メールアドレスの登録をお願いする文例｜お客様への案内

お客様への連絡を電話や郵便からメールに切り替えたい。会員ページを始めたので、お客様にメールアドレスを登録してもらいたい。そんなとき、どう書けば押しつけがましくならず、登録してもらえるのかで悩む人は多いはずです。

結論から言うと、メールアドレスの登録をお願いする文面は、なぜ登録してほしいのか、登録するとお客様に何がよいのか、登録の手順、何に使うのか（利用目的）の4つをはっきり書き、「ご登録ください」と言い切るより「ご登録いただけますと幸いです」とお願いする形で結ぶのが基本です。この記事では、お客様への案内の組み立てと件名、場面別の例文、敬語の選び方、利用目的の伝え方、広告のメールにかかわる法律の決まりまで順に説明します。登録の案内を出した後、「登録できない」「メールが届かない」といった問い合わせが届く側として、1件ごとに担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、Halictのような受付の道具を使う方法もあります。

メールアドレス登録のお願いが必要になる場面

メールアドレスの登録をお願いする場面は、思っているより多くあります。主な場面と、お客様にお願いすることを整理します。

場面	お願いする相手	お願いすること
会員ページやマイページの開始	既存のお客様	ページにメールアドレスを登録する
お知らせやメールマガジンの開始	お客様、見込みのお客様	配信の登録をする
予約や注文の確認をメールで送る	来店や購入のお客様	連絡先のメールアドレスを知らせる
迷惑メール対策の受信設定	メールが届かないお客様	差出人のアドレスを受信できるようにする
連絡先の変更	登録済みのお客様	新しいメールアドレスに登録し直す
こちらのアドレスの変更	取引先	新しいアドレスをアドレス帳に登録する

どの場面でも、お客様にとっては「手間がかかる作業を頼まれる」ことに変わりはありません。その手間を引き受けてもらうには、登録するとお客様にどんなよいことがあるのかを、具体的に伝える必要があります。

お願いを出す方法も、場面によって違います。すでにメールアドレスが分かっているお客様にはメールで、分かっていないお客様には郵便のお知らせ、店頭の掲示、会計のときの声かけ、ホームページのお知らせなどで案内します。この記事の例文は、メールだけでなく、郵便のお知らせやホームページの文面にも使えるように書いています。

お願いの文面の基本の組み立て

メールアドレスの登録をお願いする文面は、次の順番で組み立てます。

1. 件名（メールの場合）：用件と差出人が分かるように書く
2. 宛名と挨拶：日ごろの利用へのお礼
3. 用件：メールアドレスの登録をお願いしたいこと
4. 理由：なぜ登録をお願いするのか
5. 利点：登録するとお客様に何がよいのか
6. 手順：どこから、どうやって登録するのか
7. 期限：いつまでに登録してほしいか（あれば）
8. 利用目的：登録したメールアドレスを何に使うのか
9. 問い合わせ先：分からないときの連絡先
10. 結び：お願いの言葉

いちばん大切なのは、4の「理由」と5の「利点」です。お客様は、自分の連絡先を知らせることに慎重です。「なぜ必要なのか」と「自分にとって何がよいのか」が分からなければ、登録を後回しにするか、そもそも登録しないことを選びます。

利点は、お客様の側から見て書きます。「弊社の業務の効率化のため」と書くより、「予約の確認やお知らせを、すぐにお受け取りいただけるようになります」と書くほうが、お客様は登録する意味を感じられます。

8の「利用目的」は、個人情報を扱ううえで大切な項目です。登録してもらったメールアドレスを何に使うのかを書いておけば、お客様は安心して登録できます。利用目的の書き方は、後の「利用目的の伝え方」の節で詳しく説明します。

件名の例

メールで登録をお願いする場合は、件名で用件が分かるようにします。お客様が受信トレイで見て、自分に関係のある案内だと分かる言葉を選びます。

• 【〇〇クリニック】メールアドレスご登録のお願い
• 予約確認メールの開始とメールアドレスご登録のお願い／〇〇美容室
• 会員ページ開設のお知らせとご登録のお願い／株式会社△△
• 【ご確認のお願い】メールの受信設定について／〇〇教室
• メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ 山田

