イベントの申し込みフォームを無料で作る手順と、参加者の管理で決めておくこと

2026年1月10日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓イベントの申し込みフォームを無料で作る手順を
✓GoogleフォームとMicrosoft Formsの両方で整理しました
✓作る前に決める定員や締め切り

イベントの申し込みフォームは、無料の道具で十分に作れます。GoogleアカウントがあればGoogleフォーム、MicrosoftアカウントがあればMicrosoft Formsを使って、費用をかけずに申し込みの受付を始められます。作るのにかかる時間も、項目が決まっていれば30分ほどです。

難しいのは、フォームを作る前と後です。定員は人数で数えるのか件数で数えるのか、参加費はどうやって集めるのか、キャンセルの連絡はどこで受けるのか。これを決めないまま受付を始めると、名簿と実際の参加者が合わなくなり、当日の受付で慌てることになります。この記事では、イベントの申し込みフォームを無料で作る手順をGoogleフォームとMicrosoft Formsの両方で説明し、作る前に決めておくこと、参加費の集め方、前日と当日の運営、開催後の片付けまで、参加者の管理で決めておくことを順に整理します。申し込みの受付から参加者への連絡までを1つの画面で扱える道具として、無料のプランがあるフォームの道具のHalictにも触れます。

イベントの申し込みをフォームで受ける利点

申し込みを電話やメール、紙の申込書で受けていた主催者にとって、フォームに切り替える利点ははっきりしています。来場者の管理の仕組みを提供するQ-PASSは、オンラインの申し込みフォームの利点を次のように挙げています。

効率的な管理：参加者の情報を一元管理できるため、名簿作成や出席確認が容易になって受付作業を効率化できます。2. トラブルの防止：オンラインフォームの場合、入力された情報はデジタル化されるため、手書きの誤字脱字や読み取りミスから発生するトラブルを防ぐことができます。3. 申し込み率の向上：オンラインフォームの場合、24時間いつでもどこからでも申し込みが可能となるのでイベントへの申し込み率を上げることができます。出典: guide.q-pass.jp

電話の受付は主催者の手が空いている時間にしかできず、メールの申し込みは書き方が人によってばらばらです。フォームなら、申し込む人は好きな時間に申し込め、主催者の手元には同じ形の回答が一覧でそろいます。名簿づくりは、その一覧を並べ替えるだけで済みます。

一方で、フォームに切り替えても、主催者がやることが無くなるわけではありません。申し込みを受けた後の連絡、変更とキャンセルの反映、参加費の確認は、フォームとは別に決めて回す必要があります。この「別に決めること」を先に決めておくのが、無料のフォームでイベントを回すいちばんのこつです。

無料で申し込みフォームを作る方法を比べる

無料で使えるフォームの道具は数多くありますが、ここでは多くの人がすでにアカウントを持っている2つと、受付後の管理まで扱える道具の3つを比べます。

比べる点	Googleフォーム	Microsoft Forms	受付後の管理に強いフォームの道具
必要なもの	Googleアカウント	Microsoftアカウント、または職場や学校のアカウント	道具ごとのアカウント
回答者のログイン	設定によっては不要	「誰でも回答可能」なら不要	道具による
回答の一覧	回答の画面とスプレッドシート	回答の画面とExcel	道具の回答の一覧
受付の終了	終了日や回答数の上限を設定できる	設定で受付を止められる	道具による
参加者への連絡	回答のコピーを送れる。個別の連絡は別のメールソフト	個別の連絡は別のメールソフト	同じ画面から返信や一斉連絡ができるものがある

すでに仕事でGoogle Workspaceを使っているならGoogleフォーム、Microsoft 365を使っているならMicrosoft Formsを選ぶと、回答の共有や名簿づくりが普段の道具の中で完結します。どちらも使っていない地域の団体やサークルなら、個人のGoogleアカウントで始められるGoogleフォームが手軽です。

フォームを作る前に決めておく5つのこと

フォームの項目を考える前に、次の5つを決めておきます。ここが決まっていないと、フォームの説明欄に書く内容が決まらず、受付を始めてから方針を変えることになります。

1. 定員を人数で数えるか、申し込みの件数で数えるか

1件の申し込みで家族や同僚と複数人で参加できるイベントでは、申し込みの件数と参加者の人数が一致しません。定員を「30人」と決めたなら、フォームの回答数の上限を30件にしても、実際には30人を超える申し込みが入ります。定員は人数で数え、回答の一覧で合計人数を見ながら受付を止めるのか、1件につき1人に限るのかを先に決めます。

