送付状の書き方｜書類を送るときの例文と項目

請求書や契約書を取引先に郵送することになり、「送付状は必要なのか」「何を書けばよいのか」「テンプレートはそのまま使ってよいのか」と手が止まっている人は多いはずです。送付状とは、書類を送るときに一緒に入れる、送り主と送った書類の中身を知らせる案内の文書のことです。送り状、添え状、カバーレターとも呼ばれます。結論から言うと、送付状は「日付」「宛名」「差出人」「件名」「あいさつと用件」「同封した書類の一覧」の6つがそろっていれば形になり、A4の用紙1枚に収めるのが基本です。この記事では、送付状を付ける理由、書く項目と並べる順番、場面ごとの例文、よくある間違い、封入と郵送の決まり、メールやFAXで送るときの書き方までを、テンプレートとしてそのまま使える形で紹介します。社外の多くの人から書類や申し込みを受け付けて、担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、受付から対応までのフォームのHalictを使う方法にも後半で触れます。

送付状とは何か、なぜ付けるのか

送付状は、封筒の中で一番上に入れる1枚の文書です。受け取った人は、封を開けて最初に送付状を見ることで、「誰から」「何が」「何枚」届いたのか、そして「何をしてほしいのか」を一目で把握できます。

送付状を付ける理由は、大きく3つあります。

1つ目は、中身の確認を楽にするためです。請求書と納品書と返信用の封筒が一緒に入っているとき、送付状に一覧があれば、受け取った人は抜けがないかをすぐに確かめられます。逆に送付状がないと、何がそろっていれば正しいのかが分からず、足りない書類があっても気づけません。

2つ目は、届いた書類を正しい担当者に渡すためです。会社あての郵便物は、受付や総務の担当者がまとめて受け取り、社内の担当者に振り分けることが多くあります。送付状に部署名と担当者名、用件が書かれていれば、振り分けの間違いが起きにくくなります。

3つ目は、礼儀を示すためです。書類だけを封筒に入れて送ると、事務的で冷たい印象を与えることがあります。あいさつの一文を添えた送付状を付けることで、ていねいに対応している姿勢が伝わります。

請求書を送る際は相手に確実に届くよう、また、ていねいな対応を心掛けるためにも送付状を添えることが適切です。 出典: yayoi-kk.co.jp

送付状を付けなければならないという法律の決まりはありません。ただ、ビジネスの場では付けるのが一般的なので、取引先に書類を郵送するときは、特別な事情がない限り付けておくと考えておけば間違いありません。

送付状に書く項目と並べる順番

送付状は、ビジネス文書の基本の形に沿って書きます。上から順に、次の項目を並べます。

1. 日付：右上に書く。書類を送る日（投函する日）を書くのが一般的
2. 宛名：左上に書く。会社名、部署名、役職、氏名の順。氏名の後に「様」、部署あてなら「御中」
3. 差出人：宛名より下の右側に書く。自分の会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、メールアドレス
4. 件名：中央に書く。「書類送付のご案内」「請求書送付のご案内」など
5. 頭語とあいさつ：「拝啓」と時候のあいさつ、相手の繁栄を喜ぶ一文、日ごろのお礼
6. 用件：「下記の書類をお送りいたします。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」など
7. 結語：「敬具」。頭語と対になる言葉を、用件の後の右側に書く
8. 記書き：中央に「記」と書き、その下に同封した書類の名前と枚数を箇条書きで並べる
9. 締め：記書きの最後の右側に「以上」と書く

宛名の「様」と「御中」は、使い分けを間違えやすいところです。個人の名前あてなら「様」、会社や部署あてなら「御中」を使い、両方を重ねて「〇〇部御中 △△様」とはしません。部署と担当者の名前の両方を書くときは、「〇〇部 △△様」とします。

頭語と結語は、組み合わせが決まっています。ふつうの送付状なら「拝啓」と「敬具」の組み合わせで十分です。よりていねいにしたい場合は「謹啓」と「謹白」を使います。

時候のあいさつは、季節に合わせた言葉を選びます。たとえば10月なら「秋冷の候」「仲秋の候」などです。季節の言葉に迷う場合は、どの季節でも使える「時下」を使い、「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」とする方法もあります。

