定款に電子署名を付ける手順｜用意するものから署名の当て方まで

2026年9月7日

丸山桃子

この記事のポイント

✓定款電子署名のやり方を
✓用意するもの・ファイルの作り方・署名の当て方・署名後の送り先まで順に整理しました
✓マイナンバーカードで自分で署名する場合と

会社を作ろうと調べ始めると、ほぼ全員が同じところで止まります。定款を紙で出すと収入印紙が4万円かかる、電子にすればそれが要らない、というところまでは分かった。では電子定款の「電子署名」とは具体的に何をどうする作業なのか、そこから先が急に霧の中に入る。この記事は、その霧の部分だけを扱います。用意するもの、ファイルの作り方、署名の当て方、署名し終わったデータをどこへ送るのかまでを、初めて会社を作る人が読んで手が動く順番に並べました。

先に結論を書きます。定款に電子署名を付けるには、署名する人の電子証明書（本人であることを機械に証明するデータ）と、それを読み取る機器と、署名を当てるソフトの3つが要ります。マイナンバーカードを持っていれば、電子証明書は追加費用なしで手に入ります。詰まりやすいのは電子証明書そのものではなく、署名を当てるソフトと、署名を当てる順番です。

紙をやめると何が消えるのか、数字で押さえる

電子署名の話に入る前に、そもそも何のためにこの手間をかけるのかをはっきりさせておきます。ここを曖昧にしたまま進むと、途中で「結局いくら得なのか」が分からなくなって手が止まります。

紙の定款には収入印紙を貼ります。国税庁の印紙税額の一覧表で、定款は第6号文書として扱われ、税額は4万円と決まっています。対象は株式会社、合名会社、合資会社、合同会社、相互会社を設立するときに作る定款の原本です。

６　[定款]（注）株式会社、合名会社、合資会社、合同会社または相互会社の設立のときに作成される定款の原本に限ります。　4万円（非課税文書：株式会社または相互会社の定款のうち公証人法の規定により公証人の保存するもの以外のもの）出典: nta.go.jp

この一覧表の注意書きが、実務で効いてきます。株式会社の場合、印紙を貼るのは公証人が保存する1部だけで、会社の手元に置く控えには貼りません。つまり紙で進めても印紙は1枚で済みますが、その1枚が4万円です。そして印紙税は紙の文書にかかる税金なので、定款をデータのまま作って電子署名で仕上げれば、貼る紙そのものが存在しなくなります。これが電子定款の一番大きい効き目です。

誤解されやすいのは、電子にしても減らない費用があることです。株式会社を作るときの定款認証の手数料は、紙でも電子でも同じ金額です。設立登記のときに納める登録免許税も変わりません。国税庁の登録免許税の税額表によると、株式会社の設立登記は資本金の額の1,000分の7で、これが15万円に満たないときは1件につき15万円です。合同会社は同じく1,000分の7で、下限が6万円になります。電子署名で消えるのは印紙代だけで、登録免許税は別の話だと覚えておくと、後で金額表を見たときに混乱しません。

合同会社を作る人がここで見落としがちな点があります。合同会社の定款は公証人の認証が要らないので、認証手数料はもともとゼロです。だから「電子定款にする意味がない」と思い込む人がいますが、印紙税の対象には合同会社の定款も入っています。紙で作れば4万円、データで作って電子署名を当てれば不要。認証が要らない合同会社ほど、電子署名だけの効果がそのまま金額に出ます。

署名する前に用意するもの

電子署名は「印鑑の代わり」と説明されることが多いのですが、印鑑と違って現物がありません。用意するのは次の3つです。順番に見ていきます。

電子証明書（本人であることを機械に示すデータ）

電子証明書とは、このデータに署名したのは確かにこの人だ、と第三者が保証してくれる証明書のことです。紙でいえば印鑑登録証明書にあたります。

個人が会社を作るときに一番現実的なのは、マイナンバーカードに入っている署名用電子証明書です。市区町村の窓口で発行の手続きをします。すでにカードを持っていて、受け取るときに署名用の暗証番号（英数字6文字から16文字）を設定していれば、たいていは追加の手続きなしで使えます。

