同窓会の出欠確認アプリの選び方と、連絡先が分からない同級生への声のかけ方

2026年3月7日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓往復はがき・メール・LINE・出欠確認アプリやフォームで行う方法を比べました
✓返事が来ない人への催促
✓連絡先が分からない同級生への声のかけ方

同窓会の幹事を引き受けると、最初に頭を抱えるのが出欠の確認です。何十人、ときには百人を超える同級生に案内を出し、返事を集め、来ない返事を催促し、会費や二次会の希望までまとめる。紙の往復はがきでやると手間も費用もかかり、LINEだけで済ませると返事が流れて追えなくなります。

この記事では、同窓会の出欠確認に使える方法を、往復はがき・メール・LINE・出欠確認のアプリやフォームの4つに分けて比べ、幹事が使う道具の選び方を整理します。結論を先に書くと、出欠そのものは、登録なしで答えられる出欠表のツールかフォームで集めるのが一番手間がかかりません。そのうえで、連絡先が分からない同級生には、つながっている人づてに声をかけてもらうのが近道です。同窓会のあとも連絡や写真を1か所にまとめておきたい場合は、グループアプリのTsudooのような道具を併せて使う方法もあります。

同窓会の出欠確認で幹事がつまずくところ

同窓会の出欠確認は、職場の飲み会の出欠とは難しさの種類が違います。理由は大きく3つあります。

1つ目は、人数が多く、連絡手段がばらばらなことです。卒業から年月がたつほど、メールアドレスやLINEでつながっている人、実家の住所しか分からない人、まったく連絡先が分からない人が混ざります。1つの方法で全員に届けることができません。

2つ目は、返事が集まらないことです。同窓会の案内は、受け取った人にとって急ぎの用事ではありません。「あとで返そう」と思ったまま締め切りを過ぎる人が必ず出ます。誰が返事をしていないかを把握できないと、催促もできません。

3つ目は、聞きたいことが出欠だけでは済まないことです。会費の支払い方法、二次会への参加、近況のひとこと、名簿に載せてよい連絡先など、出欠と一緒に聞いておきたい項目がいくつもあります。これを個別のメッセージで集めると、あとから一覧にまとめる作業がまるごと幹事に残ります。

出欠確認の道具を選ぶときは、この3つのうちどれが一番の悩みなのかを先に決めておくと、迷いが少なくなります。人数が多くて手間を減らしたいなら出欠表のツール、聞きたい項目が多いならフォーム、連絡先がばらばらなら複数の方法の組み合わせ、という具合です。

出欠確認の方法を4つに分けて比べる

同窓会の出欠確認に使われている方法を4つに分けて、特徴を並べると次のようになります。

方法	費用	集計の手間	向いている場面
往復はがき	1通170円（2026年10月時点）	手作業で一覧に起こす	住所しか分からない人が多い、年配の参加者が多い
メール	無料	返信を1通ずつ読んで集計	メールアドレスが分かっている人に送るとき
LINEのグループ	無料	トークが流れて追いにくい	すでにクラスのグループがある
出欠確認のツールやフォーム	無料から使えるものが多い	自動で一覧になる	人数が多い、聞きたい項目が多い

実際の同窓会では、どれか1つにするより、組み合わせて使うことが多くなります。たとえば、案内はLINEのグループとメールで流し、回答はすべて同じ出欠確認のツールのURLから受け付ける。住所しか分からない人にだけ往復はがきを送り、はがきで来た返事は幹事がツールに代わりに入力する。こうすれば、回答の一覧は1か所にまとまります。

大切なのは、案内を届ける手段と、回答を集める場所を分けて考えることです。案内の手段はいくつあってもかまいませんが、回答を集める場所が2か所以上になると、集計のときに必ず漏れが出ます。

往復はがきの費用と、今も使われる理由

日本郵便の料金表では、2026年10月時点で通常はがきは85円、往復はがきは170円です。往復はがきは、往信（案内）と返信（出欠の回答）が1枚につながったはがきで、受け取った人は返信の部分を切り離して出すだけで返事ができます。料金は日本郵便の国内の料金表（手紙・はがき）で確かめられます。

学年全体で200人に往復はがきを送ると、はがき代だけで34,000円になります。宛名の印刷や案内文の印刷を業者に頼めば、さらに費用がかかります。返事が来たら、はがきを1枚ずつ見て出欠の一覧に書き写す作業も残ります。

