お客様へのご案内文の書き方｜お知らせの例文と注意点

お客様へのご案内文を書くことになったものの、どんな順番で書けばよいのか、どこまで丁寧に書けばよいのかで手が止まってしまう人は多いものです。ご案内文は、決まった型に沿って書けば、伝えたいことを失礼なく、誤解なく届けられます。この記事では、お客様に送るご案内文とお知らせの基本の構成、頭語と結語、時候のあいさつの選び方を整理したうえで、営業時間の変更や価格改定、休業、移転、イベントなど場面ごとの例文を紹介します。あわせて、送る前の確認の手順と、複数の担当で準備を分け合うときに、担当と期限を共有できるPinatecaのような道具の使いどころにも触れます。

お客様へのご案内文とは

ご案内文とは、お客様や取引先に、新しい情報や変更点、催しなどを知らせるための文書のことです。似た言葉に「お知らせ」「案内状」「通知」がありますが、使い分けはおおむね次のとおりです。

呼び方	主な内容	例
お知らせ	事実や変更を伝える	営業時間の変更、休業、システムの停止
ご案内	相手に参加や利用を勧める	イベント、新サービス、説明会
案内状・招待状	特定の相手を催しに招く	新店の開店記念、展示会、記念式典
通知	決定した事項を正式に伝える	価格改定、契約条件の変更

実際には、「価格改定のお知らせ」「価格改定のご案内」のように、どちらの言葉も使われています。大切なのは呼び方より、相手に何をしてほしいのか、何を知っておいてほしいのかが、一目で分かる文書になっているかです。

企業にとってのご案内文の役割について、イベントの運営を手がける会社のコラムでは次のように説明されています。

企業にとって案内文とは「イベントへの参加促進」だけでなく「企業のブランドイメージの向上や浸透」などにも影響するものであり、よりお客様にわかりやすく効果的な文面やデザインでなければなりません。 出典: jenix.co.jp

ご案内文は、内容を伝えるだけでなく、会社やお店の印象を左右する文書でもあります。誤字や日付の間違い、分かりにくい説明は、それだけで「この会社は大丈夫だろうか」という不安につながります。逆に、読みやすく丁寧なご案内は、変更や値上げのような伝えにくい内容でも、お客様に受け入れてもらいやすくします。

ご案内文の基本の構成

紙のご案内文や改まった文書は、次の順番で組み立てるのが基本です。

1. 前付け: 文書番号（必要な場合）、発信の日付、宛名、差出人
2. 件名: 何のご案内かが一目で分かる題
3. 前文: 頭語、時候のあいさつ、相手の繁栄を喜ぶ言葉、日頃の感謝
4. 主文: 「さて、」から始め、伝えたい内容を書く
5. 末文: 締めのあいさつ、結語
6. 別記: 「記」として、日時、場所、変更点などを箇条書きにし、最後に「以上」

前付けの日付は、文書を出す日を書きます。宛名は、特定の相手に送る場合は「株式会社〇〇 〇〇様」、多くのお客様に送る場合は「お客様各位」とします。各位とは「皆様」を丁寧にした言葉で、「各位様」とはしません。

件名は「営業時間変更のお知らせ」「新店舗開店のご案内」のように、内容と文書の種類が分かる言葉にします。件名を読んだだけで、自分に関係があるかどうかをお客様が判断できるのが理想です。

主文では、結論を先に書きます。何が、いつから、どう変わるのか、お客様は何をすればよいのかを、最初の段落で伝えます。理由やお詫びは、その後に続けます。細かい日時や場所は、本文の中に書き込まず、別記にまとめると読み返しやすくなります。

文化庁の文化審議会がまとめた「公用文作成の考え方」は、役所の文書のための指針ですが、お客様向けの文書にもそのまま使える考え方が書かれています。

ア 一文を短くする。 イ 一文の論点は、一つにする。 ウ 三つ以上の情報を並べるときには、箇条書を利用する。 出典: bunka.go.jp

同じ指針には、文書の構成について「結論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明する」という項目もあります。ご案内文でも、この2つを守るだけで、読みやすさが大きく変わります。

差出人の書き方にも決まりがあります。会社として出す文書なら、会社名に加えて、部署名と担当者の名前、連絡先を書いておくと、お客様が問い合わせるときに迷いません。代表者の名前で出す正式な文書では「代表取締役　〇〇」のように役職を添えます。

