スケジュール管理をエクセルで行う方法｜表の作り方と工夫

2026年6月12日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓スケジュール管理をエクセルで行う方法を
✓カレンダー形式の3つの表の作り方で解説します
✓条件付き書式やWORKDAY関数で手間を減らす工夫

スケジュール管理をエクセルで行うなら、まず「何を管理したいか」に合わせて表の形を選ぶことが大切です。やることの抜け漏れを防ぎたいならタスクの一覧表、作業の順番と期間の重なりを見たいならガントチャート、日ごとの予定を見渡したいならカレンダー形式の表が向いています。エクセルは追加の費用をかけずに始められ、表の形を自由に変えられるのが強みです。一方で、複数人で同時に直す、予定の変更をすぐに全員へ知らせる、といった使い方には向かない面もあります。

この記事では、エクセルでスケジュールを管理する3つの表の作り方を、手順に沿って紹介します。手間を減らす関数と条件付き書式の使い方、テンプレートの探し方、運用で気をつけること、複数人で使うときの注意、エクセルでは管理しきれなくなったときの選択肢も整理します。チームで担当と期限と進み具合を共有したくなったときの道具として、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも後半で触れます。

エクセルでスケジュール管理をするメリットと限界

最初に、エクセルでスケジュールを管理する良い点と、苦手な点を整理しておきます。どちらも知っておくと、エクセルで続けるべきか、別の道具に移るべきかを判断しやすくなります。

メリット：すぐに始められて、自由に作れる

エクセルは多くの職場のパソコンにすでに入っているため、新しい道具の導入の手続きや費用をかけずに、今日から始められます。表の列や色、書式を自由に決められるので、自分の仕事に合わせた形に作り込めるのも利点です。関数を使えば、日付の計算や、期限が近い予定に色を付けるといった作業も自動にできます。

メリット：一覧で全体を見渡せる

エクセルの表は、何十件もの予定やタスクを1つの画面で見渡せます。並べ替えや絞り込みの機能を使えば、担当者ごと、期限の近い順など、見たい切り口ですぐに並べ替えられます。

限界：複数人で同時に使うのが苦手

一方で、エクセルのファイルを複数人で使うと、誰かが開いている間はほかの人が直せない、別々に直したファイルが何本もできて最新がどれか分からない、といった問題が起きがちです。共有の機能を使えば同時に直すこともできますが、誰がいつ何を直したかを追うのは手間がかかります。

限界：変更を知らせる仕組みがない

エクセルには、予定が変わったときに関係者へ自動で知らせる仕組みは基本的にありません。担当者が表を直しても、ほかの人がファイルを開かない限り、変更に気づけません。予定の変更が多い仕事では、表を直したあとに別途メールやチャットで知らせる手間が発生します。

エクセルで作れるスケジュール表の3つの形

スケジュール管理の表は、大きく分けて3つの形があります。目的に合わせて選びます。

表の形	向いている目的	見た目
タスクの一覧表	やることの抜け漏れを防ぐ。担当と期限と状況を管理する	1行に1件のタスクを並べた表
ガントチャート	作業の順番と期間の重なりを見る	作業ごとに期間を横の帯で示した表
カレンダー形式の表	日ごとの予定を見渡す	月や週のカレンダーのマス目に予定を書いた表

1つの仕事で、3つの形を組み合わせて使うこともあります。たとえば、タスクの一覧表でやることを洗い出し、それをガントチャートに並べて全体の期間を確かめ、日々の予定はカレンダー形式で見る、という使い方です。

表を作る前に決めておきたいスケジュールの考え方

エクセルの操作より前に、スケジュールそのものの立て方を押さえておくと、表が実際の仕事に合ったものになります。

作業の順番のつながりを確かめる

作業の中には、前の作業が終わらないと始められないものがあります。たとえば、原稿が確定しないとデザインに入れない、見積もりの承認が出ないと発注できない、といった関係です。こうした順番のつながりを書き出しておくと、どの作業が遅れると後ろの作業がすべて遅れるのかが分かります。ガントチャートでは、つながりのある作業を上下に並べておくと見やすくなります。