2. 申し込みの締め切り

締め切りは日付と時刻で決めます。前日の案内メールや名簿の準備に必要な日数を逆算し、開催の数日前に設定するのが一般的です。会場の席やお弁当の数を業者に伝える期限がある場合は、その期限より前にします。

3. 参加費の集め方

無料のフォームの道具には、参加費を集める機能が無いことがほとんどです。当日の受付で現金で受け取るのか、事前に銀行振込で受け取るのか、決済サービスのリンクを送るのかを決め、その方法をフォームの説明欄に書きます。集め方の詳しい注意は、後の節で説明します。

4. キャンセルと変更の受け方

キャンセルや人数の変更を、どこで、いつまで受け付けるかを決めます。メールアドレスを1つに決めて「変更とキャンセルはこちらへ」と案内するのが基本です。参加費を事前に受け取る場合は、いつまでのキャンセルなら返金するかも決めておきます。

5. 参加者への連絡の手段

受付の確認、前日の案内、急な変更の知らせを、どの手段で送るかを決めます。メールを基本にするなら、フォームでメールアドレスを必須にします。LINEのグループやチャットで連絡する集まりなら、そのことを説明欄に書いておきます。

申し込みフォームに入れる項目

項目は、前の節で決めた5つに沿って選びます。基本になるのは次の項目です。

お名前（必須）
メールアドレス（必須。受付の確認と前日の案内に使う）
参加人数（複数人で参加できる場合。ご本人を含めた人数を数字で）
参加する回や時間帯（複数回の開催の場合）
参加方法（会場とオンラインの両方がある場合）
参加費の支払い方法（複数の方法から選べる場合）
イベントを知ったきっかけ（任意。次回の告知に生かす）
事前に伝えたいこと（任意。配慮が必要な事情や質問）
個人情報の取り扱いへの同意（必須）

「イベントを知ったきっかけ」は、主催者にとって次回の告知の方法を決める材料になります。チラシ、SNS、知人の紹介、メールの案内などの選択肢を用意し、「その他」も選べるようにします。

個人情報の取り扱いについては、フォームの説明欄に「ご記入いただいた情報は、本イベントの受付と開催に関するご連絡にのみ使用します」のように、使い道を書いておきます。個人情報保護法は、本人から入力画面などで直接個人情報を受け取るとき、あらかじめ利用目的を示すよう求めています（第21条第2項）。

Googleフォームで作る手順

Googleフォームで、イベントの申し込みフォームを作る手順です。

forms.google.comを開き、空白のフォームのアイコンをクリックします。
フォームのタイトルにイベント名を入れ、説明欄に日時、会場、参加費と支払い方法、定員、締め切り、キャンセルの連絡先、個人情報の使い道を書きます。
追加のアイコンで質問を加え、質問の形式を選びます。名前やメールアドレスは「記述式」、参加する回は「ラジオボタン」や「チェックボックス」、参加人数は「プルダウン」か、数値の検証を付けた「記述式」にします。
必ず答えてほしい質問は「必須」をオンにします。
「設定」の「回答」でメールアドレスの集め方を選びます。一般の参加者向けなら「回答者からの入力」が向いています。あわせて「回答のコピーを回答者に送信」を設定すると、申し込みの控えが参加者に届きます。
「設定」の「プレゼンテーション」で確認メッセージを編集し、「お申し込みありがとうございます。開催の前日に案内のメールをお送りします」のように、次に起きることを書きます。
右上の「プレビュー」から自分で1回申し込み、スマートフォンでも答えやすいかを確かめます。
右上の「公開」でフォームを公開し、「公開済み」から「回答者に送信するリンクをコピー」でリンクを取得します。

締め切りと定員を設定する

Googleドキュメントエディタヘルプの「フォームの回答を表示、管理する」によると、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると受付を止められ、「終了日または回答数の上限を設定」から、特定の日時で受付を終える設定と、決めた回答数で受付を終える設定ができます。受付が終わった後にフォームを開いた人に表示するメッセージも書き換えられます。

