顛末書の書き方｜経緯と原因と対策を伝える構成と例文

仕事でミスやトラブルが起きたあと、上司から「顛末書を出してください」と言われると、何をどこまで書けばよいのか迷います。謝罪の文章を書けばよいのか、事実だけを並べればよいのか、始末書とは何が違うのか。顛末書の書き方の基本は、起きたことの経緯、原因、とった対応、再発防止策を、事実に基づいて順に書くことです。この記事では、顛末書と始末書・報告書の違い、書く前に集める情報、基本の構成、社内向けと社外向けの例文、避けたい書き方、提出前の確認項目までを順に説明します。顛末書の最後に書いた再発防止策を、担当と期限を付けてチームで追いかける道具として、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも触れます。

顛末書とは何か

顛末書（てんまつしょ）とは、仕事の中で起きたトラブルや事故について、始まりから終わりまでの経緯を事実に沿ってまとめ、会社や取引先に報告するための書類です。「顛末」は、物事の初めから終わりまでの詳しい事情という意味です。

顛末書の目的は、謝ることではなく、何が起きたのかを正確に伝え、同じことを繰り返さないための材料を残すことにあります。読む側の上司や取引先は、顛末書を見て、被害の大きさを判断し、追加の対応が必要かどうかを決め、社内の仕組みを直すかどうかを考えます。そのため、書き手の気持ちや言い訳よりも、日時、場所、関係者、数量、金額といった確かめられる事実が重視されます。

人事労務のコラムを掲載しているOne人事は、顛末書の作成を求められた場面について次のように書いています。

もし実際に会社から顛末書の提出を求められた場合、どのように書類を作成すればよいのでしょうか。ここでは顛末書の書き方・構成を解説します。 出典: onehr.jp

顛末書には法律で決まった様式はありません。会社によって決まった書式がある場合はそれに従い、書式がない場合は、この記事で紹介する基本の構成に沿って作れば、読み手が必要とする情報を漏れなく伝えられます。

顛末書は、ミスをした本人だけが書くものとは限りません。トラブルの対応にあたった担当者や、部署の責任者が書くこともあります。誰が書く場合でも、書き手の立場と、トラブルとのかかわり方を最初に明らかにしておくと、読み手が内容を受け止めやすくなります。

始末書・報告書・経緯書との違い

顛末書とよく混同される書類に、始末書、報告書、経緯書があります。名前が似ていても、目的と書く中身が違います。

書類	主な目的	書く中身	謝罪の言葉
顛末書	起きたことを正確に報告する	経緯、原因、対応、再発防止策	必須ではない
始末書	本人が反省を示し、今後を誓う	事実の概要、反省、今後の誓い	中心になる
報告書	業務の状況や結果を伝える	事実と結果	入れない
経緯書	時間の流れに沿って事情を伝える	時系列の出来事	入れないことが多い

始末書は、本人が自分の過ちを認めて反省し、今後同じことをしないと誓うための書類です。会社の就業規則で、懲戒の1つとして始末書の提出が定められていることがあります。厚生労働省が公表しているモデル就業規則（令和7年12月版）の第67条では、懲戒の種類の1つとして「けん責」が挙げられ、次のように書かれています。

けん責 始末書を提出させて将来を戒める。 出典: mhlw.go.jp

一方の顛末書は、事実を報告するための書類で、それ自体が懲戒として扱われるものではないのが一般的です。ただし、会社によって書類の呼び方や扱いは違います。顛末書の提出を求められたときに、それが単なる報告なのか、処分の手続きの一部なのかが分からない場合は、提出を求めた上司や人事の担当者に確かめておくと安心です。扱いは就業規則や会社の運用で変わるため、自分で判断せず、会社に確認するのが確実です。

報告書は、トラブルに限らず、業務の進み具合や結果を伝える書類全般を指します。経緯書は、時間の流れに沿って出来事を並べる書類で、顛末書の「経緯」の部分だけを独立させたものと考えると分かりやすいでしょう。

顛末書を求められる主な場面

顛末書の提出を求められるのは、業務の中で会社や取引先に影響が出るトラブルが起きたときです。代表的な場面には次のようなものがあります。

• 商品の発送ミスや納期の遅れで、取引先に迷惑をかけたとき
• 請求金額の誤りや入金の処理ミスなど、お金にかかわる誤りがあったとき
• 個人情報や社外秘の資料を、誤った宛先にメールで送ったとき
• 社用のパソコンやスマートフォン、資料を紛失したとき
• システムの障害で、サービスが一時的に使えなくなったとき
• 店舗や現場で、お客様からの苦情が大きくなったとき
• 社用車での事故や、作業中のけがが起きたとき

