定款の電子認証の流れ｜公証役場とのやりとり

定款電子認証と検索して出てくる説明の多くは、必要なソフトと電子署名の話で終わっています。実際に手を動かす段になって分からなくなるのは、公証役場といつ何をやりとりするのかという部分です。電話は誰にかけるのか、何を先に送るのか、当日は何を見せるのか、手数料はどう払うのか。

この記事は、そのやりとりだけを時系列で並べたものです。内容は日本公証人連合会が公開している定款認証と電子公証の案内で確認しています。

いまは、公証役場へ行かないのが原則になっている

まず前提が変わっていることを押さえてください。

電子定款の認証をウェブ会議で受けられる制度は、平成31年3月29日に始まりました。当初は希望した人だけが使う仕組みでしたが、日本公証人連合会は、公証役場へ来てもらう負担をなくすため、2024年3月1日から、電子定款の認証における面前審査について利用者から特段の希望がない限りウェブ会議で実施することを原則とする運用を開始したと案内しています。

つまり、何も言わなければウェブ会議になります。対面で受けたい場合のほうが申し出る側で、ウェブ会議の利用を希望しない旨の申告書に必要事項を記入して提出することになります。

この変化は、公証役場の選び方にも影響します。画面越しに済むのなら、役場までの距離は関係ありません。あとで触れるとおり管轄の制限はありますが、その範囲内であれば、家から近いかどうかではなく、対応が早いかどうかで選べます。

最初のやりとりは、定款案を見てもらうこと

電子認証の入口は、電子署名でもシステムへの登録でもありません。定款の案を公証人に見てもらうことです。

日本公証人連合会は、電子公証を利用するときは必ず事前に公証役場へ電話するなどして担当者と打ち合わせるよう求めています。理由も明記されています。

ひとたび電子署名をした電子文書は、その字句の訂正・変更はできません。インターネット経由で公証役場へ送った電子署名済みの電子文書に字句の訂正・変更の必要が生じた場合には、元文書を訂正・変更した上で、改めて電子署名を行い再度インターネットで送らなければなりませんので、手間と時間を要します。必ず事前の打合せをしてください。 出典: koshonin.gr.jp

特に定款認証については、内容に不備があると設立登記ができなくなるおそれがあるため、申請前に指名する公証人と連絡を取って定款の内容等について事前審査を受けるよう求められています。この段階で手数料の支払い方法の案内も受けられます。

進め方としては、電話で「株式会社の定款認証をウェブ会議でお願いしたい」と伝え、定款案をメールで送る形が一般的です。役場によって受け付け方が違うので、送り方はその電話で確認してください。指摘が返ってきたら直し、もう一度見てもらう。この往復が終わってから、初めてPDFに電子署名を付けます。

最初の電話で確認しておくと往復が減る項目を挙げておきます。定款案の送り先と送り方、実質的支配者となるべき者の申告書の様式と提出方法、手数料の総額と振込先、ウェブ会議の予約が取れる日時、同一の情報の提供を何通頼むか、認証済みデータの受け取り方をシステム経由にするかメールにするか、返信用のレターパックをいつ送ればよいか。この7点を1回の電話で聞いてしまえば、以後のやりとりは定款の内容だけに絞れます。

定款案を送るときは、資本金の額と発起人の人数、取締役会を置くかどうかも本文で伝えてください。手数料の区分がこの3つで変わるため、公証人の側も金額の案内がすぐに出せます。

順番を間違えて先に署名してしまうと、1文字の直しでも署名からやり直しになります。ここが電子認証で最も費用対効果の高い注意点です。

実質的支配者となるべき者を申告する

定款案を送るときに、もう1つ一緒に出しておく書類があります。

平成30年11月30日から、株式会社、一般社団法人、一般財団法人の定款認証では、嘱託人が、法人成立の時に実質的支配者となるべき者について、氏名、住居、生年月日等と、その者が暴力団員および国際テロリストに該当するか否かを公証人に申告することになりました。法人の透明性を高め、マネーロンダリングやテロ資金供与への不正使用を抑止するための措置です。

