仕事のタスク管理をエクセルで続けるための表の作り方と更新のコツ

仕事のタスク管理をエクセルで始めたものの、最初の1週間は丁寧に書き込んでいたのに、気づけば表を開かなくなっていた。そんな経験を持つ人は少なくありません。エクセルは誰のパソコンにも入っていて、列も色も自由に決められる便利な道具です。その一方で、自由に作れるからこそ、列を増やしすぎたり、更新のルールを決めないまま使い始めたりして、表そのものが重荷になりやすい面もあります。

この記事では、仕事のタスク管理をエクセルで「続ける」ことに絞って、表に入れる列の決め方、入力の手間を減らす設定、毎日と毎週の更新のしかた、続かなくなる原因と直し方を順に説明します。テンプレートのファイルを配る記事ではありません。自分の仕事に合った表を、自分の手で作れるようになることを目指します。後半では、複数人で同じ表を回すときの注意と、表では苦しくなる場面で使える道具として、無料から始められるボード型のPinatecaにも触れます。

エクセルでタスク管理をする人が今も多い理由

タスク管理の専用アプリは数多くありますが、職場では今もエクセルで仕事の一覧を管理している人が多くいます。理由ははっきりしていて、新しい道具を入れるための手続きが要らないからです。会社のパソコンに最初から入っている、社内の誰もが開ける、使い方を教えなくても見れば分かる。この3つがそろっている道具は、ほかにあまりありません。

タスク管理という言葉の意味も、改めて確認しておきます。

タスク管理とは、やるべき仕事を一覧化し、優先順位や期限・担当者を整理して進捗を追う取り組みです。数あるツールの中でも、エクセルはその手軽さから多くの職場で今も使い続けられています。ここでは、エクセルでタスク管理をするメリットを5つ見ていきましょう。 出典: at-pocket.com

この定義のとおり、タスク管理の中身は「一覧にする」「優先順位と期限と担当を決める」「進み具合を追う」の3つです。エクセルは、このうち「一覧にする」ことが特に得意です。行を1つのタスク、列を項目として並べれば、それだけで仕事の全体が見えるようになります。並べ替えやフィルターを使えば、期限の近い順に並べたり、自分の担当だけを表示したりすることもできます。

一方で、エクセルは「進み具合を追う」ことには工夫が要ります。表は自分で書き換えない限り変わらないので、更新を忘れると、表の中の状況と実際の仕事がずれていきます。期限が来ても誰かに知らせてくれるわけでもありません。エクセルでのタスク管理がうまくいくかどうかは、表の作り方よりも、更新の習慣をどう作るかに左右されます。

在宅で仕事をする人や、フリーランスとして複数の取引先から仕事を受けている人にとっても、エクセルは扱いやすい道具です。取引先ごとにツールが違っていても、自分の手元の一覧はエクセル1つにまとめておけば、仕事の全体を見失いにくくなります。取引先から共有されたタスク管理ツールの内容を、毎朝自分のエクセルに写して一覧にしている人もいます。

エクセルでタスク管理をするメリットとデメリット

表を作る前に、エクセルが向いている点と向いていない点を整理しておきます。ここを知っておくと、あとで「エクセルでは無理だ」と感じたときに、表の作り方の問題なのか、道具の限界なのかを見分けられます。

メリット

• 追加の費用がかからない。会社のパソコンにすでに入っていることが多く、新しく契約する必要がない
• 列や色を自由に決められる。仕事の種類に合わせて、必要な項目だけを並べられる
• 誰でも開ける。取引先や上司にファイルを渡せば、相手も同じ形で見られる
• 集計がしやすい。担当ごとの件数や、月ごとの完了数などを関数で数えられる
• 印刷できる。会議で紙に出して配ったり、手元に置いて確認したりできる

デメリット

• 更新は手で行うしかない。書き換えを忘れると、表と実際の状況がずれる
• 期限を知らせる仕組みがない。条件付き書式で色は変えられても、通知は届かない
• 複数人での同時編集には条件がある。保存場所や版によっては、同じファイルを同時に開くと編集できない
• 作業の経緯が残りにくい。誰がいつ状況を変えたのか、なぜ遅れたのかを表の中に残すのは難しい
• 行が増えると見づらくなる。数百行を超えると、今やるべきことが埋もれやすい