区切りの日を決める

長い作業の途中には、「構成の確定」「初稿の提出」「最終の確認」のような区切りの日を決めておきます。こうした区切りはマイルストーンと呼ばれます。区切りの日に予定どおり進んでいるかを確かめれば、最後の締切の直前になって遅れに気づく、という事態を防げます。ガントチャートでは、区切りの日の欄に記号や太い枠を付けて目立たせます。

余裕の日を入れておく

すべての作業を、ぎりぎりの日数で並べると、1つの作業が少し遅れただけで全体が崩れます。作業ごと、または全体の最後に、数日の余裕を入れておきます。余裕の日は、表の上でも「予備」と分かるように書いておくと、関係者が余裕を前提に予定を詰めてしまうことを防げます。

具体例：小さな制作案件のガントチャート

ここでは、架空の小さなWebページの制作の案件を例に、ガントチャートに並べる作業を整理します。日付と日数は説明のための例です。

作業	開始日	営業日の日数	前の作業
打ち合わせと要件の整理	11月4日	2日	なし
構成案の作成	11月6日	3日	打ち合わせ
構成案の確認（区切り）	11月11日	1日	構成案の作成
原稿の作成	11月12日	5日	構成案の確認
デザインの作成	11月12日	5日	構成案の確認
組み込みと確認	11月19日	4日	原稿とデザイン
予備	11月26日	2日	なし
公開（区切り）	11月30日	1日	組み込みと確認

開始日と営業日の日数を入れ、WORKDAY関数で終了日を計算すれば、ガントチャートの帯が自動で描かれます。原稿とデザインは同じ日に始めて並行して進められるため、全体の期間が短くなっていることも、帯の重なりで確かめられます。構成案の確認が1日遅れると、その後のすべての作業が1日ずつ遅れることも、表を見ればすぐに分かります。この例では、11月23日の勤労感謝の日を祝日の一覧に入れておくことで、組み込みと確認の作業の終了日が、祝日を除いた営業日で正しく計算されます。祝日の一覧を作り忘れると、休みの日も作業日として数えてしまい、実際より短い予定になるため注意が必要です。

タスクの一覧表の作り方

まずは、もっとも基本になるタスクの一覧表の作り方です。

手順1：列を決める

1行目に、次のような列の見出しを作ります。

列	入れる内容の例
番号	1、2、3
タスク名	見積書を作る、資料を送る
担当者	担当者の名前
開始日	2026年11月4日
期限	2026年11月10日
状況	未着手、進行中、完了
備考	気づいたこと、関係する資料の場所

列を増やしすぎると、入力が面倒になって続きません。最初はこの程度にとどめ、必要になったら列を追加します。取引先ごとに仕事を受けている人なら「取引先」の列、優先順位を付けたい人なら「優先度」の列を加える、というように、自分が実際に絞り込みや並べ替えに使う列だけを選ぶのがコツです。使わない列は、入力の手間を増やすだけになります。

手順2：入力の選択肢を決める

状況や担当者のように、決まった値しか入らない列は、データの入力規則で一覧から選ぶ形にしておきます。手で入力すると「完了」「済」「終わり」のように表記がばらつき、後で絞り込むときに困ります。

手順3：テーブルにする

表の範囲を選んでテーブルの機能を使うと、見出しに絞り込みのボタンが付き、行を追加したときに書式や式が自動で引き継がれます。担当者ごと、状況ごとに絞り込んで見られるようになります。

手順4：期限が近いものに色を付ける

条件付き書式を使って、期限が今日から3日以内のタスクは黄色、期限を過ぎていて状況が完了でないタスクは赤、のように色を付けます。表を開いたときに、急ぐべきタスクが一目で分かります。色の種類は3色程度にとどめ、それぞれの色が何を意味するかを表の上の欄に書いておくと、ほかの人が見ても迷いません。条件付き書式の基本の使い方は、マイクロソフトのサポートページ（条件付き書式を使用して Excel 内の情報を強調表示する）で確かめられます。

手順5：完了したタスクを見えにくくする

完了したタスクの行は、文字を薄い灰色にするか、絞り込みで隠します。完了したものが目に入ると、まだ残っているタスクが埋もれてしまいます。行を消さずに残しておけば、後で振り返るときの記録になります。