誰が実質的支配者になるのか

実質的支配者とは、その法人の事業経営を実質的に支配することが可能となる関係にある個人のことです。犯罪による収益の移転防止に関する法律施行規則第11条第2項で定義されていて、株式会社の場合はおおむね次の順で決まります。

第1に、株式の50%を超える株式を保有する個人。そのような人がいなければ、第2に25%を超える株式を保有する個人。それもいなければ、第3に事業活動に支配的な影響力を有する個人。それもいなければ、第4に代表取締役が該当します。

1人で出資して1人で経営する会社なら、その本人が第1の区分で該当します。2人が半分ずつ出資している会社は50%を超える人がいないので第2の区分に進み、2人とも25%を超えているので2人とも該当します。一般社団法人と一般財団法人では、事業活動に支配的な影響力を有する個人、そのような人がいなければ代表理事が該当します。

申告しないと認証されない

この申告は形式的なものではありません。日本公証人連合会は、申告された実質的支配者となるべき者が暴力団員等に該当するか、該当するおそれがあると認められる場合には、嘱託人または本人が申告内容等について公証人に必要な説明をすることになると案内しています。

そのうえで、説明があっても暴力団員等に該当する者が実質的支配者であり、その法人の設立行為に違法性があると認められる場合、公証人は認証することができないとされています。申告そのものが無い場合や、申告はあっても説明が無い場合も同様です。

該当しないと認められた場合は認証が行われますが、認証文言には「嘱託人は、本職に対し、設立される法人の実質的支配者となるべき者が○○である旨及び同人が暴力団員等でない旨を申告した」という趣旨の文言が加わります。

いつ、どうやって出すか

申告は定款認証の嘱託までに行う必要があります。ただし日本公証人連合会は、迅速かつ的確な定款認証と法人設立のために、定款案の点検を依頼する際に併せて申告してほしいと呼びかけています。定款案とセットで送るのが実務上の正解です。

書式は、日本公証人連合会のホームページで提供されている申告書か、公証役場に備え置かれている印刷物を使います。株式会社用と、一般社団法人および一般財団法人用が別々に用意されていて、定款認証の案内ページからダウンロードできます。提出はメール、ファックス、郵送、持参のいずれでもかまいません。

電子認証の場合は、これに加えてオンラインの嘱託画面でも実質的支配者となるべき者の氏名と読み仮名を入力することになります。紙の申告書とシステム入力の両方が必要になる点は、書面による認証との違いです。

頼める公証役場は、本店の住所で決まる

ウェブ会議で済むとはいえ、どの公証人でもよいわけではありません。制限が2つあります。

1つ目が管轄です。定款の認証は、会社の本店の所在地を管轄する法務局または地方法務局に所属する公証人しかできません（公証人法第62条ノ2）。東京都内に本店を置く会社なら東京都内の公証役場、名古屋市なら愛知県内の公証役場という形です。日本公証人連合会は、管轄区域外の公証人がした定款の認証は無効になるとして、必ず本店の所在地の公証役場で認証を受けるよう注意しています。無効になれば手数料も時間も無駄になるので、ここは必ず確認してください。

2つ目が指定公証人かどうかです。公証人のうちで電子公証制度に対応できるのは、法務大臣によって特に指定された指定公証人だけです。管轄内であっても、指定を受けていない公証人には電子定款を頼めません。指定公証人の一覧は法務省民事局のホームページで確認できます。

この2つを満たす役場の中から、電話がつながりやすく、事前審査の返事が早いところを選ぶことになります。画面越しで完結するので、県内の遠い役場でも不利になりません。

ウェブ会議の当日に起きること

日程が決まったら、当日は次のように進みます。

公証人からウェブ会議用のURLがメールで送られてきます。そのURLをクリックまたはタップすると、FaceHubというシステムが起動し、公証人の端末とつながります。ハイパーリンクが途中で切れていてクリックしても起動しない場合は、メール本文のURLを全選択してコピーし、Google Chromeのアドレスバーに貼り付けて検索の操作をすれば起動します。スマートフォンやタブレットなら、URLを全選択して表示されるメニューからウェブ検索を選びます。

