Macのリマインダーの使い方と、カレンダーの予定と分けて管理するコツ

Macには最初から「リマインダー」というアプリが入っています。名前は知っていても、メモ帳と何が違うのか、カレンダーとどう使い分ければよいのかが分からず、開かないままになっている人も多いのではないでしょうか。Macのリマインダーの使い方を調べている人の多くは、やることを忘れない仕組みを手元のMacで作りたいと考えています。

リマインダーは、やることを1件ずつ登録し、期限や場所で知らせてもらい、終わったらチェックを付けて片付けていくためのアプリです。カレンダーが「いつ、どこにいるか」を管理する道具だとすれば、リマインダーは「何を終わらせるか」を管理する道具です。この2つを分けて使うと、予定表がやることで埋まって見づらくなる問題も、やることが予定の陰に隠れて忘れられる問題も、同時に防げます。

この記事では、Macのリマインダーの基本の使い方から、日付や場所の通知、リストとスマートリスト、共有と割り当て、カレンダーでの表示までを順に整理し、最後に予定とやることを分けて管理するコツを紹介します。

リマインダーとカレンダーは役割が違う

使い方に入る前に、リマインダーとカレンダーの違いを整理しておきます。ここがあいまいなまま使い始めると、どちらに何を登録したか分からなくなり、結局どちらも使わなくなってしまいます。

項目	カレンダー	リマインダー
登録するもの	時間が決まっている予定	終わらせるべきやること
例	14時からの打ち合わせ、歯医者の予約	請求書を送る、資料を読む、牛乳を買う
終わり方	時間が過ぎれば終わる	自分でチェックを付けるまで残る
時刻	開始と終了がある	期限だけ、または期限なし

いちばん大きな違いは、終わり方です。カレンダーの予定は、時間が過ぎれば自動的に過去のものになります。一方、リマインダーは、自分で実行済みにするまで残り続けます。期限を過ぎたやることは「今日」の一覧に残り続けるので、見落としに気づけます。

たとえば「金曜までに請求書を送る」をカレンダーの金曜日に予定として入れると、金曜日が過ぎた時点で予定は過去に流れ、送ったかどうかに関係なく画面から消えてしまいます。リマインダーに登録しておけば、送るまで残り続けます。やることを予定表に書き込んで忘れた経験がある人は、この違いを知るだけで管理がかなり楽になります。

Macのリマインダーの基本の使い方

ここからは、Appleのユーザガイドに沿って、基本の操作を整理します。画面の表記はmacOS Tahoe 26のものです。

リマインダーを追加する

リマインダーアプリを開き、左のサイドバーで追加したいリストを選びます。右上の追加ボタンをクリックするか、リストの下の何もないところをクリックすると、新しいリマインダーを入力できます。既存のリマインダーをクリックしてからReturnキーを押すと、同じリストに続けて追加できるので、思いついたやることを次々に書き出すときに便利です。

入力の途中で、日付、場所、タグ、フラグの欄に素早く入力できます。メモ欄には、太字や箇条書きなどの書式も使えます。

自然な言葉で日時を入れる

リマインダーは、自然な言葉で日時を書くと、それを読み取ってくれます。Appleのユーザガイドでは、次のように説明されています。

リマインダーで自然な言語を使ってすばやくリマインダーを作成できます。 出典: support.apple.com

ガイドには「毎週水曜の午後5時に祐二をスイミングに連れて行く」「金曜午後4時にビデオをレンタル」「土曜日に支払い」といった例が挙がっています。入力すると日付の候補が表示されるので、クリックして確定します。毎回カレンダーから日付を選ぶより、ずっと早く登録できます。

ほかの方法で追加する

リマインダーアプリを開かなくても、やることは追加できます。Appleのユーザガイドでは、次のような方法が案内されています。

・Spotlight（Command＋スペースバー）で「新規リマインダー」を検索し、内容とリストを入力する
・Siriに「薬を今夜10時に飲むようにリマインドして」のように話しかける
・Safariで見ているWebページやメールなどから、共有ボタンで「リマインダー」を選ぶ

ほかのアプリから追加したリマインダーには、元の項目に戻るためのアイコンやリンクが付きます。あとで読みたいWebページや、返信が必要なメールをリマインダーに送っておけば、期限が来たときにすぐ元の画面に戻れます。

