請求書を送付するメール｜添える文面と送り方の例文

請求書をメールで送るとき、本文に何を書けばよいのか、件名はどう付けるのか、PDFの名前はどうするのかと、毎回少しずつ迷う人は多いものです。請求書はお金に関わる書類なので、文面の小さな不備が、支払いの遅れや問い合わせの手間につながります。反対に、型を1つ決めておけば、毎月の請求は数分で送れるようになります。

この記事では、請求書送付メールの組み立て方と、そのまま使える例文を、月々の定期的な請求、初めての取引先への請求、フリーランスが報酬を請求する場合、原本を郵送でも送る場合に分けて紹介します。送る前に確かめたい請求書の中身、PDFのファイル名の付け方、パスワード付きファイルの扱い、インボイス制度と電子帳簿保存法で求められる保存の注意も整理します。取引先から届く請求に関する問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、Halict のようなフォームの道具を使う方法にも触れます。

請求書はメールで送ってよいのか

請求書を郵送ではなくメールで送ることは、法律で禁じられているわけではなく、多くの会社で一般的に行われています。郵送に比べて、印刷、封入、切手代、投函の手間がかからず、相手にも早く届きます。

書面ではなく、メールで請求書を送付すると手間が削減できます。一方で「手作業でメールを送るのは大変」と感じる方もいるでしょう。 出典: bakuraku.jp

ただし、取引先によっては、請求書の受け取り方を決めている場合があります。経理の部署が紙の原本で処理している会社、決まった請求書の受付用アドレスがある会社、取引先が用意したシステムに請求書を登録する形をとっている会社などです。初めての取引では、請求書を送る前に、次の3点を担当者に確かめておくと安心です。

• メールで送ってよいか、郵送の原本も必要か
• 送り先は担当者か、経理の部署や請求書の受付用アドレスか
• 締め日と支払日、請求書に書いてほしい項目（発注番号など）はあるか

とくに送り先は大切です。担当者に送った請求書が経理に回るまでに日がかかり、支払いが翌月にずれ込むことがあります。経理の受付用アドレスがある会社では、そちらに送り、担当者をCCに入れるのが一般的です。

また、請求書のメール送付は、相手から見れば「お金を払ってほしい」という連絡です。仕事のお礼と、請求書を送ったことを伝える一文を添え、支払いのお願いを丁寧に伝える文面にすると、角が立ちません。

送る前に確かめる請求書の中身

メールの文面より先に、添付する請求書そのものに誤りがないかを確かめます。請求書の誤りは、差し替えの手間がかかるうえ、相手の経理の処理を止めてしまいます。

基本の記載事項

• 宛名（取引先の正式な会社名。「株式会社」の位置や、部署名と担当者名）
• 請求書の番号と発行日
• 件名や対象の期間（「2026年10月分 業務委託料」など）
• 品目、数量、単価、金額
• 小計、消費税、合計の金額
• 振込先（金融機関名、支店名、口座の種類、口座番号、口座名義）
• 支払期限
• 自分の会社名または氏名、住所、連絡先

インボイス制度の登録をしている場合

消費税のインボイス制度（正式には「適格請求書等保存方式」）で登録している事業者が出す請求書（適格請求書）には、記載が必要な事項が決まっています。国税庁の案内では、次の6つです。

①書類作成者の氏名または名称および登録番号 ②取引年月日 ③取引内容（軽減税率の対象品目である旨） ④税率ごとに区分して合計した税込対価（又は税抜対価）の額及び適用税率 ⑤税率ごとに区分した消費税額等　⑥書類の交付を受ける事業者の氏名または名称 出典: nta.go.jp

登録番号は「T」から始まる13桁の番号です。取引先が仕入税額控除（仕入れのときに払った消費税を差し引く仕組み）を受けるには、この記載がそろった請求書を保存する必要があるため、記載漏れがあると再発行を求められます。

金額と振込先を最後にもう一度

請求書の誤りで最も多いのは、金額と振込先です。前の月の請求書を写して作ったときに、数量や対象の月を直し忘れることがよくあります。振込先の口座番号の1桁の誤りは、入金が戻ってくる原因になります。送る前に、発注書や納品書と金額を突き合わせ、振込先は通帳やネットバンキングの画面と見比べて確かめましょう。

