雇用契約書の保存期間｜労働基準法の年数と保管方法

退職した人の雇用契約書を、いつまで取っておけばよいのか。書庫やフォルダが一杯になってきて、捨ててよいものか迷っている担当者は多いはずです。雇用契約書の保存期間は、労働基準法で「5年間」と決められており、ただし当分の間は「3年間」でよいとされています。数え始めるのは契約を結んだ日ではなく、その人が退職した日（または亡くなった日）です。この記事では、条文の言葉を言い換えながら、保存期間の数え方、一緒に保存する書類の年数、紙と電子での保管の方法、保存を怠ったときの扱い、期間が過ぎた書類の処分までを順に説明します。Mac で契約書の PDF を社員ごとのフォルダに整理するなら、Atriensのようなファイル管理のアプリも使えるので、電子保存の節で触れます。

結論：雇用契約書は5年、当分の間は3年、数え始めは退職の日

最初に結論を整理します。

• 保存期間は労働基準法109条で5年間
• ただし同じ法律の附則143条で、当分の間は3年間とされている
• 数え始める日（起算日）は、その労働者が退職した日または亡くなった日
• 在職中はずっと保存し、退職してから3年（できれば5年）が過ぎるまで保存する

労働基準法109条は、会社が保存しなければならない書類をこう定めています。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。 出典: e-Gov法令検索「労働基準法」第109条

ここでいう「使用者」とは、人を雇っている会社や個人事業主のことです。「雇入れ（やといいれ）に関する書類」が、雇用契約書や労働条件通知書にあたります。

そのうえで附則143条が「当分の間、五年間とあるのは三年間とする」と読み替えています。つまり、いま法律上の最低ラインは3年で、本来の決まりは5年という二重の形になっています。

2020年4月に3年から5年へ延びた

この形になったのは2020年4月の改正からです。それまでは保存期間が3年でした。給与を請求できる期間（時効）を2年から5年に延ばすのに合わせて、証拠になる書類の保存期間も5年に延ばし、会社の負担を考えてひとまず3年に据え置いた、という経緯です。

厚生労働省のリーフレットも、次のように説明しています。

賃金台帳などの記録の保存期間を５年（旧法では３年）に延長しつつ、当分の間はその期間が３年とされています。 出典: 厚生労働省「未払賃金が請求できる期間などが延長されています」

「当分の間」がいつまでかは、法律には書かれていません。いつか3年の特例が外れて5年に戻る前提で、最初から5年で運用しておくと、決まりが変わったときに慌てずに済みます。

労働基準法109条で保存する書類はどこまでか

雇用契約書だけを保存すれば足りるわけではありません。109条の対象は「労働関係に関する重要な書類」と広く書かれていて、厚生労働省のリーフレットでは具体的に次のように分けています。

区分	主な書類
労働者名簿	社員ごとの氏名、生年月日、住所、雇入れの日、退職の日など
賃金台帳	毎月の給与の計算の記録
雇入れに関する書類	雇入決定関係書類、契約書、労働条件通知書、履歴書など
解雇に関する書類	解雇決定関係書類、予告手当または退職手当の領収書など
災害補償に関する書類	診断書、補償の支払、領収関係書類など
賃金に関する書類	賃金決定関係書類、昇給減給関係書類など
その他の重要な書類	出勤簿、タイムカード、労使協定の協定書、退職関係書類など

ここで見落とされやすいのが履歴書です。採用のときに受け取った履歴書も「雇入れに関する書類」に入るので、雇用契約書と同じ期間の保存が必要です。採用しなかった応募者の履歴書は、雇い入れていないので109条の対象ではありません。こちらは個人情報として、使い終わったら速やかに返却するか処分するのが基本です（処分の節で説明します）。

労働者名簿と賃金台帳も同じ5年

労働者名簿とは、社員ごとの基本情報をまとめた台帳のことです。賃金台帳とは、毎月の給与の総額、残業の時間、差し引いた保険料などを記録した台帳のことです。この2つは労働基準法の107条と108条で作ることそのものが義務になっていて、保存期間は雇用契約書と同じ5年（当分の間3年）です。雇用契約書を探す場面では、たいてい名簿と賃金台帳も一緒に必要になるので、同じ棚、同じフォルダにまとめておくと探す手間が減ります。

