役員交代のお知らせの例文｜取引先への案内状の書き方

株主総会で役員が交代することになり、取引先への案内状を任されたものの、何を書けばよいのか、新任と退任のどちらの名前で出すのか、いつまでに送ればよいのか、と迷う人は多いはずです。結論から言うと、役員交代のお知らせは「誰が退任し、誰が就任したか」「いつ付けで交代したか」「これまでのお礼と今後のお願い」の3つを、頭語と結語のある挨拶状の形で、交代から間を置かずに送れば失礼になりません。この記事では、役員交代のお知らせの例文を、会社としての役員改選の案内状、社長交代の挨拶状、新任役員と退任役員それぞれの挨拶状、メール、ホームページの掲載文の場面別に紹介し、送る時期と書き方のマナー、交代にともなう社内の手続きまで順に説明します。手続きと発送の作業を社内で分担するときに、Pinatecaのようなボードで担当と期限を共有する方法にも後半で触れます。

役員交代のお知らせとは何か

役員交代のお知らせとは、会社の取締役や監査役などの役員が入れ替わったことを、取引先や関係者に知らせる案内状のことです。役員改選のお知らせ、役員変更のご挨拶と呼ばれることもあります。

役員が交代すると、取引先にとっては、契約の相手方の代表者や、日ごろやり取りしている部門の責任者が変わることになります。知らせがないまま担当の役員が変わっていると、取引先は誰に相談すればよいか分からず、戸惑います。案内状を送ることで、取引先は新しい体制を知り、これまでどおり安心して取引を続けられます。

役員交代のお知らせには、いくつかの形があります。文例を紹介しているサイトでも、次のように使い分けが説明されています。

役員変更のお知らせ例文は詳細を記載している例文の他、標準版、改変しやすい短文版、役員昇任ではない役員交代版のお知らせをご紹介しています。 出典: hometen.net

主な形を整理すると、次のようになります。

形	差出人	中身
役員改選の案内状	会社	株主総会での改選の結果と、新しい役員の一覧
社長交代の挨拶状	退任する社長と新しい社長の連名、または会社	代表者の交代と、これからの方針
新任役員の就任の挨拶状	就任した役員本人	就任の報告と、今後のお願い
退任役員の退任の挨拶状	退任した役員本人	在任中のお礼と、後任の紹介

会社の規模や取引先の数によって、すべてを送る会社もあれば、会社としての案内状1通にまとめる会社もあります。社長が交代する場合は、取引先への影響が大きいので、会社の案内状とは別に、社長交代の挨拶状を送るのが一般的です。

送る時期の目安

役員交代のお知らせは、交代が決まってから間を置かずに送ります。一般には、就任や退任の日から2週間から1か月以内に届くようにするのが目安とされています。

役員の交代は、多くの会社で定時株主総会と、その後の取締役会で決まります。定時株主総会とは、毎年の決算の後に開く株主の総会のことで、決算の月によって開く時期が違います。3月決算の会社なら、6月に開くことが多くなります。

交代の決まり方	送る時期の目安
定時株主総会での改選	株主総会と取締役会が終わってから、2週間から1か月以内
任期の途中での交代	交代が決まり、就任した日から、2週間から1か月以内
社長の交代	主な取引先には、正式な決定の後、早めに個別に知らせる

主な取引先には、案内状が届く前に、担当者から電話や訪問で先に伝えておくと丁寧です。特に社長の交代は、案内状で初めて知るより、事前に聞いておきたいと考える取引先が多くあります。

案内状を送る時期が遅れると、取引先はほかの経路で交代を知ることになります。会社のホームページや登記の情報で先に知った取引先は、「なぜ知らせてくれなかったのか」と感じることがあるので、社内の手続きと並行して、案内状の準備を早めに始めます。

お知らせに書く項目

役員交代のお知らせには、次の項目を入れます。

1. 頭語と時候のあいさつ
2. 日ごろの取引へのお礼
3. 交代の内容（誰が退任し、誰が就任したか）
4. 交代の日付と、決まった場（株主総会、取締役会など）
5. 退任した役員の在任中のお礼
6. 新しい役員と新しい体制への支援のお願い
7. 結語、日付、会社名と代表者名
8. 新しい役員の一覧（「記」として別に書く）