場面によって、顛末書を読む相手が違います。社内の上司や経営者に向けて書く場合は、原因と社内の仕組みの問題を詳しく書くことが求められます。取引先やお客様に向けて書く場合は、相手への影響と、とった対応、今後の対策が中心になり、社内の細かい事情は必要な範囲にとどめます。

なお、個人情報の漏えいのように、会社として行政機関への報告や本人への通知が必要になる場合があるトラブルもあります。その判断は会社の担当部署が行うものなので、顛末書を書く人は、事実を正確に、早く、担当部署に伝えることに集中します。社用車の事故や作業中のけがでは、保険や労災の手続きがかかわることもありますが、その扱いは状況によって変わるため、会社の担当者の案内に従います。

書く前に集めておく情報

顛末書の出来は、書き始める前にどれだけ事実を集められたかで決まります。記憶だけで書き始めると、日時や数字があいまいになり、後から訂正が必要になります。書く前に、次の情報を集めておきます。

1つ目は、時系列の記録です。トラブルが起きた日時、気づいた日時、上司に報告した日時、相手に連絡した日時、対応が終わった日時を、分単位で分かる範囲で書き出します。メールの送受信の記録、チャットの履歴、システムの操作の記録、電話の発着信の記録が手がかりになります。

2つ目は、関係者と影響の範囲です。トラブルにかかわった社内の人、連絡をとった取引先の担当者、影響を受けたお客様の数、損害の金額や数量を確かめます。正確な数字がまだ分からない場合は、「現在確認中」と書けるように、どこまでが確定しているかを整理しておきます。

3つ目は、とった対応の内容です。誰が、いつ、何をしたかを記録します。商品を再発送した、謝罪の連絡をした、システムを復旧した、といった対応の1つひとつが、顛末書の「対応」の部分になります。

4つ目は、証拠になる資料です。誤送信したメールの写し、伝票、画面の記録など、事実を裏付ける資料があれば、顛末書に添付するか、すぐに出せるように保存しておきます。

情報を集めるときは、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）の枠に当てはめて整理すると、抜けが見つかりやすくなります。特に「なぜ」は、最初に思いついた理由で決めつけず、関係者に話を聞いて確かめます。

顛末書の基本の構成

顛末書は、次の順番で書くと、読み手が必要な情報を上から順に受け取れます。会社に決まった書式がない場合は、この構成を基本にします。

1. 宛名：提出先の役職と氏名を書きます。社内なら「代表取締役 ○○様」「営業部長 ○○様」など。
2. 提出日と所属・氏名：提出する日付と、書き手の部署名、氏名を書きます。
3. 表題：「顛末書」とし、必要に応じて「商品の誤発送に関する顛末書」のように件名を添えます。
4. 件名と概要：何が起きたのかを2〜3文で先に伝えます。
5. 発生の経緯：時系列で、起きたことを順に書きます。
6. 原因：なぜ起きたのかを、直接の原因と、その背景にある原因に分けて書きます。
7. 対応と結果：とった対応と、現時点での状況を書きます。
8. 損害や影響：相手への影響、損害の金額や数量を書きます。
9. 再発防止策：同じことを起こさないための具体的な対策を書きます。
10. 結び：必要に応じて、迷惑をかけたことへのお詫びを一言添えます。

A4の用紙1〜2枚に収まる分量が目安です。経緯が長くなる場合は、本文には要点を書き、詳しい時系列は別紙の表にして添付すると読みやすくなります。手書きでもパソコンで作っても構いませんが、会社から指定がない限り、パソコンで作成するほうが修正や共有がしやすく、読み手も読みやすくなります。

各項目の書き方のコツ

構成が分かっても、それぞれの項目に何をどこまで書くかで迷います。ここでは、特に迷いやすい4つの項目について、書き方のコツを説明します。

概要は結論から書く

概要には、何が起きて、今どうなっているかを先に書きます。「10月15日、A社様宛の商品50個を、誤ってB社様に発送しました。10月16日に回収と再発送を終え、A社様には同日中に商品が届いています」のように、トラブルの内容と現在の状況が1段落で分かるようにします。読み手の多くは、まず概要を読んで事態の大きさを判断するからです。

