Microsoft Formsの使い方と、届いた回答を管理するときのつまずきやすい点

2026年1月27日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Microsoft Forms（フォームズ）の使い方を
✓通知や受付期間の設定まで公式ヘルプに沿って解説
✓届いた回答を管理するときにつまずきやすい点と

社内のアンケートや研修の申し込みを、Microsoft Forms（マイクロソフトフォームズ）で作るよう頼まれた。作り方は何となく分かっても、回答できる人の設定や、届いた回答の管理で迷う人は少なくありません。特に、回答が集まり始めてから質問を直したら、それまでの回答が消えてしまった、という失敗はよく起きます。

この記事では、Microsoft Formsの使い方を、フォームの作成から質問の追加、回答できる人の設定、送信と回答の収集、通知や受付期間の設定まで、Microsoftの公式ヘルプに沿って順に解説します。後半では、届いた回答を管理するときにつまずきやすい点と、その対処を整理します。結論を先に書くと、Microsoft Formsは作るのは簡単ですが、回答できる人と受付期間を公開前に決めておくこと、回答が集まってから質問を消さないことの2つを守るだけで、よくある失敗の多くを防げます。回答が届いたあとの担当決めや返信まで1つの画面で扱いたい場合は、フォームと回答の管理をまとめて扱えるHalictのような選択肢もあります。

Microsoft Formsとは何ができるツールか

Microsoft Formsとは、Microsoftが提供している、アンケート、テスト（クイズ）、投票を作るためのツールです。作ったフォームのリンクを送ると、受け取った人がブラウザで回答でき、集まった回答を集計して確かめられます。

Microsoftのヘルプでは、次のように説明されています。

Microsoft Forms では、アンケート、テスト、投票を作成し、戻ってきた結果を簡単に表示できます。出典: Microsoft サポート「Microsoft Forms を使用してフォームを作成する」

使える人は、職場や学校のMicrosoft 365のアカウントを持っている人と、個人のMicrosoftアカウント（Hotmail、Live、Outlook.com）を持っている人です。個人のアカウントでも使えるので、職場で使う前に自分で試してみることもできます。

Microsoft Formsが向いているのは、次のような場面です。

・社内アンケートや満足度調査
・研修や勉強会の申し込みと出欠の確認
・研修の理解度を確かめる小テスト
・会議の日程や、昼食の注文などの簡単な投票

職場でMicrosoft 365を使っている場合、TeamsやOutlookからフォームを送れる点や、組織のアカウントで回答者を確実に把握できる点が、ほかのフォームのツールと比べたときの強みです。

作り始める前に決めておく4つのこと

画面を開く前に、次の4つを紙やメモに書き出しておくと、作る途中で迷わず、後から作り直す手間も省けます。

1. 何のために集めるか

「研修の参加者を確定して会場を手配する」「来年の研修の内容を決める材料にする」のように、集めた回答を何に使うかを一言で書きます。目的が決まると、聞くべき質問と、聞かなくてよい質問が分かれます。

2. 誰に答えてもらうか

社内の人だけか、社外の人も含むかを決めます。これで、後で説明する「回答できる人」の設定が決まります。社外の人も含む場合は、個人情報の扱いを説明欄に書く必要があります。

3. いつまで受け付けるか

締め切りの日時を決めます。締め切りが決まっていれば、受付期間の設定と、回答を促す連絡の時期も決まります。

4. 届いた回答を誰が見て、どう対応するか

集計するだけか、1件ずつ返信が必要かを決めます。返信が必要なら、誰が対応するか、何日以内に返信するかまで決めておきます。この点を決めずに公開すると、回答が届いてから対応の分担で慌てることになります。

フォームを作る手順

ここからは、Microsoftのヘルプに沿って、Webでフォームを作る手順を説明します。

手順1 Microsoft Formsを開いて新しいフォームを作る

職場や学校のMicrosoft 365のアカウント、または個人のMicrosoftアカウントでMicrosoft Formsを開きます。ヘルプによると、Office.comにログインし、左側のMicrosoft 365のアイコンから［フォーム］を選んで開くこともできます。開いたら［新しいフォーム］を選びます。

