新入社員の日報の例｜学びと質問を伝える書き方

新入社員になって日報を毎日書くように言われたものの、「今日は研修を受けただけなのに何を書けばいいの？」と、毎日パソコンの前で手が止まっていませんか。 新入社員の日報は、上手な文章を書くためのものではありません。 その日にやったこと、分かったこと、分からなかったこと、明日やることを、上司や指導担当の先輩に短く正確に伝えるための連絡です。 この記事では、新入社員の日報の例を研修中、配属後、在宅勤務の場面ごとに示し、学びと質問が伝わる書き方、上司が読みやすい形、毎日続けるための時短のコツまでを説明します。 日報とは別に、指導担当との間で課題や明日の予定を共有する場面では、Pinateca のようなタスク管理の道具を使う職場もあります。

新入社員に日報が求められる理由

新入社員の日報には、ベテランの社員が書く業務日報とは少し違う役割があります。 上司が日報で知りたいのは、仕事の成果そのものよりも、新入社員が今どこでつまずいているのか、何を理解して何がまだ分かっていないのか、という成長の様子です。 研修や最初の配属の時期は、本人が困っていても自分から言い出しにくいものです。 日報は、その「言い出しにくさ」を埋める連絡の窓口として使われています。

厚生労働省が毎年公表している新規学卒就職者の離職状況を見ると、令和5年3月に大学を卒業して就職した人のうち、3年以内に離職した人の割合は31.2%、1年目に離職した人の割合は11.0%でした（新規学卒就職者の離職状況）。 早い時期の離職を防ぐために、会社が新入社員の困りごとを早く知る手段として日報を使うことには、こうした背景もあります。

日報を書く側にとっても、利点はあります。 毎日、学んだことを言葉にすると、研修の内容が記憶に残りやすくなります。 あとから日報を読み返すと、「4月は電話の取り次ぎで手一杯だったのに、6月には自分で見積書を作れている」と、自分の成長を確かめられます。 半年後や1年後の面談で、自分が何を身につけたかを説明する材料にもなります。

つまり、新入社員の日報は「上司に監視されるための書類」ではなく、上司と自分の両方にとって役立つ記録です。 そう考えると、何を書けばよいのかも見えてきます。

新入社員の日報に書く基本の項目

新入社員の日報には、会社の決まった書式があることが多いですが、どの書式でもおおむね次の5つの項目で構成されています。 書式が決まっていない場合は、この5つを順に書けば、読む人が困らない日報になります。

項目	書く内容	目安の分量
今日の目標	その日に達成したかったこと	1〜2行
業務内容	実際にやったことと、かかった時間	3〜6行
学んだこと・気づいたこと	分かったこと、意外だったこと	2〜4行
質問・相談	分からなかったこと、困っていること	1〜3行
明日の予定	明日やること、明日の目標	1〜3行

この中で、新入社員の日報で特に大切なのは「学んだこと・気づいたこと」と「質問・相談」の2つです。 業務内容は、上司がスケジュールを見ればある程度分かります。 しかし、新入社員が何を理解し、どこで迷っているかは、本人が書かない限り上司には分かりません。

今日の目標の書き方については、日報の書き方を解説した記事で次のように説明されています。

ポイントは、数値や期限など具体的な達成基準を含めることです。「〜について学ぶ」といった抽象的な表現よりも、「〜の操作方法を覚え、実際に5件入力する」のように具体的に書くことで、目標達成の判断がしやすくなります。 出典: getgamba.com

目標を具体的に書いておくと、その日の終わりに「達成できたか」「できなかったなら何が足りなかったか」を自分で判断できます。 これが、そのまま「学んだこと・気づいたこと」の材料になります。

研修中の新入社員の日報の例

まずは、入社してすぐの集合研修の時期の日報の例です。 研修中は、毎日同じような講義が続き、「書くことがない」と感じやすい時期です。 講義の内容を写すのではなく、自分が何を理解し、どう使えそうかを書くのがポイントです。

良くない例

今日はビジネスマナーの研修を受けました。 名刺交換と電話応対について学びました。 とても勉強になりました。 明日も頑張ります。

良い例

今日の目標：名刺交換の手順を、何も見ずにできるようになる

業務内容：

• 9:00〜12:00　ビジネスマナー研修（名刺交換、席次、電話応対）
• 13:00〜15:00　電話応対のロールプレイ（5回）
• 15:00〜17:30　社内システムの使い方の説明

