休みのときのメール自動返信｜設定と文面の例

休みの前にメールの自動返信を設定しようとして、「どの画面から設定するのか」「どんな文面にすれば失礼にならないか」で手が止まる人は多いはずです。結論から言うと、自動返信の文面は、休みの期間、返信を再開する日、急ぎの場合の連絡先の3つが入っていれば十分です。この記事では、GmailとOutlookでの設定の手順、自動返信が届く仕組みと注意点、場面別の文面の例、休みの間の問い合わせを取りこぼさない工夫までを順に整理します。

問い合わせフォームから届く相談を、休み明けに担当と状況を付けて返信まで回す道具として、受付から対応までのフォームのHalictにも、後半の「問い合わせフォームから届く相談の受け止め方」の節で触れます。

休みの自動返信が必要になる場面

メールの自動返信は、休みや外出で返信できない間に、メールを送ってきた相手へ自動で「今は返信できません」と知らせる機能です。不在通知、自動応答とも呼ばれます。

自動返信を設定しておきたいのは、主に次のような場面です。

• 年末年始、夏季休暇、大型連休などの会社の休業
• 有給休暇や慶弔休暇などの個人の休み
• 出張、研修、展示会などで日中にメールを見られない日
• 産休や育休、長期の療養など、長く職場を離れるとき
• フリーランスや個人事業主が、撮影や取材などで数日間連絡が取りにくいとき

自動返信がないと、相手は返事がないことを「メールが届いていないのか」「後回しにされているのか」と受け止めます。特に取引先や見込みのお客さんの場合、返事を待つ間に他社に相談してしまうこともあります。休みの期間と返事をする日を自動で伝えるだけで、相手は安心して待てます。

メールの自動返信について解説した記事でも、個別に連絡しなくても状況を伝えられる点が利点として挙げられています。

休暇や出張などで不在になる際は、Outlookの自動返信メールを設定しておくことで、相手に状況を伝えられます。個別に連絡せずとも自動返信メールの内容を確認してもらうことで、簡単にコミュニケーションが取れるのです。今回はスムーズに自分の状況を伝えられるOutlookの自動返信とは何かと実際の設定方法、具体的な例文について解説します。 出典: sms-datatech.co.jp

Gmailで自動返信を設定する手順

Gmailでは、休みのときの自動返信を「不在通知」と呼びます。Googleのヘルプによると、パソコンでの設定の手順は次のとおりです。

1. パソコンでGmailを開く
2. 右上の設定のアイコンから「すべての設定を表示」を押す
3. 「全般」のタブの「不在通知」の欄に移る
4. 「不在通知ON」を選ぶ
5. 期間、件名、メッセージを入力する
6. 必要なら、連絡先にだけ返信を送る設定の印を付ける
7. ページの下の「変更を保存」を押す

署名を設定している場合は、自動返信の下に署名が表示されます。不在通知がオンになっている間は、受信トレイの上に知らせの帯が表示され、「今すぐ終了」を押せばすぐにオフにできます。詳しい手順はGmailのヘルプの不在時に自動返信を送信するで確かめられます。

Gmailの自動返信が届く仕組み

Gmailの自動返信には、知っておきたい仕組みがいくつかあります。Googleのヘルプでは次のように説明されています。

• 自動返信は、開始日の午前0時から終了日の午後11時59分までの間に送られる
• 返信は通常、メールを送ってきた相手に一度だけ送られる
• 自動返信を送ってから4日以上たって同じ相手からまたメールが届いた場合や、自動返信の文面を編集した場合は、もう一度送られることがある
• 迷惑メールのフォルダに分けられたメールや、登録しているメーリングリスト宛てのメールには返信されない

「一度だけ」という仕組みは、同じ相手と何度もやり取りしている場合に大切です。休みの初日に一度自動返信が届いた相手には、その後のメールには毎回は届きません。長い休みで、4日以上あけて同じ相手からメールが来た場合には、もう一度届くことがあります。

