応募フォームを無料で作る｜採用で集める項目と管理

2026年1月9日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓採用の応募フォームを無料で作る方法を
✓Googleフォームとフォーム作成サービスの無料プランで解説
✓集めてよい項目と聞いてはいけない項目

はじめて人を募集するとき、応募をどう受け付けるかで手が止まってしまうことがあります。メールで履歴書を送ってもらうのか、電話で受けるのか、それともフォームを作るのか。

応募フォームは、無料でも十分に作れます。大丈夫です。Googleフォームやフォーム作成サービスの無料プランを使えば、費用をかけずに今日から受付を始められます。

ただ、応募フォームには、問い合わせのフォームにはない注意点があります。応募する方の個人情報をお預かりすること、そして、聞いてはいけない項目があることです。

この記事では、応募フォームを無料で作る方法と、集める項目の決め方、届いた応募を選考の最後まで取りこぼさずに管理する方法を、順にお話しします。応募から選考、内定までを1件ずつ追いたい場合の選択肢として、フォームのサービスのHalictにも触れます。

結論：応募フォームを無料で作るときの考え方

最初に、全体の流れを整理しておきます。

作る道具：応募が月に数件から数十件なら、Googleフォームか、フォーム作成サービスの無料プランで足ります
集める項目：仕事をしていただくうえで必要な、適性と能力に関わる項目だけにします。本籍や家族のことなど、適性と能力に関係のない項目は入れません
個人情報の扱い：何のために使うのかを応募フォームに書き、選考が終わった応募書類の扱いも決めておきます
届いたあと：応募ごとに「書類選考中」「面接の日程調整中」といった状況を記録し、連絡の漏れを防ぎます

この4つのうち、つい後回しにされやすいのが、3つ目と4つ目です。

フォームを作ることは、1時間あれば終わります。けれど、応募してくださった方に返事が届かない、不採用の連絡を忘れていた、といったことが起きると、会社やお店の印象に長く残ります。応募する方にとって、応募は勇気のいる一歩です。その気持ちを受け止める仕組みを、最初に整えておきましょう。

応募フォームとはどんなものか

応募フォームとは、求人に応募したい方に、名前や連絡先、経歴、志望の理由などを入力していただくWeb上の受付の窓口のことです。

紙の履歴書を郵送してもらう方法や、メールに添付して送ってもらう方法に比べて、次のような利点があります。

応募する方は、スマートフォンからでも、思い立ったときにすぐ応募できる
必要な項目を漏れなく書いていただける
受け取る側は、届いた応募を一覧で見られる
メールの添付ファイルを開く作業や、郵便物の管理がいらなくなる

一方で、フォームを作る側には責任もあります。応募の内容には、住所や電話番号、これまでの職歴といった、とても大切な個人情報が含まれます。誰が見られるのか、いつまで保管するのかを決めておくことが欠かせません。

メールで応募を受け付ける場合と比べると、違いはさらにはっきりします。メールでは、応募する方が件名や本文をそれぞれの書き方で送ってくるため、必要な情報が欠けていたり、添付ファイルの形式がばらばらだったりします。受け取る側は、1通ずつ開いて確かめ、足りない情報を問い合わせる手間がかかります。フォームなら、同じ形で情報がそろうので、比べやすく、見落としも減ります。

厚生労働省は、企業が独自にエントリーシート、つまりインターネット上の応募の入力画面を作るときにも、適性と能力に関係のない項目を含めないよう求めています。応募フォームも、この考え方の対象になります。

集めてよい項目と、聞いてはいけない項目

応募フォームを作るときに、もっとも気をつけたいのが項目の選び方です。

厚生労働省が示している基本の考え方

厚生労働省の「公正な採用選考の基本」では、採用選考は、応募する方の基本的な人権を尊重すること、そして適性と能力に基づいた基準で行うことの2つを基本とするよう示しています。

応募者の適性・能力に関係のない事項について、応募用紙に記入させたり、面接で質問することなどによって把握しないようにすることが重要です。出典: mhlw.go.jp