手順2 題と説明を入れる

フォームの題と、必要に応じて説明を入れます。ヘルプでは、題は最大90文字、説明は最大1,000文字までと案内されています。説明には、アンケートの目的、回答にかかる時間の目安、締め切り、回答の使い道を書いておくと、答える人が安心して始められます。作っている間、フォームは自動で保存されます。

手順3 質問を追加する

［新規追加］を選び、質問の種類を選んで追加します。ヘルプで案内されている主な種類は次のとおりです。

質問の種類	向いている使い方
選択肢	1つ、または複数を選んでもらう
テキスト	自由に文章で書いてもらう
評価	星や数字で満足度などを答えてもらう
日付	希望日や生年月日などを選んでもらう
ランキング	複数の項目に順位を付けてもらう
リッカート	複数の項目について「そう思う」から「そう思わない」までの段階で答えてもらう
ファイルのアップロード	書類や画像を提出してもらう
ネットプロモータースコア	人に勧めたいかを0から10の数字で答えてもらう

リッカートは、同じ段階の選択肢で複数の項目をまとめて聞けるので、研修の満足度を「内容」「講師」「時間配分」のように項目ごとに聞くときに便利です。

手順4 セクションで質問を分ける

質問が多いときは、［セクション］で質問をまとまりごとに分けます。「参加者の情報」「当日の希望」「感想」のように分けると、答える人がどこまで進んだか分かりやすくなります。質問の答えに応じて、次に表示するセクションを変える分岐の機能もあります。

手順5 プレビューで確かめる

［プレビュー］を選ぶと、答える人にどう見えるかを確かめられます。パソコンとモバイルの両方の表示を確かめられるので、スマホで答える人が多い場合は、モバイルの表示で最後まで答えてみます。プレビューの画面で実際に答えて［送信］すると、フォームの動きを試せます。

回答できる人と、送り方を決める

フォームができたら、回答できる人と、フォームの送り方を決めます。Microsoftのヘルプ「フォームを他のユーザーに送信して回答を収集する」に沿って説明します。

回答できる人を選ぶ

フォームを開き、［回答の収集］を選ぶと、［回答の送信と収集］の画面で、回答できる人を選べます。

・誰でも回答可能：組織の内外のすべての人が回答できます。回答する人はサインインする必要がありません
・組織内のユーザーのみが回答可能：職場や学校のアカウントでサインインしている、組織内の人だけが回答できます
・組織内の特定のユーザーが回答可能：指定した人やグループだけが回答できます

組織内に絞った2つの設定では、名前を記録するかどうかと、回答を1人1回に限るかを選べます。ヘルプによると、この2つの設定は、教育機関向けと法人向けのMicrosoft 365でだけ使えます。特定のユーザーを指定する場合は、個人とグループを合わせて100件まで、そのうちグループは20件まで指定できると案内されています。

社外の人に答えてもらう申し込みのフォームなら「誰でも回答可能」、社内の調査で回答者を確実に把握したいなら「組織内のユーザーのみが回答可能」を選び、名前の記録と1人1回の制限をオンにします。

送り方を選ぶ

ヘルプでは、フォームはOutlookのメール、Teamsのグループやチャネルのメッセージ、QRコードで送れるほか、URLや埋め込みのコードをコピーして、別の方法で使うこともできると案内されています。リンクをすぐ共有したいときは［リンクのコピー］を選びます。職場や学校のアカウントでは、［URL を短くする］で短いURLにすることもできます。ヘルプによると、個人のMicrosoftアカウントやモバイルのサイトでは、この短いURLの機能は使えません。

会場で答えてもらうアンケートなら、QRコードを資料やスライドに載せる方法が手軽です。

公開前に見直しておく設定

フォームの［設定］では、回答の受け付け方を細かく決められます。ヘルプ「Microsoft Forms でフォームまたはクイズの設定を調整する」に沿って、公開前に見直しておきたい設定をまとめます。

