折り返しの電話をお願いするメール｜書き方と例文

2026年10月21日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓折り返しの電話をお願いするメールの書き方を
✓着信に出られなかったとき
✓急ぎのときなど場面別の例文で紹介

電話をかけたのに相手が不在だった、相手からの着信に出られなかった、電話で話したい用件がある。そんなときに折り返しの電話をメールでお願いしたいものの、どこまで書けばよいのか、失礼にならない言い方はどれかで迷う人は多いはずです。結論から言うと、折り返しの電話をお願いするメールは「誰が」「何の件で」「いつ電話したか」「いつなら出られるか」「どの番号にかけてほしいか」の5つが書かれていれば、短くても用は足ります。この記事では、メールの組み立て方、件名の付け方、場面別の例文、敬語で気をつけたい点、返事がないときの対応までを順に説明します。問い合わせが多い窓口で、届いた連絡を担当と状況つきで返信まで回したい場合は、受付から対応までのフォームのHalictを使う方法も後半で紹介します。

折り返しの電話をメールでお願いする場面

折り返しの電話をメールでお願いする場面は、大きく分けて4つあります。どの場面かによって、メールに書くべきことの重みが変わります。

1つ目は、こちらから電話をかけたが相手が不在だった場面です。取り次いだ人に伝言を頼んでいても、伝言が正確に伝わるとは限りません。メールで用件を補っておけば、相手は内容を把握したうえで電話をかけ直せます。

2つ目は、相手からの着信に出られなかった場面です。この場合は、まず出られなかったことをお詫びし、こちらからかけ直すのか、相手にもう一度かけてもらうのかをはっきりさせます。基本はこちらからかけ直すのが礼儀ですが、相手の都合がつかみにくいときや、こちらが会議や移動で電話に出にくい時間が続くときは、出られる時間帯を伝えて折り返しをお願いします。

3つ目は、電話で話したい用件がある場面です。メールでは伝わりにくい込み入った相談、急いで決めたいこと、声で確かめたほうが早い確認事項などです。いきなり電話をかけるより、先にメールで用件と希望を伝えておくと、相手は準備をしてから電話に出られます。

4つ目は、社内で、外出中の同僚や上司に電話の伝言を伝える場面です。チャットやメールで「〇〇社の〇〇様から電話がありました。折り返しをお願いします」と送るのも、折り返しの電話のお願いの一種です。

どの場面にも共通するのは、メールが「電話の予約」の役割を果たしていることです。相手が電話をかける前に、誰に、何の件で、どの番号にかければよいかが分かれば、電話の時間そのものが短く済みます。

メールの基本の組み立て

折り返しの電話をお願いするメールは、次の順番で組み立てると、読む人が迷いません。

件名
宛名
名乗り
電話をかけた経緯（いつ、誰あてに電話したか）
用件の要点
折り返しのお願いと、都合のよい時間帯
電話番号
急ぎかどうか
結びのあいさつと署名

大切なのは、用件の要点を1行か2行で書いておくことです。「お電話いたしましたが、ご不在でしたので」とだけ書いて用件を書かないと、相手は何の件か分からないまま電話をかけることになります。急ぎの件なのか、確認だけで済む件なのかが分かれば、相手も優先順位を付けられます。

電話番号は、署名に入っていても本文にもう一度書きます。外出先でスマートフォンからメールを読んだ相手が、本文の番号を押すだけで電話をかけられるようにするためです。会社の代表番号と自分の携帯電話の番号のどちらにかけてほしいのかも、はっきり書き分けます。

都合のよい時間帯は、「本日15時から17時の間でしたら、いつでも出られます」のように幅を持たせて書きます。「いつでも結構です」と書くと親切に見えますが、実際には会議中や移動中に電話が来て、また行き違いになることがあります。出られない時間が分かっているなら、それも書いておきます。

急ぎかどうかは、正直に書きます。急ぎでないのに「至急」と書くと、次に本当に急ぎのときに信用してもらえなくなります。逆に、本日中に決めたいことがあるなら、その期限を本文に書きます。

