フォルダ整理のコツ｜階層と名前の決め方

フォルダ整理のコツを探しているあなたは、たぶん今、どこに何を保存したのか分からないファイルの山を前にしているはずです。デスクトップはアイコンで埋まり、ダウンロードフォルダには同じ名前に「(1)」「(2)」が付いたファイルが並び、先月の見積書を探すだけで5分かかる。こうした状態は、整理が苦手だから起きるのではなく、保存するときの決まりが無いまま使い続けた結果です。この記事では、フォルダの階層を何段にするか、名前をどう付けるか、散らかったフォルダをどの順番で片付けるか、片付けた状態をどう保つかを、順番に説明します。Mac で大量のフォルダを案件ごとに見やすく並べたい人向けには、ファイル管理アプリのAtriensを使う方法にも触れます。

フォルダ整理が後回しになる理由と、探す時間の重さ

ファイルが散らかる一番の理由は、保存する瞬間に考えることが多すぎるからです。メールで届いた請求書を保存しようとしたとき、「取引先のフォルダか、経理のフォルダか、今月のフォルダか」と迷うと、人はとりあえずデスクトップかダウンロードフォルダに保存します。この「とりあえず」が1日に何度も重なり、1か月もすれば行き先の分からないファイルが数十個たまります。

もう1つの理由は、散らかっていても当面は困らないことです。ファイルは机の上の紙と違って場所を取りませんし、検索すれば見つかることもあります。そのため片付けは「今は忙しいから」と後回しになりがちです。

こんなふうに思ってはいるものの、「今は忙しいから」と後回しにしていませんか？資料を探す度にストレスを感じたり、最悪見つからず作り直したりした経験がある人も多いでしょう。 出典: business.ntt-east.co.jp

後回しにした分の負担は、探す時間として毎日少しずつ返ってきます。同じ記事は、探し物にかかる時間と、それを減らしたときの効果を次のように紹介しています。

ビジネスパーソンが勤務時間中に「探し物」にかける時間は、年間およそ150時間というデータもあります。 もし、1日5分でもフォルダ管理に割く時間を削減できると、年間（245営業日）でおよそ20時間もの時間削減になります。 出典: business.ntt-east.co.jp

1日5分は短く感じますが、年間で20時間は、丸2日以上の作業時間に当たります。会社員なら残業が減り、在宅で仕事を受けている人なら、その時間を別の案件や家族との時間に回せます。探す時間に加えて、見つからずに作り直す時間、古い版を相手に送ってしまって謝る時間まで含めると、整理の効果はもっと大きくなります。

フォルダ整理は、一度に完璧な仕組みを作る作業ではありません。保存するときに迷わない決まりを3つほど作り、それを守り続ける作業です。決まりが単純なほど続きます。

整理を始める前に決める3つのルール

いきなりファイルを動かし始めると、途中で「このファイルはどっちだろう」と手が止まります。先に次の3つを決めておくと、片付けも、その後の保存も迷わなくなります。

ルール1：保存先の入り口を1か所にする

仕事のファイルを保存する最上位のフォルダを1つだけ決めます。たとえば「書類」の中に「仕事」というフォルダを作り、仕事のファイルは必ずこの下に保存する、と決めます。デスクトップ、ダウンロード、USBメモリ、クラウドの保存先と、入り口が4つも5つもあると、探す場所も4つか5つになります。

クラウドの保存先（Google ドライブ、OneDrive、iCloud Drive、Dropbox など）を使う場合も、仕事用はどれか1つに寄せるのが基本です。取引先の指定で別のサービスを使うときは、そのサービスの中にも同じ階層の決まりを当てはめます。

ルール2：階層は3段までにする

フォルダの中にフォルダ、その中にまたフォルダ、と深くするほど、目的のファイルにたどり着くまでのクリックが増えます。そのうえ、深い階層ほど「どこに入れたか」を覚えていられません。最上位から数えて3段、多くても4段までに収めると、たいていの仕事は回ります。

ルール3：名前の付け方を1つに決める

フォルダ名もファイル名も、同じ形で付けます。日付を入れるなら「20261025」のように年月日を8桁で書く、版を入れるなら「v1」「v2」と書く、といった形です。決め方は次の節以降で詳しく説明します。

この3つを紙かメモアプリに書き出し、パソコンの近くで見られるようにしておくと、迷ったときにすぐ確かめられます。複数人で同じフォルダを使う場合は、このメモそのものを共有フォルダの最上位に「00_このフォルダの使い方」という名前で保存しておくと、新しく入った人にも伝わります。

