お詫びの品を送るときの例文｜添える手紙とメールの書き方

お詫びの品を送るときは、品物だけを送るのではなく、お詫びの気持ちと経緯を伝える手紙や送付状を添えるのが基本です。品物が突然届いても、受け取った相手は何のための品か分からず、かえって戸惑わせてしまいます。また、品物を送ったことをメールや電話で先に知らせておくと、相手が受け取りの準備をでき、行き違いも防げます。

この記事では、お詫びの品を送るときの例文を、取引先への送付状、お詫びの手紙、送ったことを知らせるメール、個人のお客さまへの文面と、場面ごとに紹介します。あわせて、送る前に確かめること、品物の選び方、送るタイミング、避けたい書き方も説明します。お客さまからの問い合わせや苦情を受け付けて、担当と対応の状況を残しながら返信まで進めたい場面で使えるHalictのような道具の使いどころにも後半で触れます。

お詫びの品を送る前に確かめること

お詫びの品は、謝罪の気持ちを形にして伝えるものです。ただし、品物を送れば謝罪が済むわけではありません。送る前に、次のことを確かめておきます。

1. 謝罪そのものは済んでいるか。直接の訪問、電話、メールなどで、まず言葉で謝っているか
2. 相手が品物を受け取れる立場か。会社の決まりで贈り物の受け取りを断っている場合がある
3. 原因と再発を防ぐ対策を説明できる状態か
4. 送り先の住所、部署、宛名は正しいか
5. 相手の都合のよい受け取りの日時はいつか

とくに2の確認は大切です。取引先の会社によっては、取引先からの贈り物の受け取りを社内の決まりで禁じていることがあります。国や自治体の職員のように、立場によって贈り物の受け取りが制限されている相手もいます。たとえば国家公務員倫理規程では、職員が利害関係者から金銭や物品の贈与を受けることが禁止行為として定められています。仕事で関わる国の機関の職員にお詫びの品を送ると、相手を困らせることになるので、品物は送らず言葉と対応で謝罪します。決まりの詳しい内容は、人事院の国家公務員倫理審査会のページで確かめられます。受け取れない相手に品物を送ると、返送の手間をかけさせ、かえって迷惑になります。迷うときは、電話で謝罪するときに「お詫びの気持ちとして品物をお送りしたいのですが、お受け取りいただけますでしょうか」と尋ねておくと確実です。

お詫びの品は、相手に謝罪を受け入れてもらうための手段ではなく、謝罪の気持ちを添えるものだ、という考え方を持っておくと、品物選びや文面で迷ったときの判断の軸になります。

お詫びの品と送付状の役割

お詫びの品に添える文書には、送付状とお詫びの手紙があります。送付状とは、何を、なぜ送ったのかを相手に知らせるために、品物や書類に添える文書のことです。外部の解説では、お詫びの品の送付状について次のように説明されています。

「お詫びの品の送付状」とは、謝罪の意を込めた品物を送る際に添える文書のことです。受取人に対してお詫びの気持ちを伝え、品物の到着を知らせる重要な役割を果たします。 出典: biz.moneyforward.com

送付状とお詫びの手紙の違いを整理すると、次のようになります。

比べる点	送付状	お詫びの手紙
主な役割	品物を送ったことを知らせる	お詫びの気持ちと経緯を伝える
書く内容	送った品物、送った理由、短いお詫び	謝罪、経緯、原因、対策、今後のお願い
長さ	短い（1枚に収まる程度）	内容に応じて長くなる
形式	ビジネス文書の形	手紙の形（頭語と結語など）

取引先に送る場合は、送付状とお詫びの手紙の両方を同封するか、お詫びの手紙の中に送付状の役割を兼ねさせるのが一般的です。すでに訪問や文書で詳しい謝罪と説明を済ませている場合は、送付状に短いお詫びを書くだけでもかまいません。

品物の選び方

お詫びの品は、相手の負担にならないものを選ぶのが基本です。高すぎる品は、相手に気を遣わせたり、受け取りを迷わせたりします。

一般によく選ばれるのは、次のような品物です。

• 個包装の菓子。職場で分けやすく、日持ちするもの
• 飲み物。コーヒーや紅茶の詰め合わせなど
• 地域の名産の品。相手が知っている店のものだと、気持ちが伝わりやすい

