稟議書の書き方｜承認が通りやすい構成と例文

稟議書の書き方を調べている人の多くは、「初めて稟議を出すことになったが、何を書けばよいか分からない」「前に出した稟議が差し戻され、どこを直せばよいか知りたい」という状況にいます。稟議書は、決まった型に沿って書けば、文章が得意でなくても通りやすくなる書類です。反対に、型を外すと、内容がよくても「何を決めてほしいのか分からない」と止められてしまいます。この記事では、稟議書に入れる項目と、書く前に済ませておく準備、承認が通りやすい書き方のポイントを整理したうえで、備品の購入、外部への委託、ソフトの導入の3つの例文を紹介します。承認が下りたあとの作業を、担当と期限つきでチームに共有する方法として、Pinatecaのような管理ツールを使う方法にも触れます。

稟議書とは何か、なぜ会社は稟議を求めるのか

稟議（りんぎ）とは、担当者が自分の権限では決められないことについて、上の立場の人たちに書類を回して承認をもらう手続きのことです。そのときに回す書類が稟議書です。会計の解説を出しているマネーフォワードのサイトは、稟議書を次のように説明しています。

稟議書とは、経費で物品を購入する場合や社員の新規採用の場合などに、上長から承認を得るための書類です。 出典: biz.moneyforward.com

稟議の話には、似た言葉がいくつも出てきます。最初に意味をそろえておきます。

• 起案（きあん）とは、稟議書を作って手続きを始めること。書いた人を起案者と呼ぶ
• 決裁（けっさい）とは、権限を持つ人が最終的に「これで進めてよい」と決めること。決める人を決裁者と呼ぶ
• 回覧（かいらん）とは、決裁者に届くまでの間に、関係する部署や上長に順番に見てもらうこと
• 決裁権限規程とは、「いくらまでの支出なら課長が決められる」のように、誰が何を決められるかを定めた社内の決まり

会社が稟議を求める理由は、大きく3つあります。1つ目は、お金や人を使う判断を、決められた人が決めるようにするためです。担当者が自分の判断で高額な契約を結ぶと、会社全体の予算の使い方が崩れます。2つ目は、関係する部署に事前に知らせるためです。新しいソフトを入れるなら、情報システムの担当や経理にも関わりがあります。回覧の途中で関係者が内容を確かめることで、あとからの「聞いていない」を防げます。3つ目は、判断の記録を残すためです。誰がいつ、どんな理由で承認したかが書類に残るので、あとから経緯を確かめられます。

稟議書は、担当者にとっては手間のかかる書類ですが、決裁者にとっては「判断に必要な材料が1枚にそろっている」ことに価値があります。書き方のコツはすべて、この「決裁者が判断しやすいか」という視点から出てきます。初めて稟議書を書く人は、上手な文章を書こうとするより、決裁者が知りたいことを漏れなく並べることを目標にすると、迷わずに書き進められます。

稟議が必要になる場面と、取締役会で決めることとの違い

どんなことに稟議が必要かは、会社ごとの決裁権限規程で決まります。一般に稟議の対象になりやすいのは、次のような場面です。

• 一定の金額を超える物品の購入（パソコン、机、機材など）
• 外部の会社やフリーランスへの仕事の委託
• ソフトやクラウドサービスの新しい契約
• 社員の採用や、外部の研修への参加
• 取引先との新しい契約や、契約の条件の変更
• 交際費や広告費など、予算の枠を使う支出

一方で、会社の判断のうち、とても重要なものは、稟議ではなく取締役会で決めなければならないと法律で決まっています。取締役会を置いている株式会社について、会社法は次のように定めています。

取締役会は、次に掲げる事項その他の重要な業務執行の決定を取締役に委任することができない。 一　重要な財産の処分及び譲受け 二　多額の借財 出典: laws.e-gov.go.jp（会社法 第362条第4項）

