容量の大きいファイルを送る方法｜メールで送れないとき

2026年1月1日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓容量の大きいファイルを送る方法を
✓クラウドストレージの共有リンク
✓MacのMail Dropの順に説明します

動画や写真をまとめて送ろうとしたら、メールが「サイズが大きすぎます」と止まってしまった。取引先に資料一式を渡したいのに、添付するたびにエラーになる。容量の大きいファイルを送る場面では、こうした壁に当たる人が少なくありません。結論から言うと、メールに添付できるのは多くの場合20MBから25MB程度までで、それを超えるファイルは、圧縮して小さくするか、クラウドストレージやファイル転送サービスに保存してリンクを送るのが基本です。この記事では、メールの上限の確かめ方から、方法ごとの手順、相手に送るときの文例、安全に送るための注意点までを順に説明します。Macで送る前のファイルを集めてZIPにまとめる作業には、ファイル管理のアプリのAtriensを使う方法もあり、圧縮の節で触れます。

メールに添付できるファイルの大きさの上限

まず、なぜメールで送れないのかを確かめておきます。メールには、1通あたりに送れるデータの大きさに上限があります。上限は使っているメールのサービスによって違い、添付ファイルだけでなく本文も含めた合計で数えられます。

主なメールのサービスの上限は次のとおりです。

メールのサービス	1通あたりの上限	上限を超えたとき
Gmail（個人のアカウント）	25MB	添付ファイルがGoogleドライブのリンクに切り替わる
Outlook.comなどのインターネットメール	20MB	エラーになる。クラウドに保存してリンクを送る
Exchangeのアカウント（会社のメール）	既定は10MB	会社の設定による。管理者が変えていることがある

Gmailについて、Googleのヘルプは次のように説明しています。

添付ファイルの合計サイズが上限を超えている場合は、添付ファイルが自動的に削除され、Google ドライブのリンクとしてメールに追加されます。出典: support.google.com

ここで気をつけたいのは、送る側の上限だけでなく、受け取る側の上限もあることです。こちらのGmailが25MBまで送れても、相手の会社のメールの受信の上限が10MBなら、メールは相手に届かずに戻ってきます。相手の上限は、こちらからは分かりません。そのため、数MBを超えるファイルは、最初から共有リンクで送るほうが確実です。

また、メールで送るデータは、送るときに文字の形に変換されるため、元のファイルより3割ほど大きくなります。パソコンで見て18MBのファイルでも、送るときには上限の20MBを超えてしまうことがあります。上限ぎりぎりのファイルは、添付ではなく別の方法を選びます。

なお、Gmailでは、ウイルスを防ぐために、拡張子が「.exe」のような実行ファイルは添付できません。ZIPの中に入れても弾かれることがあるので、プログラムのファイルを渡すときもクラウドの共有リンクを使います。

容量の大きいファイルを送る方法の全体像

容量の大きいファイルを送る方法は、大きく分けて4つあります。

方法	送れる大きさの目安	向いている場面
圧縮して小さくする	上限より少し大きい程度まで	文書や表が多く、少し小さくすればメールで送れるとき
クラウドストレージの共有リンク	自分の保存容量の範囲まで	相手と同じファイルを何度も見たり直したりするとき
ファイル転送サービス	数GBから数百GB	一度だけ大きなファイルを渡すとき
MacのMail Drop	5GBまで	Macのメールのアプリから、iCloudのメールで送るとき

どれを選ぶかは、ファイルの大きさと、相手とのやり取りの続き方で決めます。一度だけ渡して終わるならファイル転送サービス、相手と一緒にファイルを直していくならクラウドストレージ、という分け方が分かりやすい目安です。

もう1つ大切なのが、会社や取引先の決まりです。会社によっては、情報の持ち出しを防ぐために、使ってよいサービスを決めていたり、外部のファイル転送サービスを禁止していたりします。取引先から「このサービスで送ってください」と指定されることもあります。仕事で送るときは、まず自分の会社と相手の会社の決まりを確かめ、決まりがなければ相手に使いやすい方法を聞いてから選びます。