ヘルプには、複数の人が同時に回答した場合は、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられるとも書かれています。人気のイベントで受付開始と同時に申し込みが集中しそうなときは、定員を超えた場合の扱い（キャンセル待ちにするなど）を説明欄に書いておきます。

回答をスプレッドシートにつなぐ

「回答」の画面から回答の送信先のスプレッドシートを作ると、申し込みが届くたびに1行ずつ追加されます。このスプレッドシートが、参加者の名簿の元になります。申し込みの通知が欲しい場合は、回答の画面のその他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにします。

Microsoft Formsで作る手順

仕事でMicrosoft 365を使っている場合や、Outlook.comなどのMicrosoftアカウントを持っている場合は、Microsoft Formsでも無料で申し込みフォームを作れます。Microsoftのサポートページでは、Microsoft FormsはMicrosoftアカウントを持つ人や、対象のMicrosoft 365のプランを使う人が利用できると案内されています。

Microsoft Formsを開き、Microsoftアカウント、または職場や学校のアカウントでサインインします。
新しいフォームを作り、タイトルと説明にイベントの情報を書きます。
質問を追加し、名前やメールアドレスはテキスト、参加する回は選択肢の形式で作ります。
フォームを開いた状態で「回答の収集」を選びます。
「回答の送信と収集」の画面で、回答できる人を選びます。

Microsoftのサポートページ「フォームを送信して回答を集める」によると、回答できる人に「誰でも回答可能」を選ぶと、組織の内外のすべての人が回答でき、回答者はサインインする必要がありません。「organization内のユーザーのみが回答可能」を選ぶと、職場や学校のアカウントでサインインした組織の中の人だけが回答できます。社外の参加者も受け付けるイベントでは「誰でも回答可能」を選びます。

フォームは、Outlookのメール、Teamsのメッセージ、QRコードで送れるほか、URLや埋め込みのコードをコピーして、ほかの手段で使うこともできると案内されています。チラシにQRコードを印刷する場合や、自分のサイトに埋め込む場合にも対応できます。

告知して受付を始める

フォームを公開したら、イベントの告知と一緒にリンクを配ります。

告知の手段ごとの配り方

メールやメールマガジン：本文にリンクを入れ、件名にイベント名と開催日を入れます。
SNS：投稿にリンクを入れます。画像だけの投稿ではリンクを押せないため、本文にも必ず入れます。
チラシやポスター：フォームのリンクをQRコードにして印刷します。QRコードの近くに、申し込みの締め切りも書いておきます。
自分のサイト：イベントの案内ページにリンクを置くか、フォームを埋め込みます。

受付の開始時刻を決めておく

先着順のイベントでは、受付を何日の何時に始めるかを告知しておくと、申し込みが一部の人に偏らず、公平に受け付けられます。告知より前にフォームのリンクが出回ると、先に知った人だけが申し込める状態になるため、受付開始の時刻までは回答を受け付けない状態にしておき、時刻になったら受付を始めます。

申し込みが集まらないときに見直すこと

告知をしたのに申し込みが伸びないときは、イベントの中身の前に、フォームまでの道のりを見直します。

リンクが押せる形で届いているか：画像だけのSNSの投稿や、PDFのチラシでは、リンクを押せないことがあります。本文にリンクを書き、チラシにはQRコードを入れます。
フォームを開いてすぐに、何のイベントか分かるか：タイトルと説明欄の冒頭に、イベント名、日時、会場が書かれているかを確かめます。
質問が多すぎないか：申し込みの段階では、当日までに必要な情報だけを聞きます。アンケートのような質問は、開催後に回します。
スマートフォンで最後まで進めるか：自分のスマートフォンで申し込んでみて、途中で迷う箇所が無いかを確かめます。

申し込みの件数は、告知を出した日と手段ごとに記録しておくと、どの告知が効いたかが分かります。フォームの「イベントを知ったきっかけ」の回答と合わせて見れば、次回はどこに力を入れるかを決められます。締め切りの数日前に、告知を一度だけ繰り返すのも効果があります。「締め切りまであと3日です」と期限を示すと、後回しにしていた人が申し込みます。