注意したいのは有効期間です。公的個人認証サービスの説明では、電子証明書の有効期間は発行の日から5回目の誕生日までとされています。更新は満了日の3か月前からできます。カード本体の有効期限がまだ先でも、中に入っている電子証明書だけが先に切れていることがあります。会社設立の日程を決めてから気づくと、窓口が混んでいて動けなくなるので、着手前に一度確かめてください。

公的個人認証サービスで使用する電子証明書の有効期間は、電子証明書発行の日から5回目の誕生日までです。出典: jpki.go.jp

法人がすでにあって、その法人が発起人になる場合は、法務局が発行する商業登記電子証明書を使います。こちらは有効期間を3か月から27か月の範囲で自分で選んで、期間に応じた手数料を払って取得します。個人が一人で作る会社なら、まず考えなくてよい選択肢です。

電子証明書を読み取る機器

マイナンバーカードの中身は、カードに触れるだけでは読み出せません。パソコンで作業するなら、ICカードリーダライタが要ります。公的個人認証サービスの案内では、対応機種の一覧が公開されていて、そこに載っているものを選ぶのが確実です。価格は市販品でおおむね2,000円から4,000円台が中心です。

もうひとつ、AndroidスマートフォンをICカードリーダライタの代わりに使う方法も案内されています。ただしこちらはWindowsパソコンとAndroidの組み合わせに限られる、という条件が付きます。Macを使っていて、手元にAndroid端末しかない、という人は素直にカードリーダを買ったほうが早いです。Macで使う場合は、一部の機種がApple製の新しいチップに対応していないという注意書きも出ているので、購入前に販売ページの対応状況を見てください。ICカードリーダライタのご用意のページに、対応一覧と機種ごとの注意点がまとまっています。

署名を当てるソフト

ここが一番つまずきます。電子証明書とカードリーダがあっても、それだけではPDFに署名は付きません。署名を実際に当てるソフトが別に要ります。しかも道が2本あって、どちらを選ぶかで用意するものが変わります。

日本公証人連合会の説明では、認証の対象になる電子文書はPDF形式に限られ、PDFに署名を当てるには市販ソフトを使うか、登記・供託オンライン申請システムのソフトを使うか、という整理になっています。

電子文書にPDF署名をするには、アドビ株式会社の市販ソフトウェア「Adobe Acrobat Pro」その他のソフトウェアを使用してください。（中略）電子文書にXML署名をするには、登記供託オンライン申請システムのソフトウェア「申請用総合ソフト」を使用してください。なお、電子証明書を読み取るために、カードリーダーが必要になります。出典: koshonin.gr.jp

つまり、PDFの中に署名を埋め込む「PDF署名」と、PDFの外側に署名の情報を付ける「XML署名」の2通りがあります。PDF署名は有料ソフトが要りますが、出来上がったファイルが1つで済むので扱いやすい。XML署名は法務省が無料で配っている申請用総合ソフトでできますが、定款のPDFと署名のファイルを組にして扱うことになります。どちらでも認証は受けられます。

有料ソフトの代金を払ってまで自分でやる価値があるかは、作る会社が1社だけかどうかで変わります。1社だけなら、ソフト代が印紙代4万円の節約分を食いつぶしかねません。その場合は、無料のXML署名の道を選ぶか、後で触れる代理人に署名してもらう道を選ぶほうが金額としては合います。

定款のファイルを作るところまで

署名の前に、署名される側のファイルを仕上げます。ここで形を間違えると、署名を当て直すことになります。電子署名は一度当てると字句の訂正ができないので、直すたびに最初からやり直しになるためです。

