貸出管理表の作り方｜返却忘れを防ぐ項目と運用

2026年1月27日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Excelとスプレッドシートでの手順
✓返却忘れを防ぐ運用ルールまで解説します
✓備品台帳と貸出記録を分ける理由

貸出管理表を作ろうとして検索する人の多くは、すでに一度「あのノートパソコン、誰が持っていったの？」という場面を経験しています。備品や貸出用のパソコン、鍵、工具、書籍などを貸し借りする職場では、記録の付け方ひとつで返却忘れの多さが大きく変わります。この記事では、貸出管理表に入れる項目、Excel と Google スプレッドシートでの作り方、そして作った表を形だけで終わらせない運用のルールを順番に説明します。複数人で担当と期限を共有したい場合の選択肢として、プロジェクト管理ツールの Pinateca にも後半で触れます。

結論を先に言うと、うまく回っている貸出管理表には共通点が3つあります。備品の一覧（台帳）と貸し借りの記録を別のシートに分けていること、返却予定日を空欄のまま貸さないこと、そして期限を過ぎたものが色で目に入る仕掛けがあることです。表のデザインよりも、この3点のほうがはるかに効きます。

貸出管理表が必要になる場面と、記録がないと起きること

貸出管理表とは、物を貸したときに「何を・誰に・いつ・いつまで」貸したかを記録し、返ってきたことを確かめるための表です。会社の備品管理の一部として作られることが多く、学校の教材、自治会の備品、図書室の本、撮影機材、測定器、社用車の鍵など、対象は職場によってさまざまです。

ここ数年で貸出管理表を作り直す職場が増えた背景には、働き方の変化があります。在宅勤務やテレワークが広がり、会社のノートパソコン、モバイルルーター、ヘッドセット、外付けのモニターを社員の自宅へ貸し出す場面が一気に増えました。以前は社内の棚から持ち出して夕方には戻す、という短い貸し借りが中心だったのが、数か月単位で社外に出たままの備品を管理する必要が出てきたわけです。テレワーク環境の整備に使える国の支援はテレワーク助成金 2026 で整理しています。機器を貸し出す前提で制度を使うなら、貸出の記録は後から説明を求められたときの裏付けにもなります。

記録がないと、次のようなことが起きます。

誰が持っているか分からず、必要なときに見つからない
返ってきたと思い込んでいたものが、実は退職者の手元に残っていた
同じ備品を2人に貸す約束をしてしまう
壊れた状態で返ってきても、いつ誰の手元で壊れたのか追えない
棚卸しのたびに数が合わず、毎回探し回る時間がかかる

特に痛いのは、最後の「棚卸しのたびに探し回る」です。たとえば備品が50点ほどの小さな職場でも、所在を一つずつ確かめると半日がかりになることがあります。貸出管理表は、その探す時間を最初から発生させないための道具だと考えると、作る意味がはっきりします。

もう一つ見落とされがちなのが、貸す側の担当者が替わったときです。総務の担当者が異動した途端に、頭の中にあった「あの人に貸している」という情報が消えてしまう。貸出管理表は、こうした属人化を防ぐ記録でもあります。人の記憶に頼っていた情報を表に移すだけで、引き継ぎの負担はかなり軽くなります。

貸出管理表に入れる項目

項目は多すぎても少なすぎても運用が止まります。書く欄が多いと記入が面倒になって空欄が増え、少なすぎると肝心なときに追えません。編集の仕事で原稿の進行表を作るときも同じですが、「その欄を空欄にしたら困るか」を基準に残す項目を決めると、表が締まります。

最低限そろえたい項目は次のとおりです。

項目	書く内容	入れる理由
貸出番号	1件ごとの通し番号	同じ備品の貸し借りを区別するため
備品の管理番号	台帳と同じ番号	似た名前の備品を取り違えないため
備品名	ノートPC、三脚など	一覧で見たときに分かりやすくするため
借りた人	氏名と所属	返却の声かけ先をはっきりさせるため
貸出日	実際に渡した日	貸出期間を数えるため
返却予定日	返す約束の日	期限切れを判定するため
返却日	実際に戻った日	予定との差を残すため
状態	貸出中、返却済、期限切れ	一目で今の状況を見るため
確認者	受け取った人の名前	返却の確認を誰がしたか残すため
備考	付属品、傷、用途	返却時の確認に使うため