採否の基準にするつもりがなくても、知ってしまえば判断に影響してしまい、就職の差別につながるおそれがある。そう説明されています。

入れてはいけない項目の例

同じページでは、応募用紙などで把握することが就職の差別につながるおそれのある事項として、次のようなものが挙げられています。

本籍や出生地に関すること
家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）
住宅の状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近隣の施設など）
生活の環境や家庭の環境に関すること
宗教、支持する政党、人生観、尊敬する人物、思想に関すること
労働組合や社会運動に関すること
購読している新聞や雑誌、愛読書に関すること

「尊敬する人物」や「愛読書」は、話のきっかけとして何気なく入れてしまいがちな項目です。応募フォームの自由記述の欄でも、こうした問いを立てないようにしましょう。

法律で決められていること

職業安定法の第5条の5では、労働者の募集を行う方は、応募する方の個人情報を集めたり保管したり使ったりするとき、業務の目的の達成に必要な範囲で、目的を明らかにして集めなければならないとされています。条文はe-Govの職業安定法で確かめられます。

難しく聞こえるかもしれませんが、言いかえると「何のために使うのかを伝えて、必要なものだけを集めましょう」ということです。

入れてよい基本の項目

応募フォームの基本の項目は、次のようなものです。

氏名とふりがな
メールアドレスと電話番号：選考の連絡に使います
応募する職種：複数の職種を募集している場合は選択肢にします
職歴の概要：これまでの仕事の内容と期間
仕事に関わる資格や技能：求人の仕事に関係するもの
勤務できる曜日や時間帯：パートやアルバイトの募集で必要な場合
志望の理由や自己紹介：自由記述の欄
履歴書や職務経歴書の提出：ファイルで受け取る場合

住所は、書類の郵送や通勤の確認が必要になる段階まで、細かく聞かなくても選考は進められます。必要な場合も、まずは都道府県と市区町村までにとどめる、という考え方もあります。

一般の応募者向けの履歴書については、厚生労働省が「厚生労働省履歴書様式例」を示し、これを使うよう勧めています。応募フォームの項目に迷ったら、この様式例にある項目を目安にすると安心です。

募集の形に合わせたフォームの例

集める項目は、募集の形によって少しずつ変わります。よくある3つの形で、具体的な例を見てみましょう。

お店のアルバイトやパートの募集

アルバイトやパートの募集では、入力の手軽さがいちばん大切です。スマートフォンで2分ほどで終わる長さを目安にします。

氏名とふりがな
電話番号とメールアドレス
希望する曜日と時間帯（選択肢）
働き始められる時期（選択肢）
同じような仕事の経験の有無（はい、いいえ）
ひとこと（任意の自由記述）

履歴書は、面接の当日に持ってきていただく形にすれば、フォームでファイルを受け取る必要はありません。

中途採用の正社員の募集

正社員の募集では、書類選考のために、職歴や仕事の実績をある程度くわしく知りたくなります。

氏名とふりがな、連絡先
応募する職種（選択肢）
直近の勤務先での仕事の内容と期間
仕事に関わる資格や技能
志望の理由（自由記述）
履歴書と職務経歴書（ファイル）

項目が多くなるほど、途中で入力をやめてしまう方も出やすくなります。自由記述の欄は2つまでにして、それ以上の内容は面接でお聞きする、と割り切るのも1つの方法です。

在宅でお願いする業務委託の募集

業務委託の募集では、仕事の成果物の例が判断の材料になります。

氏名と連絡先
対応できる作業の種類（選択肢）
1週間に作業できるおおよその時間
これまでの実績や作品の例（URLかファイル）
希望する報酬の目安（任意）

作品の例は、ファイルよりもURLで受け取るほうが、応募する方にも受け取る側にも負担が少ないことが多いです。

方法1：Googleフォームで応募フォームを作る

いちばん手軽なのは、Googleフォームです。Googleのアカウントがあれば、費用をかけずに作れます。

作り方の流れ

Googleフォームで新しいフォームを作り、タイトルに「○○の募集　応募フォーム」と入れる
説明の欄に、募集の内容の要約と、個人情報の利用目的を書く
前の節で整理した項目を、質問として追加する。氏名やメールアドレスは「記述式」、職種は「プルダウン」か「ラジオボタン」、志望の理由は「段落」の形式にする
必ず答えていただきたい質問を「必須」にする
右上の「公開」から、回答できるユーザーを選んで公開する
回答者に送るリンクをコピーし、求人のページやSNSに載せる