保存期間の数え方（起算日）

保存期間の数え始めは、書類の種類ごとに労働基準法施行規則56条で決められています。施行規則とは、法律の細かいところを決めた省令のことです。

書類	数え始める日
労働者名簿	労働者が亡くなった日、退職した日、解雇された日
賃金台帳	最後に記入した日
雇入れ・退職に関する書類（雇用契約書など）	労働者が退職した日、亡くなった日
災害補償に関する書類	補償が終わった日
賃金その他の重要な書類	その書類が完結した日

雇用契約書は「退職または死亡の日」から数えます。10年勤めた人なら、10年前に結んだ契約書も、退職の日から3年（5年）が過ぎるまで保存します。「契約から3年たったから捨てる」は誤りなので注意してください。

給与の支払日が遅いときは支払日から

施行規則56条2項には、もう1つ決まりがあります。賃金台帳や賃金に関する書類は、その給与の支払日が完結の日より後なら、支払日から数えます。

たとえば、4月分のタイムカードは4月30日で締まりますが、給与の支払いが5月15日なら、保存期間は5月15日から数えます。退職者の最後の給与が翌月払いの会社では、最後の給与の支払日まで数え始めがずれることになります。

具体的な日付で数えてみる

2026年3月31日に退職した社員の雇用契約書で考えます。

• 3年で運用する場合：2029年3月31日を過ぎるまで保存
• 5年で運用する場合：2031年3月31日を過ぎるまで保存

更新を繰り返した有期契約の社員なら、毎回の更新の契約書もすべて、最後に退職した日から数えます。途中の契約書だけを先に捨てると、どの期間にどの条件で働いていたかが追えなくなるので、1人分をひとまとめにして保存しておくのが確実です。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

「雇用契約書を作っていない会社もあるが大丈夫か」という疑問もよく出ます。ここは2つの書類の違いを押さえると整理できます。

• 労働条件通知書：会社が労働者に、給与や働く時間などの条件を知らせる書類。労働基準法15条で、会社に明示の義務がある
• 雇用契約書：会社と労働者がその条件で働くことに合意したことを、双方の署名や記名押印で残す書類。法律上、作ることは義務ではない

労働基準法15条は、契約を結ぶときに賃金や労働時間などの条件を労働者にはっきり示すことを会社に求めています。示し方は、労働基準法施行規則5条で原則は書面と決められていて、労働者が希望した場合に限り、ファクスや電子メールなどでもよいとされています。

雇用契約書は義務ではありませんが、「その条件で合意した」証拠になるので、多くの会社が作っています。実務では、2つを1枚にまとめた「労働条件通知書兼雇用契約書」を使う会社も多くあります。どの形で作っていても、雇入れに関する書類として保存期間は同じです。

保存するのは会社が控えとして持つ分

雇用契約書は2通作り、会社と労働者が1通ずつ持つのが普通です。保存義務がかかるのは会社が持っている分です。労働条件通知書を電子メールで渡した場合は、送ったメールやファイルの控えが会社側の記録になります。「送った」ことを後から示せるように、送信の記録と添付したファイルの両方を残しておきます。

一緒に保存する書類と年数の一覧

雇用契約書と同じ時期に受け取ったり作ったりする書類には、別の法律で別の年数が決められているものがあります。年数の違いを一覧にしておくと、処分の時期を間違えません。

書類	保存期間	根拠
雇用契約書、労働条件通知書、履歴書	5年（当分の間3年）	労働基準法109条
労働者名簿、賃金台帳、出勤簿	5年（当分の間3年）	労働基準法109条
雇用保険の被保険者に関する書類	4年	雇用保険法施行規則143条
雇用保険のその他の書類	2年	雇用保険法施行規則143条
健康保険に関する書類	2年	健康保険法施行規則34条
厚生年金保険に関する書類	2年	厚生年金保険法施行規則28条
扶養控除等申告書	7年	所得税法施行規則76条の3

雇用保険の書類は「完結の日から2年間（被保険者に関する書類は4年間）」と決められています。被保険者とは、雇用保険に入っている社員のことです。健康保険と厚生年金保険の書類はどちらも完結の日から2年です。

扶養控除等申告書は、年末調整のために毎年社員から受け取る書類です。所得税法施行規則76条の3で、提出期限の年の翌年1月10日の翌日から7年が過ぎるまで保存すると決められています。労働基準法の書類より長いので、同じ箱にまとめて同じ時期に捨てると、この書類だけ早く処分してしまうことになります。