この中で、つい省いてしまうのが「返却日」と「返却予定日」を分けることです。1つの欄で兼ねると、予定の日付を書き換えたのか、実際に戻ったのかが分からなくなります。無料テンプレートを配布しているサイトでも、この点ははっきり書かれています。

持ち出し表01は、日付・備品名・用途・数量・持出者・返却日・返却確認を記入する形式です。「返却日」を予定日として使う場合は、実際に戻った日を別の列に追加してください。H列の返却欄には返却を確認した人の印や氏名を残すなど、運用を統一します。出典: biztemplatelab.com

「確認者」の欄も大切です。返却箱に戻すだけの運用だと、戻した本人は返したつもりでも、実は付属の充電器が入っていなかった、ということが起きます。受け取った人が中身を見て名前を書く、という一手間があるだけで、返却の質がそろいます。

職場によっては、ここに「用途」「持ち出し先」「付属品の数」を加えます。社外へ持ち出す機材が多いなら持ち出し先を、付属品の多いカメラや計測器なら付属品の欄を独立させると、返却時の点検がしやすくなります。逆に、社内だけで短時間に貸し借りする文房具や延長コードのようなものなら、借りた人と貸出日と返却日の3つで十分なこともあります。

備品台帳と貸出記録を分けて作る理由

貸出管理表でいちばん多い失敗は、1枚のシートに備品の一覧と貸出の履歴を全部詰め込むことです。最初は分かりやすく見えますが、同じ備品が何度も貸し出されると、行が増えるたびに「この備品は今どこにあるのか」が読み取りにくくなります。

そこで、シートを2つに分けます。

備品台帳：備品1点につき1行。管理番号、備品名、購入日、保管場所、状態（使用可、修理中、廃棄済）を書く
貸出記録：貸し借り1回につき1行。台帳の管理番号を使って、誰にいつ貸していつ戻ったかを書く

台帳は「物の住所録」、貸出記録は「物の移動の日記」と考えると分かりやすいはずです。住所録には今の住所だけを書き、引っ越しの履歴は日記に残す。こうしておくと、台帳は備品の数だけの行で済み、貸出記録は時間とともに下へ伸びていきます。

分けておくと、次のような利点があります。

台帳の行数が増えないので、備品の全体像をすぐに見渡せる
貸出記録に過去の履歴がすべて残るので、壊れた時期や借りた人をさかのぼれる
管理番号でつなげれば、台帳側に「今の貸出状態」を関数で表示できる
棚卸しのときは台帳だけを印刷して照合すればよい

管理番号の付け方は、分類の頭文字と通し番号を組み合わせる形が扱いやすいです。たとえばノートパソコンなら「PC-001」、カメラなら「CM-001」のようにします。番号は備品本体にもシールやラベルで貼っておきます。表の番号と現物の番号が一致していないと、どれだけ表を整えても照合ができません。

台帳側に今の状態を表示したいときは、貸出記録から「その管理番号で返却日が空欄の行があるか」を数えます。Excel なら COUNTIFS 関数を使い、=COUNTIFS(貸出記録!B:B,A2,貸出記録!G:G,"") のように書くと、貸出中なら1、手元にあれば0が返ります。この結果に IF 関数を組み合わせて「貸出中」「在庫あり」と表示すれば、台帳を見ただけで所在が分かります。

Excelで貸出管理表を作る手順

ここからは Excel で作る手順を、実際の操作の順に説明します。画面の名前は Microsoft の公式ヘルプに合わせています。

1行目に見出しを入力する。前の表の項目（貸出番号から備考まで）を左から並べる
見出しを含む範囲を選び、Ctrl＋T でテーブルに変換する。行を追加しても書式や関数が自動で引き継がれる
別のシートに「備品台帳」と「借りる人の一覧」を作る
備品の管理番号の列を選び、リボンの［データ］タブから［データの入力規則］を開き、［入力値の種類］で［リスト］を選んで、台帳の管理番号の範囲を指定する
借りた人の列も同じ方法で、借りる人の一覧から選べるようにする
状態の列に、返却日と返却予定日から自動で表示する関数を入れる
期限切れの行に色が付くよう、条件付き書式を設定する

ドロップダウンで選ばせる設定は、入力の揺れを防ぐのに効きます。「ノートPC」「ノートパソコン」「PC」と人によって書き方が違うと、後から数えられません。設定の手順は Microsoft のドロップダウンリストを作成するに画面付きで載っています。リストの元をテーブルにしておけば、備品を追加したときにドロップダウンの選択肢も自動で更新されます。