Googleのヘルプでは、フォームはメールやソーシャルメディアで共有したり、Webサイトやブログに埋め込んだりできると案内されています。

履歴書をファイルで受け取るときの注意

Googleフォームには「ファイルのアップロード」という質問の形式があります。ただし、Googleのヘルプによると、この質問に回答するには、回答する方がGoogleのアカウントにログインする必要があります。

応募する方の中には、Googleのアカウントを持っていない方や、仕事用と個人用を分けていて迷う方もいます。ファイルの提出を必須にすると、それだけで応募をあきらめてしまう方が出るかもしれません。

ファイルの提出は任意にして、「書類選考に進んだ方には、改めて提出の方法をご案内します」と添えておく。そんな形も、応募する方の負担を減らす工夫です。

新しい応募に気づくための設定

応募が届いたことに気づけないと、返事が遅れてしまいます。Googleフォームの「回答」の画面のその他のアイコンから、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにしておきましょう。公開の前に、自分で1件テストの応募をして、通知が届くかを確かめておくと安心です。

方法2：フォーム作成サービスの無料プランで作る

採用らしい見た目のフォームにしたい場合や、Googleのアカウントへのログインを求めたくない場合は、フォーム作成サービスの無料プランも候補になります。

無料プランを選ぶときに確かめること

フォーム作成サービスの無料プランは、サービスによって制限がさまざまです。応募フォームに使う場合は、次の点を公式の料金ページで確かめておきましょう。

1か月に受け付けられる応募の数：募集を始めた直後は応募が集中しやすいため、上限に当たると受付が止まることがある
ファイルの提出ができるか：履歴書や職務経歴書を受け取りたい場合に必要
自動返信メールが送れるか：応募を受け付けたことを、応募した方にすぐお知らせできる
データの保管場所と保管の方法：個人情報をお預かりする以上、大切な確認点
CSVで書き出せるか：選考の記録を手元に残すときや、別のサービスに移るときに必要

たとえばformrunの無料プランは、2026年11月3日時点の公式の料金ページで、フォームの作成が1個、1フォームあたりの回答が1か月30件まで、チームのメンバーが1人までとされています。ファイルのアップロードは基本の機能に含まれています。一方、自動返信メールは有料のBEGINNERプランからの機能です。

1か月30件は、小さなお店のアルバイトの募集なら足りることが多い数字です。けれど、求人サイトに掲載した直後などは、想定より多くの応募が集まることもあります。上限に当たったときにどうするかも、あらかじめ考えておきましょう。

自動返信メールの大切さ

応募した方は、送信ボタンを押したあと、「本当に届いたかな」と不安な気持ちで待っています。

自動返信メールで「ご応募ありがとうございます。○営業日以内に、書類選考の結果をご連絡します」とお伝えするだけで、その不安はかなり和らぎます。結果を連絡する目安の日数を書いておくと、問い合わせの電話も減ります。

無料プランで自動返信が使えない場合は、応募が届いたら、その日のうちに手作業で受付のメールを返す、と決めておきましょう。

求人のページから応募までの道のりを短くする

せっかく応募フォームを作っても、求人のページから見つけにくければ、応募は集まりません。応募する方が迷わずにたどり着けるよう、次の点を見直してみましょう。

まず、求人のページの上のほうと下のほうの両方に、「応募する」のボタンを設けます。仕事の内容を読み終えた方が、ページの一番上まで戻らなくても応募できるようにするためです。