一番長い年数に合わせて「社員の書類はすべて退職から7年」と決めてしまう会社もあります。保管の場所に余裕があるなら、種類ごとに捨てる時期を管理するより間違いが起きにくい方法です。

3年で捨ててよいか、5年保存をすすめる理由

法律の最低ラインは3年ですが、実務では5年で運用することをすすめます。理由は3つあります。

1つ目は、給与を請求できる期間との関係です。いま給与の請求の時効は3年（本来は5年）で、退職金は5年です。未払いの残業代などをめぐって退職者から請求があったとき、会社の側で「どの条件で契約していたか」を示す書類が必要になります。退職金の請求は5年さかのぼれるので、3年で書類を捨てていると、請求には応じなければならないのに根拠の書類が手元にない、という状態になりかねません。

2つ目は、3年の特例がいつか外れることです。「当分の間」の期限は決まっていませんが、外れたときに3年で捨ててきた書類は取り戻せません。

3つ目は、書類を探す手間です。年数の違う書類を細かく分けて管理するより、「退職から5年」と一律にしておくほうが、担当者が替わっても運用が崩れません。

保存の場所が足りないなら、紙を減らして電子で保存する方法があります。次の節から、紙と電子のそれぞれのやり方を説明します。

紙で保存する方法

紙の雇用契約書を保存するときの基本は、社員ごとに1人分をまとめることです。

1. 社員ごとにファイルやフォルダを1つ作る（個人ファイル）
2. 雇用契約書、労働条件通知書、履歴書、更新の契約書をその中に入れる
3. 在職者と退職者で棚を分ける
4. 退職者のファイルの表紙に、退職日と「処分してよい年月」を書く
5. 鍵のかかる書庫やキャビネットに入れ、見られる人を決める

ポイントは4番です。退職日が2026年3月31日なら、表紙に「2031年4月以降処分可」と書いておきます。毎年1回、処分の時期が来たファイルだけを抜き出せば、書類を1枚ずつ読み直す必要がありません。

紙の保存で気をつけること

雇用契約書には、住所、生年月日、給与の額といった個人情報が多く書かれています。机の上に出しっぱなしにしない、持ち出すときは記録を残す、といった扱いの決まりを作っておきます。

また、紙は湿気や日焼けで傷みます。5年保存すると、感熱紙のファクスで受け取った書類は文字が薄れて読めなくなることがあります。感熱紙で受け取ったものは、受け取った時点でコピーを取っておくと安心です。

電子で保存する方法

労働基準法109条の書類は、紙ではなく電子データで保存することも認められています。根拠は、厚生労働省が所管する法令について紙の代わりに電子での保存を認めた省令（いわゆる e-文書法の省令）で、その別表に「労働基準法第百九条の規定による雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類の保存」が挙がっています。

この省令では、電子で保存するときの条件として、必要なときにすぐ画面に表示でき、書面に印刷できるようにしておくことを求めています。

必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに明瞭かつ整然とした形式で使用に係る電子計算機その他の機器に表示し、及び書面を作成できるようにしなければならない。 出典: e-Gov法令検索「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」第4条

電磁的記録とは、パソコンなどに保存した電子データのことです。紙の契約書をスキャナで読み取った PDF も、最初から電子で作った契約書も、この条件を満たせば保存の方法として使えます。

電子で保存するときの手順

1. 保存の場所を1か所に決める（社内のサーバー、クラウドのストレージなど）
2. 在職者と退職者でフォルダを分け、その下に社員ごとのフォルダを作る
3. ファイル名の付け方をそろえる（例：「2026-04-01_雇用契約書_社員番号0123_山田」）
4. 紙をスキャンするときは、全ページが読める解像度にし、署名や印影まで写す
5. 見られる人を限定する（フォルダごとのアクセス権を設定する）
6. 別の場所にもう1つ控えを保存する（外付けのディスク、別のクラウドなど）

ファイル名の先頭に日付を入れておくと、名前の順に並べるだけで時系列になります。社員番号を入れておけば、同じ名字の社員がいても取り違えません。

電子で受け渡した契約書はどう保存するか

電子契約のサービスで契約を結んだ場合は、そのサービスの中に契約のデータが保存されます。気をつけたいのは、サービスを解約したときや、無料の範囲を超えたときに、データが見られなくなることがある点です。保存期間の途中でサービスを乗り換える可能性があるなら、契約が済むたびに PDF を書き出して、自社の保存の場所にも控えを保存しておきます。