回答の受付期間

「開始日」と「終了日」を設定すると、回答を受け付ける期間を日時で決められます。締め切りのあるアンケートや申し込みでは、必ず設定しておきます。終了日を設定しておけば、締め切り後に届いた回答の扱いに迷うことがありません。

「回答を受け入れる」をオフにすると、それ以上の回答を受け付けなくなります。オフにしたあとに回答しようとした人に表示するメッセージを、自分で書くこともできます。

各回答のメール通知

「各回答のメール通知を受け取る」をオンにすると、回答が送信されるたびにメールで知らせてもらえます。件数の少ない申し込みのフォームでは、届いたことにすぐ気付けて便利です。一方、件数の多いアンケートでは通知が大量になるので、オフにして、決まった時間に回答をまとめて確かめる運用のほうが向いています。

質問の順番と表示

「質問をシャッフルする」をオンにすると、回答者ごとに質問の順番が入れ替わります。ヘルプによると、複数のセクションやページがあるフォームでは、シャッフルは使えません。セクションのあるフォームでは、「進行状況バーを表示する」をオンにすると、答える人が残りの量を確かめながら進められます。

送信後の表示

「お礼のメッセージをカスタマイズする」で、送信後に表示するメッセージを書けます。申し込みのフォームなら、「後日、参加のご案内をメールでお送りします」のように、次に何が起きるかを書いておくと、問い合わせが減ります。

ヘルプでは、回答者が送信後に自分の回答を保存や印刷できるようにする設定も案内されています。申し込みの内容を回答者の手元に残してもらいたいときに使えます。

テスト（クイズ）を作るときの違い

研修の理解度を確かめるなら、アンケートではなくテスト（クイズ）として作ります。テストでは、質問ごとに正解を設定でき、回答すると自動で採点されます。

ヘルプによると、テストの設定には、回答者が送信したときに質問ごとの結果を確かめられる「結果を自動的に表示」があり、正解すると答えの隣に緑のチェックマークが付きます。正解かどうかをその場で見せたくない場合は、この設定をオフにします。「期間を設定」で、回答の時間に制限を設けることもでき、時間が来ると回答は自動で送信されます。

研修のあとに行う小テストなら、結果を自動で表示して、間違えた点をその場で振り返ってもらう使い方が向いています。評価に使うテストなら、結果の表示を止め、時間の制限を設けます。

用途別のフォームの作り方の例

使い方の手順が分かっても、実際に何を質問に入れればよいかで迷う人は多いはずです。よく頼まれる3つの用途について、質問の並べ方の例を示します。

研修や勉強会の申し込みフォーム

申し込みのフォームは、あとで参加者に連絡するための情報と、当日の準備に必要な情報を集めます。

順番	質問	質問の種類	必須
1	参加を希望する日程	選択肢	必須
2	お名前	テキスト	必須
3	所属（部署名）	テキスト	必須
4	連絡先のメールアドレス	テキスト	必須
5	参加の方法（会場・オンライン）	選択肢	必須
6	事前に聞きたいこと	テキスト	任意

社内向けで「組織内のユーザーのみが回答可能」にし、名前の記録をオンにする場合は、名前とメールアドレスの質問を省けます。回答者のアカウントで記録されるからです。答える人の手間が減り、入力の間違いも防げます。

研修のあとの満足度アンケート

満足度のアンケートは、全体の評価、項目ごとの評価、自由記述の順に並べます。

研修全体の満足度（評価）
内容・講師・時間配分の満足度（リッカート）
仕事に活かせそうか（選択肢）
よかった点（テキスト・任意）
改善してほしい点（テキスト・任意）

項目ごとの評価にリッカートを使うと、1つの質問でまとめて答えてもらえるので、質問の数が増えず、答える人の負担が軽くなります。自由記述は任意にして、最後に並べるのが基本です。

社内の投票や日程の希望

忘年会の日程や、社内の備品の希望など、1つのことを決めるための投票は、質問を1つか2つに絞ります。複数の候補日から参加できる日をすべて選んでもらう場合は、複数の回答を許可した選択肢にします。結果は、フォームの画面のグラフでそのまま共有できます。