言い換えると、会社の大事な財産を売ったり買ったりすることや、大きな借り入れは、社長や担当の取締役が稟議で決めて済ませることはできず、取締役会の決議が要る、ということです。どの金額から「重要」「多額」になるかは会社の規模によって違い、多くの会社は取締役会の規程や決裁権限規程で線を決めています。日々の稟議で扱うのは、この線より下の、権限を持つ人に任されている判断です。

稟議書を書く前に、自分の案件がどの決裁者の権限に入るかを、決裁権限規程で確かめておくと、回す順番を間違えずに済みます。規程が見つからないときは、上長か総務、経理の担当に聞くのが確実です。

稟議書に入れる項目と、それぞれの書き方

会社ごとに稟議書の書式は違いますが、入れる項目はおおむね共通しています。社内に決まった書式があればそれを使い、なければ次の項目をそろえれば、決裁者が判断に困らない稟議書になります。

項目	書く内容	書き方のコツ
件名	何を決めてほしいか	「〇〇購入の件」のように、名詞で短く
起案日・起案者	書いた日と、書いた人の所属と名前	問い合わせ先が分かるように
決裁区分	誰が決裁するか	決裁権限規程の区分に合わせる
目的	なぜ必要か	今の困りごとを事実で書く
内容	何を、いつ、どれだけ	品名、数量、期間、相手先
金額	いくらかかるか	税込か税抜かを明記し、初期費用と継続の費用を分ける
効果	承認するとどうなるか	時間やお金の変化を数字で
比較	ほかの選択肢と比べた結果	相見積もりや、何もしない場合との比較
懸念と対策	起こりうる問題と、その手当て	隠さずに書き、対策を添える
添付資料	見積書、カタログ、契約書の案など	本文に書ききれない根拠を付ける

この中で、特に差がつくのは「目的」「効果」「比較」の3つです。件名や金額は誰が書いても同じになりますが、目的と効果と比較は、書く人がどれだけ材料を集めたかで中身が変わります。決裁者が知りたいのは、「なぜ今これにお金を使うのか」「使うとどうなるのか」「ほかの方法ではだめなのか」の3点だからです。

金額の欄では、税込か税抜かをはっきり書きます。見積書が税抜で、予算の管理が税込だと、決裁者が計算し直すことになります。ソフトやクラウドサービスのように毎月お金がかかるものは、初期費用と、1か月あたりの費用、1年間の合計を分けて書くと、予算への影響が一目で分かります。

稟議書を書く前に済ませておく準備

稟議書が差し戻される原因の多くは、書き方より、書く前の準備にあります。書きはじめる前に、次の4つを済ませておきます。

1つ目は、決裁権限規程と、社内の書式を確かめることです。金額によって決裁者が変わる会社では、決裁区分を間違えると最初から回し直しになります。前に同じような稟議を出した人がいれば、その稟議書を見せてもらうと、その会社で通りやすい書き方の型が分かります。

2つ目は、見積もりを取ることです。多くの会社では、一定の金額を超える購入や委託に、複数の会社からの見積もり（相見積もり）を求めます。相見積もりとは、同じ条件で2社以上に見積もりを頼み、金額と内容を比べることです。社内の決まりで求められていなくても、比べた結果を書けると、稟議書の説得力が大きく上がります。

3つ目は、関係する人に事前に相談しておくことです。いわゆる根回しです。根回しというと悪い印象を持つ人もいますが、ここで言うのは、回覧の途中で関わる人に「こういう稟議を出す予定です」と先に伝え、気になる点を聞いておくことです。事前に出た質問への答えを稟議書に書いておけば、回覧の途中で止まりにくくなります。

4つ目は、決裁者が気にしそうな点を書き出しておくことです。お金の使い道に厳しい上長なら費用の比較、情報の扱いに厳しい部署ならセキュリティ、という具合に、相手が必ず聞いてくる質問を先に予想して、答えを本文に入れておきます。