選び方に迷ったときの順番は次のとおりです。

会社や取引先が指定しているサービスがあれば、それを使う
圧縮して上限より十分に小さくなるなら、メールに添付する
相手とファイルを何度もやり取りするなら、クラウドストレージの共有リンクにする
一度だけ大きなファイルを渡すなら、ファイル転送サービスを使う

圧縮してファイルを小さくする

ファイルを圧縮すると、中身を変えずにデータの大きさを小さくできます。複数のファイルを1つにまとめられるので、資料が何十個もあるときにも便利です。圧縮したファイルは、多くの場合「.zip」という拡張子が付いたZIPファイルになります。

Macでは、Finderでファイルやフォルダを選び、Controlキーを押したままクリックして、表示されたメニューから「圧縮」を選びます。Appleのユーザガイドによると、1つの項目を圧縮すると元の名前に「.zip」が付いたファイルになり、複数の項目を同時に圧縮すると「アーカイブ.zip」という名前になります。手順はMacでファイルやフォルダを圧縮する/解凍するのページで確かめられます。

Windowsでは、エクスプローラーで圧縮したいファイルやフォルダを選んで右クリックし、表示されたメニューからZIP形式で圧縮する項目を選びます。Windows 11では、右クリックのメニューの表示が以前の版から変わっていて、更新の状況によって項目の並びが違います。圧縮の項目が見つからないときは、メニューの下にある、すべての項目を表示する選択肢を開いて探します。手順は、Microsoftのサポートページの「ファイルを圧縮および展開する」でも案内されています。

ただし、圧縮で小さくなりやすいのは、文書や表計算のファイルのように文字が多いものです。写真のJPEGや動画のMP4は、作るときにすでに圧縮されている形式なので、ZIPにしてもほとんど小さくなりません。写真や動画が大きい場合は、次の方法を考えます。

写真は、送る目的に合わせて画像の大きさを小さくする。画面で確認してもらうだけなら、横の長さを1,920ピクセル程度にすれば十分なことが多い
動画は、書き出すときの画質や解像度を下げる。確認用と納品用で分けて書き出す
印刷に使う写真や納品用の動画は、画質を落とさずに、クラウドストレージやファイル転送サービスで送る

送る前のファイルが、いくつものフォルダに分かれていることもよくあります。Finderでも、ファイルを1つのフォルダに集めてから圧縮すれば済みますが、フォルダを何度も行き来するのが手間な場合は、Macのファイル管理のアプリを使う方法もあります。

Atriensは、Macで使うファイル管理のアプリです。公式サイトによると、あちこちのフォルダから集めたファイルを「シェルフ」という一時的な保管場所に集めて、まとめて別の場所へ移せます。ZIPファイルの作成と取り出しも、アプリの中でそのまま行えます。Macの中で使う機能はすべて無料で、期限はありません。対応しているのはmacOS 14（Sonoma）以降のApple シリコンのMacです。Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

クラウドストレージの共有リンクで送る

クラウドストレージとは、インターネット上の保存場所にファイルを預けておき、どの端末からでも開けるようにするサービスのことです。Googleドライブ、OneDrive、Dropbox、iCloud Driveなどがあります。大きなファイルをクラウドストレージに保存し、そのファイルを開くためのリンクをメールで送れば、メールの上限を気にせずに渡せます。

Microsoftのサポートページも、Outlookで大きなファイルを送る方法の1つとして、この方法を挙げています。

クラウドにファイルを格納した後は、ドキュメントへのリンクをメールメッセージに含めることができます。出典: support.microsoft.com

Googleドライブで送る場合の流れは次のとおりです。

Googleドライブを開き、送りたいファイルをアップロードする
ファイルを選び、共有のアイコンをクリックする
相手のメールアドレスを入力して共有するか、リンクをコピーする
相手に与える権限を、閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者から選ぶ
メールの本文にリンクを貼り付けて送る