学んだこと・気づいたこと： 名刺交換では、目下の者から先に名刺を出すと分かりました。 ロールプレイでは、5回のうち2回、相手の会社名を聞き返してしまいました。 メモを取りながら聞くと、聞き返しが減ることに気づきました。

質問・相談： 取引先の方の名前が聞き取れなかったとき、もう一度聞いてよいのか、あとで調べればよいのかを教えていただきたいです。

明日の予定： 社内システムの経費精算の画面を使い、練習用の精算を3件入力します。

良い例では、「勉強になりました」という感想の代わりに、できなかったこと（聞き返しが2回あった）と、その対策（メモを取る）が書かれています。 これを読んだ上司や研修の担当者は、「電話の聞き取りに不安があるようだ」と分かり、次のロールプレイで助言ができます。 質問の欄があることで、本人が直接聞きにくいことも上司に伝わります。

配属後の新入社員の日報の例

研修が終わって部署に配属されると、日報に書く内容は、研修の感想から実際の仕事の報告に変わります。 ここでは、営業部に配属された新入社員の例を示します。

今日の目標：先輩の商談に同行し、提案書の構成を理解する

業務内容：

• 9:00〜10:00　メールの確認、先輩の商談資料の準備（印刷とホチキス留め）
• 10:30〜12:00　A社への商談に同行（先輩2名、A社の担当者2名）
• 13:30〜15:30　商談の議事録の作成、先輩に確認を依頼
• 15:30〜17:30　過去の提案書3件を読み、構成を書き出す

学んだこと・気づいたこと： A社の担当者は、価格よりも導入後の手間を何度も質問していました。 先輩は、提案書の最初のページで「導入までの手順」を図で示していました。 過去の提案書3件も、すべて最初に相手の困りごとを書き、その次に解決策を書く順番になっていると分かりました。

質問・相談： 議事録で、A社の担当者の発言をどこまで細かく書けばよいのか迷いました。 次回から参考にしたいので、先輩が以前作った議事録を1件見せていただけますか。

明日の予定：

• 午前　今日の議事録の修正（先輩から指摘を受けた部分）
• 午後　B社の提案書の下書きのうち、「会社紹介」のページを作る

配属後の日報では、仕事の内容が具体的になるぶん、「誰と」「何件」「どのくらいの時間」を入れると、上司が状況を正確につかめます。 質問の欄では、「教えてください」とだけ書くのではなく、「先輩の議事録を1件見せてほしい」のように、相手が何をすればよいかが分かる頼み方にすると、返事がもらいやすくなります。

在宅勤務の新入社員の日報の例

在宅勤務の日がある職場では、日報の役割がさらに大きくなります。 同じ部屋にいれば、上司は新入社員の様子を見て声をかけられますが、在宅ではそれができません。 在宅勤務の日の日報では、作業の進み具合と、困っていることを、いつもより少し丁寧に書きます。

今日の目標：社内向けマニュアルの「ログイン手順」の章を書き上げる

業務内容：

• 9:00〜9:15　朝会（オンライン）
• 9:15〜12:00　マニュアルの下書き（ログイン手順の章、約2,000字）
• 13:00〜14:00　画面の写真を撮り、マニュアルに貼り付け
• 14:00〜16:30　下書きの見直し、先輩に確認を依頼
• 16:30〜17:30　先輩からの指摘の修正

進み具合： ログイン手順の章は8割まで完成しました。 残りは、パスワードを忘れたときの手順の部分です。

学んだこと・気づいたこと： 自分では分かりやすく書いたつもりでも、先輩から「専門用語が多い」と指摘を受けました。 初めて使う人の立場で読み直すことが大切だと分かりました。

質問・相談： パスワードの再設定の画面は、自分のアカウントでは表示できませんでした。 画面の写真を撮るために、テスト用のアカウントを使ってよいか確認させてください。

明日の予定： パスワードの再設定の部分を仕上げ、ログイン手順の章を完成させます。

在宅勤務の日報で「進み具合」の欄を加えているのは、上司が作業の遅れに早く気づけるようにするためです。 「8割まで完成」のように割合で書くと、上司は明日の予定と照らして、助けが必要かどうかを判断できます。 在宅では、困ったことを口に出す機会が少ないので、質問・相談の欄は空欄にせず、小さなことでも書く習慣をつけましょう。