実行済みにする

やることが終わったら、リマインダーの左にある丸をクリックして実行済みにします。実行済みのリマインダーは、標準の「実行済み」の一覧でまとめて確認できます。繰り返しのリマインダーは、実行済みにすると次の回が自動で現れます。

日付と場所で知らせてもらう

リマインダーの便利さは、知らせてもらう仕組みにあります。日付と時刻だけでなく、場所でも知らせてもらえます。

日付と時刻

リマインダーの詳細を開き、「日付」をオンにして日付を選びます。時刻も決めたいときは「時刻」をオンにして入力します。時刻を入れなければ、終日のリマインダーになります。終日のリマインダーは時刻がないため、リマインダーの設定の「今日の通知」で、何時に知らせてもらうかを決めておきます。

期限よりも前に知らせてほしい場合は、「早期リマインダー」で時刻を選びます。たとえば、金曜17時が期限の提出物なら、前日に早期リマインダーを設定しておくと、準備の時間を確保できます。

繰り返し

毎月の支払いや、毎週の報告のように、決まった間隔で発生するやることは、「繰り返し」を設定します。毎日、毎週、毎月などの選択肢のほか、「カスタム」を選ぶと、6時間おき、3週間おきの月曜日と金曜日、毎月最後の平日、毎月第3木曜日のような細かい指定もできます。

繰り返しのリマインダーには、終了日も設定できます。期間限定の取り組みや、契約期間中だけの作業などは、終了日を入れておくと、終わったあとに通知が届き続けることを防げます。

場所

場所を指定すると、その場所に着いたときや、その場所を出るときに知らせてもらえます。Appleのユーザガイドでは、「新しいドレスを買う」というリマインダーに、ショッピングセンターに着いたら知らせる設定をする例が紹介されています。日付と場所の両方を設定した場合は、先にどちらかに当てはまった時点で通知されます。

「会社を出るときに郵便物を出す」「スーパーに着いたら電池を買う」のように、時刻よりも場所で思い出したいことは、意外と多いものです。場所での通知は、iPhoneを持ち歩いているときに特に役立ちます。

通知の受け取り方

通知は画面の右上に表示され、そこから直接、実行済みにしたり、一定時間後にもう一度知らせてもらったりできます。通知のスタイルは、システム設定の「通知」から変えられます。集中モードを使っている場合は、リマインダーの通知を許可しておかないと表示されないので注意が必要です。

リストとスマートリストで整理する

やることが増えてきたら、リストで分けて整理します。

リストを分ける

リストは、やることを入れておくフォルダのようなものです。「仕事」「家のこと」「買い物」のように分けると、いま見るべきやることだけを表示できます。リストには色とアイコンを付けられるので、ひと目で区別できるようにしておきます。

Appleのユーザガイドによると、リストの種類として「買い物リスト」を選ぶと、追加した項目が「肉」「農産物」のような売り場の分類に自動で分けられます。

標準のスマートリスト

サイドバーの上部には、最初から用意されたスマートリストがあります。スマートリストとは、条件に合うリマインダーを、すべてのリストから自動で集めて表示する一覧のことです。

・今日：今日が期限のものと、期限を過ぎたもの
・日時設定あり：期限が指定されたもの（日付別にまとまる）
・フラグ付き：フラグを付けたもの
・すべて：すべてのリマインダー
・実行済み：終わったもの
・割り当て済み：共有リストで自分に割り当てられたもの

朝いちばんに「今日」を開いて、その日に終わらせることを確認する。これだけで、やることの見落としはかなり減ります。「今日」の一覧が長すぎて終わらないと感じる日は、期限が本当に今日でなければならないものかを見直し、明日以降に回せるものは期限を付け直します。一覧に残るものを、その日に終えられる量に保つことが、リマインダーを使い続けるコツです。

自分で条件を決めるカスタムスマートリスト

自分で条件を決めたスマートリストも作れます。条件には、タグ、日付、時間帯、優先順位、フラグ、場所、リストを使えます。たとえば「#請求」のタグが付いていて、今後7日以内が期限のもの、といった条件で一覧を作れば、月末の請求作業をまとめて確認できます。スマートリストに表示されても、リマインダー自体は元のリストに残ります。