この中で欠かせないのは、3と4です。誰がいつ付けで交代したのかが分からないと、取引先は契約書や請求書の宛名をどう変えればよいか判断できません。役員の名前は、正式な肩書きとあわせて、読み間違えのないように書きます。

6のお願いは、新しい体制で取引を続けてもらうための一文です。「新体制のもと、社員一同より一層業務に励む所存でございます」「旧に倍するご支援を賜りますよう」のように書きます。旧に倍するとは、「これまで以上に」という意味の改まった言い方です。

役員の一覧は、本文の後に「記」と書いて別に並べると読みやすくなります。新任、重任、退任の区別も書いておくと、取引先がひと目で変わったところを確かめられます。重任とは、任期が終わった役員が、引き続き同じ役員に選ばれることです。

書き方のマナー

役員交代のお知らせは、会社の正式な挨拶状なので、決まった形を守ります。

頭語と結語

頭語とは、手紙の最初に書く言葉で、結語とは、手紙の最後に書く言葉のことです。組み合わせが決まっています。

頭語	結語	使う場面
拝啓	敬具	一般的な挨拶状
謹啓	謹白	社長交代など、特に改まった挨拶状

社長交代の挨拶状では、「謹啓」と「謹白」を使うと、より改まった印象になります。

時候のあいさつ

時候のあいさつとは、季節に合わせた書き出しの言葉のことです。案内状を送る月に合わせて選びます。

月	時候のあいさつの例
4月	陽春の候、春暖の候
5月	新緑の候、薫風の候
6月	初夏の候、梅雨の候
7月	盛夏の候、猛暑の候
9月	初秋の候、新涼の候
10月	秋冷の候、清秋の候

定時株主総会の後に送ることが多いので、6月から7月の時候のあいさつを使う機会が多くなります。

句読点と書き方

改まった挨拶状では、昔からの習わしとして、句読点を使わず、区切りに空白を入れる書き方がよく使われます。挨拶状を印刷して郵送するときは、この書き方にすると格式のある印象になります。メールやホームページの文面では、読みやすさを優先して句読点を使って構いません。

へりくだる言い方

自分の会社のことは「弊社」「当社」、相手の会社のことは「貴社」と書きます。新任の役員が自分のことを書くときは、「微力ではございますが」「浅学非才の身ではございますが」のように、へりくだる言い方を使うのが一般的です。浅学非才とは、「学問も才能も十分ではない」という意味の謙遜の言葉です。

会社としての役員改選の案内状の例文

株主総会での役員改選の結果を、会社として取引先に知らせる案内状の例文です。〇〇の部分は、実際の内容に置き換えて使います。

拝啓　初夏の候　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り　厚く御礼申し上げます さて　弊社は〇月〇日開催の第〇回定時株主総会ならびに取締役会におきまして　下記のとおり役員を選任し　それぞれ就任いたしましたので　謹んでご通知申し上げます なお　取締役〇〇〇〇は任期満了により退任いたしました 在任中に賜りましたご厚情に対し　心より御礼申し上げます 新体制のもと　役員社員一同　業務の発展に努める所存でございます 今後とも一層のご支援ご鞭撻を賜りますよう　お願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬具

令和〇年〇月吉日

株式会社〇〇 代表取締役社長　〇〇〇〇

記

代表取締役社長　〇〇〇〇（重任） 専務取締役　〇〇〇〇（新任） 取締役　〇〇〇〇（重任） 取締役　〇〇〇〇（新任） 監査役　〇〇〇〇（重任）

以上

退任した役員の名前を本文に書くことで、取引先は誰が退いたのかを確かめられます。退任の理由は「任期満了により」「一身上の都合により」のように短く書き、詳しい事情には触れません。

社長交代の挨拶状の例文

社長が交代するときは、退任する社長と新しい社長の連名で、1通の挨拶状を送る形がよく使われます。

謹啓　盛夏の候　貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り　厚く御礼申し上げます さて　私儀　このたび〇月〇日開催の定時株主総会ならびに取締役会におきまして　代表取締役社長を退任し　取締役会長に就任いたしました 社長在任中は　皆様より格別のご支援を賜り　大過なく職責を果たすことができましたこと　心より御礼申し上げます 後任には　専務取締役〇〇〇〇が代表取締役社長に就任いたしました 何卒　私同様のご指導ご鞭撻を賜りますよう　お願い申し上げます 謹白