労働条件通知書をメールで渡した場合も同じです。メールの受信箱や送信済みのフォルダに残したままにせず、添付したファイルを社員ごとのフォルダに保存し直しておくと、メールのアカウントを整理したときに失う心配がありません。

Mac で契約書の PDF を社員ごとに整理する選択肢

小さな会社では、総務の担当者が自分の Mac で社員の書類を管理していることも多いはずです。Finder でも社員ごとのフォルダを作れば整理できますが、在職者のフォルダ、退職者のフォルダ、年度ごとのスキャンのフォルダを何度も行き来すると手間がかかります。

そういうときは、Atriensというファイル管理のアプリも使えます。公式サイトでは、離れた場所にあるフォルダをサイドバーの1つの項目の下にまとめて表示でき、そのときファイルの実体は元の場所から動かないこと、サイドバーに出す名前をフォルダ名と別に付けられること、いま見ているフォルダ以下を検索できることが案内されています。スペースキーのクイックルックで PDF の中身を開かずに確かめられ、選んだファイルを Enter キーで名前の編集にでき、日本語の入力の変換中も文字が消えないとも書かれています。PDF の結合の機能もあるので、スキャンが複数のファイルに分かれた契約書を1つにまとめる作業にも使えます。Mac 単体で使う範囲は期間の定めなく無料で、iPhone や iPad から使うときだけ有料のライセンスが必要です。

Atriensは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Atriens はファイルを整理するためのアプリで、雇用契約書を保存するための専用のシステムではありません。見られる人を限る設定や控えの保存は、保存先のサーバーやクラウドの側で行い、Atriens はフォルダの行き来とファイル名の付け替えに使う、という分け方になります。

保存を怠った場合の罰則

109条に違反して書類を保存しなかった場合は、労働基準法120条で30万円以下の罰金の対象になります。罰則の対象になるのは会社の担当者だけではなく、法律の両罰規定（違反した人と会社の両方を罰する決まり）によって会社そのものも対象になります。

実際に問題になりやすいのは、罰金そのものより、労働基準監督署の調査や労働者との争いの場面です。労働基準監督署とは、会社が労働基準法を守っているかを調べる国の役所のことです。調査では、雇用契約書、労働条件通知書、出勤簿、賃金台帳を見せるよう求められるのが一般的です。書類がそろっていないと、まず是正勧告（決まりに沿って直すように求める指導）を受け、改善の報告を求められます。

労働者との間で「聞いていた条件と違う」という争いになったときも、会社の側の言い分を支えるのは契約書と通知書です。書類が残っていなければ、会社の主張を裏付けるものがなくなります。罰則の重さで判断するのではなく、争いになったときに自社を守る記録として保存する、と考えるのが実務に合っています。

個別の事情で判断に迷うときは、事業所のある地域の労働基準監督署か都道府県労働局に相談できます。

保存期間が過ぎた書類の処分

保存期間が過ぎた書類は、取っておく義務はなくなります。ただし、そのまま古紙として出すのは避けてください。雇用契約書や履歴書は個人情報のかたまりです。

個人情報保護法22条は、個人情報を扱う事業者に、使う必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることを求めています。

個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。 出典: 個人情報保護委員会（条文は個人情報の保護に関する法律 第22条）

「努めなければならない」は努力義務という意味で、すぐに罰則があるわけではありませんが、保存期間を過ぎた書類をいつまでも抱えておくと、漏れたときの影響が大きくなります。

処分のしかた

• 紙：シュレッダーにかける。量が多いときは、溶解処理の業者に頼み、処理の証明書を受け取る
• 電子データ：ファイルを削除し、ゴミ箱も空にする。控えを保存した外付けのディスクやクラウドからも削除する
• 古いパソコンやディスクを捨てるとき：データを消去してから処分する