件名の付け方

件名は、受信箱の一覧で何のメールかが分かるように付けます。折り返しのお願いだと分かる言葉と、用件の言葉の両方を入れるのが基本です。

「お電話のお願い（〇〇の納品日の件）」
「先ほどのお電話の件（〇〇株式会社〇〇）」
「お電話に出られず失礼いたしました（〇〇の件）」
「【本日中】〇〇のお見積もりについてお電話のお願い」

会社名や名前を件名に入れておくと、相手が受信箱から探しやすくなります。初めてやり取りをする相手や、同じ名字の人が多い取引先では特に役立ちます。件名は長くしすぎず、スマートフォンの受信一覧でも切れずに読める20字から30字ほどに収めると、用件が一目で伝わります。用件の言葉は「納品日」「見積もり」「請求書」のように、相手が普段使っている言葉に合わせます。

「【至急】」「【重要】」のような記号つきの言葉は、本当に急ぐときだけに使います。毎回付けていると、相手の受信箱で目立たなくなるうえ、急かされている印象を与えます。期限があるなら「【本日中】」「【明日午前まで】」のように具体的な期限を書いたほうが、相手にとって判断しやすくなります。

返信の件名に「Re:」が重なって長くなっているときは、新しい用件として件名を付け直すほうが読みやすくなります。ただし、相手が過去のやり取りを追えるように、本文の最初に「先日の〇〇の件の続きです」と一言入れておきます。

場面別の例文

ここからは、よくある場面ごとの例文です。〇〇の部分を相手の名前や用件に置き換えて使ってください。

相手が不在だったときに送る

件名：お電話のお願い（〇〇の納品日の件）〇〇株式会社〇〇様いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。本日11時ごろにお電話いたしましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。来週お届け予定の〇〇について、納品日を1日早められないかご相談したく、ご連絡いたしました。お手すきの際に、お電話をいただけますでしょうか。本日は14時から18時まででしたら、いつでも出られます。電話番号：03-0000-0000（直通）お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

相手からの着信に出られなかったときに送る

件名：お電話に出られず失礼いたしました（〇〇の件）〇〇様いつもお世話になっております。〇〇です。本日10時ごろにお電話をいただいた際、会議中で出られず、大変失礼いたしました。こちらから改めてお電話いたしますが、ご都合のよい時間帯がございましたらお知らせいただけますでしょうか。もしお急ぎでしたら、本日16時以降は席におりますので、お電話をいただければすぐに出られます。電話番号：090-0000-0000 取り急ぎ、お詫びとご連絡まで。

着信に出られなかったときは、相手の用件が分からないことがほとんどです。こちらからかけ直す意思を示したうえで、相手からかけてもらう場合の時間帯も伝えておくと、行き違いが減ります。

急ぎで電話をもらいたいときに送る

件名：【本日中】〇〇の発注数量についてお電話のお願い〇〇様お世話になっております。〇〇です。先ほどお電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします。明日出荷予定の〇〇について、数量に食い違いがあることが分かりました。出荷の手配を本日17時までに確定させる必要があるため、お手数ですが、本日中にお電話をいただけますでしょうか。電話番号：03-0000-0000（直通）、090-0000-0000（携帯）急なお願いで申し訳ございません。よろしくお願いいたします。

急ぎのときほど、なぜ急ぐのか、いつまでに何を決めたいのかを書きます。理由が書いてあれば、相手も急ぐ必要を理解できます。

急ぎではないときに送る

件名：来月のお打ち合わせの件（〇〇株式会社〇〇）〇〇様いつもお世話になっております。〇〇です。来月のお打ち合わせの進め方について、一度お電話でご相談できればと思い、ご連絡いたしました。急ぎの件ではございませんので、今週か来週のうち、ご都合のよいときにお電話をいただけますと幸いです。平日の10時から17時でしたら、おおむね出られます。電話番号：03-0000-0000 どうぞよろしくお願いいたします。

