問い合わせの自動返信メール｜受付の文面の作り方と例文

お問い合わせフォームから送信したのに、何の返事も届かないと、送った人は「ちゃんと届いたのだろうか」と不安になります。問い合わせの自動返信メールは、その不安をすぐに解き、担当者が返信するまでの間をつなぐための大切な連絡です。

この記事では、問い合わせの自動返信メールに入れる項目、件名の付け方、場面ごとの例文を紹介したうえで、誤解を招かない書き方、届かないときの確かめ方、設定の方法、送ったあとの対応までを順に説明します。問い合わせを担当と状況を付けて返信まで回す道具として、フォームのサービスのHalictにも触れます。

問い合わせの自動返信メールとは

問い合わせの自動返信メールとは、お問い合わせフォームや資料請求のフォームから送信があったときに、送った人へ自動で送られる受付の知らせのことです。人が書いて送る返信とは別に、送信の直後に届きます。

フォームのサービスを提供する会社の解説では、自動返信メールの役割を次のように説明しています。

自動返信メールには、問い合わせ後すぐに一次対応を行うことで、そうした不安やストレスを解消する役割があります。 迅速な一次対応は顧客からの信頼を高め顧客満足につながるメリットがあります。 出典: form.run

自動返信メールの役割を整理すると、次の4つになります。

• 受け付けたことを知らせる。送信が届いたことを、送った人がすぐに確かめられる
• 送った内容の控えを渡す。何を問い合わせたかを、送った人があとから見返せる
• 次に何が起きるかを伝える。いつごろ、だれから、どの方法で返事が来るのかを知らせる
• 入力の間違いに気づいてもらう。メールアドレスの打ち間違いがあると自動返信が届かないため、送った人が間違いに気づくきっかけになる

最後の点は見落とされがちですが、大切です。自動返信が届かなければ、送った人は「アドレスを間違えたかもしれない」と気づき、もう一度送り直したり、電話で問い合わせたりできます。自動返信を送らないと、担当者が返信しても届かず、送った人は返事がないまま待ち続けることになります。

自動返信メールに入れる項目

自動返信メールには、次の項目を入れます。

項目	書く内容
件名	何の受付のメールかが分かる件名。会社名やサービス名を入れる
宛名	フォームに入力された名前。「〇〇様」
受付のお礼	問い合わせへのお礼と、受け付けたこと
自動送信であること	このメールは自動で送られていること
返信の目安	担当者からの返事の目安の日数と、営業日の扱い
受付の内容の控え	フォームに入力された内容
注意	返事が届かない場合の対応、迷惑メールのフォルダの確認のお願い
連絡先	急ぎの場合の連絡先、受付の時間
署名	会社名、担当の部署、URL

この中で、送った人が特に気にするのが「返信の目安」です。「担当者より2営業日以内にご連絡いたします」のように、具体的な日数を書くと安心してもらえます。目安を書いたら、その日数を必ず守れる体制を整えておくことが前提です。

件名の付け方

自動返信メールの件名は、受け取った人が一目で「さっきの問い合わせの受付だ」と分かるようにします。件名の例は次のとおりです。

• 【〇〇株式会社】お問い合わせを受け付けました
• 【〇〇サービス】資料請求を受け付けました
• お見積もりのご依頼を受け付けました（〇〇株式会社）
• 【自動返信】ご応募ありがとうございます（〇〇株式会社 採用担当）

件名に会社名やサービス名を入れるのは、受け取った人の受信箱の中で、ほかのメールに埋もれないようにするためです。また、「受け付けました」と書くことで、まだ回答ではないことが伝わります。

件名は、問い合わせのたびに同じものが届く形にしておくと、受け取った人がメールのソフトで検索するときにも見つけやすくなります。問い合わせの番号を自動で付けられるサービスなら、件名の末尾に受付の番号を入れておくと、あとのやり取りで「どの問い合わせの件か」がすぐに分かります。

件名に「重要」「至急」などの言葉を入れたり、記号を多用したりすると、迷惑メールと判定されやすくなることがあります。シンプルな件名にしておくのが無難です。

例文1　一般のお問い合わせ

一般のお問い合わせフォームの自動返信メールの例文です。〇〇の部分は自分の会社の情報に置き換えて使います。

件名：【〇〇株式会社】お問い合わせを受け付けました

〇〇 〇〇 様

このたびは、〇〇株式会社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 以下の内容でお問い合わせを受け付けました。