接続したら、本人確認が行われます。人違いでないことを確認するため、官公署発行の顔写真付き身分証明書を画面に提示します。運転免許証、パスポート、マイナンバーカード、住民基本台帳カード、在留カードのいずれかです。手元に用意しておいてください。

ここで確認されるのは本人確認だけではありません。日本公証人連合会は、公証人が、認証を受けようとする電磁的記録にされた電子署名が嘱託人本人によってされたものであることを確認すると説明したうえで、電子定款の場合にはそこに実質的設立意思の確認が含まれるとしています。実質的設立意思とは、発起人が実際に定款のとおりの会社を設立して活動する意思を持っていること、そして発起人として法的責任を負うという認識を持っていることを指します。

つまり、何を事業にするのか、なぜこの会社を作るのかといった質問が出ることがあります。難しい問答ではありませんが、自分の言葉で答えられる状態にしておいてください。他人任せで中身を把握していないまま画面に出ると、ここで止まります。

認証できると判断されれば、その場で認証が行われます。

対面を選んだ場合に持っていくもの

ウェブ会議ではなく公証役場へ出向く方式を選ぶこともできます。その場合は、持ち物が増えます。

まず、認証した電子文書のデータを保存するための電子媒体です。日本公証人連合会は、フロッピーディスク、CD-R、CD-RW、DVD-R、USBメモリのいずれかを挙げたうえで、未使用のものか、ウイルス感染等がないことを必ず確認するよう求めています。使い回しの媒体を持ち込むのは避けてください。

本人確認資料としては、官公署発行の顔写真付き身分証明書か、発行3か月以内の印鑑登録証明書と実印です。電子署名をした人以外が行く場合は、電子署名をした人の実印を押した委任状か、電子署名のある電子委任状が要ります。紙の委任状で進めるなら、電子署名をした人が個人のときは3か月以内に発行された印鑑登録証明書、法人のときは3か月以内に発行された登記事項証明書と代表者の印鑑証明書を添えます。

定款作成代理人が電子署名をしている場合は、発起人等から代理人への委任状（実印を押したもの）も必要です。この委任状には、定款の本文を印刷したものを添付します。

書類の数を見れば分かるとおり、対面のほうが手間は増えます。特段の事情が無ければ、ウェブ会議のままで進めるのが合理的です。

手数料はどう払うのか

意外と情報が少ないのが支払いです。

日本公証人連合会は、手数料の支払いについて、原則としてインターネットバンキングまたはクレジットカード納付を利用し、手数料が振り込まれたことを確認した後に認証することになると案内しています。他の方法もあり得るので公証人と相談してくださいとも書かれています。

ここで押さえておきたいのは、入金の確認が認証の前に来るという順番です。振り込みが当日の朝ぎりぎりになると、確認が取れるまで認証が始まりません。設立日をそろえたい場合は、前日までに払い終えておくのが安全です。

領収書は、公証役場から郵送またはメールで送られます。どちらの方法で受け取るかも、事前に相談して決めておきます。

金額は、株式会社なら資本金の額等が100万円未満で3万円、100万円以上300万円未満で4万円、それ以外で5万円です。資本金の額等が100万円未満で、発起人の全員が自然人かつ3人以下、定款に発起人が設立時発行株式の全部を引き受ける旨の記載があり、取締役会を置く旨の記載が無いという条件をすべて満たす場合は1万5,000円になります。一般社団法人と一般財団法人、各種法人の定款認証は5万円です。

このほか、電磁的記録の保存に300円、同一の情報の提供に700円（書面で交付を受ける場合は1枚につき20円を加算）、情報の同一性に関する証明に700円がかかります。合計額は事前の打ち合わせで教えてもらえるので、その金額をそのまま振り込んでください。

受け取る書類を決めておく

認証が終わると、こちらに戻ってくるものが何点かあります。ここは事前に希望を伝えておかないと、あとで請求し直すことになります。

認証済みの電子定款のデータは、登記・供託オンライン申請システムを介して送られます。希望すれば、システム経由ではなくメールで受け取ることもできます。メールを希望する場合は公証役場に申し出てください。

