カンバンのアプリの選び方｜個人とチームで使うときの違い

2026年1月10日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓カンバンのアプリの選び方を
✓個人で使う場合とチームで使う場合に分けて整理しました
✓カンバンの基本の使い方

やることを付箋に書いて、「やること」「やっている」「終わった」の3つの列に並べ、作業が進むたびに付箋を右へ動かしていく。このやり方をカンバンと呼びます。作業の状況が一目で分かるので、個人のタスク管理にも、チームの仕事の管理にも広く使われています。この付箋の板を画面の上で扱えるようにしたのが、カンバンのアプリです。

カンバンのアプリは数が多く、どれも似た画面に見えますが、個人で使うのに向いたものと、チームで使うのに向いたものでは、見るべき点が違います。この記事では、カンバンの基本の使い方を確かめたうえで、個人とチームそれぞれの選び方、無料の範囲で確かめたい上限、代表的なアプリの料金とプランの改定の予定、紙や表計算ソフトで足りる場面、そしてアプリを乗り換えるときの注意点を整理します。カンバンとガントチャートを同じ画面で切り替えたい人には、8種類のボードを持つPinatecaのような道具もあります。

カンバンとは何か

カンバンとは、作業を1枚ずつのカードにして、作業の段階を表す列に並べ、進み具合に合わせてカードを動かしていく管理の方法のことです。製造の現場で、必要なものを必要なときに作るための仕組みとして使われてきた考え方が、仕事の管理の方法として広まりました。

一番基本の形は、次の3つの列です。

やること。まだ手をつけていない作業
やっている。いま取りかかっている作業
終わった。完了した作業

作業を始めたらカードを「やっている」へ、終わったら「終わった」へ動かします。たったこれだけの仕組みですが、次のような効果があります。

1つ目は、作業の全体が見えることです。頭の中だけで管理していると、忘れている作業や、手が止まっている作業に気づきにくくなります。カードにして並べると、抱えている作業の量が目に見えます。

2つ目は、止まっている作業が分かることです。「やっている」の列に何日も同じカードが残っていれば、その作業はどこかで止まっています。チームなら、誰が困っているかに早く気づけます。

3つ目は、同時に抱える作業を絞れることです。「やっている」の列にカードが増えすぎると、どれも中途半端に進んで、なかなか終わりません。この列に並べるカードの数に上限を決めると、1つずつ終わらせる流れが生まれます。この上限のことを、仕掛かり中の作業の上限（WIP制限）と呼びます。

列の決め方と、カードの書き方

カンバンのアプリを選ぶ前に、どんな列で使うかを考えておくと、選ぶ基準がはっきりします。

列は仕事の流れに合わせる

3つの列は出発点にすぎません。仕事の流れに合わせて、列を増やして使います。たとえば、文章の仕事なら「題材の候補」「構成中」「執筆中」「確認待ち」「修正中」「納品済み」のように分けられます。Webの開発なら「未着手」「作業中」「レビュー」「テスト」「完了」のような形がよく見られます。

列を増やしすぎると、カードを動かす手間が増え、使わなくなる原因になります。最初は4つか5つの列で始め、使いながら足りない段階を加えていくほうが続きます。

「待ち」の列を作る

チームで使う場合や、外部の人の確認が必要な仕事では、「確認待ち」「返事待ち」のような列を作ると便利です。自分の手を離れて止まっている作業が分かれば、催促するべきか、別の作業を進めるべきかを判断できます。

カードには「終わりの形」を書く

カードの題名は、「資料」のような名詞だけでなく、「来週の会議の資料を作って共有する」のように、何をすれば終わりかが分かる形で書きます。終わりの形があいまいなカードは、いつまでも「やっている」の列に残りがちです。