承認が通りやすい書き方のポイント5つ

準備ができたら、次の5つを意識して書きます。

1. 結論を最初に書く

件名のすぐ下、本文の最初の一文で、「何を承認してほしいか」を書きます。「〇〇を、〇〇円で、〇月から導入したく、承認をお願いします」という形です。経緯から書きはじめると、決裁者は最後まで読まないと何を決めるのかが分かりません。

2. 目的は「困っている事実」で書く

「業務の効率化のため」だけでは、なぜ今なのかが伝わりません。「請求書の作成に毎月20時間かかっており、締め日の前後に残業が集中している」のように、今起きていることを数字で書きます。事実で書かれた目的は、決裁者が反論しにくく、承認の理由として残しやすくなります。

3. 効果は金額か時間で示す

効果を書くときは、「便利になる」ではなく、「作業の時間が1か月あたり15時間減る」「外注の費用が年間で36万円下がる」のように、金額か時間で示します。数字にできない効果（社員の負担が軽くなる、ミスが減る）は、数字の効果のあとに添えます。

4. 比較と、何もしない場合を書く

選んだ方法だけを書くと、決裁者は「ほかにもっと安い方法はないのか」と考えます。2つか3つの選択肢を表にして比べ、その中から選んだ理由を書きます。あわせて、「承認しなかった場合にどうなるか」も書くと、判断の重みが伝わります。

5. 懸念を隠さず、対策と一緒に書く

新しいことには必ず不安な点があります。それを書かずにおくと、回覧の途中で誰かに指摘され、差し戻しの原因になります。「導入の初月は操作に慣れるまで時間がかかる」という懸念なら、「初月は旧来の方法と並行して使い、2か月目から切り替える」という対策を添えます。

この5つは、どれも決裁者が自分で考えなくて済むようにするための工夫です。決裁者は毎日たくさんの稟議を見ているので、判断の材料がそろっている稟議ほど早く承認されます。

例文1：備品を購入する稟議書

ここからは、そのまま型として使える例文を3つ紹介します。〇〇の部分は、自分の会社の内容に書き換えてください。最初は、もっとも出す機会の多い備品の購入です。

項目	記入例
件名	営業部のノートパソコン購入の件
起案日	2026年10月21日
起案者	営業部 〇〇 〇〇
決裁区分	部長決裁
結論	営業部の外回り用のノートパソコン3台を、総額〇〇円（税込）で購入したく、承認をお願いいたします。
目的	現在使用しているノートパソコン3台は購入から6年が経ち、起動に5分以上かかるほか、先月は商談中に2回電源が落ちました。取引先の前で資料を表示できない状況が続いています。
内容	品名：〇〇社製 ノートパソコン 〇〇モデル 数量：3台 納期：発注から2週間 購入先：〇〇株式会社
金額	1台あたり〇〇円（税込）、合計〇〇円（税込） 今年度の営業部の備品予算の残額〇〇円の範囲内です。
比較	A社：1台〇〇円、納期2週間、保証3年 B社：1台〇〇円、納期4週間、保証1年 納期と保証の長さからA社を選びました。
懸念と対策	データの移行に1台あたり半日かかります。移行は商談の少ない金曜の午後に行います。 古いパソコンは、情報システム担当の手順に沿ってデータを消去してから廃棄します。
添付資料	A社・B社の見積書、製品の仕様書

備品の稟議では、「古くなったから」だけでなく、仕事にどんな支障が出ているかを具体的に書くのがポイントです。予算の残額に触れておくと、経理の確認も一度で済みます。古い備品をどう処分するかまで書いておくと、情報の扱いを気にする部署からの質問も先回りできます。