お客様にとって不利な内容や、迷惑をかける内容のご案内では、お詫びの一文を入れるかどうかも考えます。営業時間の短縮や価格の改定のように、お客様に負担をお願いする内容なら、「ご不便をおかけいたしますが」「多大なご負担をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます」といった一文を添えます。一方で、新しいサービスの開始やイベントのご案内のように、お客様にとって前向きな内容なら、お詫びは不要です。内容に合わない謝り方をすると、かえって不自然に見えるので、文書の性格に合わせて使い分けます。

頭語と結語の組み合わせ

改まったご案内文は、頭語で始まり、結語で終わります。頭語と結語は組み合わせが決まっているので、間違えないようにします。

頭語	結語	使う場面
拝啓	敬具	一般的な改まった文書。迷ったらこれを使う
謹啓	謹白、敬白	特に丁寧にしたい相手や、式典の案内
前略	草々	前文を省く略式の文書。お客様向けの案内には向かない

お客様向けのご案内文では、「拝啓」と「敬具」の組み合わせが最も一般的です。前略は時候のあいさつを省くときに使う言葉なので、改まったご案内には使いません。

メールでご案内を送る場合は、頭語と結語、時候のあいさつを省き、「いつもご利用いただき、誠にありがとうございます」のような一文から始めるのが一般的です。紙の文書の型を、メールにそのまま当てはめる必要はありません。

時候のあいさつの選び方

時候のあいさつは、頭語のすぐ後に入れる、季節を表す言葉です。改まった文書では「〇〇の候」という漢語の形を使います。月ごとの代表的なものは次のとおりです。

月	時候のあいさつの例
1月	新春の候、厳寒の候
2月	立春の候、余寒の候
3月	早春の候、春暖の候
4月	陽春の候、春暖の候
5月	新緑の候、薫風の候
6月	梅雨の候、初夏の候
7月	盛夏の候、猛暑の候
8月	残暑の候、晩夏の候
9月	初秋の候、新秋の候
10月	秋冷の候、仲秋の候
11月	晩秋の候、向寒の候
12月	師走の候、寒冷の候

時候のあいさつの後には、相手の繁栄や健康を喜ぶ言葉を続けます。会社に送る場合は「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」、個人のお客様に送る場合は「皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」が一般的です。清栄は会社にも個人にも使える言葉で、健勝は個人の健康を喜ぶ言葉です。

さらに、日頃の感謝を伝える一文を加えます。「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」「日頃より格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます」などです。

季節の言葉を毎回選ぶのが難しい場合は、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と書く方法もあります。時下とは「このごろ」という意味で、季節を問わず使えます。多くのお客様に同じ文書を送る場合や、送る時期がはっきり決まっていない場合に便利です。

例文1: 営業時間変更のお知らせ

ここからは、場面ごとの例文を紹介します。〇〇の部分は、実際の内容に置き換えてください。まずは、お店の営業時間を変更する場合の紙のお知らせです。

2026年11月1日

お客様各位

株式会社〇〇　〇〇店

営業時間変更のお知らせ

拝啓　晩秋の候、皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素は〇〇店をご利用いただき、誠にありがとうございます。

さて、このたび当店では、2026年12月1日（火）より、営業時間を下記のとおり変更させていただくことになりました。お客様にはご不便をおかけいたしますが、何とぞご理解を賜りますようお願い申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

1. 変更日　2026年12月1日（火）
2. 変更前の営業時間　午前10時から午後9時まで
3. 変更後の営業時間　午前10時から午後8時まで
4. お問い合わせ　〇〇店　電話番号〇〇〇〇

以上

この例文のように、変更の内容と開始の日を主文の最初に書き、細かい時間は別記にまとめます。変更の理由を書く場合は「人員の体制を見直すため」のように短く添えます。理由を長く書くより、変更後もお客様が困らないための案内（予約の方法、問い合わせ先など）を丁寧に書くほうが親切です。

