会議の書記のコツ｜発言を追いながら要点を残す方法

会議の書記を任されると、多くの人がまず「発言を全部書き取らなければ」と考えます。ところが、実際に会議が始まると、話す速さに手が追いつかず、気づけば議論の流れを見失っている。会議が終わってからメモを見返しても、何が決まったのかがはっきりしない。初めて書記を担当した人の多くが、こうした経験をしています。

結論から書くと、会議の書記の仕事は、発言をすべて記録することではなく、「何が決まったか」「誰が、何を、いつまでにやるか」「何が決まらずに残ったか」の3つを確実に残すことです。この3つが正しく書かれていれば、会議に出ていない人も、あとから読んで次の行動に移れます。この記事では、会議の前の準備から、会議中の記録の取り方、会議後の清書と配布までを順に説明します。会議で決まった作業を担当と期限つきで共有する道具の1つとして、ボードでタスクを管理するPinatecaにも後半で触れます。

会議の書記の役割

書記とは、会議の内容を記録し、議事録としてまとめる役のことです。議事録は、会議で話し合われたことと決まったことを、参加した人と参加できなかった人に伝えるための文書です。

書記の役割は、大きく分けて3つあります。

1つ目は、決まったことを記録に残すことです。会議の場では全員が同じ理解をしていたつもりでも、時間がたつと記憶は少しずつずれていきます。「あのとき、来月から始めると決めたはずだ」「いや、検討するという話だった」という食い違いを防ぐのが、議事録の最も大事な役目です。

2つ目は、次の行動を明らかにすることです。会議で決まったことは、誰かが実際に動かなければ形になりません。誰が、何を、いつまでにやるかを書いておくと、会議のあとの行動がそのまま始まります。

3つ目は、会議に出ていない人に内容を伝えることです。上司や関係する部署、欠席したメンバーは、議事録を読んで会議の結果を知ります。

その点、簡潔にまとめられた議事録があれば、1時間以上にもおよぶ会議であっても数分で要点を理解できるのです。 出典: rimo.app

この3つの役割を考えると、書記に求められているのは、速記者のように発言を一字一句書き取ることではなく、会議の流れの中から要点を見つけて残すことだと分かります。

議事録と議事要旨の違い

会議の記録には、議事録と議事要旨という2つの形があります。議事録は、議論の流れや主な発言まで含めて記録するもので、決まったことに至るまでの経緯が分かります。議事要旨は、決まったことと次の行動を中心に、要点だけを短くまとめたものです。

どちらの形で残すかは、会議の種類と職場の決まりによります。社内の定例の打ち合わせなら議事要旨で十分なことが多く、取引先との交渉や、組織の正式な意思決定の会議では、経緯まで残す議事録が求められます。書記を任されたら、まずどちらの形で残すのかを、会議を主催する人に確かめておきます。

会議の前にやっておく準備

書記の仕事の半分は、会議の前の準備で決まります。準備をしておけば、会議中は議論を聞くことに集中でき、記録の質も上がります。

議題と資料を読んでおく

会議の議題と配布の資料は、前日までに目を通しておきます。何について話し合うのか、どんな結論が求められているのかを知っておくと、会議中にどの発言が大事かを判断しやすくなります。分からない用語や略語があれば、事前に調べたり、主催者に聞いたりしておきます。会議中に知らない言葉が出てくると、その意味を考えている間に議論が先に進んでしまいます。

参加者の名前と役割を確かめる

参加者の名前、所属、役割を一覧にしておきます。議事録では、誰が発言したか、誰が担当になったかを書く場面が多いので、名前を正しく書けるようにしておくことが大切です。初めて会う人がいる会議では、名刺や参加者の一覧を手元に用意し、座席の位置やオンライン会議の表示名と名前を結びつけておくと、発言者を取り違えずに済みます。

前回の議事録を読み返す

定例の会議なら、前回の議事録を読み返し、前回の宿題（次の会議までにやると決めたこと）を確かめておきます。会議の冒頭で前回の宿題の進み具合を確かめることが多いので、その記録の準備にもなります。

記録の型を作っておく

会議の前に、議事録の型を作っておきます。会議名、日時、場所、参加者、議題を先に書いておき、議題ごとに「話し合ったこと」「決まったこと」「宿題」「保留」の欄を用意します。型があれば、会議中は空欄を埋めるだけで済みます。