学びと気づきを具体的に書くコツ

新入社員の日報で、いちばん書きにくいのが「学んだこと・気づいたこと」の欄です。 「勉強になった」「大切だと思った」で終わってしまうのは、多くの新入社員が通る道です。 具体的に書くためには、次の3つの型を使うと書きやすくなります。

「できなかったこと」と「次にどうするか」を書く

「電話の取り次ぎで、相手の名前を聞き逃した。次からはメモを先に用意してから受話器を取る」のように、失敗と対策をセットで書きます。 失敗を書くのは気が引けるかもしれませんが、上司にとっては、新入社員がつまずいた場所が分かる貴重な情報です。 対策まで書いてあれば、反省文ではなく前向きな報告として読まれます。

「意外だったこと」を書く

「お客様は価格より導入の手間を気にしていた」のように、自分の予想と違ったことを書きます。 意外だったことは、自分の考え方が更新された瞬間なので、学びとして記憶に残りやすいのです。 上司にとっても、新入社員が現場の何に目を向けているかが分かります。

「数字」を入れる

「ロールプレイを5回行い、2回聞き返した」「過去の提案書を3件読んだ」のように、回数や件数を入れます。 数字があると、翌日以降の日報と比べて、成長が目に見えるようになります。 「先週は聞き返しが2回あったが、今週は0回だった」と書ければ、自分の成長を自分で確かめられます。

この3つの型は、どれか1つを使えば十分です。 毎日すべてを書こうとすると、日報を書くこと自体が重荷になります。

質問と相談を上手に伝える書き方

質問・相談の欄は、新入社員の日報ならではの大切な欄です。 ところが、「質問がないと思われたくないけれど、何を聞けばよいか分からない」と悩む人も多いはずです。 質問を書くときは、次の4つを意識すると、上司が答えやすくなります。

1. 何が分からないのかを1つに絞る
2. 自分で調べたこと、試したことを書く
3. いつまでに答えがほしいかを書く
4. 相手にしてほしいことを具体的に書く

たとえば「経費精算のやり方が分かりません」と書くと、上司はどこから説明すればよいのか分かりません。 「経費精算で、交通費の領収書がない場合の入力方法が分かりません。社内のマニュアルの3章を読みましたが、領収書がない場合の記載が見つかりませんでした。今週金曜日の締切までに精算したいので、木曜日までに教えていただけると助かります」と書けば、上司はすぐに答えられます。

急ぎの質問は、日報に書くだけでなく、その日のうちに直接聞くか、チャットで連絡しましょう。 日報は上司が読むのが翌朝になることもあるため、今日中に答えが必要なことを日報だけで伝えるのは危険です。 日報の質問欄は、急ぎではないけれど確かめておきたいこと、どうすればよいか考えを聞きたいことを書く場所だと考えてください。

上司が読みやすい日報の形

日報は、上司が毎日何人分も読むものです。 読みやすい形で書くと、それだけで上司の負担が減り、コメントも返ってきやすくなります。

結論を先に書く

その日いちばん伝えたいことを最初の1行に書きます。 「本日、A社の議事録を作成し、先輩の確認を受けました」のように、まず何が終わったかを書けば、上司は残りを読む前に状況をつかめます。

1文を短くする

「〜して、〜したので、〜でしたが、〜」とつなげて書くと、読む人は途中で何の話か分からなくなります。 1文には1つのことだけを書き、40字から60字程度で区切ると読みやすくなります。

時間と件数を入れる

業務内容に時間を入れておくと、上司は「この作業にこれだけかかるなら、次は手順を教えよう」と判断できます。 自分にとっても、あとから日報を見返したときに、どの作業が早くなったかが分かります。

業務内容は箇条書きにする

業務内容を文章でつなげて書くと、どの作業にどれだけ時間をかけたのかが読み取りにくくなります。 「時間」「作業の内容」「相手や件数」を1行にまとめた箇条書きにすると、上司は1日の流れを数秒でつかめます。 一方で、学んだことや質問の欄は、理由や背景を伝える必要があるので、短い文章で書くほうが向いています。 欄ごとに箇条書きと文章を使い分けると、読みやすさと伝わりやすさを両立できます。

毎日同じ順番で書く

項目の順番を毎日変えないことも大切です。 同じ順番で書かれていれば、上司は毎日同じ場所を見るだけで、必要な情報を拾えます。 会社の書式がある場合は、それに従いましょう。

毎日の日報を短い時間で書くコツ

新入社員のうちは、日報を書くのに30分以上かかることも珍しくありません。 慣れないうちは仕方がないことですが、毎日のことなので、書く時間を短くする工夫をしておくと楽になります。