初めて連絡する相手に送る

件名：〇〇についてのご相談（〇〇株式会社〇〇）〇〇株式会社〇〇部〇〇様突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社で〇〇を担当しております、〇〇と申します。貴社のWebサイトで〇〇のサービスを拝見し、導入についてご相談したく、本日お電話いたしましたが、ご担当の方がご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。お手すきの際にお電話をいただけますでしょうか。メールでのご返信でも構いません。電話番号：03-0000-0000（平日9時から18時）ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

初めての相手には、どこで知ったのか、何の相談なのかを最初に書きます。電話を強く求めず、メールでの返信でもよいと添えておくと、相手は返事をしやすくなります。

留守番電話にも用件を残したうえで送る

件名：留守番電話にもご連絡いたしました（〇〇の見積もりの件）〇〇様お世話になっております。〇〇です。先ほどお電話いたしましたが、おつなぎできなかったため、留守番電話にも用件を残しております。お送りいただいた見積書の数量について、1点確認させていただきたい箇所がございます。5分ほどで済む内容です。本日は17時まで、明日は終日出られますので、ご都合のよいときにお電話をいただけますでしょうか。電話番号：090-0000-0000 よろしくお願いいたします。

留守番電話とメールの両方に連絡したときは、メールにもそのことを書いておきます。相手がどちらを先に見ても、同じ件の連絡だと分かるからです。「5分ほどで済む」のように電話にかかる時間の見通しを書いておくと、相手は短い空き時間でも電話をかけやすくなります。

社内で外出中の人に伝言を送る

〇〇さん 13時20分ごろ、〇〇株式会社の〇〇様からお電話がありました。用件：来週の納品日の変更について折り返しのお願い：本日17時までに、〇〇様の携帯（090-0000-0000）へ受けた人：〇〇

社内の伝言は、相手の会社名と名前、電話のあった時刻、用件、折り返しの期限と番号、受けた人の5つを並べるだけで十分です。文章にするより、項目を並べたほうが読み違いがありません。

敬語で気をつけたいこと

折り返しの電話をお願いするメールで迷いやすいのは、お願いの言い方です。「折り返しお電話ください」は間違いではありませんが、取引先や目上の相手には、命令に近い響きに受け取られることがあります。

文化庁の文化審議会がまとめた「敬語の指針」は、依頼を相手に許可を求める形にする言い方について、次のように説明しています。

「書いていただいてもよろしいですか。」も，「書いていただけますか。」という依頼の敬語表現と伝えたいことは同じ内容だと言えるが，相手に許可を求める表現に変えることで，より丁寧な言い方にしようとしたのだと考えられる。出典: 文化庁「敬語の指針」

同じ指針は、指示や依頼が簡潔にできる状況では、回りくどい印象を与える表現は使わないほうがよい、とも述べています。つまり、丁寧にしようとして言葉を重ねすぎるのも考えものです。折り返しのお願いなら、次のあたりが使いやすい言い方です。

お手すきの際に、お電話をいただけますでしょうか
ご都合のよいときに、お電話をいただけますと幸いです
恐れ入りますが、折り返しお電話をお願いできますでしょうか

一方で、次のような言い方は避けます。

「お電話してください」：「お電話する」は自分の側がへりくだる言い方なので、相手の動作に使うとちぐはぐになります。「お電話ください」「お電話をいただけますか」にします
「折り返させていただきます」の多用：「させていただく」は、相手の許可を受けて行い、そのことで恩恵を受ける場合に使う形だと、敬語の指針で説明されています。自分から電話をかけ直すだけなら「折り返しお電話いたします」で十分です
「了解しました」：相手によっては軽く聞こえるため、取引先には「承知いたしました」を使います

もう一つ、相手が不在だったことを責めるように読める書き方にも気をつけます。「何度かお電話いたしましたが、つながりませんでした」は事実でも、相手には「出なかったあなたが悪い」と読める場合があります。「ご不在でしたので、メールにて失礼いたします」とすれば、同じ事実でも角が立ちません。