件名の最初に、お店や会社の名前を【】で入れておくと、お客様は知らない差出人からのメールと間違えずに開けます。迷惑メールと疑われないよう、「今すぐ」「必ず」のような強い言葉は使わないようにします。

例文1　会員ページへの登録をお願いする

お客様向けの会員ページを始めたときに、既存のお客様へメールアドレスの登録をお願いする例文です。

件名：会員ページ開設のお知らせとご登録のお願い／株式会社△△

お客様各位

いつも株式会社△△をご利用いただき、誠にありがとうございます。

このたび、お客様がご注文の履歴やお届けの状況を
いつでもご確認いただける会員ページを開設いたしました。
つきましては、会員ページへのメールアドレスのご登録を
お願いできますと幸いです。

■ご登録いただくと、できるようになること
・ご注文の履歴をいつでもご確認いただけます
・お届けの予定日をメールでお受け取りいただけます
・次回のご注文で、お届け先の入力を省けます

■ご登録の手順
1. 下記のページを開いてください
　https://example.co.jp/member/
2. お客様番号とメールアドレスを入力してください
3. 届いたメールのリンクを開くと、登録が完了します

ご登録いただいたメールアドレスは、ご注文の確認とお届けのご連絡、
会員ページに関するお知らせにのみ使用いたします。

ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ お客様窓口
電話：03-0000-0000（平日10時から17時）

「お客様各位」は、複数のお客様にまとめて送るときの宛名です。登録してできるようになることを箇条書きにしておくと、お客様は自分にとっての利点がすぐに分かります。

手順の3にある「届いたメールのリンクを開くと、登録が完了します」は、入力したメールアドレスが本当にお客様のものかを確かめるための手順です。この手順があることを先に伝えておけば、お客様は届いたメールを見落とさずに済みます。

例文2　お知らせの配信への登録をお願いする

新商品や催しのお知らせをメールで届けるために、配信への登録をお願いする例文です。広告や宣伝を含むお知らせは、後で説明する特定電子メール法の対象になるため、お客様の同意を得てから送ることが前提です。

件名：【〇〇教室】メールでのお知らせ配信のご案内

生徒の皆様

いつも〇〇教室にお越しいただき、ありがとうございます。

これまで教室の掲示板でお知らせしていた
休講のご案内や、新しい講座の募集を、
今後はメールでもお届けすることにいたしました。

ご希望の方は、下記のページからご登録をお願いいたします。
https://example.jp/news/

■お届けする内容
・休講や振替のご案内
・新しい講座や催しのご案内（月に2回ほど）

ご登録はご希望の方のみで、ご登録されなくても
これまでどおり教室の掲示板でお知らせいたします。
配信の停止は、毎回のメールの末尾にあるリンクから
いつでも行っていただけます。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇教室
電話：03-0000-0000

「ご登録はご希望の方のみで」の一文は、登録が強制ではないことを伝えるためのものです。登録しなくても困らないことを示しておくと、お客様は安心して判断できます。また、配信の頻度を「月に2回ほど」と書いておけば、お客様はたくさんのメールが届くのではないかと心配せずに済みます。

配信を止める方法を最初の案内で書いておくことも大切です。いつでもやめられると分かっていれば、お客様は試しに登録してみようと思いやすくなります。

例文3　メールの受信設定をお願いする

お客様のメールの設定によっては、こちらからのメールが迷惑メールのフォルダに入ったり、届かなかったりすることがあります。予約の確認などの大事なメールを確実に届けるために、受信の設定をお願いする例文です。

件名：【ご確認のお願い】メールの受信設定について／〇〇美容室

〇〇様

いつも〇〇美容室をご利用いただき、ありがとうございます。

ご予約の確認メールを確実にお届けするため、
メールの受信設定のご確認をお願いしております。

迷惑メールの対策の設定をされている場合、
当店からのメールが届かない、または迷惑メールのフォルダに
入ってしまうことがございます。

お手数ですが、下記のメールアドレスを
受信できるように設定していただけますと幸いです。

当店のメールアドレス：[email protected]

設定の方法は、お使いの携帯電話の会社や
メールのアプリによって異なります。
ご不明な場合は、ご来店の際にスタッフにお声がけください。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇美容室
電話：03-0000-0000