まとめると、エクセルは「1人か少人数で」「タスクの数がそれほど多くなく」「更新の担当がはっきりしている」場面では、十分に役立つ道具です。逆に、5人を超えるチームで同時に書き換える、毎日数十件のタスクが動く、遅れたらすぐに誰かへ知らせたい、といった場面では、表だけで回すのは苦しくなります。この記事の後半で、その分かれ目を詳しく扱います。

デメリットの多くは、表の作り方と更新のルールで小さくできます。次の節からは、続けられる表を作るための具体的な手順に入ります。

タスク管理表に入れる列の決め方

エクセルでタスク管理表を作るとき、最初に決めるのは列です。列を決めずに書き始めると、途中で「担当も入れたい」「メモも欲しい」と列を足していき、最後には横に長すぎて見渡せない表になります。

最低限そろえる6つの列

仕事のタスク管理表に入れる列は、まず次の6つで十分です。

1. タスク名：何をするのかを、動詞で終わる短い文で書く（例：「見積書を作る」「請求書を送る」）
2. 期限：いつまでに終えるか。日付の形式で入れる
3. 状況：未着手、進行中、確認待ち、完了のどれか
4. 優先度：高・中・低の3段階
5. 担当：1人で使う表なら省いてもよい。チームで使うなら必ず入れる
6. メモ：止まっている理由や、次に確認することを一言

この6つは、競合する多くの解説でも共通して挙げられている基本の項目です。ここから増やすときは、「その列を見て、何かを判断するか」を基準にします。たとえば「取引先」の列は、取引先ごとに仕事の量を見たい人には必要ですが、1社としか取引していない人には要りません。

入れないほうがよい列

反対に、最初から入れないほうがよい列もあります。代表的なのは「開始日」「進捗率」「所要時間の見積もり」です。どれもあれば便利そうに見えますが、毎回入力する手間がかかり、しかも入力しなくても仕事は進みます。入力されない列が増えると、表全体の信頼が下がり、ほかの列も更新されなくなります。

進捗率は特に注意が要ります。「30%」「60%」のような数字は、入れた本人の感覚で決まることが多く、見る人によって受け取り方が変わります。進み具合は、状況の列で「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」のどれにいるかが分かれば足ります。

1行に1つのタスクを書く

もう1つ大事なのが、1行に1つのタスクを書くことです。「企画書の作成と提出と修正」のように、複数の作業を1行に詰め込むと、どこまで終わったのかが分からなくなります。半日以内で終わる大きさに分けて、1行ずつ書くのが目安です。

大きな仕事を分けるときは、「調べる」「下書きを作る」「見直す」「送る」のように、動作の単位で区切ると分けやすくなります。分けた結果、1つの仕事が5行や10行になっても問題ありません。行が多いほど、1行ずつ完了にできる達成感があり、更新も続けやすくなります。

入力の手間を減らす3つの設定

列を決めたら、入力の手間を減らす設定をします。タスク管理の表が続かない理由の多くは、更新が面倒だからです。1行の更新に10秒かかるのと3秒で済むのとでは、続けられるかどうかが大きく変わります。ここでは、Excel に標準で入っている機能から、効果の大きい3つを紹介します。

1. 状況と優先度はドロップダウンで選ぶ

状況や優先度の列は、毎回文字を打つのではなく、ドロップダウンのリストから選べるようにします。表記の揺れ（「完了」「済」「終了」が混ざるなど）も防げます。

Microsoft の公式サポートによると、ドロップダウンのリストは次の順で作れます。

1. リストに出したい項目（未着手、進行中、確認待ち、完了）を、別のシートなどに縦に入力しておく
2. ドロップダウンを付けたいセルを選ぶ
3. リボンの［データ］タブから［データの入力規則］を開く
4. ［入力値の種類］で［リスト］を選ぶ
5. ［元の値］の欄で、1で入力した範囲を選ぶ

詳しい手順と画面は、Microsoft のドロップダウン リストを作成するのページで確かめられます。公式の説明では、リストの項目はテーブルに入れておくと、あとから項目を追加したときにドロップダウンにも自動で反映されるとされています。

2. 期限と状況で色を変える

次に、条件付き書式を使って、期限が近いものや過ぎたものに色を付けます。条件付き書式とは、セルの値に応じて文字や背景の色を自動で変える機能のことです。

よく使うのは次の3つのルールです。

• 期限が今日より前で、状況が「完了」でない行を赤くする
• 期限が今日から3日以内の行を黄色にする
• 状況が「完了」の行を灰色にする

1つ目と2つ目は、［ホーム］タブの［条件付き書式］から［新しいルール］を選び、［数式を使用して、書式設定するセルを決定］で数式を入れます。たとえば期限がB列、状況がC列なら、1つ目は次のような数式になります。