録音や文字起こしを使うかを決める

会議を録音したり、会議の道具の文字起こしの機能を使ったりする場合は、事前に主催者の了解を取り、会議の冒頭で参加者にも伝えます。録音があれば、聞き逃した部分をあとで確かめられますが、録音されると発言しにくくなる人もいます。社外の人が参加する会議では、録音の可否を必ず相手に確かめます。

会議中に書くことと、書かないこと

会議中の書記は、すべてを書こうとしないことが何より大切です。書く内容に優先順位をつけておけば、話の速さに追われずに済みます。

必ず書くこと

会議中に必ず書くのは、次の4つです。

1. 決まったこと：会議で合意された結論。「来月の展示会に出展する」「新しい手順は12月1日から始める」
2. 宿題：誰が、何を、いつまでにやるか。「〇〇さんが、出展の申込書を11月15日までに提出する」
3. 保留になったこと：結論が出ずに次回に持ち越したこと、確認が必要なこと。「予算の上限は、部長に確認してから決める」
4. 決まった理由の要点：なぜその結論になったのか。後から読んだ人が判断の背景を理解できる程度に、1文から2文で書く

この4つのうち、特に宿題は、担当者の名前と期限が抜けやすい項目です。「出展の準備を進める」とだけ書かれていると、誰が何をするのかが分かりません。会議の中で担当や期限が決まらなかった場合は、その場で「担当はどなたにしますか」「期限はいつにしますか」と確かめるのも、書記の大事な仕事です。

書かなくてよいこと

一方で、次のようなことは書かなくて構いません。

• 結論に関係のない雑談
• 同じ意見の繰り返し
• 言い間違いや言い直し
• 発言の細かい言い回し

発言を一字一句書き取ろうとすると、要点を見失います。発言は、意味が変わらない範囲で短く言い換えて書きます。「この件については、自分としては、予算のこともあるので少し慎重に考えたいと思っていまして」という発言は、「〇〇さん：予算面から慎重に検討したい」と書けば十分です。

意見が分かれたときの書き方

議論の中で意見が分かれた場合は、それぞれの意見の要点と、誰の意見かを書いておきます。最終的にどちらかに決まった場合も、反対の意見があったことを残しておくと、後でその判断を見直すときの材料になります。ただし、誰がどの意見を言ったかを議事録に残すかどうかは、職場の慣習によって違うので、迷ったら主催者に確かめます。

会議中の記録を速くする工夫

発言の速さに追いつくためには、書く量を減らす工夫が欠かせません。

略記と記号を決めておく

よく出てくる言葉は、略記や記号で書きます。自分だけが分かればよいメモの段階なので、自分なりの決まりで構いません。

• 決定事項には「決」、宿題には「宿」、保留には「保」の印を行の先頭に付ける
• 人の名前は、名字の1文字目か、決めておいた略称で書く
• 「〜について」は「〜：」、「〜になった」は「→」で書く
• 日付は「11/15」のように数字だけで書く

印を付けておくと、会議のあとに清書するときに、決まったことと宿題を素早く拾い出せます。手書きでメモを取る場合は、紙の右端に細い列を作り、印だけをそこに書く形にすると、清書のときに印の列を上から目で追うだけで、拾い出しが終わります。パソコンで記録する場合も、行の先頭に印を入れておけば、検索の機能で印のある行だけを一度に探せます。

発言者を確かめながら書く

複数の人が話す会議では、誰の発言かが分からなくなりがちです。発言の内容よりも先に発言者の名前を書く癖をつけると、あとで取り違えずに済みます。オンライン会議では、発言している人の表示名を見ながら書けます。

聞き逃したら、その場で確かめる

聞き逃した部分や、意味がよく分からなかった部分は、メモに印を付けておき、議題の区切りで確かめます。「先ほどの〇〇の件ですが、期限は11月15日でよろしいでしょうか」のように、確かめたいことを具体的に聞けば、議論の流れを止めずに済みます。会議が終わる前に確かめられなかった場合は、会議の直後に発言者に直接聞きます。時間がたつと、発言した本人も細部を忘れてしまいます。

議題の区切りで、決まったことを読み上げる

議題が1つ終わるたびに、書記が「この議題で決まったことは、〇〇と〇〇の2点、宿題は〇〇さんの〇〇でよろしいでしょうか」と読み上げて確かめる方法もあります。参加者の理解の食い違いをその場で直せるうえ、書記の記録も正確になります。会議の進行役と相談して、この確認の時間を議題ごとに取ってもらうとよいでしょう。