電話番号と連絡先の書き方

折り返しのお願いで意外に多い失敗が、電話番号の誤りや書き漏れです。番号が1桁違うだけで、相手は電話をかけても別の人につながり、そこで連絡が途切れます。

本文に書く電話番号は、署名から写すのではなく、自分の名刺や電話機の表示と突き合わせて確かめます。ハイフンで区切って「03-0000-0000」のように書くと、読み間違いが減ります。全角と半角が混ざっていると、スマートフォンで番号を押して発信する機能がうまく働かないことがあるので、半角の数字でそろえます。

会社の代表番号、部署の直通番号、自分の携帯電話の番号を持っている場合は、どれにかけてほしいかを書き分けます。代表番号にかかってくると、取り次ぎに時間がかかり、また不在で行き違うことがあります。「直通」「携帯」と番号の後ろに書き添えておけば、相手は迷いません。

個人の携帯電話の番号を取引先に伝えるかどうかは、会社の決まりや自分の働き方によります。会社の決まりがある場合はそれに従い、フリーランスなどで自分の判断で決める場合も、仕事用の番号と私用の番号を分けておくと、休みの日に仕事の電話が入ることを防げます。

電話以外の連絡先も、必要に応じて書いておきます。「お電話が難しい場合は、このメールへのご返信でも構いません」と添えれば、相手は電話をかけにくい状況でも返事ができます。オンラインの会議ツールで話したい場合は、候補の日時と会議の方法を書いて、電話の代わりにするかを相手に選んでもらいます。

取り次ぎを頼まれた側が送るメール

自分あての電話ではなく、同僚あての電話を受けて、相手に「折り返しお電話いたします」と伝えた場合も、メールで一報を入れておくと丁寧です。相手は、伝言がきちんと受け取られたことを確かめられます。

件名：お電話をいただいた件（〇〇株式会社〇〇）〇〇株式会社〇〇様お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。先ほどは担当の〇〇あてにお電話をいただき、ありがとうございました。あいにく〇〇は外出しており、本日16時ごろに戻る予定です。戻り次第、〇〇様の携帯（090-0000-0000）へ折り返しお電話するよう申し伝えました。お急ぎのご用件でしたら、このメールへのご返信でお知らせいただければ、〇〇に代わってご用件を承ります。よろしくお願いいたします。

電話を受けた側が気をつけたいのは、戻りの時刻を約束しすぎないことです。予定が延びることもあるので、「16時ごろ」「本日中に」のように幅を持たせて伝えます。また、担当者の外出先や私用の予定は伝えません。「外出しております」「席を外しております」で十分です。

伝言を受けた担当者に渡すメモには、相手の会社名、名前、電話番号、用件、電話のあった時刻、折り返しの期限、受けた人の名前を書きます。メモを机に残すだけでなく、チャットやメールでも同じ内容を送っておけば、外出先の担当者もすぐに気づけます。

よくある失敗と直し方

折り返しの電話をお願いするメールで、よく見かける失敗を挙げます。

1つ目は、用件を書かないことです。「お電話いたしましたので、折り返しをお願いします」だけでは、相手は何の件か分からず、資料を準備できません。用件を1行で書くだけで、電話の時間は短くなります。

2つ目は、時間帯を書かないことです。相手が電話をかけてきたときにこちらが会議中なら、また行き違いが起きます。出られる時間帯と出られない時間帯の両方を書いておきます。

3つ目は、宛先を間違えることです。同じ会社に同じ名字の人がいると、別の人に送ってしまうことがあります。送る前に、宛先のアドレスと宛名が合っているかを確かめます。

4つ目は、本文が長すぎることです。経緯をすべて書こうとすると、肝心のお願いが埋もれます。詳しい話は電話でするものと考え、メールには要点と希望だけを書きます。

5つ目は、送ったあとに電話を気にしないことです。お願いした時間帯に席を外していては意味がありません。メールを送ったら、その時間帯の予定を空けておきます。

送る時間帯とタイミング

折り返しのお願いのメールは、電話がつながらなかった直後に送るのが基本です。時間が空くほど、相手は「どの電話の件か」を思い出しにくくなります。電話をかけて不在だったら、その場で数分のうちにメールを送る、という順番を習慣にしておくと、伝言とメールが同じタイミングで相手に届きます。