次に、ボタンを押したあとのフォームが、スマートフォンで見やすいかを確かめます。応募する方の多くは、通勤の途中や家事の合間に、スマートフォンから求人を見ています。文字が小さすぎる、選択肢が押しにくい、といった小さなつまずきが、応募をやめる理由になります。

そして、応募の前に知りたいことを、求人のページに書いておきます。勤務地、勤務の時間、賃金、試用の期間、面接の場所や方法。こうした情報が求人のページで分かれば、応募したあとの「思っていたのと違った」という行き違いが減ります。

応募のあとの流れを、求人のページに書いておくのもおすすめです。「応募、書類選考、面接1回、結果のご連絡」のように順番と目安の日数を示しておくと、応募する方は先の見通しを持って待つことができます。

個人情報を守るために決めておくこと

応募フォームで集めた情報は、応募してくださった方からお預かりした、とても大切なものです。フォームを公開する前に、次のことを決めておきましょう。

利用目的を書く

応募フォームの説明の欄か、送信ボタンの近くに、たとえば次のような文を書きます。

「ご入力いただいた個人情報は、採用の選考とご連絡のためにのみ利用し、それ以外の目的では利用しません。」

そして、会社やお店のプライバシーポリシーへのリンクを添えます。職業安定法の第5条の5の「目的を明らかにして集める」という考え方にも沿った形になります。

見られる人を決める

応募の内容を見られる人は、選考に関わる人だけにします。Googleフォームなら、フォームと、回答を書き出したスプレッドシートの両方で、共有の相手を確かめてください。Googleのヘルプでは、共同編集者はフォームに結びついたスプレッドシートにもアクセスできるため、外す場合は両方から外す必要があると説明されています。

選考が終わったあとの扱いを決める

不採用になった方の応募書類を、いつまで、どう保管するか。これは、つい決めないまま放っておかれやすいことです。

保管の期間をあらかじめ決め、過ぎたら削除する。応募フォームの説明に「選考が終わった応募書類は、○か月後に削除します」と書いておく。そうすることで、応募する方も安心して応募できます。保管の期間は事業によって考え方が分かれますので、迷う場合は、社会保険労務士などの専門家に相談してみてください。

パスワードと端末の管理

応募の一覧を見るアカウントには、推測されにくいパスワードを設定し、2段階の認証を使いましょう。共用のパソコンで開いたままにしない、退職した人のアカウントからは共有を外す、といった基本も大切です。

届いた応募を選考まで取りこぼさずに管理する

応募フォームを公開すると、次の悩みは、届いた応募の管理です。

よくあるのは、こんな困りごとです。

「スプレッドシートに応募が並んでいるけれど、誰に面接の連絡をしたのか分からなくなった。」

「担当者が2人いて、同じ方に2回連絡してしまった。」

「不採用の方への連絡を、うっかり忘れていた。」

どれも、仕組みで防げることです。

スプレッドシートで管理する方法

応募が少ないうちは、スプレッドシートに列を追加して管理する方法で十分です。

「状況」の列：書類選考中、面接の日程調整中、面接済み、内定、見送り
「担当者」の列：誰が連絡するか
「最後に連絡した日」の列
「メモ」の列：面接の感想や、次に確かめること

週に1回、「状況」が止まったままの応募がないかを見直しましょう。応募から1週間たっても何の連絡もない状態は、応募した方にとって、とても長く感じられるものです。

状況と担当を1つの画面で管理したい場合

募集の職種が増えたり、選考に関わる人が増えたりすると、スプレッドシートへの書き写しや、メールソフトとの行き来が負担になってきます。

社外の多くの方からの応募を、担当と状況を付けて返信まで回したい場合の選択肢の1つが、フォームのサービスのHalictです。公式サイトでは、使い方の例の1つとして「採用のエントリー受付」が紹介されており、応募を受けてから、書類選考、面接、内定までを一本の線で追う使い方が示されています。届いた応募は1件ずつ札になり、「応募」「書類選考」「一次面接」「最終面接」「内定」「見送り」といった段階（ステージ）に並べて、担当者を割り当てられます。返信のメールも同じ画面から送れて、送信の履歴が残ります。