状態の列には、次のような関数を入れます。返却日がG列、返却予定日がF列だとします。

=IF(G2="",IF(TODAY()>F2,"期限切れ","貸出中"),"返却済")

返却日が空欄なら、今日の日付と返却予定日を比べて「期限切れ」か「貸出中」を表示し、返却日が入っていれば「返却済」になります。TODAY 関数は開くたびに今日の日付を返すので、毎朝ファイルを開くだけで状態が更新されます。

色付けは、［ホーム］タブの［条件付き書式］から［新しいルール］を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を使います。表全体を選んだうえで =$H2="期限切れ" と入力し、塗りつぶしを薄い赤にすれば、期限を過ぎた行だけが赤く浮かび上がります。H の前に $ を付けるのは、行全体に色を付けるためです。詳しい操作は条件付き書式を使用して Excel 内の情報を強調表示するで確認できます。

最後に、表の上の空いたセルに =COUNTIF(H:H,"期限切れ") を入れておくと、期限切れの件数がひと目で分かります。この数字が0でない日に声をかける、と決めておけば、毎日すべての行を見る必要はありません。

Googleスプレッドシートで作るときの違い

複数の部署や拠点で同じ貸出管理表を見るなら、Google スプレッドシートのほうが向いています。ファイルを1つ共有するだけで全員が同じ表を見られ、メールで最新版を送り合う必要がありません。作り方の考え方は Excel と同じですが、メニューの場所が少し違います。

プルダウン：上部の［挿入］から［プルダウン］を選ぶ。［データ］の［データの入力規則］からも設定できる
チェックボックス：上部の［挿入］から［チェックボックス］を選ぶ。返却確認の欄に使うと、受け取った人がチェックするだけで済む
条件付き書式：上部の［表示形式］から［条件付き書式］を選ぶ。右側に設定の欄が開く

チェックボックスは、Google の公式ヘルプでも「プロジェクトの進行状況の追跡、出欠確認、ToDo リストなど」に使えると説明されています。返却確認の欄にチェックボックスを使い、チェックが入っていない行に色を付ける、という組み合わせが手軽です。操作はチェックボックスを追加して使用するに載っています。期限切れの色付けは Google スプレッドシートで条件付き書式ルールを使用するの手順で、Excel と同じ数式がそのまま使えます。

スプレッドシートで気をつけたいのは、共有の権限です。全員に編集権限を渡すと、誰かがうっかり行を消したり並べ替えたりしたときに、表が崩れます。見るだけの人には閲覧権限を、記入する人だけに編集権限を渡すのが基本です。版の履歴から元に戻すこともできますが、気づくのが遅れると、その後の記入とまとめて戻すことになり手間がかかります。

貸し借りの数が多い職場では、記入そのものを Google フォームで受け付ける方法もあります。借りる人がフォームで備品と返却予定日を入力すると、回答がスプレッドシートに1行ずつ追加されていきます。借りる人が表を直接触らないので、行を消される心配がありません。一方で、返却日の記入は管理する側がスプレッドシートで行う必要があるため、返却の手続きが担当者に集まります。

フォームを使う場合は、保管場所にフォームのリンクを読み取れる二次元コードを貼っておくと、借りる人はスマートフォンで読み取って入力するだけで済みます。パソコンを開かなくてよいので、記入の抜けが目に見えて減ります。フォームの質問は、備品の管理番号、氏名、返却予定日の3つに絞り、選択式にできるものは選択式にしておくと、入力の揺れも防げます。

返却忘れを防ぐ運用のコツ

表を作っただけでは返却忘れは減りません。効くのは、表をどう使うかの決まりです。編集の現場でも、進行表を作って満足した瞬間から締め切りの遅れが始まる、というのはよくある話で、表は毎日見て初めて役に立ちます。

返却忘れを減らす決まりとして効果が大きいのは、次の5つです。

返却予定日を空欄のまま貸さない。「しばらく」「終わったら」は受け付けない
貸出期間の上限を決める。長期の貸し出しは、期限を区切って延長の手続きをしてもらう
期限切れの件数を毎朝確かめる担当を1人決める
期限を過ぎたら、その日のうちに本人へ連絡する
月に1回、台帳と現物を照合する日を決める