Outlookで自動返信を設定する手順

Outlookでは、休みのときの自動返信を「自動応答」と呼びます。Microsoftの案内によると、設定の方法は、使っているメールのアカウントの種類と、Outlookの種類によって変わります。

新しいOutlookの場合

1. 「表示」のタブから設定を開く
2. 「アカウント」から「自動応答」を選ぶ
3. 「自動応答」の切り替えをオンにする
4. 「一定期間のみ応答を送信する」を選び、開始と終了の日時を入れる
5. 連絡先にだけ送る場合は「連絡先にのみ返信を送信」を選ぶ
6. 「保存」を押す

クラシックのOutlookの場合

1. 「ファイル」から「自動応答」を選ぶ
2. 「自動応答を送信する」を選ぶ
3. 必要なら日付の範囲を設定する
4. 送る文面を入力する
5. 「OK」を押して保存する

日付の範囲を設定しておけば、終了の日時に自動応答は自動でオフになります。設定しない場合は、休み明けに自分でオフにする必要があります。

職場や学校のアカウントでは、所属する組織の中の人に送る文面と、組織の外の人に送る文面を別々に設定できます。社内向けには「急ぎの件は〇〇さんへ」と具体的に書き、社外向けには丁寧な文面にする、という使い分けができます。

注意したいのは、組織の外に自動応答を送る設定にすると、メールマガジンや広告、迷惑メールにまで自動応答が送られることです。Microsoftの案内では、組織の外に送る場合は、連絡先に登録されている人にだけ送る設定を選ぶことが勧められています。

また、Outlookの自動応答の機能は、GmailやYahoo、そのほかのPOPやIMAPと呼ばれる方式のアカウントには対応していません。これらのアカウントをOutlookで使っている場合は、自動応答のボタン自体が表示されないことがあります。その場合は、仕分けルールを使って返信する方法がありますが、休みの間もOutlookを起動したままにしておく必要があります。詳しくはOutlook で不在時の自動応答を設定する方法で確かめてください。

自動返信の文面に入れる要素

自動返信の文面は、長く書く必要はありません。次の要素が入っていれば、相手は何をすればよいかが分かります。

要素	書く内容	例
お礼	メールをもらったことへのお礼	メールをいただきありがとうございます
休みの期間	始まりと終わりの日付と曜日	12月29日（火）から1月3日（日）まで
返信を始める日	休み明けのいつから返信するか	1月4日（月）以降、順に返信します
急ぎの場合の連絡先	代わりの担当者や窓口	急ぎの件は〇〇までご連絡ください
結び	迷惑をかけることへのお詫び	ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします

このうち、もっとも大切なのは「返信を始める日」です。休みの期間だけを書いて、いつ返事が来るのかを書かないと、相手は休み明けの初日に返事が来ると思い込み、届かないと不安になります。休み明けは未読のメールが多くたまるので、「順に返信します」と書いておくと、数日の幅を持たせられます。

日付には必ず曜日を添えます。日付だけだと、相手は休みが何日続くのかをすぐに思い描けません。曜日はカレンダーで必ず確かめてから書いてください。

件名の付け方

自動返信の件名は、ひと目で自動の返信だと分かる形にします。「年末年始休業のお知らせ（自動返信）」「不在のお知らせ（自動返信）」のように、何のお知らせかと、自動で送られていることの2つを入れます。件名に「自動返信」と入っていれば、相手は返事を書く必要がないとすぐに分かり、自動返信に対してさらに返信が届くことも減ります。

Gmailの場合、Googleのヘルプでは、会話のスレッドの中に自動返信が入らないようにするには、自動返信に件名を追加するよう案内されています。件名を追加すると、自動返信は相手に別のメールとして届きます。取引先とのやり取りのスレッドに自動返信が混ざると読みにくくなるので、件名は必ず入れておきます。

言葉づかいのこつ

自動返信は、休みを取ることを謝る文ではありません。「大変申し訳ございません」を何度も重ねると、かえって重い印象になります。「誠に勝手ながら」「ご不便をおかけしますが」を1回ずつ使えば、丁寧さは十分に伝わります。