申告受理および認証証明書は、認証後に返信用のレターパックで郵送されます。これは実質的支配者となるべき者の申告を受理したことと、認証をしたことを示す書面です。

そしてもう1つが、同一の情報の提供の書面です。これは、認証された電子定款の内容を紙で受け取るための手続きです。日本公証人連合会は、法務局に認証済みの定款を提出して会社登記をする場合は電子文書の形で受け付けてもらえるとしたうえで、近時は銀行等の金融機関では紙ベースの定款を求める運用もなされているとして、謄本を請求する場合は必ず書面で交付を受けるよう促しています。

希望する場合は、紙の委任状などを郵送する段階で同一の情報の提供の請求書も同封しておきます。認証後、返信用のレターパックで書面が返送されます。法人口座の開設は設立直後に必ず通る手続きなので、この1通は最初から頼んでおくのが合理的です。

代理人に頼む場合のやりとり

発起人本人が電子署名をしないケースもあります。専門家に定款の作成を任せる場合です。

ウェブ会議による認証制度が始まった当初は、発起人等が自ら電子定款または電子委任状に電子署名をすることが要件でした。日本公証人連合会は、令和2年5月11日からこの取扱いを変更し、発起人等が電子署名をできない場合でも、定款作成代理人に対して紙の委任状で定款作成を委任し、その委任状を代理人が公証役場に郵送することで、ウェブ会議による電子定款の認証を利用できるようになったと案内しています。

紙の委任状には印鑑登録証明書などを付けます。発起人が個人なら3か月以内に発行された印鑑登録証明書、法人なら3か月以内に発行された登記事項証明書と代表者の印鑑証明書です。電子委任状で進める場合は、電子署名付きのものを事前に公証役場へオンライン送信します。

つまり、自分にマイナンバーカードや電子署名の環境が無くても、電子定款の恩恵は受けられるということです。印紙代の4万円が不要になるのは、誰が署名したかではなく、定款が電磁的記録で作られているかどうかで決まるからです。

同じ日に登記まで終わらせる仕組み

急いでいる人向けに、もう1つの経路があります。電子定款認証と設立登記のオンライン同時申請です。スーパー・ファストトラック・オプションとも呼ばれています。

これは、公証人に対する電子定款の認証の嘱託と、登記所に対する株式会社の設立登記の申請を、オンラインで同時に行う仕組みです。一定の条件を満たすものについては、同時申請の時から24時間以内に電子定款の認証とともに設立登記を完了させる運用とされています。

使うための条件は3つです。第1に、株式会社の定款であること。一般社団法人や一般財団法人の定款は対象になりません。第2に、登記・供託オンライン申請システムまたはマイナポータルの法人設立ワンストップサービスを通じて申請されること。第3に、ウェブ会議を使用した電子定款の認証手続が行われることです。

さらに、24時間以内処理の対象になるには登記所側の要件も満たす必要があります。設立登記の申請に必要な添付書面情報がすべて電磁的記録で作られていること、補正の必要がないこと、設立時役員等が5人以内であること、設立登記申請の手数料の納付に電子納付が利用されていることの4つです。これらを満たしていなくても申請が無効になるわけではなく、登記官の審査が終わった段階で申請日を会社成立の日とする設立登記がされます。

資格の制限もありません。電子署名を利用できる人であれば誰でも同時申請ができます。ただし、業として同時申請を代理できるのは、株式会社の設立登記申請を業として代理できる弁護士と司法書士に限られます。

順番を間違えると却下される

この仕組みには、気をつけるべき落とし穴があります。

同時申請をした日に公証人が電子定款の認証を行わなかった場合、会社成立の日において有効な定款認証が存在しないことになるため、設立登記の申請は却下されます。認証の予定日より前に同時申請をしてしまうと、そのまま却下に直結するということです。同時申請は、必ずウェブ会議による面談をする当日に行ってください。

面談の時刻にも目安があります。日本公証人連合会は、公証役場の終業時刻間際の時間帯をできる限り避けて、一応の目安として午後3時までに設定するよう求めています。当日中に認証まで終える必要があるためです。