1つ目がもっとも大切です。返却予定日が空欄だと、条件付き書式も期限切れの件数も働きません。仕組みの全部が、この1つの欄にかかっています。

2つ目の期限の上限は、備品の性質で変えます。会議室のプロジェクターなら当日中、撮影機材なら1週間、在宅勤務用のパソコンなら3か月ごとに延長の確認、といった具合です。上限を決めずに「必要な間」とすると、借りた人も返すきっかけを失います。

期限を短く区切るルールは、実際の現場でも求められています。貸出の時間に上限がある職場で、超えたら知らせる仕組みを作れないかという相談の記録が残っています。

会社のルールとして、貸出時間はMAX5時間までとなっています。 5時間を超えての貸出はNGで、その前に返却しなければなりません。そのため、5時間を超えて借りている人がいたら、アラームでお知らせするように設定したいとのことでした。出典: qiita.com

時間単位の管理まで必要なら、貸出日の欄に時刻まで入れ、NOW 関数と比べる形にします。日付だけで足りる職場なら、TODAY 関数で十分です。

3つ目と4つ目は、声をかける役割をはっきりさせるための決まりです。「気づいた人が言う」にすると、誰も言いません。担当を1人に決め、期限切れの件数が1以上の日は連絡する、と決めておくと、声かけが習慣になります。連絡の文面は「返却予定日を過ぎていますが、引き続き使いますか。使う場合は新しい返却予定日を教えてください」のように、延長の道を残しておくと角が立ちません。

5つ目の照合は、表と現物のずれを早めに見つけるためです。半年に1回だと、ずれの原因を思い出せなくなっています。月に1回、15分でよいので、台帳を片手に保管場所を回ると、表の信頼性が保てます。

紙の貸出簿で足りる場面と、表計算に移す目安

貸出管理表は、必ずしも Excel やスプレッドシートで作る必要はありません。紙の貸出簿にも利点があります。借りる人がその場で書けること、パソコンやスマートフォンを開かなくてよいこと、停電や通信障害でも使えることです。

紙で足りるのは、次のような場面です。

貸し出す物が保管場所の1か所にまとまっている
借りる人がその場所まで来て、手で受け取る
貸出期間が当日中か、長くても数日
備品の数が少なく、月に数件しか貸し借りがない

反対に、次の条件のどれかに当てはまったら、表計算に移す目安です。

貸し出す物が社外や自宅へ持ち出される
複数の拠点や部署で同じ備品を使い回す
貸出の件数が月に30件を超えるなど、紙をめくって探すのが手間になってきた
期限切れを毎日確かめたいのに、紙だと全ページを見ないと分からない
過去の履歴から、壊れた時期や借りた人をさかのぼる必要がある

紙から表計算へ移すときは、いきなり全部を切り替えず、まず台帳だけを表計算に移すのがおすすめです。台帳が整うと、紙の貸出簿にも管理番号を書けるようになり、その段階で記録の質が上がります。そのうえで、貸出記録も表計算に移していきます。

紙と表計算を併用する職場もあります。保管場所には紙の貸出簿を置いておき、担当者が1日の終わりに表計算へ転記する形です。借りる人の手間は増えず、担当者は期限切れの判定を表計算に任せられます。ただし転記の手間がかかるので、件数が多い職場には向きません。

貸出管理表のメリットとデメリット、注意点

ここまでの内容を踏まえて、表計算で作る貸出管理表のよい点と弱い点を整理しておきます。

よい点は次のとおりです。

無料で始められる。Excel や Google スプレッドシートを使える環境なら、追加の費用がかからない
項目を職場に合わせて自由に変えられる
関数と条件付き書式で、期限切れの判定と色付けを自動にできる
過去の履歴を消さずに残せるので、さかのぼって調べられる

弱い点は次のとおりです。

記入する人が増えると、上書きや行の削除で表が崩れやすい
期限が来ても、自分から通知を送ってはくれない。誰かが表を開く必要がある
項目や関数を作った人がいなくなると、直せる人がいなくなる
スマートフォンからの記入は、画面が小さく操作しにくい

注意したいのは、借りた人の情報の扱いです。貸出管理表には氏名や所属が並びます。社外の人にも貸す場合は電話番号や住所を書くこともあるでしょう。こうした情報が入ったファイルを、誰でも見られる共有フォルダに保存したり、リンクを知っている人なら誰でも開ける設定にしたりしないよう気をつけます。必要な人だけが開けるように共有の範囲を絞り、退職者や異動者のアクセス権は早めに外します。

