だけでは伝わらない温度感が報告に入ります。個人が特定できる書き込みは、引用の前に表現を変えるか、伏せてから載せます。

毎年同じアンケートを使い回すときの注意

研修の感想や年に1回の満足度調査のように、同じアンケートを繰り返し使う場面も多いはずです。使い回すときに気をつけたい点を、2つの方法ごとに整理します。

SharePointのアンケートを使い回すなら、前回の回答を残したまま新しい回答を集めると、結果の概要に前回分が混ざります。公式ヘルプでは、質問を残したまま回答だけを消す方法が案内されていますが、消した回答は戻せません。前回の結果をExcelに書き出して保存したことを確かめてから消します。

Formsでは、結果の画面の「回答のその他のオプション」から、すべての回答の削除や印刷、概要のリンクの共有ができると公式ヘルプに書かれています。Formsにも、回答をExcelに書き出してからフォームの回答を消すと、さらに多くの回答を集められる、という案内があります。前回の回答を消す前に、Excelで開いた結果のブックが手元に保存されているかを確かめてください。

フォームそのものを毎回作り直す場合は、前の節で触れたフォームの数の上限に気をつけます。上限にはごみ箱の中のフォームも数えられるので、古いフォームは結果を保存したうえで整理します。年度ごとに別のフォームを作る運用なら、フォームの名前に年度を入れておくと、後から探すときに迷いません。

どちらを選ぶかの判断基準

ここまでの内容を、選び方として整理します。

比べる点	SharePointのアンケート	Microsoft Forms（Webパーツ）
回答の保存先	サイトの中のリスト	Forms（Excelにつなげられる）
回答できる人	サイトに投稿の権限がある人	設定しだいで社内の人だけ、または誰でも
質問の作りやすさ	画面が昔ながらで手間がかかる	画面の上で直感的に作れる
配り方	サイトのホームページ、URL	URL、メール、Teams、QRコード、埋め込み
集計	概要の表示、Excelへの書き出し	概要の表示、Excelとつながったブック

SharePointのアンケートが合うのは、回答をサイトの中に記録として残したい場合です。例えば、部署の中だけで毎年行う点検の記録や、サイトの権限で誰が答えられるかを厳しく管理したい場合です。

Formsが合うのは、それ以外のほとんどの場面です。社内アンケート、研修の感想、イベントの出欠など、手早く作って、結果をExcelで集計する用途なら、Formsで作ってSharePointのページにも載せる形がいちばん手間がかかりません。

迷ったときの目安は、回答の後に何をするかです。「集計して報告する」が目的ならForms、「サイトの記録として残す」が目的ならSharePointのアンケート、と覚えておけば大きく外しません。

回答率を上げる質問の作り方

SharePointのアンケートでもFormsでも、回答が集まるかどうかは道具より質問の作り方で決まります。どちらの道具でも使える、質問を作るときの基本を整理します。

目的を1文で書いてから質問を作ります。 「研修の内容を来年度に向けて見直すため」のように、何を決めるためのアンケートかを先に書きます。目的につながらない質問は、聞きたくなっても入れません。質問が増えるほど、途中でやめる人が増えるからです。社内アンケートなら、5分以内で答え終わる量が目安です。

単一回答と複数回答を使い分けます。 1つだけ選んでほしいのか、当てはまるものをすべて選んでほしいのかを、質問の文にも書きます。「最も満足した点を1つ選んでください」と「満足した点をすべて選んでください」では、集計の意味が変わります。複数回答の質問は、選んだ人の割合で集計するので、合計が100%を超えることも報告の際に添えます。

満足度は段階で聞きます。 「満足」「やや満足」「どちらとも言えない」「やや不満」「不満」のような5段階で聞くと、平均や割合で比べやすくなります。段階の数は、同じアンケートの中では揃えます。質問ごとに4段階と5段階が混ざると、比べられなくなります。

偏りのない聞き方にします。 「新しい制度は便利だと思いますか」のように、答えを誘う聞き方は避けます。「新しい制度の使いやすさについて、当てはまるものを選んでください」のように、どの答えも選びやすい文にします。1つの質問で2つのことを聞かないことも大事です。「研修の内容と講師に満足しましたか」では、内容には満足したが講師には不満だった人が答えられません。

自由記述は最後に1つか2つにします。 文章で答える質問は負担が大きいので、選択肢の質問の後に並べます。「その他、ご意見があればお書きください」のような質問を1つ入れるだけでも、選択肢では拾えない声が集まります。

公開の前に、2人以上に試してもらいます。 作った本人は質問の意図が分かっているので、分かりにくさに気づけません。同じ部署の人に試しに回答してもらい、迷った質問、答えにくかった選択肢を聞いて直します。試しの回答は、公開の前に消しておきます。