受信の設定は、お客様によっては難しく感じる作業です。設定の方法は携帯電話の会社やメールのアプリによって違うため、一律の手順を書くのは避け、困ったときに相談できる窓口を示しておきます。携帯電話の会社のメールを使っているお客様が多い場合は、各社のホームページにある受信設定の案内を紹介する方法もあります。

この案内は、メールが届いていないお客様には読んでもらえないという難しさがあります。そのため、メールだけでなく、予約の受付のときや店頭でも同じ内容を伝えると効果的です。

例文4　連絡先のメールアドレスの変更をお願いする

お客様がメールアドレスを変えたことが分かったとき、または古いアドレスにメールが届かなくなったときに、新しいアドレスの登録をお願いする例文です。

件名：ご登録のメールアドレスについてのお願い／株式会社△△

〇〇様

いつも株式会社△△をご利用いただき、ありがとうございます。

ご登録いただいているメールアドレスあてにお送りしたメールが、
届かずに戻ってきております。
メールアドレスを変更されている場合は、
お手数ですが、新しいメールアドレスのご登録をお願いいたします。

■変更の手順
会員ページにログインし、「登録情報の変更」から
新しいメールアドレスを入力してください。
https://example.co.jp/member/

ログインができない場合は、お手数ですが
下記のお客様窓口までお電話ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ お客様窓口
電話：03-0000-0000（平日10時から17時）

古いアドレスにメールが届かない場合、このメール自体もお客様に届かないことがあります。そのため、実際には郵便や電話、会員ページのお知らせなど、別の方法で連絡することになります。ここでは、別の連絡手段で届いた後に、お客様がもう一度確かめられるよう、メールの文面としても残す形で示しています。

例文5　取引先にこちらの新しいアドレスの登録をお願いする

会社のドメインや担当者が変わり、こちらのメールアドレスが変わったときに、取引先へ新しいアドレスの登録をお願いする例文です。ドメインとは、メールアドレスの「@」より後ろの部分のことです。

件名：メールアドレス変更のお知らせ／株式会社△△ 山田

株式会社□□
総務部 鈴木 花子 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

このたび、弊社のメールアドレスを変更することとなりました。
お手数ですが、アドレス帳のご登録の変更をお願いいたします。

■変更の内容
旧：[email protected]
新：[email protected]

■切り替えの日
12月1日（火）から新しいアドレスでの送受信となります。
旧アドレスは、12月31日（木）まで受信できるようにしております。

迷惑メールの対策をされている場合は、
新しいアドレスからのメールを受信できるよう
設定していただけますと幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 山田 太郎
電話：03-0000-0000
メール：[email protected]

切り替えの日と、旧アドレスをいつまで使えるかを書いておくと、取引先は社内の連絡先の一覧を直す予定を立てやすくなります。このお知らせは、新しいアドレスから送るのが基本です。新しいアドレスから届いたメールであれば、取引先はそのまま返信してアドレスを登録できます。

例文6　まだ登録していないお客様に再度案内する

最初の案内を出した後、まだ登録していないお客様に、もう一度お願いする例文です。

件名：【再度のご案内】会員ページへのご登録のお願い／株式会社△△

〇〇様

いつも株式会社△△をご利用いただき、ありがとうございます。

先日ご案内いたしました会員ページについて、
まだご登録がお済みでないお客様に、改めてご案内しております。
すでにご登録いただいている場合は、行き違いとなり失礼いたしました。

会員ページにご登録いただくと、ご注文の履歴や
お届けの予定日をいつでもご確認いただけます。
ご登録は、下記のページから3分ほどで完了いたします。
https://example.co.jp/member/

ご登録の方法が分からない場合は、お気軽にお問い合わせください。

株式会社△△ お客様窓口
電話：03-0000-0000（平日10時から17時）

「すでにご登録いただいている場合は、行き違いとなり失礼いたしました」の一文は、登録を済ませたお客様が不快に感じないようにするためのものです。再度の案内は1回か2回までにとどめ、何度も送らないようにします。登録してもらえないお客様には、登録しないことを選んだ事情があるかもしれません。