それでも往復はがきが使われ続けているのには理由があります。住所しか分からない同級生に確実に届けられること、スマートフォンを使わない人でも迷わず答えられること、そして手元に案内が残るので日時や会場を忘れにくいことです。卒業から30年、40年たった同窓会では、参加者の中にネットでの回答に慣れていない人が一定数いるため、はがきの案内が今も役に立ちます。

費用を抑えたい場合は、はがきの往信に出欠確認のツールのURLやQRコードを印刷し、「ネットでも、返信はがきでも答えられます」と書く方法があります。ネットで答えた人は返信はがきを出さずに済み、出し忘れも減ります。

出欠確認のアプリやツールを選ぶ5つのポイント

出欠確認のアプリやツールは数多くありますが、同窓会で使うときに見るべき点は次の5つです。

1. 回答する人に登録を求めないか

同窓会の参加者は、年齢も、スマートフォンの使い方の慣れも人それぞれです。回答する前にアプリを入れたり会員登録をしたりする必要があると、そこで返事をやめてしまう人が出ます。URLを開くだけで答えられるかどうかは、回答率を左右する一番の条件です。

2. 出欠以外の項目を自由に聞けるか

会費の支払い方法、二次会の参加、近況のひとことなど、出欠と一緒に聞きたい項目を追加できるかを確かめます。項目を自由に作れる道具なら、回答を1か所にまとめられます。

3. 回答の一覧を書き出せるか

最終的には、会場への人数連絡、名札の準備、会費の集計で一覧が必要になります。回答を表計算のファイルとして書き出せるか、またはスマートフォンの画面で一覧を見やすく確かめられるかを見ておきます。

4. 回答した人以外に中身が見えないか

出欠確認の道具によっては、URLを知っている人なら誰でも全員の回答が見えるものがあります。名前と出欠だけなら問題がなくても、連絡先や近況まで聞く場合は、回答が誰に見えるのかを必ず確かめます。

5. 費用と、使える期間

多くの道具は無料から使えますが、人数や項目の数に上限があったり、広告が表示されたりするものもあります。同窓会の準備は数か月にわたるので、途中で上限に届いて使えなくなることがないかも確かめておきます。

よく使われる出欠確認の道具

幹事がよく使う道具を、公式の説明に沿って紹介します。どれも、回答する人にアプリを入れてもらう必要はありません。

出欠表のツール「調整さん」

調整さんは、URLを参加者に送るだけで出欠確認や日程調整ができる出欠表のツールです。公式サイトでは次のように紹介されています。

調整さんはURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールです。出典: 調整さん

公式サイトによると、ログインなしで作成でき、パソコンでもスマートフォンでも使えます。2006年に始まったサービスで、同窓会やクラス会もよく使われる場面として挙げられています。出欠を「○△×」のような記号で答える形なので、同窓会の日程を決める段階や、出欠だけを手早く集めたい場面に向いています。一方で、会費の支払い方法や二次会など、細かい項目をたくさん聞くのには向いていません。

Googleフォーム

Googleフォームは、Googleが提供するアンケートや申し込みのフォームを作る道具です。Googleのヘルプでは、フォームを作って他の人に送信し、回答をリアルタイムで分析できると説明されています。作る側にはGoogleアカウントが必要ですが、回答する側はURLを開いて答えるだけです。回答はGoogleスプレッドシートに保存するよう選べるので、出欠の一覧をそのまま会費の集計や名札づくりに使えます。

出欠のほかに、二次会の参加、会費の支払い方法、近況のひとこと、名簿に載せてよいかどうかといった項目を自由に作れます。回答に応じて次に表示する質問を変える機能もあるため、「欠席」と答えた人には近況だけを聞き、「出席」と答えた人には二次会の希望まで聞く、という流れも作れます。作り方はGoogleのヘルプ「Google フォームの使い方」に載っています。

LINEのグループ

クラスや部活のLINEのグループが残っている場合は、案内を流すのに一番手軽です。ただし、LINEのトークでそのまま出欠を集めると、返事がほかの話題に埋もれて、誰が答えたのか分からなくなります。LINEは案内とリマインドに使い、回答は調整さんやGoogleフォームのURLを貼って集める、という分担が現実的です。

