町内会のお知らせの文例｜回覧板や掲示に使える書き方

町内会や自治会の役員を引き受けて、初めて回覧板のお知らせを作ることになり、どう書けばよいのか迷っている人は多いはずです。町内会のお知らせは、会社の文書ほど堅くする必要はありませんが、年齢も暮らし方もさまざまな住民に、必要なことを確実に伝える工夫が要ります。この記事では、お知らせの基本の構成、読みやすくするコツ、清掃活動や夏祭り、防災訓練、総会、会費の集金などの場面別の文例、回覧板で回すときの工夫、名簿の個人情報の扱いまでを順に説明します。行事の準備を役員で分担するときに、担当と進み具合を共有する道具として、プロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法にも後半で触れます。

町内会のお知らせとは

町内会のお知らせとは、町内会や自治会が、地域の住民に行事や決まりごと、注意してほしいことを伝えるための文書です。伝え方には、主に次の3つがあります。

• 回覧板: 1枚のお知らせを板やファイルに挟み、班の中で家から家へ順番に回す
• 掲示板: 地域の掲示板や集会所に貼り出す
• 各戸への配布: 1軒ずつにお知らせを配る、または郵便受けに入れる

それぞれに向いている内容があります。回覧板は、全員に読んでほしいが、手元に残す必要のないお知らせに向いています。掲示板は、地域の外の人にも見てほしいお知らせや、長い期間見てほしいお知らせに向いています。各戸への配布は、出欠の返事が必要なもの、保存してほしいもの、大事な決まりの変更などに向いています。

会計の支援サービスを提供するマネーフォワードの解説も、町内会のお知らせを、地域の重要な情報を住民に確実に伝えるための文書だと説明しています。

自治会や町内会のお知らせは、地域の重要な情報を住民に確実に伝えるための文書です。回覧板や掲示板など、情報が住民に伝わる方法は多岐にわたりますが、きちんとした作成が求められます。 出典: biz.moneyforward.com

町内会のお知らせを読むのは、毎日忙しく働いている人、小さな子どもを育てている人、高齢で細かい文字が読みにくい人など、さまざまです。誰が読んでも、何を、いつまでに、どうすればよいのかが分かることが、良いお知らせの条件です。

書く前に決めておくこと

お知らせを書き始める前に、次のことを決めておくと、文章が短く、分かりやすくなります。

1. 何を伝えるのか: 行事の案内か、決まりの変更か、注意の呼びかけか。1枚のお知らせで伝えることは、原則として1つにします。
2. 読んだ人に何をしてほしいのか: 参加してほしい、出欠を返してほしい、お金を用意してほしい、気をつけてほしい、など。
3. いつまでにしてほしいのか: 行事の日、返事の締め切り、集金の日など。
4. 誰に聞けばよいのか: 分からないことがあったときの問い合わせ先。
5. どの方法で伝えるのか: 回覧板、掲示板、各戸への配布のどれにするか。

特に大事なのが、2の「何をしてほしいのか」です。行事の日時と場所だけが書いてあって、参加するのに申し込みが要るのか、当日行けばよいのかが書いていないお知らせはよく見かけます。読んだ人が次に何をすればよいかが分かるように書きます。

もう1つ確かめておきたいのが、前の年のお知らせです。町内会の行事は毎年同じ時期に行われることが多く、前の役員が作ったお知らせが残っていれば、それを下敷きにして日付や担当を書き換えるのが一番早い方法です。引き継ぎのときに、前の年のお知らせを1年分まとめて受け取っておくと、次の年の役員がとても助かります。