ガントチャートの作り方

ガントチャートは、作業ごとの期間を横の帯で示す表です。作業の順番や、期間の重なりが一目で分かります。

手順1：作業の一覧と日付の列を作る

A列に作業名、B列に開始日、C列に終了日を入れます。D列から右に、1日ずつ日付を並べます。日付は最初の欄だけ入力し、右の欄には「左の欄＋1」の式を入れてコピーすれば、必要な日数分を自動で作れます。

手順2：期間の帯に色を付ける

条件付き書式で、「その列の日付が開始日以上、かつ終了日以下」なら色を付ける、というルールを作ります。作業ごとの開始日と終了日を入力するだけで、期間の帯が自動で描かれます。日付を変えれば帯も動くので、予定の変更にもすぐに対応できます。

手順3：土日と今日の列に色を付ける

土曜日と日曜日の列に薄い色を付けておくと、週の区切りが分かり、休日をまたぐ作業も見つけやすくなります。今日の日付の列にも別の色を付けておけば、今日の時点でどの作業が進んでいるべきかが分かります。

手順4：営業日で終了日を計算する

作業にかかる日数が決まっている場合は、開始日から土日を除いた営業日で終了日を計算すると便利です。エクセルのWORKDAY関数を使うと、開始日と日数を指定するだけで、土日と、指定した祝日を除いた終了日を計算できます（WORKDAY 関数）。祝日の一覧を別のシートに作っておき、関数で参照するようにします。

手順5：進み具合を書き込む

作業ごとに、進み具合の割合を書く列を追加しておくと、予定に対して遅れている作業が分かります。帯の色を進み具合に応じて濃くする工夫もできますが、凝りすぎると表を直す手間が増えるため、まずは割合の数字を書くだけで十分です。

スケジュール管理やタスク管理を行っている場合はもちろん、そうではない場合にも、まずは取り組みを開始することから始めることが大切です。実際に管理を開始することで、今まで見えなかったものが見えてくるようになります。出典: crowdlog.jp

カレンダー形式の表の作り方

カレンダー形式の表は、月や週のマス目に予定を書き込む形です。日ごとの予定を見渡すのに向いています。

手順1：月のマス目を作る

1行目に月曜日から日曜日までの曜日を並べ、その下に7列の枠を5行から6行分作ります。それぞれのマス目の上の欄に日付、下の欄に予定を書く形にすると見やすくなります。

手順2：日付を自動で入れる

月の初めの日を1つの欄に入力しておき、そこから曜日を計算して、マス目に日付を自動で入れる式を作ると、月を変えるだけでカレンダーが作り直されます。式を作るのが難しい場合は、次の項目で紹介するテンプレートを使うのが手軽です。

手順3：予定の種類で色分けする

会議、締切、外出など、予定の種類ごとに色を決めておくと、1か月の予定の偏りが見えます。締切が特定の週に集中している、といったことに早めに気づけます。

テンプレートを使う方法

表を一から作るのが大変な場合は、テンプレートを使う方法があります。

マイクロソフトの無料テンプレート

マイクロソフトは、エクセルで使えるスケジュール表のテンプレートを無料で公開しています。

混乱しがちな複数の業務や同時進行している案件のスケジュールを、表でわかりやすく管理することができるカレンダーです。1 日の業務スケジュール表、案件ごとの 3 か月間のスケジュール表、業務・担当部署ごとの年間スケジュール表のセットです。出典: microsoft.com

エクセルの新規作成の画面から、「スケジュール」「ガント」「カレンダー」などの言葉でテンプレートを探すこともできます。

テンプレートを使うときの注意

テンプレートは便利ですが、そのままでは自分の仕事に合わないことがあります。不要な列を消し、必要な列を追加して、自分の仕事に合わせて直してから使います。また、テンプレートの中の式や書式の仕組みを理解しないまま使うと、行を追加したときに式が崩れることがあります。最初に、どの欄に式が入っているかを確かめておきます。