まず本文を作ります。定款は会社の決まりを書いた文書で、商号、目的、本店の所在地、設立に際して出資される財産の価額、発起人の氏名と住所などを書きます。日本公証人連合会は定款の記載例を公開していて、定款認証の案内ページからたどれます。小さな株式会社を早く作りたい人向けに、定款作成支援ツールも用意されています。このツールを使った場合に東京都と福岡県の公証役場で48時間以内に認証を終える試行が行われている、という案内も同じページに出ています。

紙の定款に付き物だった作法は、電子では要りません。A4の用紙に横書きで印刷して袋とじにして契印を押す、という手順は紙の場合の話です。データで作るなら、綴じるものがないので契印もありません。ここを知らずに「契印はどう押すのか」で悩む人がいますが、悩む必要がありません。

次にPDFに変換します。ここで守る決まりが3つあります。

ひとつ、形式はPDFです。ワープロソフトのファイルのままでは認証を受けられません。多くのワープロソフトには書き出しの機能が入っているので、それで変換します。

ふたつ、大きさは10メガバイト以下です。文字だけの定款なら普通は数百キロバイトに収まりますが、ロゴ画像を貼ったり、スキャンした画像を貼り込んだりすると一気に膨らみます。定款に画像を入れる必要はないので、文字だけで作るのが安全です。

みっつ、ファイル名に制限があります。全角なら15文字以内、半角なら31文字以内です。使える文字は英数字と各種記号、カタカナ、ひらがな、JISの第1水準と第2水準の漢字とされています。「株式会社○○定款（最終版）（修正3）」のような長い名前にすると弾かれるので、「定款」程度の短い名前にしておきます。

作成日付も確認します。定款に書く作成日は、認証を受ける日より前の日付である必要があります。認証当日の日付を書いてしまうと、その場で直すことになります。

署名を当てる手順

ファイルが仕上がったら、署名を当てます。PDF署名の場合の流れを追います。

最初に、パソコンに必要なものをそろえます。カードリーダのドライバを入れ、公的個人認証サービスの利用者クライアントソフトを入れ、署名用のソフトを入れます。加えて、登記・供託オンライン申請システムが配っているPDF署名プラグインが要る場合があります。ここまでが準備で、実際の署名作業はその後の数分です。

次に、カードリーダをパソコンにつなぎ、マイナンバーカードを載せます。署名用のソフトで定款のPDFを開き、署名の機能を選びます。使う証明書としてマイナンバーカードの署名用電子証明書を選び、受け取りのときに設定した英数字の暗証番号を入れます。ここで入れるのは、コンビニ交付などで使う4桁の数字ではなく、6文字から16文字の英数字のほうです。この取り違えは非常に多く、続けて間違えるとロックがかかって市区町村の窓口に行くはめになります。落ち着いて入れてください。

署名が当たると、PDFの中に署名の情報が埋め込まれます。見た目にははんこの画像が出るわけではなく、ソフト上で署名済みと表示されるだけのことが多い。これで完成です。

XML署名の場合は、法務省の申請用総合ソフトを使います。こちらは無料でダウンロードでき、署名の機能も同じソフトに入っています。申請用総合ソフトは登記の申請でも使うので、どのみち会社設立の途中で触ることになります。最初からこちらで統一してしまう、という選び方も合理的です。

署名を当てたら、その場でもう一度だけ本文を読み直してください。繰り返しになりますが、署名済みのファイルは字句を直せません。直すには元のファイルを直して署名し直し、送り直すことになります。誤字1つで半日が飛ぶことがあるので、署名前と署名後の2回読むのが結果的に速いです。

誰が署名するのかで手順が変わる

ここが意外と知られていません。定款に電子署名を付けるのは、発起人（会社を作ろうと最初にお金を出す人）全員です。発起人が3人いれば、3人分の電子署名が要ります。3人ともマイナンバーカードと暗証番号を用意し、順番に署名を当てていくことになります。

全員分をそろえるのが大変なので、実務では代理人が署名する形がよく使われます。発起人から委任を受けた人が定款を作り、その人だけが電子署名を当てる。この形なら署名は1回で済みます。ただし委任した証拠が別に要ります。日本公証人連合会の案内によると、定款作成代理人が嘱託する場合は、発起人から公証役場に対して、電子署名付きの電子委任状をオンラインで送るか、印鑑登録証明書を付けた紙の委任状を郵送しておく必要があります。