期限と担当を付ける

アプリを使う大きな利点は、カードに期限や担当者、メモ、添付のファイルを付けられることです。チームで使うなら、誰の作業かが分かるよう、担当者を必ず付けます。

個人で使うときの選び方

個人でカンバンのアプリを使う場合に見ておきたい点を挙げます。

1. すぐに書き込めるか

個人のタスク管理では、思いついたときにすぐ書き込めるかどうかが、続けられるかを左右します。スマホのアプリがあるか、パソコンとスマホで同じ内容が見られるか、メールやチャットから作業を取り込めるか、といった点を確かめます。

2. 無料の範囲で足りるか

個人で使うなら、無料のプランで足りることが多くあります。ただし、無料のプランには、作れるボードの数や、添付できるファイルの大きさなどに上限があることが一般的です。仕事用と私用でボードを分けたい、案件ごとにボードを作りたい、という使い方をするなら、ボードの数の上限を確かめておきます。

3. カンバン以外の見え方があるか

個人でも、締め切りの近い作業を日付順に並べて見たい、月の予定と合わせて見たい、という場面があります。カンバンのほかに、カレンダーや一覧の見え方に切り替えられるアプリだと、使い道が広がります。

4. データを書き出せるか

長く使うほど、アプリの中に作業の記録がたまります。別のアプリに移りたくなったときに、データを書き出せるかを確かめておくと安心です。

チームで使うときの選び方

チームでカンバンのアプリを使う場合は、個人のときとは見るべき点が変わります。

1. 人数で料金がどう変わるか

チーム向けのアプリの多くは、使う人の数で料金が決まります。無料のプランで使える人数の上限と、それを超えたときの1人あたりの料金を確かめます。今の人数だけでなく、外部の協力者を招く場合や、人が増えた場合の料金も計算しておきます。閲覧だけの人を人数に数えるかどうかも、アプリによって違います。

2. 権限を分けられるか

社外の人と一緒に使う場合は、見せてよいボードと見せてはいけないボードを分ける必要があります。ボードやワークスペースごとに、誰が見られるか、誰が編集できるかを決められるかを確かめます。

3. 話し合いとカードがつながるか

チームの仕事では、カードについてのやりとりが欠かせません。カードにコメントを付けられるか、チャットの道具と連携できるか、通知がどう届くかを確かめます。やりとりが別の道具に散らばると、「あの件はどこで話したか」が分からなくなります。

4. 期間や負荷を見られるか

チームで仕事を回すと、カンバンだけでは足りない場面が出てきます。作業の期間を並べて締め切りの重なりを見たい、誰に作業が偏っているかを見たい、という場面です。ガントチャートや、人ごとの負荷を見る画面に切り替えられるかは、チームで長く使うときの大事な基準です。

5. 履歴と安全の仕組み

チームで使う道具には、誰がいつ何を変えたかの履歴や、ログインの安全を高める仕組みがあるかも確かめます。2段階の認証に対応しているか、操作の記録が残るかなどです。

アプリを選ぶ前に書き出しておくこと

個人で使う場合も、チームで使う場合も、アプリを比べ始める前に、自分たちの条件を書き出しておくと、比べる軸がぶれません。書き出しておきたいのは次の6つです。

使う人数。今の人数と、半年後や1年後に見込まれる人数。外部の協力者を含めるかどうか
ボードの数。案件ごと、部署ごとに分けるなら、いくつ必要になりそうか
必要な見え方。カンバンだけで足りるか、カレンダーやガントチャート、一覧も必要か
一緒に使いたい道具。チャット、メール、カレンダー、ファイルの共有の道具など
予算。1か月あたり、1年あたりにかけられる金額
使う場所。パソコンだけか、スマホやタブレットからも使うか

この6つを書いた紙を手元に置いて、それぞれのアプリの料金ページと機能の一覧を見ていくと、合わないアプリをすぐに外せます。条件を決めないまま比べ始めると、機能の多さに目が行き、使わない機能のために高いプランを選んでしまうことがあります。

無料のプランで試すときに確かめること

多くのカンバンのアプリには無料のプランや試用の期間があります。本格的に使い始める前に、実際の仕事で試してみるのが一番確かな選び方です。試すときに確かめておきたい点を挙げます。