手間を減らす工夫

エクセルのスケジュール管理を続けるには、日々の入力と見直しの手間を減らすことが大切です。

今日の日付を自動で使う

TODAY関数を使うと、ファイルを開いた日の日付が自動で入ります。期限までの残りの日数を「期限－TODAY()」で計算する列を作れば、毎日自分で数えなくても、残り日数が分かります。

1つのファイル、1つのシートに整理する

スケジュールのファイルが案件ごと、月ごとに何本もあると、どこを見ればよいか分からなくなります。1つのファイルにまとめ、シートを分けるか、1つのシートの中で絞り込んで見る形にします。

見直しの時間を決める

表は作っただけでは役に立ちません。毎朝5分、表を開いて今日やることと期限の近いタスクを確かめる、週の終わりに完了したタスクの状況を直す、というように、見直しの時間を決めておきます。

よく使う関数と機能の早見表

エクセルでスケジュールを管理するときによく使う関数と機能をまとめます。全部を覚える必要はありません。必要になったものから使ってみてください。

関数・機能	できること	使う場面の例
TODAY関数	今日の日付を表示する	期限までの残り日数を計算する
WORKDAY関数	土日と祝日を除いて、指定した日数後の日付を求める	作業の終了日を営業日で計算する
NETWORKDAYS関数	2つの日付の間の営業日の数を求める	作業にかかる営業日を数える
TEXT関数	日付から曜日などを表示する	カレンダーや日付の列に曜日を出す
COUNTIF関数	条件に合う欄の数を数える	状況が「完了」のタスクの数を数える
条件付き書式	条件に合う欄に色を付ける	期限切れのタスクを赤くする
データの入力規則	入力できる値を一覧から選ばせる	担当者や状況の表記をそろえる
テーブル	表に絞り込みのボタンを付け、書式を自動で引き継ぐ	担当者ごとにタスクを絞り込む
ウィンドウ枠の固定	見出しの行や列を、スクロールしても表示したままにする	長いガントチャートで作業名を常に見る

進み具合を数で見る

タスクの一覧表の下に、COUNTIF関数で「状況が完了のタスクの数」と「全体のタスクの数」を数える欄を作り、割り算で完了の割合を出すと、全体の進み具合が数字で分かります。週ごとにこの割合を記録しておけば、予定どおりに進んでいるかを確かめる材料になります。

目的別の使い分けの例

スケジュール表の作り方は、誰が、何のために使うかで変わります。3つの場面で、使い分けの例を紹介します。

個人の仕事の管理

在宅で複数の取引先の仕事を受けている人なら、タスクの一覧表に「取引先」の列を追加し、期限の近い順に並べて使うのが手軽です。毎朝、期限の近い上の数件だけを見て、その日にやることを決めます。取引先ごとの締切がひと目で分かるので、仕事を引き受けすぎていないかを確かめるのにも役立ちます。

社内のイベントや行事の準備

社内の研修や展示会の準備のように、決まった日に向けて複数の作業を進める場合は、ガントチャートが向いています。本番の日から逆算して作業を並べ、どの作業が遅れると本番に影響するかを確かめます。

部署の年間の予定

決算、棚卸し、健康診断、繁忙期など、毎年決まった時期に行う業務は、カレンダー形式の年間の表にまとめておくと、翌年の計画を立てるときに使い回せます。前の年の表を写し、日付だけを直して使えば、作る手間がほとんどかかりません。

Googleスプレッドシートとの違い

エクセルとよく比べられるのが、Googleスプレッドシートです。基本の関数や条件付き書式は、どちらでもほぼ同じように使えます。

比べる点	エクセル	Googleスプレッドシート
使う場所	パソコンに入れたソフトが中心。ブラウザで使える版もある	ブラウザで使う
複数人での同時編集	共有の設定をすれば可能	標準で可能。誰がどこを直しているかが表示される
変更の履歴	保存場所や設定によって確かめられる	変更の履歴から、過去の版を確かめられる
細かな書式や大量のデータ	得意	大量のデータでは動きが重くなることがある

複数人で同じ表を同時に直すことが多いなら、Googleスプレッドシートのほうが扱いやすい場面があります。一方で、社内の決まりでエクセルを使う、取引先とエクセルのファイルでやり取りする、という場合は、エクセルを中心に考えます。どちらを使う場合も、ファイルを1つに決め、直す人と直す欄を決めるという運用の決まりは同じです。