フォームで聞いておく項目

出欠確認のフォームを作るときは、聞く項目を最初に決めておくと、あとで聞き直す手間が省けます。同窓会でよく使われる項目は次のとおりです。

項目	形式	聞く理由
名前（旧姓も）	記述	結婚などで名字が変わっている人がいる
卒業時のクラス	選択	名札やテーブルの割り振りに使う
出欠	選択	出席・欠席・未定の3つにしておく
二次会	選択	店の予約人数を決める
会費の支払い方法	選択	当日の現金か、事前の振り込みか
連絡先	記述	次回の案内や当日の連絡に使う
近況のひとこと	記述	当日の資料や欠席者の紹介に使う
名簿への掲載	選択	連絡先を他の同級生に知らせてよいか

出欠の選択肢に「未定」を入れておくと、返事を保留している人の数が分かり、締め切り前に個別に声をかけられます。また、名簿への掲載について本人の意思を聞いておくことは、後で触れる個人情報の扱いの面でも大事です。

項目は多すぎると回答の途中でやめる人が出ます。必須にするのは名前・クラス・出欠の3つ程度にとどめ、ほかは任意にしておくと、回答する人の負担が軽くなります。

出欠の前に、日程を決める段階での使い分け

同窓会の準備には、日程を決める段階と、決まった日程で出欠を取る段階の2つがあります。この2つで向いている道具が違います。

日程を決める段階では、候補日をいくつか並べて、それぞれの日に参加できるかを聞きます。この用途には、候補日ごとに「○△×」で答えられる調整さんのような出欠表のツールが向いています。幹事やクラスの代表など、少人数で先に候補を絞り込む場面で使うと、全員に聞く前に日程の当たりを付けられます。

学年全体に日程の希望を聞くと、回答がばらけて決まらないことがよくあります。全体には決まった日程で案内を出し、出欠だけを聞く形にしたほうが、回答も集計も早く進みます。日程の候補を絞るのは幹事と各クラスの代表まで、と決めておくと進めやすくなります。

日程が決まったら、出欠確認のフォームを作ります。日程を決める段階で使った出欠表と、本番の出欠のフォームは分けておきます。同じURLを使い回すと、日程の希望と本番の出欠が混ざり、誰が本当に来るのかが分からなくなるためです。

遠方に住んでいる同級生への配慮

卒業後に地元を離れた同級生は少なくありません。遠方の人にとっては、交通費と移動の時間が参加を決める大きな要素になります。案内はできるだけ早く、開催の3か月ほど前には出しておくと、休みの調整や移動の手配がしやすくなります。

開催の日を、連休の中日や、年末年始・お盆など帰省する人が多い時期に合わせる方法もあります。地元に戻ってくるついでに参加できるので、遠方の人の出席が増えやすくなります。出欠確認のフォームに「遠方からの参加」の欄を設けておくと、当日の席の配置や、二次会の会場選びのときの参考になります。

参加できない人のために、当日の様子を写真で共有したり、近況のひとことを集めて会場で紹介したりすると、欠席した人とのつながりも保てます。

案内文に入れること

出欠確認の回答率は、案内文の分かりやすさでも変わります。案内文には、少なくとも次の項目を入れておきます。

何の集まりか（○○高校○年卒業学年同窓会、など）
日時（開始と終了の時刻）
会場の名前と住所、最寄り駅からの道順
会費の金額と支払い方法
回答の方法（URL、QRコード、返信はがき）
回答の締め切り
幹事の名前と問い合わせ先

特に大事なのは、5と6です。回答の方法が複数ある場合は、どれで答えても同じ扱いになることを書いておきます。締め切りは「○月○日（○曜日）まで」と曜日まで入れると、読み手が予定と照らし合わせやすくなります。

案内文の例を挙げます。

「○○中学校 ○年卒業の皆さま。卒業から20年の節目に、学年の同窓会を開くことになりました。日時は○月○日（○）18時から20時、会場は○○駅近くの○○です。会費は当日、受付でお支払いください。出欠は下のURLから○月○日までにお知らせください。回答は1分ほどで終わります。連絡先が分からない同級生がいたら、このご案内を転送していただけると助かります。」