基本の送付状の例文

まずは、どんな書類にも使える基本の例文を紹介します。この形を覚えておけば、場面に合わせて件名と記書きの中身を変えるだけで、ほとんどの送付状を作れます。

2026年10月23日 株式会社〇〇 営業部　△△様 株式会社□□ 総務部　〇〇〇〇 〒000-0000　東京都〇〇区〇〇1-2-3 電話：03-0000-0000 メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp 書類送付のご案内 拝啓　秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、先日ご依頼いただきました書類を、下記のとおりお送りいたします。 ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。 敬具 記
・〇〇〇〇　1部
・〇〇〇〇　2部
・返信用封筒　1通 以上

文中の「ご査収」は、「よく確かめて受け取ってください」という意味の言葉です。書類を送るときによく使われる表現で、送付状の用件の締めに入れておくと、ていねいな印象になります。

市販の文書作成ソフトの提供元も、送付状のテンプレートを公開しています。

書類送付の際の挨拶だけでなく送付書類の説明など、ビジネスシーンで不可欠な送付状のテンプレートです。ビジネスマナーに沿ったベーシックな文章ですので、書き換えが必要な部分を変更するだけで、そのまま印刷してお使いいただけます。 出典: microsoft.com

テンプレートを使う場合も、日付、宛名、件名、記書きの中身は毎回必ず書き換えます。前回の送付状の宛名が残ったまま送ってしまうのは、テンプレートを使うときに一番起きやすい失敗です。

請求書を送るときの例文

請求書の送付状は、毎月決まった取引先に送ることが多い書類です。件名と用件で、何月分の請求かを明らかにしておくと、受け取った経理の担当者が処理しやすくなります。

件名：請求書送付のご案内 拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、2026年10月分のご請求書をお送りいたします。 ご査収のうえ、お支払期日までにお手続きくださいますよう、よろしくお願い申し上げます。 ご不明な点がございましたら、お手数ですが下記までお問い合わせください。 敬具 記
・請求書（2026年10月分）　1部
・納品書　1部 以上

請求書の送付状では、支払いの期日を本文に書くかどうかで迷う人もいます。期日は請求書の本体に書いてあるはずなので、送付状では「お支払期日までに」と触れる程度で構いません。金額を送付状に書くと、請求書の金額と食い違ったときに混乱のもとになるので、金額は請求書の本体だけに書くのが安全です。

フリーランスや個人事業主として仕事を受けている人にとっても、請求書の送付状は取引先との関係を保つ大切な1枚です。毎月同じ形で、間違いなく届けることが、信頼の積み重ねになります。

契約書を送るときの例文

契約書の送付状では、相手に何をしてほしいのかを具体的に書きます。署名や押印をして返送してもらう場合は、その手順と期日をはっきり伝えます。

件名：契約書送付のご案内 拝啓　秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、先日お打ち合わせいたしました業務委託契約につきまして、契約書をお送りいたします。 内容をご確認のうえ、2通ともにご署名とご捺印をいただき、1通を同封の返信用封筒にてご返送くださいますよう、お願い申し上げます。 お手数をおかけいたしますが、11月6日までにご返送いただけますと幸いです。 敬具 記
・業務委託契約書　2通
・返信用封筒　1通 以上

契約書は、同じものを2通作って、双方が1通ずつ持つのが一般的です。送付状に「2通ともに署名と捺印をして、1通を返送してください」と書いておかないと、相手が2通とも返送してきたり、1通だけに署名したりして、手続きのやり直しになることがあります。

契約書の場合、内容によっては印紙を貼る必要があります。どちらが印紙を負担するのか、すでに貼ってあるのかを、事前の打ち合わせで決めておき、必要があれば送付状にも書き添えておくと、行き違いを防げます。

見積書や資料を送るときの例文

見積書や会社の案内の資料は、取引が決まる前の相手に送ることが多い書類です。送付状でも、相手の検討に役立つ一言を添えておくと、印象が良くなります。

件名：お見積書送付のご案内 拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 このたびはお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。 ご依頼いただきました件につきまして、お見積書をお送りいたします。 ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 なお、お見積りの有効期限は、発行日から30日とさせていただいております。 ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください。 敬具 記
・お見積書　1部
・サービスのご案内　1部 以上