また、「お返事できません」のような否定の言い方より、「1月4日以降に順にご返信いたします」のように、いつ何をするかを前向きに書くほうが、相手は安心します。

社内向けと社外向けで文面を分ける

Outlookの職場のアカウントのように、組織の中と外で文面を分けられる場合は、分けて書くと便利です。社内と社外では、相手が知りたいことが違うからです。

社内向けの文面では、具体的な引き継ぎ先を書きます。「見積もりの件は〇〇さん、請求の件は経理の△△さんへ」のように、用件ごとに誰に聞けばよいかを書いておくと、休みの間に同僚が迷いません。社内の人なら、休みの理由を簡単に書いても差し支えないことが多いでしょう。

社外向けの文面では、社内の事情を書かず、会社としての窓口だけを書きます。担当者の名前を出す場合も、部署の共有のメールアドレスや代表の電話番号を添えます。取引先の多くは、個人の名前より、確実につながる窓口を知りたいと考えています。

Gmailのように組織の中と外で文面を分けられない場合は、社外向けの丁寧な文面を1つ用意し、社内の同僚には休みの前にチャットや朝礼で別に知らせる、という分け方をします。

場面別の文面の例

ここからは、場面ごとの自動返信の文面の例を示します。会社名や名前、日付は、自分の状況に合わせて書き換えてください。

年末年始の休業

件名：年末年始休業のお知らせ（自動返信）

メールをいただきありがとうございます。
誠に勝手ながら、12月29日（火）から1月3日（日）まで、年末年始の休業とさせていただいております。

いただいたメールは、1月4日（月）以降、順に確認してご返信いたします。
ご不便をおかけしますが、何とぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇　営業部
△△

年末年始は、多くの会社が同じ時期に休むので、相手も事情を理解しやすい場面です。会社全体の休業のお知らせとして、簡潔に書けば十分です。

夏季休暇

件名：夏季休暇のお知らせ（自動返信）

メールをいただきありがとうございます。
8月7日（土）から8月15日（日）まで、夏季休暇をいただいております。

この期間にいただいたメールは、8月16日（月）以降に順次ご返信いたします。
お急ぎのご用件の場合は、同じ部署の〇〇（メールアドレス）までご連絡ください。

株式会社〇〇　総務部
△△

夏季休暇は、会社によって時期が違います。取引先が休みの時期を知らない前提で、期間と代わりの連絡先をはっきり書きます。

個人の有給休暇

件名：不在のお知らせ（自動返信）

メールをいただきありがとうございます。
△△は、11月19日（木）から11月20日（金）まで休暇をいただいております。

11月24日（火）以降、順にご返信いたします。
お急ぎの場合は、営業部の〇〇（メールアドレス）または代表電話までご連絡ください。

株式会社〇〇　営業部
△△

個人の休みの場合、休みの理由を書く必要はありません。「休暇をいただいております」とだけ書けば十分です。

出張や外出

件名：出張中のお知らせ（自動返信）

メールをいただきありがとうございます。
△△は、11月11日（水）から11月13日（金）まで出張のため、メールの確認が遅れる場合がございます。

いただいたメールは、出張先でも確認でき次第ご返信いたしますが、遅くとも11月16日（月）までにはご連絡いたします。

株式会社〇〇　営業部
△△

出張の場合は、全く見られないわけではないことが多いので、「確認が遅れる場合がある」と書き、遅くともいつまでに返信するかを示します。

産休や育休などの長い不在

件名：長期不在のお知らせ（自動返信）

メールをいただきありがとうございます。
△△は、12月1日から当面の間、休職しております。

今後のご連絡は、後任の〇〇（メールアドレス）までお願いいたします。
このメールは〇〇にも自動で共有されておりませんので、お手数ですが改めてお送りいただけますと幸いです。

株式会社〇〇　営業部
△△

長い不在の場合は、戻る日を書かず、後任の担当者の連絡先をはっきり書きます。自動で転送しているかどうかも書いておくと、相手がもう一度送り直す必要があるかどうかを判断できます。