まず、実際の作業を10枚ほどカードにして、1週間使ってみます。架空の作業ではなく、本当の仕事で試すと、カードを作る手間、動かす手軽さ、見落としやすい点が分かります。

次に、スマホのアプリでも同じ作業をしてみます。パソコンでは使いやすくても、スマホでは操作しにくいアプリもあります。外出先で使う機会が多い人は、この点を重く見てください。

チームで試すなら、少なくとも2人か3人で同時に使ってみます。誰かがカードを動かしたときに、他の人の画面にすぐ反映されるか、通知が分かりやすく届くかを確かめます。

最後に、無料のプランの上限に近づいたときに何が起きるかを確かめます。ボードの数や人数の上限を超えたときに、新しく作れなくなるだけなのか、既存のデータも見られなくなるのかは、アプリによって違います。料金ページや案内のページで、上限を超えたときの扱いを確かめておくと、後で慌てずに済みます。

代表的なアプリの料金と、確かめたい上限

ここでは、カンバンのアプリとしてよく名前が挙がるTrelloとBacklogについて、2026年10月17日時点の公式の料金ページの記載を整理します。料金は改定されることがあるので、申し込む前に必ず公式のページで確かめてください。

Trello

Trelloは、カンバンの形でカードを動かす画面を中心にしたアプリで、日本語の料金のページも用意されています。Trelloの公式の料金ページによると、プランは次のとおりです（料金はドル建てで、ユーザー1人あたりの月額）。

プラン	年払いの場合	月払いの場合	主な内容
Free	0ドル	0ドル	ワークスペースあたり10コラボレーターまで、最大10枚のボード、カードは無制限
Standard	5ドル	6ドル	ボードを無制限に使用、ファイルの大きさの上限が広がる
Premium	10ドル	12.50ドル	カレンダー、タイムライン、テーブル、ダッシュボード、マップのビュー、管理の機能
Enterprise	17.50ドル（年払い）	記載なし	大きな組織向けの安全と管理の機能

無料のプランでは、ファイル1つあたりの大きさの上限が10MBで、自動化の機能（コマンドの実行）は月250回までと書かれています。カンバン以外のカレンダーやタイムラインといった見え方は、Premiumのプランからとされています。

Backlog

Backlogは、日本の会社が提供するプロジェクト管理の道具で、課題の管理とカンバンボード、ガントチャートなどを備えています。公式の料金ページでは、現在のプランとして、スターター（月額2,700円、30ユーザー、5プロジェクト）、スタンダード（月額16,000円）、プレミアム（月額27,000円）などが掲載されています（いずれも税抜、月払いの場合）。スタンダード以上でガントチャートが使えます。

Backlogで特に気をつけたいのは、プランの改定です。Backlogは、2027年1月1日からプランを新しくすると公式ブログで告知しています。

2027年1月1日に、新しいフリープランへ自動的に切り替わります。新しいフリープランではユーザー上限が10名から5名に変更されます。出典: backlog.com

同じ告知によると、現在のプランの新規契約は2026年12月31日で終わり、2027年1月1日から、エコノミー、ビジネス、プロフェッショナルの3つのプランに変わります。新しいプランの月払いの料金（税抜）は、エコノミーが月額21,000円（15ユーザー、30プロジェクトまで）、ビジネスが月額36,300円、プロフェッショナルが月額100,000円で、年払いにすると月払いに比べて5%安くなると書かれています。すでに契約している人は、2027年1月1日以降の最初の契約更新日に、新しいプランで更新されます。

これからBacklogを使い始める人や、無料のプランを6人以上で使っている人は、この改定の内容を確かめてから判断してください。

料金を比べるときの注意

TrelloとBacklogは、料金の決め方が違います。Trelloは1人あたりの料金、Backlogの現在のプランはスペースあたりの料金です。人数が少なければ1人あたりの料金のほうが安く、人数が多ければスペースあたりの料金のほうが安くなることがあります。ドル建ての料金は、為替や支払いの方法によって実際の支払いの額が変わります。比べるときは、自分のチームの人数で、1年間の合計を計算してみるのが確実です。