お知らせの基本の構成

町内会のお知らせは、次の順番で書くと、読む人が必要な情報を見つけやすくなります。

1. 発行日: 右上に書く。いつのお知らせかが分かるようにする
2. 宛名: 「町内会員各位」「○○町内会　会員の皆様」など
3. 発信者: 「○○町内会　会長　○○」「○○町内会　防災部」など
4. タイトル: 中央に大きく書く。「清掃活動のお知らせ」のように、何のお知らせかが一目で分かる言葉にする
5. 本文: あいさつと用件を短く書く
6. 記書き: 日時、場所、持ち物、締め切りなどを箇条書きにする
7. 問い合わせ先: 担当の役員の名前と連絡の方法

各位（かくい）とは「皆様」という意味の言葉で、それだけで敬称になります。「各位様」とは書きません。

タイトルは、お知らせの中で一番大きな文字にします。回覧板を受け取った人は、まずタイトルを見て、自分に関係があるかどうかを判断するからです。「お知らせ」だけのタイトルでは中身が分からないので、「防災訓練のお知らせ」「ゴミの出し方が変わります」のように、内容が分かる言葉にします。

記書きは、本文の後に「記」と書き、その下に項目ごとに箇条書きで並べます。最後に「以上」と書いて締めくくります。日時や場所を文章の中に埋め込むよりも、記書きにしたほうが、読む人が必要な情報をすぐに見つけられます。

読みやすくするコツ

町内会のお知らせを読みやすくするためのコツを紹介します。

1つ目は、文字を大きくすることです。本文の文字は、少なくとも12ポイント以上、高齢の人が多い地域では14ポイント程度にすると読みやすくなります。日時や締め切りのように特に大事な情報は、さらに大きくするか、太字にします。

2つ目は、1枚に収めることです。回覧板は、受け取った人が短い時間で目を通して次の家に回します。2枚、3枚と続くお知らせは、最後まで読まれないことがあります。伝えたいことが多いときは、お知らせを分けるか、詳しい内容は別に配る資料に回します。

3つ目は、分かりやすい言葉を使うことです。役所の文書のような堅い言葉や、町内会の中だけで通じる略語は避けます。たとえば「当該」は「この」、「周知」は「お知らせ」、「拠出」は「出し合う」のように言い換えると、誰にでも伝わります。

4つ目は、日付に曜日を添えることです。「11月9日（日）」のように曜日を書いておくと、予定を立てやすくなり、日付の書き間違いにも気づきやすくなります。

5つ目は、地図や図を使うことです。集合場所が分かりにくい場合は、簡単な地図を添えます。ゴミの出し方のように、言葉だけでは伝わりにくい内容は、絵や表にします。

6つ目は、外国の人が住んでいる地域では、やさしい日本語を使うことです。1つの文を短くし、漢字にふりがなを付け、難しい言い回しを避けると、日本語に慣れていない人にも伝わりやすくなります。

時候のあいさつは必要か

会社の文書では、「拝啓　秋冷の候」のような頭語や時候のあいさつを書くのが一般的ですが、町内会のお知らせでは、必ずしも必要ではありません。

回覧板で回すお知らせは、短い時間で読まれることを前提にしているので、あいさつは1文程度にとどめ、すぐに用件に入るほうが読みやすくなります。たとえば、次のような短いあいさつで十分です。

• 日ごろより町内会の活動にご協力いただき、ありがとうございます。
• 朝晩冷え込む季節となりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
• 暑い日が続いておりますが、皆様お変わりなくお過ごしのことと存じます。

総会の案内や、会長の交代のように、少し改まったお知らせでは、季節のあいさつを入れても構いません。その場合も、「拝啓」のような頭語は使わず、話し言葉に近い形で書くと、柔らかい印象になります。

あいさつよりも大事なのは、お礼の言葉です。町内会の活動は、住民の協力があって成り立っています。行事の後のお知らせでは、「先日の清掃活動には、多くの方にご参加いただき、ありがとうございました」のように、お礼を伝えると、次の行事への協力も得やすくなります。