経緯は時刻と行動で書く

経緯は、「○月○日○時○分、誰が何をした」という形で、時刻と行動を組にして並べます。気持ちや推測は入れず、確かめられる事実だけを書きます。箇条書きにすると、出来事の順番が一目で分かります。

原因は2段階に分ける

原因は、「直接の原因」と「背景にある原因」に分けて書きます。直接の原因は「伝票の宛先を確認せずに発送した」のような、トラブルのきっかけになった行動です。背景にある原因は「発送前の確認の手順が決まっておらず、確認するかどうかが担当者に任されていた」のような、その行動が起きた仕組みの問題です。背景まで書くと、再発防止策が具体的になります。

再発防止策は確かめられる形で書く

再発防止策は、「今後は注意します」ではなく、「10月20日から、発送前に別の担当者が伝票と送り先の一覧を照らし合わせ、確認欄に署名する手順を加えます」のように、誰が、いつから、何をするのかを書きます。後から実行されたかどうかを確かめられる形で書くことが大切です。

社内向けの例文

ここでは、社内の上司に提出する顛末書の例文を紹介します。商品の誤発送を例にしていますが、日付や内容を自分の状況に置き換えて使えます（社名や数字は例です）。

令和8年10月17日

営業部長 ○○○○様

営業部 第二課 △△△△

商品の誤発送に関する顛末書

1．概要

令和8年10月15日、A株式会社様宛の商品50個を、誤ってB株式会社様に発送しました。10月16日に回収と再発送を終え、A株式会社様には同日午後に商品が届いています。

2．発生の経緯

• 10月15日 14時00分 A社様とB社様の2件の出荷伝票を同時に作成
• 10月15日 15時30分 伝票を取り違えたまま梱包し、配送業者に引き渡し
• 10月16日 9時10分 B社様から「注文していない商品が届いた」と電話で連絡
• 10月16日 9時30分 課長に報告し、A社様に電話でお詫びと状況を説明
• 10月16日 11時00分 B社様から商品を回収し、A社様宛に再発送
• 10月16日 16時00分 A社様に商品が届いたことを確認

3．原因

直接の原因は、2件の伝票を同時に作成し、梱包の際に宛先を確認しなかったことです。背景として、発送前に宛先を確かめる手順が決まっておらず、確認するかどうかが担当者に任されていたことがあります。

4．損害

再発送の送料として1,200円、回収のための交通費として800円がかかりました。A社様の販売への影響はないと伺っています。

5．再発防止策

10月20日から、伝票は1件ずつ作成して梱包まで終えてから次の伝票に移る手順にします。あわせて、発送前に別の担当者が伝票と注文の一覧を照らし合わせ、確認欄に署名する手順を加えます。

以上、ご報告いたします。このたびはご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。

社外向けの例文

取引先やお客様に提出する顛末書は、相手への影響と、とった対応、今後の対策を中心にします。社内の担当者の名前や細かい事情は、相手にとって必要な範囲にとどめます。次は、納期の遅れについて取引先に提出する例文です（社名や日付は例です）。

令和8年10月17日

株式会社○○ 購買部 部長 ○○○○様

株式会社△△ 営業部 部長 △△△△

納品遅延に関する顛末書

このたびは、ご注文いただいた部品の納品が遅れ、貴社の生産計画に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。経緯と原因、今後の対策について、下記のとおりご報告いたします。

1．概要

10月10日に納品予定であった部品200個のうち、80個の納品が10月14日となりました。残りの120個は予定どおり10月10日に納品しております。

2．経緯

10月8日、弊社の製造工程で検査装置に不具合が見つかり、一部の部品の検査ができなくなりました。10月9日に貴社へ遅延の見込みをご連絡し、装置の修理後、10月13日に検査を終え、10月14日に残りの80個を納品いたしました。

3．原因

検査装置の定期点検の時期が過ぎていたことに加え、予備の装置を用意していなかったため、故障した装置の修理が終わるまで検査を止めざるを得ませんでした。

4．今後の対策

検査装置の点検を月1回に改め、点検の記録を製造部長が確認する手順を設けました。あわせて、予備の検査装置を11月末までに導入いたします。

今後このようなことがないよう、全社で再発防止に努めてまいります。何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