サブタスクで手順を分ける

1つのやることに複数の手順がある場合は、サブタスクを使います。リマインダーを別のリマインダーの上にドラッグするか、Command＋］キーで、1つ上のリマインダーの下に入れられます。親のリマインダーを実行済みにすると、サブタスクもまとめて実行済みになります。

繰り返し使うリストはテンプレートにする

旅行の持ち物や、月初の定型作業のように、毎回同じ内容のリストを使う場合は、リストをテンプレートとして保存できます。「ファイル」から「テンプレートとして保存」を選び、次からは「テンプレートを表示」から新しいリストを作ります。この機能はmacOS 13以降で使えます。

タグで、リストをまたいで絞り込む

リストは1つのリマインダーにつき1つしか選べませんが、タグはいくつでも付けられます。「仕事」のリストにある請求書の作業と、「個人」のリストにある税金の支払いに、どちらも「#お金」のタグを付けておけば、リストをまたいでお金に関するやることだけを一覧にできます。

Appleのユーザガイドによると、タグは「#」記号から始まり、タイトルやメモの中で「#」に続けて単語を入力すると、そのままタグとして付けられます。複数の単語をつなげたタグを作るときは、単語の間にハイフンかアンダースコアを入れます。サイドバーの「タグ」の欄でタグを選ぶと、そのタグが付いたリマインダーがまとめて表示されます。タグを1回クリックすると含まれ、もう1回クリックすると除外される仕組みなので、「#仕事は含むが、#保留は除く」といった絞り込みもできます。

タグは増やしすぎると管理が難しくなります。「#お金」「#連絡」「#外出」のように、行動や場面で分けたタグを数個だけ決めておくと、スマートリストの条件としても使いやすくなります。表記が揺れて「#自宅」と「#家」のように同じ意味のタグが2つできてしまった場合は、片方の名前をもう片方と同じ名前に変更すると、1つにまとめられます。

キーボードで素早く操作する

リマインダーは、キーボードだけでもかなりの操作ができます。Appleのユーザガイドに載っている中から、毎日使うものを抜き出すと次のとおりです。

操作	ショートカット
新規リマインダー	Command＋N
新規リスト	Shift＋Command＋N
実行済みまたは未実行にする	Shift＋Command＋C
フラグを付ける・外す	Shift＋Command＋F
期限を今日にする	Command＋T
期限を明日にする	Option＋Command＋T
期限を過ぎたものをすべて今日にする	Control＋Command＋T
期限を今週末にする	Command＋K
期限を来週にする	Option＋Command＋K

特に便利なのが、期限を過ぎたものをまとめて今日にする操作です。数日忙しくてリマインダーを開けなかったときに、期限切れのものを1件ずつ直す必要がなくなります。ただし、まとめて今日にすると「今日」の一覧が一気に長くなるので、そのあとで本当に今日やるものだけを残し、残りは明日や来週に振り分け直すのがコツです。

なお、ショートカットは、使っている言語やキーボードの配列によって違う場合があります。思ったとおりに動かないときは、メニューバーのメニューに表示されているショートカットを確認してください。

デスクトップのウィジェットで常に見えるようにする

リマインダーは、アプリを開かないと目に入らないのが弱点です。この弱点を補うのがウィジェットです。Appleのユーザガイドによると、リマインダーのウィジェットは、通知センターやMacのデスクトップに追加でき、ウィジェットから直接、項目を実行済みにできます。ウィジェットごとに大きさと表示するリストを選べるので、デスクトップに「今日」のウィジェットを1つ追加しておけば、作業の合間に自然と目に入るようになります。

在宅で働いていると、デスクトップを見る回数は会社にいるとき以上に多くなります。ウィジェットで常にやることが見えている状態を作っておくと、通知を見逃したときの保険にもなります。

うまく同期されないときに確認すること

MacとiPhoneでリマインダーの内容が合わないときは、次の点を順に確認します。

1つ目は、同じApple Accountでサインインしているかどうかです。Appleのユーザガイドでは、すべてのデバイスで同じApple Accountにサインインすると、どのデバイスでもリマインダーを表示して管理できると説明されています。家族のiPadなどを借りている場合は、別のアカウントになっていないかを確認します。