文例1 清掃活動のお知らせ

ここからは、場面ごとの文例を紹介します。町内会の名前、日付、名前は仮のものです。地域の実情に合わせて書き換えて使ってください。

まずは、地域の清掃活動のお知らせです。

令和8年10月23日

町内会員各位

○○町内会　環境部

地域清掃のお知らせ

日ごろより町内会の活動にご協力いただき、ありがとうございます。

下記のとおり、地域の清掃活動を行います。ご家族のどなたか1名のご参加をお願いいたします。

記

• 日時: 11月9日（日）午前8時から9時30分まで（雨天の場合は11月16日（日）に延期）
• 集合場所: ○○公園の入口
• 内容: 道路と公園のゴミ拾い、側溝の落ち葉の清掃
• 持ち物: 軍手、ゴミ袋（ゴミ袋は町内会でも用意します）
• 申し込み: 不要です。当日、集合場所にお越しください

延期するかどうかは、当日の午前7時に集会所の掲示板でお知らせします。

問い合わせ先: 環境部長　○○（○班）

以上

この文例のポイントは、参加してほしい人数（1家族1名）、雨の日の扱い、申し込みが要るかどうか、延期の知らせ方まで書いていることです。これらが書いていないと、問い合わせが役員に集中します。

文例2 夏祭りなど行事のお知らせ

次は、夏祭りのような地域の行事のお知らせです。

町内会員各位

○○町内会　会長　○○

夏祭り開催のお知らせとお手伝いのお願い

暑い日が続いておりますが、皆様お変わりなくお過ごしのことと存じます。

今年も下記のとおり、町内会の夏祭りを開催します。どなたでもお気軽にお越しください。あわせて、当日の準備と片付けのお手伝いをしていただける方を募集します。

記

• 日時: 8月2日（土）午後4時から8時まで
• 場所: ○○公園
• 内容: 盆踊り、子ども向けのゲーム、屋台（焼きそば、かき氷など）
• お手伝い: 当日の午後1時からの準備、または午後8時からの片付け
• お手伝いの申し込み: 7月20日（日）までに、各班の班長にお伝えください

雨天の場合は中止とし、当日の正午までに掲示板でお知らせします。

問い合わせ先: 行事部長　○○（○班）

以上

行事のお知らせでは、参加を呼びかける部分と、手伝いをお願いする部分をはっきり分けて書きます。手伝いのお願いは、時間と内容を具体的に書くと、引き受ける人が自分にできるかどうかを判断しやすくなります。

文例3 防災訓練のお知らせ

防災訓練のお知らせは、参加を呼びかけるだけでなく、日ごろの備えにつながる情報を添えると効果的です。

町内会員各位

○○町内会　防災部

防災訓練のお知らせ

下記のとおり、地域の防災訓練を行います。災害のときに慌てずに行動できるよう、できるだけ多くの方のご参加をお願いします。

記

• 日時: 9月7日（日）午前9時から11時まで
• 集合場所: ○○小学校の校庭（地域の指定避難場所です）
• 内容: 避難の経路の確認、消火器の使い方の体験、非常食の試食
• 持ち物: 動きやすい服装でお越しください
• 申し込み: 不要です

当日は、自宅から避難場所まで、実際に歩いて来てみてください。途中で危ない場所に気づいたら、当日、防災部の担当者にお知らせください。

問い合わせ先: 防災部長　○○（○班）

以上

避難場所や避難の経路は、市区町村が定めています。お知らせに書く前に、市区町村のハザードマップや防災の案内で、正しい名前と場所を確かめておきます。

文例4 総会の開催と出欠のお知らせ

総会の案内は、出欠や委任の返事が必要になるため、返事の方法と締め切りをはっきり書きます。各戸に配布する形が向いています。

○○町内会　会員の皆様

○○町内会　会長　○○

定期総会開催のお知らせ

日ごろより町内会の運営にご協力いただき、ありがとうございます。

下記のとおり、定期総会を開催しますので、ご出席くださいますようお願いいたします。

記

• 日時: 4月20日（日）午前10時から
• 場所: ○○集会所
• 議題: 前年度の活動と会計の報告、今年度の活動の計画と予算、役員の選出
• 出欠の返事: 下の出欠票に記入し、4月13日（日）までに班長にお渡しください
• 欠席される場合: 出欠票の委任状の欄に記入してください