公式サイトによると、提出されたファイルは認証を通した人だけがダウンロードでき、URLを知っていても他の人は開けない形で保管されます。同じメールアドレスの方が複数回応募した場合は、1人の連絡先として束ねられます。

料金は使うメンバーの人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。メンバー1人までのフリーは0円で、ステージ管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）です。なお、料金ページでは、ファイルの提出（10GB）やメールのひな形は、チームのプランの項目として記載されています。履歴書をファイルで受け取りたい場合は、使いたい機能がどのプランに含まれるかを確かめてから選んでください。詳しくはHalictの紹介ページで確かめられます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

面接の日程を決めるときの工夫

書類選考のあと、面接の日程を決めるやり取りで時間がかかってしまうことがあります。メールの往復が何度も続くと、その間にほかの会社で決まってしまう方もいます。

日程の連絡では、こちらから候補の日時を3つほど示し、その中から選んでいただく形にすると、往復の回数を減らせます。どれも難しい場合に備えて、「ご都合が合わない場合は、可能な日時を2つほどお知らせください」と添えておくと、話が止まりません。

返事の期限も、やわらかく伝えておきましょう。「○日までにお返事をいただけますと幸いです」と書いておけば、応募する方も予定を立てやすくなります。

面接の日時が決まったら、管理の表やサービスの記録に、日時と担当者を残します。前日に確認の連絡を1通送ると、行き違いによる欠席を減らせます。

応募した方への連絡の文例

管理の仕組みと同じくらい大切なのが、連絡の文面です。ここでは、そのまま使える基本の形をご紹介します。

受付のお知らせ

件名：ご応募ありがとうございます

○○様

このたびは、○○の募集にご応募いただき、ありがとうございます。ご応募の内容を確かに受け付けました。書類選考の結果は、○月○日までにメールでご連絡いたします。

面接のご案内

件名：面接のご案内

○○様

書類選考の結果、面接にお越しいただきたく、ご連絡いたしました。ご都合のよい日時を、次の候補の中からお知らせください。

見送りのお知らせ

件名：選考結果のご連絡

○○様

このたびは、○○の募集にご応募いただき、ありがとうございました。慎重に検討いたしましたが、今回はご希望に沿うことができない結果となりました。ご応募いただいた書類は、当方で責任を持って削除いたします。 ○○様の今後のご活躍をお祈りいたします。

文面の○○の部分は、実際の募集の名前や日付に差し替えてお使いください。会社やお店の名前、担当者の名前、連絡先を、署名として末尾に必ず入れておきましょう。

見送りのお知らせは、送る側も気が重いものです。だからこそ、文面をあらかじめ用意しておくと、連絡を後回しにせずに済みます。結果をお伝えしないまま時間がたつことのほうが、応募した方にとってはつらいものです。

応募フォームを公開する前の確認

公開の前に確かめておきたい項目を整理します。1つずつ印を付けながら確かめると、見落としを防げます。

求人の内容（仕事の内容、賃金、労働時間など）が、フォームの近くか求人のページに書かれているか
適性と能力に関係のない質問が入っていないか
個人情報の利用目的と、プライバシーポリシーへのリンクがあるか
自分で1件テストの応募をして、通知が届くか
自動返信メールがある場合、文面に誤りがないか
スマートフォンで最後まで入力して送信できるか
応募の一覧を見られる人が、選考に関わる人だけになっているか

1つ目の求人の内容については、職業安定法の第5条の3で、労働者の募集を行う方は、応募する方に対して、従事する業務の内容と賃金、労働時間などの労働条件を明示しなければならないとされています。フォームだけを公開するのではなく、どんな仕事で、どんな条件なのかを、応募する前に分かる形でお伝えしましょう。

応募が少ないときに見直すこと

フォームを公開しても、思うように応募が集まらないことがあります。そんなときは、自分を責めずに、次の順番で見直してみてください。原因は、たいてい仕組みの側にあります。