送る時間帯は、相手の営業時間の内側が原則です。夜遅くや早朝にメールを送ること自体は、相手が都合のよいときに読めるのでかまいませんが、本文で「本日中にお電話を」とお願いする場合は、相手の営業時間が残っている時刻に送らないと意味がありません。終業間際に気づいたときは、「明日の午前中にお電話をいただけますでしょうか」と、翌営業日の時間帯を指定します。

相手が休暇中や出張中だと分かっている場合は、戻る日を見越してお願いします。不在を知らせる自動返信が届いたら、その日付を確かめ、急ぎであれば代わりの担当者がいるかを尋ねます。

自分の側が電話に出られない時間帯も、あらかじめ書いておきます。会議が続く日や外出の予定がある日は、「13時から15時は会議のため出られません」と書いておけば、相手が無駄に電話をかける手間を省けます。

電話ではなくメールで済ませられないかを考える

折り返しの電話をお願いする前に、本当に電話でないといけない用件なのかを一度考えてみます。日時の確認、資料の送付、簡単な質問への回答などは、メールで済ませたほうが、相手にとっても記録が残って便利な場合があります。

折り返しメールで電話に出られなかったお詫びの言葉や、次に電話をかける際の相手の都合を重んじる一文を記述することで、相手は「尊重されている」「大切にしてくれている」と感じるため、信頼関係を深めることにもつながるでしょう。出典: go.chatwork.com

電話が向いているのは、込み入った事情を説明したいとき、相手の反応を聞きながら決めたいとき、謝罪のように声で気持ちを伝えたほうがよいとき、急いで決めなければならないときです。逆に、数字や日付、住所のように正確さが大事な情報は、電話で話したあとにメールでも送っておくと、聞き間違いを防げます。

折り返しのお願いのメールに用件を詳しく書いた結果、相手がメールで返事をくれることもあります。その場合は、電話にこだわらず、メールでのやり取りで進めてかまいません。「メールでのご返信でも構いません」と最初から添えておくと、相手は自分に合った方法を選べます。

取引先とチャットツールでつながっている場合は、折り返しのお願いもチャットで送るほうが早く気づいてもらえることがあります。チャットでは、メールほど形式にこだわらず、「先ほどお電話しました。〇〇の件で5分ほどお話しできればと思います。本日15時以降でご都合はいかがでしょうか」と、用件と時間帯だけを短く書きます。相手が普段どの連絡手段をいちばんよく見ているかは、最初の打ち合わせのときに確かめておくと、後の行き違いを減らせます。

一方で、契約や金額にかかわる話、謝罪を伴う話は、チャットの短い文だけで済ませず、電話で話したうえでメールにも残す、という順番を守ります。チャットは流れて見返しにくく、メールは後から探しやすいという違いがあるからです。連絡の手段を使い分けることで、折り返しのお願いそのものを減らすことができます。

折り返しがないときの対応

メールを送っても、電話もメールの返事も来ないことがあります。そのときは、焦って何度も電話をかけたりメールを送ったりせず、次の順番で対応します。

まず、自分のメールが届いているかを確かめます。宛先の綴りの誤り、迷惑メールへの振り分けなどで届いていないことがあります
急ぎでなければ、翌営業日まで待ちます。急ぎの場合は、期限の数時間前にもう一度電話をかけます
もう一度電話をかけても不在なら、取り次いでくれた人に、戻りの予定と代わりの担当者がいるかを尋ねます
2回目のメールを送るときは、「先ほどお送りしたメールの件で、重ねてのご連絡失礼いたします」と書き、用件と期限を短く繰り返します

2回目のメールの例文です。

件名：再送：お電話のお願い（〇〇の納品日の件）〇〇様お世話になっております。〇〇です。昨日お送りしたメールの件で、重ねてのご連絡失礼いたします。〇〇の納品日について、本日15時までに確定させる必要がございます。お手数ですが、お電話かメールでご都合をお知らせいただけますでしょうか。電話番号：03-0000-0000（直通）行き違いでご連絡をいただいておりましたら、ご容赦ください。