以上

出欠票（切り取ってお渡しください）

• 班と氏名:
• 出席する、または欠席する（どちらかに丸を付けてください）
• 欠席の場合の委任: 議長、または（　　）さんに委任します

委任状とは、総会に出席できない人が、決めることを別の人に任せるための書類です。総会でどのくらいの出席や委任があれば決められるかは、町内会の規約で決まっているので、規約を確かめてから案内を作ります。

文例5 会費の集金のお知らせ

会費の集金のお知らせは、金額と集め方、集める日を間違えないように書きます。

町内会員各位

○○町内会　会計　○○

町内会費の集金のお知らせ

今年度の町内会費の集金を、下記のとおり行います。ご協力をお願いいたします。

記

• 金額: 1世帯あたり年額3,600円
• 集金の方法: 各班の班長がご自宅に伺います
• 集金の期間: 5月10日（土）から5月25日（日）まで
• ご不在の場合: 班長から改めてご連絡します
• 領収書: 集金の際に、班長がお渡しします

会費は、街灯の電気代、ゴミの集積所の管理、地域の行事などに使わせていただきます。使い道の詳しい内容は、総会の資料をご覧ください。

問い合わせ先: 会計　○○（○班）

以上

お金に関するお知らせでは、使い道を一言添えると、住民の理解を得やすくなります。金額は町内会の総会で決めたとおりに書き、前の年のお知らせを使い回すときは、金額が変わっていないかを必ず確かめます。

文例6 ゴミの出し方の変更のお知らせ

ゴミの出し方の決まりが変わるときのお知らせは、何がどう変わるのかを、前と後で比べて書くと伝わりやすくなります。

町内会員各位

○○町内会　環境部

ゴミの出し方が変わります

市のゴミの分け方の変更にともない、12月1日（月）から、この地域のゴミの出し方が下記のとおり変わります。

記

• 変わること: プラスチックの容器と包装の収集日
• これまで: 毎週水曜日
• 12月から: 毎週木曜日
• 出す時間: 収集日の午前8時30分まで（変わりません）
• 出す場所: これまでと同じ集積所

詳しい分け方は、市から配られた案内をご覧ください。

問い合わせ先: 環境部長　○○（○班）

以上

ゴミの出し方は、市区町村が決めています。町内会のお知らせを作る前に、市区町村の案内で、収集日や分け方を必ず確かめます。町内会の判断で決めたこと（集積所の掃除の当番など）と、市区町村が決めたことを分けて書くと、問い合わせ先を間違えずに済みます。

文例7 注意を呼びかけるお知らせ

不審な人物の目撃や、詐欺の電話のような、注意を呼びかけるお知らせは、早く、短く伝えることが大切です。掲示板と回覧板の両方で知らせると効果的です。

町内会員各位

○○町内会　防犯部

不審な電話にご注意ください

最近、この地域で、市の職員を名乗り、「払い戻しがある」と言って銀行の口座やカードの番号を聞き出そうとする電話がかかってきたという報告がありました。

市の職員が電話で口座の暗証番号を聞くことはありません。不審な電話がかかってきたら、すぐに電話を切り、家族や警察に相談してください。

困ったときの相談先: 警察の相談専用電話（#9110）、消費者ホットライン（188）

以上

注意を呼びかけるお知らせでは、不安をあおる書き方を避け、何に気をつければよいのかと、困ったときの相談先を具体的に書きます。特定の人を名指しするような書き方や、確かめていない情報を広めるような書き方はしません。

