サービス終了のお知らせの書き方｜利用者への案内の例文

続けてきたサービスを終えることになり、利用者にどう伝えればよいか、お知らせの文面をどう書けばよいかで悩んでいる担当者は多いはずです。サービス終了のお知らせは、利用者にとって残念な知らせであると同時に、これから何をすればよいかを知るための大切な案内です。終了の日付、それまでにしてほしいこと、返金やデータの扱い、問い合わせ先がはっきり書かれていれば、利用者は落ち着いて準備を進められます。この記事では、告知する時期の決め方、お知らせに書く項目、伝える場所ごとの例文、返金やデータの扱い、問い合わせへの備え、法律で気をつける点までを順に説明します。終了の告知の後に増える問い合わせを担当と状況を付けて管理する方法の1つとして、フォームのサービスのHalictにも後半で触れます。

サービス終了のお知らせが大切な理由

サービスを終えるとき、会社にとっては事業の区切りですが、利用者にとっては、使い慣れた道具や場所がなくなるという生活や仕事の変化です。お知らせの内容と出し方しだいで、利用者の受け止め方は大きく変わります。

お知らせが不十分だと、利用者は次のような困りごとを抱えます。

• 終了の日を知らずに使い続け、ある日突然使えなくなる
• 保存していたデータを取り出せないまま失ってしまう
• 前払いした料金やポイントがどうなるのか分からない
• 代わりのサービスを探す時間が足りない

こうした困りごとは、問い合わせや苦情となって会社に返ってきます。最悪の場合は、会社のほかのサービスへの信頼まで損なわれます。反対に、丁寧なお知らせを早めに出した会社は、終了するサービスの利用者からも「最後まで誠実だった」と受け止められ、ほかのサービスを使い続けてもらえることがあります。

告知する時期の決め方

サービス終了のお知らせは、利用者が準備できるだけの期間を取って、早めに出すことが基本です。どのくらい前に告知するかは、サービスの種類によって変わります。

利用規約を確かめる

まず、自社の利用規約に、サービスを終了するときの決まりが書かれていないかを確かめます。「終了する場合は〇日前までに通知する」と書かれていれば、その期間を守る必要があります。規約に定めがない場合でも、利用者が準備できる期間を取ることが望ましいとされています。

サービスの種類ごとの目安

一般的な目安は、次のように考えられます。

• 無料のアプリやウェブのサービス：終了の1か月から3か月前
• 月額の有料サービス：最後の請求の前に、次の更新をしなくて済むよう、少なくとも1か月以上前
• データを保存して使うサービス：データを移す時間を見込み、3か月から6か月前
• 法人向けの業務のサービス：取引先が代わりの仕組みを整える時間を見込み、6か月以上前
• 店舗の閉店や教室の終了：通っている人が次の行き先を探せるよう、1か月から3か月前

業務で使われるサービスほど、利用者が代わりのサービスを選び、社内で切り替えを進めるのに時間がかかります。代わりのサービスを選ぶには、比較や見積もり、社内の承認が必要になり、切り替えた後も使い方を覚える期間がかかります。告知から終了までの期間は、利用者がこうした手順を無理なく進められる長さを考えて決めます。年間の契約がある場合は、契約の更新日も考えて時期を決めます。

段階を分けて告知する

終了までの期間が長い場合は、1回だけの告知で終わらせず、段階を分けて何度か知らせます。たとえば、終了の3か月前に最初の告知、1か月前に2回目、1週間前に最後の告知を出す、という流れです。最初の告知を見逃した人にも、確実に伝わるようにするためです。回を追うごとに、残りの日数と、まだ手続きをしていない人に向けた呼びかけを強めていくと、期限の直前に問い合わせが集中するのを和らげられます。

お知らせに書く項目

サービス終了のお知らせには、次の項目を入れます。利用者が知りたい順に並べることが大切です。

1. 表題（「〇〇サービス終了のお知らせ」）
2. 終了の日時
3. 終了の理由（簡潔に）
4. 利用者へのお礼とおわび
5. 終了までの予定（新規の受付の停止、機能の停止、終了の各日付）
6. 利用者にしてほしいこと（データの取り出し、解約の手続きなど）
7. 料金、返金、ポイントの扱い
8. データの扱い（いつ削除するか）
9. 代わりのサービスの案内（ある場合）
10. 問い合わせ先と受付の期限