見積書の送付状に有効期限を書いておくと、相手が検討を後回しにしすぎるのを防ぐ効果もあります。期限そのものは見積書の本体にも書いておき、送付状と食い違わないようにしましょう。

応募書類を送るときの例文

就職や転職、仕事の募集に応募するときに、履歴書や職務経歴書を郵送する場合も、送付状を付けるのが一般的です。応募書類の送付状では、どの募集に応募するのかを明らかにし、簡単な自己紹介と意欲を一言添えます。

件名：応募書類送付のご案内 拝啓　秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 このたび、貴社の求人サイトに掲載されておりました経理事務の募集を拝見し、応募させていただきたく、書類をお送りいたします。 前職では5年間、中小企業の経理業務に携わり、月次の決算と請求書の管理を担当してまいりました。 これまでの経験を、貴社の業務に生かしたいと考えております。 ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 敬具 記
・履歴書　1部
・職務経歴書　1部 以上

応募書類の送付状は、長く書きすぎないことがこつです。自己紹介や志望の理由は、職務経歴書に詳しく書くので、送付状では2行か3行にとどめます。

封筒の表には、赤い字で「応募書類在中」と書いておくと、受け取った会社で採用の担当者に届きやすくなります。

訂正した書類や再送の書類を送るときの例文

請求書の金額を間違えた、契約書の一部を直したといった理由で、書類を送り直すことがあります。この場合の送付状では、何を直したのかと、前に送った書類をどう扱ってほしいのかをはっきり書きます。お詫びの一文も忘れずに入れます。

件名：請求書再送付のご案内 拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、先日お送りいたしました2026年10月分のご請求書に、金額の誤りがございました。 ご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。 訂正いたしました請求書を改めてお送りいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 なお、先にお送りした請求書は、お手数ですが破棄していただきますようお願いいたします。 今後このようなことのないよう、確認を徹底してまいります。 敬具 記
・請求書（2026年10月分・訂正版）　1部 以上

送り直しの送付状で一番大事なのは、古い書類と新しい書類の区別をつけてもらうことです。件名に「再送付」と入れ、記書きの書類名にも「訂正版」と添えておくと、相手の手元で2つの書類が混ざりにくくなります。古い書類を返送してほしいのか、破棄してよいのかも、会社の決まりに合わせて書いておきます。

間違いの理由を長々と書く必要はありません。何を間違えたかを1行で伝え、お詫びをし、正しい書類を送る。この3つがそろっていれば十分です。電話やメールで先に間違いを伝えておき、送付状はその確認として送ると、相手の不安を早く取り除けます。

手書きと印刷、縦書きと横書きの使い分け

送付状は、パソコンで作って印刷するのが一般的です。ビジネスの書類は横書きが基本なので、送付状も横書きで作れば問題ありません。テンプレートの多くも、A4の横書きの形になっています。

手書きの方がよい場面もあります。たとえば、お世話になった相手に資料を送るときや、お礼の品に書類を添えるときは、印刷した送付状に加えて、手書きの一筆箋を1枚添えると、気持ちが伝わりやすくなります。一筆箋とは、短いあいさつを書くための細長い便箋のことです。「先日はお時間をいただき、ありがとうございました。ご依頼の資料をお送りいたします。」のように、2行か3行で十分です。

応募書類の送付状は、会社から指定がなければ、印刷でも手書きでも構いません。ただし、手書きにする場合は、黒のボールペンか万年筆を使い、消せるペンは使いません。書き損じたら、修正液で直さずに新しい用紙に書き直します。

縦書きは、改まったお礼状やお詫び状、季節のあいさつ状などで使われることが多い形です。書類を送るための送付状では、横書きの書類と向きをそろえる意味でも、横書きを選んでおけば迷いません。

自分用の送付状のテンプレートを作るこつ

毎月同じ相手に書類を送る人は、自分用のテンプレートを1つ作っておくと、毎回の作業がずっと楽になります。作るときのこつを挙げます。

1つ目は、書き換える場所を色で目立たせておくことです。日付、宛名、件名、記書きの中身のように、毎回変える場所の文字を赤や黄色の背景にしておけば、書き換え忘れに気づきやすくなります。印刷する前に色を外すのを忘れないようにしましょう。