会議の種類ごとの書き方の違い

会議の種類によって、記録の重点は変わります。

定例の打ち合わせ

週に1回のチームの定例のような会議では、前回の宿題の進み具合と、今回の宿題を中心に記録します。議論の経緯は短くて構いません。毎回同じ型で記録すると、前回と比べやすくなります。

企画や方針を決める会議

新しい企画や方針を決める会議では、決まったことに加えて、検討した選択肢と、それを選んだ理由、選ばなかった理由を残します。後になって「なぜこの方法にしたのか」と問われたときに、議事録で答えられるようにするためです。

取引先との打ち合わせ

社外の取引先との打ち合わせでは、双方が合意した内容を正確に残すことが最も大切です。金額、数量、納期、仕様の変更といった、取引の条件に関わることは、言われたとおりの数字で書きます。打ち合わせのあとに、議事録を相手にも送って内容を確かめてもらうと、言った言わないの食い違いを防げます。

組織の正式な会議

理事会や取締役会、管理組合の総会のような、組織の正式な意思決定の会議では、法律や規約で議事録に書く項目が決まっている場合があります。開催の日時と場所、出席者、議題、決議の結果などです。こうした会議の書記を任されたら、前回までの議事録の形式と、規約の定めを先に確かめます。必要な項目や署名の要否は組織によって違うので、事務局や主催者に確かめてから書き始めてください。

オンライン会議で書記をするときの注意

オンライン会議では、対面の会議とは違う注意が必要です。

1つ目は、発言が重なったときに聞き取りにくいことです。複数の人が同時に話すと、音声が途切れたり、誰の声か分からなくなったりします。聞き取れなかった部分は、その場で確かめるのが基本です。

2つ目は、画面の共有で見せられた資料の扱いです。画面に映った資料の内容を書き写そうとすると、議論についていけなくなります。資料は会議の前か後に共有してもらうよう頼み、議事録には資料の名前だけを書いて、内容は資料を参照する形にします。

3つ目は、チャットの書き込みです。オンライン会議では、発言の代わりにチャットで意見を書く人もいます。チャットの書き込みにも決まったことや宿題が含まれていることがあるので、会議の終わりにチャットの内容を保存し、議事録に反映させます。

会議の道具に文字起こしの機能がある場合は、それを使うと書記の負担は軽くなります。ただし、文字起こしは発言をそのまま文字にしたものなので、議事録にはなりません。文字起こしの文章から、決まったこと、宿題、保留を拾い出して整理する作業は、書記が行う必要があります。固有名詞や数字は聞き間違えて文字になることも多いので、必ず確かめます。

以下の文章は、実際の会議の場での発言をドラゴンスピーチというツールで記録し、テキストデータ化して作成したものです（このソフトは自分の言った事を文字化してくれる優れものです）。 出典: insource.co.jp

オンライン会議の書記は、音声の聞き取りやすさに大きく左右されます。参加者のマイクの音が小さい、雑音が入るといった問題は、書記1人の工夫では解決できません。会議の冒頭で音声の確認の時間を取ってもらう、発言するときは名乗ってから話してもらう、といった決まりを主催者と相談しておくと、記録の正確さが上がります。在宅勤務の環境を整えるための機器や通信の費用には、助成金を使える場合もあります。制度ごとの対象と申請の流れは、テレワーク 助成金 2026で整理しています。

道具で発言を文字にする方法は以前からありますが、どの道具を使う場合でも、文字になった発言を、読む人に伝わる記録に整えるところに書記の仕事があります。

会議のあとの清書と配布

会議が終わったら、できるだけ早く清書します。目安は、会議の当日か、遅くとも翌日です。時間がたつほど、メモの意味を思い出せなくなります。

清書の手順

清書は、次の順で進めると早く終わります。

1. メモの中から、決まったこと、宿題、保留の印が付いた行を拾い出す
2. 議題ごとに、決まったことと宿題を整理する
3. 宿題を、担当、内容、期限の形にそろえる
4. 決まった理由と、主な意見を短くまとめる
5. 会議名、日時、場所、参加者、次回の予定を書き添える
6. 誤字、名前の漢字、数字、日付を確かめる