フリーランスや個人事業主の自動返信

フリーランスや個人事業主は、会社と違って代わりの担当者がいないことがほとんどです。休みの間に届いた依頼や相談に誰も答えられないため、自動返信の文面がそのまま信用に関わります。

フリーランスの自動返信では、次の点を工夫します。

• 休みの期間と、返信を始める日を必ず書く
• 進行中の仕事の相手には、休みに入る前に個別に知らせておき、自動返信はあくまで補いとする
• 新しい依頼の相談には、返信を始める日以降に順に答えることを書く
• 急ぎの連絡の手段を書くかどうかは、休みの間も対応できるかで決める

休みの間に急ぎの連絡を受けられない場合は、無理に連絡先を書かないほうが誠実です。連絡先を書いておきながら休みの間に答えられないと、かえって相手を困らせます。

件名：休業のお知らせ（自動返信）

メールをいただきありがとうございます。
誠に勝手ながら、12月28日（月）から1月4日（月）までお休みをいただいております。

お仕事のご相談やご依頼は、1月5日（火）以降、届いた順にご返信いたします。
進行中の案件につきましては、休業前にご案内した日程で進めております。

〇〇デザイン事務所
△△

自動返信で気をつけること

自動返信は便利な機能ですが、設定の仕方によっては思わぬ問題を起こします。設定する前に、次の点を確かめておきます。

社内の事情を書きすぎない

社外向けの自動返信に、休みの理由や、社内の担当者の個人の携帯電話の番号を書くのは避けます。自動返信は、迷惑メールの送り主にも届くことがあり、書いた情報がそのまま知らない相手に渡ります。急ぎの連絡先は、会社の代表の番号や、部署の共有のメールアドレスにします。

自動返信どうしの往復に注意する

相手も自動返信を設定している場合、お互いの自動返信が何度も行き来することがあります。GmailやOutlookには、同じ相手に何度も送らない仕組みがありますが、仕分けルールで自作した自動返信では、この仕組みが働かないことがあります。自作のルールで返信する場合は、同じ相手に送るのは一度だけにする設定があるかを確かめます。

メーリングリストに送らない

社内や社外のメーリングリストに参加している場合、メーリングリスト宛てのメールに自動返信すると、参加している全員に自分の不在が知らされてしまいます。Gmailは、登録しているメーリングリスト宛てのメールには返信しない仕組みになっていますが、ほかのメールソフトでは確かめが必要です。

休み明けにオフにする

期間を設定せずに自動返信をオンにすると、休みが終わっても自動返信が届き続けます。休み明けに出社した後も「休業中です」という返信が届くと、相手は混乱します。期間を設定できる場合は必ず設定し、できない場合は休み明けの朝一番にオフにする予定をカレンダーに入れておきます。

休みの間にメールをどこまで見るかを決める

自動返信を設定しても、休みの間にメールが気になって何度も開いてしまう人は少なくありません。休みの間にどこまでメールを見るかを、休みの前に決めておくと、気持ちの切り替えがしやすくなります。

決め方は、大きく3つあります。

1つ目は、休みの間は一切見ない形です。自動返信に代わりの連絡先を書き、急ぎの用件はそちらで受けてもらいます。会社員で、代わりの担当者がいる場合に向いています。

2つ目は、1日に1回だけ、決めた時刻に件名だけを見る形です。急ぎのものがあれば短く返し、それ以外は休み明けに回します。フリーランスや、小さな会社で代わりの担当者がいない場合に向いています。この場合も、自動返信には「確認が遅れます」と書いておき、休みの間に返事が来ることを前提にさせないようにします。

3つ目は、特定の相手からのメールだけ通知が来るようにする形です。スマートフォンのメールのアプリで、重要な取引先からのメールだけ通知を受け取る設定にしておけば、ほかのメールに気を取られずに済みます。

どの形を選んでも、休みの間に見たメールに返信するかどうかは慎重に決めます。休みの間に一度返信すると、相手は「休みでも返事が来る」と受け止め、次の休みにも同じことを期待するようになります。