謹啓　盛夏の候　貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます さて　私儀　このたび〇〇〇〇の後任として　代表取締役社長に就任いたしました 微力ではございますが　社業の発展に全力を尽くす所存でございます 前任者同様　格別のご支援を賜りますよう　お願い申し上げます 謹白

令和〇年〇月吉日

株式会社〇〇 取締役会長　〇〇〇〇 代表取締役社長　〇〇〇〇

「私儀」とは、「私のことで恐縮ですが」という意味で、挨拶状で自分のことを述べるときに使う改まった言い方です。大過なくとは、「大きな失敗をすることもなく」という意味です。連名の挨拶状では、退任する社長の挨拶を先に、新しい社長の挨拶を後に並べます。

新任役員の就任の挨拶状の例文

新しく役員に就任した人が、本人の名前で送る挨拶状の例文です。日ごろ取引先とやり取りしてきた人が役員に就任した場合によく送ります。

拝啓　初夏の候　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り　厚く御礼申し上げます さて　私儀　このたび〇月〇日開催の定時株主総会ならびに取締役会におきまして　取締役営業本部長に選任され　就任いたしました 浅学非才の身ではございますが　皆様のご期待に添えるよう　誠心誠意努める所存でございます 今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう　お願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 敬具

令和〇年〇月吉日

株式会社〇〇 取締役営業本部長　〇〇〇〇

本人の名前で送る場合は、会社の案内状と内容が食い違わないように、就任の日付と肩書きを会社の案内状と合わせます。

退任役員の退任の挨拶状の例文

役員を退任した人が、本人の名前で送る挨拶状の例文です。在任中にお世話になった取引先へのお礼と、後任の紹介が中心になります。

拝啓　初夏の候　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます さて　私儀　このたび〇月〇日開催の定時株主総会をもちまして　任期満了により取締役を退任いたしました 在任中は公私にわたり格別のご厚情を賜り　心より御礼申し上げます 後任には〇〇〇〇が就任いたしましたので　私同様のご厚誼を賜りますよう　お願い申し上げます 末筆ながら　貴社のますますのご発展と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます 敬具

令和〇年〇月吉日

〇〇〇〇

ご厚誼とは、「親しい付き合い」という意味の改まった言葉です。退任後に顧問などとして会社に残る場合は、その肩書きも添えます。会社を離れる場合は、差出人を個人の名前だけにし、会社の住所を書かないこともあります。

メールで知らせる例文

取引先との連絡の多くがメールの場合や、案内状が届く前に先に知らせたい場合は、メールで知らせる方法もあります。

件名：役員交代のお知らせ（株式会社〇〇）

株式会社〇〇 〇〇部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇でございます。

弊社は〇月〇日開催の定時株主総会ならびに取締役会におきまして、役員を選任いたしましたので、ご報告申し上げます。 代表取締役社長〇〇〇〇が退任し、後任として専務取締役〇〇〇〇が代表取締役社長に就任いたしました。 新しい役員の一覧は、下記のとおりです。

代表取締役社長　〇〇〇〇（新任） 取締役会長　〇〇〇〇（前代表取締役社長） 取締役　〇〇〇〇（重任）

新体制のもと、社員一同、より一層業務に励んでまいります。 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。 なお、改めて書面にてご挨拶申し上げます。

署名

メールで先に知らせる場合は、「改めて書面にてご挨拶申し上げます」のひと言を添えると、メールだけで済ませるのではないことが伝わります。複数の取引先に同じ文面を送るときは、ほかの取引先のアドレスが見えないよう、1社ずつ送るか、宛先が互いに見えない送り方を使います。

ホームページに掲載する例文

ホームページに掲載するお知らせは、取引先だけでなく、株主やお客様、これから取引を考える会社も読みます。

役員の異動に関するお知らせ

当社は、令和〇年〇月〇日開催の第〇回定時株主総会および取締役会において、下記のとおり役員を選任し、それぞれ就任いたしましたので、お知らせいたします。

代表取締役社長　〇〇〇〇（新任） 取締役会長　〇〇〇〇（前代表取締役社長） 取締役　〇〇〇〇（重任） 監査役　〇〇〇〇（新任）

退任役員 取締役　〇〇〇〇

令和〇年〇月〇日 株式会社〇〇

ホームページの会社概要や役員一覧のページも、お知らせの掲載と同じ日に更新します。お知らせでは新しい役員を伝えているのに、会社概要のページに前の役員の名前が残っていると、取引先は混乱します。