1日の途中でメモを取っておく

日報を終業前にまとめて書こうとすると、朝の出来事を思い出すのに時間がかかります。 作業が1つ終わるごとに、手帳やスマートフォンのメモに「10:30〜12:00　A社商談同行。価格より手間を気にしていた」と1行だけ書いておきます。 終業前は、そのメモを日報の書式に並べ直すだけで済みます。

テンプレートを用意しておく

項目の見出しと、決まった言い回しを書いたテンプレートを作っておきます。 毎朝それを開いて、今日の目標だけを先に書いておけば、日報の4分の1は朝のうちに終わります。 明日の予定の欄は、翌日の今日の目標の欄にそのまま移せるので、書く量はさらに減ります。

完璧を目指さない

新入社員の日報で求められているのは、きれいな文章ではなく、正確な情報です。 多少言葉がぎこちなくても、やったこと、分かったこと、分からなかったことが書かれていれば十分です。 書くのに時間をかけすぎて、本来の仕事や研修の復習の時間が減っては本末転倒です。 目安として、配属から3か月たつころには、15分程度で書けるようになるのを目指しましょう。

職種ごとの新入社員の日報の例

日報に書く項目は同じでも、職種によって「学んだこと」や「質問」の中身は変わります。 ここでは、事務、エンジニア、販売の3つの職種で、学んだことと質問の欄の書き方の例を示します。 自分の職種に近いものを参考にしてください。

事務職の例

事務職の新入社員は、伝票の処理やデータの入力、電話の取り次ぎなど、正確さが求められる作業から始めることが多いです。 日報では、処理した件数と、間違えた件数、その原因を書くと、上司が指導の手がかりにできます。

学んだこと・気づいたこと： 請求書の入力を20件行い、そのうち1件で金額の桁を間違えました。 入力後に合計の金額を元の書類と照らし合わせると、間違いに気づけると分かりました。 明日からは、10件ごとに合計を確かめる手順を入れます。

質問・相談： 取引先から届いた請求書の宛名が旧社名になっていた場合、そのまま処理してよいのか、差し戻すべきなのかを教えていただけますか。

エンジニア職の例

エンジニアの新入社員は、研修で課題のプログラムを作ったり、先輩のコードを読んだりする時間が長くなります。 日報では、どこまで進んだか、どこで詰まったか、詰まったときに何を調べたかを書くと、先輩が助言しやすくなります。

学んだこと・気づいたこと： 研修課題の会員登録の画面を作り、入力の確認の処理まで完成しました。 エラーの文章を読まずに検索していたため、原因の特定に1時間かかりました。 エラーの文章の最初の行に、問題のあるファイル名と行番号が書かれていると分かったので、次からはまずそこを確かめます。

質問・相談： パスワードを保存する部分の書き方について、研修の資料と先輩のコードで方法が違っていました。 どちらに合わせるべきか、明日の午前中の確認会で教えていただけますか。

販売職の例

店舗で接客や販売を担当する新入社員は、お客様とのやり取りから学ぶことが多くなります。 日報では、お客様の質問や反応、売り場で気づいたことを具体的に書くと、店長や先輩が売り場づくりに活かせます。

学んだこと・気づいたこと： 本日、お客様から同じ商品のサイズについて3回質問を受けました。 売り場の説明の札にサイズの表記がないことが原因だと思います。 先輩に相談し、明日の開店前に札を書き直すことになりました。

質問・相談： 在庫がない商品を取り寄せるとき、お客様にお伝えするお届けの日数の目安を教えていただけますか。

どの職種でも共通しているのは、「何があったか」「なぜそうなったか」「次にどうするか」の3つが書かれていることです。 この3つが揃っていれば、短い日報でも、読む人に十分な情報が伝わります。

言い換えで伝わり方が変わる表現

新入社員の日報では、同じ内容でも、書き方1つで読む人の受け取り方が大きく変わります。 特に、感想だけで終わる表現や、ネガティブに聞こえる表現は、少し言い換えるだけで前向きな報告になります。 よく見かける表現と、その言い換えの例を表にまとめました。

よく見かける表現	言い換えの例
勉強になりました	〇〇の手順が分かったので、明日の作業で試します
難しかったです	〇〇の部分で手が止まりました。原因は〇〇だと考えています
頑張ります	明日は〇〇を3件仕上げることを目標にします
よく分かりませんでした	〇〇の部分が分からなかったので、資料の〇章を読み直します
特にありません	本日は質問はありません。明日の作業で出たら相談します
ミスをしてしまいました	〇〇を間違えました。次からは〇〇を確かめる手順を入れます