長く職場を離れるときの自動返信

産休や育休、長期の療養、留学などで数か月以上職場を離れる場合の自動返信は、短い休みとは考え方が違います。

まず、戻る日を書かないことです。長い休みは、予定が変わることがあります。戻る日を書いておいて変わった場合、自動返信の文面を直し忘れると、相手に間違った日付を伝え続けることになります。

次に、後任の担当者の連絡先を必ず書くことです。長い不在の間に届くメールの多くは、仕事の相談や問い合わせです。後任が誰か分からないと、相手は会社の代表の窓口に問い合わせ直すことになり、手間が増えます。

さらに、メールのアカウント自体をどう扱うかを、会社の情報システムの担当者と決めておきます。不在の間に届いたメールを後任に自動で転送するか、アカウントを止めるか、自動返信だけを続けるかによって、文面に書くべきことが変わります。転送している場合は「このメールは後任の〇〇にも届いております」、転送していない場合は「お手数ですが〇〇宛てに改めてお送りください」と書き分けます。

海外の取引先がいる場合

海外の取引先とメールのやり取りがある場合は、日本語の文面の下に、英語の文面も添えておくと親切です。英語の文面も、日本語と同じく、休みの期間、返信を始める日、急ぎの連絡先の3つを入れれば十分です。

日付の書き方には注意が必要です。「12/1」のような数字だけの書き方は、国によって月と日の順番が違うため、誤解のもとになります。英語の文面では、月の名前を英単語で書く形にすると間違いがありません。

また、日本の祝日や年末年始の休みは、海外の取引先には知られていないことが多くあります。「日本の祝日のため」と一言添えておくと、なぜ休みなのかが伝わりやすくなります。時差がある相手には、返信を始める日が日本の時間での日付であることを書き添えておくと、行き違いを防げます。

自動返信と転送の使い分け

休みの間のメールの扱いには、自動返信のほかに、届いたメールを同僚のアドレスへ自動で転送する方法もあります。どちらを使うかは、休みの間に誰かが対応する必要があるかで決めます。

自動返信だけを使うのは、休みの間に対応しなくても困らない場合です。相手は休み明けまで待てばよいと分かり、自分も休み明けにまとめて返信します。

転送を使うのは、休みの間に誰かが対応しないと困る場合です。たとえば、注文や予約の受け付けを担当していて、休みの間も受け付けを止められない場合です。転送する場合は、転送先の同僚の了解を必ず取り、休み明けに転送を止めるのを忘れないようにします。転送したメールの中には個人情報を含むものもあるので、社外のアドレスや個人のアドレスへの転送は避けます。

両方を組み合わせることもできます。自動返信で「急ぎの件は〇〇が対応しております」と知らせつつ、メールを〇〇に転送しておけば、相手は送り直す手間がなく、同僚もすぐに対応できます。

休みの前にやっておくこと

自動返信の設定は、休みの前の準備の1つにすぎません。自動返信だけに頼らず、次のことを休みの前に済ませておくと、休み明けの負担が軽くなります。

1. 進行中の仕事の相手に、休みの期間と、休み明けの予定を個別に知らせる
2. 休みの間に締切が来る仕事がないかを確かめ、前倒しで終わらせるか、締切の調整をお願いする
3. 代わりに対応してもらう同僚に、引き継ぎの内容を文書で渡す
4. メールの署名の下に、休みの予定を書いておく（休みの2週間前ごろから）
5. 自動返信の文面を作り、別のメールアドレスから自分宛てに送って、届く文面と表示を確かめる

特に4つ目は、自動返信が届く前に相手に休みを知らせる効果があります。休みの2週間前から、署名の下に「12月29日から1月3日まで休業いたします」と1行入れておけば、相手はそれを見て、急ぎの用件を休みの前に送ってくれます。

5つ目のテストでは、開始日を前日に設定して試すと、本番の前に文面を確かめられます。試した後は、開始日を本来の日付に戻すのを忘れないようにします。

取引先に休みを前もって知らせるメール

自動返信は、休みに入った後に届いたメールへの知らせです。進行中の仕事がある取引先には、それより前に、休みの予定を自分から知らせておくのが丁寧です。休みの1週間から2週間前に、次のような内容のメールを送ります。