終了の日時は具体的に

終了の日時は、「〇〇年〇月〇日（〇）午後3時」のように、日付と曜日、時刻まで書きます。「〇月末」のような書き方だと、その日の何時まで使えるのかが分かりません。ウェブのサービスなら、日本時間であることも書いておくと、海外の利用者にも伝わります。

終了の理由は短く

終了の理由は、「諸般の事情により」だけでは、利用者が納得しにくいことがあります。かといって、社内の事情を細かく書く必要もありません。「利用者の皆様に十分なサービスを提供し続けることが難しくなったため」「事業の見直しにより」のように、1文から2文で簡潔に書きます。

予定は表にする

終了までにいくつかの段階がある場合は、日付ごとに何が起きるのかを表や箇条書きで示します。新規の登録の停止、有料プランの申し込みの停止、データの書き出しの期限、サービスの停止、データの削除のように、利用者が知っておきたい日付を並べます。

お知らせを出すまでの社内の段取り

サービス終了のお知らせは、文面を書く前に、社内の段取りを整えておく必要があります。順番を間違えると、お知らせに書いたことが実際にはできない、という事態になりかねません。一般的な段取りは次のとおりです。

1. 終了を決め、終了の日と予定を固める
2. 利用規約と契約書を読み、通知の期間や返金の決まりを確かめる
3. 経理の担当者と、返金の計算の仕方と方法を決める
4. 開発の担当者と、データの書き出しの機能と削除の手順を決める
5. 問い合わせの窓口と、返信のひな形を用意する
6. 外部の委託先や取引先に、終了の予定を伝える
7. お知らせの文面を作り、社内で確かめる
8. ウェブサイト、メール、アプリの中で、同じ日に告知する

告知の前に情報が外に漏れると、利用者が不確かな情報で混乱します。社内で終了の予定を共有する範囲は、準備に関わる人に限り、告知の日までは外に話さないよう伝えておきます。

外部の協力者や取引先への連絡

サービスを動かすために、外部の会社や協力者の力を借りていることも多くあります。利用者への告知と並んで、こうした相手への連絡も忘れずに行います。

• システムの開発や保守を頼んでいる会社やフリーランス
• サーバーやクラウドのサービス
• 決済の代行会社
• 問い合わせの窓口を委託している会社
• 広告やマーケティングを頼んでいる会社
• サービスと連携している他社

連絡するときは、終了の日と、それまでに頼みたい作業、契約を終える時期を伝えます。保守の契約やサーバーの契約は、終了の日の直後に止めると、終了後の問い合わせやデータの削除の作業ができなくなることがあります。データの削除が終わるまでの期間を見込んで、契約を終える時期を決めます。

外部の協力者には、利用者への告知より先に伝えるのが礼儀です。協力者が告知を見て初めて終了を知ると、信頼を損ないます。協力者が次の仕事を探せるよう、できるだけ早く伝え、残りの作業と支払いの予定をはっきり示します。

伝える場所ごとの例文

サービス終了のお知らせは、利用者の目に確実に触れるよう、複数の場所で伝えます。ここでは、場所ごとの例文を紹介します。〇〇の部分を、自社の内容に置き換えてください。

ウェブサイトのお知らせ

〇〇サービス終了のお知らせ

〇〇年〇月〇日 株式会社〇〇

平素より〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。 このたび、〇〇は、〇〇年〇月〇日（〇）午後3時をもちまして、サービスを終了することとなりました。 〇〇年のサービス開始以来、多くの皆様にご利用いただきましたことを、心より御礼申し上げます。 ご利用中の皆様には大変ご不便をおかけいたしますことを、深くおわび申し上げます。

終了までの予定

• 〇〇年〇月〇日：新規の会員登録の受付を停止
• 〇〇年〇月〇日：有料プランの新規申し込みを停止
• 〇〇年〇月〇日：サービスの提供を終了
• 〇〇年〇月〇日：保存されたデータを削除

ご利用中の皆様へのお願い 保存されているデータは、〇〇年〇月〇日までに、設定の画面から書き出してください。 期限を過ぎますと、データを取り出すことができなくなります。