2つ目は、差出人の情報を最新に保つことです。部署の名前や電話番号が変わったら、テンプレートもすぐに直します。古い連絡先のまま送ると、相手が問い合わせたときにつながらず、迷惑をかけてしまいます。

3つ目は、書類の種類ごとに別のファイルにしておくことです。請求書用、契約書用、見積書用と分けておけば、用件の文章を毎回考えずに済みます。

4つ目は、ファイルの名前に用途と更新日を入れておくことです。「送付状_請求書用_2026年10月更新」のような名前にしておけば、古いテンプレートを間違って使うことを防げます。

送付状でよくある間違い

送付状を書くときに起きやすい間違いを挙げます。送る前に、次の点を確かめましょう。

• 日付が古い：テンプレートの日付を書き換え忘れる。投函する日の日付になっているかを確かめる
• 宛名の敬称の重複：「〇〇株式会社御中 △△様」のように「御中」と「様」を重ねる
• 会社名の略称：「（株）」と略さず、「株式会社」と正式な名前で書く。前に付くか後ろに付くかも確かめる
• 頭語と結語の組み合わせの誤り：「拝啓」で始めて「以上」で終わる。「以上」は記書きの締めの言葉で、結語ではない
• 記書きと中身の食い違い：一覧に書いた書類が入っていない、枚数が違う
• 差出人の連絡先がない：相手が問い合わせたいときに連絡先が分からない
• 2枚になる：あいさつを長く書きすぎて、2枚目にはみ出す

特に大事なのは、記書きの一覧と、実際に封筒に入れた書類が一致しているかどうかです。封をする前に、送付状の一覧を指でなぞりながら、書類を1つずつ確かめる習慣をつけておくと、入れ忘れを防げます。

封入の順番と、封筒の書き方

送付状を作ったら、書類と一緒に封筒に入れます。封入には、受け取った人が読みやすい順番があります。

1. 送付状を一番上にする
2. その下に、記書きの一覧に書いた順番で書類を重ねる
3. 返信用封筒は一番下にする
4. 書類はクリアファイルに入れ、折れや汚れを防ぐ

封筒は、A4の書類を折らずに入れられる角形2号を使うのが一般的です。書類を三つ折りにして長形3号の封筒に入れる方法もありますが、契約書や応募書類のように大切な書類は、折らずに送る方がていねいです。

封筒の表には、宛先の住所、会社名、部署名、担当者名を書き、左下に「請求書在中」「契約書在中」などと書き添えます。裏には、自分の住所、会社名、氏名を書き、封をした後に「〆」と書きます。

返信用封筒を同封するときの準備

契約書や申込書のように、相手に書類を返送してもらう場合は、返信用封筒を同封するのがていねいです。相手が封筒を用意したり、宛先を書いたりする手間を省けるうえ、返送が早くなる効果もあります。

返信用封筒を準備するときは、次の点に気をつけます。

• 宛先をあらかじめ書いておく：自分の会社の住所、会社名、部署名、担当者名を書く
• 自分の名前の後には「行」と書く：「様」は自分に付けない敬称なので、「〇〇行」とする。返送する側が「行」を消して「様」や「御中」に書き直すのが作法
• 切手を貼っておく：返送する書類の重さに合った料金の切手を、先に貼っておく
• 大きさを合わせる：返送してもらう書類を折らずに入れられる大きさの封筒にする

切手の料金は、書類の枚数と封筒の大きさで変わります。郵便の料金は改定されることがあるので、日本郵便の料金のページで、今日時点の料金を確かめてから貼りましょう。料金が足りないと、相手に不足分の負担をかけてしまいます。

送付状の記書きには、返信用封筒も「返信用封筒　1通」として書いておきます。相手が中身を確かめるときに、返信用封筒が入っていることにも気づいてもらえます。

送付状を付けた書類の送り方と、信書の決まり

書類を送るときに知っておきたいのが、信書の決まりです。信書とは、特定の相手に対して、送り主の考えを伝えたり、事実を知らせたりする文書のことです。総務省の案内では、請求書、納品書、見積書、契約書、履歴書などが信書の例として挙げられています。