内容を確認のうえ、担当者より2営業日以内にご連絡いたします。 土曜日・日曜日・祝日にいただいたお問い合わせは、翌営業日以降の対応となります。

なお、このメールはお問い合わせの受付と同時に自動で送信しています。 このメールに返信いただいても受付の担当に届きますが、内容の確認は営業時間内となります。

■ お問い合わせの内容 お名前：〇〇 〇〇 メールアドレス：（入力されたメールアドレス） お問い合わせの種類：サービスについて お問い合わせの内容：（入力された内容）

2営業日を過ぎても連絡がない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認いただくか、お手数ですが下記までご連絡ください。

〇〇株式会社 お客様窓口 電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（平日10:00〜17:00） URL：（自社のサイトのアドレス）

例文2　資料請求

資料請求の自動返信メールでは、資料をどう届けるかを書きます。メールに資料のリンクを入れる場合と、郵送する場合で書き方が変わります。

件名：【〇〇サービス】資料請求を受け付けました

〇〇 〇〇 様

このたびは、〇〇サービスの資料をご請求いただき、ありがとうございます。 以下のリンクから、サービスの紹介資料をダウンロードいただけます。

資料のダウンロード：（ダウンロードのページのアドレス）

ダウンロードのリンクは、本日から14日間ご利用いただけます。 資料についてご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。担当者よりご連絡いたします。

■ ご請求の内容 会社名：〇〇株式会社 お名前：〇〇 〇〇 ご請求の資料：サービス紹介資料

郵送で資料をお送りする場合は、「受付のあと、3営業日以内に発送いたします。お届けまでに1週間ほどかかる場合がございます」のように、発送の目安を書きます。

例文3　見積もりの依頼

見積もりの依頼では、見積もりを出すまでに確認が必要なことが多いため、追加で質問をする場合があることを書いておきます。

件名：お見積もりのご依頼を受け付けました（〇〇株式会社）

〇〇株式会社 〇〇 〇〇 様

このたびは、お見積もりをご依頼いただき、誠にありがとうございます。 以下の内容でご依頼を受け付けました。

いただいた内容をもとに、担当者よりお見積もりを3営業日以内にお送りいたします。 内容によっては、お見積もりの前に詳しい条件をお伺いするため、担当者からご連絡を差し上げる場合がございます。

■ ご依頼の内容 ご依頼の種類：Webサイトの制作 ご希望の納期：2026年12月 ご予算の目安：（入力された内容） ご要望：（入力された内容）

見積もりの自動返信では、「お見積もりの金額は、条件を確認したうえで決まります」と添えておくと、送った人が自動返信を見積もりの回答だと誤解するのを防げます。

例文4　採用への応募

採用の応募フォームの自動返信メールでは、選考の流れと、結果の連絡の目安を書きます。

件名：【自動返信】ご応募ありがとうございます（〇〇株式会社 採用担当）

〇〇 〇〇 様

このたびは、〇〇株式会社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。 以下の内容でご応募を受け付けました。

応募書類を確認のうえ、1週間以内に、書類選考の結果をメールでご連絡いたします。 選考の状況によっては、ご連絡が遅れる場合がございます。あらかじめご了承ください。

■ ご応募の内容 応募の職種：事務スタッフ お名前：〇〇 〇〇

ご応募いただいた個人情報は、採用の選考のためにのみ使用いたします。

採用の自動返信では、応募者の個人情報の扱いを一言添えておくと、応募者が安心できます。個人情報の利用目的の伝え方については、後ろの節で触れます。

例文5　予約や申し込み

予約や申し込みのフォームでは、自動返信の時点で予約が確定しているのか、まだ確定していないのかを、はっきり書くことが大切です。確定していない段階の自動返信の例です。

件名：【〇〇教室】体験レッスンのお申し込みを受け付けました

〇〇 〇〇 様

このたびは、〇〇教室の体験レッスンにお申し込みいただき、ありがとうございます。 以下の内容でお申し込みを受け付けました。

このメールは受付のお知らせで、ご予約はまだ確定しておりません。 空き状況を確認のうえ、担当者より1営業日以内に、ご予約の確定のメールをお送りいたします。

■ お申し込みの内容 ご希望の日時：2026年11月7日（土）10:00 ご希望のコース：初心者コース

ご希望の日時が埋まっている場合は、別の日時をご提案いたします。

「予約はまだ確定していない」と書かないと、申し込んだ人は自動返信を見て予約が取れたと思い込み、当日に来てしまうことがあります。確定と受付の違いは、太字にしたり件名に入れたりするよりも、本文の早い位置にはっきり書くのが効果的です。