=AND($B2<TODAY(),$C2<>"完了")

行全体に色を付けたいときは、表の範囲を選んでからルールを作り、列の記号の前に「$」を付けます。条件付き書式の考え方は、Microsoft の条件付き書式の解説ページにまとまっています。

色の数は3つまでにとどめるのがコツです。色が多いと、どれが本当に急ぎなのかが見えにくくなります。

3. 表をテーブルに変換する

最後に、表全体を Excel の「テーブル」に変換しておきます。テーブルとは、範囲を1つのまとまりとして扱う機能で、行を追加すると書式や数式が自動で引き継がれます。見出しの行にはフィルターのボタンが付くので、状況や担当で絞り込むのも簡単です。

表の中のどこかのセルを選んで［挿入］タブの［テーブル］を押すか、Ctrl キーと T キーを同時に押すと変換できます。テーブルにしておけば、新しいタスクを一番下の行に書くだけで、ドロップダウンも色のルールもそのまま使えます。この「行を足すだけで済む」状態を作ることが、更新を続けるうえでとても効きます。

毎日と毎週の更新のしかた

表ができたら、いよいよ運用です。エクセルでのタスク管理がうまくいくかどうかは、ここで決まります。更新のタイミングを決めずに使い始めると、忙しい日に更新を飛ばし、そのまま開かなくなります。

毎日の更新は朝と夕方の2回

毎日の更新は、朝と夕方の2回と決めておくと続けやすくなります。

朝は、表を開いて期限の近い順に並べ替え、今日やるタスクを3つから5つ選びます。選んだタスクの状況を「進行中」に変えるだけで、その日の予定が決まります。所要時間は5分程度が目安です。

夕方は、終わったタスクを「完了」に変え、終わらなかったタスクのメモ欄に、止まっている理由を一言書きます。「先方の返事待ち」「資料がまだ届いていない」のように書いておくと、翌朝に何をすればよいかがすぐに分かります。新しく頼まれた仕事があれば、ここで行を追加します。

この2回の更新は、どちらも10分以内で終わる量にとどめることが大切です。更新に30分かかるようでは、忙しい日に必ず飛ばすことになります。

週に1回の見直し

毎日の更新とは別に、週に1回、表全体を見直す時間を取ります。金曜日の夕方や月曜日の朝など、決まった曜日に15分ほど確保するのがおすすめです。

見直しでは、次の3つを確かめます。

• 完了した行を別のシートに移す。表には今動いている仕事だけを残す
• 2週間以上「進行中」のまま止まっている行を探し、分け直すか、期限を見直す
• 来週の期限が集中していないかを見る。集中していれば、早めに着手するものを決める

完了した行を移すのは、表を軽く保つためです。完了の行が何百行も残っていると、フィルターをかけないと今の仕事が見えなくなります。「完了」という名前のシートを1枚作り、週に1回そこへ切り取って貼り付けるだけで十分です。

優先度の付け方に迷ったとき

朝にその日のタスクを選ぶとき、優先度の列が「高」ばかりになっていると選べません。優先度は、期限の近さと、遅れたときの影響の大きさの2つで決めると迷いにくくなります。

• 高：期限が3日以内で、遅れると取引先や同僚の作業が止まるもの
• 中：期限は先だが、ほかの人の作業の前提になっているもの
• 低：期限がない、または遅れても自分の中で調整がつくもの

「高」の数は、1日に選ぶタスクの数より少なくなるように保ちます。「高」が10件もある状態は、優先度が付いていないのと同じです。週に1回の見直しのときに、「高」の行を見て、本当に急ぎかどうかを付け直してください。依頼した人に期限の延長を相談できるものは、早めに相談するほうが、ぎりぎりで謝るよりも相手の負担が小さくて済みます。

更新を忘れないための工夫

更新を習慣にするには、毎日必ず開くものの近くから表にたどり着けるようにしておくことです。パソコンを起動したときに自動で開くように設定する、ブラウザで最初に開くページの横にファイルへのショートカットを作る、といった工夫が効きます。スマートフォンのリマインダーに「タスク表を更新」と毎日の予定を入れておくのも、単純ですが続けやすい方法です。