求人の情報が届いているか：求人のページやSNSの投稿を、どれくらいの人が見ているかを確かめます。見られていないなら、フォームではなく、求人の出し方を見直す段階です
求人のページで離れていないか：ページは見られているのに応募が少ないなら、仕事の内容や条件が伝わりにくい可能性があります。勤務の時間や賃金が、ページの上のほうで分かるかを確かめます
フォームの途中で離れていないか：項目が多すぎる、必須の欄が多い、ファイルの提出が必須になっている、といった点を見直します
送信のあとに問題がないか：自分でテストの応募をして、送信が最後まで完了するか、エラーが出ないかを確かめます

見直しは、一度に全部を変えないことが大切です。1つ変えたら、1週間か2週間ほど様子を見て、応募の数がどう動いたかを確かめます。いくつも同時に変えると、何が効いたのかが分からなくなってしまいます。

応募の数だけでなく、応募してくださった方との連絡がうまく進んでいるかも、あわせて振り返りましょう。応募は来ているのに面接まで進まない場合は、連絡の早さや文面に見直す点があるかもしれません。

業務委託や在宅の仕事の募集で気をつけること

最近は、雇用ではなく、業務委託として在宅で仕事をお願いする募集も増えています。応募フォームの作り方は同じですが、いくつか気をつけたい点があります。

まず、雇用の募集なのか、業務委託の募集なのかを、はっきり書くことです。応募する方にとって、社会保険や働き方の条件が大きく変わるからです。

次に、報酬の決め方と支払いの時期を、できるだけ具体的に書くことです。「出来高制」とだけ書くのではなく、1件あたりの報酬の目安や、締めと支払いの日を書くと、応募する方が安心して判断できます。

そして、応募の段階で、登録料や教材費などのお金を求めないことです。お金を先に払わせる募集は、応募する方を不安にさせ、トラブルのもとにもなります。

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた範囲では、仕事の内容と報酬の条件を最初にはっきり示している募集ほど、応募の質が高く、その後の仕事も長く続く傾向があります。条件が分かりにくい募集には、条件をよく読まない方からの応募が集まりやすく、選考の手間が増えてしまいます。

また、仲介の手数料がかからない直接の取引では、同じ予算で発注する側はより多くの仕事を頼めて、受ける側の手取りも厚くなります。手数料0%で直接やり取りできる関係では、最初の募集の丁寧さが、そのまま信頼の土台になります。

採用の仕組みづくりを仕事にする

応募フォームを作り、選考の流れを整える。こうした採用の仕組みづくりは、それ自体が仕事にもなっています。

小さな会社やお店では、採用の担当者がいないことも珍しくありません。応募フォームの作成、求人の文章の見直し、選考の連絡の文面づくりまでをまとめて手伝える人は、頼りにされます。業務の仕組みにツールやAIを取り入れる支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、案件の内容や求められる経験が紹介されています。

応募フォームは、求人の集客の入口でもあります。どんな文面なら応募が集まるのか、個人情報をどう守るのかは、マーケティングとセキュリティの両方の知識が役に立つ分野です。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、こうした領域の案件が紹介されています。

事業の人の問題や業務の改善を幅広く考えたい方には、中小企業診断士の学習の内容も参考になります。経営の課題を整理し、改善の道筋を示す国家資格で、人材の採用や組織づくりも学ぶ範囲に含まれています。

在宅で働く人を迎え入れる体制を整える会社には、国の支援が使える場合もあります。テレワーク助成金 2026では、テレワークの導入にかかる費用を支援する制度の概要が整理されています。介護や福祉の事業所で、記録や連絡のデジタル化を進めたい場合は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化も参考になります。

応募フォームは、応募する方と最初に出会う場所です。費用をかけなくても、項目を丁寧に選び、届いたあとの連絡を欠かさなければ、それだけで「この会社なら安心」と思っていただけます。まずは1つ、小さなフォームから始めてみてください。