表計算ソフトで請求書を作るときのこつ

会計ソフトや請求書の作成サービスを使わず、ExcelやGoogleスプレッドシートで請求書を作っている人も多いはずです。表計算ソフトで作るときは、毎月の手直しで誤りが入り込まないように、作りの段階で工夫しておきます。

まず、金額の計算は式で行います。品目ごとの金額の列は「数量×単価」の式（たとえば「=C10*D10」）にし、小計は「=SUM(E10:E20)」のように合計の式で出します。手で金額を打ち込むと、数量を直したときに金額を直し忘れる誤りが起きます。

次に、消費税の計算です。インボイス制度では、消費税額の1円未満の端数の処理は、1枚の請求書につき税率ごとに1回と決められています。品目ごとに消費税を計算して端数を切り捨て、それを合計する方法は認められていないので、小計に税率をかけてから端数を処理する式にします。切り捨てなら「=ROUNDDOWN(E21*0.1,0)」のような形です。

毎月変わる部分（請求書の番号、発行日、対象の期間、品目と数量）と、変わらない部分（自分の会社名、振込先、登録番号）は、シートの中で場所を分けておきます。変わる部分のセルに色を付けておくと、前の月のファイルを写して作るときに、直すべき場所を見落としにくくなります。

最後に、作った請求書は、ファイルを上書きせずに、月ごとに別のファイルとして残します。前の月のファイルを開いて書き換えて保存すると、前の月の請求書の控えがなくなってしまいます。ひな形のファイルを1つ決めておき、毎月それを写して新しいファイルを作る手順にすると安全です。

ファイルの形式と名前の付け方

請求書は、PDFにして送るのが基本です。ExcelやWordのファイルのまま送ると、相手が開いたときに金額や宛名を書き換えられてしまうおそれがあり、相手の環境によっては表示が崩れることもあります。表計算ソフトやワープロで作った請求書は、「PDFとして保存」や「印刷」からPDFに変換できます。

ファイルの名前は、相手が保存したあとで探しやすいように付けます。

• 請求書_株式会社○○様_2026年10月分.pdf
• 20261031_請求書_○○株式会社様_No123.pdf

日付、書類の種類、宛先、対象の期間や番号を入れておくと、相手の経理の担当者がファイルを並べたときに、どの請求書かが一目で分かります。「請求書.pdf」「scan001.pdf」のような名前は、他の会社の請求書と区別が付かず、相手の手間を増やします。

添付するファイルの数は、できるだけ少なくします。請求書と一緒に納品書や作業の報告書を送る場合は、ファイルを分けて、それぞれ分かる名前を付けます。添付の数が多い場合は、本文に「添付ファイル：請求書、作業報告書の2点」のように書いておくと、相手が受け取り漏れに気づけます。

パスワード付きのファイルについて

以前は、請求書のPDFにパスワードをかけ、パスワードを別のメールで送る方法がよく使われていました。ところが、同じメールの経路でパスワードを送ると、メールを盗み見られた場合には両方が漏れてしまうため、安全を守る効果は薄いと指摘されています。受け取る側でも、ウイルスの検査ができない、パスワードのメールを探す手間がかかる、といった不便があります。

取引先がパスワードの付与を求めていない限り、無理にかける必要はありません。取引先の決まりでパスワードが必要な場合は、取引先の指示に合わせ、パスワードは電話や別の連絡手段で伝えるなど、取引先と決めた方法で送ります。

請求書送付メールの組み立て方

請求書を送るメールは、次の7つの部分で組み立てます。

1. 件名：請求書であること、対象の期間、自分の会社名
2. 宛名：会社名、部署名、氏名
3. 書き出し：あいさつと名乗り
4. お礼：仕事を依頼してもらったことへの感謝
5. 請求書を送ったことの連絡：対象の期間、金額、支払期限
6. 確認のお願いと結び
7. 署名：会社名、氏名、住所、電話、メールアドレス