参加者の管理で決めておくこと

申し込みが届き始めたら、参加者の管理が始まります。ここで決めておくべきことを整理します。

名簿の正本を1つに決める

フォームの回答の一覧、スプレッドシート、担当者が手元で作ったファイル、紙の名簿。名簿が複数あると、どれが最新か分からなくなります。名簿の正本は「回答をつないだスプレッドシート」のように1つに決め、変更やキャンセルはすべてそこに反映します。

名簿に加える管理の列

スプレッドシートには、フォームの回答の列の右側に、主催者が使う列を加えます。

受付の確認の連絡（済み、未）
参加費の支払い（済み、未、当日）
キャンセル（あり、なし）と、その日付
担当者のメモ
当日の出欠

フォームの回答の列は直接書き換えず、変更は管理の列やメモに記録します。参加者が人数を変更した場合も、元の回答を書き換えるのではなく、「変更後の人数」の列に記録すると、後から何が変わったかをたどれます。

受付の確認の連絡

Googleフォームの回答のコピーで控えは届きますが、主催者からの「受け付けました」という連絡があると、参加者は安心します。手作業で送るなら、誰が、いつ、どの文面で送るかを決め、送ったら名簿の「受付の確認の連絡」の列に記録します。担当が複数いると、二重に送ったり、誰も送っていなかったりするためです。

キャンセル待ちの扱い

定員に達した後も申し込みを受けてキャンセル待ちにする場合は、キャンセル待ちであることをフォームの説明欄と受付の連絡で伝えます。キャンセルが出たときに、キャンセル待ちの人へどの順番で連絡し、いつまでに返事がなければ次の人に回すのかも決めておきます。

参加者に送る連絡の文例

申し込みの後に送る連絡は、文面を先に用意しておくと、担当が変わっても同じ品質で送れます。よく使う3つの文例を挙げます。

受付の確認

「〇〇様このたびは〇〇（イベント名）にお申し込みいただき、ありがとうございます。以下の内容で受け付けました。日時：〇月〇日〇時から〇時会場：〇〇参加人数：〇名参加費：〇〇円（当日受付でお支払いください）開催の前日に、会場の案内をあらためてお送りします。変更やキャンセルは、このメールへの返信でお知らせください。」

前日の案内

「〇〇様明日の〇〇（イベント名）のご案内です。受付は〇時から、会場の〇階で行います。会場までの地図：（リンク）お持ちいただくもの：〇〇当日のご連絡は、〇〇（電話番号）までお願いします。お気をつけてお越しください。」

キャンセルの受付

「〇〇様キャンセルのご連絡をいただき、ありがとうございます。〇月〇日の〇〇（イベント名）のお申し込みを取り消しました。またの機会にご参加いただけますと幸いです。」

文例の中の「〇〇」の部分は、名簿の列から差し込める形にしておくと、送る作業が速くなります。キャンセルの受付の連絡を送ったら、名簿のキャンセルの列に日付を記録し、キャンセル待ちの人がいれば次の人に連絡します。

会場とオンラインの両方で開くイベント

会場での参加とオンラインでの参加を両方受け付けるイベントでは、申し込みフォームと参加者の管理に、もう一段の工夫が要ります。

参加方法を必須の選択肢にする

フォームでは、参加方法を「会場」「オンライン」の選択肢から必ず選んでもらいます。Googleフォームの「回答に応じてセクションに移動」の設定を使うと、会場を選んだ人には人数や食事の質問を、オンラインを選んだ人には接続の確認の質問を表示する、というように、参加方法ごとに必要な質問だけを見せられます。

定員は参加方法ごとに数える

会場の席には限りがあり、オンラインの参加には別の上限があることも多いため、定員は参加方法ごとに数えます。名簿のスプレッドシートで、参加方法ごとの合計人数が見えるようにしておくと、どちらかが定員に達したときに気づけます。片方だけ定員に達した場合は、フォームの説明欄と選択肢の文言に「会場参加は満席です」と書き、選択肢を外します。

前日の案内を分けて送る

前日の案内は、会場の参加者には地図と受付の時刻を、オンラインの参加者には参加用のURLと接続の確かめ方を、それぞれ分けて送ります。両方の情報を1通にまとめると、読み間違いが起きやすくなります。