言い換えの例に共通しているのは、「次に何をするか」が書かれていることです。 上司が日報から知りたいのは、新入社員の気持ちよりも、次の行動です。 感想を書いたら、その後ろに1文だけ次の行動を加える、と覚えておくと、どんな場面でも使えます。

上司からコメントが返ってきたときは、翌日の日報の最初に「昨日いただいた〇〇のご助言をもとに、〇〇を試しました」と一言書くと、コメントがきちんと読まれていることが伝わります。 日報は一方通行の報告ではなく、上司とのやり取りの場として使うと、指導の質も上がっていきます。

日報に書かないほうがよいこと

日報は会社の記録として残るものです。 書く内容によっては、あとで自分や会社が困ることがあります。 次のことは、日報には書かないようにしましょう。

• 同僚や取引先の悪口、個人への批判
• お客様の個人情報（住所、電話番号、病歴など）
• 社外に出してはいけない情報を、社外の人も見られる場所の日報に書くこと
• 体調や家庭の事情など、自分のプライベートで、上司に直接伝えたほうがよいこと

人間関係の悩みや、体調の不安は、日報ではなく、上司との面談や人事の窓口で相談するほうが適切です。 日報は複数の人が読むことがあるため、デリケートな話題は個別に伝えましょう。

また、日報に書いたことは、あとで読み返されることがあります。 「この作業は意味がないと思う」のような強い言い方は避け、「この作業の目的を教えていただけると、より工夫して取り組めます」と前向きな形に言い換えると、意図が正しく伝わります。

入社からの時期ごとに日報で意識すること

新入社員の日報は、入社してからの時期によって、上司が読みたい内容が少しずつ変わります。 同じ書き方を1年間続けるのではなく、時期に合わせて重点を移していくと、日報が自分の成長に合った記録になります。

入社から1か月：分からないことを残さず書く

入社直後は、会社の決まりも、使う道具も、周りの人の名前も、すべてが初めてです。 この時期の上司は、新入社員がどこで困っているかを知りたいと考えています。 学んだことの欄よりも、質問・相談の欄を充実させることを意識しましょう。 「こんなことを聞いてよいのか」と迷うような小さな疑問でも、この時期なら遠慮なく書けます。 半年たってから基本的なことを聞くほうが、ずっと聞きにくくなります。

配属から3か月：自分で考えたことを書く

仕事の流れが分かってくると、上司は「言われたことをこなせるか」から「自分で考えて動けるか」に目を向けるようになります。 この時期の日報では、質問を書くときに「自分はこう考えたが、合っているか」と、自分の考えを添えて書くようにします。 「A社への返信は、明日の午前中に送るのがよいと考えましたが、この判断で問題ないでしょうか」のように書けば、上司は判断の筋道を確かめたうえで助言できます。 答えを聞くだけの質問から、考えを確かめる相談へと、書き方を変えていく時期です。

入社から半年：仕事の改善を提案する

半年もたつと、毎日の作業の中で「ここはもっと早くできるのに」と気づくことが増えてきます。 この時期の日報では、気づいたことの欄に、仕事のやり方の改善の提案を書いてみましょう。 「請求書の入力で、毎回同じ取引先の情報を手で打っています。登録済みの取引先を選べるようにすると、1件あたり2分ほど短くなると考えます」のように、今のやり方、改善の案、見込める効果を書けば、上司が判断しやすい提案になります。 新入社員の視点は、長く働いている人が当たり前だと思っている非効率に気づきやすいものです。 日報を通じて提案することで、職場にとっても価値のある記録になります。

このように時期ごとの重点を意識しておくと、1年後に日報を読み返したとき、質問ばかりだった時期から、自分で考え、改善を提案できるようになるまでの変化がはっきりと見えます。 その記録は、1年目の振り返りの面談で、自分の成長を説明する何よりの材料になります。

指導担当と予定や課題を共有する方法

日報は1日の報告ですが、新入社員の指導では、日をまたいで続く課題や、来週までの研修の予定を管理する必要もあります。 こうした管理の方法は、指導する人数で変わります。

新入社員が1人か2人なら、ExcelやGoogleスプレッドシートで「課題」「担当」「期限」「状況」の列を作り、指導担当と共有するだけで十分です。 日報の明日の予定の欄と、この表の課題を対応させておけば、何がどこまで進んでいるかが分かります。