例文2: 価格改定のご案内

価格の改定は、お客様にとってうれしくない知らせです。それだけに、改定の内容と時期を正確に、早めに伝えることが大切です。取引先の会社に送る場合の例文です。

2026年10月23日

株式会社〇〇 購買部　〇〇様

株式会社△△ 営業部　〇〇

価格改定のお願い

拝啓　秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、弊社では、原材料費と物流費の上昇が続く中、これまで業務の効率化によって現行の価格を維持する努力を続けてまいりました。しかしながら、自社の努力だけでは現在の価格を保つことが難しくなり、誠に不本意ながら、2027年1月1日のご注文分より、下記のとおり価格を改定させていただくことになりました。

貴社には多大なご負担をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。何とぞ事情をご賢察のうえ、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

記

1. 対象の商品　別紙の価格表のとおり
2. 改定の時期　2027年1月1日ご注文分より
3. 改定の幅　現行の価格より約5%から8%
4. お問い合わせ　営業部　〇〇（電話番号〇〇〇〇）

以上

価格改定のご案内では、改定の時期を早めに伝えることが最大の配慮になります。取引先は予算や仕入れの計画を立て直す必要があるため、少なくとも1か月から数か月前には届くようにします。改定の理由は、相手が納得できる範囲で正直に書きます。

例文3: 休業のお知らせ

年末年始や夏季の休業、設備の工事による臨時休業を知らせる場合の、メールでの例文です。メールでは頭語や時候のあいさつを省き、要点を短くまとめます。

件名：年末年始休業のお知らせ（12月29日から1月4日まで）

お客様各位

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を年末年始の休業とさせていただきます。

休業期間：2026年12月29日（火）から2027年1月4日（月）まで

休業期間中にいただいたお問い合わせには、2027年1月5日（火）以降、順にご返信いたします。ご不便をおかけいたしますが、何とぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、12月28日（月）午後3時までにいただいたご注文は、年内に発送いたします。

来年も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇　お客様窓口

件名に期間を入れておくと、メールを開かなくても内容が伝わります。休業中に問い合わせがあった場合の扱いと、休業前の注文の締め切りを書いておくと、お客様からの問い合わせを減らせます。

例文4: 移転のご案内

事務所や店舗の移転を知らせる場合の例文です。新しい住所と、業務を始める日付を正確に伝えることが何より大切です。

拝啓　陽春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社は、業務の拡大に伴い、下記の住所に事務所を移転することになりました。2027年4月12日（月）より、新しい事務所で業務を開始いたします。

これを機に、社員一同、より一層のサービスの向上に努めてまいりますので、今後とも変わらぬご指導とご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。

敬具

記

1. 新住所　〒〇〇〇-〇〇〇〇　東京都〇〇区〇〇
2. 電話番号　〇〇〇〇（変更はありません）
3. 業務開始日　2027年4月12日（月）
4. 最寄り駅　〇〇線〇〇駅から徒歩5分

以上

移転のご案内では、電話番号やメールアドレスが変わるかどうかも必ず書きます。変わらない場合も「変更はありません」と明記しておくと、お客様が連絡先を書き換えるべきかで迷いません。

例文5: イベントのご案内

展示会や説明会、記念のイベントにお客様を招く場合の例文です。ご案内の目的は参加してもらうことなので、日時、場所、申し込みの方法を分かりやすく示します。

拝啓　初秋の候、皆様にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

さて、このたび弊社では、日頃のご愛顧に感謝を込めて、新商品の発表会を下記のとおり開催する運びとなりました。新商品を実際に手に取ってお試しいただける機会をご用意いたしましたので、ご多用中とは存じますが、ぜひお越しくださいますようご案内申し上げます。

敬具

記

1. 日時　2027年2月18日（木）午後1時から午後5時まで
2. 会場　〇〇ホール　3階会議室（東京都〇〇区〇〇）
3. 参加費　無料
4. お申し込み　2月10日（水）までに、同封のはがき、または弊社のウェブサイトのお申し込みのページからお申し込みください

以上

イベントのご案内は、開催の1か月から2か月前に届くようにすると、お客様が予定を組みやすくなります。申し込みの締め切り、駐車場の有無、当日の持ち物など、お客様が当日までに知っておきたいことを先回りして書いておくと親切です。

例文6: システムの一時停止のお知らせ

ウェブサイトや会員のページ、予約のシステムを点検のために止める場合は、メールやサイト上のお知らせで伝えます。止まる時間帯と、その間にできないことを具体的に書くのがポイントです。