たとえば8人のチームなら、TrelloのStandardを年払いで使うと、5ドルに8人と12か月を掛けて、1年で480ドルです。BacklogのスタンダードをBacklogの現在のプランのまま月払いで使うと、16,000円に12か月を掛けて、1年で192,000円（税抜）です。ただし、Backlogの現在のプランは2026年12月31日で新規の契約が終わるので、これから始めるなら新しいプランの料金で計算し直す必要があります。人数が増えるほど、1人あたりの料金とスペースあたりの料金の差は大きく変わります。半年後や1年後の人数でも計算しておくと、後で乗り換えを迫られる事態を避けられます。

紙や表計算ソフトで足りる場面

カンバンは、アプリでなければできない方法ではありません。紙や表計算ソフトで十分な場面もあります。

紙と付箋で足りる場面

1人で、決まった場所で仕事をしているなら、ホワイトボードやノートに付箋を貼る方法が一番手軽です。付箋を手で動かすので、作業が終わった感覚が得られやすく、続けやすいという人もいます。チームでも、全員が同じ部屋で働いていて、毎朝その前で短い打ち合わせをするなら、紙のカンバンで十分に回ります。

一方で、紙のカンバンは、外出先から見られない、履歴が残らない、付箋がはがれ落ちる、といった弱点があります。在宅で働く人が混ざるチームには向きません。

表計算ソフトで足りる場面

表計算ソフトで、列を作業の段階、行を作業として管理する方法もあります。作業の数が少なく、更新する人が1人か2人なら、これで足りることも多くあります。共有の表計算のサービスを使えば、離れた場所の人とも同じ表を見られます。

ただし、表計算ソフトでは、カードをドラッグして動かす操作ができないので、段階を変えるたびにセルを書き換える手間がかかります。関わる人が増えると、誰かが表を並べ替えたときに他の人の作業が見えなくなる、どれが最新か分からなくなる、といった問題が起きやすくなります。

アプリに移る目安

次のような状態になったら、アプリに移ることを考える頃合いです。

関わる人が3人以上になり、同じ表や板を複数の人が同時に更新するようになった
在宅や外出先で働く人がいて、離れた場所から状況を確かめる必要がある
カードについてのやりとりが、メールやチャットに散らばって追えなくなった
カンバンだけでなく、期間や担当者の負荷も見たくなった

カンバンとガントチャートを切り替えたい場合

チームで仕事を回していると、普段はカンバンで作業の段階を見ながら、ときどきガントチャートで締め切りの重なりを確かめたい、という場面が出てきます。カンバンとガントチャートを別々の道具で管理すると、同じ作業を2か所に書くことになり、片方の更新を忘れがちです。

同じカードのまま見え方を切り替えられる道具の1つが、Pinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあり、同じカードのまま見え方だけを変えられます。カンバンでは列にカードを並べて進捗を動かし、ガントチャートではカードの期間が横棒で並び、赤い縦線で今日の日付が示されます。リソースのボードでは、人やチームごとの負荷の偏りを確かめられます。ワークスペースごとのチャンネルとカードごとのコメントでやりとりができ、カードには見積工数や優先度などの項目をカスタムフィールドとして追加できます。Trelloのエクスポートファイルを読み込んで、ボードの構成やカード、ラベル、添付を移す機能も用意されています。

公式の料金ページによると、フリープランは5人まで、ボード10個までで、8種類のボード、チャット、カスタムフィールドを含む機能が使えます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードのプランで、1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）と掲載されています。閲覧だけのゲストは人数に数えないとされています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

一方で、課題の管理を中心に、開発のチームで細かい手順まで管理したい場合は、Backlogのような課題の管理に強い道具が合うこともあります。カードを動かす手軽さを重視するのか、期間や負荷まで見たいのか、課題の管理の細かさを求めるのかで、合う道具は変わります。