回答の後に1件ずつ対応が要るときの選択肢

アンケートの中には、集計して終わりではないものがあります。社外の取引先からの要望、研修の参加者からの質問、申し込みのフォームのように、届いた回答1件ごとに「誰が対応するか」「返信したか」を管理したい場合です。

FormsでもSharePointのアンケートでも、回答を集めるところまではできます。ただ、回答ごとに担当を決めたり、返信の記録を残したりするには、Excelに「担当」「状況」の列を足して手で埋め、返信はOutlookから送る、という運用になりがちです。回答が数十件を超えると、どの回答に誰が返したのかが追えなくなります。

この用途で使える選択肢の1つが、フォームの道具のHalictです。公式サイトによると、フォームで届いた回答1件ごとに担当者・ステージ（対応の状況）・タグを付けて管理でき、回答者への返信も同じ画面から送れます。Teams・Slack・Chatwork・Discordへの新着の通知にも対応しています。料金ページでは、1人で使うフリープランが0円、メンバー3人までのスタータープランが月額2,980円（税抜）と案内されています。

Halictの公式サイトには、Microsoft Formsとの違いを並べたページもあり、社内のアンケートを取ってExcelで集計して終わる用途なら乗り換える理由はない、と書かれています。社内の調査はForms、社外からの受け付けと対応はHalict、と用途で分けるのが現実的です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

アンケートの作成や社内の業務改善を仕事にする道

最後に、こうしたアンケートやMicrosoft 365の運用の知識が、仕事としてどう求められているかを整理します。

SharePointやFormsを使ったアンケートの作成は、多くの会社で「詳しい人がなんとなく担当している」仕事です。質問の設計、権限の設定、結果の集計とレポートまでを一通りこなせる人は、社内でも頼られます。外部の人に頼む場合も、アンケートの設計から集計、報告書の作成までをまとめて依頼する形が増えています。

業務の流れを聞き取り、どこにFormsやSharePointを使えば手作業が減るかを提案する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事の中身と重なります。最近は、アンケートの自由記述をAIで分類する、集計の手順を自動化する、といった相談も一緒に寄せられます。

集めたアンケートの結果を分析し、報告書にまとめる仕事は、調査や分析の専門職の仕事に近いものです。データを扱う専門職の収入の目安は、研究者の年収・単価相場のページで確かめられます。

アンケートの画面の見た目や、結果を伝える資料のデザインまで担う場合は、デザイナーの年収・単価相場も参考になります。回答の多いアンケートは、質問の文と画面の見やすさで回答率が変わるので、デザインの力が生きる場面です。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、こうした社内の仕組みづくりの仕事で長く頼られる人は、作ったものを相手が自分で回せる形で渡しています。アンケートの作り方の手順書を残し、権限の設定の理由を書き添え、次の担当者が同じものを作れるようにする。その一手間が、次の依頼につながります。会社の規模に関係なく、仲介の手数料がかからない直接の取引なら、依頼する側は同じ予算で運用の支援まで頼みやすく、受ける側は手取りが厚くなります。小さな業務改善から始めて長く関わる関係を作れるのが、この分野の仕事の特徴です。

よくある質問

Q. SharePointのアンケートとMicrosoft Formsはどちらで作るのがよいですか？

集計してExcelで報告するのが目的ならMicrosoft Formsが扱いやすく、SharePointのページにWebパーツで埋め込めます。回答をサイトの中のリストとして記録に残したい、サイトの権限で回答者を厳しく管理したい場合は、SharePointのアンケートが合います。迷ったら、回答の後に何をするかで決めます。

Q. SharePointのアンケートが「アプリの追加」に出てきません。どうすればよいですか？

アンケートを作るには、サイトにリストを作る権限が必要です。権限が足りないか、組織の設定で使えなくなっている可能性があります。公式ヘルプでも、選べない場合は管理者に確かめるよう案内されています。画面が手順と違うときは、クラシック表示になっていないかも確かめてください。

Q. 回答してほしい人がSharePointのアンケートに回答できないのはなぜですか？

SharePointのアンケートはサイトの一部なので、回答するには投稿の権限（リストに行を追加できる権限）が必要です。閲覧だけの権限では、アンケートを見られても回答はできません。サイトやリストの権限を確かめ、必要な人に投稿の権限を付けてもらってください。

Q. Microsoft Formsの回答をExcelで集計するにはどうしますか？

Formsでフォームを開き、「回答の表示」から「Excelで結果を開く」を選びます。職場や学校のアカウントでは、ブックがOneDriveに保存され、フォームとつながった状態になるため、後から届いた回答もブックに反映されます。つながりのない控えが欲しいときは、コピーをダウンロードします。