階層の決め方：仕事に合う3つの型

階層を3段に収めるといっても、1段目を何で分けるかで使いやすさが大きく変わります。よく使われるのは次の3つの型です。

型	1段目	2段目	3段目	向いている仕事
取引先別	取引先の名前	案件の名前	資料の種類	受託の仕事、営業、制作
年度別	年度	月または四半期	取引先や種類	経理、事務、総務
業務別	業務の種類	年度	案件や取引先	社内の定型業務、部署の共有

取引先別の型

在宅でデザインやライティングの仕事を受けている人、営業の担当者など、相手ごとにやり取りが分かれる仕事に向いています。「取引先 → 案件 → 資料の種類（打ち合わせ、素材、納品）」の形にすると、相手から連絡が来たときにその取引先のフォルダを開くだけで、必要なものがそろいます。

年度別の型

請求書、領収書、契約書のように、あとから「何年の何月の分」で探す書類が多い仕事に向いています。年度で分けておくと、保存期間が過ぎた年度のフォルダを丸ごと見直せるので、古い記録を削除するかどうかの判断も楽です。

業務別の型

「経理」「人事」「広報」のように、部署や業務の種類で分ける形です。社内の共有フォルダでよく使われます。業務別にしたあと、2段目を年度にするか取引先にするかは、その業務で何を手がかりに探すことが多いかで決めます。

どの型を選べばよいか

迷ったら、「探すときに最初に思い浮かべる言葉」で1段目を決めてください。請求書を探すとき、最初に「A社の」と思うなら取引先別、「去年の3月の」と思うなら年度別です。1つのパソコンの中で型を混ぜてもかまいません。たとえば「仕事」の下は取引先別、「経理」の下は年度別、という使い分けはよく見られます。混ぜてはいけないのは、同じ階層の中で分け方を変えることです。取引先の名前が並ぶフォルダに、「2025年」というフォルダが1つだけ混ざっていると、何がどこにあるのかがすぐに分からなくなります。

フォルダ名とファイル名の付け方のコツ

階層を決めたら、次は名前です。名前の付け方がそろっていると、フォルダを開いたときに並び順だけで目的のものが見つかります。

先頭に番号を付けて並び順を固定する

パソコンはフォルダを名前の順に並べます。そのままだと、よく使うフォルダが一覧の下のほうに沈むことがあります。先頭に「01_」「02_」のような2桁の番号を付けると、自分の決めた順番で並びます。

• 01_進行中
• 02_見積と契約
• 03_納品済み
• 99_保管

番号を1桁にすると、「10」が「2」より前に並んでしまうことがあるので、2桁にそろえるのがコツです。「99_保管」のように、あまり開かないフォルダには大きい番号を付けて一番下に沈めます。

日付は8桁で、名前の先頭に入れる

ファイル名に日付を入れるときは、「20261025」のように年4桁、月2桁、日2桁の8桁で書きます。「10月25日」や「R8.10.25」のように書くと、名前の順に並べたときに日付の順になりません。8桁で先頭に入れると、名前の順に並べるだけで古い順になります。

ファイル名の並びは「日付_取引先_内容_版」の形にすると、多くの書類に使えます。

• 20261025_A社_見積書_v1.xlsx
• 20261101_A社_見積書_v2.xlsx
• 20261110_B社_納品書.pdf

版は「最新」と書かず、番号で書く

「企画書_最新.docx」「企画書_最新2.docx」「企画書_本当の最新.docx」という並びは、どれが本当に新しいのか本人にも分からなくなります。版は「v1」「v2」のように番号で書き、相手に送った版には「_送付済み」のように状態を加えます。確定した版だけを「納品」のフォルダに移す決まりにすると、送り間違いも防げます。

使えない文字と、避けたほうがよい文字

ファイル名に使えない文字は、OS ごとに決まっています。Windows については、Microsoft の開発者向けの説明に、次の文字は予約されていると書かれています。

• 小なり記号、大なり記号、コロン（:）、二重引用符（"）
• スラッシュ（/）、円記号、縦棒（|）、疑問符（?）、アスタリスク（*）

同じ説明では、CON、PRN、AUX、NUL などの予約された名前を使わないこと、名前の末尾をスペースやピリオドにしないことも求めています（Microsoft Learn のファイル名の付け方）。