社外向けでは、冒頭でお詫びを述べてから本題に入るのが一般的です。ただし、原因の説明が言い訳に聞こえないよう、事実を淡々と書くことを意識します。

場面ごとに書き足したい項目

基本の構成はどの場面でも同じですが、トラブルの種類によって、読み手が特に知りたい項目が変わります。代表的な4つの場面について、書き足したい項目を整理します。

メールの誤送信

メールの誤送信では、誰に、何を、何件送ってしまったかを正確に書きます。添付ファイルに個人情報が含まれていた場合は、含まれていた情報の種類（氏名、住所、電話番号など）と人数を書きます。あわせて、誤って受け取った相手に削除をお願いしたかどうか、削除の確認がとれたかどうかも書きます。読み手は、情報がどこまで広がったかを一番気にしているからです。

物品やデータの紛失

社用のパソコンや資料を紛失した場合は、最後に確認できた場所と時刻、紛失に気づいた場所と時刻、探した範囲、警察や交通機関への届け出の有無を書きます。パソコンやスマートフォンの場合は、画面のロックや暗号化の設定がされていたか、遠隔で操作を止める手続きをとったかも、読み手が判断に使う大切な情報です。

システムの障害

システムの障害では、サービスが使えなかった時間帯と、影響を受けた利用者の範囲を書きます。「10時15分から11時40分までの85分間、ログインができない状態が続いた」のように、始まりと終わりの時刻を明記します。原因が設定の誤りなのか、機器の故障なのか、外部のサービスの障害なのかも分けて書きます。

お客様からの苦情

苦情の場合は、お客様が何に不満を感じたのかを、お客様の言葉に近い形で書きます。そのうえで、こちらの対応の何が不満の原因になったのかを事実で書きます。お客様の言い分と会社としての見解が違う場合も、両方を並べて書き、どちらかを一方的に正しいと決めつけないようにします。

メールで顛末を報告するときの文面

社外の相手には、正式な顛末書を送る前に、まずメールで状況を報告することがよくあります。トラブルの直後は、書類を整えるより、早く事実を伝えることが優先されるからです。メールの本文も、顛末書と同じ順番で組み立てると、相手が状況をつかみやすくなります。

件名は「【ご報告】○月○日発送分の誤配送について」のように、何についての報告かが一目で分かる形にします。本文では、最初にお詫びを述べてから、概要、現在の状況、今後の対応の予定を書きます。原因の調べがついていない段階なら、「原因は現在調べており、○月○日までに改めて書面でご報告いたします」と、次の報告の時期を約束します。

メールの最後には、問い合わせ先として、担当者の名前と直通の電話番号を書いておきます。相手が急いで確かめたいことがあったときに、すぐ連絡がとれるようにするためです。

メールで報告した内容と、後で提出する顛末書の内容が食い違わないよう、メールで伝えた事実は控えておきます。後から事実が変わった場合は、顛末書の中で「○月○日のメールでは○○とお伝えしましたが、その後の確認で△△と分かりました」と、変わった点をはっきり書きます。

原因を掘り下げるための問いかけ

顛末書で一番難しいのが原因の部分です。「確認不足でした」「不注意でした」と書いて終わらせてしまうと、再発防止策も「今後は注意します」になり、同じことが繰り返されます。原因を掘り下げるには、「なぜそうなったのか」を何度か重ねて問いかける方法が役立ちます。

たとえば、メールの誤送信の場合で考えてみます。

• なぜ誤送信したのか：宛先の入力欄で、名前の似た別の取引先を選んだから
• なぜ名前の似た取引先を選んだのか：入力の途中で表示される候補をそのまま選んだから
• なぜ候補をそのまま選んだのか：急いでいて、送信前に宛先を見直さなかったから
• なぜ見直さなかったのか：送信前に宛先を確かめる決まりがなく、送信の取り消しの設定もしていなかったから

ここまで掘り下げると、「宛先の候補を自動で表示しない設定にする」「送信を数十秒遅らせて取り消せる設定にする」「社外への添付ファイル付きのメールは、送信前に宛先を声に出して確かめる」といった、仕組みで防ぐ対策が見えてきます。