仕事に合わせて選ぶ表の3つの形

ここまで説明してきたのは、行にタスク、列に項目を並べる「リスト型」の表です。多くの仕事はこの形で足りますが、仕事の性質によっては、別の形のほうが見やすいこともあります。代表的な3つの形と、向いている仕事を整理します。

リスト型：細かい仕事が次々に入ってくる人向け

リスト型は、事務作業や問い合わせ対応のように、細かいタスクが毎日いくつも入ってくる仕事に向いています。期限の順に並べ替えれば、今日やることがすぐに分かります。この記事で紹介した6つの列と3つの設定は、主にこの形を前提にしています。

週次型：決まった曜日に同じ作業がある人向け

週次型は、列に月曜日から金曜日までの曜日を並べ、行にタスクを書いて、その日にやるものに印を付ける形です。毎週月曜日に週報を出す、毎週水曜日に定例の会議資料を作る、といった繰り返しの仕事が多い人に向いています。1週間分の負担が横に並ぶので、特定の曜日に作業が集中していないかが見えます。週が終わったらシートを複製して次の週に使い、古いシートは記録として残しておきます。

ガントチャート型：工程が数週間にわたる人向け

ガントチャート型は、列に日付を並べ、各タスクの開始日から終了日までのセルに色を付けて、期間を横棒で表す形です。資料の作成、システムの導入、イベントの準備のように、複数の工程が順番に、あるいは重なりながら進む仕事に向いています。

エクセルで簡単なガントチャートを作るには、表の左側にタスク名と開始日と終了日の列を置き、右側に1日1列で日付を並べます。そのうえで、日付の列の範囲に条件付き書式を設定し、「その列の日付が開始日以上かつ終了日以下なら色を付ける」という数式のルールを作ります。開始日がB列、終了日がC列、日付が1行目のE列から並んでいるなら、E2のセルを基準に次のような数式になります。

=AND(E$1>=$B2,E$1<=$C2)

今日の日付の列にだけ別の色を付けるルールも足しておくと、予定より遅れている工程がひと目で分かります。

ただし、ガントチャートを手で保つのは手間がかかります。予定が1つずれると、その後ろの工程の日付をすべて打ち直すことになるからです。工程の数が20を超えるようなら、次の節以降で触れる専用の道具を検討する価値があります。

エクセルのタスク管理が続かない原因と直し方

ここまでの手順で表を作っても、しばらくすると更新が止まることがあります。続かない原因は、だいたい次の4つに分けられます。自分がどれに当てはまるかを確かめて、直し方を試してください。

原因1：列が多すぎる

最初に意気込んで列を10個も15個も作ると、1行を埋めるのに時間がかかり、更新が負担になります。直し方は、2週間使って一度も見なかった列を消すことです。消すのが不安なら、非表示にするだけでも見た目が軽くなります。

原因2：タスクが大きすぎる

「新規事業の企画」のような大きなタスクは、いつまでたっても完了にならず、表を開くたびに気が重くなります。直し方は、前の節で説明したとおり、半日以内で終わる大きさに分けることです。分けた行が増えても、1つずつ完了にできるほうが、表を開く気持ちが続きます。

原因3：表に書いていない仕事が多い

メールやチャットで頼まれた仕事を表に書かずに進めていると、表は実際の仕事の一部しか映さなくなります。そうなると、表を見ても意味がないと感じて開かなくなります。直し方は、頼まれた仕事はその場で1行だけでも書く、と決めることです。タスク名と期限だけ入れておき、細かい項目は夕方の更新で埋めれば足ります。

原因4：表を見る人が自分しかいない

1人で使う表は、更新を飛ばしても誰にも気づかれません。そのため、忙しい時期ほど後回しになります。直し方は、週に1回、上司や取引先に表の一部を見せる機会を作ることです。週の報告に表の内容を添える、と決めるだけでも、更新を続ける理由になります。

たとえば、在宅で複数の取引先から仕事を受けていて、取引先ごとに付箋とメモ帳に分けて仕事を書いていると、2社の締め切りが同じ日に重なっていることに前日まで気づかない、ということが起こります。エクセル1枚に全部の取引先の仕事を書き出し、毎朝期限の順に並べ替える習慣があれば、こうした重なりに1週間前には気づけます。効くのは表を作ったことそのものより、毎朝並べ替える習慣のほうです。