参加費の集め方と注意

無料のフォームでイベントを回すとき、もっとも手間がかかるのが参加費の扱いです。

当日の受付で集める

当日の受付で現金を受け取る方法は、準備がもっとも少なく済みます。ただし、釣り銭の準備と、受付での待ち時間が増えます。名簿に参加費の金額を印刷しておき、受け取ったら印を付けると、集計が楽になります。領収書が必要な参加者がいる場合は、事前にフォームで希望を聞いておきます。

事前に振込で受け取る

事前の振込は、当日の受付が楽になる一方で、入金の確認に手間がかかります。振込の名義と申込者の名前が一致しないことも多いため、「振込の際は、お名前の前に受付番号を入れてください」のように案内しておくと、照合しやすくなります。入金を確かめたら、名簿の「参加費の支払い」の列に記録します。

決済サービスのリンクを送る

クレジットカードや電子マネーで支払ってもらう決済サービスのリンクを、受付の確認の連絡で送る方法もあります。決済サービスには手数料がかかるため、参加費との釣り合いを確かめてから選びます。

返金の決まりを先に書く

事前に参加費を受け取る場合は、キャンセルしたときに返金するか、いつまでなら返金するかを、フォームの説明欄に書いておきます。後から決めると、参加者ごとに対応が変わり、不公平だという声が出ます。

前日と当日の運営

前日の案内

開催の前日には、申込者全員に案内を送ります。会場の地図、受付の時刻、持ち物、参加費の支払い方法、急な連絡先を書きます。オンライン開催なら、参加用のURLもここで送ります。申し込みの時点でURLを伝えると、申し込んでいない人に広まるおそれがあるためです。

当日の受付

受付には、名前の五十音順に並べた名簿を用意します。名簿には、名前、人数、参加費の支払いの状況、事前に伝えたいことの要点を並べておきます。来場を確かめたら当日の出欠の列に印を付けます。受付が複数人なら、名前の頭文字で受付を分けると、待ち時間が短くなります。

開催後にやること

お礼の連絡とアンケート

開催の翌日までに、参加者にお礼の連絡を送ります。満足度や次回の希望を聞く短いアンケートのリンクを添えると、次回の企画の材料になります。欠席した人には、資料の送付や次回の案内を送るかどうかを決めておきます。

集めた個人情報を片付ける

イベントが終わったら、集めた個人情報をどう扱うかを決めます。フォームの説明欄に「終了後3か月以内に削除します」のように書いた場合は、その期限どおりに削除します。次回の案内を送るために連絡先を残す場合は、案内を希望した人の分だけにします。

Googleフォームでは、回答の画面から、すべての回答を削除することも、個別に回答を削除することもできます。Googleのヘルプでは、フォームから回答を削除した場合は元に戻せないと案内されています。また、回答をスプレッドシートに保存している場合、フォームの回答を削除してもスプレッドシートは削除されず、別に削除する必要があります。

無料で回すときに気をつけたいこと

個人のアカウントで作ると、引き継ぎで困る

地域の団体やサークルでは、担当者の個人のGoogleアカウントでフォームを作ることがよくあります。担当者が交代すると、フォームと名簿が前の担当者のアカウントに残ったままになります。団体で共有のアカウントを作るか、フォームの共同編集者に次の担当者を加えておくと、引き継ぎで困りません。

共有の範囲を見直す

Googleフォームの回答をスプレッドシートに保存すると、フォームの共同編集者はそのスプレッドシートにもアクセスできるようになります。Googleのヘルプでは、共同編集者を外す場合はフォームとスプレッドシートの両方で権限を変える必要があると案内されています。役員や担当者が交代したときは、両方の共有設定を見直します。

上限に近づいたら、新しいフォームを作る

Googleのヘルプによると、2026年9月からGoogleフォームには合計の保存容量が1GB、フォームあたりの回答数が50万件という上限が適用されています。イベントの申し込みでこの上限に届くことはまれですが、毎回同じフォームを使い回して回答が積み重なっていると、名簿の整理も大変になります。開催ごとに新しいフォームを作るほうが管理しやすくなります。

受付から参加者への連絡までを1つの画面で

ここまでの管理を、フォームとスプレッドシートとメールソフトの組み合わせで回すのは十分に可能です。年に数回、参加者が数十人までのイベントなら、それで足りることがほとんどです。