選ぶときに気をつけたいのは、次のような点です。

1. 日持ちするか。相手がすぐに開けられないこともある
2. 職場で分けやすいか。取引先の部署に送るなら、人数分を分けられる個包装がよい
3. 保管に手間がかからないか。冷蔵や冷凍が要る品は、受け取りの負担になる
4. 金額が大きすぎないか。高額な品は、相手が受け取りを迷う原因になる
5. 相手の会社の決まりに反しないか

金額の目安は、迷惑をかけた程度や相手との関係によって変わり、決まった額はありません。一般には、相手が気を遣わずに受け取れる範囲の品を選ぶことが大切だとされています。

のしについても、考え方が分かれます。お詫びの品にのしを付けるかどうか、付ける場合の表書きは、地域や会社の慣習によって違いがあります。迷う場合は、品物を買う店に「お詫びの品として送りたい」と伝え、その店の案内に沿って包んでもらうと安心です。

送るタイミング

お詫びの品を送るタイミングは、謝罪の流れの中で考えます。基本は、言葉での謝罪を先に行い、その後に品物を送る、という順番です。

外部の解説でも、お詫びのメールを送るタイミングについて次のように説明されています。

お詫びメールを送るタイミングとしては、トラブルが発生してすぐのタイミングと、例文のように原因調査が完了しトラブルが解消したタイミングの2回が望ましいです。トラブルが発生してすぐの場合は、発生した旨と謝罪の言葉、原因は調査中であることを記載しましょう。 出典: mailmarketinglab.jp

この考え方に沿うと、お詫びの品を送るのは、2回目のタイミング、つまり原因が分かり、対策を説明できるようになった後が自然です。トラブルが起きてすぐの段階で品物を送ると、「品物で済ませようとしている」と受け取られることもあります。

流れを整理すると、次のようになります。

1. トラブルが起きたら、すぐに電話かメールで謝罪し、原因を調べていることを伝える
2. 原因と対策が分かったら、訪問や文書で詳しく説明し、改めて謝罪する
3. お詫びの品を送ることを伝え、受け取れるかを確かめる
4. 品物を送り、送ったことをメールで知らせる
5. 品物が届いた頃に、受け取りの確認を兼ねて連絡する

品物は、謝罪の説明から日を空けすぎずに送ります。説明から何週間もたってから届くと、相手は改めて出来事を思い出すことになり、気持ちが伝わりにくくなります。

取引先に送る送付状の例文

取引先にお詫びの品を送るときの送付状の例文です。社名や名前は仮のものです。日付、宛名、差出人、件名、本文の順に書きます。

2026年10月23日

株式会社〇〇 購買部 部長 〇〇様

株式会社△△ 営業部 □□

お詫びの品送付のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

このたびは、弊社の納品の遅れにより、貴社に多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

本日、お詫びのしるしとして、心ばかりの品を別送にてお送りいたしました。ご笑納いただけますと幸いです。

今後は同様のことがないよう、出荷の前の確認の手順を見直し、再発の防止に努めてまいります。今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

送付状は、短く、送った品物と理由が分かれば足ります。品物の名前を具体的に書く必要はなく、「心ばかりの品」のような控えめな言い方で十分です。

「ご笑納ください」は、つまらない物ですが笑って納めてください、という意味のへりくだった言い方です。お詫びの場面では、相手によっては軽く響くこともあるので、「お納めいただけますと幸いです」と書く方法もあります。

お詫びの手紙の例文

品物に添えて、改めて謝罪と経緯を伝えるお詫びの手紙の例文です。手紙の形で、頭語と結語を使います。

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

このたびは、10月15日にお届けする予定でございました商品の納品が遅れ、貴社の製造の予定に多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

原因を調べましたところ、弊社の出荷の担当の間で、納期の変更の情報が正しく共有されていなかったことが分かりました。現在は、納期の変更があった場合に担当者全員へ連絡が届く手順に改め、出荷の前に納期を2人で確かめる決まりを設けております。