Googleフォームと比べたときの違い

無料のフォームの道具としては、GoogleフォームもよくMicrosoft Formsと比べられます。どちらもブラウザで作り、URLで回答を集める点は同じです。違いは、使っているサービスとの組み合わせと、回答できる人の決め方にあります。

比べる点	Microsoft Forms	Googleフォーム
使うアカウント	Microsoft 365のアカウント、または個人のMicrosoftアカウント	Googleアカウント
回答の表での管理	Excelと組み合わせる	Googleスプレッドシートと組み合わせる
送る方法	Outlook、Teams、QRコード、URLなど	メール、URLなど
回答者の絞り込み	組織内、組織内の特定の人など（法人・教育向け）	回答者のGoogleアカウントのメールアドレスを記録する設定など

Googleフォームのヘルプでは、2026年9月から、1つのフォームにつき合計保存容量が最大1GB、回答数が最大50万件の上限が適用されると案内されています（フォームの回答を表示、管理する）。

どちらを選ぶかは、職場で使っているサービスで決めるのがいちばんです。Microsoft 365を使っている職場なら、TeamsやOutlookから送れて、回答をExcelで扱えるMicrosoft Formsのほうが、ほかの業務とつなげやすくなります。逆に、取引先や外部の参加者がGoogleのサービスを中心に使っている場合でも、回答する側はURLを開くだけなので、どちらで作っても答えてもらえます。迷ったときは、回答を管理する自分たちが毎日使っている表計算のソフトに合わせて選ぶと、集計や共有の手間が最も少なく済みます。

届いた回答を確かめて集計する

回答が集まったら、フォームの画面で質問ごとの集計を確かめられます。選択式の質問は、選ばれた数がグラフで表示されるので、全体の傾向はそこでつかめます。

詳しく集計したいときは、回答をExcelで開いて扱います。職場や学校のアカウントを使っている場合、ヘルプでは、Excel for the webから新しいフォームを作る方法も案内されています。この方法で作ったフォームは、回答がそのExcelのブックにたまっていくので、回答を表で管理したい場合に便利です。ヘルプによると、この方法は職場や学校のOneDriveと、Microsoft 365のグループにつながったチームサイトでだけ使えます。

集計の基本

Excelで集計するときは、質問の種類ごとに考え方を分けます。

・1つだけ選ぶ質問：選択肢ごとの件数をCOUNTIF関数で数え、全体の件数で割って割合を出します
・複数選べる質問：1つのセルに複数の選択肢が入るので、選択肢ごとに、その語を含むセルの数を数えます
・評価やネットプロモータースコア：平均だけでなく、点数ごとの件数も出すと、ばらつきが見えます
・自由記述：似た意見ごとに分類し、件数と代表的な意見を並べます

回答する人の側から見た使いやすさ

フォームを作る人は、作る画面ばかり見がちです。ところが、フォームの出来は、答える人がどれだけ迷わず最後まで答えられるかで決まります。公開前に、答える人の側から次の点を確かめます。

スマホで最後まで答えられるか

プレビューのモバイルの表示で、最後まで答えてみます。長い説明文や、選択肢の多い質問は、スマホでは何度もスクロールが必要になります。説明は短くし、選択肢は10個程度までに絞ります。

必須の質問が多すぎないか

必須の質問が多いと、答えに詰まった人が途中でやめてしまいます。本当に必要な質問だけを必須にし、それ以外は任意にします。

何を答えればよいかが分かるか

テキストの質問では、どのくらいの長さで、どんな形で答えればよいかを、質問の説明に書いておきます。たとえば電話番号なら「ハイフンなしで入力してください」と書いておくと、集計のときに形をそろえる手間が省けます。

送信したあとに何が起きるかが分かるか

お礼のメッセージに、次に何が起きるかを書いておきます。「受付の確認メールは送られません。参加のご案内は開催の3日前までにお送りします」のように書いておけば、答えた人からの「届いていますか」という問い合わせを減らせます。