件名の付け方

件名には、「請求書」という言葉と、対象の期間、自分の会社名を入れます。

• 【請求書送付】2026年10月分のご請求（株式会社○○）
• 請求書送付のご案内（10月分 業務委託料／山田花子）

経理の部署は、毎月多くの請求書のメールを受け取ります。件名の先頭に「請求書」とあれば、受信箱の中でも見つけやすくなります。

本文に金額と支払期限を書くか

本文に請求の金額と支払期限を書いておくと、相手は添付を開かなくても内容をつかめます。一方で、金額を本文に書くと、宛先を間違えたときに取引の情報が外に漏れるという考え方もあります。どちらにするかは会社の決まりに合わせ、決まりがなければ、金額は添付の請求書だけに書き、本文には「ご請求の内容は添付の請求書のとおりです」とする書き方でも失礼にはあたりません。

例文1：毎月の定期的な請求

毎月同じ取引先に請求書を送る場合の例文です。毎回の文面は短くてかまいませんが、対象の期間と支払期限は必ず書きます。

件名：【請求書送付】2026年10月分のご請求（株式会社○○）

株式会社△△ 経理部 御中 （CC：営業部 佐藤様）

いつもお世話になっております。 株式会社○○の山田です。

2026年10月分の請求書を、添付のとおりお送りいたします。

請求金額：110,000円（税込） お支払期限：2026年11月30日

お手数をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 内容に不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○ 経理担当 山田 花子 〒000-0000 東京都○○区○○1-2-3 電話：03-0000-0000 メール：yamada@○○.co.jp

宛名を部署にする場合は「御中」、個人にする場合は「様」を付けます。「経理部御中 佐藤様」のように両方を付けるのは誤りです。

例文2：初めての取引先への請求

初めての取引では、仕事のお礼を少し丁寧にし、請求書の送り方に問題がないかを確かめる一文を添えます。

件名：請求書送付のご案内（○○の制作費／株式会社○○）

株式会社△△ 広報部 鈴木 一郎 様

お世話になっております。 株式会社○○の山田です。

このたびは、パンフレットの制作をご依頼いただき、誠にありがとうございました。 納品いたしましたパンフレットの制作費について、請求書を添付にてお送りいたします。

件名：パンフレット制作費 請求金額：330,000円（税込） お支払期限：2026年12月31日 お振込先：請求書に記載のとおり

今回が初めてのご請求となりますので、メールでの送付で差し支えないか、また郵送の原本が必要かどうかを、お知らせいただけますと幸いです。 経理のご担当の方へ直接お送りしたほうがよろしければ、送付先もあわせてお教えください。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社○○ 営業部 山田 花子 電話：03-0000-0000 メール：yamada@○○.co.jp

初めての請求では、相手の会社の請求書の受け取り方が分からないことが多いので、メールの中で確かめておくと、2回目以降の請求がスムーズになります。

例文3：フリーランスが報酬を請求する場合

個人で仕事を受けている人が、取引先に報酬を請求する場合の例文です。原稿料やデザイン料など一部の報酬は、取引先が所得税を差し引いて（源泉徴収して）支払うことがあります。国税庁の案内では、1回の支払いが100万円以下の部分は10.21%が差し引かれます。差し引くかどうかは仕事の種類と取引先の扱いで決まるので、初めての請求の前に取引先と確かめておきます。

件名：請求書送付のご案内（10月分 記事執筆料／山田花子）

株式会社△△ 編集部 高橋 二郎 様

いつもお世話になっております。 山田花子です。

10月に納品いたしました記事5本の執筆料について、請求書を添付にてお送りいたします。

請求金額：55,000円（税込） 源泉徴収税額：5,105円（請求書に記載しております） 差引のお振込金額：49,895円 お支払期限：2026年11月30日

源泉徴収の計算について、御社の扱いと異なる点がございましたら、お手数ですがお知らせください。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

山田 花子 〒000-0000 東京都○○区○○1-2-3 電話：090-0000-0000 メール：yamada@○○.jp 登録番号：T0000000000000

この例では、報酬50,000円と消費税5,000円を請求書の上で分けて書いているため、国税庁の案内に沿って報酬の50,000円だけに10.21%をかけ、5,105円を源泉徴収税額としています。報酬と消費税を分けて書かない場合は、消費税を含めた金額が対象になります。計算の方法は取引先と食い違うことがあるので、請求書に源泉徴収税額と差引の金額を書き、相手に確かめてもらう形にすると、入金の金額が合わない問題を防げます。