文例8 行事の後のお礼と報告

行事が終わった後に、お礼と結果を伝えるお知らせを出すと、参加した人には感謝が、参加できなかった人には地域の様子が伝わります。次の行事への協力を得るためにも、短くてよいので出しておくのがおすすめです。

町内会員各位

○○町内会　行事部

夏祭りのお礼とご報告

先日の夏祭りには、多くの方にお越しいただき、誠にありがとうございました。準備と片付けにご協力いただいた皆様にも、心よりお礼申し上げます。

当日は天気にも恵まれ、子どもからお年寄りまで、多くの方に楽しんでいただけました。屋台の売上は、会計の報告とあわせて総会でお知らせします。

当日、落とし物として、子ども用の帽子と水筒をお預かりしています。お心当たりのある方は、行事部長までご連絡ください。

来年の夏祭りに向けて、ご意見やご要望がありましたら、班長までお寄せください。

問い合わせ先: 行事部長　○○（○班）

以上

お礼のお知らせでは、手伝ってくれた人をまとめて感謝の言葉で包み、特定の人だけを名前で挙げすぎないようにします。名前を挙げられなかった人が、自分の協力は見られていなかったと感じることがあるからです。落とし物の連絡や、次の行事への意見の募集のように、住民がすることを1つ添えておくと、お知らせが読まれやすくなります。

お知らせを出す前の確認リスト

お知らせを印刷して回す前に、次の項目を確かめます。1枚のお知らせを何十軒にも配るので、誤りがあると訂正のお知らせをもう一度出すことになります。

• タイトルを見ただけで、何のお知らせかが分かるか
• 日付と曜日が合っているか（暦で確かめる）
• 時間に午前と午後の区別が書いてあるか
• 場所の名前は、市区町村の案内や地図の名前と同じか
• 読んだ人に何をしてほしいのかが書いてあるか
• 申し込みや返事の締め切りが書いてあるか
• 雨の日や中止のときの扱いが書いてあるか
• 問い合わせ先が書いてあるか
• 金額は総会で決めたとおりか
• 回覧に載せてはいけない個人情報が入っていないか

確かめるときは、作った人とは別の役員に読んでもらうのが一番確実です。作った人は内容を知っているため、抜けている情報に気づきにくいからです。特に、日付と曜日のずれ、前の年のお知らせを使い回したときの年や金額の直し忘れは、よくある誤りです。

回覧板で回すときの工夫

お知らせを回覧板で回すときは、確実に全員に届くように、次のような工夫をします。

1つ目は、確認の欄を付けることです。お知らせの下や、回覧板の表紙に、家ごとの名前と確認の印を書く欄を作っておきます。受け取った人が印を付けてから次の家に回すと、誰まで届いたかが分かります。

2つ目は、回す順番と期限を書くことです。「この回覧板は、○日までに最後の家まで回してください」と書いておくと、途中で止まりにくくなります。最後の家の人は、班長に戻す決まりにしておきます。

3つ目は、急ぎのお知らせを分けることです。急ぎのお知らせと、急がないお知らせを一緒に回すと、急ぎのものが後回しになります。急ぎのお知らせは、回覧板の一番上に挟むか、別に配ります。

4つ目は、持ち帰ってよいお知らせを分けることです。出欠票のように手元に残す必要があるものは、家の数だけ用意して挟んでおき、「1枚お取りください」と書いておきます。

5つ目は、回覧板の表紙に、挟んであるお知らせの一覧を書いておくことです。「1.清掃活動のお知らせ　2.会費の集金のお知らせ」のように書いておけば、途中で1枚抜けてしまっても気づけます。回覧が戻ってきたら、班長が一覧と照らし合わせて確かめます。

回覧板は、留守がちな家で止まりやすいという弱点があります。共働きの家や、1人暮らしの高齢者の家が多い地域では、回覧板だけに頼らず、掲示板への貼り出しや、各戸への配布と組み合わせることも考えます。