案内状を送る相手の選び方

役員交代の案内状は、取引のある相手すべてに送るとは限りません。送る相手を決めるときは、交代が相手の取引にどれだけ関わるかを基準にします。

相手	送り方の目安
主な取引先、仕入れ先	担当者から先に連絡し、そのうえで案内状を送る
金融機関、顧問の専門家	担当者から直接連絡し、必要な書類を確かめる
定期的に取引のある取引先	案内状を郵送する
取引の少ない相手、一般のお客様	ホームページのお知らせで伝える
退任役員と個人的に付き合いのあった相手	退任役員本人の挨拶状を送る

送る相手の一覧は、年賀状や暑中見舞いの送付先の一覧をもとに作ると、漏れが少なくなります。ただし、一覧が古いままだと、すでに取引のない会社や、異動した担当者に送ってしまうことがあります。営業や購買の担当者に一覧を確かめてもらい、宛名の部署と名前を最新のものに直してから発送します。

新しく就任した役員が、前の部署で付き合いのあった取引先にも本人の挨拶状を送りたい場合は、会社の案内状の一覧と重ならないように調整します。同じ取引先に、会社の案内状と本人の挨拶状が別々の日に届くのは問題ありませんが、内容が食い違っていると混乱を招きます。

はがきと封書の選び方

案内状を郵送するときは、はがきにするか封書にするかを決めます。

形	向いている場面	気をつけること
封書（カードを封筒に入れる）	社長交代など、特に改まった案内	印刷と封入の手間と費用がかかる
はがき	役員改選の案内、新任と退任の挨拶	書ける量が限られる

社長交代の挨拶状は、二つ折りのカードに印刷し、封筒に入れて送る形がよく選ばれます。役員の一覧が長くなる場合も、封書のほうが読みやすく収まります。役員改選の案内や、本人の就任と退任の挨拶は、はがきでも失礼にはなりません。

印刷は、挨拶状の印刷を扱う業者に頼むと、文例の型や用紙を選ぶだけで、決まった形の挨拶状を作れます。社内で印刷する場合は、縦書きの形にするか横書きにするかを先に決め、改まった挨拶状では縦書きにすると格式のある印象になります。宛名は、取引先の会社名と部署、担当者の名前を正式な表記で書き、敬称は会社あてなら「御中」、個人あてなら「様」を使います。

お祝いや返信へのお礼

役員交代の案内状を送ると、取引先からお祝いの言葉や花、祝電が届くことがあります。お祝いをいただいたら、なるべく早く、遅くとも1週間ほどのうちにお礼を伝えます。

お祝いへのお礼の例文を示します。

拝啓　初夏の候　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます このたびの私の社長就任に際しましては　ご丁寧なご祝詞ならびに結構なお祝いの品を賜り　誠にありがとうございました 身に余るお言葉に　責任の重さを改めて感じております 今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう　お願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちまして御礼申し上げます 敬具

ご祝詞とは、お祝いの言葉のことです。お祝いの品をいただいた場合は、品物のお礼も具体的に書くと、気持ちが伝わります。電話やメールでお祝いの言葉をいただいた場合は、同じ手段でお礼を返して構いません。

会社の規定で、取引先からの贈り物を受け取らないことにしている場合もあります。その場合は、お礼の言葉を伝えたうえで、品物は丁寧にお返しします。

社内向けに伝える例文

役員の交代は、取引先に知らせる前に、社内にも伝えます。社員が取引先から交代について尋ねられたときに、答えられないと、取引先に不安を与えるためです。

件名：役員の異動について

社員各位

〇月〇日開催の定時株主総会ならびに取締役会において、下記のとおり役員が選任され、就任いたしました。

代表取締役社長　〇〇〇〇（新任） 取締役会長　〇〇〇〇（前代表取締役社長） 取締役　〇〇〇〇（重任）

取引先への案内状は〇月〇日に発送します。取引先から問い合わせがあった場合は、上記の内容でお答えください。 名刺、書式などの変更は、総務部から順次ご案内します。

社内向けの通知では、取引先への案内状を送る日と、問い合わせを受けたときの答え方をはっきり書きます。案内状が届く前に、社員が先に詳しい事情を取引先に話してしまうことのないよう、伝えてよい範囲も合わせて伝えておくと安心です。