Mac については、Apple のサポートに、名前にはコロン（:）を使えず、ピリオド（.）で始まる名前は付けられないこと、一部のアプリでは半角のスラッシュを使えないことが書かれています（Apple サポートのファイル名の変更の説明）。

Windows と Mac の両方で開くファイルや、取引先とやり取りするファイルは、使える文字を一番狭いほうに合わせるのが安全です。記号はアンダーバー（_）とハイフン（-）だけにし、半角スペースも避けると、メールに添付したときやクラウドで共有したときに名前が崩れにくくなります。

ぐちゃぐちゃのフォルダを整理する5つのステップ

決まりができたら、いよいよ今あるファイルを片付けます。一気に全部やろうとすると途中で疲れて投げ出しやすいので、次の5つのステップで進めてください。

ステップ1：控えを取る

片付けの途中で、必要なファイルを誤って削除したり、上書きしたりすることがあります。始める前に、外付けのディスクかクラウドに、今の状態を丸ごとコピーしておきます。Mac なら Time Machine、Windows ならファイル履歴など、OS に付いているバックアップの機能を使えます。控えがあれば、思い切って動かせます。

ステップ2：新しい箱を先に作る

決めた階層どおりの空のフォルダを、先に作ります。「仕事」の下に取引先のフォルダ、その下に「01_進行中」「02_見積と契約」のような共通のフォルダ、という具合です。中身を動かす前に箱がそろっていると、ファイル1つごとに「どこに入れるか」を考える時間が短くなります。

ステップ3：「一時保管」のフォルダに全部集める

デスクトップ、ダウンロード、古いUSBメモリに散らばっているファイルを、まず「00_一時保管」という1つのフォルダに集めます。この段階では仕分けをしません。散らばった場所を1か所にするだけで、探す範囲が一気に狭くなります。

ステップ4：新しいものから順に仕分ける

一時保管のフォルダを更新日の新しい順に並べ、上から順に新しい箱へ移していきます。新しいファイルほど今の仕事に関係があるので、ここから手を付けると、整理の効果をすぐに感じられます。1回の作業は30分などと時間を決め、終わらなければ翌日に回します。

ステップ5：迷うものは「保管」へ、不要なものは削除する

1年以上開いていないファイル、どの案件のものか分からないファイルは、「99_保管」に移します。削除するのは、同じファイルの重複、ダウンロードし直せるソフトの入手ファイル、明らかに不要なスクリーンショットなど、なくても困らないと言い切れるものだけにします。契約書や請求書のように保存期間が決まっている書類は、次の節で説明する期間を過ぎるまで削除しません。

5つのステップを終えたら、一時保管のフォルダは空になるはずです。空にならなかった分は、無理に片付けず、来週の同じ時間にもう一度続きをやれば十分です。

片付けた状態を保つ運用のコツ

整理した直後は気持ちがよいのですが、決まりを守らないと数週間で元に戻ります。片付けた状態を保つには、毎日の小さな習慣と、定期的な見直しの両方が要ります。

デスクトップを作業台にしない

デスクトップは目に入りやすいので、つい保存先にしてしまいます。デスクトップには、今日使うファイルへのショートカットか、何も表示しない状態を目指します。作業が終わったファイルは、その日のうちに決まったフォルダへ移します。

ダウンロードフォルダを週に1回空にする

ブラウザやメールから保存したファイルは、たいていダウンロードフォルダに入ります。ここを週に1回、たとえば金曜日の終業前に空にする習慣を付けると、行き先の分からないファイルがたまりません。必要なものは決まったフォルダへ、不要なものは削除します。

保存するときに名前を付け直す

届いたファイルの名前は、送り手の付け方のままです。「見積書.pdf」「scan0012.pdf」のような名前のまま保存すると、あとで探せません。保存するその場で、自分の決まりの形（日付_取引先_内容）に付け直します。1つあたり10秒ほどの手間で、後の探す時間が大きく減ります。

月に1回、終わった案件を保管へ移す

「01_進行中」のフォルダに、終わった案件が残り続けると、進行中の一覧が長くなります。月に1回、終わった案件のフォルダを「03_納品済み」や「99_保管」に移します。進行中のフォルダに入っているのが今動いている案件だけになると、朝いちばんに開いたときに、今日やることが一目で分かります。

決まりを変えるときは、まとめて変える

使っているうちに、「この分け方は合わない」と感じることがあります。そのときは、気づいたフォルダだけを変えるのではなく、決まりのメモを書き直してから、同じ階層のフォルダをまとめて直します。一部だけ変えると、古い決まりと新しい決まりが混ざって、かえって探しにくくなります。