有料プランをご利用の皆様へ 〇月分以降の料金はいただきません。 年払いでお支払いいただいている方には、残りの期間の料金を返金いたします。 返金の方法は、別途メールでご案内いたします。

お問い合わせ 〇〇サポート窓口（受付は〇〇年〇月〇日まで）

利用者に送るメール

件名：【重要】〇〇サービス終了のお知らせ

〇〇 〇〇 様

いつも〇〇をご利用いただき、ありがとうございます。 〇〇の運営事務局です。 誠に勝手ながら、〇〇は〇〇年〇月〇日（〇）をもちまして、サービスを終了いたします。

〇〇様のアカウントには、現在〇〇のデータが保存されています。 〇月〇日までに、次の手順でデータを書き出してください。

1. 〇〇にログインする
2. 設定の画面から「データの書き出し」を選ぶ
3. 表示された手順に沿ってファイルを保存する

詳しくは、こちらのお知らせをご覧ください。 （お知らせのページのURL）

長らくのご愛顧に、心より感謝申し上げます。

メールの件名には「重要」と入れ、ほかの宣伝のメールと区別がつくようにします。本文には、その利用者に関係する情報（保存されているデータの有無、契約しているプランなど）を書くと、自分に何が関係するのかが分かりやすくなります。

アプリやサービスの画面の中のお知らせ

〇〇は〇月〇日に終了します。 データの書き出しは〇月〇日までにお願いします。 詳しくはこちら

アプリや画面の中のお知らせは、短く、目立つ場所に出します。詳しい内容は、ウェブサイトのお知らせのページにつなげます。ログインしたときに毎回表示するなど、見逃されない工夫をします。

SNSでの告知

会社やサービスのSNSのアカウントでも、終了を知らせます。SNSでは長い文章が読まれにくいので、終了の日と、詳しい案内のページへのリンクを中心に書きます。

〇〇は、〇〇年〇月〇日をもちまして、サービスを終了いたします。 これまでご利用いただいた皆様に、心より御礼申し上げます。 データの書き出しの方法など、詳しくはお知らせのページをご覧ください。

SNSでは、告知に対して利用者からさまざまな声が寄せられます。個別の返金やデータの相談は、SNSで答えると個人の情報が人目に触れるおそれがあるので、問い合わせの窓口に案内します。

店舗や教室の終了の掲示

閉店のお知らせ

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。 誠に勝手ながら、当店は〇〇年〇月〇日（〇）をもちまして閉店いたします。 〇〇年の開店以来、皆様に支えていただきましたことに、心より感謝申し上げます。 ポイントカードのポイントは、閉店の日までお使いいただけます。 長い間、本当にありがとうございました。

店舗の掲示では、閉店の日と、ポイントカードや回数券のような前払いのものの扱いを必ず書きます。教室やスクールの場合は、残っている回数券や月謝の扱い、振り替えの授業をいつまで受けられるか、近くの教室を紹介できるかどうかも書いておくと、通っている人が次の行き先を決めやすくなります。

法人の取引先への案内状

法人向けのサービスでは、ウェブサイトのお知らせに加えて、取引先の担当者に個別の案内を送ります。

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、弊社が提供しております〇〇は、〇〇年〇月〇日をもちまして、提供を終了させていただくこととなりました。 貴社には長年にわたりご利用いただきましたにもかかわらず、このようなご案内となりますことを、深くおわび申し上げます。 つきましては、ご契約の扱いと、データの移行のご相談について、担当の〇〇より改めてご連絡いたします。

敬具

法人の取引先には、案内状を送ったうえで、担当者が個別に連絡し、契約の扱いやデータの移行について相談に乗るのが丁寧です。

一部の機能だけを終えるときのお知らせ

サービス全体ではなく、一部の機能やプランだけを終えることもあります。この場合も、考え方は全体を終えるときと同じですが、利用者が「サービスそのものが終わるのか」と誤解しないよう、何が終わり、何が続くのかをはっきり書きます。

〇〇の〇〇機能の提供終了について

平素より〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。 〇〇年〇月〇日をもちまして、〇〇の機能の提供を終了いたします。 〇〇のサービスそのものは、これまでどおりご利用いただけます。