例文2：外部のフリーランスに仕事を委託する稟議書

次は、外部のフリーランスや制作会社に仕事を頼むときの例文です。委託の稟議では、相手を選んだ理由と、成果物と納期、情報の扱いを書くのが大事です。

項目	記入例
件名	新商品の紹介動画の制作委託の件
起案日	2026年10月21日
起案者	販売促進部 〇〇 〇〇
決裁区分	部長決裁
結論	新商品〇〇の紹介動画（90秒、1本）の制作を、外部の動画編集者〇〇氏に〇〇円（税込）で委託したく、承認をお願いいたします。
目的	12月の新商品の発売に合わせ、SNSと店頭のモニターで流す紹介動画が必要です。 社内には動画を編集できる担当がおらず、昨年は動画なしで発売し、問い合わせが例年より少ない結果になりました。
内容	成果物：90秒の動画1本（横長と縦長の2種類） 納期：11月28日 修正：2回まで 撮影素材：当社が提供
金額	〇〇円（税込）。今年度の販売促進費の範囲内です。
比較	制作会社A：〇〇円、納期6週間 フリーランスの〇〇氏：〇〇円、納期4週間、同業の他社で商品紹介動画の実績あり 費用と納期、実績の内容から〇〇氏を選びました。
懸念と対策	発売前の商品情報を社外に渡すため、委託の前に秘密保持の取り決めを交わします。 取引の条件（業務の内容、報酬の額、支払期日など）は、発注の際に書面またはメールで明示します。
添付資料	見積書、過去の制作実績、業務委託契約書の案

外部のフリーランスに仕事を頼む場合、2024年11月に施行されたフリーランス法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）により、発注する側は業務の内容や報酬の額、支払期日などの取引の条件を、書面やメールで相手に示すことが求められています。稟議書の懸念と対策の欄でこの点に触れておくと、法務や経理の担当が回覧の途中で確かめる手間が減ります。細かな義務の範囲は、取引の条件や会社の規模によって変わるので、公正取引委員会や厚生労働省の案内で確かめてください。

例文3：ソフトやクラウドサービスを導入する稟議書

3つ目は、毎月の費用がかかるソフトやクラウドサービスの導入です。継続の費用が出るものは、1年間の合計と、解約の条件を書くのがポイントです。

項目	記入例
件名	経理部の請求書作成ソフトの導入の件
起案日	2026年10月21日
起案者	経理部 〇〇 〇〇
決裁区分	本部長決裁
結論	請求書作成のクラウドサービス〇〇を、2027年1月から経理部の3名で利用したく、承認をお願いいたします。
目的	現在は表計算ソフトで請求書を1件ずつ作っており、1か月あたり約20時間かかっています。 転記の誤りによる請求書の再発行が、直近の半年で4件ありました。
内容	サービス名：〇〇（〇〇株式会社） 利用人数：3名 契約期間：1年（自動更新、更新月の前月までに申し出れば解約可）
金額	初期費用：0円 利用料：1人あたり月額〇〇円（税抜）、3名で年間〇〇円（税抜）
効果	請求書の作成の時間が1か月あたり約15時間減る見込みです。 転記がなくなるため、再発行の原因になっていた誤りを防げます。
比較	サービスA：年間〇〇円、会計ソフトとの連携あり サービスB：年間〇〇円、会計ソフトとの連携なし 表計算ソフトのまま続ける：費用はかからないが、作業時間と誤りは減らない 会計ソフトとの連携があるサービスAを選びました。
懸念と対策	取引先の情報をクラウドに保存するため、情報システム担当にセキュリティの資料を確認してもらいました（確認済み）。 1月は従来の方法と並行して使い、2月から完全に切り替えます。
添付資料	見積書、サービスの機能比較表、セキュリティの資料

クラウドサービスの稟議では、「何もしない場合」の選択肢を比較の中に入れておくと、決裁者が「今のままではだめなのか」と考えたときの答えになります。自動更新の条件と解約の期限も、あとで困らないように本文に書いておきます。