出資の履行、つまり銀行への出資金の払い込みは、定款の作成日以降の日であって、かつ設立登記の申請がされた日までに行われる必要があります。そのため、同時申請に使う定款の作成日は認証予定日の数日前にしておき、その間に実際の払い込みを済ませておくことになります。24時間以内に登記を完了させるには、払込みがあったことを証する書面もPDFで作って添付情報にする必要があります。

却下されてしまった場合でも、電子定款の認証の嘱託自体が直ちに却下されるわけではありません。翌日以降に認証だけを受けることはできます。その場合、認証定款を添えて改めて設立登記を申請するか、認証の嘱託を撤回してもう一度同時申請をするかを選び、希望を公証人に伝えることになります。

24時間はいつから数えるのか

法務省は、登記所での処理について1日の時間帯を3つに区分し、オンライン申請を受け付けた時間帯から起算して原則として24時間以内に登記を完了すると案内しています。区分は、午前8時30分から正午まで、正午から午後3時まで、午後3時から午後5時15分までの3つです。あくまで目安であり、登記申請の件数が多い時期などは24時間以内に完了しないこともあるとされています。

添付する書類の作り方にも条件があります。設立登記では、金銭の払込みがあったことを証する書面を添える必要があります（商業登記法第47条第2項第5号）。払込取扱機関が作成した払込金受入証明書か、設立時代表取締役が作成した証明書に預金通帳の写しか取引明細表を合てつしたものが具体例として挙げられています。預金通帳の名義人は、原則として設立中の会社を代表する発起人の名義になります。

インターネットバンキングの取引状況の画面をPDFにしたものでも足りますが、その書面に払込先金融機関名、口座名義人名、振込日、振込金額が記載されている必要があります。また、口座に一定の残高があるだけで入金の記録が無いものは、払込みがあったことを証する書面として扱われません。残高を見せるのではなく、入金や振込入金といった記録が見えることが条件です。詳細は法務省のオンラインによる定款認証及び設立登記の同時申請の案内で確認できます。

印鑑の提出は、オンライン申請の場合は任意です。ただし登記所が発行する印鑑証明書が必要になる場面はあるので、そのときは印鑑届書を別に作って管轄の登記所へ持参または郵送するか、オンライン申請と併せてオンラインで提出します。

認証が要らない場合もある

最後に、そもそも公証役場とのやりとりが発生しない会社について触れておきます。

持分会社、つまり合名会社、合資会社、合同会社の定款には、公証人の認証が要りません。日本公証人連合会は、持分会社の定款が認証を必要とせず株式会社の定款が必要としているのは、経営と責任が分離されて不特定多数の者がかかわる設計となっている株式会社について、設立後の紛争予防や不正防止の必要性が特に高いためだと説明しています。合同会社で作るなら、この記事で書いてきた工程は丸ごと不要です。

株式会社であっても、認証が必要なのは設立当初の定款だけです。設立後に定款を変更するときは公証人の認証が要りません。ただし、認証を受けた後に創立総会で本店の所在地を他の法務局または地方法務局の管内に変更したときは、変更後の定款について改めてその本店所在地管内の公証人に認証を受けることになります。管轄をまたぐ移転だけは例外です。

変更定款の手数料は手数料令で定められていませんが、日本公証人連合会は、1件について私署証書の認証に準じて6,500円になると案内しています。この場合、収入印紙は貼りません。

手続きの速さが、そのまま仕事の速さに効いてくる

フリーランスと在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から見ると、公証役場とのやりとりでつまずく人には共通点があります。書類を送る前に電話をしないことです。制度が変わったあとも古い手順の記事を読んで進めてしまい、署名を先にしてやり直しになる。この1回の往復で数日を失います。

運営者として見てきた限りでは、この習慣の差は設立後も続きます。相手の側の手順を先に聞いてから動く人は、契約でも請求でも一度で通します。逆に自分の段取りだけで進める人は、毎回の取引で差し戻しが起きます。発注する側から見ると、差し戻しの少ない相手のほうが頼みやすいのは当然です。契約から着手までが速い人に、次の仕事が集まっていきます。