最後の一文のように、案内そのものに「転送してほしい」というお願いを入れておくと、連絡先が分からない同級生にも届きやすくなります。

会費の集め方と、当日の欠席の扱い

出欠確認と一緒に決めておきたいのが、会費の集め方です。集め方は大きく2つに分かれます。

集め方	利点	気をつけること
当日に受付で現金	事前の手続きがいらない	受付が混む、釣り銭の準備が要る
事前に振り込み	当日の受付が早い、人数が確定しやすい	振り込みの確認と、欠席したときの返金の扱い

人数が多い同窓会では、当日の受付に長い列ができると開始が遅れます。受付の担当を2人以上にする、名簿を五十音順に分けて並ぶ場所を分ける、といった工夫で混雑を和らげられます。

事前の振り込みにする場合は、直前の欠席で返金するかどうかを案内の時点で決めて書いておきます。会場の飲食店は、人数の確定後のキャンセルに費用がかかる規定を設けていることが多いため、その規定に合わせて「○月○日以降の欠席は返金できません」と明記しておくと、あとでもめることがありません。会場と契約するときは、人数の確定の期限と、キャンセルにかかる費用を必ず確かめておきます。

出欠確認の段階で「出席」と答えた人が当日来ないこともあります。会場と相談して、人数の増減にどこまで対応できるかを先に聞いておけば、当日に慌てずに済みます。

幹事を複数人で分担する

同窓会の準備を1人で抱えると、出欠確認だけで手一杯になります。学年全体の同窓会なら、クラスごとに1人ずつ幹事を決め、それぞれのクラスの同級生への声かけを分担する形がよく取られます。

分担するときは、役割を次のように分けると重なりがありません。

・全体の幹事：会場の手配、案内文の作成、出欠確認のツールやフォームの管理
・クラスの幹事：自分のクラスの同級生への声かけと催促、連絡先が分からない人の消息の確認
・会計：会費の受け取りと会場への支払い、収支の記録
・当日の進行：受付、司会、写真の撮影

出欠確認のツールやフォームの回答の一覧は、幹事どうしで共有します。Googleフォームなら、回答を保存したスプレッドシートを幹事だけに共有すれば、各クラスの幹事が自分のクラスの未回答の人を確かめて、個別に声をかけられます。このとき、一覧を見られるのは幹事だけにしておき、参加者全体には広げないことが大切です。

返事が来ない人への催促の仕方

出欠確認で最後まで手間がかかるのが、返事をしない人への催促です。催促は回数とタイミングを決めておくと、幹事の気持ちの負担も軽くなります。

締め切りまでの流れの例

時期	やること
開催の3か月前	案内を送る。回答の締め切りは開催の1か月前に設定
締め切りの2週間前	未回答の人に1回目のリマインド
締め切りの3日前	未回答の人に2回目のリマインド
締め切りの翌日	未回答の人の扱いを決め、会場に人数を伝える

会場の人数の確定は、飲食店なら開催の1週間前から数日前が多いので、その前に一覧を固められるように逆算します。

催促の文面

催促は、責める調子にならないよう、案内を見落とした人に向けた確認として書きます。

「○月○日の同窓会のご案内、届いていますでしょうか。会場への人数連絡のため、○月○日までに出欠だけでもお知らせください。回答はこちらのURLから1分ほどで終わります。」

出欠だけでも答えてほしいことを伝え、回答にかかる時間の目安を添えると、返事をしやすくなります。2回催促しても返事がない人は、欠席として扱い、当日までに連絡があれば受け付ける、という形にしておくと、幹事が最後まで待ち続けずに済みます。

催促は、一斉送信ではなく個別に送るほうが返事をもらいやすくなります。グループ全体に「まだの人は回答を」と流すと、自分のことだと受け取らない人が多いためです。クラスの幹事が分担して、未回答の人に一人ずつ短いメッセージを送ると、2回目の催促でほとんどの返事がそろうことも珍しくありません。メッセージには、相手との思い出や共通の友人の名前をひとこと添えると、事務的な連絡ではなく同級生からの声かけとして受け取ってもらえます。