会社でMicrosoft 365を使っているなら、OneDriveでも同じように送れます。ファイルをOneDriveにアップロードし、共有の画面で相手のアドレスを入力するか、リンクをコピーしてメールに貼り付けます。Outlookでファイルを添付するときに、OneDriveのリンクとして共有するかを選べる場合もあります。どのクラウドストレージを使うかは、会社が契約しているサービスに合わせるのが基本です。会社のアカウントで共有すると、社外の人に共有できる範囲を管理者が制限していることがあるので、相手が開けないときは社内の担当者に確かめます。

権限は、相手にしてほしいことに合わせて選びます。見てもらうだけなら閲覧者、意見をもらいたいなら閲覧者（コメント可）、一緒に直してもらうなら編集者です。迷ったときは閲覧者にしておき、必要になってから広げるのが安全です。

リンクを知っている人なら誰でも開ける設定は手軽ですが、メールが転送されたり、リンクがどこかに貼られたりすると、関係のない人にも見られてしまいます。仕事のファイルは、相手のメールアドレスを指定して共有するのが基本です。

クラウドストレージの良いところは、送ったあとにファイルを直しても、相手は同じリンクから新しいものを開ける点です。何度もファイルを送り直す必要がなく、どれが最新かで混乱することも減ります。一方で、共有したファイルを自分が削除すると、相手も開けなくなります。相手が手元に保存するまでは、ファイルを整理しないようにします。

Gmailで25MBを超えるファイルを添付しようとすると、自動でGoogleドライブのリンクに切り替わるのも、この仕組みを使ったものです。その場合も、相手がファイルを開けるように共有の設定を確かめる画面が出るので、相手のアドレスに閲覧の権限が付いているかを見てから送ります。

ファイル転送サービスで送る

ファイル転送サービスとは、ファイルを一時的にサービスに預けて、受け取り用のURLを相手に伝える仕組みのサービスです。相手はURLを開いてファイルをダウンロードします。会員登録をしなくても使えるものが多く、一度だけ大きなファイルを渡したいときに向いています。

ファイル転送サービスの会社は、この方法を次のように紹介しています。

ファイルを送信する方法として一般的なのはメールにファイルを添付して送信する方法です。しかし、動画や画像などファイルのサイズが大きいとメールの容量制限によって送信できないケースがあります。出典: easyfile-exp.jp

よく知られている無料のサービスの1つがギガファイル便です。公式サイトには、1ファイル300GBまで、個数は無制限と書かれています。預けたファイルには保持期限があり、期限を過ぎると相手はダウンロードできなくなります。広告を表示しない有料のプランもあり、スタンダードが月額198円（税込）、プレミアムが月額999円（税込）です。

使い方の流れは、どのサービスもおおむね同じです。

サービスのページを開き、送りたいファイルをアップロードする
保持期限を選び、必要ならダウンロード用のパスワードを設定する
表示された受け取り用のURLをコピーする
メールの本文にURLと保持期限を書いて送る
相手がダウンロードできたかを確かめる

ファイル転送サービスを使うときは、次の点に気をつけます。

保持期限を相手に必ず伝える。期限を知らないまま相手が数日後に開くと、ダウンロードできないことがある
会社が禁止しているサービスを使わない。相手の会社のネットワークから、特定のサービスに接続できないこともある
個人情報や契約に関わる資料は、会社が契約した有料のサービスなど、決まりに沿った方法で送る
URLとパスワードを同じメールに書かない

有料のファイル転送サービスには、送った履歴が残る、ダウンロードされたかが分かる、社内の管理者が使い方を確認できる、といった機能を持つものがあります。会社として大きなファイルを頻繁にやり取りするなら、こうしたサービスを契約しているかを社内で確かめます。

MacのメールならMail Dropで送る

Macに最初から入っているメールのアプリを使い、iCloudのメールで送っている場合は、Mail Dropという機能を使えます。大きな添付ファイルをiCloudに預けて、相手にはダウンロード用のリンクを送る仕組みです。

Appleのサポートページによると、Mail Dropの上限は次のとおりです。

最大5GBまでの添付ファイルを送れる
添付ファイルは、それぞれ30日を過ぎると期限が切れる。相手は送ってから30日以内ならダウンロードできる
Mail Dropで使える容量の上限は1TBで、期限が切れたファイルの分が空けば、また新しいファイルを送れる