処分した日、処分した社員の範囲、処分した方法を、1行でよいので記録に残しておくと、後から「あの書類はどうしたのか」と聞かれたときに答えられます。

保存のルールを社内の決まりにしておく

保存期間の数え方が分かっても、担当者の頭の中だけにあると、異動や退職で引き継がれずに崩れます。数行でよいので、社内の決まりとして文書にしておきます。

決めておく項目は次の5つです。

1. 保存する書類の種類（雇用契約書、労働条件通知書、履歴書、名簿、賃金台帳など）
2. 保存期間（「退職の日から5年」のように数え始めと年数をセットで書く）
3. 保存の場所（紙の書庫の場所、電子のフォルダの場所）
4. 見られる人（総務の担当者と役員など、名前ではなく役割で書く）
5. 処分の時期と方法（毎年4月に1回、シュレッダーまたは溶解処理、など）

書いた決まりは、保存のフォルダの一番上や、書庫の扉の内側にも貼っておくと、初めて担当する人でも迷いません。

年に1回の点検の手順

決まりを作っても、点検しなければ書類はたまる一方です。年に1回、日を決めて次の手順で見直します。

1. 退職者の棚やフォルダを開き、処分の時期が来たものを抜き出す
2. 抜き出したものの中に、扶養控除等申告書のように年数の長い書類が混ざっていないか確かめる
3. 処分してよいものだけをシュレッダーや削除にかけ、処分の記録を残す
4. 在職者のファイルに、更新の契約書の入れ忘れがないか確かめる
5. 電子の控えが、別の場所に正しく保存されているかを開いて確かめる

5番は見落としがちです。控えのディスクが壊れていた、クラウドの同期が止まっていた、ということは珍しくありません。年に1回、控えの側から実際にファイルを1つ開いてみるだけで、いざというときに使えない事態を防げます。

退職者から書類を見せてほしいと言われたとき

退職した人から、雇用契約書や労働条件通知書の写しを求められることがあります。転職先での手続きや、年金の記録の確認に使いたいという理由が多いものです。本人の個人情報なので、本人であることを確かめたうえで、写しを渡す対応が一般的です。保存期間の中であれば、社員ごとにまとめてあればすぐに出せます。どこまで開示するかで迷うときは、個人情報保護委員会の相談の窓口で確かめられます。

2024年4月の明示ルールの改正で、契約書の中身も見直す

保存期間とは別の話ですが、保存している雇用契約書のひな形が古いままになっていないかも、この機会に確かめておきます。厚生労働省は、2024年4月から労働条件の明示のルールを変えています。

労働基準法施行規則5条で、いま契約のときに示す項目には次のものが加わっています。

• 就業の場所と従事する業務の「変更の範囲」（将来、配置換えで変わりうる範囲）
• 有期契約の更新の上限（通算の契約期間や更新の回数に上限があるなら、その上限）
• 無期転換を申し込めるときは、その申込みができることと、無期になった後の条件

無期転換とは、有期契約が更新されて通算5年を超えた人が申し込むと、期間の定めのない契約に変わる仕組みのことです。詳しい内容とひな形は、厚生労働省の2024年4月から労働条件明示のルールが変わりますのページにまとまっています。

2024年3月以前のひな形で契約書を作り続けていると、これらの項目が抜けたままになります。新しく雇う人や、契約を更新する人の分から、新しいひな形に切り替えておきます。古い契約書を書き直す必要はなく、古いものは古いもののまま保存期間まで保存します。

パート・アルバイト・有期契約の社員の保存

パートやアルバイトの雇用契約書も、正社員と同じく109条の対象です。働く時間の長さや雇用の形で保存期間は変わりません。

有期契約で更新を繰り返す社員は、書類が増えやすいので特に注意します。

• 更新のたびに作った契約書や通知書を、すべて保存する
• 数え始めは、最後の契約が終わって退職した日
• 契約と契約の間に空白の期間がある場合も、1人分としてまとめておく

更新の上限や無期転換をめぐる争いでは、過去のすべての契約の期間と条件が問題になります。最初の契約書だけ、または最新の契約書だけを保存していると、通算の期間を示せません。

短期のアルバイトやスポットの仕事

1日だけ、1週間だけといった短期のアルバイトでも、雇っている以上は雇入れの書類の保存が必要です。人数が多い会社ほど書類が散らばりやすいので、紙で受け取るなら月ごとの箱にまとめ、電子なら月ごとのフォルダに保存しておくと、処分の時期もまとめて判断できます。