敬語の選び方

メールアドレスの登録をお願いする文面では、敬語の選び方で印象が大きく変わります。「ご登録ください」は丁寧な言葉に見えますが、受け取る人によっては命令のように感じられることがあります。敬語の使い方を扱う解説でも、次のように指摘されています。

「ご登録ください」だけでなく「お（ご）～ください」という敬語は、つよい口調に感じられることがあります。 出典: nomad-salaryman.com

お客様にお願いするときは、言い切る形より、相手の判断にゆだねる形のほうが、やわらかく伝わります。

言い方	受ける印象	使う場面
ご登録ください	強く、指示に近い	手順の説明の中など
ご登録をお願いいたします	丁寧なお願い	社内や取引先への連絡
ご登録いただけますと幸いです	やわらかいお願い	お客様への案内
ご登録いただけますでしょうか	相手の判断にゆだねる	個別のお客様へのお願い
ご登録くださいますようお願い申し上げます	とても改まったお願い	改まった書面、目上の相手

ただし、手順の説明の中では「下記のページを開いてください」「メールアドレスを入力してください」のように、「ください」を使うほうが分かりやすくなります。手順の1つずつまで「開いていただけますと幸いです」と書くと、文が長くなり、かえって読みにくくなります。お願いの部分はやわらかく、手順の部分は短く、と使い分けるのが読みやすい文面のこつです。

利用目的の伝え方

メールアドレスは、ほかの情報と合わせて特定の人を識別できる場合などに、個人情報として扱われます。個人情報を取得するときの決まりについて、個人情報保護法では次のように定められています。

個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。 出典: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第21条

同じ条文の2項では、本人から直接書面（電子のデータを含みます）で個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に利用目的を明示しなければならないとされています。登録のページにお客様自身がメールアドレスを入力する形であれば、入力の画面か、その近くに利用目的を書いておくことが大切です。

利用目的は、お客様が読んで分かる言葉で、具体的に書きます。

• ご注文の確認とお届けのご連絡のため
• ご予約の確認と、予約日の前日のご案内のため
• 休講や振替のご案内のため
• 新しい商品や催しのご案内のため（ご希望の方のみ）

「弊社のサービスの向上のため」のような書き方では、お客様は何に使われるのかが分かりません。案内のメールの本文にも、「ご登録いただいたメールアドレスは、ご注文の確認とお届けのご連絡にのみ使用いたします」のように1文で書いておくと、お客様は安心して登録できます。ホームページにプライバシーポリシーを掲げている場合は、そのページへのリンクも添えておきます。

広告のメールを送るときの決まり

新商品や催しのご案内のように、広告や宣伝を含むメールを送る場合は、特定電子メール法の決まりを守る必要があります。特定電子メール法とは、迷惑メールを防ぐために、広告や宣伝のためのメールの送り方を決めた法律のことです。総務省の迷惑メール対策のページでは、原則として、あらかじめ同意した人にだけ広告宣伝のメールを送ってよい「オプトイン方式」がとられていると説明されています。

また、同意を得たことの記録を残すことも求められています。総務省のパンフレットには、次のように書かれています。

広告宣伝メールの送信に当たっては、受信者から送信することについて同意をとっている旨の記録を保存する必要があります。 出典: 総務省「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」

同じパンフレットでは、記録の保存の期間は、その記録にかかわる広告宣伝のメールを最後に送った日から1か月（法律に基づく措置命令を受けた場合は1年間）とされています。さらに、広告宣伝のメールには、送信者の名前や、受信を拒否するための連絡先などを表示することが義務づけられています。

メールアドレスの登録をお願いする場面に当てはめると、次のような点に気をつけます。

• 予約の確認と、新商品のご案内とを分けて、ご案内を受け取るかどうかを選べるようにする
• 登録のページで、どんなメールが届くのかを示してから同意してもらう
• いつ、どの方法で同意を得たのかを記録しておく
• 配信のメールには、差出人の名前と配信の停止の方法を書く

予約の確認やお届けのご連絡のように、取引の手続きにかかわるメールと、広告や宣伝のメールとでは、扱いが違います。自分のメールがどちらにあたるかの判断に迷う場合は、総務省のページにあるガイドラインを読むか、社内の担当部署や専門家に確かめてください。