とくに開発系の案件では、契約手続きの速さが選定の材料になる場面があります。工程に長く関わるアプリケーション開発のお仕事では、着手が早いほど関与できる範囲が広がります。企業の生成AI導入を支援するAIコンサル・業務活用支援のお仕事や、守備範囲の広いAI・マーケティング・セキュリティのお仕事でも、稟議に乗せやすい形で見積もりと契約を出せることが強みになります。

お金の流れという点でも同じ構造があります。仲介が層になっている仕組みでは、依頼者が払った金額と受け手に届く金額の間に差が生まれます。中間マージンが乗らない直接取引であれば、同じ予算で依頼者はより多く頼めますし、受け手の手取りは厚くなります。手数料0%の仕組みが効くのは、単価を吊り上げるからではなく、この目減りをなくすからです。設立時に節約できる金額より、毎月の取引で消える金額のほうがはるかに大きいのが現実です。

資本金をいくらにするかは認証手数料の区分にも効いてくるので、事業計画とあわせて決めることになります。判断の材料として、ソフトウェア作成者の年収・単価相場や著述家，記者，編集者の年収・単価相場のような職種別のデータを見ておくと、同じ制作の仕事でも領域によって単価の分布が違うことが分かります。法人化すると固定費が増えるので、どの分布で戦うかを先に決めておくと資金計画がぶれません。

法人として動き始めると、書類の質が取引の速さを左右するようになります。契約書や請求書の体裁が整っていれば経理部門での確認が早く、支払いも滞りにくくなります。文書の基本を押さえるならビジネス文書検定が参考になりますし、ネットワークまわりの提案を扱うならCCNA（シスコ技術者認定）が技術的な裏づけになります。取引が大きくなるほど支払いが止まったときの影響も大きくなるので、回収の手順を先に知っておくことにも意味があります。未払い報酬を回収する！弁護士の着手金・成功報酬と支払督促の流れ【2026年最新】とフリーランスを守る「下請法（取適法）」の知識｜発注書・契約書の必須項目チェックリストが土台になります。会計まわりまで仕事の幅を広げたい人には会計士の副業ガイド｜監査法人勤務でもできる高収入の稼ぎ方【2026年版】も参考になります。

定款の電子認証は、公証役場との3往復か4往復で終わる手続きです。最初の1本の電話を惜しまないこと。それだけで、大半のつまずきは消えます。

よくある質問

Q. 定款の電子認証で公証役場に行く必要はありますか？

2024年3月1日から、電子定款の認証における面前審査は、利用者から特段の希望がない限りウェブ会議で実施することが原則になりました。何も言わなければ画面越しで完結します。対面での審査を希望する場合は、ウェブ会議の利用を希望しない旨の申告書を提出してください。書式は日本公証人連合会のホームページから入手できます。

Q. 実質的支配者となるべき者の申告は誰について書きますか？

株式会社では、株式の50%を超えて保有する個人が該当します。そのような人がいない場合は25%を超えて保有する個人、それもいない場合は事業活動に支配的な影響力を持つ個人、それもいない場合は代表取締役です。1人で出資して経営する会社なら本人が該当します。申告が無いと公証人は認証できないため、定款案の点検を依頼するときに併せて出してください。

Q. 定款認証の手数料はどうやって払いますか？

原則としてインターネットバンキングまたはクレジットカード納付を使い、手数料の振り込みが確認された後に認証が行われます。入金の確認が認証より先に来るので、設立日をそろえたいなら前日までに払い終えておくのが安全です。領収書は公証役場から郵送またはメールで送られます。受け取り方は事前に相談して決めておきましょう。

Q. 電子定款の認証と設立登記を同じ日に終わらせられますか？

株式会社であれば、電子定款認証と設立登記のオンライン同時申請という仕組みがあります。登記・供託オンライン申請システムかマイナポータルを通じて申請し、ウェブ会議で認証を受けることが条件です。添付書面情報がすべて電磁的記録で、補正が不要で、設立時役員等が5人以内で、手数料を電子納付していれば、24時間以内に登記まで完了する運用とされています。