本来であれば改めてお伺いすべきところ、まずは書面にてお詫び申し上げます。心ばかりの品をお送りいたしましたので、お納めいただけますと幸いです。

今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。

敬具

お詫びの手紙では、次の順番で書くと伝わりやすくなります。

1. 頭語と時候の挨拶（簡潔に）
2. 何についての謝罪かを具体的に書く
3. 原因を書く
4. 再発を防ぐための対策を書く
5. 品物を送ったことと、受け取ってほしい気持ちを書く
6. 今後の関係についてのお願いと結語

時候の挨拶は、お詫びの手紙では長くせず、簡潔にするのが一般的です。季節の話題を長く書くと、謝罪の気持ちが薄く感じられることがあります。

品物を送ったことを知らせるメールの例文

品物を発送したら、そのことをメールで知らせます。受け取る人が、何が届くのかを前もって知っておけば、受け取りの準備ができ、不審な荷物と思われることもありません。

件名は「お詫びの品を発送いたしました（株式会社△△ □□）」とし、本文は次のように書きます。

株式会社〇〇 購買部 部長 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。

このたびは、弊社の納品の遅れにより多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、改めてお詫び申し上げます。

本日、お詫びのしるしとして、心ばかりの品を宅配便にてお送りいたしました。10月24日の午前中に到着する予定です。

お受け取りの際にご不明な点がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

今後はこのようなことがないよう、確認の手順を徹底してまいります。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部 □□ 電話 00-0000-0000

メールには、送った日、送り方、到着の予定の日を書きます。到着の予定の時間帯を指定した場合は、その時間帯も書いておくと、相手が受け取りやすくなります。

電話で謝罪したあとに送るときの例文

電話で謝罪し、そのときに品物を送ることを伝えた場合は、送付状やメールでそのことに触れると、話がつながります。

送付状の本文の例です。

先日はお電話にて、お詫びを申し上げる機会をいただき、誠にありがとうございました。

お電話でお伝えいたしましたとおり、このたびの不手際につきまして、改めてお詫び申し上げます。

お詫びのしるしとして、心ばかりの品をお送りいたしました。お納めいただけますと幸いです。

お電話でお約束いたしました再発防止の取り組みにつきましては、11月末までに改めてご報告申し上げます。

電話で約束したことがあれば、送付状に書いて、約束を守る意思を文字で示します。口頭の約束だけで終わらせず、文書に残すことで、相手の安心につながります。

個人のお客さまに送るときの例文

個人のお客さまにお詫びの品を送るときは、取引先への文書より、やわらかく分かりやすい言葉を選びます。頭語や時候の挨拶を省き、すぐに本題に入るほうが読みやすい場合もあります。

〇〇様

このたびは、ご注文いただいた商品の発送が遅れ、大変ご迷惑をおかけいたしました。心よりお詫び申し上げます。

ご注文の確認の作業に誤りがあり、発送の手続きが止まっておりました。現在は、ご注文を受け付けた当日に、担当者が発送の予定を確かめる手順に改めております。

お詫びのしるしとして、ささやかな品を同封いたしました。お受け取りいただけますと幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ お客さま窓口 □□

個人のお客さまの場合、商品の交換や返金のような実際の対応が先に求められていることが多いものです。お詫びの品は、その対応をきちんと済ませたうえで添えるものと考えます。対応が済んでいないのに品物だけを送ると、気持ちがかえって伝わりにくくなります。

訪問して手渡しする場合

お詫びの品は、送るだけでなく、謝罪に訪問するときに持参して手渡しする方法もあります。大きな迷惑をかけた場合や、相手との関係が深い場合は、訪問して直接謝罪し、そのときに品物を渡すほうが気持ちが伝わります。

訪問して手渡しするときの流れは、次のとおりです。

1. 訪問の日時を相手の都合に合わせて決める
2. 品物は、紙袋に入れて持参する
3. 謝罪と説明を先に行い、品物は話の最後に渡す
4. 品物は紙袋から出し、相手から見て正面になる向きで両手で渡す
5. 渡すときに「心ばかりの品ですが、お納めください」と一言添える

品物を話の最初に渡すと、品物で謝罪を済ませようとしている印象になりかねません。まず言葉で謝罪し、原因と対策を説明し、相手の話を聞いたうえで、最後に渡すのが自然な順番です。

訪問のあとは、その日のうちか翌日に、時間を取ってもらったお礼のメールを送ります。

〇〇様

本日はお忙しいところ、お時間をいただき誠にありがとうございました。 改めまして、このたびはご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。 本日ご説明いたしました再発防止の取り組みは、10月25日より実施いたします。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