例文4：原本を郵送でも送る場合

取引先が紙の原本を求めている場合は、メールで先にPDFを送り、原本を郵送したことを知らせます。

件名：【請求書送付】2026年10月分のご請求と原本郵送のご連絡（株式会社○○）

株式会社△△ 総務部 田中 三郎 様

いつもお世話になっております。 株式会社○○の山田です。

2026年10月分の請求書を、先にPDFにてお送りいたします。 原本は本日、郵送にて発送いたしましたので、2、3日中にお手元に届く予定です。

請求金額：220,000円（税込） お支払期限：2026年11月30日

PDFと原本の内容は同じものです。 二重にご処理いただくことのないよう、念のため申し添えます。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社○○ 経理担当 山田 花子 電話：03-0000-0000 メール：yamada@○○.co.jp

PDFと原本の両方を送る場合に気をつけたいのが、二重払いです。相手の経理の担当者が、PDFと原本を別々の請求として処理してしまうことがあります。「PDFと原本の内容は同じ」とはっきり書いておきましょう。

例文5：請求書の送付が遅れた場合

締め日を過ぎてから請求書を送ることになった場合は、遅れたことを最初にわび、相手の支払いの処理に影響がないかを確かめます。取引先の経理は、締め日までに届いた請求書をまとめて処理していることが多く、遅れて届いた請求書は翌月の支払いに回されることがあるからです。

件名：【請求書送付】2026年10月分のご請求（送付遅延のお詫び／株式会社○○）

株式会社△△ 経理部 御中 （CC：制作部 中村様）

いつもお世話になっております。 株式会社○○の山田です。

2026年10月分の請求書のご送付が遅くなり、大変申し訳ございません。 請求書を添付にてお送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。

請求金額：88,000円（税込） お支払期限：2026年12月15日

御社の締め日を過ぎてのご送付となりましたため、お支払いの時期は御社のご都合に合わせていただいて差し支えございません。 今後は締め日までにお送りできるよう、社内の手順を見直してまいります。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社○○ 経理担当 山田 花子 電話：03-0000-0000 メール：yamada@○○.co.jp

遅れた側から支払期限を一方的に早めることはせず、相手の処理の都合に合わせる姿勢を示すと、関係を損なわずに済みます。遅れが続かないように、次の節で説明する送る時期の決め方を見直しておきましょう。

請求書を送る時期と、締め日・支払日の関係

請求書を送る時期は、取引先の「締め日」と「支払日」から逆算して決めます。締め日とは、その月の取引をいったん区切って集計する日のことで、支払日はその集計に基づいて代金を払う日のことです。

たとえば、「月末締め、翌月末払い」の取引先なら、10月の仕事の請求書は10月末か11月の初めに送り、支払いは11月末になります。締め日を過ぎて届いた請求書は、取引先によっては次の締めに回され、支払いが1か月遅れることがあります。

取引先の決まり	10月分の請求書を送る目安	支払われる日の目安
月末締め、翌月末払い	10月31日から11月の第1営業日ごろ	11月30日
20日締め、翌月10日払い	10月20日の締めの直後	11月10日
納品ごとに請求	納品して検収（納品物の確認）が済んだ後	請求書に書いた支払期限

取引先によっては、「請求書は毎月5日までに必着」のように、受け取りの期限を決めている場合があります。最初の取引のときに、締め日と支払日、請求書の受け取りの期限を確かめておき、自分のカレンダーに毎月の予定として入れておくと、送り忘れを防げます。

請求書の発行日は、締め日の日付にするのが一般的です。月末締めなら10月31日付、20日締めなら10月20日付とします。発行日と対象の期間が食い違っていると、相手の経理から問い合わせが来ることがあります。

取引先が請求書の受け取り方を指定している場合

大きな会社や、取引先の数が多い会社では、請求書の受け取り方を決めていることがあります。

1つは、請求書の受付専用のメールアドレスが用意されている場合です。担当者の個人のアドレスに送ると、経理に回るまでに時間がかかったり、担当者が休んでいる間に止まったりします。受付専用のアドレスがあると伝えられたら、必ずそちらに送ります。件名や本文の書き方が指定されていることもあるので、指示に合わせます。