共有フォルダで複数人と使うときのポイント

自分1人のパソコンなら、決まりが多少ゆるくても本人が覚えていれば回ります。ところが、社内の共有フォルダや、取引先と共有するクラウドのフォルダでは、決まりがそろっていないと、全員が探す時間を失います。

決まりを文書にして、最上位に保存する

共有フォルダの最上位に「00_このフォルダの使い方」というファイルを作り、階層の型、名前の付け方、保管へ移すタイミング、削除してよい人を書いておきます。口頭で伝えただけの決まりは、担当者が替わると消えてしまいます。

個人のフォルダを作りすぎない

「山田さん用」「佐藤さん用」のように個人の名前でフォルダを作ると、その人が休んだり異動したりしたときに、中身が分からなくなります。個人のフォルダは作業中の下書きだけに使い、確定したものは業務や取引先のフォルダへ移す決まりにします。

同時に編集する書類は、1つのファイルを開く

複数人で同じ表や文書を直すとき、それぞれがコピーを手元に保存して編集すると、「どれが正しい版か」が分からなくなります。Google ドキュメントやスプレッドシート、Microsoft 365 のように、1つのファイルを同時に編集できる仕組みを使うと、版がばらばらになりません。

権限は必要な人にだけ付ける

共有フォルダは、全員が何でも削除できる状態にしておくと、誤操作で大事なファイルが消えることがあります。契約書や個人情報を含む書類のフォルダは、見られる人と編集できる人を分けておきます。取引先とクラウドで共有するときは、共有するフォルダを案件単位に絞り、案件が終わったら共有を解除します。

在宅で仕事を受ける人が取引先と共有フォルダを使うときも、この考え方は同じです。相手の決まりがあればそれに合わせ、無ければ「日付_内容_版」の付け方を最初の打ち合わせで提案しておくと、納品のときのやり取りがすっきりします。

消してはいけない書類と、保存期間の目安

片付けの途中で「古いから削除しよう」と思ったファイルの中には、法律で保存期間が決まっている書類が含まれていることがあります。代表的なのが、税金の計算に関わる帳簿と書類です。

法人の帳簿と書類は原則7年

国税庁のタックスアンサーによると、法人は帳簿と、取引に関して作成または受け取った書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。青色申告で欠損金が出た事業年度などは、10年間になる場合があります（国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間）。

個人で仕事をしている人の保存期間

個人事業主やフリーランスで白色申告をしている人について、国税庁は、帳簿や書類を5年間（記帳制度に基づいて作成した帳簿は7年間）保存する必要があると説明しています（国税庁 No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度）。青色申告の場合は書類によって期間が違うので、自分が何年保存すればよいかは、税務署や税理士に確かめてください。

メールで届いた請求書は、データのまま保存する

メールやWebサイトで受け取った請求書や領収書のデータ（電子取引のデータ）は、電子帳簿保存法の決まりで、データのまま保存する必要があります。保存したデータは「日付・金額・取引先」で探せる状態にしておく必要があり、国税庁のパンフレットは、その簡単な方法の1つとしてファイル名の付け方を挙げています。

規則性をもったファイル名（日付・金額・取引先の順番で表記）のデータを特定のフォルダに集約することにより、取引データの検索を可能とする方法 出典: 国税庁「令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について」

たとえば「20261025_110000_A社.pdf」のような名前で、「電子取引」のフォルダに年度ごとに保存する形です。この記事で紹介した「日付を先頭に入れる」付け方は、経理の書類ではこの決まりに合わせて、日付・金額・取引先の順にしておくと、税務の面でも探しやすさの面でも役立ちます。ただし、事業の規模や使っている会計ソフトによって必要な対応は変わるので、具体的な扱いは税務署か税理士に確認してください。

保存期間が残っている書類は、削除せずに「99_保管」の中の年度のフォルダへ移しておけば、普段の一覧からは見えなくなり、必要なときにはすぐ取り出せます。

OSの標準機能とアプリで整理を楽にする方法

ここまでの決まりは、特別なソフトを使わなくても、Windows のエクスプローラーや Mac の Finder だけで実行できます。そのうえで、OS に付いている機能を知っておくと、整理の手間をもう一段減らせます。

Mac のタグで、フォルダをまたいで印を付ける

Mac の Finder では、ファイルやフォルダにタグを付けられます。Apple のサポートによると、1つの項目に複数のタグを付けられ、サイドバーでタグをクリックすると、そのタグが付いた項目をすべて表示できます。Control キーを押しながら1から7の数字キーを押すと、よく使うタグをすばやく付けたり外したりできます（Apple サポートのタグの説明）。