例文6　休業期間中

年末年始や夏季休業など、返信に時間がかかる期間は、自動返信の文面を期間限定のものに切り替えます。

件名：【〇〇株式会社】お問い合わせを受け付けました（年末年始の休業のお知らせ）

〇〇 〇〇 様

お問い合わせいただき、ありがとうございます。 以下の内容でお問い合わせを受け付けました。

誠に勝手ながら、2026年12月27日（日）から2027年1月4日（月）まで、年末年始の休業とさせていただきます。 休業期間中にいただいたお問い合わせは、1月5日（火）以降、順次ご連絡いたします。 ご不便をおかけいたしますが、ご了承くださいますようお願いいたします。

休業の期間が終わったら、通常の文面に戻すのを忘れないようにします。切り替えの日を予定表に入れておくと、戻し忘れを防げます。

業種や窓口ごとに加えたい一言

基本の文面に、業種や窓口の性質に合わせた一言を加えると、送った人の次の疑問に先回りして答えられます。よく使われる一言の例を挙げます。

業種や窓口	加えたい一言の例
ネットショップ	「ご注文の内容の変更やキャンセルは、ご注文の番号を添えてご連絡ください」
専門家への相談の窓口	「初回のご相談の費用の有無は、担当者からのご連絡の際にご案内いたします」
修理や保守の受付	「お急ぎの故障の場合は、お電話でもご連絡ください」
法人向けのサービス	「ご担当者様の部署名とお電話番号をお知らせいただくと、ご連絡がスムーズです」
教室やスクール	「体験のお申し込みは、確定のメールをもってご予約の完了となります」
採用の窓口	「選考の結果についてのお問い合わせには、お答えできない場合がございます」

一言を加えるときは、実際によく来る質問を見直して決めるのが確実です。過去の問い合わせの中で、何度も同じ質問が来ているなら、その答えにつながる一言を自動返信に入れておくと、担当者の手間も減ります。

ただし、一言を加えすぎると、自動返信が長くなり、肝心の受付の知らせが読まれにくくなります。加える一言は2つか3つまでにとどめます。

文面を作るときの言葉づかい

自動返信メールは、会社の印象を左右する最初の連絡です。言葉づかいでも、次の点に気をつけます。

• 敬語をそろえる。「いたします」「ございます」などの丁寧な言い方で統一し、くだけた言い方を混ぜない
• 1文を短くする。1文に1つの内容だけを書き、長くなったら文を分ける
• 機種によって表示が崩れる文字を避ける。丸囲みの数字や、特殊な記号は、相手の環境で正しく表示されないことがある
• 専門用語を使わない。社内でしか通じない言葉や略語は、だれにでも分かる言葉に言い換える
• 宛名の敬称を確かめる。フォームに入力された名前の後ろに「様」が自動で付くように設定し、名前の入力がない場合の表示も確かめる
• 同じ言葉を繰り返しすぎない。「お問い合わせ」が何度も続く場合は、「ご連絡」「ご質問」などに言い換える

自動返信の文面は、一度作ると長く使い続けることが多いものです。作ったら、社内のほかの人にも読んでもらい、分かりにくいところや、冷たく感じるところがないかを確かめてもらうと、だれが読んでも受け取りやすい文面になります。

誤解を招かない書き方の注意

自動返信メールは、送った人が最初に受け取る会社からの連絡です。次の点に気をつけて書きます。

回答ではないことをはっきりさせる

自動返信は受付の知らせで、問い合わせへの回答ではありません。「受け付けました」「担当者よりご連絡いたします」と書き、回答と誤解されないようにします。よくある質問への答えを自動返信に長く書くと、それで回答が終わったと受け取られることがあります。参考になるページを案内する場合は、「担当者からのご連絡の前に、よくあるご質問のページもご覧いただけます」のように、あくまで補足として添えます。

守れない約束を書かない

「24時間以内にご連絡します」と書いたなら、土日や休業日も含めて守れる体制が必要です。守れない日数を書くと、かえって不満を招きます。実際の対応にかかる日数より、少し余裕を持たせた目安を書きます。