件名：【重要】システムの点検に伴うサービスの一時停止のお知らせ（11月15日　午前2時から午前6時まで）

お客様各位

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

サービスの品質の向上のため、下記の日時にシステムの点検を行います。点検の間は、会員のページへのログインと、新しいご予約の受け付けを停止いたします。

停止の日時：2026年11月15日（日）午前2時から午前6時まで

すでにお受けしているご予約に影響はありません。点検の作業の状況によっては、終了の時刻が早まる場合や遅れる場合がございます。終了の時刻が遅れる場合は、このページでお知らせいたします。

お客様にはご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

株式会社〇〇　サポート窓口

システムのお知らせでは、「すでに受けている予約や注文に影響があるかどうか」を必ず書きます。お客様が最も心配するのは、自分の予約や注文が消えていないかという点だからです。停止の時間は、利用の少ない深夜や早朝に設定するのが一般的ですが、その時間帯にも利用するお客様がいる場合は、数日前から何度か案内を出します。

例文7: 担当者変更のご案内

取引先を担当する社員が異動や退職で変わる場合は、後任の担当者を紹介するご案内を送ります。前任と後任の連名で、メールで送ることが多い文書です。

件名：担当者変更のご案内（株式会社△△　〇〇）

株式会社〇〇 営業部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。

このたび、社内の異動に伴い、11月30日をもちまして、貴社の担当を外れることになりました。在任中は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。

12月1日より、同じ部署の□□が貴社を担当いたします。□□は、これまで〇〇の分野の取引を長く担当してまいりました。引き継ぎは万全を期しておりますが、お気づきの点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。

後任の連絡先 氏名：□□ 電話番号：〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇

近日中に、□□とともにご挨拶に伺いたく存じます。改めてご都合をお伺いいたします。

今後とも変わらぬご指導を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

担当者変更のご案内では、いつから誰に替わるのか、後任の連絡先、引き継ぎの状況の3つを確実に伝えます。後任の人柄や経験を一言添えると、取引先は安心して新しい担当者とのやりとりを始められます。

敬語と言い回しで気をつけたいこと

ご案内文は丁寧に書こうとするあまり、かえって読みにくくなることがあります。よく見かける言い回しの注意点を挙げておきます。

1つ目は、「させていただく」の使いすぎです。「休業させていただきます」「変更させていただきます」は、相手の許しを得て行うという気持ちを表す言い方なので、ご案内文で使うこと自体は間違いではありません。ただ、1つの文書の中で何度も重なると、くどい印象になります。「休業いたします」「変更いたします」と言い換えられる部分は言い換え、1つの文書で1〜2回にとどめると、すっきり読めます。

2つ目は、二重敬語です。「おっしゃられる」「ご覧になられる」は、尊敬の言葉を2つ重ねた言い方です。「おっしゃる」「ご覧になる」で十分に丁寧です。

3つ目は、お願いの表現の強さです。「必ずご確認ください」「ご注意ください」が続くと、お客様に命令しているような印象になります。大切な点は「お手数ですが、ご確認くださいますようお願い申し上げます」のように、クッション言葉を添えて伝えます。クッション言葉とは、「お手数ですが」「恐れ入りますが」「ご多用中とは存じますが」のように、お願いの前に添えて表現をやわらげる言葉のことです。

4つ目は、あいまいな言葉です。「近日中に」「なるべく早く」「一部の商品」といった言葉は、お客様によって受け取り方が違います。日付、時間、対象の商品は、できるだけ具体的に書きます。

届け方の選び方

同じ内容のご案内でも、どの方法で届けるかによって、伝わり方が変わります。主な届け方の特徴は次のとおりです。

届け方	向いている場面	気をつけること
紙の文書（郵送）	取引先への価格改定、移転、式典の案内など改まった連絡	届くまでに日数がかかる。早めに出す
メール	休業、システムの停止、担当者の変更など早く伝えたい連絡	件名で内容が分かるようにする。宛先の入れ間違いに注意
ウェブサイトのお知らせ	多くのお客様に広く知らせたい連絡	お客様が見に来ないと伝わらない。メールや掲示と組み合わせる
店頭の掲示	来店するお客様への営業時間の変更や休業の連絡	遠くからでも読める大きさで、要点を短く書く