個人のメールアドレスをお願いするとき

取引先の担当者に、会社のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを教えてほしいとお願いする場面もあります。たとえば、会社のアドレスが使えない休日に緊急の連絡を取りたい場合などです。こうした場面について、次のように書かれています。

しかし実際のやり取りでは、「断られたらどうするべきか」「個人アドレスは依頼してもよいのか」など、細かな疑問が生じることも少なくありません。 出典: girlstalklab.hatenablog.com

個人のメールアドレスは、相手にとってプライベートにかかわる情報です。会社の決まりで、仕事の連絡に個人のアドレスを使うことを禁じている場合もあります。お願いするときは、なぜ必要なのか、どんな連絡に使うのかをはっきり伝え、断ってもよいことを示しておきます。「会社のご連絡先で差し支えなければ、そちらで構いません」と添えておけば、相手は断りやすくなります。

断られたときは、理由を尋ねずに「承知いたしました」と受け止めます。代わりに、会社の代表の電話番号や、緊急のときの連絡の方法を確かめておけば、仕事の連絡に困ることはありません。

複数のお客様に送るときの宛先

登録のお願いを、たくさんのお客様にまとめてメールで送る場合は、宛先の入れ方に特に気をつけます。お客様のメールアドレスを「宛先」や「CC」の欄に並べて送ると、受け取ったお客様全員に、ほかのお客様のメールアドレスが見えてしまいます。これは、お客様の個人情報をほかの人に知らせてしまうことになり、信頼を大きく損ねます。

メールの宛先の欄には、次の3つがあります。

欄	ほかの受信者から見えるか	使う場面
宛先（To）	見える	主な相手が1人のとき
CC	見える	写しを共有したい社内の人など
BCC	見えない	複数のお客様にまとめて送るとき

複数のお客様にまとめて送るときは、お客様のメールアドレスをBCCの欄に入れ、宛先の欄にはこちらのメールアドレスを入れる、という方法がとられることがあります。ただし、BCCに入れたつもりが宛先やCCに入れてしまう間違いは、手作業では起こり得ます。送る相手が多い場合は、1通ずつ個別に送れるメールの配信の仕組みを使うほうが、間違いを防げます。

送る前には、宛先の欄を必ず見直します。送ってしまった後で間違いに気づいても、メールを取り消すことはできません。万一、ほかのお客様のアドレスが見える形で送ってしまった場合は、すぐに社内の責任者に報告し、お客様へのおわびと対応を決めます。

登録の完了を知らせるメール

お客様が登録を済ませたら、登録が完了したことを知らせるメールを送ります。このメールは、お客様が入力したメールアドレスに確かにメールが届くことを確かめる役目も持っています。

登録の完了を知らせるメールには、次のことを書きます。

• 登録が完了したこと
• 登録したメールアドレス
• これからどんなメールが届くのか
• 登録した内容を変える方法と、配信を止める方法
• 心当たりがない場合の連絡先

最後の「心当たりがない場合の連絡先」は、ほかの人が間違えてお客様のメールアドレスを入力した場合に備えるためのものです。「このメールにお心当たりがない場合は、お手数ですが下記までご連絡ください」と書いておけば、受け取った人は対応に困りません。

登録の完了のメールが届かないという問い合わせは、登録の案内を出した直後によく届きます。原因の多くは、メールアドレスの入力の間違いか、迷惑メールのフォルダに入っていることです。問い合わせへの返信の文面を前もって用意しておけば、落ち着いて対応できます。

案内を出す時期

登録のお願いは、出す時期によって受け止められ方が変わります。お客様が忙しい時期や、ほかの大事なお知らせと重なる時期に出すと、読まれずに埋もれてしまいます。

新しい会員ページやお知らせの配信を始めるときは、始める日の2週間ほど前から案内を始めると、お客様は余裕を持って登録できます。始める日が近づいたら、もう一度短い案内を出し、始めた後にまだ登録していないお客様へ再度の案内を出す、という3段階の流れがとられることがあります。