小さな会社と個人事業主が人を雇うときの最小の形

社員が数人の会社や、初めて人を雇う個人事業主は、立派な仕組みを作る前に、次の最小の形から始めるのがおすすめです。

1. 雇う前に、厚生労働省のひな形を使って労働条件通知書兼雇用契約書を作る
2. 2通に双方が署名し、1通を渡す（電子で渡すなら、本人の希望を確かめてから）
3. 会社の控えを、紙なら個人ファイル、電子なら社員ごとのフォルダに保存する
4. 履歴書、扶養控除等申告書、雇用保険の書類も同じ個人ファイルにまとめる
5. 退職したら、ファイルの表紙かフォルダ名に退職日と処分の時期を書く

これだけでも、保存期間の決まりはほぼ満たせます。

業務委託のフリーランスとの契約書は別の扱い

人に仕事を頼む形には、雇用のほかに業務委託があります。フリーランスに仕事を頼むときの業務委託契約書は、雇用の契約ではないので、労働基準法109条の対象にはなりません。こちらは取引の書類として、税の法律で決められた期間の保存が必要になります。年数は事業の形（法人か個人か）で違うので、国税庁の案内で確かめてください。

同じ人と雇用と業務委託の両方の契約がある場合は、書類を混ぜずに分けて保存しておくと、どちらの決まりで何年保存するかを間違えません。

書類の管理が整っている会社ほど、人との関係が長く続く

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事を頼む側の書類の管理が整っている会社ほど、働く人との関係が長く続く傾向があります。条件を書面で示し、後から確かめられる形で残している会社は、行き違いが起きても書類を見て話し合えるので、こじれにくいのです。反対に、口約束で始めて書類が残っていない取引ほど、終わり方がもめやすいと感じます。

雇用でも業務委託でも、中間に誰かが入らない直接のやり取りでは、条件を書いて残す責任が当事者に直接かかります。その分、条件がはっきりしていれば、頼む側は同じ予算で無理なく頼め、受ける側は手取りが厚くなるという、双方にとって納得のいく形になりやすいと言えます。

労務の書類を整える仕事は、外部の専門家の手を借りる会社も増えています。経営と人事の両面から会社の仕組みを見直す専門家については、中小企業診断士のページで、試験の内容と仕事の範囲を紹介しています。書類の電子化と合わせて働く場所の見直しを考えているなら、テレワーク 助成金 2026の記事で、テレワークの導入で使える助成金と申請の流れを整理しています。介護や福祉の事業所で記録の電子化を進めたい場合は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化の記事が、補助金を使って記録を電子に切り替える手順の参考になります。

社内の書類や業務の流れを見直す作業は、業務改善を手伝う専門の人に頼むこともできます。AI を使って事務の作業を効率化する支援の仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事のページで、仕事の中身と求められるスキルを紹介しています。書類の管理の仕組みを自社に合わせて作りたいときは、アプリケーション開発のお仕事のページで、業務アプリを作る人の仕事の範囲と頼み方の目安を確かめられます。

よくある質問

Q. 雇用契約書は退職してから何年保存すればよいですか？

労働基準法109条で5年と決められていますが、当分の間は3年でよいとされています。数え始めるのは契約を結んだ日ではなく、退職した日または亡くなった日です。給与や退職金を請求できる期間との関係や、3年の特例がいつか外れることを考えると、実務では退職から5年保存しておくのが安全です。

Q. 雇用契約書を電子データで保存してもよいですか？

保存できます。厚生労働省の所管する法令について電子での保存を認めた省令で、労働基準法109条の書類は電子での保存が認められています。条件は、必要なときにすぐ画面に表示でき、書面に印刷できる状態にしておくことです。スキャンした PDF でも、最初から電子で作った契約書でも使えます。

Q. 雇用契約書を作っていない場合はどうなりますか？

雇用契約書を作ることは法律の義務ではありません。ただし、賃金や労働時間などの条件を示す労働条件通知書は、労働基準法15条で会社に義務があります。通知書を渡していれば最低限の決まりは満たせますが、合意した証拠を残すために、通知書と契約書を1枚にした書式を使う会社が多くあります。

Q. 保存期間を過ぎた雇用契約書はどう処分すればよいですか？

個人情報が多く書かれているので、紙はシュレッダーにかけるか、溶解処理の業者に頼みます。電子データは、保存先と控えの両方から削除します。処分した日、範囲、方法を記録しておくと、後から問い合わせがあっても答えられます。採用しなかった応募者の履歴書は、使い終わった時点で返却か処分をします。