もう一つは、関数を壊されないようにすることです。状態の列に関数を入れたのに、誰かが手で「返却済」と上書きすると、その行だけ自動判定が止まります。Excel ならシートの保護で関数の列だけを守る、スプレッドシートなら範囲を保護する、といった設定をしておくと安心です。

備品の種類ごとに変える項目の工夫

同じ貸出管理表でも、貸し出す物の種類によって、残しておくべき情報は変わります。全部の備品に同じ項目を求めると記入が重くなるので、種類ごとに追加の欄を決めておくと運用が軽くなります。

ノートパソコンやタブレットのような情報機器では、本体の番号に加えて、ログインのアカウントと付属品を記録します。貸し出す前にデータが消去されているか、返ってきたときに個人のファイルが残っていないかを確認する欄があると、次の人に渡すときの事故を防げます。在宅勤務用に長く貸し出すなら、延長を確認した日も残しておくと、何か月手元にあるのかがすぐに分かります。

カメラ、三脚、マイク、計測器のような機材は、付属品の数が多いのが特徴です。バッテリー、充電器、メモリーカード、ケースなど、返却時に1つでも欠けると次の利用者が困ります。付属品の一覧を備考欄に書くのではなく、「付属品がそろっているか」を確かめるチェックボックスの欄を独立させると、受け取るときの確認漏れが減ります。

鍵やカードキーは、紛失したときの影響が大きい備品です。貸出日と返却日に加えて、受け渡しの時刻まで記録し、返却は必ず担当者が手で受け取る運用にします。返却箱に入れるだけの方法は、鍵には向きません。

書籍や資料は、貸出期間が長くなりがちです。返却予定日を2週間程度に区切り、延長したいときは申し出てもらう形にすると、本棚から消えたままの本が減ります。社内の図書を管理するなら、書名だけでなく、同じ本が複数あるときに区別できる番号を付けておきます。

このように種類ごとの欄を決めるときは、貸出記録のシートを種類別に分けるのではなく、共通の項目はそのままにして、種類によって使う欄だけを変えるほうが管理しやすくなります。シートを分けると、期限切れの件数を数えるときに複数のシートを見なければならなくなるためです。

運用が止まる典型的な失敗と立て直し方

貸出管理表は、作った直後はきちんと使われても、数か月たつと記入が途切れることがよくあります。止まり方にはいくつかの型があり、型ごとに立て直し方があります。

1つ目は、記入が面倒で誰も書かなくなる型です。項目が多すぎる、ファイルの場所が分からない、記入するのにパソコンを開かなければならない、といった理由で、借りる人が記入を省きます。立て直すには、借りる人が書く欄を備品の番号と名前と返却予定日の3つ程度に絞り、残りは担当者が後から書く形に分けます。保管場所に表の場所を示す紙を貼り、スマートフォンから開けるリンクを用意するのも効きます。

2つ目は、返却の記入だけが抜ける型です。借りるときは記入するのに、返すときは棚に戻すだけで終わってしまう。結果として、表の上では貸出中のまま、現物は棚にある、というずれが積み重なります。これを防ぐには、返却は担当者が受け取って記入する、と決めるのが確実です。担当者が不在のときは返却箱に入れてもらい、翌朝に担当者が中身を確かめて記入します。

3つ目は、担当者が替わって引き継がれない型です。表を作った人が異動すると、関数の意味や運用の決まりが分からなくなり、そのまま放置されます。表の先頭のシートに「この表の使い方」として、記入する人、確認する人、期限切れのときの連絡の手順を書いておくと、引き継ぎが楽になります。

どの型でも、立て直すときにまずやるべきなのは、現物と表を一度そろえることです。保管場所を回って今ある物を確かめ、表の貸出中の行と照らし合わせて、ずれを全部直します。そのうえで新しい決まりを始めると、古いずれに足を取られずに済みます。

複数人で担当と期限を共有したいときの選択肢

表計算の貸出管理表で多くの職場は十分に回ります。ただ、貸し出す物が増え、関わる人が増えてくると、「期限が来たら担当者に知らせてほしい」「返却の連絡をした記録も残したい」「誰がどの声かけを担当しているか分けたい」という要望が出てきます。表計算は自分から知らせてくれないため、ここが弱点になります。