回覧で読む人ごとに、確かめられやすい点

稟議書は、決裁者だけでなく、回覧の途中で何人もの人が読みます。読む人によって見る場所が違うので、それぞれが確かめそうな点を先に押さえておくと、途中で止まりにくくなります。

読む人	確かめられやすい点	先に書いておくとよいこと
直属の上長	部署の仕事として必要か、優先順位は合っているか	部署の目標や今期の計画とのつながり
経理の担当	予算の範囲か、支払いの時期と方法、勘定科目	予算の残額、支払いの条件、税込か税抜か
情報システムの担当	社内のネットワークや情報の扱いに問題がないか	保存される情報の種類、ログインの方法、セキュリティの資料
法務の担当	契約の条件、秘密保持、取引の条件の明示	契約書の案、秘密保持の取り決めの有無
役員や本部長	会社全体の方針と合うか、ほかの部署への影響	効果の数字と、承認しなかった場合の影響

この表のうち、自分の会社の稟議で実際に回覧に入る人だけを選び、その人が必ず聞いてくることへの答えを本文か添付資料に入れておきます。たとえば経理の担当が回覧に入るなら、金額の欄に予算の残額と支払いの時期を書いておくだけで、問い合わせのやり取りが1往復減ります。

回覧の途中で質問が来たときは、稟議書の本文を直して出し直すのか、コメントで答えるだけでよいのかを、社内の決まりで確かめます。答えた内容は、あとから読む人にも分かるように、稟議書の備考や添付に残しておくと、同じ質問が別の人から繰り返されるのを防げます。

稟議書でよく使う言い回しと、言い換えたい表現

稟議書は社内の書類ですが、決裁者や役員も読むので、丁寧で、意味がひとつに決まる言葉で書きます。よく使う言い回しと、誤解を招きやすい表現の言い換えを整理します。

場面	よく使う言い回し	言い換えたい表現
承認を頼む	「承認をお願いいたします」「ご決裁をお願いいたします」	「よろしくお願いします」だけで終える
目的を書く	「〇〇の課題を解消するため」	「業務の効率化のため」だけ
効果を書く	「1か月あたり約15時間の削減を見込んでいます」	「大幅な効率化が期待できます」
金額を書く	「総額〇〇円（税込）」	「約〇〇円」と税の扱いを書かない
期限を書く	「11月28日までに」	「なるべく早く」「月末ごろ」
懸念を書く	「〇〇の懸念があるため、〇〇で対応します」	懸念に触れない

「大幅に」「なるべく」「〇〇ごろ」のように、読む人によって受け取り方が変わる言葉は、稟議書では避けます。決裁者は書かれた内容を前提に判断するので、あいまいな言葉が残っていると「どのくらいなのか」と聞き返すことになり、それだけで承認が1日遅れます。

文末は「〜です」「〜ます」でそろえ、1つの文には1つのことだけを書きます。1文が長くなったときは、句点で区切って2つの文に分けると、読み違いが減ります。社内の略語や部署の中だけで通じる言葉は、ほかの部署の人も読むことを考えて、正式な名前で書いておきます。

差し戻されやすい稟議書と、その直し方

稟議書が差し戻される理由は、だいたい決まっています。よくある5つと、その直し方を整理します。

差し戻しの理由	よくある書き方	直し方
何を決めるのか分からない	経緯から書きはじめている	最初の一文に結論を書く
必要な理由が弱い	「効率化のため」だけ	困っている事実を数字で書く
金額の根拠がない	見積もりが1社だけ	相見積もりか、相場の資料を付ける
ほかの方法を検討していない	選んだ案だけを書いている	2つか3つの案と、何もしない場合を比べる
決裁区分が違う	金額に合わない決裁者に回した	決裁権限規程を確かめて回し直す

差し戻されたときは、指摘された点だけを直すのではなく、同じ種類の抜けがほかにないかも見直します。「金額の根拠がない」と言われたなら、効果の数字の根拠も弱いことが多いからです。差し戻しの理由がはっきりしないときは、遠慮せずに決裁者か回覧の途中で止めた人に聞き、何が足りないかを確かめてから直すほうが、結果として早く通ります。