件名：年末年始の休業日のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

誠に勝手ながら、弊社は12月29日（火）から1月3日（日）まで、年末年始の休業とさせていただきます。

現在進めております〇〇の件につきましては、12月25日（金）までに初稿をお送りし、
いただいたご意見は1月4日（月）以降に反映いたします。

休業中にいただいたメールには、1月4日（月）以降、順にご返信いたします。
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

株式会社△△　制作部
□□

このメールでは、休みの期間だけでなく、進行中の仕事が休みの前後でどう進むかを書いているのがポイントです。相手は、休みの前に何を確かめておけばよいかが分かり、休みの間に返事を待って困ることがなくなります。

取引先が多い場合は、1社ずつ送る必要はありません。進行中の仕事がある相手だけに個別に送り、それ以外の相手には署名の下の1行と自動返信で知らせる、という分け方で十分です。

会社全体が休業するときの準備

年末年始や夏季休業のように会社全体が休む場合は、個人の自動返信とは別に、会社として知らせる準備が要ります。

1つ目は、代表のメールアドレスや問い合わせ用の共有のアドレスにも、自動返信を設定することです。個人のアドレスだけに設定して、代表のアドレスを忘れると、新しいお客さんからの問い合わせに何の返事も届かないことになります。

2つ目は、Webサイトにも休業のお知らせを載せることです。メールを送る前にWebサイトを見る人は多く、休業を知っていれば、休み明けに改めて問い合わせてくれることもあります。お知らせには、休業の期間と、休み明けに対応を始める日を書きます。

3つ目は、電話の留守番電話の案内を休業用に切り替えることです。メールの自動返信と同じ期間と、対応を始める日を案内します。

4つ目は、休み明けに誰がどの窓口のメールから片付けるかを決めておくことです。代表のアドレスに届いた問い合わせを誰が振り分けるかが決まっていないと、休み明けの初日に全員が同じメールを読んで、誰も返信しない、ということが起きます。

自動返信の文面でよくある失敗

自動返信の文面は短いため、ちょっとした書き間違いが目立ちます。よくある失敗を挙げます。

• 去年の文面を使い回して、日付や曜日が去年のままになっている
• 休みの期間は書いてあるが、返信を始める日が書かれていない
• 急ぎの連絡先として書いた同僚も、同じ期間に休んでいる
• 社外向けの文面に、社内でしか通じない部署の略称や担当者のあだ名が入っている
• 休み明けに自動返信をオフにし忘れ、出社しているのに「休業中です」と返信が届く

もっとも多いのは、1つ目の去年の文面の使い回しです。文面を保存しておいて翌年に使うのは便利ですが、日付と曜日は毎年変わります。使い回すときは、日付と曜日を必ずカレンダーで確かめ直してください。

3つ目も見落としやすい失敗です。急ぎの連絡先に同僚の名前を書く場合は、その同僚の休みの予定を確かめ、本人にも連絡先として書いたことを伝えておきます。

問い合わせフォームから届く相談の受け止め方

休みの間に届くのは、メールだけではありません。Webサイトの問い合わせフォームから届く相談も、休みの間はたまっていきます。問い合わせフォームの通知が普段のメールに届く形にしていると、休み明けに未読のメールの中に問い合わせが埋もれてしまい、返信の漏れにつながります。

問い合わせフォームについては、次の2つを準備しておきます。

1つ目は、フォームを送った直後に届く自動返信の文面に、休みの期間と返信を始める日を書くことです。メールの自動返信と同じ内容を、フォームの自動返信にも入れておきます。

2つ目は、休み明けにたまった問い合わせを、1件ずつ担当者と状況を付けて片付けることです。どれに返信したか、どれがまだかが分からないまま返信を始めると、返信の漏れや二重の返信が起きます。