掲示板に貼るときの工夫

掲示板に貼るお知らせは、回覧板と違って、立ち止まって数秒だけ見る人が多くなります。遠くからでも内容が分かるように、回覧板のお知らせよりも文字を大きくし、伝えることをさらに絞ります。

掲示板向けに作るときのポイントは次のとおりです。

• タイトルを用紙の上半分ほどの大きさで書く
• 日時と場所だけは、本文よりもさらに大きな文字にする
• 詳しい内容は、「詳しくは回覧板をご覧ください」と書いて回覧板に任せる
• 貼り出す期間を決め、右下などに「○月○日まで掲示」と書いておく
• 雨に濡れる場所では、透明な袋やケースに入れて貼る

掲示の期間が過ぎたお知らせは、担当の役員がはがします。古いお知らせが貼られたままだと、新しいお知らせが目立たなくなり、掲示板そのものが見られなくなっていきます。掲示板の管理を誰が受け持つのかを、役員の分担の中で決めておくと、貼りっぱなしを防げます。

地域の外の人も見る掲示板には、会員の名前や電話番号を書かないようにします。問い合わせ先は、役職名と班の名前だけにするか、町内会の代表の連絡先にまとめます。

名簿と個人情報の扱い

町内会のお知らせを作ったり配ったりするときには、会員の名簿を使うことがあります。名簿には名前や住所、電話番号などの個人情報が含まれるため、扱いに注意が必要です。

個人情報保護委員会は、町内会や自治会が名簿を作る場合について、次のように説明しています。

私立学校、自治会・町内会、同窓会、PTA等は本人に対し利用目的を明示した上で、個人情報を取得し、名簿を作成することが可能です。名簿を配布するなど、本人以外の者に個人データを提供する場合には、原則として、本人の同意を得る必要があります。 出典: ppc.go.jp

利用目的とは、集めた個人情報を何に使うのかということです。たとえば「町内会からの連絡と、災害のときの安否確認に使います」のように、集めるときに本人に伝えておきます。名簿を全員に配る場合は、配ることと配る相手を伝えたうえで、同意をもらってから情報を書いてもらう方法が考えられます。

お知らせを作るときに気をつけたい点として、次のようなことがあります。

• 回覧するお知らせに、必要以上の個人情報を書かない（出欠の一覧に電話番号まで載せない、など）
• 会費の集金の記録や、出欠票は、役員の間だけで扱い、回覧しない
• 名簿や記録を保管する場所と、保管する人を決めておく
• 役員が交代するときは、名簿の引き継ぎの方法を決め、古い名簿を処分する

個人情報保護委員会は、自治会や同窓会向けに「会員名簿を作るときの注意事項」という資料も公開しており、会員名簿を作るときの注意事項では、名簿を作る前から、集めるとき、保管するとき、ほかの人に渡すときまでの決まりが順に説明されています。個別の扱いに迷う場合は、この資料を確かめるか、個人情報保護委員会の相談窓口に問い合わせてください。

役員の分担と行事の準備をそろえる方法

町内会の行事は、複数の役員で準備を分担することが多く、誰が何をいつまでにやるのかが分からなくなりがちです。役員会のたびに口頭で確かめても、次の役員会までの間に作業が止まってしまうこともあります。

役員の人数が少なく、作業も多くないなら、紙の一覧で十分です。行事ごとに「作業」「担当」「締め切り」「済んだかどうか」の欄を作り、役員会のたびに見直します。表計算ソフトで作って役員の間で共有し、終わった作業に印を付けていく方法もあります。

役員の間で担当と期限と進み具合を常に確かめられるようにしたい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法があります。その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。夏祭りの準備なら、「お知らせを作る」「屋台の材料を発注する」「テントを借りる」といった作業を1枚ずつのカードにして担当と締切を決め、カレンダーのボードで行事の日までの予定を並べれば、準備の遅れに早く気づけます。カードごとにコメントを残せるので、役員会で決まったことや、業者とのやり取りも作業ごとに記録でき、翌年の役員への引き継ぎにも使えます。