Mail Dropの添付ファイルは、iCloudの保存容量には数えられません。iCloudの容量が少ない人でも使いやすい方法です。

使い方は、メールのアプリで普段どおりにファイルを添付して送るだけです。添付ファイルが大きいと、Mail Dropを使うかを確かめる画面が出ます。相手のメールの受信の上限を気にせずに送れるので、Macで仕事をしている人には手軽な方法です。詳しい条件はMail Dropの制限のページで確かめられます。

相手の側では、メールの中にダウンロード用のリンクが表示されます。相手がMacを使っていなくても、ブラウザからダウンロードできます。ただし、30日を過ぎると開けなくなるので、相手には早めに保存してもらうよう伝えておきます。

相手に送るときのメールの書き方

共有リンクやファイル転送サービスで送るときは、メールの本文で、何を、どこから、いつまでに受け取ってほしいのかを伝えます。添付ファイルと違って、相手はリンクを開くまで中身が分からないため、説明が少ないと不安になります。

ファイル転送サービスで送るときの文例です。

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇の〇〇です。

ご依頼いただいた動画の確認用データをお送りします。
容量が大きいため、ファイル転送サービスを利用しております。
下記のURLからダウンロードをお願いいたします。

URL：https://〇〇
ファイル名：〇〇_確認用_1023.mp4（約2.3GB）
ダウンロード期限：10月30日まで

パスワードは、別のメールでお送りします。
期限を過ぎた場合や、開けない場合は、お手数ですがご連絡ください。
再度お送りします。

よろしくお願いいたします。

この文例のように、ファイルの名前と大きさ、ダウンロードの期限を書いておくと、相手はいつまでに何をすればよいかが分かります。動画のように大きなファイルなら、大きさを書いておくと、相手が通信の環境を選んでダウンロードできます。

クラウドストレージで共有するときは、ダウンロードの期限の代わりに、閲覧だけなのか、直してもらってよいのかを書きます。「閲覧のみの権限で共有しています」「コメントでご指摘をいただけますと幸いです」のように、相手にしてほしいことをはっきり書きます。

送ったあとは、相手から受け取ったという連絡があるかを確かめます。数日たっても連絡がない場合は、メールが迷惑メールのフォルダに入っていたり、相手の会社がそのサービスに接続できなかったりすることがあります。期限が近づいたら、一度確かめの連絡を入れると安心です。

安全に送るための注意点

大きなファイルを送るときは、メールに添付するより、ファイルが外部のサービスに預けられる時間が長くなります。安全に送るために、次の点に気をつけます。

1つ目は、宛先とリンクの確かめです。メールの宛先を間違えると、リンクを知った第三者がファイルを開けてしまいます。送る前に宛先をもう一度見て、共有の設定でも相手のアドレスが正しいかを確かめます。

2つ目は、共有の範囲です。クラウドストレージで「リンクを知っている全員」が開ける設定にすると、転送されたメールからも開けます。個人情報や社外に出していない情報を含むファイルは、相手のアドレスを指定して共有します。

3つ目は、パスワードの伝え方です。ZIPファイルにパスワードを付けて送り、パスワードを次のメールで送る方法は、昔から多くの会社で使われてきました。しかし、同じメールの経路で送るため、メールが盗み見られた場合には両方とも見られてしまいます。また、パスワード付きのZIPは、受け取った側のウイルス対策の仕組みが中身を確かめられないという問題もあります。パスワードを伝えるなら、電話やチャットなど、メールとは別の手段にします。最近は、パスワード付きのZIPを受け取らない方針の会社も出てきているので、相手の決まりを確かめます。

4つ目は、期限の設定です。ファイル転送サービスの保持期限や、クラウドストレージの共有は、必要な期間だけにします。仕事が終わったら共有を解除し、預けたファイルを削除します。

5つ目は、ファイルの中身の確かめです。送るつもりのないファイルがフォルダに混ざっていないか、古い版が入っていないかを、圧縮する前に見ておきます。写真には、撮った場所の位置情報が記録されていることがあるので、自宅で撮った写真を送るときは、位置情報を外してから送ると安心です。