予約の確認をメールに切り替える場合は、切り替える日をはっきり伝えます。「12月1日（火）以降のご予約から、確認をメールでお送りします」と書いておけば、お客様は自分の予約がどちらの方法で確認されるのかが分かります。切り替えの前後は、メールが届かないお客様のために、電話での確認も続けておくと安心です。

登録のページに書くこと

案内の文面がていねいでも、登録のページが分かりにくいと、お客様は途中でやめてしまいます。登録のページには、次のことを書いておきます。

書くこと	書く場所	書き方の例
ページの目的	ページの上部	予約の確認をメールでお受け取りいただくための登録です
入力する項目	入力欄	お名前、メールアドレス、お客様番号
利用目的	入力欄の近く	ご予約の確認と前日のご案内に使用します
届くメールの種類	同意の欄の近く	新しい講座のご案内も受け取る（任意）
次に起きること	送信のボタンの近く	確認のメールが届きます。リンクを開くと登録が完了します
問い合わせ先	ページの下部	電話番号と受付の時間

広告や宣伝を含むご案内を受け取るかどうかの欄は、お客様が自分で選べるようにしておきます。最初から選ばれた状態にしておくと、お客様が気づかないうちに同意したことになりかねず、後で「頼んでいないメールが届く」という不満につながります。

紙のお知らせや店頭で案内するとき

まだメールアドレスが分からないお客様には、紙のお知らせや店頭の掲示で案内します。紙で案内する場合は、メールと違ってリンクを押せないため、登録のページへの行き方を分かりやすく示すことが大切です。

紙のお知らせでは、登録のページのURLに加えて、スマートフォンで読み取れる二次元コードを載せておくと、お客様はURLを打ち込まずに済みます。URLは、打ち間違えにくい短いものにしておきます。

店頭の掲示では、遠くからでも読めるように、伝える内容を絞ります。「ご予約の確認をメールでお届けします」「ご登録はこちらから」「3分ほどで完了します」の3つに絞り、細かい説明は手渡しの紙に回すと、掲示を見たお客様が足を止めやすくなります。

高齢のお客様が多いお店や教室では、メールの登録そのものに不安を感じる人もいます。スタッフが一緒に操作を手伝える時間を設けたり、メールを使わないお客様には電話での連絡を続けたりと、登録しないお客様が不便にならない配慮も欠かせません。

メールアドレスの書き間違いを防ぐ

お客様に紙の申込書や電話でメールアドレスを教えてもらう場合は、書き間違いや聞き間違いが起きやすくなります。メールアドレスは1文字違うだけで届かなくなるため、受け取る側の工夫が欠かせません。

紙の申込書では、メールアドレスの欄を広めにとり、1文字ずつ区切って書ける形にしておくと、読み間違いが減ります。数字の「0」と英字の「o」、数字の「1」と英字の「l」のように、見分けにくい文字があるため、記入例を添えておくとお客様は書きやすくなります。

電話で教えてもらう場合は、聞き取ったアドレスを1文字ずつ読み上げて確かめます。そのうえで、教えてもらったアドレスに、すぐに確認のメールを送っておくと、届かなかった場合にその場で気づけます。「ただいま確認のメールをお送りしましたので、届いているかご確認いただけますでしょうか」と伝えれば、お客様も安心できます。

登録を進めてもらうための工夫

案内を出しても、登録してくれるお客様が思ったより少ないことはよくあります。登録を進めてもらうには、文面だけでなく、案内の出し方にも工夫が要ります。

• 案内は、お客様がお店や会社と接する場面に合わせて出す（会計のとき、予約の受付のときなど）
• 登録のページのURLを、二次元コードでも示す（紙のお知らせや店頭の掲示の場合）
• 登録にかかる時間の目安を書く（「3分ほどで完了します」など）
• 入力してもらう項目を、必要なものだけに絞る
• 登録で困ったときの問い合わせ先を、電話とメールの両方で示す

入力の項目が多いと、お客様は途中で登録をやめてしまいます。名前、メールアドレス、お客様番号のように、本当に必要な項目だけに絞ると、最後まで登録してもらいやすくなります。

店頭や電話でお客様と話す機会がある場合は、その場で一言添えるだけでも効果があります。「次回からご予約の確認をメールでお送りできますので、よろしければご登録をお願いします」と声をかけ、案内の紙を渡しておけば、お客様は後で落ち着いて登録できます。