連絡先が分からない同級生への声のかけ方

同窓会の出欠確認で、多くの幹事が一番困るのが、連絡先が分からない同級生です。卒業から年月がたつほど、こうした人の割合は増えます。

つながっている人づてに声をかけてもらう

一番確実なのは、その人とつながっている同級生に声をかけてもらう方法です。部活が同じだった人、家が近かった人、今も年賀状のやり取りがある人など、誰かしらつながっていることが多いものです。幹事が直接連絡先を聞き出すのではなく、つながっている人から「同窓会の案内が来ているよ」とURLを伝えてもらい、本人の判断で回答してもらう形にします。こうすれば、本人の同意なしに連絡先が幹事に渡ることもありません。

学校や同窓会の事務局に相談する

学校に同窓会の組織や事務局がある場合は、案内を転送してもらえないか相談する方法があります。学校や同窓会の組織が持っている卒業生の連絡先は、その組織が決めた目的の範囲で使われるものなので、幹事に連絡先そのものを渡してもらうことはできないのが普通です。案内の転送や会報への掲載をお願いできるかどうかを確かめます。

SNSで呼びかける

学校名と卒業年で集まるSNSのグループや、同級生どうしのつながりがある場合は、そこで同窓会の開催を告知する方法もあります。ただし、公開の場に日時や会場、参加者の名前を書き込むと、関係のない人にまで知られてしまいます。告知は開催することと回答のURLだけにとどめ、細かい情報は回答した人にだけ伝えるようにします。

実家の住所に往復はがきを送る

卒業アルバムなどに載っている実家の住所に往復はがきを送ると、家族が本人に転送してくれることがあります。宛先不明で戻ってくることもあるので、戻ってきた人は「連絡がつかなかった人」として一覧に分けておき、当日の会で消息を知っている人がいないか聞いてみる、という流れにします。

名簿と個人情報の扱い

同窓会の出欠確認では、同級生の名前や連絡先をまとめた一覧を幹事が持つことになります。この一覧の扱いには注意が必要です。

個人情報保護委員会のQ&Aでは、同窓会のような非営利の団体でも個人情報保護法の規制を受ける場合があると説明されています。

NPO法人や自治会・町内会、同窓会、PTAのほか、サークルやマンション管理組合なども個人情報取扱事業者に該当し得ます。出典: 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A

同じQ&Aでは、同窓会などが名簿を作る場合は、本人に利用目的を示したうえで個人情報を集めることができ、名簿を配るなど本人以外の人に渡す場合は、原則として本人の同意が必要だとされています。

幹事として気をつけたいことを整理すると、次のようになります。

・フォームで連絡先を聞くときは、何に使うのか（同窓会の連絡、次回の案内など）を書いておく
・名簿を参加者に配る場合は、掲載してよいかを本人に聞いておく
・回答の一覧は、幹事どうしなど必要な人だけが見られるようにする
・同窓会が終わったあと、使わなくなった一覧をどうするかを決めておく

法律の細かい当てはめは団体の規模や名簿の作り方で変わるので、心配な点があれば個人情報保護委員会の相談窓口に確かめてください。少なくとも「名簿を配るなら本人の同意を取る」「連絡先を必要以上に広げない」の2点を守っておけば、参加者に不安を与えずに済みます。

同窓会の前後の連絡と、写真を1か所にまとめる

出欠確認が終わったあとも、幹事の仕事は続きます。当日の会場の案内、会費の連絡、当日に撮った写真の共有、次回の同窓会の相談。これらをLINEのグループやメール、共有のドライブに分けて流していると、あとから探せなくなります。

出欠のあとに使う道具

出欠は調整さんやGoogleフォームで集め、そのあとの連絡と写真は1つの場所にまとめる、という分担にすると、同窓会が終わったあとも同級生のつながりを保ちやすくなります。

この用途の選択肢の1つが、グループアプリのTsudooです。公式サイトによると、Tsudooは連絡・予定・写真・動画を1つの場所にまとめるグループのためのアプリで、同窓会・OB会も使われ方の1つとして挙げられています。グループを作って招待コードを配るだけで始められ、参加する人はLINEのアカウントでそのままログインでき、新しいIDとパスワードを作る必要はありません。メールアドレスでの登録も選べます。

同窓会で使うときに役立ちそうな点を、公式サイトの記載から挙げると次のとおりです。

・予定とカレンダー：日時と場所を決めて告知でき、あとから変更すると告知の投稿も更新される
・写真と動画：まとめてアップロードでき、メンバー以外は見られない
・参加できる人を選べる：公開・承認制・招待制の3つから選べ、申し込みに質問を設定して回答を確認してから承認できる
・文字を大きくする設定があり、年配の参加者でも読みやすくできる