フォルダの階層は1つの分け方しか表せませんが、タグを使えば「至急」「確認待ち」のような状態を、取引先のフォルダをまたいで付けられます。階層は取引先別のまま、状態はタグで見る、という使い分けができます。

Mac のスマートフォルダで、条件に合うファイルを集める

Finder の「ファイル」メニューから「新規スマートフォルダ」を選ぶと、ファイルの種類や開いた日付、内容などの条件を指定して、条件に合うファイルの一覧を作れます。Apple のサポートによると、条件に合うファイルを追加、変更、削除すると、一覧は自動的に更新されます（Apple サポートのスマートフォルダの説明）。「今月更新した PDF」のような一覧を作っておくと、フォルダを1つずつ開かずに済みます。

Mac で複数のファイルの名前を一度に変える

Finder で複数のファイルを選び、Control キーを押しながらクリックして「名称変更」を選ぶと、名前のテキストを置き換える、テキストを加える、連番や日付の形式にそろえる、といった変更をまとめて実行できます。スキャンした書類が「scan0001」「scan0002」と並んでいるときに、先頭へ日付と取引先をまとめて付けられます。

案件ごとにばらばらの場所を並べたいときは Atriens

Mac で、外付けのディスクや NAS（ネットワークにつないだ共有のディスク）、書類フォルダ、クラウドの保存先に案件の資料が分かれていると、Finder のサイドバーだけでは1つの案件としてまとめて見られません。そうした場面の候補になるのが、Mac のファイル管理アプリのAtriensです。

Atriens の公式ページによると、サイドバーの上で、離れた場所にあるフォルダを1つの案件の下に並べられ、そのときファイルの実体は元の場所から動きません。サイドバーに表示する名前をフォルダ名とは別に付けられ、「受託」「執筆」のように自分の分け方でカテゴリを作れます。登録した場所ごとに色と記号を付ける機能、あちこちから集めたファイルを一時的に保管してまとめて別の場所へ移せるシェルフ、条件を保存して何度でも探し直せる検索、iCloud や Google ドライブ、外付けディスクを同じサイドバーに表示する機能もあります。対応は macOS 14 以降で、アカウント登録は不要、Mac の中で使う機能は無料とされています。

実際のファイルの階層を何度も組み替えずに、見た目の並びだけを案件ごとに整えたい人には、合う使い方です。逆に、Windows のパソコンだけで仕事をしている人や、階層の決まりだけで十分に回っている人は、OS の標準機能のままで問題ありません。Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Windows のエクスプローラーでできること

Windows では、エクスプローラーの左側にある「クイックアクセス」によく使うフォルダをピン留めすると、深い階層を毎回たどらずに開けます。また、パスの長さには既定で260文字の上限がある、と Microsoft の説明に書かれています。階層を深くしすぎたり、フォルダ名を長くしすぎたりすると、この上限に当たってファイルをコピーできないことがあるので、階層を3段に収める決まりはこの面でも役立ちます。

フォルダ整理でつまずきやすい4つの失敗

決まりを作っても、うまく続かないことがあります。よく見られる失敗と、その直し方を整理しておきます。

失敗1：最初から細かく分けすぎる

整理を始めたばかりのときは、「請求書」「領収書」「見積書」「発注書」と、書類の種類ごとに細かくフォルダを作りたくなります。ところが、1つのフォルダに2つか3つしかファイルが入らない状態になると、開く回数ばかりが増えます。目安として、1つのフォルダに10個から30個ほどのファイルがたまってから分ける、と決めると、ちょうどよい細かさになります。

失敗2：「その他」フォルダが一番大きくなる

どこにも当てはまらないファイルを入れる「その他」や「未分類」のフォルダは、便利な反面、気づくと一番大きなフォルダになっています。こうしたフォルダは「00_一時保管」として扱い、週に1回の見直しで空にする対象に入れます。空にできないファイルが毎回同じ種類なら、それは新しいフォルダを作る合図です。

失敗3：同じファイルを複数の場所に保存する

「取引先のフォルダにも、経理のフォルダにも入れておこう」とコピーすると、片方だけを直したときに中身がずれます。ファイルの実体は1か所に保存し、別の場所から開きたいときは、Windows ならショートカット、Mac ならエイリアスやタグを使います。