宛名と差出人の書き方

お詫びの品の送付状や手紙では、宛名と差出人の書き方にも気を配ります。宛名を間違えると、それだけで相手の不快感を強めてしまいます。

宛名を書くときに気をつけたいのは、次のような点です。

• 会社名は、株式会社の位置（前か後ろか）も含めて正確に書く
• 部署名と役職名を正しく書く。役職名の後に「様」を付ける場合は「部長 〇〇様」の順にする
• 部署全体に宛てる場合は、「〇〇部 御中」とする
• 個人宛てと部署宛てを混ぜない（「〇〇部 御中 〇〇様」とはしない）

部署全体に迷惑をかけた場合は、部署宛てに送り、本文で「〇〇部の皆様には」と書くと、部署の全員に向けた謝罪であることが伝わります。品物も、部署で分けられる個包装のものを選びます。

差出人は、謝罪の責任を持つ立場の人の名前で出します。担当者の名前だけで出すより、上司や部署の責任者の名前を並べて出すほうが、会社として謝罪している姿勢が伝わる場合があります。どの立場の人の名前で出すかは、迷惑の大きさと相手の立場に合わせて社内で決めます。

お詫びの文面で使える言い回し

お詫びの文面では、同じ言い回しが続くと、気持ちがこもっていないように見えることがあります。場面に合った言い回しをいくつか知っておくと、文面に変化をつけられます。

謝罪の言い回しの例です。

• 心よりお詫び申し上げます
• 深くお詫び申し上げます
• 誠に申し訳ございませんでした
• 多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、お詫びの言葉もございません

品物を送ることを伝える言い回しの例です。

• 心ばかりの品をお送りいたしました
• お詫びのしるしとして、ささやかな品をお届けいたします
• 心ばかりではございますが、お納めいただけますと幸いです

今後についての言い回しの例です。

• 今後はこのようなことがないよう、細心の注意を払ってまいります
• 再発の防止に全力で取り組んでまいります
• 今後とも変わらぬご指導を賜りますよう、お願い申し上げます

「お詫びの言葉もございません」は、謝罪の気持ちが非常に強いことを表す言い方で、大きな迷惑をかけた場合に使います。軽い行き違いに使うと大げさに響くので、迷惑の大きさに合わせて言い回しを選びます。

メールの件名の付け方

品物を送ったことを知らせるメールや、謝罪のメールでは、件名だけで内容が分かるようにすることが大切です。相手の受信箱には多くのメールが届いており、件名で内容が分からないと、開くのが後回しになることがあります。

件名の例です。

1. お詫びの品を発送いたしました（株式会社△△ □□）
2. 【お詫び】10月15日の納品の遅れについて
3. 再発防止の取り組みのご報告（株式会社△△）
4. 本日のご訪問のお礼（株式会社△△ □□）

件名には、何についてのメールか、誰からのメールかを入れます。【お詫び】のような括弧の見出しを付けると、ほかのメールの中でも目に留まりやすくなります。ただし、件名に「至急」「重要」のような言葉を使いすぎると、相手をせかしているように見えるので、謝罪のメールでは避けます。

返信が続くときは、件名の頭に付く「Re:」を消さずに残しておくと、相手がやり取りの流れを追いやすくなります。

社内で謝罪の対応を分担するとき

大きなトラブルでは、謝罪の対応を1人で抱えず、社内で分担して進めることになります。分担がはっきりしていないと、同じ相手に別々の人が連絡したり、品物を二重に送ったりする行き違いが起きます。

分担を決めるときに考えたいのは、次のような役割です。

• 相手との窓口になる人。連絡を一本化し、ほかの人は直接連絡しない
• 原因を調べ、対策を文書にする人
• 謝罪の文書を確認する責任者
• 品物を手配し、発送する人

分担は、トラブルが分かった最初の打ち合わせで決め、関わる人全員に共有します。途中で担当が替わる場合は、それまでのやり取りの記録を引き継ぎ、相手にも担当が替わることを伝えます。

窓口を1人に決めることが、何より大切です。相手から見ると、誰に話せばよいかが分かり、同じ説明を何度も受けずに済みます。社内では、窓口の人が相手とのやり取りを記録し、ほかの担当者が同じ情報を見られるようにしておきます。