Tsudooの料金は、グループの作成、メンバーの追加、写真の保存が無料で、メンバー数とグループ数に上限はありません。3分以上の動画が合計30時間を超える場合にだけ、1グループあたり月額525円（税込）の動画保存プランを申し込む形です。出欠を集める機能は公式サイトに挙げられていないため、出欠そのものは調整さんやGoogleフォームで集め、Tsudooは同窓会の前後の連絡と写真を共有する場所として使う、という組み合わせが合います。

Tsudooは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

当日の写真の扱い

同窓会の当日には、多くの人が写真を撮ります。写真をグループで共有するときは、写っている人の中に、SNSなどに載せてほしくない人がいるかもしれません。共有は参加者だけが見られる場所にとどめ、外に出す写真は本人の了承を取るようにすると、後から困ることがありません。

終わったあとにやること

同窓会が終わったら、幹事には次の仕事が残ります。順番に片づけておくと、次の回の幹事への引き継ぎも楽になります。

参加者へのお礼の連絡（当日の写真の共有先も合わせて伝える）
会費の収支の報告（余りが出た場合の扱いも含めて）
欠席した人への当日の様子の共有
出欠確認のフォームの回答の締め切りと、一覧の扱いの決定
次回の幹事と開催の目安の相談

4は見落とされがちです。出欠確認のフォームを開いたままにしておくと、あとから回答が入ってきて混乱することがあります。フォームの回答の受け付けを止め、一覧は次回の案内に使う分だけを幹事どうしで引き継ぎ、それ以外は削除する、と決めておきます。「名簿と個人情報の扱い」の節で書いたとおり、フォームで連絡先を聞くときに使い道を本人に伝えているので、その範囲を超えて使わないことが大切です。

収支の報告は、会費の総額、会場への支払い、二次会や記念品にかかった費用、残った金額を、参加者が見られる場所で短く伝えます。余りが出た場合は、次回の同窓会の準備にあてるのか、参加者に返すのかを幹事どうしで決め、報告に書いておきます。お金の流れが見えると、次の回も安心して参加してもらえます。

幹事の手間と、働き方のデータから見えること

最後に、在宅ワークや業務委託の仕事を長く見てきた立場から、同窓会の幹事の仕事を整理します。

同窓会の出欠確認は、人数が多く、連絡手段がばらばらで、聞く項目も多いという点で、小さな事務局の仕事そのものです。案内文を書き、フォームを作り、一覧を整え、催促の文面を考える。仕事で同じことをしている人なら、ふだんの段取りをそのまま生かせます。逆に言えば、幹事の経験は、イベントの事務局や運営の補助の仕事に通じる力でもあります。

出欠確認のフォームや、参加者が迷わずに答えられる画面を作ることは、使う人の立場に立って設計する仕事に近いものです。こうした仕事に関心がある人は、UI/UX・アプリデザインのお仕事で、画面の使いやすさを設計する仕事の内容と始め方を確認できます。デザインの仕事の相場はデザイナーの年収・単価相場にまとめられています。

運営者として20年近くこの市場を見てきた限りでは、長く続く人ほど、単発の作業ではなく「この人に任せると楽」という関係づくりに時間を使っています。同窓会の幹事も同じで、一度うまく回した人には、次の回もお願いが来ます。業務委託の世界でも、中間の手数料を挟まずに依頼者と直接やり取りできる関係は、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなるという、双方に得のある形になりやすいものです。同窓会の幹事を引き受けたら、まずは回答を集める場所を1つに決め、聞く項目を先に固めるところから始めてみてください。アプリやフォームを作る側の仕事に興味が湧いた人は、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。

よくある質問

Q. 同窓会の出欠確認は往復はがきとアプリのどちらがよいですか？

連絡先の分かり方と参加者の年齢で決めます。住所しか分からない人や、ネットでの回答に慣れていない人が多い場合は往復はがきが確実です。メールやLINEでつながっている人が多いなら、出欠確認のツールやフォームのほうが集計の手間がかかりません。はがきにURLを印刷して、両方から答えられるようにする方法もあります。