この「代理人に頼む」という選択肢が、実は費用の分かれ道です。自分で署名するには電子証明書と機器とソフトをそろえる手間と費用がかかる。代理人に頼めばその手間は消えますが、報酬が発生します。会社を1つ作るだけなら代理人に頼んだほうが総額は安く収まることが多く、これから何社も作る予定があるなら自前でそろえたほうが後で効いてきます。どちらが正しいという話ではなく、回数の問題です。

なお、会社設立の代行を掲げるサービスの中には、電子定款の作成だけを切り出して請け負うものもあります。金額と、どこまでやってくれるのか（定款の案文作りから含むのか、こちらが作った案文に署名を当てるだけなのか）を確かめてから頼んでください。

署名した後、データはどこへ行くのか

署名が終わったら、次は送る作業です。ここで株式会社と合同会社で道が分かれます。

株式会社の場合は、まず公証人の認証を受けます。認証とは、その定款が正しい手続きで作られたと公証人が証明することです。認証を受けるのは設立のときに作る最初の定款だけで、その後に定款を変えるときは要りません。

電子定款の認証は、法務省が運営する登記・供託オンライン申請システムを通して行います。申請の前に、認証を受ける公証役場に電話をして担当者と打ち合わせをし、定款の内容を事前に見てもらうのが決まった手順です。内容に不備があると設立登記ができなくなるおそれがあるためで、この事前確認は省略しないでください。

テレビ電話を使えば、公証役場に出向かずに認証まで終えられます。認証済みのデータはシステムを通して送り返され、申告受理および認証証明書は返信用のレターパックで届きます。テレビ電話を使わない場合は役場に出向き、CD-RやUSBメモリなどの媒体を持参して、その場でデータを入れてもらう形になります。

合同会社の場合は、この認証の段階そのものがありません。署名した定款のデータを、そのまま設立登記の添付書類として法務局へ出します。

法務局への出し方も2通りあります。登記をオンラインで申請するなら、署名済みのファイルをそのまま添付して送ります。紙の申請書で出すなら、データを記録したCD-Rなどを申請書に付ける形になります。法務省は、添付書面が電磁的記録で作られているときはその内容を記録したCD-R等を申請書に添付する必要がある、と案内しており、媒体は日本産業規格X 0606形式またはX 0610形式に適合する120mm光ディスク、つまりCD-RやDVD-Rだと指定しています。詳細は商業・法人登記の申請書の添付書面を電磁的記録で作成している場合についてにまとまっています。

法務局は申請方法として、オンライン申請、QRコード付き書面申請、通常の書面申請の3つを案内しています。電子証明書を持っているなら、一人で作る会社は完全オンライン申請が勧められています。せっかく定款に電子署名を当てたのなら、登記もオンラインで通してしまうのが素直です。申請方法の違いは商業・法人登記の申請書様式のページで比較できます。

ひとつ現実的な注意があります。日本公証人連合会は、銀行などの金融機関が紙の定款を求める運用をしている場合があるため、謄本を請求するときは必ず書面で交付を受けるように、と案内しています。電子で作ったからといって紙が一切不要になるわけではなく、会社の口座を作る段階で紙の控えを求められることがあります。認証のときに書面の交付も一緒に頼んでおくと、後で取りに戻らずに済みます。

時間の制約を知っておく

電子公証システムには稼働時間があります。日本公証人連合会の案内によると、事務の取扱時間は月曜日から金曜日の8時30分から17時まで、祝日と休日、12月29日から1月3日までを除く、とされています。17時でシステムが止まるため、終業間際に送った案件は当日中に処理できないことがあります。