新入社員が数人いて、指導担当も複数いる場合は、表計算ソフトだけでは追いにくくなります。 誰がどの課題を持っていて、期限が近いものはどれかを確かめるために、毎回表を開いて探すことになるからです。 複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合は、タスク管理の道具を使う方法があります。

その選択肢の1つが Pinateca です。 公式サイトによると、Pinatecaはカンバンボード、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを備えたタスク管理の道具で、5人までのチームならフリープランで全種類のボードを使えます。 研修の課題を1枚ずつカードにして、担当の新入社員と期限を設定し、「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」の列に並べれば、指導担当は進み具合を1画面で見渡せます。 カード単位のコメントで質問と回答を残せるので、同じ質問を別の新入社員がしたときにも、過去のやり取りを見返せます。 メンバーが6人以上になる場合や、ボードが10個を超える場合は、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら月額400円）のスタンダードプランになります。 日報そのものを書く機能や、日報を集計する機能があるわけではないので、日報は会社の決まった書式で書き、課題と予定の共有に使う形になります。 Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

日報を書く力は在宅の仕事でも活きる

新入社員のうちに身につけた日報を書く力は、その会社の中だけで役立つものではありません。 やったこと、分かったこと、困っていること、次にやることを短く正確に伝える力は、どの職場でも、どの働き方でも求められます。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、在宅で業務委託の仕事を長く続けている人には、進み具合の報告がこまめで分かりやすいという共通点があります。 発注者は相手の顔が見えないぶん、「今どこまで進んでいるか」「困っていることはないか」が分からないことを不安に感じます。 1日の終わりに3行で進み具合を伝えるだけで、その不安は解消され、次の仕事も任されやすくなります。 仲介の手数料がかからない直接のやり取りでは、こうした報告の積み重ねがそのまま信頼になり、同じ相手と長く仕事を続けることにつながっていきます。

日報の書き方は、職種によって重視される点が少しずつ違います。 開発の仕事では、作業時間と不具合の件数を正確に書くことが求められます。 開発の仕事の種類はアプリケーション開発のお仕事で、受託開発から保守までの形とあわせて紹介しています。 デザインの仕事では、確認の回数と修正の内容を記録しておくと、次の見積もりに活かせます。 デザイナーの仕事の相場はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

病院やクリニックの受付・会計の仕事のように、毎日の業務の記録と引き継ぎが欠かせない職場もあります。 こうした事務の仕事に就くための資格は医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のページで紹介しています。 新入社員の日報で身につけた「記録を残し、伝える」習慣は、どの職場に移っても使える土台になります。

よくある質問

Q. 新入社員の日報は何文字くらい書けばよいですか？

会社の決まりがなければ、300字から600字程度が目安です。今日の目標、業務内容、学んだこと、質問、明日の予定の5項目を、それぞれ1〜5行で書けば、このくらいの分量になります。長く書くことよりも、分からなかったことや困っていることが正確に伝わることのほうが大切です。上司から分量の指定がある場合は、それに従いましょう。

Q. 研修中で毎日同じ内容のとき、日報には何を書けばよいですか？

講義の内容を写すのではなく、自分ができなかったことと次にどうするか、意外だったこと、回数や件数などの数字を書きます。たとえば「ロールプレイを5回行い、2回聞き返した。次はメモを先に用意する」と書けば、同じ研修が続いても毎日違う日報になります。前日と比べてできるようになったことを書くのも有効です。

Q. 日報の質問欄に何も書くことがないときはどうすればよいですか？

空欄にせず、急ぎではないけれど確かめておきたいことを書きましょう。「議事録はどこまで細かく書けばよいか」「この作業の目的は何か」など、仕事の進め方についての質問でも構いません。どうしても思いつかない場合は、「本日は特にありません。明日の作業で不明点が出たら相談します」と書けば、確認したうえで質問がないことが上司に伝わります。

Q. 日報を書くのに毎日30分以上かかってしまいます。早く書くコツはありますか？

作業が1つ終わるごとに1行のメモを取っておき、終業前はそれを書式に並べ直すだけにすると、時間が大きく短くなります。項目の見出しを入れたテンプレートを用意し、朝のうちに今日の目標を書いておくのも効果的です。きれいな文章を目指さず、正確な情報が書かれていれば十分だと考えると、書く負担が軽くなります。