終了する機能

• 〇〇の機能
• 〇〇の機能で作成したデータの表示

引き続きご利用いただける機能

• 〇〇の機能
• 〇〇の機能

〇〇の機能で作成したデータは、〇月〇日までに書き出してください。 代わりに、〇〇の機能をお使いいただくことで、同じ作業を行えます。

一部の機能を終えるときは、代わりに使える機能や方法を一緒に案内すると、利用者の不満を和らげられます。料金のプランを終える場合は、ほかのプランへの移り方と、料金がどう変わるのかを書きます。利用者に不利になる変更の場合は、全体を終えるときと同じく、十分な期間を取って知らせます。

お知らせの文面を読みやすくする工夫

サービス終了のお知らせは、多くの利用者に読まれる文書です。読みやすさにも気を配ります。

まず、1文を短くします。長い文が続くと、大切な日付や手続きを読み落とされます。1文には1つのことだけを書くと、読む人が理解しやすくなります。

次に、専門用語を避けます。開発の担当者には当たり前の言葉でも、利用者には分からないことがあります。「エクスポート」は「書き出し」、「アカウントの削除」は「登録の取り消し」のように、利用者が画面で見る言葉か、誰にでも分かる言葉で書きます。画面に表示されている名前と、お知らせに書いた名前が違うと、利用者は操作の場所を探せません。

さらに、スマートフォンで読む人が多いことを考えます。表は、スマートフォンの画面では横に広がって読みにくくなることがあるので、項目が多い場合は箇条書きにします。

料金と返金の扱い

有料のサービスを終えるときは、料金と返金の扱いを最もはっきり書く必要があります。お金に関わる部分があいまいだと、利用者の不安と問い合わせが一気に増えます。

月額の料金

月額の料金をいただいている場合は、どの月の分まで請求するのか、最後の請求はいつなのかを書きます。自動で更新される契約の場合は、終了の日より前に次の更新が来ないよう、更新を止める手続きを会社の側で行うのか、利用者に解約の手続きをしてもらうのかを明記します。

前払いの料金

年払いのように前払いで料金をいただいている場合は、使えなくなる期間の料金をどう扱うのかを書きます。返金するなら、返金の金額の計算の仕方、返金の方法、返金の時期を示します。たとえば、年払いで12か月分を前払いしてもらい、そのうち4か月分を使えなくなる場合は、4か月分を月割りで返金する、のように具体的に書きます。

ポイントやプリペイドの残高

ポイントや、前払いで買ってもらった電子マネーの残高がある場合も、その扱いを書きます。前払いで支払いに使える電子マネーやプリペイドカードのうち、資金決済法の対象になるものを発行している場合は、発行の業務を廃止するときに、残高を払い戻す決まりがあります。資金決済法の第20条には次のように書かれています。

前払式支払手段発行者は、次の各号のいずれかに該当するときは、前払式支払手段の保有者に、当該前払式支払手段の残高として内閣府令で定める額を払い戻さなければならない。 一 前払式支払手段の発行の業務の全部又は一部を廃止した場合（相続又は事業譲渡、合併若しくは会社分割その他の事由により当該業務の承継が行われた場合を除く。） 出典: e-Gov 法令検索（資金決済法）

払い戻すときは、払い戻しをすることや、60日を下らない一定の期間内に申し出てもらうことなどを公告し、利用者に知らせる必要があるとされています。自社のポイントや残高が法律の対象になるかどうかは、仕組みによって変わるので、財務局や専門家に早めに確かめてください。法律の対象にならないおまけのポイントでも、終了の日までに使い切れるよう、期間を取って知らせるのが利用者への配慮です。

データの扱い

利用者のデータを預かっているサービスでは、データの扱いを丁寧に案内します。

書き出しの方法と期限

利用者が自分のデータを持ち出せるよう、書き出しの方法と期限を案内します。書き出しの手順は、画面の写真を付けて説明すると、操作に慣れていない人にも伝わります。書き出したファイルの形式（CSVなど）と、ほかのサービスで読み込めるかどうかも書いておくと、利用者が次のサービスを選ぶときに役立ちます。