2つ目は、iCloudの設定で「リマインダー」がオンになっているかどうかです。Macでは、システム設定で自分の名前をクリックし、「iCloud」から「リマインダー」をオンにします。

3つ目は、リマインダーをアップデートしているかどうかです。リマインダーアプリに「リマインダーをアップデート」の表示が出ている場合は、アップデートしないと一部の機能や共有が使えません。

それでも解決しない場合は、Appleのサポート記事「iCloudの連絡先、カレンダー、リマインダーが同期されない場合」の手順を確認します。大事なやることが登録されているときは、作業の前に、iCloud.comで内容が正しく表示されるかを確かめておくと安心です。

家族やチームとリストを共有する

リマインダーのリストは、ほかの人と共有できます。家族の買い物リストや、小さなチームのやること一覧に向いています。

リストを選んで共有のボタンをクリックし、メール、メッセージなどで参加を依頼します。相手が参加すると、共有したリストを表示して編集できるようになります。共有したリストでは、リマインダーを特定の人に割り当てることもできます。割り当てられた人には通知が届き、自分に割り当てられたものは「割り当て済み」のスマートリストに集まります。

注意したいのは、時刻や場所による通知は共有されないことです。Appleのユーザガイドでは、通知は設定した本人だけが受け取り、ほかの人は受け取らないと説明されています。共有したリストで期限を守ってもらいたい場合は、割り当てを使って相手に通知が届くようにするか、相手自身に通知を設定してもらう必要があります。

もう1つの注意点は、共有の条件です。リストを共有できるのは、アップデートしたiCloudのリマインダーを使っている人どうしです。相手がAppleの機器を使っていない場合は、共有できません。

iCloudのリマインダーとほかのアカウントの違い

Macのリマインダーは、iCloudのほか、Microsoft Exchange、Google、Yahooなどのアカウントのリマインダーも1か所に集めて表示できます。ただし、Appleのユーザガイドには、次の注意書きがあります。

このガイドの説明にある「リマインダー」のすべての機能は、アップデートされたiCloudリマインダーを使用するときに利用できます。ほかのプロバイダのアカウントを使用している場合、一部の機能はご利用いただけません。 出典: support.apple.com

スマートリスト、タグ、サブタスク、共有、割り当てといった、この記事で紹介した機能を使いたい場合は、iCloudのアカウントにリストを作るのが確実です。システム設定の「インターネットアカウント」で、使っているアカウントの一覧に「リマインダー」の項目が表示されない場合、そのサービスはリマインダーの機能を提供していません。

Googleのサービスを中心に使っている人は、ここで迷いやすくなります。GoogleにはGoogle ToDo リストというやること管理の機能がありますが、これはMacのリマインダーとは別のサービスです。Googleカレンダーで予定を管理し、やることはMacのリマインダー（iCloud）で管理する、という分け方をする場合は、2つのアプリを行き来することになります。

カレンダーアプリでリマインダーを表示する

予定とやることを分けて管理すると、今度は「両方を同時に見たい」という場面が出てきます。Macのカレンダーアプリには、そのための機能があります。

Appleのユーザガイドによると、カレンダーアプリのカレンダーリストで「日時設定ありリマインダー」にチェックを入れると、日時を設定したリマインダーがカレンダーの上に表示されます。終日のリマインダーは上部の終日の欄に、時刻を設定したリマインダーはその時刻の位置に並びます。カレンダーアプリのツールバーから「新規リマインダー」を選べば、カレンダーの画面から直接リマインダーを作ることもできます。

ここで気をつけたいのは、繰り返しのリマインダーの表示です。ガイドによると、繰り返しのリマインダーは、前の回が実行済みになってから次の回が表示されます。たとえば毎週土曜日のリマインダーは、今週の分を実行済みにするまで、来週の分はカレンダーに現れません。先の週の予定を見ながら計画を立てるときは、この点を頭に入れておく必要があります。

予定とやることを分けて管理するコツ

ここまでの機能を踏まえて、予定とやることを分けて管理するための実践的なコツを整理します。

時間を確保するものだけをカレンダーに入れる

カレンダーに入れるのは、時間が決まっているもの、または時間を確保しておきたいものだけにします。「企画書を書く」のように、まとまった時間が必要な作業は、リマインダーに登録したうえで、カレンダーにも「企画書の作業」として2時間の枠を取っておくと、時間の見積もりが現実的になります。5分で終わるようなやることは、カレンダーには入れません。