大切な変更ほど、1つの方法に頼らず、複数の方法を組み合わせて伝えます。例えば、営業時間の変更なら、店頭の掲示、ウェブサイトのお知らせ、会員へのメールの3つで知らせると、伝わらないお客様を減らせます。

メールで多くのお客様に送る場合は、宛先の扱いに特に注意します。複数のお客様のメールアドレスを「宛先」や「CC」に並べて送ると、受け取った全員にほかのお客様のアドレスが見えてしまいます。多くのお客様に同じ内容を送るときは、配信のためのサービスを使うか、少なくとも宛先が互いに見えない方法で送ります。

問い合わせへの備え

ご案内を送ったあとは、お客様からの問い合わせが届きます。変更や値上げのご案内ほど、問い合わせは多くなります。送る前に、次の準備をしておくと慌てずに対応できます。

• 問い合わせを受ける窓口と担当者を決め、文書に連絡先を明記する
• 予想される質問と答えを、社内で共有しておく（例：「変更前に予約した分はどうなるか」「対象外の商品はどれか」）
• 問い合わせの件数と内容を記録し、多い質問はウェブサイトのお知らせに追記する

予想される質問への答えを先にご案内文に書き込んでおけば、問い合わせそのものを減らせます。送ったあとに同じ質問が続くようなら、ご案内文の説明が足りなかったということなので、次のご案内を書くときの改善点として記録しておきます。

送る前の確認の手順

ご案内文は、一度送ると取り消せません。特に多くのお客様に送る場合、1つの間違いが多くの問い合わせやお詫びの連絡につながります。送る前には、次の項目を確かめます。

1. 日付と曜日が合っているか。カレンダーで1つずつ確かめる
2. 金額、時間、住所、電話番号に間違いがないか。元の資料と突き合わせる
3. 宛名、会社名、部署名、敬称が正しいか
4. 頭語と結語、時候のあいさつの季節が合っているか
5. 伝えたい結論が、主文の最初に書かれているか
6. お客様が何をすればよいか（申し込み、問い合わせ先など）が書かれているか
7. 誤字や変換の間違いがないか。声に出して読むと見つけやすい

紙の文書を郵送する場合は、文面の確認に加えて、封筒の宛名と中身の組み合わせが合っているか、同封する資料（価格表、申し込みのはがきなど）が入っているかも、封をする前に確かめます。宛名を差し込み印刷で作った場合は、最初の数通を開いて中身と照らし合わせると、ずれに早く気づけます。

確認は、書いた本人だけでなく、別の人にも読んでもらうのが確実です。書いた人は、内容を知っているために、説明が足りない部分に気づきにくいからです。初めて読む人が分かりにくいと感じた部分は、お客様にも分かりにくい部分です。

価格の表示やセールのご案内を出す場合は、表示の決まりにも気をつけます。実際の販売価格より有利に見せる表示や、根拠のない「最安」のような表示は、景品表示法で問題になることがあります。消費者庁の景品表示法のページで、表示の考え方を確かめておくと安心です。具体的な表示が問題になるかどうかは事情で変わるので、迷う場合は専門家に相談してください。

複数の担当で準備を進めるときの管理

ご案内文は、1人で書いて送って終わることばかりではありません。例えば、価格改定のご案内を取引先に送る場合、文面を書く人、価格表を作る人、上司の確認、発送の手配、届いたあとの問い合わせへの対応と、いくつもの作業を複数の人で分け合うことになります。こうした準備で起きやすいのが、誰がどこまで進めたのかが分からなくなることです。

小さな職場で、1回限りのご案内なら、紙の一覧やスプレッドシートで十分に管理できます。次のような表を作り、作業ごとに担当と期限と状況を書いておくだけで、抜けや重なりを防げます。

作業	担当	期限	状況
文面の作成	〇〇	11月1日	完了
価格表の作成	△△	11月3日	作業中
上司の確認	□□	11月5日	未着手
印刷と発送	〇〇	11月10日	未着手
問い合わせへの対応	△△	11月10日から	未着手