差し戻しを減らすには、出す前に、自分が決裁者になったつもりで読み直すのが効果的です。「この稟議書だけを読んで、自分ならお金を出すか」と考えると、足りない材料が見えてきます。

出す時期にも気を配ります。年度末や半期の締めの前は、どの部署も予算の使い道を決める稟議が集中し、決裁者の確認が遅れがちです。予算の枠が来期に持ち越せない会社では、締めの直前に出した稟議が間に合わず、翌期の予算で出し直しになることもあります。急ぎでない案件は、繁忙の時期を避けて早めに出しておくと、落ち着いて読んでもらえます。

稟議の回し方と、紙・メール・電子化の違い

稟議書の回し方には、紙、メール、ワークフローシステムの3つの形があります。

紙の稟議は、印刷した稟議書を回覧の順に手渡しで回し、それぞれが印鑑を押していく形です。仕組みがいらない反面、決裁者が出張や在宅勤務で不在だと、そこで止まってしまいます。今どこまで進んでいるかも、書類を探さないと分かりません。

メールの稟議は、稟議書のファイルを添付して、回覧の順に転送していく形です。紙より早く回せますが、誰がどの版を見て承認したかが分かりにくく、あとから記録を探すのに手間がかかります。

ワークフローシステムは、稟議の申請と承認を専用のシステムの上で行う形です。回覧の順番をあらかじめ設定でき、今誰のところで止まっているかが画面で分かります。承認の記録も自動で残ります。ある業務システムの会社は、稟議書の電子化について次のように書いています。

稟議を回付してもなかなか承認がおりず業務が滞る、毎回稟議の承認ルートの確認をして回付している、稟議書の管理が大変などの課題をお持ちの方はぜひご覧ください！ 出典: hibiki.dreamarts.co.jp

どの形で回す場合でも、承認が下りた稟議書の控えをどこに残すかを決めておくことが大事です。紙なら部署ごとのファイルに起案日の順に綴じ、メールなら決裁者の承認の返信と最終版のファイルを、件名と起案日が分かる名前を付けて共有のフォルダに保存します。半年後、1年後に「この契約はいつ、誰が、どんな理由で承認したのか」と聞かれたとき、すぐに取り出せる状態にしておくと、稟議の3つ目の目的である判断の記録が生きてきます。見積書や契約書のように、税務の上で保存の期間が決まっている書類が添付に含まれることもあるので、保存の期間と方法は経理の担当に確かめておきます。

承認の流れそのものを電子化したい場合は、こうしたワークフロー専用のシステムを選びます。社員が少なく、稟議の数も少ない会社なら、社内の決まった書式とメールの組み合わせで十分なこともあります。

承認が下りたあとの作業を、チームで進める方法

稟議は承認が下りたら終わりではありません。購入の手配、委託先との契約、ソフトの設定、社内への周知と、承認のあとにやることが続きます。この段階で抜けが出ると、せっかく通した稟議の効果が出るのが遅れます。

作業が少なく、ひとりで進めるなら、稟議書の内容をもとに作業の一覧を表計算ソフトで作れば十分です。「作業」「担当」「期限」「状態」の4つの列があれば、簡単な管理表になります。

一方で、承認のあとの作業を複数の人で分担し、担当と期限、進み具合をチームで共有したい場面では、作業を管理するツールを使うと抜けを防ぎやすくなります。その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaです。Pinatecaには稟議の申請や承認の流れを回す機能はありませんが、承認が下りたあとの作業をカードにして、担当と期限を付けて進める場所として使えます。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッションなど8種類のボードがあり、ソフトの導入なら「契約」「初期設定」「社内説明」「並行運用」といった作業をカードにして、カンバンで進み具合を動かしたり、ガントで期限の重なりを確かめたりできます。ディスカッションボードは論点ごとに話し合いを立てて、決まるまで話すためのボードで、稟議を出す前の検討の段階で、選択肢の比較や関係者からの質問を論点ごとに残しておく使い方もできます。カードごとのコメントとワークスペースのチャットがあり、作業についてのやり取りをその作業のすぐ隣に残せます。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