期限は「本当の締め切り」より前に設定する

リマインダーの期限を、相手との約束の日そのものにすると、当日に慌てることになります。本当の締め切りの1日から2日前を期限にして、早期リマインダーでさらに前日に知らせてもらうと、余裕を持って終わらせられます。

毎朝と毎夕、5分だけ見直す

予定とやることを分けて管理する仕組みは、見直す時間を決めてはじめて機能します。朝はカレンダーで今日の予定を確認し、リマインダーの「今日」で終わらせることを確認します。夕方は、実行済みにできなかったものの期限を付け直します。この見直しを習慣にすると、期限切れのやることが溜まり続けることを防げます。

リストは増やしすぎない

リストを細かく分けすぎると、どこに入れたか分からなくなります。最初は「仕事」「個人」「買い物」の3つ程度から始め、足りなくなったらタグやスマートリストで絞り込むほうが、管理は長続きします。リストを新しく作りたくなったときは、その分け方で本当に見る画面が変わるのかを考えます。同じタイミングで見るやることなら、リストを分けずにタグで区別するほうが、登録のときに迷う場面が減ります。逆に、仕事中には見たくない個人的な用事や、家族と共有するやることは、リストを分ける意味があります。

在宅で複数の仕事を抱える人のリストの組み方の例

ここまでの機能を組み合わせた具体例として、在宅で複数の依頼を受けている人のリストの組み方を紹介します。自分の働き方に合わせて、名前や数を変えて使ってください。

リストは「案件」と「事務」に分ける

依頼主や案件ごとにリストを1つずつ作り、そこに納品までの作業を登録します。案件のリストには、納品の作業を親のリマインダーにして、「下書き」「見直し」「納品の連絡」をサブタスクとして入れておくと、どこまで進んだかがひと目で分かります。案件が終わったらリストごと削除するか、次の同じような案件のためにテンプレートとして保存します。

これとは別に、「事務」のリストを1つ作ります。請求書の送付、経費の記録、確定申告の準備のように、どの案件にも属さないやることはここに集めます。毎月の請求書の送付は、毎月の繰り返しを設定しておけば、送り忘れを防げます。

期限と早期リマインダーで二重に守る

案件の納品のリマインダーには、依頼主と約束した日の1日前を期限に設定し、さらに早期リマインダーで2日前に知らせてもらうようにします。こうしておくと、急な体調不良や別の案件の修正依頼が入っても、約束の日に間に合わせる余裕が残ります。

「連絡待ち」のタグを付ける

在宅の仕事では、依頼主からの返事を待つ時間がたびたび発生します。返事待ちで止まっているやることには「#連絡待ち」のタグを付け、カスタムスマートリストで一覧にしておくと、催促すべき相手を週に1回まとめて確認できます。返事を待っている間に忘れてしまい、何週間も止まったままになるのを防げます。

週に1回、全体を見直す

毎週金曜の夕方など、決まった時間に「すべて」のスマートリストを開き、期限のないやることや、終わったのにチェックを付け忘れているものを整理します。毎日の見直しは今日の分だけ、週に1回は全体、と分けると、見直しにかかる時間を短く保てます。

Googleカレンダーを使う人がMacで予定とタスクを一緒に見たいときの選択肢

仕事の予定はGoogleカレンダー、やることはMacのリマインダー、という使い方をしている人は少なくありません。この場合、Macのカレンダーアプリに Googleアカウントを追加すれば、Googleの予定とリマインダーを同じ画面で見られます。標準のアプリで十分に足りている人は、この形で問題ありません。

一方で、Googleカレンダーの予定をMacで素早く入れたい、会議のリンクから直接参加したい、といった要望がある場合は、Googleカレンダーと同期するMac用のカレンダーアプリも選択肢になります。