一方で、在宅で働くメンバーがいて同じ表を何人もが更新する場合や、季節ごとのお知らせ、休業のご案内、イベントのご案内が年に何度も重なる場合は、オンラインの道具で担当と期限と進み具合を共有するほうが管理しやすくなります。その選択肢の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinateca には、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードがあり、無料プランからすべての種類を使えます。カンバンのボードに「文面の作成」「上司の確認」「発送」といったカードを並べ、担当者と締め切りを付けて「未着手」「作業中」「完了」の列に動かせば、ご案内ごとの進み具合が一目で分かります。カードごとのコメントで文面の修正の相談を残せるほか、自分宛ての担当の割り当てや締め切りが受信箱に集まるので、確認の依頼を見落としにくくなります。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になると案内されています。Pinateca は、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Pinateca はご案内文の文面そのものを作る道具ではありません。文面はこの記事の例文を参考に書き、準備の作業の分担と期限を共有するところで使う、という使い分けが合っています。

仕事としてご案内文を書くときの考察

在宅ワークやフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、お客様向けの文書の作成は、事務の仕事の中でも外部に頼まれることの多い仕事の1つです。小さな会社やお店では、文書を書き慣れた人が社内にいないことも多く、ご案内文やお知らせの作成、文面の確認を、外部の人に依頼する場面があります。

こうした仕事で長く頼まれ続ける人に共通するのは、型どおりの文面を整えるだけでなく、「このご案内で、お客様は何をすればよいのか」まで考えて文面を作ることです。問い合わせ先が書かれていない、締め切りの曜日が間違っているといった点を、依頼主より先に見つけて指摘できる人は、次の仕事も任されやすくなります。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、同じ予算で依頼する側はより多く頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接やりとりできる場では、この双方にとっての得が積み重なりやすくなります。

文書の作成を生成AIで効率化する方法に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務にAIを取り入れる支援の仕事の内容を確かめられます。AIで下書きを作る場合も、日付や金額、宛名の確認は人が行う必要があります。イベントの案内状やチラシのように見た目も整えたい文書を手がけるなら、デザイナーの年収・単価相場で、デザインの仕事の報酬の幅を確かめておくと値付けの参考になります。

官公署に出す書類や、契約に関わる文書の作成まで仕事を広げたい場合は、行政書士の資格の内容を確かめておくと、どこからが専門家の仕事になるのかの線引きが分かります。介護や福祉の事業所で、利用者やご家族へのお知らせを多く出す職場なら、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、事務の作業をデジタルに切り替えるときの補助の仕組みを確かめられます。

お客様へのご案内文は、型を覚えれば誰でも書けるようになる文書です。基本の構成と頭語・結語の組み合わせを押さえ、結論を先に書き、送る前の確認を別の人と分け合う。この3つを続けるだけで、お客様に信頼されるご案内を出せるようになります。

よくある質問

Q. お客様へのご案内文の宛名は「お客様各位様」で正しいですか？

正しくありません。各位は「皆様」を丁寧にした言葉で、それ自体に敬意が含まれているため、「様」を重ねると二重の敬称になります。多くのお客様に送る場合は「お客様各位」とします。特定の会社や人に送る場合は「株式会社〇〇　〇〇様」のように、会社名と担当者の名前に「様」を付けます。部署あてなら「〇〇部御中」とします。

Q. ご案内文の頭語と結語は何を使えばよいですか？

お客様向けの改まったご案内文では、「拝啓」で始めて「敬具」で結ぶのが最も一般的です。式典の案内など特に丁寧にしたい場合は、「謹啓」と「謹白」または「敬白」を組み合わせます。「前略」と「草々」は前文を省く略式の組み合わせなので、お客様へのご案内には向きません。メールで送る場合は、頭語と結語を省くのが一般的です。

Q. 時候のあいさつを毎回考えるのが難しい場合はどうすればよいですか？

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と書く方法があります。時下は「このごろ」という意味で、季節を問わず使えます。多くのお客様に同じ文書を送る場合や、送る時期がはっきり決まっていない場合に便利です。季節の言葉を入れたい場合は、10月なら「秋冷の候」、11月なら「晩秋の候」のように、月ごとの代表的な言葉から選びます。

Q. 価格改定のご案内はいつ頃送ればよいですか？

取引先は予算や仕入れの計画を立て直す必要があるため、改定の時期の少なくとも1か月から数か月前には届くように送るのが望ましいとされています。早く伝えるほど、相手が準備する時間を確保できます。文面では、改定の時期、対象の商品、改定の幅、問い合わせ先を別記にまとめ、改定の理由は相手が納得できる範囲で正直に書きます。