役員交代にともなう社内の手続き

役員交代のお知らせを送る前後には、社内でいくつかの手続きがあります。案内状だけに気を取られて、手続きが遅れないように注意します。

登記

役員が変わったときは、会社の登記を変える必要があります。会社法では、登記した事項に変更があったときの期限が次のように定められています。

会社において第九百十一条第三項各号又は前三条各号に掲げる事項に変更が生じたときは、二週間以内に、その本店の所在地において、変更の登記をしなければならない。 出典: e-Gov法令検索「会社法」第915条

言い換えると、役員の名前など登記している内容が変わったら、2週間以内に本店のある場所で登記を変えなければならない、ということです。任期が満了して同じ人が重任した場合も、登記が必要になります。

取締役の任期は、会社法第332条で、原則として選任後2年以内に終わる事業年度のうち最後のものに関する定時株主総会の終わりまでとされています。株式を自由に譲り渡せない会社では、定款で選任後10年以内まで伸ばせます。任期の管理を忘れて重任の登記をしないままにすると、問題になることがあるので、登記の期限と必要な書類は、法務局や司法書士に確かめてください。

税務署への届出

代表者が変わったときは、税務署への届出も必要です。国税庁の案内では、代表者の変更をした法人は、異動事項に関する届出書を、異動の後すみやかに提出することとされています（C1-8 異動事項に関する届出｜国税庁）。都道府県や市区町村にも届出が必要な場合があるので、所在地の自治体の案内も確かめます。

そのほかの変更

登記と届出のほかにも、次のような変更が必要になります。

• 名刺、会社案内、ホームページの役員一覧
• 取引先との契約書や、銀行の届出の代表者の名前
• 社内の組織図、決裁の権限の表
• 請求書や見積書の書式に印字している代表者の名前

どこまでの変更が必要かは、会社の規模や取引の内容によって変わります。契約の名義の変更が必要かどうかは、契約書の内容によるので、法務の担当者や専門家に確かめてください。

例文を使うときの注意

例文は、自分の会社の事情に合わせて手を入れてから使います。送る前に、次の点を確かめてください。

• 就任と退任の日付が、株主総会と取締役会の日付と合っているか
• 役員の名前の漢字と肩書きに誤りがないか
• 新任、重任、退任の区別が正しいか
• 時候のあいさつが、送る月に合っているか
• 会社の案内状と、本人の挨拶状の内容が食い違っていないか

特に名前の漢字の誤りは、本人にも取引先にも失礼にあたります。印刷する前に、役員本人にも文面を確かめてもらうと安心です。

退任の理由は、詳しく書かないのが基本です。病気や会社の事情による退任の場合も、「一身上の都合により」「任期満了により」のように短く書き、取引先に余計な心配をかけないようにします。

役員交代のお知らせでよくある失敗

役員交代のお知らせで起きやすい失敗には、いくつかの決まった型があります。

案内状より先に取引先が知ってしまう

登記の情報やホームページの更新、業界の人づてで、取引先が先に交代を知ってしまうことがあります。特に社長の交代は、主な取引先には案内状より先に担当者から伝えるよう、社内で順番を決めておきます。

日付と肩書きが資料ごとに違う

会社の案内状、本人の挨拶状、ホームページのお知らせ、メールで、就任の日付や肩書きの書き方がばらばらになることがあります。「取締役営業本部長」と「営業本部長取締役」のように並びが違うだけでも、取引先は別の役職かと迷います。正式な表記を1つ決め、すべての文書でそろえます。

退任した役員への配慮が足りない

新しい体制の紹介に力が入りすぎて、退任した役員へのお礼が抜けてしまうことがあります。長く取引先と付き合ってきた役員の退任は、取引先にとっても大きな出来事です。在任中のお礼をひと言でも入れると、取引先も新しい体制を受け入れやすくなります。

窓口の変更が伝わっていない

役員の交代にあわせて、取引先の窓口になる担当者が変わることがあります。案内状で役員の交代だけを伝え、実際の連絡先が変わることを伝え忘れると、取引先は前の担当者に連絡し続けてしまいます。窓口が変わる取引先には、新しい担当者の名前と連絡先を、別に知らせます。