もう1つは、取引先が用意した請求書の受け取りのシステムに、請求書を登録する形です。この場合はメールで送らず、案内されたシステムにログインしてPDFを登録します。メールで送っても受け付けてもらえないことがあるので、取引先の案内をよく読みましょう。システムに登録したあとで、担当者に「本日、10月分の請求書を登録いたしました」とメールで一言知らせておくと、処理が早く進みます。

どちらの場合も、取引先の決まりは、こちらの都合より優先されます。最初の取引のときに確かめた内容は、取引先ごとのメモに残しておき、担当者が替わったときにも引き継げるようにしておきましょう。

受け取った側が返信するときの書き方

ここまでは請求書を送る側の文面を扱いましたが、請求書を受け取った側も、受け取ったことを知らせる返信を送ると、相手は安心します。とくに初めての取引や、金額の大きな請求では、受け取りの連絡があるかどうかで、送った側の不安が大きく変わります。

返信は短くてかまいません。

件名：Re: 【請求書送付】2026年10月分のご請求（株式会社○○）

株式会社○○ 山田 花子 様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の佐藤です。

10月分の請求書を確かに受け取りました。 社内の手続きを経て、期日までにお支払いいたします。

今後とも、よろしくお願いいたします。

内容に不明な点や誤りがあった場合は、受け取りの連絡と一緒に、どこが違うのかを具体的に伝えます。「請求金額が発注書と異なるようです。発注書では80,000円（税抜）となっておりますので、ご確認いただけますでしょうか」のように、根拠となる書類と金額を示すと、相手もすぐに確かめられます。

送る前の点検リスト

請求書のメールは、送ったあとで取り消すことができません。送る前に、次の点を確かめます。

• 宛先のアドレスは、取引先に指定されたものか（担当者か、経理の受付用か）
• 宛名の会社名、部署名、氏名は正しいか。「御中」と「様」を重ねていないか
• 添付の請求書は、その取引先のものか（別の取引先の請求書を付けていないか）
• 添付の請求書は最新の版か（修正前の古いファイルではないか）
• 本文と請求書で、金額、対象の期間、支払期限が一致しているか
• 請求書の振込先は正しいか
• 件名に対象の期間と会社名が入っているか

とくに、別の取引先の請求書を付けてしまう間違いは、取引の金額という秘密の情報を他社に漏らすことになり、信頼を大きく損ねます。複数の取引先に同じ日に請求書を送るときは、1社ずつ、宛先と添付のファイル名を声に出して読み合わせるくらいの慎重さで確かめましょう。

送ったあとの保存：電子帳簿保存法とインボイス

請求書をメールで送ったあとは、送った請求書のデータを保存しておく必要があります。

電子帳簿保存法では、請求書や領収書などを電子データでやり取りした場合、そのデータを決まった要件を満たす形で保存することが求められています。国税庁の電子帳簿保存法の特設ページでも、次のように案内されています。

請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。 出典: nta.go.jp

この決まりは、受け取った側だけでなく、送った側にもかかります。メールで送った請求書のPDFは、紙に印刷して保存するのではなく、データのまま保存します。保存の要件には、日付、金額、取引先で探せるようにすることなどが含まれます。小さな事業者向けには、ファイル名に日付と金額と取引先を入れて整理する方法や、索引の表を作る方法も示されています。くわしくは、国税庁の電子帳簿保存法のページで確かめてください。

インボイス制度で登録している事業者は、交付した適格請求書の写しを保存する義務もあります。国税庁の案内では、取引先の求めに応じて適格請求書を交付する義務と、交付した写しを保存する義務が課されると説明されています。メールで送った場合は、送ったPDFそのものが写しにあたるので、決まった期間、消さずに保存しておきます。

保存の方法は、事業の規模や使っている会計ソフトによって合うものが違います。迷う場合は、税務署や税理士に相談しましょう。

入金の確認と、届いていないと言われたとき

請求書を送ったら、支払期限の日に入金を確かめます。支払期限を過ぎても入金がない場合は、まず自分の側の誤り（振込先の誤り、送り先の誤り）がないかを確かめてから、取引先に確認の連絡をします。