受け取る側が困らないためのファイルの整え方

大きなファイルを送るときほど、受け取った相手が中身をすぐに理解できるように整えておくことが大切です。何十個ものファイルが入ったZIPを開いたら、どれが何か分からない、という状態は相手の時間を奪います。

ファイル名には、内容と日付と版を入れます。「動画1.mp4」「最終.mp4」のような名前ではなく、「〇〇社_商品紹介_確認用_20261023_v2.mp4」のように、どの案件の何で、いつの何版なのかが分かるようにします。日付は「20261023」のように年から書くと、並べたときに日付順になります。

フォルダの分け方も工夫します。たとえば、納品物、元のデータ、参考資料のように用途ごとにフォルダを分けてから圧縮すると、相手は必要なものだけを開けます。中身の一覧を書いた短いテキストのファイルを入れておくのも親切です。

ファイルの数が多い場合は、一度にすべて送るより、確認用と納品用に分けて送る方法もあります。まず小さな確認用のファイルで内容を見てもらい、了承をもらってから大きな納品用のファイルを送れば、修正のたびに大きなファイルを送り直す必要がなくなります。

ファイル名を1つずつ直すのが大変な量なら、Macの Finderにある名前の変更の機能で、複数のファイルの名前に同じ文字を加えたり、連番を付けたりできます。送る前の数分の整理が、相手とのやり取りを短くします。

スマートフォンから大きなファイルを送るとき

撮影した動画や写真をスマートフォンから直接送りたい場面もあります。スマートフォンで撮った動画は、数分でも数百MBになることが多く、メールに添付して送るのは現実的ではありません。

スマートフォンからでも、考え方はパソコンと同じです。Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなどのアプリを入れておけば、スマートフォンからファイルをアップロードし、共有のリンクをメールやチャットで送れます。iPhoneでiCloudのメールを使っている場合は、メールのアプリからMail Dropで送ることもできます。

スマートフォンから送るときに気をつけたいのは、次の点です。

通信量。大きな動画をモバイル回線でアップロードすると、契約の通信量を大きく使う。Wi-Fiにつないでから送る
電池と時間。アップロードの途中で画面を閉じたり、電池が切れたりすると、最初からやり直しになることがある。充電しながら、アプリを開いたまま待つ
送る前の確認。スマートフォンの写真のアプリは、似た写真が多く並ぶため、送るつもりのない写真を選んでしまいやすい。選んだあとに一覧で見直す

近くにいる相手に渡すなら、iPhoneやMacどうしではAirDropという、近くのApple製品にファイルを直接送る機能も使えます。インターネットを経由しないので、通信量を気にせずに大きな動画も渡せます。ただし、相手がApple製品を使っていて、近くにいることが条件です。

スマートフォンで撮った動画を仕事の素材として渡す場合は、送る側で画質を落とさないことも大切です。チャットのアプリで動画を送ると、アプリが自動で画質を下げて送ることがあります。編集や印刷に使う素材は、チャットに直接貼らず、クラウドストレージやファイル転送サービスで元のファイルのまま送ります。

受け取る側になったときの注意

大きなファイルを受け取る側にも、気をつけたい点があります。ファイル転送サービスやクラウドストレージのリンクは便利な一方で、それをまねた偽のメールも出回っているためです。

身に覚えのないファイル転送の通知が届いたときは、すぐにリンクを開かず、次の点を確かめます。

差出人が、本当に取引のある相手か。名前が同じでも、メールアドレスが違うことがある
本文に、何のファイルなのか、なぜ送ったのかが書かれているか
リンクの先が、知っているサービスの正しいアドレスか
ダウンロードの前に、ログインやパスワードの入力を求められないか

少しでもおかしいと感じたら、メールに返信するのではなく、電話や以前から使っている連絡先で、相手に送ったかどうかを確かめます。リンクの先でパスワードを入力させる画面が出た場合は、入力せずに閉じます。