スケジュール表を作るときによくある失敗

エクセルのスケジュール表は、作り方を誤ると、作った直後から使われなくなります。よくある失敗を4つ挙げます。

失敗1：最初から作り込みすぎる

色、関数、グラフを最初から盛り込みすぎると、作るのに時間がかかり、直すのも大変になります。表が複雑になるほど、ほかの人が使いこなせなくなります。最初は列を5つから7つ程度にとどめ、使いながら必要なものを追加していきます。

失敗2：タスクの大きさがばらばら

「新サービスの準備」と「メールを1通送る」が同じ表に並んでいると、進み具合が分かりにくくなります。大きなタスクは、1日から数日で終わる大きさに分けて書き出します。分けておけば、どこで止まっているかが見えやすくなります。

失敗3：期限だけで開始日がない

期限だけを書いておくと、期限の直前まで手を付けず、間に合わなくなることがあります。開始日も書いておけば、いつから取りかかるべきかが分かり、ガントチャートにも並べられます。

失敗4：更新されなくなる

表が更新されないまま古くなると、誰も見なくなり、やがて使われなくなります。状況を直すのは誰か、いつ見直すかを決め、更新の手間をなるべく小さくしておくことが、使い続けるための一番の工夫です。

1週間の運用の流れの例

エクセルのスケジュール表を使い続けるための、1週間の運用の流れの例を紹介します。

月曜日の朝：今週の期限のタスクを絞り込みで確かめ、担当者と優先順位を決める
毎朝：期限が近いタスクの色を確かめ、その日にやることを決める
作業を終えたとき：状況の欄を「完了」に直す
金曜日の夕方：完了したタスクを確かめ、来週に持ち越すタスクの期限を直す
月末：完了したタスクを別のシートに移し、表を見やすくする

この流れを決めておけば、表の更新が特定の人の負担にならず、チームの全員が同じ表を見て仕事を進められます。

印刷して使うときの工夫

スケジュール表を紙に印刷して、会議で配ったり、壁に貼ったりすることもあります。印刷するときは、印刷の範囲を決め、1枚に収まるように縮小の設定を調整します。ガントチャートのように横に長い表は、用紙を横向きにし、見出しの行や作業名の列を、すべてのページに印刷する設定にしておくと、2枚目以降も読みやすくなります。印刷した紙は、最新の表とずれていくため、印刷した日付を表の隅に入れておくと、古い紙と区別できます。

外出先やスマートフォンで確かめるとき

外出が多い仕事では、パソコンを開かずにスケジュールを確かめたい場面があります。エクセルのファイルをクラウドの保存場所に保存しておけば、スマートフォンのエクセルのアプリやブラウザから開いて確かめられます。

ただし、スマートフォンの小さな画面では、横に長いガントチャートや列の多い一覧表は見にくくなります。外出先で見ることが多いなら、「今週の期限のタスク」だけを並べた別のシートを作っておき、スマートフォンではそのシートだけを見る、という工夫が役に立ちます。絞り込みの条件をTODAY関数と組み合わせておけば、毎日自動で今週の分に入れ替わります。

控えを残しておく

スケジュールの表は、誤って行を消したり、式を上書きしたりすると、元に戻すのに手間がかかります。週に1回、日付を付けた別の名前でファイルを保存して控えを残すか、クラウドの保存場所の版の履歴の機能を使えるようにしておきます。控えがあれば、間違えて直してしまったときも、前の週の状態から確かめ直せます。

複数人で使うときの注意

エクセルのスケジュール表をチームで使う場合は、いくつかの注意が必要です。

保存場所と最新のファイルを1つに決める

チームで使うなら、共有のフォルダかクラウドの保存場所に1つだけファイルを保存し、メールでの添付のやり取りはしないと決めます。添付で回すと、別々に直されたファイルが何本もでき、最新の内容が分からなくなります。