削除の時期

サービスの終了後、預かっていたデータをいつ削除するのかを書きます。個人情報を含むデータは、使う必要がなくなったら消すことが求められています。個人情報保護法の第22条には、次のように書かれています。

個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。 出典: e-Gov 法令検索（個人情報保護法）

終了の後、問い合わせへの対応や、法律で保存が求められる記録のために、一定の期間だけデータを残す場合は、その期間と理由を書きます。個人情報の扱いについては、個人情報保護委員会の個人情報保護法の解説のページも参考になります。

代わりのサービスの案内

終了するサービスの代わりになるサービスがある場合は、お知らせの中で案内すると、利用者の助けになります。自社のほかのサービスに移ってもらえる場合は、移る手順や、移った人への特典があれば書きます。

他社のサービスを案内する場合は、特定のサービスを強く勧めるより、いくつかの選択肢を挙げ、利用者に選んでもらう形にします。データを移す手順を他社のサービスと調整できる場合は、その方法も案内します。

事業の譲渡などで、ほかの会社がサービスを引き継ぐ場合は、引き継ぐ会社の名前、引き継ぎの時期、利用者の契約やデータがどう扱われるのかを書きます。利用者が引き継ぎを望まない場合に、どうすればよいかも案内します。

告知の後に増える問い合わせへの備え

サービス終了のお知らせを出すと、利用者からの問い合わせが一時的に大きく増えます。お知らせを出す前に、問い合わせに対応する体制を整えておくことが大切です。

まず、届きそうな質問を予想し、よくある質問のページを用意します。終了の日付、返金の方法、データの書き出しの手順、代わりのサービスといった質問は、お知らせを出した直後に集中します。答えをまとめたページをお知らせからリンクしておくと、同じ質問への個別の返信が減ります。

次に、問い合わせの受付の窓口を1つにまとめ、誰がどの問い合わせに答えるのかを決めておきます。メール、電話、SNSのメッセージと窓口がばらばらだと、返信の漏れや、2人が同じ問い合わせに答える重複が起きます。返金の相談、データの相談、契約の相談のように、内容ごとに担当を分けておくと、対応が早くなります。終了の日が近づくと問い合わせがもう一度増えるので、その時期の人手も考えておきます。

問い合わせを担当と状況を付けて管理する方法の1つが、Halictです。公式サイトによると、Halictは、問い合わせや申し込みのフォームを作り、届いた1件ごとに担当と状況を残して、返信も同じ画面から送れるフォームのサービスです。ステージの変更や担当の割り当て、メモ、メールの送信は、時系列の対応履歴として残ります。料金は人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、メンバー1人までのフリープランは0円と案内されています。終了の告知に合わせて問い合わせのフォームを用意し、お知らせのページからリンクしておけば、届いた問い合わせのどれが未対応かを一覧で確かめられます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

予定を変えるときの訂正のお知らせ

告知の後に、終了の日を延ばす、データの書き出しの期限を延ばすなど、予定を変えることもあります。予定を変えるときは、訂正のお知らせを出し、何がどう変わったのかをはっきり伝えます。

〇〇サービス終了の日程の変更について

先日お知らせいたしました〇〇のサービス終了の日程につきまして、次のとおり変更いたします。 皆様にはご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

• サービスの提供の終了：（変更前）〇〇年〇月〇日 → （変更後）〇〇年〇月〇日
• データの書き出しの期限：（変更前）〇〇年〇月〇日 → （変更後）〇〇年〇月〇日

そのほかの内容に変更はございません。

訂正のお知らせでは、変更前と変更後を並べて書くと、利用者が見比べやすくなります。最初のお知らせのページにも、変更があったことと、訂正のお知らせへのリンクを書き加えておきます。期限を早める変更は、利用者の準備の時間を奪うので、やむを得ない場合を除いて避けます。

終了した後にすること

サービスを終えた日には、終了したことを改めて知らせます。

〇〇は、本日〇〇年〇月〇日をもちまして、サービスを終了いたしました。 〇〇年間にわたり、多くの皆様にご利用いただき、誠にありがとうございました。 返金とデータの削除に関するお問い合わせは、〇〇年〇月〇日まで、こちらの窓口で受け付けております。