稟議の承認の流れはワークフローシステムやメールで、承認のあとの作業の進み具合は管理ツールで、と役割を分けておくと、どちらの記録も探しやすくなります。

稟議書を書く力が生きる仕事

稟議書を書く力は、相手が判断するのに必要な材料を集め、1枚に整理して示す力です。この力は、会社の中だけでなく、在宅やフリーランスの仕事でもそのまま生きます。

たとえば、会社にAIの使い方を提案する仕事では、導入の目的、効果、費用、懸念を整理して、相手の会社の決裁者に判断してもらう場面が多くあります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、在宅で受けられる業務改善とAIの活用支援の仕事の内容を紹介しています。マーケティングや情報セキュリティの分野でも、施策の費用と効果を数字で示す力が求められます。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、仕事の種類と進め方を確かめられます。

経営の課題を整理して改善の計画を示す仕事に関心がある人には、中小企業診断士の資格も選択肢になります。補助金の申請で事業計画書を書く機会がある人は、小規模事業者持続化補助金2026｜採択率を上げる事業計画書の書き方も参考になります。目的、効果、費用の根拠を示すという点で、稟議書と事業計画書の書き方には共通する部分が多くあります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、発注する会社の担当者から長く信頼される受け手ほど、見積もりや提案を出すときに、相手が社内で稟議を通しやすい形に整えています。成果物の内容、納期、金額の内訳、修正の回数を最初から分けて書いておくと、担当者はそのまま稟議書に写せます。仲介の手数料がかからない直接の取引では、こうした気配りがそのまま次の依頼につながり、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなります。稟議書を書く側の事情を知っておくことは、仕事を頼まれる側にとっても大きな強みになります。

よくある質問

Q. 稟議書と起案書の違いは何ですか？

起案書は、何かを始めるために案を作って上の人に示す書類の総称で、稟議書はその中でも、権限を持つ人の承認をもらうために関係者に回す書類を指すことが多くなっています。ただ、会社によって呼び方の使い分けは違い、同じ書類を起案書と呼ぶ会社もあります。社内の書式や決裁権限規程でどう呼ばれているかを確かめて、それに合わせてください。

Q. 稟議書はどのくらいの長さで書けばよいですか？

本文はA4で1枚に収まる長さが目安です。決裁者は多くの稟議を読むので、結論、目的、内容、金額、効果、比較、懸念と対策が1枚で分かると判断が早くなります。見積書や仕様書、比較の詳しい表などは本文に書き込まず、添付資料として付けます。本文には添付資料の名前を書いて、どこを見ればよいかが分かるようにしておきます。

Q. 稟議が通るまでにどのくらい時間がかかりますか？

会社の規模や決裁区分によって大きく違い、課長決裁なら数日、役員の決裁や取締役会にかかる案件なら数週間かかることもあります。急ぎの案件は、件名や本文の最初に希望の期限と理由を書き、回覧の途中の人に事前に相談しておくと止まりにくくなります。期限が決まっている案件は、逆算して早めに出すことが一番の対策です。

Q. 稟議が却下されたら、同じ内容で出し直してもよいですか？

却下の理由を確かめずに同じ内容で出し直すと、同じ結果になりやすくなります。まず決裁者に却下の理由を聞き、費用が高いのか、時期が合わないのか、目的が伝わっていないのかを確かめます。そのうえで、金額を見直す、比較の案を加える、導入の時期をずらすなど、理由に合わせて内容を直してから出し直すと、通る見込みが高くなります。