使い方の例：在宅で3つの案件を並行して受ける場合

カンバンのアプリの使い方を、具体的な例で見てみます。在宅で、文章の仕事を3つの取引先から並行して受けている人を想定します。

まず、ボードの分け方を決めます。取引先ごとにボードを分ける方法と、1つのボードに全部の作業を並べ、カードに取引先のラベルを付ける方法があります。取引先ごとに作業の流れが大きく違うなら、ボードを分けるほうが分かりやすくなります。流れが似ていて、全体の忙しさを一目で見たいなら、1つのボードにまとめてラベルで区別するほうが向いています。

この例では、1つのボードに「受付」「構成中」「執筆中」「確認待ち」「修正中」「納品済み」の6つの列を作り、取引先ごとに色の違うラベルを付けることにします。新しい依頼が来たら、「受付」の列にカードを作り、題名に記事の題材、期限に納期、メモに文字数や注意点を書きます。

毎朝ボードを見て、その日に進めるカードを決めます。「執筆中」の列には同時に2枚までしか並べない、と決めておくと、1本ずつ確実に仕上げる流れができます。原稿を送ったら「確認待ち」へ動かし、返事が来たら「修正中」か「納品済み」へ動かします。

この使い方の利点は、「確認待ち」の列を見れば、どの取引先の返事を待っているかがすぐに分かることです。返事が数日来ていないカードがあれば、催促の連絡を入れるか、その間に別のカードを進めるかを判断できます。週末には「納品済み」の列を見て、その週に終えた仕事を確かめ、請求の準備にも使えます。

チームで使い始める最初の1週間

チームでカンバンのアプリを使い始めるときは、最初の1週間の進め方で、定着するかどうかが決まります。

初日は、使い方の決まりを共有します。列の名前と意味、カードの書き方、担当者の付け方、期限の付け方を、短い文書にまとめて全員に配ります。決まりは最初から細かくしすぎず、「これだけは守る」という最小限にとどめます。

2日目から4日目は、実際の仕事をボードで回してみます。この期間は、カードの書き方や動かし方が人によってばらつくのは当然と考え、気づいたことを書き留めておきます。チャットやメールで来た依頼も、必ずカードにする習慣をつけます。

5日目には、短い振り返りの場を持ちます。列の数は合っているか、カードの書き方で困ったことはないか、通知が多すぎないか、を確かめ、決まりを直します。

最初の1週間で大切なのは、チームのまとめ役が率先してボードを更新することです。まとめ役がボードを見ずにチャットで状況を尋ねていると、他の人もボードを更新しなくなります。「状況はボードで確かめる」という流れを、最初に作っておくことが定着の近道です。

通知とスマホでの使い方

カンバンのアプリを使い始めると、通知が多すぎて疲れてしまうことがあります。カードが動くたび、コメントが付くたびに通知が届くと、集中が途切れます。通知の設定は、自分が担当しているカード、自分あての呼びかけ、期限が近いカードだけに絞ると、必要な知らせを見落とさずに済みます。多くのアプリでは、通知を1か所に集めて後でまとめて確かめる仕組みも用意されているので、使い始めに設定を見直しておきます。

スマホで使う場合は、外出先で思いついた作業をすぐにカードにする、移動の合間に「確認待ち」の列を見る、といった使い方が向いています。一方、カードの整理やボード全体の見直しは、画面の大きいパソコンで行うほうが効率的です。スマホとパソコンで役割を分けておくと、どちらでも迷わずに使えます。

カンバンだけでは足りないこと

カンバンは作業の段階を見るのに向いた方法ですが、それだけでは足りないこともあります。

1つは、作業の前後関係です。ある作業が終わらないと次の作業を始められない、という関係は、カンバンの列だけでは表しにくくなります。前後関係が複雑な計画では、ガントチャートやPERT図のような、期間と順番を表す道具と組み合わせて使います。

もう1つは、作業にかかる時間です。カンバンでは、カードが何枚あるかは分かっても、それぞれにどれくらいの時間がかかるかは分かりません。見積もりの時間をカードに書いておく、実際にかかった時間を記録する、といった工夫をすると、抱えている作業の量を時間で把握できるようになります。