失敗4：決まりを自分しか知らない

1人で使うパソコンでも、半年後の自分は今の決まりを忘れています。決まりのメモを残しておかないと、久しぶりに開いたフォルダで「この番号は何の順番だったか」と迷います。最上位のフォルダに使い方のメモを保存する方法は、1人で使う場合にも役立ちます。

在宅で仕事を受ける人ほど、フォルダ整理が信頼につながる

フリーランスや在宅ワークの仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、継続して仕事を頼まれる人ほど、ファイルの受け渡しが整っています。依頼した側から見ると、毎回同じ形の名前で納品物が届き、「前回の修正版はどれでしたか」と聞くとすぐに答えが返ってくる相手は、それだけで安心して次の仕事を任せられます。反対に、ファイルの版を取り違えて古い原稿を納品してしまう、素材の受け取り漏れが続く、といったことが重なると、腕がよくても次の依頼は減りがちです。フォルダ整理は、地味でも仕事の質の一部です。

仲介の手数料が乗らない直接のやり取りでは、依頼する側は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は受け取る金額が厚くなります。その分、やり取りの段取りは当事者どうしで整える必要があり、ファイルの名前の付け方や共有フォルダの決まりを最初に合わせられる人は、相手にとって手間の少ない取引相手になります。

職種によって扱うファイルの種類は違います。デザインの仕事では、素材、作業中のデータ、書き出した納品物が大量にたまります。デザイナーの年収・単価相場では、デザインの仕事の収入の目安をまとめているので、案件の規模とあわせて見ておくと、どのくらいのファイルを扱うことになるかの見当も付きます。アプリやシステムを作る仕事では、ソースコードは専用の管理の仕組みを使い、仕様書や打ち合わせの記録を取引先別のフォルダで管理する形がよく見られます。アプリケーション開発のお仕事では、在宅で受けられる開発の仕事の種類と進め方を紹介しています。

業務の改善そのものを仕事にする道もあります。中小企業の書類管理や業務の流れを見直す相談は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介している仕事の中にも含まれます。経営の助言を体系的に学びたい人には、国家資格の中小企業診断士のガイドで、試験の内容と仕事の広がりを確かめられます。病院やクリニックの事務のように、保存期間の決まった書類を大量に扱う職場で働きたい人は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のガイドが参考になります。

在宅で働く環境を整える費用について知りたい事業者の人は、テレワーク 助成金 2026で、テレワークの導入に使える助成金の種類と申請の流れを確認できます。

フォルダ整理は、今日5分あれば始められます。まずは「仕事」のフォルダを1つ作り、ダウンロードフォルダの中身を「00_一時保管」に移すところから手を付けてみてください。片付いたパソコンで受けたい仕事が見つかったら、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事のような職種別のガイドから、自分の得意分野に近い仕事を探せます。

よくある質問

Q. フォルダの階層は何段までにすればよいですか？

最上位から数えて3段、多くても4段までに収めると、たいていの仕事は回ります。深い階層ほど、どこに保存したかを覚えていられず、目的のファイルにたどり着くまでのクリックも増えます。Windows ではパスの長さに既定で260文字の上限があるため、階層を深くしすぎるとコピーできないこともあります。

Q. ファイル名に日付を入れるときの書き方は？

「20261025」のように、年4桁、月2桁、日2桁の8桁で、名前の先頭に入れるのが基本です。この形にすると、名前の順に並べるだけで日付の順に並びます。「10月25日」や和暦の略記で書くと並び順が崩れるので避けます。経理の書類は「日付_金額_取引先」の順にしておくと、電子取引のデータの保存にも合わせやすくなります。

Q. 古いファイルはどのくらいで削除してよいですか？

一律の基準はありませんが、帳簿や請求書、領収書のように税金の計算に関わる書類は、保存期間が決まっています。法人は原則7年間、個人で白色申告をしている人は原則5年間などと国税庁が案内しています。期間が残っている書類は削除せず、保管用のフォルダへ移します。自分の場合の年数は税務署や税理士に確かめてください。

Q. 共有フォルダの整理で一番大事なことは何ですか？

決まりを文書にして、共有フォルダの最上位に保存しておくことです。階層の型、名前の付け方、終わった案件を保管へ移すタイミング、削除してよい人を書いておくと、担当者が替わっても同じ形で使い続けられます。個人の名前のフォルダを作りすぎないこと、編集できる人を必要な範囲に絞ることも、迷子と誤削除を防ぐのに役立ちます。