その段階で選択肢になるのが、タスク管理やプロジェクト管理のツールです。貸し出し1件を1枚のカードにして、担当者と期限を付けておくと、期限が近づいたものや過ぎたものがツールの画面に並びます。表計算のように誰かが開いて確かめに行くのではなく、担当者のもとに通知が届くのが大きな違いです。

Pinateca は、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを1つの場所で使えるプロジェクト管理ツールです。公式の料金ページによると、5人までなら期限なしで無料で、クレジットカードの登録も要りません。カードには担当者と締切を付けられ、自分宛ての担当の割り当てや締切は受信箱に集まります。カスタムフィールドで項目を追加できるので、備品の管理番号や返却予定日をカードの項目にすることもできます。リストボードを使えば、表のように全件を並べて絞り込めます。6人目からはスタンダードプランで、1人あたりの月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。

Pinateca は、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ツールに移るかどうかは、件数と関わる人数で判断するのが現実的です。貸し出しが月に数件で、管理する人が1人なら、表計算で十分です。複数人で声かけを分担し、期限の通知を確実に受け取りたくなったら、ツールを試す時期だと考えてよいでしょう。無料の範囲で数週間ほど並行して使い、表計算より手間が減るかどうかを確かめてから切り替えると、失敗が少なくなります。

備品管理の仕組みづくりは、外部に頼める仕事でもある

ここまで読んで、「作り方は分かったが、社内に作れる人がいない」と感じた人もいるはずです。実際、貸出管理表のような業務の仕組みづくりは、外部の専門家に依頼されることの多い仕事です。

小さな表計算の整備なら、事務やデータ入力に強いフリーランスに頼めます。関数や条件付き書式、入力規則の設定は、慣れた人なら短時間で仕上げられる作業です。もう一歩進んで、業務の流れそのものを見直したい、ツールの導入まで手伝ってほしいという場合は、業務改善や IT 活用の支援を仕事にしている人が対象になります。生成AIを含めた業務の効率化を支援する働き方は AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。貸出の受付を専用の画面にしたい、スマートフォンから記入できるようにしたい、となれば、アプリケーション開発のお仕事で紹介している開発者の領域です。

中小企業の業務の仕組みを全体から見直す専門家として、国家資格の中小企業診断士もいます。資格の内容と試験の概要は中小企業診断士にまとめています。備品管理だけを頼む相手ではありませんが、在庫や資産の管理を含めた業務改善の相談先になります。介護や福祉の事業所では、記録全体のデジタル化と合わせて備品の管理を見直す例もあり、使える補助金は介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で解説しています。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、こうした業務改善の仕事は、一度で終わらずに続く関係になりやすい傾向があります。最初は表を1つ作る依頼でも、使ってみて「この項目も足したい」「別の部署でも使いたい」と相談が続き、やがて事務の仕組み全体を任されるようになる。依頼する側から見ると、自社の事情を分かっている人に続けて頼めるのは大きな安心です。仲介の手数料が間に入らない直接の取引なら、同じ予算で依頼できる作業の量が増え、受ける側の手取りも厚くなります。小さな依頼から始めて関係を育てていける形は、双方にとって無理がありません。

貸出管理表は、地味ですが職場の時間を確実に守る道具です。台帳と記録を分け、返却予定日を必ず書き、期限切れが色で見える仕掛けを作る。この3つから始めて、職場の規模に合わせて仕組みを育てていってください。

よくある質問

Q. 貸出管理表は無料のテンプレートを使っても大丈夫ですか？

大丈夫です。無料のテンプレートでも、日付、備品名、借りた人、返却日、返却確認の欄がそろっていれば十分に使えます。ただし返却予定日と実際の返却日が同じ欄になっているものは、列を1つ追加して分けると管理しやすくなります。管理番号の欄が無い場合も追加しておくと、似た備品の取り違えを防げます。

Q. 返却日を過ぎた人に自動でメールを送ることはできますか？

Excel や Google スプレッドシートの標準機能だけでは、期限が来たときに自動でメールは送れません。期限切れの行に色を付ける、件数を表示する、といった目に見える仕掛けまでが手軽にできる範囲です。自動で知らせたい場合は、スクリプトを組むか、担当者と締切に通知が届くタスク管理のツールを使う方法があります。