「オンラインだから夜でもできる」と思い込んでいると、設立日の逆算がずれます。会社の設立日は、法務局が設立登記の申請を受け付けた日になります。縁起のいい日や、切りのいい月初めに設立日を合わせたい人は多いのですが、その日から逆算して、認証が平日の日中にしかできないこと、公証役場との事前打ち合わせにも時間がかかることを織り込んでください。

認証を受けたデータは、公証人のもとで20年間保存されます。手元のファイルを失っても、後から同一の情報の提供を請求すれば取り直せます。ただし請求には手数料がかかるので、署名済みのファイルと認証済みのファイルは、自分でも別の場所に保存しておくのが賢いやり方です。

つまずきやすいところを先回りする

ここまでの手順で、実際に止まりやすい箇所を並べます。

暗証番号の取り違えが最も多い。マイナンバーカードには複数の暗証番号が設定されていて、署名に使うのは英数字6文字から16文字のものです。数字4桁のほうを入れ続けてロックすると、市区町村の窓口でしか解除できません。

電子証明書の期限切れがこれに続きます。カード本体の期限と、中の電子証明書の期限は別です。設立の準備を始めた日に一度確かめておけば、更新の時間を取れます。

署名の当て直しも多い。署名した後に商号の読みを直したい、目的を1行足したい、と気づいて最初からやり直すことになる。定款の内容は、署名の前に公証役場の事前確認を通しておけば、この往復はほぼ防げます。

ソフトの組み合わせでつまずくこともあります。署名を当てるソフト、カードリーダのドライバ、利用者クライアントソフト、署名プラグインの4つがそろって初めて動くので、どれか1つが古いと署名の画面でカードを認識しません。うまくいかないときは、まず全部を最新版にしてから再起動する、という順で当たるのが早道です。

もうひとつ。法務省は、書面で登記を申請する場合でも、登記の内容をあらかじめオンラインで送っておける仕組みを案内しています。この方式では電子署名も電子証明書も添付する必要がない、と明記されています。定款の電子署名と、登記の申請の電子化は別の話なので、混ぜて考えないでください。仕組みの説明は登記・供託オンライン申請システムによる登記事項の提出についてにあります。

手続きを外に出すという考え方

ここまで読んで、自分でやるか誰かに頼むかを決めかねている人も多いはずです。判断の材料を整理します。

自分でやる場合にかかるのは、カードリーダ代が2,000円から4,000円台、PDF署名の有料ソフトを使うならその代金、それに手順を調べて実行する時間です。無料のXML署名で通せば、現金の出費はカードリーダ代だけで済みます。

頼む場合は報酬が乗りますが、事前の内容確認まで含めて任せられます。会社を1つ作って終わりなら、手順を覚える時間の価値を考えると、頼むほうが合理的な場面は多い。

20年この市場を見てきた立場から言えば、独立したばかりの人ほど、こうした一回限りの手続きに時間を吸われて本業が止まります。定款の書き方を覚えても、それが次の仕事につながることはまずない。覚える価値があるのは繰り返す作業のほうで、一度きりの作業は外に出して、空いた時間を最初の顧客を見つけることに使ったほうが、半年後の景色が変わります。

同時に、外に出すときの相手選びには気をつけてください。仲介が何段も重なると、支払った金額のうち実際に作業した人に届く分が細くなり、その分だけ品質が落ちます。依頼する側と受ける側が直接つながる形なら、同じ予算で依頼者はより多くを頼め、受ける側は手数料0%で手取りが厚くなる。長く続いている人ほど、この「直接つながる」相手を少しずつ増やして、単発の作業ではなく任せきれる関係を作っています。運営者として見てきた限りでは、報酬の額そのものより、この関係の作り方のほうが差になって現れます。

手続きの外注が仕事になる側から見ると

ここからは視点を変えて、こうした手続きを受ける側の話をします。電子署名や電子申請まわりは、依頼したい人が増えている一方で、対応できる人がそれほど多くありません。

在宅で仕事を受ける人の職種別の相場を整理した著述家，記者，編集者の年収・単価相場のページでは、文章を作る仕事の単価の幅が職種ごとに整理されています。手続き書類の作成や、制度の変更を調べて社内向けに書き直す仕事は、この領域と地続きです。定款のような定型の文書を正確に組み立てられる力は、契約書や規程の整備にもそのまま使えます。