エクセルの小さなタスク管理表が多くの人に使われてきた理由について、自作の表を公開したエンジニアは次のように書いています。

プロジェクト管理ツールほど大々的なもの(サーバーを立てたり、お金を使うようなもの)ではないけれど、単純に付箋アプリやメモ帳にタスクを残しておくよりはマシ、みたいな自分にとってちょうどいい感じの、簡単に使えるエクセルツールを目指してみることにしました。 出典: qiita.com

「ちょうどいい」と感じられる大きさを保つことが、エクセルで続けるいちばんのコツだと言えます。

複数人でエクセルのタスク表を回すときの注意

ここまでは主に1人で使う表を想定してきました。チームで同じタスク表を使う場合は、さらにいくつかの注意が要ります。

保存場所と同時編集の条件

同じファイルを複数人で同時に書き換えるには、ファイルを OneDrive や SharePoint に保存し、共同編集に対応した版の Excel で開く必要があります。Microsoft の共同編集の案内では、Microsoft 365 のサブスクリプション版や Excel for the web などで共同編集ができる一方、社内のファイルサーバーのような Microsoft がホストしていない SharePoint のサイトでは共同編集がサポートされないと説明されています。

社内の共有フォルダに置いたファイルを複数人で開くと、あとから開いた人は「読み取り専用」になり、書き換えられないことがあります。誰かがファイルを開いたまま席を外すと、ほかの人が更新できない状態が続きます。チームで使うなら、まず保存場所がどこかを確かめてください。

書き換えてよい列を決める

複数人で使う表では、誰がどの列を書き換えてよいかを決めておきます。たとえば、タスク名と期限は依頼する人が書き、状況とメモは担当者が書く、という分け方です。全員が全部の列を自由に書き換えると、期限がいつの間にか延びていたり、ほかの人のメモが消えていたりして、表が信用できなくなります。

担当の書き方をそろえる

担当の列は、ドロップダウンで名前を選ぶ形にします。「田中」「田中さん」「T」のように書き方が揺れると、フィルターで自分の担当だけを絞り込めなくなります。

経緯はメモ欄に日付つきで残す

チームの表では、なぜ遅れたのか、誰の確認を待っているのかが分かることが大切です。メモ欄には「10/15 先方確認待ち」のように日付を付けて書き、古いメモは消さずに前に追記していくと、経緯がたどれます。ただし、メモが長くなりすぎると表が読みにくくなるので、詳しいやり取りはメールやチャットに残し、表には結論だけを書くのが現実的です。

社外に見せる表は別のシートに分ける

取引先や社外の人と進み具合を共有するときは、自分たちが使っている表をそのまま渡さず、見せてよい列だけを別のシートに写して渡します。メモ欄には「先方の返事が遅い」のような社内向けの書き込みが混ざりやすく、そのまま渡すと思わぬ誤解を生むことがあります。共有用のシートは、タスク名、期限、状況の3列だけにしておけば、相手も見やすく、更新の手間も小さく済みます。

表では苦しくなる場面と、ボード型の道具という選択肢

エクセルのタスク管理表は、工夫すればかなりの場面で役に立ちます。それでも、次のような状態になったら、表の作り方ではなく道具を見直す時期かもしれません。

• 5人以上で同じ表を書き換えていて、誰かが開いている間ほかの人が更新できない
• タスクの数が増え、フィルターをかけないと今の仕事が見えない
• 期限が近づいたことを担当者に知らせたいが、表では通知できない
• タスクごとのやり取りがメールやチャットに散らばり、表と行き来する手間が大きい
• 進み具合を列で見るより、カードを動かして見たい

こうした場面では、タスク管理専用の道具を使うと手間が減ります。専用の道具の多くは、タスクをカードとして並べ、「未着手」「進行中」「完了」のような列の間でカードを動かして進み具合を表します。この形はカンバン方式と呼ばれ、エクセルの状況の列をそのまま画面の列にしたものだと考えると分かりやすいでしょう。