カンバンの得意なことと苦手なことを知っておけば、他の方法と組み合わせて、自分やチームに合った管理の形を作れます。

アプリを乗り換えるときの注意点

すでにカンバンのアプリを使っていて、別のアプリに乗り換えたくなることもあります。乗り換えで失敗しないための注意点を挙げます。

移せるデータと移せないデータを確かめる

乗り換え先のアプリに、今のアプリのデータを読み込む機能があるかを確かめます。読み込めても、カードの本文は移るが、コメントの履歴や添付のファイル、担当者の割り当ては移らない、ということがあります。どこまで移るかを、少ないボードで試してから本番に移るのが安全です。

一度に全部を移さない

チームで使っている場合、全員が一度に新しいアプリに移ると、使い方に慣れるまでの間、仕事の流れが混乱します。まず1つのプロジェクトだけを新しいアプリで始め、使い方の決まりを固めてから、他のプロジェクトを移していくと、混乱を小さくできます。

使い方の決まりを先に決める

列の名前、カードの書き方、担当者の付け方、終わったカードをいつ片づけるか、といった使い方の決まりを、乗り換えの前に決めて共有しておきます。決まりがないまま使い始めると、人によって使い方がばらばらになり、カンバンの良さである「一目で分かる」が失われます。

古いアプリの扱いを決める

乗り換えた後、古いアプリをいつまで残すかも決めておきます。過去の記録を見返すために、一定の期間は読むだけの状態で残しておく、データを書き出して保存してから解約する、といった扱いです。有料のプランを使っていたなら、解約の時期を決めないと、使っていないのに料金が発生し続けることがあります。

カンバンを続けるための習慣

どのアプリを選んでも、使い続けなければ意味がありません。カンバンを続けるための習慣をいくつか挙げます。

1つ目は、毎日決まった時間にボードを見ることです。朝の仕事の始めに、今日取りかかるカードを「やっている」の列に動かし、終わりに完了したカードを動かす。この2回だけでも、ボードの状態は実際の仕事と大きくずれません。

2つ目は、「やっている」の列のカードの数に上限を決めることです。個人なら2枚か3枚、チームなら1人あたり2枚程度を目安にすると、同時に抱える作業が増えすぎるのを防げます。

3つ目は、週に一度、ボード全体を見直すことです。期限の過ぎたカード、長く動いていないカードを見つけ、続けるのか、やめるのか、分けるのかを決めます。「終わった」の列のカードは、見直しのときに片づけると、ボードが見やすく保てます。

カンバンの考え方は、在宅の仕事の土台になる

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年以上運営してきた立場から見ると、複数の案件を並行して受けている人ほど、作業の状況を目に見える形にしています。案件ごとにボードを分け、「確認待ち」の列で相手の返事を待っている作業を把握している人は、締め切りの直前に慌てることが少なく、依頼した人への途中の報告もこまめです。仲介の手数料が乗らない直接の取引であれば、同じ予算で依頼する側はより多くの作業を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。そうした関係を続ける土台になるのが、自分の作業を見える形で管理する習慣です。

カンバンのアプリそのものを作る仕事や、使いやすい画面を設計する仕事もあります。アプリの開発の仕事はアプリケーション開発のお仕事で、画面の使いやすさを設計する仕事はUI/UX・アプリデザインのお仕事で紹介しています。デザインの仕事の報酬の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。業務の流れを見直して、道具の導入を支える仕事に関心がある人は、経営の改善を体系的に学べる中小企業診断士の学習も参考になります。

よくある質問

Q. カンバンのアプリは無料でも使えますか？

多くのカンバンのアプリには無料のプランがあり、個人で使うなら無料の範囲で足りることが多くあります。ただし、作れるボードの数、使える人数、添付できるファイルの大きさなどに上限があるのが一般的です。案件ごとにボードを分けたい場合や、チームで使う場合は、無料の範囲の上限を公式の料金ページで確かめてから選んでください。