ただ、毎月イベントを開く、複数の担当で受付を分担する、申し込みごとに受付の確認、支払い、出欠を追いたい、という段階になると、スプレッドシートの管理の列とメールソフトを行き来する作業が重くなります。

こうした場面で選択肢になるのが、フォームの道具のHalictです。公式サイトでは、イベントやセミナーの申し込みの使い方として、申し込みを受けてリマインドを送り、当日の出欠まで記録する流れが紹介されています。申し込みの直後の自動返信に回答の控えを載せられ、当日の朝の案内を参加者に一斉に送信でき、出欠は一覧の上で切り替えるだけでそのまま集計できると案内されています。届いた申し込みの1件ごとに担当者と状況（受付済み、出席、欠席など）を割り当てられ、送ったメールの開封とクリックも記録されます。

料金は使うメンバーの人数で決まり、1人で使うフリープランは0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。フリープランでは、フォームにHalictの表記が入ります。複数のメンバーで使う場合は、税抜の月額2,980円のスタータープラン（3人まで）からの有料プランになります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

無料のGoogleフォームやMicrosoft Formsで困っていなければ、無理に変える必要はありません。申し込みが届いた後の手作業が重くなってきたときに、検討する候補の1つとして考えてください。

イベントの運営を仕事にする視点

イベントの申し込みフォームを作り、参加者を管理する仕事は、地域の役員、会社の総務、勉強会の事務局など、本業の合間に任されることが多い役目です。一方で、イベントの事務局や運営の補助は、外部に依頼される仕事でもあります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、イベントの事務を任されて繰り返し声がかかる人は、フォームを作るのが速い人より、定員の数え方や返金の決まりといった「後で揉めやすいこと」を先に主催者と決めておける人です。当日の受付で慌てない段取りは、主催者にとって何よりの安心材料になります。

イベントの映像を撮る、記念の動画を作るといった仕事は、結婚式・イベント・記念動画のお仕事で紹介しています。告知のチラシやSNSの画像を作る仕事の報酬の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。イベントを集客の手段として設計し、告知から申し込みまでの流れを整える仕事は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事が参考になります。

中小企業のセミナーや展示会の企画を、経営の立場から支援する道もあり、その代表的な資格が中小企業診断士です。オンラインのイベントや説明会を社内で開くための環境を整えるなら、テレワーク助成金 2026で、テレワークの導入に使える助成金の要件を確かめられます。

イベントの申し込みフォームを無料で作るときに押さえることは3つです。作る前に、定員の数え方、締め切り、参加費の集め方、キャンセルの受け方、連絡の手段を決めること。フォームの説明欄にそれを書き、締め切りと受付の終了を設定してから公開すること。名簿の正本を1つに決め、受付の確認、支払い、キャンセル、出欠を同じ表で記録すること。この3つがそろえば、無料の道具でも、当日まで落ち着いてイベントを運営できます。

よくある質問

Q. イベントの申し込みフォームを無料で作るにはどの道具がよいですか？

GoogleアカウントがあればGoogleフォーム、MicrosoftアカウントがあればMicrosoft Formsが手軽です。仕事でGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を使っているなら、同じ会社の道具を選ぶと名簿の共有が楽になります。受付後の連絡や出欠の管理まで1つの画面で扱いたい場合は、無料のプランがあるフォームの道具も候補になります。

Q. 定員に達したら自動で受付を止められますか？

Googleフォームでは、終了日や回答数の上限を設定すると、その日時や件数で受付を終えられます。ただし数えるのは申し込みの件数で、1件で複数人が参加する場合は人数と一致しません。複数の人が同時に回答した場合は上限に関係なく受け付けられるとヘルプに書かれています。人数で管理する場合は、合計人数を見ながら手動で止める運用が確実です。

Q. 無料のフォームで参加費を集められますか？

GoogleフォームやMicrosoft Formsには、参加費を集める機能はありません。当日の受付で現金で受け取る、事前に銀行振込で受け取る、決済サービスのリンクを別に送る、のいずれかを選び、フォームの説明欄に書いておきます。事前に受け取る場合は、キャンセル時の返金の決まりも先に決めて書いておくと、後で揉めにくくなります。