返信できるアドレスから送る

自動返信メールの差出人を、返信を受け付けないアドレスにしていると、送った人が自動返信に返信して追加の情報を送ろうとしたときに届きません。差出人は返信を受け付けるアドレスにし、返信が来たら受付の担当が確かめられるようにしておくと、送った人の手間が減ります。

控えに載せる情報を選ぶ

受付の内容の控えは便利ですが、フォームで集めたすべての情報をそのまま載せる必要はありません。メールは転送されたり、ほかの人に見られたりすることもあります。生年月日や住所の全部、身分証の番号など、控えに載せなくてもよい情報は省くか、一部だけを載せる形にします。

広告を詰め込まない

自動返信に、新しい商品の宣伝やキャンペーンの案内を長く書くと、受付の知らせとしての役割がぼやけます。宣伝を入れるとしても、署名の近くに1行程度にとどめます。

問い合わせの種類ごとに文面を分ける

1つのフォームで、商品の質問、見積もりの依頼、採用への応募、取材の依頼など、さまざまな問い合わせを受け付けている場合、すべてに同じ自動返信を送ると、内容が合わないことがあります。たとえば採用への応募に「お見積もりは3営業日以内に」と書かれた文面が届けば、応募した人は戸惑います。

こうしたときは、次のどちらかの方法をとります。

• フォームを分ける。問い合わせ、資料請求、採用など、目的ごとにフォームを作り、それぞれに合った自動返信を設定する
• 種類を選んでもらう。1つのフォームの中で「お問い合わせの種類」を選んでもらい、種類ごとに自動返信の文面を切り替える

種類ごとに文面を切り替えられるかどうかは、使っているフォームのサービスによって違います。切り替えられない場合は、すべての種類に共通する受付の文面にとどめ、返信の目安を「内容により2〜5営業日」のように幅で書いておく方法もあります。

種類を選んでもらう形にすると、受け付けたあとの担当の割り振りもしやすくなります。種類ごとに担当の部署を決めておけば、問い合わせが届いた時点で、だれが返信するのかがすぐに決まります。返信までの時間が短くなり、自動返信に書いた目安も守りやすくなります。

届かないときの確かめ方

自動返信メールが届かないという問い合わせは、よく起きます。原因は、おおむね次のどれかです。

• 送った人のメールアドレスの入力の間違い
• 送った人のメールのサービスで、迷惑メールのフォルダに振り分けられた
• 送った人の側で、知らない差出人からのメールを受け取らない設定にしている
• 送る側の設定の不備で、メールが送られていない、または迷惑メールと判定されやすい状態になっている

Googleフォームのヘルプでも、状況によっては迷惑メールのフィルタなどの不正使用の対策により、回答のコピーが届かない場合があると書かれています。どのサービスを使っても、すべてのメールが確実に届くとは限りません。

送る側でできる対策は次のとおりです。

• 自動返信の差出人に、自社のドメインのメールアドレスを使う
• メールの送信の設定（送信者の認証の設定など）が正しくされているかを、メールの管理者に確かめてもらう
• フォームの送信の完了の画面にも、受付の内容と返信の目安を表示する。メールが届かなくても、送信が完了したことは伝わる
• 完了の画面に、「自動返信のメールが届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認ください」と書いておく

受け付けた側でも、自動返信が届かなかった可能性に備えておきます。担当者が返信したメールが戻ってきた（宛先不明で届かなかった）場合は、フォームに電話番号の欄があれば電話で連絡する、という手順を決めておくと、問い合わせが宙に浮くのを防げます。

送信の完了の画面は、メールが届かなかったときの保険になります。画面に「受け付けました」と表示されていれば、送った人はメールが届かなくても、少なくとも送信が完了したことを知ることができます。

自動返信の設定の方法

自動返信メールの設定の方法は、使っている道具によって違います。代表的な方法を紹介します。

フォームのサービスの機能を使う

多くのフォームのサービスには、送信した人への自動返信の機能があります。たとえばGoogleフォームでは、ヘルプによると、回答者のメールアドレスを収集する設定にしている場合に、回答者に回答のコピーを送るように設定できます。詳しい手順はGoogleフォームのヘルプで確かめられます。サービスによって、件名や本文を自由に書けるか、決まった形の控えだけが送られるかが違うため、例文のような文面を送りたい場合は、文面を編集できるかどうかを確かめて選びます。