信書は、日本郵便の郵便物か、国の許可を受けた事業者の信書便でしか送れないことが、郵便法で決められています。宅配便やメール便のように、荷物を運ぶサービスでは送れません。信書にあたるかどうかの具体的な例は、総務省の信書のガイドラインで確かめられます。

ただし、荷物に添える送付状には例外があります。郵便法の第4条には、運送事業者は他人のために信書を運んではならないとしたうえで、次のただし書きがあります。

ただし、貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。 出典: e-Gov法令検索（郵便法）

つまり、商品やサンプルを宅配便で送るときに、その荷物に封をしていない送付状を添えるのは問題ありません。一方で、請求書や契約書のように書類そのものが信書にあたる場合は、送付状を付けても宅配便では送れず、郵便を使う必要があります。

信書を送る手段としては、ふつうの郵便のほか、A4の大きさで4kgまでを全国一律の料金で送れるレターパックもあります。日本郵便の案内では、料金は600円と430円の2種類で、対面で届けて受領印をもらう「レターパックプラス」と、郵便受けに届ける「レターパックライト」があり、どちらも追跡ができます。契約書のように、届いたかどうかを確かめたい書類を送るときに便利です。

メールやFAXで書類を送るときの書き方

最近は、書類を郵送せずに、PDFにしてメールに添付して送ることも増えています。メールで送る場合、紙の送付状は作らず、メールの本文が送付状の役割を果たします。

メールの本文には、紙の送付状と同じ内容を、メールの形に合わせて書きます。

件名：【請求書送付】2026年10月分（株式会社□□） 株式会社〇〇 営業部　△△様 いつもお世話になっております。 株式会社□□の〇〇です。 2026年10月分の請求書をお送りいたします。 添付のファイルをご確認くださいますよう、お願いいたします。 添付ファイル
・請求書_2026年10月分.pdf ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 引き続きよろしくお願いいたします。

メールの場合は、頭語や時候のあいさつは使わず、「いつもお世話になっております」から始めるのが一般的です。添付ファイルの名前は、開かなくても中身が分かる名前にしておくと、相手が保存して整理するときに助かります。パスワードを付けたファイルを送る場合の扱いは、会社によって決まりが違うので、相手の会社の方針に合わせましょう。

FAXで送る場合は、1枚目に「FAX送信票」を付けます。送信票には、宛先、差出人、送信日、送信枚数（送信票を含むかどうかも書く）、用件を書きます。FAXは、途中で紙が詰まって一部が届かないことがあるので、枚数を書いておくことが特に大切です。送信した後は、相手に電話やメールで「先ほどFAXをお送りしました」と一言伝えておくと、相手の会社でFAXが埋もれるのを防げます。個人情報を含む書類は、番号の押し間違いで別の相手に届くおそれがあるため、FAXではなく郵送か、パスワードを付けたファイルで送る方が安全です。

社外から届く書類や申し込みを担当と状況で管理する方法

ここまでは書類を送る側の話でしたが、仕事によっては、多くの人から書類や申し込みを受け取る側になることもあります。応募書類、イベントの申込書、取引の申請書類などが、郵便とメールでばらばらに届くと、誰の書類が届いて、誰の書類が足りないのかを確かめるだけで手間がかかります。

件数が少ないうちは、表計算ソフトのシートに「受付日」「相手」「書類」「担当」「状況」の列を作って管理すれば十分です。件数が増え、複数人で分担して確かめたり返信したりするようになると、シートの更新が追いつかず、返信の漏れが起きやすくなります。

社外の多くの人から届く申し込みや問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回したい場面では、受付から対応までを扱うフォームのサービスを使う方法があります。選択肢の1つが、Halict（ハリクト）です。公式サイトによると、テキスト、選択肢、日付、メール、住所、ファイル提出など12種類の入力の形でフォームを作れ、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。郵送の代わりに申込書のPDFをフォームから提出してもらえば、「受付」「書類確認中」「不足あり」「受付完了」といった状況を付けて、どの申し込みが止まっているかを一覧で確かめられます。同じ人が複数のフォームに答えても、メールアドレスをもとに1人の連絡先として束ねられると案内されています。