選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、Pinateca にはカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあり、5人までのチームならボード10個まで、すべての種類のボードとチャットを無料で使えます。リストのボードは表で全件を並べて絞り込み、まとめて直せる形なので、エクセルの一覧に慣れた人でも移りやすい作りです。ガントのボードでは、タスクの期間が横棒で並び、今日の線より遅れているものがひと目で分かります。自分宛ての担当の割り当てや締め切りは受信箱に集まるので、表を開かなくても気づけます。カードには見積もりの工数や取引先の名前のような項目を自分で追加でき、エクセルで使っていた列をそのまま持ち込めます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を変えるときは、いきなり全部を移す必要はありません。まずはチームで最も動きの多い1つの案件だけを新しい道具で回し、エクセルの表と並べて2週間ほど使ってみると、どちらが自分たちに合っているかが分かります。1人で使う表や、更新の少ない一覧は、そのままエクセルで続けてもかまいません。

在宅やフリーランスの仕事でタスク表が果たす役割

在宅で働く人や、フリーランスとして仕事を受ける人にとって、タスク管理の表は自分の仕事を守る道具でもあります。会社員なら上司が仕事の量を見て調整してくれますが、1人で働く場合は、引き受けすぎに気づくのも自分しかいません。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営の立場で見てきた範囲では、長く仕事が続く人ほど、締め切りの約束を守ることを何より大切にしています。そして、締め切りを守れる人の多くは、記憶ではなく一覧に頼っています。エクセルでも紙でも、自分が抱えている仕事の全体を1か所で見られる状態を保っていることが共通しています。新しい依頼を受けるかどうかを決めるときも、表を見て「来週はもう3件の期限がある」と分かれば、無理のない納期を相手に伝えられます。

仲介の手数料がかからない直接の取引では、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなる一方、納期の調整や進み具合の連絡は自分で行うことになります。依頼する側と直接やり取りするからこそ、自分の仕事の状況をすぐに答えられる表があると、相手からの信頼につながります。

仕事の種類によっても、タスク表の作り方は少しずつ変わります。たとえば業務の効率化を手伝うAIコンサル・業務活用支援のお仕事では、取引先ごとの導入作業や打ち合わせの準備など、細かいタスクが同時に動くため、取引先の列を入れた表が役立ちます。アプリケーション開発のお仕事のように工程が長い仕事では、タスクの一覧に加えて、工程ごとの期間を並べたガントチャートの形で見たくなる場面も増えます。

職種ごとの報酬の目安を知っておくと、引き受ける仕事の量を決めるときの判断材料になります。たとえばデザイナーの年収・単価相場では、デザイン職の働き方ごとの年収や単価の目安をまとめています。表で自分の作業時間を把握しておくと、こうした相場と見比べて、1件あたりの単価が見合っているかを考えやすくなります。

会社としてタスク管理の道具を見直すなら、ツールの費用も合わせて考える必要があります。中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法では、月額で払うクラウドの道具の費用を見直す手順を紹介しています。エクセルで十分な部分と、専用の道具に任せる部分を分けて考えると、費用をかけすぎずに済みます。

タスク管理の表は、作った日がいちばん整っていて、使うほど崩れていくものです。崩れたら列を減らし、タスクを分け直し、更新の時間を決め直す。この見直しを続けられることが、エクセルでのタスク管理を続けるいちばんの近道です。

よくある質問

Q. エクセルのタスク管理表には最低限どの列が必要ですか？

タスク名、期限、状況、優先度、担当、メモの6つがあれば足ります。1人で使う表なら担当は省いてもかまいません。開始日や進捗率は毎回の入力が負担になりやすいので、必要だと分かってから追加するほうが続きます。2週間使って一度も見なかった列は消すか非表示にしてください。

Q. 状況の列はどんな選択肢にすればよいですか？

未着手、進行中、確認待ち、完了の4つがおすすめです。確認待ちを分けておくと、自分の手を離れて止まっている仕事が見えるようになります。データの入力規則でドロップダウンにすると、表記の揺れを防げて、フィルターでの絞り込みも正しく働きます。

Q. 複数人で同じエクセルのタスク表を同時に編集できますか？

OneDrive や SharePoint に保存し、共同編集に対応した版の Excel や Excel for the web で開けば、同時に編集できます。社内の共有フォルダに置いたファイルは、あとから開いた人が読み取り専用になることがあります。チームで使う前に、保存場所と使っている Excel の版を確かめてください。

Q. エクセルから専用のタスク管理ツールに移る目安はありますか？

5人以上で同時に書き換える、タスクが多くてフィルターなしでは見えない、期限を担当者に通知したい、といった状態になったら検討する時期です。いきなり全部を移さず、動きの多い案件1つだけを新しい道具で2週間ほど回し、エクセルと比べてから決めると失敗しにくくなります。