メールのソフトの自動返信を使う

問い合わせ用のメールアドレスにメールで直接届く場合は、メールのソフトの自動返信の機能を使う方法もあります。Gmailの場合、ヘルプでは不在通知という機能が紹介されており、自動返信は開始日の午前0時から終了日の午後11時59分までの間に送られ、通常は同じ相手に一度だけ送られると説明されています。自動返信を送ってから4日後以降に同じ相手からまたメールが届いた場合などは、複数回送られることがあるとも書かれています。不在通知は休暇中などの知らせのための機能なので、受付の控えを付けるといった使い方には向いていません。

問い合わせの管理の道具を使う

問い合わせの数が多い場合は、フォーム、自動返信、担当の割り当て、返信までを1つの道具で管理する方法もあります。後ろの節で紹介します。

送る前にテストする

自動返信メールを設定したら、公開の前に必ずテストします。

1. 自分のメールアドレスで、実際にフォームから送信する
2. 自動返信のメールが届くまでの時間を確かめる
3. 件名、宛名、本文、控えの内容が正しく表示されているかを確かめる
4. 迷惑メールのフォルダに入っていないかを確かめる
5. 複数のメールのサービス（会社のメール、よく使われる無料のメールなど）で届くかを確かめる
6. スマートフォンで読んだときに、改行が崩れていないかを確かめる
7. 自動返信に返信して、その返信が受付の担当に届くかを確かめる

テストは、フォームの項目を変えたときや、自動返信の文面を直したときにも、そのたびに行います。項目の名前を変えただけで、控えの部分が空欄になったり、宛名が表示されなくなったりすることがあるからです。

特に6のスマートフォンでの見え方は大切です。パソコンで読みやすく書いた文面でも、スマートフォンでは1行が途中で折り返され、読みにくくなることがあります。1行を短めにし、段落の間に空行を入れておくと、どの画面でも読みやすくなります。

自動返信を送ったあとの対応

自動返信は、あくまで受付の知らせです。そのあとの担当者の返信が遅れたり抜けたりすると、自動返信の効果は台無しになります。次の流れを決めておきます。

1. 受け付けた問い合わせを、担当者に割り振る
2. 担当者が内容を確かめ、自動返信に書いた目安の日数の中で返信する
3. 返信できない事情があるときは、目安の日数の前に、途中の連絡を入れる
4. 返信したら、その問い合わせの状態を「対応済み」にする
5. 対応済みにならないまま目安の日数を過ぎた問い合わせがないかを、毎日確かめる

問い合わせが少ないうちは、メールの受信箱とフォルダの分け方だけで回せます。問い合わせが増えてくると、だれがどの問い合わせを担当しているのか、どれが返信済みなのかが分からなくなりがちです。受付の一覧を表計算ソフトで作り、「受付日・名前・内容・担当・状態・返信日」の列で管理するだけでも、返信の抜けを防げます。

自動返信と人の返信の分担を決める

自動返信と、担当者が書く人の返信は、それぞれ役割が違います。分担をはっきりさせておくと、どちらの文面も短く、分かりやすくなります。

伝えること	自動返信	人の返信
受け付けたこと	伝える	改めて伝える必要はない
送った内容の控え	伝える	必要な部分だけを引用する
返信の目安	伝える	回答そのものを伝える
問い合わせへの答え	伝えない	伝える
追加で確かめたいこと	伝えない	質問する
担当者の名前	伝えなくてよい	名乗る

人の返信では、自動返信と同じことを繰り返さず、「お問い合わせいただいた〇〇の件について、ご回答いたします」と、すぐに本題に入ります。自動返信で受付と控えを渡しているので、人の返信は答えに集中できます。

返信までに時間がかかる問い合わせは、自動返信で書いた目安の日数の前に、人の手で途中の連絡を入れます。「確認に時間を要しており、〇日までにご回答いたします」と一言送るだけで、送った人の不安は大きく和らぎます。返事を待つ時間が長くても、状況が分かっていれば待てる、という人は多いものです。

文面を定期的に見直す

自動返信の文面は、設定したまま何年も放っておかれがちです。次のような変化があったときは、文面を見直します。

• 営業時間や受付の時間が変わったとき
• 電話番号やメールアドレス、担当の部署の名前が変わったとき
• 返信の目安の日数を守れなくなったとき
• フォームの項目を増やしたり減らしたりしたとき
• 同じ質問が何度も来るようになったとき