料金は、公式の料金ページによると、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、メンバー1人までのフリープランが0円、メンバー3人までのスタータープランが月額2,980円、10人までのチームプランが月額7,800円（いずれも税抜）です。ファイル提出の容量は、チームプランで10GBと案内されています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Halictは送付状や請求書を作る道具ではありません。取引先に送る書類はこの記事で紹介した書き方で作り、社外から届く申し込みや問い合わせを受け付けて管理する部分に使う、という分担になります。

書類の作り方の知識が生きる仕事

送付状をはじめとするビジネス文書を正しく作れる力は、事務の仕事全般で求められます。在宅で受けられる仕事の中にも、書類の作成や発送の代行、請求の事務、取引先とのやり取りの代行といった仕事があります。

書類の作成や発送の事務を、業務の仕組みごと見直したいという依頼も増えています。紙の書類をPDFとメールに切り替える、請求書の発行をクラウドの道具で自動にする、といった支援の仕事の中身はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。業務の仕組みを支えるシステムを作る側の仕事はアプリケーション開発のお仕事で確かめられます。

正確な書類を作る力は、医療の事務の分野でも重んじられます。医療機関の受付や会計、診療報酬の請求の事務を担う力を示す資格に、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）があります。会社の経営と事務の仕組み全体を見渡す力を身につけたい人には、国家資格の中小企業診断士という道もあります。テレワークで事務の仕事を受ける環境を整えるときに使える国の支援は、テレワーク 助成金 2026の記事で紹介しています。

運営者として見てきた「書類で信頼を得る人」

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年あまり続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く取引が続く人は、書類の送り方がいつも同じで、いつも正確です。

続く人の送付状やメールは、件名を見ただけで何の書類かが分かり、添付ファイルの名前もそろっています。請求書は毎月決まった日に届き、金額や宛名の間違いがありません。受け取る側から見ると、確かめる手間がほとんどかからないので、「この人とのやり取りは楽だ」と感じます。技術や成果物の質が同じくらいなら、こうした事務の正確さが、次の依頼を左右することは少なくありません。

もう1つ見えてくるのは、間に入る手数料が小さい直接の取引ほど、請求や契約の書類を自分で正しく扱う力が報われやすいという点です。手数料が小さければ、同じ予算でも依頼する側はより多くの仕事を頼め、受ける側の手取りは厚くなります。手数料0%で直接取引できる場では、請求書や契約書のやり取りを自分で正確にこなせる人ほど、取引先から安心して任されます。

送付状は、書類の一番上に入れる1枚にすぎません。それでも、日付と宛名を正しく書き、中身の一覧を確かめてから封をする。その小さな手順を毎回欠かさないことが、取引先からの信頼を少しずつ積み上げていきます。事務の仕事の収入の相場を確かめたいときは、デザイナーの年収・単価相場のような職種ごとの相場の情報も参考に、自分が受けたい仕事の単価の水準をつかんでおくとよいでしょう。

よくある質問

Q. 送付状は必ず付けなければいけませんか？

送付状を付けなければならないという法律の決まりはありません。ただ、ビジネスの場では、誰から何が何枚届いたかを相手がすぐ確かめられるよう、書類を郵送するときに付けるのが一般的です。特別な事情がない限り、取引先に書類を送るときは付けておくと考えておけば間違いありません。

Q. 送付状の日付はいつの日付を書けばよいですか？

書類を投函する日、つまり実際に送る日の日付を書くのが一般的です。テンプレートを使い回すと前回の日付が残ったままになりやすいので、宛名と記書きの中身と一緒に、送る前に必ず書き換えたかどうかを確かめましょう。年は西暦と和暦のどちらでも構いませんが、書類全体でそろえます。

Q. 請求書を宅配便で送ってもよいですか？

請求書は信書にあたるため、宅配便では送れず、日本郵便の郵便物か、国の許可を受けた信書便で送る必要があります。郵便法では、荷物に添える封をしていない送付状は例外とされていますが、請求書そのものはこの例外に当たりません。信書も送れるレターパックを使う方法もあります。

Q. 書類をメールで送るときも送付状は必要ですか？

メールで送る場合は、紙の送付状を別に作る必要はなく、メールの本文が送付状の役割を果たします。本文には宛名、名乗り、送る書類の説明、添付ファイルの一覧、問い合わせ先を書きます。頭語や時候のあいさつは使わず、「いつもお世話になっております」から始めるのが一般的です。