議事録の型の例

清書した議事録は、たとえば次のような形になります。

会議名：〇〇プロジェクト定例会議（第5回） 日時：〇月〇日（〇）10時から11時 場所：第2会議室（オンライン併用） 参加者：〇〇（進行）、〇〇、〇〇、〇〇（書記） 欠席者：〇〇

議題1　展示会への出展について 決まったこと：来年2月の〇〇展に出展する。出展の規模は小さめの区画とする 理由：昨年の来場者の層が自社の顧客と近く、費用も予算内に収まるため 宿題：〇〇さんが出展の申込書を〇月〇日までに提出する

議題2　新しい受付の手順について 決まったこと：12月1日から新しい手順を試す 保留：受付の担当の人数は、〇〇部長に確認してから次回決める 宿題：〇〇さんが新しい手順の案内文を〇月〇日までに作成する

次回の予定：〇月〇日（〇）10時から

冒頭に、決まったことと宿題だけを箇条書きでまとめた要約を入れておくと、忙しい人も最初の数行で全体をつかめます。

確認してから配布する

清書した議事録は、すぐに全員に配る前に、会議の進行役か主催者に確認してもらいます。書記の聞き違いや思い込みがあれば、配る前に直せます。確認を経てから参加者と関係者に配布し、配布の際には「内容に誤りがあれば、〇月〇日までにお知らせください」と書き添えると、食い違いが早く見つかります。

議事録の言葉づかいで気をつけること

清書のときは、言葉づかいにも気を配ります。議事録は、会議に出ていない人が読んでも同じ意味に受け取れることが大切です。

あいまいな言葉を、事実の言葉に置き換える

会議の発言には、「なるべく早く」「前向きに検討」「おおむね了承」といった、あいまいな言葉がよく出てきます。こうした言葉をそのまま議事録に書くと、読む人によって受け取り方が変わります。「なるべく早く」は「11月15日まで」、「前向きに検討」は「次回の会議で実施するかを決める」のように、会議の中で確かめた事実の言葉に置き換えます。会議の中で確かめられなかった場合は、「期限は未定。〇〇さんが次回までに提示する」と、決まっていないことをそのまま書きます。

決まったことと、意見を書き分ける

「〇〇とする」と書けば決定、「〇〇という意見があった」と書けば意見、というように、文の終わり方で決定と意見を書き分けます。決定のつもりで書いた文が、読む人には意見に見える、あるいはその逆、ということが起きないように、文末の形をそろえておきます。

数字と固有名詞は、必ず確かめる

金額、日付、数量、人の名前、会社の名前、商品の名前は、間違えると大きな問題になる部分です。会議の資料や名刺と照らし合わせ、分からないものは発言した人に確かめます。特に日付は、曜日と一緒に書いておくと、間違いに気づきやすくなります。

敬語は最小限でよい

議事録は会議の記録なので、発言の敬語を細かく再現する必要はありません。「〇〇部長がおっしゃいました」ではなく「〇〇部長：〇〇」と書けば十分です。文末は「です・ます」か「である」のどちらかにそろえ、職場の過去の議事録に合わせます。

書記がつまずきやすい失敗と直し方

初めて書記をする人がつまずきやすい失敗を、直し方と一緒に紹介します。

1つ目は、議論の途中経過ばかりが長く、結論が埋もれてしまうことです。読む人は結論を先に知りたいので、議題ごとに「決まったこと」を先頭に書き、経緯はその後に短く添えます。

2つ目は、宿題の担当が「全員」「チーム」になっていることです。全員の宿題は、誰の宿題でもなくなります。担当は1人の名前にし、複数の人で取り組む場合も、取りまとめ役を1人決めて書きます。

3つ目は、配布が遅れることです。会議から1週間たって届いた議事録は、もう誰も読みません。完璧に仕上げるより、翌日までに配ることを優先し、誤りがあれば後から直します。

4つ目は、自分の解釈を書いてしまうことです。発言の意図を推し量って書き換えると、発言した人の意図と違う記録になることがあります。分からない場合は推測で埋めず、本人に確かめます。

5つ目は、保留を書き忘れることです。決まらなかったことは、決まったことよりも記録から抜けやすく、次の会議で誰も触れずに終わってしまいます。保留の欄を型の中に必ず用意しておき、次の会議の議題の候補として主催者に伝えます。