担当が替わる、退職するときのフォームの引き継ぎ

職場でMicrosoft Formsを使っていると、フォームを作った人が異動や退職をしたあとに、そのフォームを誰が管理するかが問題になることがあります。毎年使う申し込みのフォームや、定期的な社内アンケートほど、引き継ぎを先に考えておく必要があります。

管理者による所有権の移し替え

Microsoftの管理者向けの案内（Microsoft Forms の管理者向け情報）では、組織を離れた人のフォームを、組織のOfficeアプリケーション管理者が別の人に移せる条件が説明されています。移せるのは、元の持ち主のアカウントが無効にされている場合か、削除されてから30日以内の場合です。アカウントが組織から完全に削除されたあとは、そのアカウントのフォームは移せず、元に戻すこともできないと書かれています。

退職の手続きでアカウントが削除される前に、フォームの扱いを決めておくことが大切です。

ふだんからできる備え

管理者に頼らなくても、ふだんから次の備えをしておくと、引き継ぎが楽になります。

・大事なフォームは、個人ではなくチームやグループで共有して管理する
・フォームの一覧と、それぞれの目的、担当者、受付期間を表にまとめておく
・集まった回答は、定期的にExcelに書き出して、共有の場所に保存する

特に、回答を個人のアカウントの中にだけ残しておくと、アカウントが削除されたときに回答も失われます。共有の場所に控えを取っておけば、担当が替わっても過去の回答を確かめられます。

回答者を守るための注意

フォームは手軽に作れる分、悪用されることもあります。Microsoftの管理者向けの案内では、Microsoft Formsは自動の審査で、フォームで機密の情報を不正に集めようとする動きを検出し、そのフォームの回答の受け付けを一時的に止めることがあると説明されています。

正しい目的で作ったフォームでも、パスワードや口座の番号のような情報を集める質問を入れると、回答者を不安にさせ、なりすましの手口と見分けがつかなくなります。フォームでは、パスワードやクレジットカードの番号などを決して聞かないようにします。必要な情報は、目的に照らして最小限にとどめ、説明欄に、誰が何のために集めているかを明記します。

届いた回答を管理するときにつまずきやすい点

Microsoft Formsは作るのが簡単な分、運用の途中でつまずく場面があります。よくある5つを、対処とあわせて整理します。

1. 回答が集まってから質問を消して、回答も消える

Microsoftのヘルプには、質問を削除すると、その質問について集めた回答も一緒に完全に削除されると書かれています。回答の受け付けを始めたあとに、質問の文言を直したくなることはよくあります。文言を少し直すだけなら編集で済みますが、質問そのものを消すと、その質問の回答は戻せません。

対処は、公開前にプレビューで答えてみて、質問を確定させておくことです。どうしても途中で質問を変える必要があるなら、先に回答をExcelに書き出して控えを取ってから変えます。

2. 回答できる人の設定を間違える

社外の人に答えてもらうはずのフォームを「組織内のユーザーのみが回答可能」のまま送ってしまい、相手が開けなかった、という失敗があります。逆に、社内向けの調査を「誰でも回答可能」で送り、リンクが転送されて関係のない人から回答が届くこともあります。送る前に、［回答の収集］の画面で、回答できる人の設定を必ず確かめます。

3. 締め切りを過ぎても回答が届く

終了日を設定し忘れると、締め切りを過ぎても回答が届き続けます。届いた回答を受け付けるのか、断るのかで、対応の手間が増えます。公開前に終了日を設定しておくか、締め切りの時刻になったら「回答を受け入れる」をオフにします。

4. 通知のメールに埋もれる

「各回答のメール通知を受け取る」をオンにしたまま件数が増えると、受信箱が通知で埋まり、ほかの大事なメールを見落とします。通知は件数の少ないうちだけ使い、件数が増えてきたらオフにして、決まった時間にまとめて確かめる形に切り替えます。