問いかけを重ねるときは、個人の性格や能力の話にしないことが大切です。「なぜ注意力が足りなかったのか」と問うと、答えは「自分がだめだったから」になり、対策につながりません。「なぜその行動が起きる状況だったのか」と、仕組みや手順に目を向けて問いかけます。

避けたい書き方

顛末書には、読み手の信頼を損なう書き方があります。次の5つは特に避けます。

1つ目は、あいまいな表現です。「昼過ぎごろ」「多くのお客様に」「少し遅れて」といった書き方では、事態の大きさが伝わりません。分かる範囲で「13時20分」「お客様12名に」「2日遅れて」と数字で書きます。分からない部分は「現在確認中で、10月20日までに改めてご報告します」と書き、あいまいにごまかさないようにします。

2つ目は、責任を他人に向ける書き方です。「先方からの指示が分かりにくかったため」「前任者からの引き継ぎがなかったため」といった書き方は、事実であっても言い訳に読まれます。他の人の行動が原因にかかわっている場合は、評価を交えず、事実として淡々と書きます。

3つ目は、感情的な反省の言葉を並べることです。顛末書は始末書ではないので、反省の言葉を何行も書く必要はありません。お詫びは結びに一言添える程度にし、本文は事実と対策に使います。

4つ目は、事実と推測を混ぜることです。「おそらく配送の途中で破損したものと思われます」のような推測を、事実と同じ書き方で書くと、後で違っていたときに信頼を失います。推測を書く場合は「現時点では○○の可能性を調べています」と、推測であることがはっきり分かるように書きます。

5つ目は、再発防止策が実行できない内容になることです。「二度とこのようなことがないよう徹底します」のような決意表明は、具体的な行動を伴わないため、読み手は何も判断できません。

提出する前に確かめること

顛末書を書き終えたら、提出の前に次の点を確かめます。読み直すときは、自分ではなく読み手の立場で読むことを意識します。

• 日時、数量、金額、社名、人名に誤りがないか
• 概要を読むだけで、何が起きて今どうなっているかが分かるか
• 経緯が時系列の順に並んでいるか
• 事実と推測がはっきり分けて書かれているか
• 原因が「不注意」だけで終わらず、仕組みの問題まで掘り下げられているか
• 再発防止策に、担当、開始日、具体的な行動が書かれているか
• 社外向けの場合、社内の人の名前や細かい事情が必要以上に書かれていないか
• 誤字や脱字、敬語の誤りがないか

可能であれば、トラブルの対応にかかわった上司や同僚に一度読んでもらいます。自分では当たり前だと思っていた前提が、読み手には伝わっていないことがあるからです。

提出のタイミングも大切です。顛末書はトラブルが落ち着いてから書くものですが、時間がたちすぎると記憶があいまいになり、読み手の不信感も強まります。会社から期限を示されたらそれを守り、示されていない場合も、対応が一段落した時点でできるだけ早く提出します。

書き直しを求められたときの直し方

顛末書を提出したあと、上司から「書き直してほしい」と戻されることがあります。戻される理由で多いのは、原因の掘り下げが浅い、再発防止策が具体的でない、事実と推測が混ざっている、の3つです。

書き直しを求められたら、まずどこが足りないのかを具体的に聞きます。「もう少し詳しく」と言われただけでは、どこを直せばよいか分からないからです。「原因の部分に、手順の問題まで書いてほしい」「再発防止策の開始日を入れてほしい」のように、直す箇所がはっきりすれば、短い時間で書き直せます。

書き直した版を出すときは、前の版から何を変えたのかを一言添えると、読み手が確認しやすくなります。前の版も消さずに保存しておくと、後から経緯をたどるときに役立ちます。

再発防止策を書いた後の追いかけ方

顛末書は、提出した時点で終わりではありません。書いた再発防止策が実行され、効果が出ているかを確かめるところまでが、本来の目的です。再発防止策が書類の上だけで終わってしまうと、同じトラブルが起きたときに「前回の顛末書に書いた対策はどうなったのか」と問われることになります。

再発防止策が1つか2つなら、手帳や表計算ソフトに「対策の内容」「担当」「開始日」「確認日」を書いておけば追いかけられます。部署の中で共有したい場合は、共有のフォルダに一覧の表を保存しておく方法もあります。