公式の料金ページでは、5人までのチームなら期限なしで無料、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は不要とされています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。なお、Pinatecaは住民へのお知らせを作ったり、回覧板の代わりに住民に配ったりする道具ではありません。お知らせは紙や文書作成ソフトで作り、役員の間で準備の分担と進み具合を共有するために使う、という分担で考えると無理がありません。会員の名簿のような個人情報は、前の節で触れた扱いの決まりに沿って管理してください。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

地域の仕事に関わる働き方

町内会のお知らせづくりや行事の準備で身に付く、分かりやすい文書を作る力や、複数の人の作業をまとめる力は、仕事の場でも役に立ちます。

最近では、町内会やマンションの管理組合、地域の団体の連絡をアプリや Web の仕組みで便利にしようとする動きもあります。アプリケーション開発のお仕事では、業務や生活を支えるアプリを作る仕事の内容が紹介されています。地域の連絡の仕組みを作るときは、高齢の人にも使える分かりやすさが求められるので、紙のお知らせを作った経験がそのまま活きます。

紙の作業をデジタルに置き換える支援も、仕事として求められています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、業務にAIや道具を取り入れる支援の仕事が紹介されています。

業務委託の現場で見えること

在宅ワークと業務委託の仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、地域の団体や小さな組織から外部の人に頼まれる仕事には、チラシやお知らせのひな形づくり、名簿の表計算ソフトへの整理、連絡の仕組みづくりなど、身近な作業が多くあります。こうした依頼がうまくいくのは、「誰が読むのか」「どんな人が使うのか」を最初に共有できているときです。

仲介の手数料が乗らない手数料0%で直接やり取りできる仕組みでは、予算の限られた地域の団体でも、同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手元に残る額が厚くなります。小さな依頼でも、継続して頼める関係ができると、地域の事情を知った人が毎年のお知らせを支えてくれるようになります。

まずは、前の年のお知らせを1年分集め、この記事の構成に沿って、日付と担当を書き換えるところから始めてみてください。地域の連絡の仕組みを作る仕事に関心がある人は、アプリケーション開発のお仕事で、どのような依頼があるのかを確かめるところから始めるのがおすすめです。

よくある質問

Q. 町内会のお知らせに時候のあいさつは必要ですか？

必ずしも必要ではありません。回覧板のお知らせは短い時間で読まれるため、日ごろの協力へのお礼など1文程度のあいさつで十分です。総会の案内など少し改まったお知らせでは季節のあいさつを入れても構いませんが、拝啓のような頭語は使わず、話し言葉に近い形で書くと柔らかい印象になります。

Q. 回覧板と各戸への配布はどう使い分ければよいですか？

全員に読んでほしいが手元に残す必要のないお知らせは回覧板、出欠の返事が必要なもの、保存してほしいもの、大事な決まりの変更は各戸への配布が向いています。留守がちな家で回覧板が止まりやすい地域では、掲示板への貼り出しや配布と組み合わせると、確実に届けやすくなります。

Q. お知らせに会員の名前や電話番号を載せてもよいですか？

回覧するお知らせには、必要以上の個人情報を書かないのが基本です。個人情報保護委員会は、町内会が名簿を作るときは利用目的を本人に伝え、名簿を配るなど本人以外に渡す場合は原則として本人の同意が必要だと説明しています。出欠の一覧や集金の記録は役員の間だけで扱い、回覧しないようにします。

Q. お知らせの文字の大きさはどのくらいがよいですか？

本文は少なくとも12ポイント以上、高齢の人が多い地域では14ポイント程度にすると読みやすくなります。タイトルは一番大きな文字にし、日時や締め切りのような大事な情報は、さらに大きくするか太字にします。1枚に収まらない場合は、お知らせを分けるか、詳しい内容を別の資料に回します。