半年に1回ほど、自分でフォームから送信して自動返信を受け取り、書かれている情報が今も正しいかを確かめる日を決めておくと、古い情報のまま送り続ける失敗を防げます。

個人情報の扱いを伝える

問い合わせのフォームでは、名前やメールアドレス、電話番号などの個人情報を集めます。個人情報の扱いについては、個人情報保護法で決まりが定められており、個人情報保護委員会の個人情報保護法等のページで、法律やガイドラインを確かめられます。

一般には、フォームの近くにプライバシーポリシーへのリンクを設け、集めた情報を何に使うのかを示しておく形がよく使われます。自動返信メールにも、「いただいた個人情報は、お問い合わせへの回答のためにのみ使用いたします」のように、利用目的を一言添えておくと、送った人が安心できます。具体的にどう示すべきかは、扱う情報の種類や事業の内容で変わるため、必要に応じて専門家に確かめてください。

問い合わせを返信まで回すフォームのサービス

問い合わせの数が増え、複数の人で対応するようになると、「受付の自動返信は届いているが、担当者からの返信が抜けていた」という失敗が起きやすくなります。フォーム、自動返信、担当と状況の管理、返信を1か所で扱えると、こうした抜けを防ぎやすくなります。

その選択肢の1つが、フォームのサービスのHalict（ハリクト）です。公式サイトによると、フォームの送信の直後に、回答内容の控えを添えて自動返信を送る機能があり、無料のフリープランから使えます。届いた1件ごとに担当者とタグを付け、「問い合わせ対応」などのひな形から選べるステージで状況を管理でき、ステージの変更や担当の割り当て、メモ、メールの送信が時系列で残ると案内されています。返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるとされています。料金は、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

問い合わせの仕組みづくりに関わる仕事

問い合わせのフォームや自動返信の文面を整え、対応の流れを作る仕事は、在宅や業務委託でも依頼が多い分野です。メールの配信や顧客の管理の仕組みを整える仕事はCRM・メルマガ・自動化施策のお仕事で、繰り返しの事務の作業を道具で自動にする仕事はRPA・業務自動化ツールのお仕事で紹介しています。

在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営の立場から見ると、問い合わせの仕組みづくりを任されて長く頼りにされる人は、文面を作るだけでなく、「受け付けたあと、だれがいつまでに返すのか」まで依頼主と一緒に決めている人が多い傾向があります。中間の手数料がかからない直接のやり取りでは、こうした運用まで見据えた提案がそのまま信頼になり、継続の依頼へとつながっていきます。

問い合わせの自動返信メールは、受付の知らせ、内容の控え、次に何が起きるかの3つを、短く正確に伝えるのが基本です。守れる返信の目安を書き、送信の完了の画面と組み合わせ、公開の前に必ずテストしてから使い始めてください。

よくある質問

Q. 問い合わせの自動返信メールには何を書けばよいですか？

件名、宛名、受付のお礼、自動で送っていること、担当者からの返信の目安、受付の内容の控え、返事が届かない場合の対応、連絡先、署名が基本の項目です。特に返信の目安は、「2営業日以内」のように具体的な日数で書くと、送った人が安心できます。書いた日数を守れる体制を整えておくことが前提です。

Q. 自動返信メールが届かないと言われたらどうすればよいですか？

まず送った人に、迷惑メールのフォルダとメールアドレスの入力の間違いを確かめてもらいます。送る側では、差出人に自社のドメインのアドレスを使っているか、メールの送信の設定が正しいかを管理者に確かめます。フォームの送信の完了の画面にも受付の内容と返信の目安を表示しておくと、メールが届かなかったときの保険になります。

Q. 自動返信メールの差出人は返信できないアドレスでもよいですか？

返信を受け付けないアドレスにすると、送った人が自動返信に返信して追加の情報を送ろうとしたときに届きません。差出人は返信を受け付けるアドレスにし、返信が来たら受付の担当が確かめられるようにしておくほうが親切です。自動返信の本文にも、返信してよいかどうかを書いておくと迷わせません。

Q. 予約のフォームの自動返信で気をつけることは何ですか？

自動返信の時点で予約が確定しているのか、まだ確定していないのかをはっきり書くことです。確定していない場合は、本文の早い位置に「ご予約はまだ確定しておりません」と書き、確定の連絡をいつ送るのかも添えます。書いていないと、申し込んだ人が予約が取れたと思い込み、当日に来てしまうことがあります。