直す人と直す欄を決める

全員が自由にどの欄でも直せる状態だと、誤って式を消したり、他人の予定を書き換えたりすることがあります。担当者は自分のタスクの状況の欄だけを直す、全体の予定は管理者が直す、というように役割を決め、式の入った欄は保護しておきます。

変更を知らせるルールを決める

エクセルには変更を自動で知らせる仕組みがないため、大きな変更をしたときは、チャットやメールで関係者に知らせるルールにしておきます。

エクセルで管理しきれなくなったときのサイン

次のような状態が増えてきたら、エクセル以外の道具を検討する時期です。

最新の表がどれか分からなくなることが月に何度もある
予定の変更を知らせ忘れて、作業が無駄になることがある
担当者ごとの状況を確かめるのに、毎回人に聞いて回っている
表を直す作業そのものに、週に何時間もかかっている
タスクごとのやり取りが、メールやチャットに散らばっている

こうした状態になるのは、エクセルの使い方が悪いからではなく、チームの人数や仕事の量が、1つのファイルで管理できる範囲を超えたためです。

チームで共有するならプロジェクト管理ツールという選択肢

1人や少人数で、変更の少ない仕事なら、エクセルで十分に管理できます。担当と期限と進み具合を複数人で共有したい、変更をすぐに関係者に知らせたい、という場面では、プロジェクト管理ツールに移る方法があります。

プロジェクト管理ツールでできること

プロジェクト管理ツールは、タスクを1件ずつ登録して、担当者と期限を付け、進み具合を全員で共有するための道具です。タスクごとにコメントを付けられるものが多く、やり取りがタスクと一緒に残ります。

その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが、無料プランから使えます。エクセルのタスクの一覧表に当たるのがリストのボードで、表で全件を並べて絞り込み、まとめて直すことができると案内されています。ガントチャートのボードでは、カードの期間がそのまま横棒で並び、バーをドラッグすれば開始日と締切がその場で変わります。カレンダーのボードでは、月と週の予定を見渡せます。エクセルで3つの表を別々に作っていた内容を、同じタスクのカードから別の見え方で確かめられるのが、エクセルとの大きな違いです。

自分宛てのメンション、担当の割り当て、締切は受信箱にまとめて届くため、表を開きに行かなくても、確かめるべきことが分かります。カードには見積工数や優先度などの項目を自由に追加できるので、エクセルで使っていた列を、ほぼそのまま移せます。

料金と始め方

公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は要りません。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

いきなりすべてを移すのではなく、まずは1つの案件だけで試し、エクセルと使い比べてから決めるのがおすすめです。エクセルのファイルを直接読み込む機能は案内されていないため、移すときはタスクを登録し直す前提で考えます。

スケジュールを管理する力と在宅の仕事

最後に、在宅ワークと業務委託の仲介を20年以上続けてきた運営者の立場から、スケジュール管理と仕事の関係を整理します。

予定を自分から共有できる人は任されやすい

運営者として見てきた限りでは、在宅で長く仕事を頼まれ続ける人は、スケジュールの共有の仕方が丁寧だという傾向があります。依頼を受けた段階で「この日までに構成、この日までに初稿」と予定を示し、遅れそうなときは早めに知らせる人は、発注する側から安心して任されます。エクセルの簡単な表1枚でも、予定を見える形にして共有するだけで、仕事の進め方への信頼は大きく変わります。

業務の仕組みを整える仕事もある

スケジュールの表やタスクの管理の仕組みを整える力は、それ自体が仕事にもなります。業務の進め方にAIやシステムを取り入れる支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。また、医療機関の事務のように、予約や手続きの期限を正確に管理する力が求められる仕事もあり、その知識を証明する資格には医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）があります。デザインの仕事のように、制作の工程が多く、修正のやり取りが何度も発生する仕事では、スケジュールの管理の丁寧さがそのまま評価につながります。職種ごとの単価の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。予定を守れる人ほど、同じ取引先から続けて依頼を受けやすくなり、結果として仕事の条件も安定していきます。まずは今抱えている仕事を、タスクの一覧表に10件書き出すところから始めてみてください。書き出したタスクに開始日と期限を付け、毎朝5分見直すだけでも、仕事の抜け漏れは目に見えて減っていきます。