議事録の保存と共有のしかた

議事録は、配って終わりではなく、後から探せるように保存しておくことも大切です。

ファイルの名前は、「20261021_〇〇定例会議_第5回」のように、日付、会議名、回数の順にそろえます。日付を先頭にしておくと、フォルダの中で日付の順に並び、目当ての回を探しやすくなります。保存の場所は、会議ごとに決まったフォルダを1つ作り、そこにすべての回を保存します。メールの添付だけで配ると、受け取った人それぞれの受信箱に散らばり、後から探せなくなります。

議事録には、人事や取引の条件、お客様の情報など、関係者以外に見せてはいけない内容が含まれることがあります。共有のフォルダに保存するときは、閲覧できる人の範囲を確かめ、必要に応じて権限を絞ります。社外の人に送る議事録は、社内向けの議事録とは別に作り、社外に出してよい内容だけを残します。

決まったことを、担当と期限つきで共有する

議事録を配っただけでは、宿題が実際に動くとは限りません。議事録はメールの添付や共有のフォルダに保存されたまま、読み返されないことも多いからです。宿題の進み具合を次の会議まで追いかけるには、議事録とは別に、宿題を作業の一覧として管理する方法があります。

数人のチームなら、共有の表計算ソフトの表で十分です。宿題の内容、担当、期限、状況（未着手、作業中、完了）の列を作り、会議のたびに新しい宿題を書き加えます。次の会議の冒頭でこの表を見ながら進み具合を確かめれば、宿題の抜けがなくなります。

宿題の数が多くなり、表で追うのが難しくなったら、タスクをカードで管理するボードを使う方法もあります。Pinatecaは、その選択肢の1つです。公式サイトによると、Pinatecaにはカンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードがあり、会議で決まった宿題を1枚ずつカードにして担当と期限を付ければ、進み具合をカンバンで、期限の重なりをガントチャートで確かめられます。担当の割り当てや締め切りは担当者の受信箱に集まり、カードごとのコメントで作業の相談をその場に残せます。論点ごとに話し合いを続けたい場合は、ディスカッションボードも使えます。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜）になります。会議の動画をアップロードして共有し、書き起こしをワークスペースを横断して検索できるビジネスプラン（1人あたり月額1,980円・税抜）もありますが、議事録そのものを自動で作る機能ではないので、決まったことの整理は書記が行います。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの方法を使う場合でも、議事録は「会議の記録」、宿題の一覧は「これからの作業」と役割を分けて考えると、会議のあとの動きが止まりにくくなります。

進行役と書記の分担を決めておく

会議の進行役と書記は、会議の前に役割の分担を確かめておくと、会議中の動きがずっと楽になります。

進行役に頼んでおきたいことは、次の3つです。1つ目は、議題ごとに「この議題で決めたいこと」を最初に言ってもらうことです。何を決める議題なのかが分かれば、書記はその結論に関わる発言に集中できます。2つ目は、議題の終わりに結論と宿題を口に出して確かめてもらうことです。進行役が「では、〇〇は〇〇さんが〇日までに、ということで」とまとめてくれれば、書記はそれを書くだけで済みます。3つ目は、議論が脱線したときに議題に戻してもらうことです。脱線した話をどこまで記録するかで迷う時間が減ります。

反対に、書記から進行役に伝えておくとよいこともあります。担当や期限が決まらないまま次の議題に移りそうなときに、書記が合図を送ってよいかを確かめておくと、宿題の抜けを会議の中で防げます。小さな会議では、進行役と書記を1人が兼ねることもありますが、その場合は、議題の終わりに1分だけ時間を取って、決まったことをメモに書く間を作ると、記録の抜けが減ります。

初めて書記を任されたときの練習方法

書記に慣れるには、実際の会議の前に練習しておくのが近道です。

1つ目の練習は、ニュースの討論番組や、公開されている会議の動画を見ながら、決まったことと意見を書き分けてみることです。15分ほどの動画で十分です。見終わったら、自分のメモから「結論」「意見」「次にやること」を拾い出し、要点が3行で書けるかを試します。

2つ目は、過去の議事録を読むことです。職場で以前に作られた議事録を何回分か読むと、その職場で求められる形や、どの程度の細かさで書けばよいかが分かります。読みやすいと感じた議事録の型を、自分の型の手本にします。

3つ目は、先輩の書記に一度同席させてもらうことです。同じ会議で2人がそれぞれ記録を取り、会議のあとに見比べると、自分が拾えなかった要点や、書きすぎていた部分が分かります。