その1つが、Caltimate（カルティメイト）です。公式サイトの購入ページによると、Caltimateは、Googleカレンダーと同期するMac用のカレンダーアプリで、Appleのリマインダーと連携してタスクを表示・作成・完了できます。「明日15時 商談」のように話し言葉や音声で予定を入れる機能、Zoom・Google Meet・Teams・Webexの会議リンクの読み取り、移動時間の計算と出発の通知があり、これらは無料版のまま期間の制限なく使えます。

書類やWebページからの予定の一括取り込み、日程調整の予約ページの発行、複数カレンダーへの同時登録の3つは有料で、月額600円、年額4,400円、買い切り7,400円（いずれも税込）から選べます。14日間はすべての機能を試せ、1つのライセンスでMac 3台まで使えます。対応しているのはmacOS 14以降です。詳しくはCaltimateの紹介ページで確認できます。

Caltimateは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

まずは標準のリマインダーとカレンダーで、予定とやることを分ける習慣を作り、Googleカレンダーとの行き来に手間を感じたときに比べてみる、という順番がおすすめです。

やることの管理は在宅ワークの信頼につながる

最後に、やることの管理が、在宅ワークや業務委託の仕事でどんな意味を持つかを整理しておきます。

在宅で複数の依頼を同時に受けるようになると、案件ごとの締め切り、請求書の送付、確認の返信など、細かいやることが一気に増えます。会社員のように上司や同僚が声をかけてくれるわけではないので、忘れたものはそのまま信頼の低下につながります。リマインダーで案件ごとにリストを作り、締め切りの前に早期リマインダーで知らせてもらう仕組みを作っておくことは、地味ですが効果の大きい対策です。

業務のツールを整え、手作業を減らす提案は、それ自体が仕事にもなります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、ツールの導入や業務の見直しを支援する仕事が紹介されています。Macの標準アプリの使い方を人に説明できるレベルで理解していることは、こうした仕事の入り口として役立ちます。

アプリそのものを作る側に興味があるなら、開発の仕事の報酬の水準をソフトウェア作成者の年収・単価相場で確認できます。日々使っている道具の不便に気づける人は、作る側に回ったときにも強みになります。

在宅ワークの仲介を長く見てきた立場から言えば、長く依頼が続く人に共通しているのは、作業の質と同じくらい、締め切りと連絡の確実さです。依頼する側は、催促しなくても期日に届く相手に、次の仕事も頼みたくなります。仲介の手数料がかからない直接のやり取りであれば、同じ予算で依頼する側はより多くを頼め、受ける側の手取りも厚くなります。その関係を長く続ける土台が、やることを忘れない仕組みです。

テレワークの環境づくりに使える制度については、テレワーク 助成金 2026で整理しています。道具と仕組みの両方を整えておくと、在宅での仕事は格段に回しやすくなります。

よくある質問

Q. Macのリマインダーとカレンダーはどう使い分ければよいですか？

時間が決まっている予定はカレンダー、終わらせるべきやることはリマインダーに登録するのが基本です。カレンダーの予定は時間が過ぎると過去に流れますが、リマインダーは実行済みにするまで残り続けます。まとまった時間が必要な作業は、リマインダーに登録したうえでカレンダーにも作業の時間を確保しておくと計画が立てやすくなります。

Q. リマインダーの通知が届かないときは何を確認すればよいですか？

まずシステム設定の「通知」で、リマインダーの通知が許可されているかを確認します。集中モードを使っている場合は、リマインダーの通知を許可していないと表示されません。終日のリマインダーは時刻がないため、リマインダーの設定の「今日の通知」で知らせてもらう時刻を決めておく必要があります。

Q. リマインダーのリストを家族と共有できますか？

アップデートしたiCloudのリマインダーを使っている人どうしであれば、リストを共有して一緒に編集できます。メールやメッセージで参加を依頼し、相手が参加すると共有されます。ただし、時刻や場所による通知は設定した本人にしか届かないため、相手に知らせたい場合は割り当ての機能を使います。

Q. GoogleのアカウントでもMacのリマインダーの全機能を使えますか？

Appleのユーザガイドでは、すべての機能を使えるのはアップデートされたiCloudのリマインダーを使う場合とされ、ほかのアカウントでは一部の機能が使えません。スマートリストやタグ、共有、割り当てを使いたい場合は、iCloudのアカウントにリストを作るのが確実です。Google ToDo リストはMacのリマインダーとは別のサービスです。