システム寄りの仕事を見るなら、ソフトウェア作成者の年収・単価相場のページが参考になります。電子署名や電子申請の仕組みを社内に入れる案件は、書類の知識と技術の両方が要るため、どちらか片方しかできない人が多く、両方できる人には相談が集まりやすい領域です。

仕事の探し方の側から見るなら、AIコンサル・業務活用支援のお仕事のページに、社内の業務をどう組み替えるかを提案する仕事の内容がまとまっています。紙の手続きをデータに置き換える相談は、この分類に近いところに集まります。同じくAI・マーケティング・セキュリティのお仕事のページでは、電子証明書やデータの扱いを含む案件の傾向が整理されています。システムを作る側に回るならアプリケーション開発のお仕事のページが具体的です。

資格から入るなら、ビジネス文書検定は、書類の形式や言葉づかいを体系立てて覚えられる試験です。定款のような法的な文書そのものを扱う試験ではありませんが、整った文書を作る基礎が身に付きます。ネットワークや機器の知識を足したいならCCNA（シスコ技術者認定）が定番で、社内システムの入れ替えに関わる案件で効いてきます。

お金の回収まわりで不安があるなら、未払い報酬を回収する！弁護士の着手金・成功報酬と支払督促の流れ【2026年最新】の記事に、報酬が払われないときの手順と費用感がまとまっています。会社を作った直後は取引先の与信が見えにくいので、先に読んでおくと守りが固まります。契約の形を整えるならフリーランスを守る「下請法（取適法）」の知識｜発注書・契約書の必須項目チェックリストの記事が、発注書に何を書いてもらうべきかを項目ごとに示しています。会計まわりを任せる相手を探しているなら、会計士の副業ガイド｜監査法人勤務でもできる高収入の稼ぎ方【2026年版】の記事から、どういう人がどんな形で関わっているかの手触りがつかめます。

数字で見た、電子署名を選ぶ判断

最後に、判断に使える数字を一度に並べます。

紙をやめることで確実に消えるのは印紙税の4万円です。これは株式会社でも合同会社でも同じです。

消えないのは、株式会社の定款認証の手数料と、設立登記の登録免許税です。認証の手数料は資本金の額などで1万5,000円から5万円の幅があり、登録免許税は株式会社で最低15万円、合同会社で最低6万円です。詳しい区分は公証人手数料の案内と登録免許税の税額表で確かめられます。

自分で署名する側の出費は、カードリーダ代の2,000円台からと、有料の署名ソフトを使う場合のその代金です。無料のソフトだけで通せば、印紙代4万円のほぼ全額が手元に残ります。

この差額をどう使うかが、実は一番大事なところです。4万円は、会社を作った直後の数か月で見れば、名刺と簡単なウェブサイトを用意できる額です。手続きを整えることそのものに満足して止まってしまう人と、浮いた分を最初の売上を作る側に回す人とでは、1年後の姿が明確に分かれます。電子署名は目的ではなく、面倒な部分を安く早く終わらせて、本来やるべきことに戻るための道具です。

なお、税金や登記の個別の扱いは、資本金の額や事業の内容、出資の形によって変わります。ここに挙げた金額はいずれも公的な資料に書かれている原則で、自分のケースに当てはめた判断は、管轄の法務局か公証役場、税額については税務署か税理士に確認してください。

よくある質問

Q. 電子定款の電子署名は、発起人全員が付ける必要がありますか？

原則として発起人全員の電子署名が要ります。全員がマイナンバーカードと署名用の暗証番号を用意するのが難しい場合は、発起人から委任を受けた代理人が1人で署名する形が使われます。その場合は、電子署名付きの電子委任状をオンラインで送るか、印鑑登録証明書を付けた紙の委任状を公証役場へ郵送しておく必要があります。