品物の手配と発送を担当する人は、送り先、送った日、到着の予定、送った品物を記録し、窓口の人に伝えます。この記録があれば、相手から「届いていない」と問い合わせがあったときにも、すぐに調べられます。

品物を同封する場合と別送する場合

お詫びの品は、手紙と一緒に同封する方法と、手紙とは別に送る方法があります。

同封する場合は、品物の箱の中か、箱の上に手紙を入れます。手紙を開けてから品物を見る形になるので、何のための品かがすぐに伝わります。手紙は、品物の汚れや湿気で傷まないよう、封筒に入れてから同封します。

別送する場合は、手紙と品物が別々に届きます。百貨店や店から直接品物を送ってもらうときは、別送になることが多くあります。この場合は、手紙を先に届くように送るか、品物を送ったことをメールで知らせておくと、品物だけが先に届いて戸惑わせることを防げます。

それぞれの向き不向きを整理すると、次のようになります。

送り方	向いている場面	気をつけること
同封	自分で品物を用意して送る	手紙を封筒に入れて傷みを防ぐ
別送	店から直接送ってもらう	手紙かメールで先に知らせる

店から直接送ってもらう場合は、店に送付状やメッセージのカードを同封してもらえるかを尋ねてみるのも1つの方法です。

避けたい書き方

お詫びの品に添える文面で、避けたい書き方があります。

1つ目は、言い訳に聞こえる書き方です。「担当者の不慣れにより」「想定外の事態により」のように、自分たちの責任を軽くするように見える書き方は、相手の気持ちを逆なでします。原因は事実として書き、責任は自分たちにあることをはっきりさせます。

2つ目は、品物を強調する書き方です。「高級な品をご用意いたしました」のように、品物の価値を強調すると、品物で済ませようとしている印象を与えます。品物は「心ばかりの品」「ささやかな品」のように控えめに書きます。

3つ目は、対策が書かれていないことです。謝罪の言葉だけで、再発を防ぐための取り組みが書かれていないと、相手は同じことがまた起きるのではと不安になります。具体的な対策を、短くても必ず書きます。

4つ目は、相手に何かを求める書き方です。「今後もお取引を続けていただけますよう」と強くお願いすると、品物と引き換えに取引の継続を求めているように見えることがあります。お願いは、「今後とも変わらぬご指導を賜りますよう」のように控えめにします。

5つ目は、重ね言葉です。お詫びの手紙では、「重ね重ね」「たびたび」「再三」のように、同じことが繰り返されることを連想させる言葉を避ける考え方があります。言葉の選び方に迷ったら、簡潔な言い方を選ぶのが無難です。

品物の受け取りを断られたとき

お詫びの品を送ろうとして、相手から受け取りを断られることがあります。会社の決まりで受け取れない場合もあれば、品物よりも誠実な対応を求めているという気持ちの表れの場合もあります。

断られたときは、無理に送らず、相手の意思を尊重します。そのうえで、次のような対応を考えます。

• 断られたことへのお礼と、改めての謝罪を伝える
• 品物の代わりに、再発を防ぐ対策の報告を丁寧に行う
• 今後の対応で、信頼を取り戻すことに力を注ぐ

受け取りを断られた場合の返信の例です。

〇〇様

ご丁寧にご連絡をいただき、ありがとうございます。 貴社のお決まりについて承知いたしました。お気遣いをいただき、恐縮しております。

改めまして、このたびはご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。 再発防止の取り組みにつきましては、11月末までに書面にてご報告申し上げます。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

品物を受け取ってもらえなくても、謝罪の気持ちは言葉と行動で伝えられます。むしろ、約束した対策をきちんと実行し、その結果を報告することのほうが、相手の信頼を取り戻すうえで大きな意味を持ちます。

品物が届いたあとの連絡

品物が届いた頃に、受け取りを確かめる連絡をすると、丁寧な印象になります。ただし、相手にお礼を言わせるような連絡にならないよう気をつけます。

受け取りの確認を兼ねた連絡の例です。

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

先日お送りいたしました品物は、無事にお手元に届きましたでしょうか。

このたびはご迷惑をおかけし、改めて申し訳ございませんでした。お知らせいたしました確認の手順は、10月20日より実施しております。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