最後の「行き違いでご連絡をいただいておりましたら、ご容赦ください」は、相手がすでに連絡をくれていた場合に失礼にならないための一言です。再送のメールには必ず入れておきます。

電話がかかってきたときの準備

折り返しのお願いをしたら、電話がかかってきたときにすぐ話せるよう準備しておきます。お願いした本人が用件を忘れていたり、資料が手元になかったりすると、相手の時間を無駄にしてしまいます。

準備しておくことは3つです。1つ目は、話す用件のメモです。確認したいこと、決めたいこと、相手に伝えることを箇条書きにしておきます。2つ目は、関係する資料です。見積書、注文書、これまでのメールなどを、すぐ開ける状態にしておきます。3つ目は、自分が電話に出られる状態です。お願いした時間帯には席を外さない、携帯電話の着信音を切らない、といった当たり前のことが、行き違いを防ぎます。

電話がかかってきたら、まず折り返してもらったことへのお礼を言います。「お忙しいところ、お電話をいただきありがとうございます」と最初に伝えてから用件に入ると、相手も気持ちよく話を進められます。話が終わったら、決まったことをメールで送り直しておくと、後で認識が食い違う心配がなくなります。

問い合わせの多い窓口での受付の工夫

お店や事務所の窓口で、お客様からの電話の問い合わせが多く、折り返しの電話が追いつかないこともあります。担当者が不在のときに受けた伝言がメモ用紙のまま机に残り、誰がいつ折り返すのかがあいまいになる。そうした行き違いを減らすには、問い合わせの受付そのものを、電話以外の窓口にも広げておく方法があります。

たとえば、Webサイトに問い合わせのフォームを用意し、名前、連絡先、用件に加えて「電話での連絡を希望するか」「連絡のつきやすい時間帯」を選んでもらう項目を入れておきます。お客様は営業時間外でも用件を伝えられ、受ける側は、電話をかける前に用件と都合のよい時間を知ることができます。

フォームを作るだけなら、Googleアカウントがあれば無料で使えるGoogleフォームでも始められます。ただ、届いた問い合わせごとに「誰が担当するか」「折り返したか」を記録しようとすると、回答のスプレッドシートに列を手で追加し、返信はメールソフトから送る、という行き来が増えます。

その運用の負担が大きくなってきたときの候補の1つが、受付から対応までのフォームのHalict（ハリクト）です。公式サイトによると、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されると案内されています。フォームは、テキスト、選択肢、日付、メールなど12種類の入力の形で作れます。公式の料金ページでは、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、料金は使う人数で決まり、メンバー1人までのフリープランは0円、3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）です。電話そのものを受け付けたり、電話をかけたりする機能はないため、電話での折り返しは担当者が行い、その結果を状況として残す使い方になります。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

在宅ワークの現場で見てきた連絡の作法

在宅ワークとフリーランスの仲介に長く関わってきた運営者として見てきた限りでは、依頼主から長く選ばれる人ほど、連絡がつかなかったときの一報が早い傾向があります。電話に出られなかったら数分のうちにメールで事情を伝え、いつなら話せるかを書いておく。それだけで、依頼主の側は「連絡がつかない人」という不安を持たずに済みます。

在宅で働く人は、家事や育児、ほかの仕事と時間を分け合っていることが多く、すべての電話にすぐ出られるわけではありません。だからこそ、電話に出られる時間帯をあらかじめ相手に伝えておく、急ぎの連絡はメールかチャットにしてほしいと最初の打ち合わせで決めておく、といった工夫が役に立ちます。電話を受けること自体が仕事になる職種もあり、チャット・電話占いのお仕事のように、時間帯を決めて待機する働き方もあります。

中間の手数料がかからない直接の取引では、依頼主と受ける側が最初から直接やり取りをするため、連絡の作法がそのまま信頼につながります。病院や診療所の受付のように、電話の取り次ぎと折り返しが日々の業務の中心になる仕事を目指すなら、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のような資格で、電話応対を含む受付の実務を体系的に学ぶ方法もあります。