対策が複数の部署にまたがったり、項目が増えたりして、誰がどこまで進めたのかを複数人で共有したい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法があります。その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。再発防止策を1つずつカードにして担当と期限を付ければ、対策の進み具合をチーム全員が同じ画面で確かめられます。カードごとにコメントを残せるので、「手順を変えてから1か月、誤発送は起きていない」といった確認の記録も対策と一緒に残せます。公式の料金ページでは、5人までのチームなら期限なしで無料、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は不要とされています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（税抜）です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Pinatecaは顛末書そのものを作成したり、提出や承認の流れを管理したりする道具ではありません。顛末書は文書作成ソフトで作り、そこに書いた対策を実行していく段階で使う、という分担で考えると無理がありません。

在宅ワークやフリーランスで報告を求められたとき

顛末書は会社員だけのものではありません。在宅ワークやフリーランスで仕事を受けていても、納品物の誤りや納期の遅れ、データの取り扱いの誤りが起きたとき、発注者から経緯の報告を求められることがあります。

フリーランスの場合、社内の上司がいないため、発注者に直接報告することになります。書く内容は社外向けの顛末書と同じで、概要、経緯、原因、対応、今後の対策を、事実に基づいて書きます。メールで報告する場合も、件名に「○○の件のご報告」と書き、本文を同じ構成で組み立てると、相手が状況を把握しやすくなります。

特にシステム開発の仕事では、不具合や障害が起きたときに、経緯と原因と対策を書いた報告を求められる場面が多くあります。開発の仕事の内容や求められる力はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。業務の改善や仕組みづくりを支援する仕事でも、トラブルの原因を仕組みの問題として整理する力が役に立ちます。こうした仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。

デザインの仕事でも、入稿データの誤りなどで印刷のやり直しが起きると、費用の負担を含めた話し合いが必要になります。こうした場面で、感情的にならず事実を整理して伝えられることは、報酬の高さと同じくらい、発注者から長く選ばれる理由になります。職種ごとの報酬の目安はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

運営者として見てきた、信頼が戻る報告

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、トラブルの後に発注者との関係が続くかどうかは、ミスの大きさよりも、その後の報告の仕方で決まることが多くあります。早い段階で事実を伝え、分からないことは分からないと言い、いつまでに何をするかを約束して守る。この流れができる人は、トラブルを経てかえって信頼されることがあります。反対に、報告が遅れたり、原因をあいまいにしたりすると、ミスそのものより、その対応のほうが問題として受け止められます。

発注者と受け手が直接やり取りする働き方では、報告も直接届きます。間に人が入らない分だけ、事実を正確に、早く伝える力がそのまま評価につながります。手数料0%で直接取引できる在宅ワークの仕事は、@SOHO 求人一覧から探せます。顛末書の書き方は、トラブルの後始末の技術であると同時に、仕事の信頼を守るための基本の技術でもあります。

よくある質問

Q. 顛末書と始末書はどちらを書けばよいか分からないときはどうすればいいですか？

提出を求めた上司や人事の担当者に、目的を確かめるのが確実です。顛末書は起きたことの経緯と原因と対策を報告する書類で、始末書は本人が反省を示し今後を誓う書類です。会社によって呼び方や扱いが違い、懲戒の手続きの一部として始末書を求める会社もあるため、自分で判断せずに確かめてから書き始めます。

Q. 顛末書は手書きとパソコンのどちらで作るべきですか？

会社から指定がなければ、パソコンで作成するのが一般的です。修正や共有がしやすく、読み手にとっても読みやすいためです。会社に決まった書式がある場合や、手書きで提出するよう指示された場合はそれに従います。分量はA4の用紙1〜2枚が目安で、長い時系列は別紙の表にして添付すると読みやすくなります。

Q. 顛末書を提出すると処分を受けることになりますか？

顛末書は事実を報告するための書類で、それ自体が懲戒として扱われるものではないのが一般的です。ただし、処分の有無や内容は会社の就業規則や個別の事情によって変わります。不安な場合は、顛末書の扱いを人事の担当者に確かめるか、会社の就業規則の懲戒の規定を読んでおきます。

Q. 原因がまだはっきりしない段階で顛末書を求められたらどう書けばいいですか？

確定している事実と、調べている途中のことを分けて書きます。原因の欄には「現時点で分かっていること」と「調べていること」を書き、「10月20日までに改めてご報告します」のように次の報告の時期を示します。推測を事実と同じ書き方で書くと、後で違っていたときに信頼を失うため、推測であることがはっきり分かる書き方にします。