取引先から「請求書が届いていない」と言われることもあります。迷惑メールのフォルダに振り分けられていた、経理の部署に転送されていなかった、といった理由がよくあります。その場合は、送った日時を伝えたうえで、同じ請求書を改めて送ります。件名に「再送」と付け、前のメールと同じ請求書であることを書いておくと、相手が二重に処理するのを防げます。

請求に関する問い合わせを受け付ける側の工夫

請求書を送る件数が増えると、取引先から届く問い合わせも増えます。「宛名を変えて再発行してほしい」「先月の請求書が見当たらない」「振込先を確かめたい」。こうした問い合わせが、担当者個人のメールや電話にばらばらに届くと、誰が返信したのか、どこまで対応したのかが分からなくなり、返信の漏れが起きます。

件数が少ないうちは、問い合わせ用の共有のアドレスを1つ決め、スプレッドシートに「受付日・取引先・内容・担当・状況」の列を作って管理する方法で十分に回ります。

取引先からの問い合わせが多く、複数の担当者で分け合う場面の選択肢の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictはフォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。請求に関する問い合わせのフォームを作って取引先に案内し、届いた1件ごとに担当者と「対応中」「返信済み」といった状況を付ければ、問い合わせが返信まで回っているかを一覧で確かめられます。料金のページでは、無料のフリーのプランでもフォームの数と回答の数は無制限で、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えると案内されています。フリーのプランはメンバー1人までで、3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）です。請求書を作ったり送ったりする道具ではないので、請求書の発行は会計ソフトや表計算ソフトで行い、問い合わせの受付と返信の管理に使う形になります。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営者として見てきた、請求のやり取りと信頼

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、取引が長く続く受注者ほど、請求のやり取りが丁寧で、間違いが少ない傾向があります。依頼する側の経理の担当者にとって、毎月決まった日に、正しい宛名と金額の請求書が、分かりやすい件名で届くことは、それだけで仕事の確かさの証になります。

反対に、請求書の金額の誤りや宛名の誤りが続くと、仕事の出来がよくても、依頼する側には確認の手間が増え、取引を見直すきっかけになりかねません。中間の手数料がかからない直接の取引では、受け取る報酬がそのまま手取りの厚さになる一方、請求から入金の確認までを自分で回す必要があります。請求書送付メールの型を1つ決めておくことは、その土台になります。

請求や経理の流れを整え、業務に道具を取り入れる支援の仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と求められる力を紹介しています。医療機関の請求の仕事に関心がある人は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の概要をまとめたページも参考になります。デザインの仕事を個人で受けている人は、デザイナーの年収・単価相場で、請求の金額を決めるときの目安を確かめられます。

よくある質問

Q. 請求書はメールで送っても問題ありませんか？

請求書をメールで送ることは一般的に行われており、法律で禁じられているわけではありません。ただし、取引先によっては紙の原本を求めていたり、決まった受付用のアドレスやシステムがあったりします。初めての取引では、メールでよいか、原本が必要か、送り先はどこかを事前に確かめておくと安心です。

Q. 請求書のファイルはどの形式で送ればよいですか？

PDFで送るのが基本です。ExcelやWordのまま送ると、金額や宛名を書き換えられるおそれがあり、相手の環境で表示が崩れることもあります。ファイル名には日付、書類の種類、宛先、対象の期間を入れると、相手が保存したあとで探しやすくなります。

Q. 宛名は「御中」と「様」のどちらを使いますか？

会社や部署に宛てる場合は「御中」、個人に宛てる場合は「様」を使います。「経理部御中 佐藤様」のように両方を付けるのは誤りです。部署宛てに送り、担当者をCCに入れる場合は、宛名を「経理部 御中」とし、CCの担当者名をかっこ書きで添える書き方が分かりやすくなります。

Q. メールで送った請求書は保存しておく必要がありますか？

電子帳簿保存法では、請求書などを電子データで送った場合も、そのデータを要件を満たす形で保存することが求められています。インボイス制度で登録している事業者は、交付した適格請求書の写しを保存する義務もあります。送ったPDFは印刷ではなくデータのまま保存し、方法に迷う場合は税務署や税理士に確かめてください。