5. 1件ずつの対応の記録が残らない

申し込みや問い合わせのフォームでは、届いた回答ごとに「誰が対応するか」「返信したか」を記録する必要があります。Microsoft Formsは回答を集めて集計する道具なので、この記録はExcelに列を加えて手で管理し、返信はOutlookから送る形になります。件数が少ないうちはこれで回りますが、担当が複数になると、誰がどの回答に返信したかが分からなくなりがちです。

申し込みや問い合わせを複数人で受けるときの管理のしかた

アンケートと違い、申し込みや問い合わせのフォームは、届いた1件ずつに対応が必要です。Microsoft FormsとExcel、Outlookの組み合わせで回すときは、次のルールを決めておくと、対応の漏れや二重の返信を防げます。

管理の表に入れる列

回答がたまるExcelのブックに、次の列を加えます。

列	書く内容
担当	対応する人の名前（1人だけ）
状況	未対応・対応中・返信済み・完了
対応日	最後に対応した日
メモ	返信した内容の要点や、次にすること

返信の文面をそろえる

よくある問い合わせへの返信の文面を、ひな形として共有しておきます。担当ごとに書き方がばらばらだと、受け取る人に不安を与えます。

確かめる時間を決める

通知に頼らず、毎日決まった時間に「状況が未対応の行」を確かめる担当を決めます。休みの日の担当も決めておくと、対応が数日止まることを防げます。

回答の受付から返信までを1つの画面で扱う選択肢

Microsoft Formsの回答をExcelとOutlookで管理するのが苦しくなったときの選択肢の1つが、フォームのサービスのHalictです。公式サイトでは、集めた回答を表で管理して、担当や状況の列を手で埋め、返信はメールソフトで送る、という作業を1つにする道具として案内されています。届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。

フォームを作る面では、作りたいフォームを一言で伝えるとAIが質問の構成まで組み立てる機能、回答する人に1画面1問ずつ表示する形式、テキストや選択肢、評価、日付、メールなど12種類の項目が案内されています。

料金は、公式の料金ページで、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限と案内されています。フリープランでも、対応の段階の管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）、TeamsやSlackへの通知や一斉メールは、メンバー10人までのチームプラン（月額7,800円・税抜）からです。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

社内アンケートや小テストなど、集めて集計するだけの用途なら、職場のアカウントで使えるMicrosoft Formsで十分です。社外からの申し込みや問い合わせを複数人で受け、返信までの記録を残したい場合に、こうした道具を比べてみる価値があります。

フォームを使いこなす力を仕事に活かす

フリーランスや在宅ワークの市場を長く見てきた立場から言えば、フォームやExcelを組み合わせて、事務の流れを整えられる人は、中小の事業所で頼りにされています。紙や電話で受けていた申し込みをフォームに移し、回答の管理表と返信のひな形まで用意する。こうした仕事は、技術としては難しくなくても、現場の流れを聞き取って形にする力が求められ、継続の依頼につながりやすいと感じます。

こうした仕事を直接取引で受けると、間に仲介の手数料が入らない分、発注する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接やり取りできる場なら、その利点が両者に残ります。

業務の流れを整え、ツールの活用を支援する仕事に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような依頼があるかを確かめられます。フォームや管理の仕組みを作る側に回りたい人は、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。介護や福祉の現場で記録のデジタル化を進めたい事業所の方は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、補助金の使い方を紹介しています。

Microsoft Formsは、作るだけなら数分で済むツールです。ただし、回答できる人と受付期間を公開前に決めること、回答が集まってから質問を消さないこと、届いた回答の対応の記録をどこに残すかを決めておくこと。この3つを押さえておけば、アンケートでも申し込みでも、安心して使い続けられます。

よくある質問

Q. Microsoft Formsは無料で使えますか？

職場や学校のMicrosoft 365のアカウントのほか、Hotmail、Live、Outlook.comなどの個人のMicrosoftアカウントでも使えます。ただし、回答できる人を組織内に絞る設定など、一部の機能は教育機関向けや法人向けのMicrosoft 365でだけ使えます。使える機能は、アカウントの種類で確かめてください。