この2つをまとめて扱える道具の1つが、受付から対応までのフォームのサービスのHalictです。公式の案内によると、Halictでは、フォームの送信の直後に回答内容の控えを添えた自動返信を送れます。届いた1件ずつに担当者と状況（ステージ）が残り、「未対応」「対応中」「返信済み」「完了」の並びで、休み明けにどれから返すかを一覧で確かめられます。返信も同じ画面から送れます。無料のフリープランはメンバー1人までで、フォームの数と回答の数は無制限、ステージ管理と自動返信が使えます。複数人で対応を分ける場合は、3人までのスタータープランが月額2,980円（税抜）です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Halictは問い合わせフォームのサービスで、GmailやOutlookのメールの自動返信を代わりに設定するものではありません。メールの自動返信は、この記事の前半の手順でメールソフトに設定してください。

休み明けに最初にやること

休み明けは、未読のメールが多くたまっています。順番を決めずに上から読み始めると、急ぎの用件を見落とすことがあります。休み明けの朝は、次の順で片付けます。

1. 自動返信をオフにする（期間を設定していない場合）
2. 代わりに対応してくれた同僚から、休みの間の出来事を聞く
3. 進行中の仕事の相手からのメールを先に読み、返信する
4. 新しい依頼や問い合わせを、届いた順に読み、返信の予定を決める
5. メールマガジンやお知らせのメールは、最後にまとめて読む

返信に時間がかかりそうなメールには、まず「休み明けで確認に時間をいただいております。〇日までにご返信いたします」と短く返しておくと、相手を待たせずに済みます。

休み明けの1日目は、新しい仕事に手を付けるより、たまったメールの返信と、進行中の仕事の状況の確かめに時間を使う予定にしておくのがおすすめです。休みの前の段取りと、休み明けの1日目の使い方まで決めておけば、休みの間も仕事のことを気にせずに過ごせます。自動返信は、その段取りの最後の仕上げと考えてください。

休みの取り方から見えること

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、長く仕事が続く受け手は、休みの知らせ方が上手です。休みの2週間ほど前から取引先に知らせ、進行中の仕事の段取りを決めてから休みに入り、自動返信で最後の確認をする、という流れが身に付いています。

反対に、休みを知らせないまま連絡が取れなくなると、発注者は次の依頼をためらうようになります。仕事の質が高くても、連絡の取れない期間が読めない相手には、締切のある仕事を任せにくいからです。仲介の手数料が挟まらない直接取引では、こうした連絡の丁寧さがそのまま信頼になり、同じ予算で長く付き合える関係につながります。受け手にとっても、手取りの厚い継続の仕事が続くことになり、双方に得のある関係が育ちます。

写真の撮影や画像の編集など、制作の仕事を受けるデザイナーの報酬の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。業務の仕組みやメールの運用を見直す支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どんな依頼があるかを紹介しています。

よくある質問

Q. Gmailの自動返信は同じ相手に何度も届きますか？

Googleのヘルプによると、自動返信は通常、メールを送ってきた相手に一度だけ送られます。ただし、自動返信を送ってから4日以上たって同じ相手からまたメールが届いた場合や、自動返信の文面を編集した場合は、もう一度送られることがあります。

Q. 自動返信の文面には何を書けばよいですか？

メールへのお礼、休みの期間、返信を始める日、急ぎの場合の連絡先、結びの5つが入っていれば十分です。特に返信を始める日を書いておくと、相手は休み明けのいつ返事が来るかが分かり、安心して待てます。日付には曜日を添えると、休みの長さが伝わりやすくなります。

Q. Outlookに自動応答のボタンが表示されないのはなぜですか？

Microsoftの案内によると、Outlookの自動応答の機能は、GmailやYahoo、そのほかのPOPやIMAPの方式のアカウントには対応していません。これらのアカウントをOutlookで使っている場合は、仕分けルールで返信する方法がありますが、休みの間もOutlookを起動したままにしておく必要があります。

Q. 自動返信に担当者の携帯電話の番号を書いてもよいですか？

社外向けの自動返信は、迷惑メールの送り主にも届くことがあるため、個人の携帯電話の番号を書くのは避けたほうが安全です。急ぎの連絡先には、会社の代表の番号や部署の共有のメールアドレスを書くようにします。