発送の後の確かめが足りない

案内状を発送したら終わり、と考えてしまうと、宛先不明で戻ってきた案内状に気づかないことがあります。戻ってきた案内状は、宛先を確かめ直して送り直すか、メールや電話で伝えます。発送の一覧に「送った日」「戻ってきたか」の欄を設けておくと、送り直しの漏れを防げます。

社内で準備を進める手順

役員交代では、案内状の発送と、登記や届出などの手続きが同じ時期に重なります。次の順番で進めると、漏れが少なくなります。

1. 交代の日付、新しい役員の一覧、肩書きを確定させる
2. 登記と届出の期限を確かめ、担当を決める
3. 案内状を送る相手の一覧を作る
4. 会社の案内状と本人の挨拶状の文面を作り、本人に確かめてもらう
5. 印刷と発送、メールでの先行連絡、ホームページの更新を行う
6. 名刺や書式など、そのほかの変更を進める

社員が少ない会社なら、表計算のシートに作業と担当、期限を並べて共有するだけで十分に管理できます。

ところが、総務、法務、営業、広報と複数の部署が関わると、どの作業がどこまで進んだのかが見えにくくなります。文面の確認のやり取りがメールやチャットに散らばり、登記の期限のような大事な日付が埋もれてしまうこともあります。その段階では、作業を1件ずつカードにして、担当と期限と話し合いを1か所に集められるプロジェクト管理の道具を使うと、進み具合を共有しやすくなります。

候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。「変更登記」「税務署への届出」「案内状の発送」「ホームページの役員一覧の更新」「名刺の発注」のような作業をカードにして担当と期限を付ければ、ガントボードで期限の重なりを確かめ、カンバンボードで止まっている作業を見つけられます。カードにはコメントを付けられるので、文面の確認のやり取りもカードの中に残せます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。Pinatecaは挨拶状の文面を作ったり登記を代わりに行ったりする道具ではなく、手続きと発送の担当と進み具合を共有するための道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営者として見てきた体制の変化と取引の傾向

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、外部の人と長く取引を続けている会社ほど、役員や担当の交代を早めに、具体的に知らせている傾向があります。誰が新しい窓口になるのか、契約や請求の宛先が変わるのかが分かれば、外部の取引先は不安なく仕事を続けられます。反対に、知らせがないまま窓口が変わると、受ける側は誰に確認すればよいか分からず、仕事が止まってしまうことがあります。

仲介の手数料が乗らない直接のやり取りでは、依頼する側は同じ予算で多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その関係が続くかどうかは、体制が変わったときの連絡の丁寧さにも左右されます。経営の体制づくりや組織の見直しを支える専門家に関心があるなら、中小企業の経営課題に助言する国家資格の中小企業診断士の内容が参考になります。社内の手続きや文書づくりにAIを使う手伝いをする仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、案件の種類が紹介されています。

よくある質問

Q. 役員交代のお知らせはいつまでに送ればよいですか？

一般には、就任や退任の日から2週間から1か月以内に届くように送るのが目安とされています。定時株主総会で交代した場合は、株主総会と取締役会が終わってから準備を始めます。主な取引先には、案内状が届く前に担当者から電話や訪問で先に伝えておくと丁寧です。

Q. 社長交代の挨拶状は誰の名前で出せばよいですか？

退任する社長と新しい社長の連名で、1通の挨拶状を送る形がよく使われます。退任する社長の挨拶を先に、新しい社長の挨拶を後に並べ、差出人として2人の名前と肩書きを書きます。会社としての役員改選の案内状とは別に送る会社が多いので、内容と日付が食い違わないように確かめてください。

Q. 退任の理由はどこまで書けばよいですか？

退任の理由は、「任期満了により」「一身上の都合により」のように短く書くのが基本です。病気や会社の事情による退任の場合も、詳しい事情には触れず、在任中のお礼と後任への支援のお願いを中心に書きます。取引先に余計な心配をかけないことを優先してください。

Q. 役員が重任した場合もお知らせは必要ですか？

重任とは、任期が終わった役員が引き続き同じ役員に選ばれることです。役員の顔ぶれが変わらない場合は、案内状を送らない会社もあります。役員改選の案内状を送る場合は、新任と退任に加えて重任の役員も一覧に書き、変わったところをひと目で確かめられるようにします。重任でも登記は必要です。