このように、受け取りの確認に加えて、約束した対策が始まっていることを短く伝えると、謝罪が言葉だけで終わっていないことが伝わります。

相手から品物へのお礼の連絡が来た場合は、短くお礼を返すだけで十分です。長いやり取りを重ねると、相手の手間を増やしてしまいます。

問い合わせと苦情の受け付けから返信までを記録する道具

お詫びの品を送る場面の多くは、お客さまからの問い合わせや苦情から始まります。どんな連絡を受け、誰が担当し、謝罪と対応をどこまで進め、品物をいつ送ったのか。こうした経緯がメールの受信箱や担当者の手帳に散らばっていると、担当が替わったときに引き継げず、同じお客さまに二重に連絡してしまうこともあります。

受け付けの件数が少ないうちは、表計算のシートに、受け付けた日、お客さまの名前、内容、担当、状況、返信した日を並べて記録するだけでも十分です。件数が増えて、複数の担当者で対応を分け合うようになったら、受け付けから返信までを1つの画面で管理できる道具が役に立ちます。

その選択肢の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictは受付から対応までのフォームの道具で、フォームで受け付けた一件ごとに担当者とステージ（対応の状況）を割り当て、タグで分類できます。一件を開くと、回答、対応の履歴、メモ、メールの送信が1つの画面にまとまり、ステージの変更や担当者の割り当て、メールの送信は時系列で残ると案内されています。送ったメールが読まれたかどうかも記録されます。お詫びの対応のように、謝罪の連絡、原因の報告、品物の発送の連絡と、1件について何度もやり取りが続く場面では、経緯が1か所に残ることが引き継ぎの助けになります。

料金は、公式の料金ページによると、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理と自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人まで使えるスターターは月額2,980円、10人まで使えるチームは月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。Halictで案内されているのは受け付けと返信の記録のための機能で、品物の手配や発送のための機能は案内されていません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

お詫びの文面を書く力と、在宅で受けられる仕事

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、お詫びの文書を的確に書ける人は、どの業界でも頼りにされます。事実を正確に伝え、責任をはっきりさせ、対策を具体的に示す文章は、お客さまの対応の支援、文書の作成の代行、事務の仕事の土台になる力だからです。

たとえば、問い合わせの対応の流れを整え、返信の文面のひな形を作る仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しているように、道具の導入と合わせて相談を受ける場面が増えています。医療機関の受付のように、患者さんへの丁寧な説明が求められる窓口の事務を目指す人には、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のような資格もあります。

運営者として見てきたもう1つのことは、直接のやり取りが信頼を育てるということです。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、頼む側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。行き違いが起きたときに、言い訳をせずに事実と対策を示して謝れる人は、手数料0%で直接つながった相手から、次の仕事も任される関係を築いています。

よくある質問

Q. お詫びの品には手紙を添えたほうがよいですか？

添えるのが基本です。品物だけが届くと、相手は何のための品か分からず戸惑います。取引先には、送った品物と理由を伝える送付状か、謝罪と経緯、原因、対策を書いたお詫びの手紙を同封します。すでに詳しい説明を済ませている場合は、短いお詫びを添えた送付状でもかまいません。

Q. お詫びの品はいつ送ればよいですか？

言葉での謝罪を先に行い、原因と再発を防ぐ対策を説明できるようになった後に送るのが自然です。トラブルが起きてすぐに品物を送ると、品物で済ませようとしている印象を与えることがあります。説明から日を空けすぎず、送ったことはメールで知らせておきます。

Q. お詫びの品はどのようなものを選べばよいですか？

相手の負担にならない品を選ぶのが基本で、職場で分けやすい個包装の菓子や、日持ちする飲み物の詰め合わせがよく選ばれます。高額な品は相手が受け取りを迷う原因になります。のしの扱いは地域や会社の慣習で違うので、買う店に用途を伝えて相談すると安心です。

Q. お詫びの品の受け取りを断られたらどうすればよいですか？

無理に送らず、相手の意思を尊重します。断られたことへのお礼と改めての謝罪を伝え、品物の代わりに、約束した再発防止の対策を実行して、その結果を丁寧に報告します。言葉と行動で誠実さを示すことが、信頼を取り戻すことにつながります。