本物のファイルを受け取ったら、ダウンロードの期限までに手元やクラウドストレージに保存します。期限を過ぎると、送った側にもう一度アップロードしてもらう手間がかかります。受け取ったら「受け取りました」と一言返しておくと、送った側は安心して共有を解除できます。

ZIPファイルを受け取って開けないときは、パソコンの空き容量が足りているかを確かめます。Appleのユーザガイドも、ZIPファイルを開けないときは、解凍した項目を保存できる領域があるかを確かめ、それでも開けなければ送った人にもう一度圧縮して送り直してもらうよう案内しています。

チームで決めておくと楽になるファイルの送り方の決まり

会社やチームで、大きなファイルを送る機会が多いなら、送り方の決まりを1枚にまとめておくと、毎回迷わずに済みます。決めておきたいのは次の項目です。

使ってよいサービスと、使ってはいけないサービス
メールに添付してよい大きさの目安。それを超えたら共有リンクにする
共有の範囲の初期設定。社外には相手のアドレスを指定して、閲覧者の権限で共有する
ダウンロードの期限や共有の期間。仕事が終わったら共有を解除する
個人情報や契約に関わるファイルの送り方
ファイル名の付け方。案件名、内容、日付、版の順にそろえる

決まりがあると、新しく入った人や業務委託で関わる人も、同じやり方で送れます。取引先から見ても、毎回同じ形でファイルが届くので、受け取りの手間が減ります。

業務委託で複数の会社と仕事をするフリーランスの人は、会社ごとに決まりが違うことがあります。最初の打ち合わせで「大きなファイルはどの方法で送ればよいですか」と一言聞いておくと、納品の直前に慌てずに済みます。相手が指定した方法と期限は、案件のメモに書き残しておきます。

大きなファイルを扱う仕事と、送り方が信頼に変わる理由

容量の大きいファイルを送る場面は、在宅やフリーランスで働く人にとって日常です。動画の編集、写真の撮影と加工、デザイン、設計の図面、音声の収録など、成果物そのものが大きなファイルになる仕事は多くあります。

デザインの仕事では、印刷用の高い解像度のデータや、修正の前後を比べる複数の案を送ることがよくあります。デザイナーの単価の相場はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。アプリやWebサービスを作る仕事では、画面の動きを録画した確認用の動画や、テスト用のデータを渡す場面があり、アプリケーション開発のお仕事で仕事の内容を紹介しています。会社のファイルの共有のルールづくりや、クラウドストレージの導入を支える仕事に関心があるなら、AIコンサル・業務活用支援のお仕事が近い分野です。情報の持ち出しや誤送信を防ぐ仕組みを扱うなら、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、セキュリティに関わる仕事も紹介しています。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事を頼まれる人ほど、成果物の中身だけでなく、渡し方まで相手に合わせて整えています。相手が使っているサービスを先に聞く、期限と大きさを本文に書く、確認用と納品用を分ける。こうした小さな気配りがあると、依頼する側は受け取りの手間が減り、次の仕事も頼みやすくなります。仲介の中間マージンが乗らない手数料0%の直接取引では、こうした信頼の積み重ねが、そのまま継続の依頼と手取りの厚さにつながります。

在宅で働く環境を会社として整える場合には、テレワーク助成金 2026で、テレワークの導入に使える助成金の仕組みを紹介しています。介護や福祉の事業所で記録や書類のデータ化を進めるなら、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化も参考になります。

まずは、送りたいファイルの大きさを確かめるところから始めてください。数MBまでなら圧縮してメールに添付し、それを超えるなら共有リンクかファイル転送サービスに切り替える。この線引きを1つ決めておくだけで、送れずに困る場面はほとんどなくなります。

よくある質問

Q. メールで送れるファイルは何MBまでですか？

使っているメールのサービスによって違います。個人のGmailは25MB、Outlook.comなどのインターネットメールは20MB、会社で使われるExchangeのアカウントは既定で10MBが上限です。ただし、相手の受信の上限が小さいと届かないことがあり、送るときにはデータが元より大きくなるため、数MBを超えるファイルは共有リンクで送るほうが確実です。