練習のときから、略記と印の決まりを使っておくと、本番の会議でも手が自然に動きます。

書記を引き受けるときの心構え

書記は、会議の中で目立たない役に見えますが、会議の結果を形にするための大事な役です。いくつかの心構えを持っておくと、負担を感じにくくなります。

1つ目は、書記も会議の参加者だということです。記録に集中するあまり、意見を言えなくなる必要はありません。発言したいときは、その間だけ記録を誰かに頼むか、自分の発言を後で書き加えれば済みます。

2つ目は、分からないことは聞いてよいということです。議論の内容が分からないまま記録すると、間違った議事録ができます。書記が確かめるために質問することは、会議の質を上げることにもつながります。

3つ目は、完璧な議事録を目指さないことです。読む人が、決まったことと次の行動を正しく理解できれば、議事録の役目は果たせています。文章の美しさよりも、正確さと早さを優先します。

4つ目は、書記の負担を1人に偏らせないことです。毎回同じ人が書記を引き受けていると、その人だけが会議で発言しにくくなり、記録の癖も固定されます。定例の会議では、書記を当番制にして回すと、メンバー全員が記録の大切さを理解するようになり、議題の終わりに結論を確かめる習慣もチーム全体に広がります。

もちろん、議事録を作成することは簡単ではありませんが、しっかりと準備をすれば決して難しいものではありません。上司から認められるためには数多くの経験を積むことがいちばんですが、ポイントを抑えることでうまく書けるようになります。 出典: kashikaigishitsu.net

書記を何度か経験すると、会議の流れの中で、どの発言が結論につながるかが分かるようになります。この力は、自分が会議を進める立場になったときにも役立ちます。

在宅ワークの現場で見てきた議事録の仕事

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、会議の録音から議事録を作る仕事や、オンライン会議に同席して記録を取る仕事は、在宅でできる仕事として長く依頼が続いています。文字起こしの道具が広がった今でも、発言を読める記録に整え、決まったことと宿題を正しく拾い出す仕事は、人の判断が求められる部分として残っています。

こうした仕事で信頼される人には共通点があります。固有名詞や数字を必ず確かめること、納期より早めに仕上げること、分からない箇所を推測で埋めずに依頼主に確かめることです。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、依頼主と細かい確認を直接やり取りできるので、こうした丁寧さが記録の正確さにつながり、依頼主は手直しの手間が減り、受け手は手取りの厚い仕事を続けられる関係になりやすいと感じています。

会議や研究の記録をまとめる仕事は、研究の現場でも欠かせません。研究に関わる仕事の収入の目安は、研究者の年収・単価相場で公的な統計をもとに整理しています。会議の記録や報告の文書づくりを含めて、業務の進め方を支援する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。

よくある質問

Q. 会議の書記は、発言をすべて書き取る必要がありますか？

すべてを書き取る必要はありません。必ず残すのは、決まったこと、誰が何をいつまでにやるかという宿題、決まらずに持ち越したこと、決まった理由の要点の4つです。雑談や同じ意見の繰り返し、言い間違いは書かなくて構いません。発言は意味が変わらない範囲で短く言い換えて書くと、話の速さに追いつけます。

Q. 会議中に聞き逃したときはどうすればよいですか？

メモに印を付けておき、議題の区切りで確かめます。「先ほどの〇〇の件、期限は〇月〇日でよろしいでしょうか」と具体的に聞けば、議論の流れを止めずに済みます。会議中に確かめられなかった場合は、会議の直後に発言者に直接聞いてください。時間がたつと本人も細部を忘れてしまうので、その日のうちに確かめるのが確実です。

Q. 議事録はいつまでに配布すればよいですか？

会議の当日か、遅くとも翌日に清書し、進行役か主催者に確認してもらってから配布するのが目安です。時間がたつほどメモの意味を思い出せなくなり、宿題の開始も遅れます。配布するときに「誤りがあれば〇月〇日までにお知らせください」と書き添えておくと、内容の食い違いが早く見つかります。

Q. 文字起こしの道具を使えば、書記は要らなくなりますか？

文字起こしは発言をそのまま文字にしたもので、議事録にはなりません。文字になった発言から、決まったこと、宿題、保留を拾い出して整理する作業は、人が行う必要があります。固有名詞や数字は聞き間違えて文字になることも多いので、必ず確かめてください。録音や文字起こしを使う場合は、事前に参加者の了解を取ります。