終了した後も、お知らせのページはしばらく残しておきます。終了を知らなかった利用者が後からサービスを開こうとしたとき、何が起きたのかを知ることができるからです。サービスの画面には、終了したことと、問い合わせの窓口を書いたページを表示しておくと親切です。

サービスで使っていたドメインは、すぐに手放さずに、一定の期間は持ち続けることが勧められます。手放したドメインを第三者が取得すると、以前の利用者が、昔のリンクから知らない人のサイトにたどり着いてしまうおそれがあるからです。

お知らせで避けたい書き方

最後に、サービス終了のお知らせで避けたい書き方を整理します。

大切な情報を文章の中に埋める

終了の日や、データの書き出しの期限のような大切な情報を、長い文章の中に埋めると、読み飛ばされてしまいます。大切な日付は、箇条書きや表にして目立たせます。

終了を前向きな言葉でぼかす

「新しいステージへ」「さらなる進化のために」のような言葉で、終了をぼかすのは避けます。利用者が知りたいのは、サービスが使えなくなるのかどうかです。遠回しな言い方は、かえって不信感を招きます。終了することをはっきり書いたうえで、お礼とおわびを伝えます。

問い合わせ先が見つからない

お知らせを読んでも分からないことがあったとき、問い合わせ先が見つからないと、利用者は困ります。問い合わせ先と、受付の期限を、お知らせの最後に必ず書きます。

告知が1回だけ

お知らせを1回出しただけでは、見逃す利用者が必ず出ます。メールを読まない人、しばらくログインしていない人もいるからです。終了の日が近づいたら、改めて知らせます。

サービスの終わり方が信頼を左右する理由

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた範囲では、事業の終わり方が丁寧な会社ほど、その後も仕事の相手として信頼されています。サービスを終えるときに、外部の協力者にも早めに知らせ、残りの作業と支払いの予定をはっきり示した会社は、次の事業を始めたときにも同じ協力者が力を貸してくれることが多いものです。終わり方の誠実さは、関わった人の記憶に長く残ります。

依頼する側と受ける側が直接やり取りする関係では、仲介の手数料がかからない分、同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。その分、仕事の終わり方の連絡も当事者どうしで行うことになります。サービス終了のお知らせの考え方は、取引を終えるときの連絡にもそのまま生かせます。

サービスの終了にともなうデータの移行や、新しい仕組みへの切り替えを、外部の専門家に頼む会社もあります。アプリケーション開発のお仕事では、アプリやシステムの開発の仕事の内容を紹介しています。事業の見直しそのものを相談したい場合は、中小企業診断士のような専門家に相談する方法もあります。

よくある質問

Q. サービス終了のお知らせは何か月前に出せばよいですか？

まず利用規約に終了の通知の期間が決められていないかを確かめ、決まっていればそれを守ります。決まりがない場合の目安は、無料のサービスで1か月から3か月前、データを保存して使うサービスで3か月から6か月前、法人向けの業務のサービスでは6か月以上前です。利用者が代わりを探してデータを移せる期間を取ってください。

Q. 有料サービスを終えるとき、返金は必要ですか？

前払いでいただいた料金のうち、使えなくなる期間の分をどう扱うかは、利用規約や契約の内容によって変わります。多くの場合は月割りなどで返金し、計算の仕方と方法、時期をお知らせに書きます。前払いの電子マネーのように資金決済法の対象になるものは払い戻しの決まりがあるため、財務局や専門家に確かめてください。

Q. 利用者のデータはサービス終了後すぐに削除してよいですか？

削除する前に、利用者が自分のデータを書き出せる期間を取り、方法と期限を案内します。個人情報を含むデータは、使う必要がなくなったら遅滞なく消すよう努めることが個人情報保護法で求められています。問い合わせ対応などで一定期間残す場合は、その期間と理由をお知らせに書いてください。

Q. サービス終了の理由はどこまで書けばよいですか？

社内の事情を細かく書く必要はありません。「事業の見直しにより」「十分なサービスを提供し続けることが難しくなったため」のように、1文から2文で簡潔に書けば十分です。それよりも、終了の日時、利用者にしてほしいこと、返金やデータの扱い、問い合わせ先をはっきり書くことを優先してください。