登録の問い合わせを受ける側の整え方

登録の案内を出すと、お客様から問い合わせが届きます。「登録のページが開かない」「確認のメールが届かない」「お客様番号が分からない」「メールアドレスを間違えて登録した」といった内容です。問い合わせのフォームやメールで届く件数が少ないうちは受信トレイで回りますが、案内をまとめて出した直後は問い合わせが集中し、担当が複数になると、誰が返信したのか、解決したのかが分かりにくくなります。

まずはスプレッドシートで受付の一覧を作る方法があります。列は「受付日」「お客様の名前」「問い合わせの内容（ページが開かない、メールが届かない、番号が分からない、その他）」「担当」「状況（未対応、返信済み、解決）」のように立てます。同じ内容の問い合わせが多ければ、案内の文面や登録のページの説明を見直すきっかけにもなります。

ただ、複数の人で受付を分担すると、表の更新を忘れたり、同じお客様に2人が返信したりといった行き違いが起きやすくなります。こうした場面では、受付から返信までを1つの画面で扱える道具が役に立ちます。たとえばHalictは、フォームで受け付けた1件ごとに担当と状況が記録され、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円で、どのプランでもフォームの数と回答の数は無制限と案内されています。3人まで使えるスターターは月額2,980円（税抜）、10人まで使えるチームは月額7,800円（税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

返信の開封が記録されれば、受信の設定のお願いを送ったお客様が、そのメールを開いたかどうかも分かります。開かれていない場合は、電話など別の方法で連絡するかどうかを判断しやすくなります。

直接の取引を長く見てきた立場から

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、お客様や取引先から長く信頼される人ほど、連絡先の扱いがていねいです。連絡先を変えたときにはすぐに知らせる、教えてもらったアドレスを伝えた目的以外には使わない、といった基本を守っていることが、次の仕事の相談につながっています。

依頼主と受け手が仲介の業者を通さずに直接やり取りする働き方では、連絡先の交換も当事者どうしで行います。中間の手数料がかからない分、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手数料0%で手取りが厚くなります。その分、相手の連絡先を大切に扱うことが、信頼の土台になります。

お客様への案内の文面づくりや、会員の仕組みの運用は、在宅の仕事としても依頼が多い分野です。お客様向けの連絡やマーケティングの仕事に関心があれば、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、どのような依頼があるのかを確かめられます。会員ページや登録の仕組みを作る側の仕事に関心があれば、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。医療機関の受付などで患者さんの連絡先を扱う仕事を目指すなら、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の内容も役に立ちます。

よくある質問

Q. メールアドレス登録のお願いで「ご登録ください」は失礼ですか？

失礼な言葉ではありませんが、受け取る人によっては命令のように強く感じられることがあります。お客様への案内では、「ご登録いただけますと幸いです」や「ご登録いただけますでしょうか」のように、相手の判断にゆだねる形にするとやわらかく伝わります。手順の説明の部分では「ください」を使うほうが分かりやすくなります。

Q. 登録してもらったメールアドレスの利用目的はどこに書けばよいですか？

登録のページの入力欄の近くと、案内のメールの本文の両方に書くのが安心です。個人情報保護法では、本人から直接書面や電子のデータで個人情報を取得する場合は、あらかじめ利用目的を明示するよう定められています。「ご注文の確認とお届けのご連絡のため」のように、具体的に書きます。

Q. お知らせのメールを送るのにお客様の同意は必要ですか？

広告や宣伝を含むメールは、特定電子メール法により、原則としてあらかじめ同意した人にだけ送ることができます。同意を得たことの記録を残すことや、差出人の名前と受信を拒否する連絡先を表示することも求められています。予約の確認のような取引の手続きのメールとは扱いが違うため、内容に応じて確かめます。

Q. 登録してくれないお客様には何回まで案内してよいですか？

再度の案内は1回か2回までにとどめるのが無難です。何度も送ると、しつこいと感じられたり、迷惑メールとして扱われたりすることがあります。メールで反応がない場合は、来店や予約の受付の場面で声をかけたり、紙のお知らせを渡したりと、別の方法で案内するほうが、登録してもらえることがあります。