タスク管理をエクセルのテンプレートで作るときの列の決め方と更新の仕方

タスク管理をエクセルで始める人は多くいます。新しいツールを覚える必要がなく、会社のパソコンにすでに入っていて、列や書式を自由に変えられるからです。一方で、「テンプレートを使い始めたけれど、列が多すぎて誰も更新しなくなった」「期限が過ぎた作業に気づけなかった」「複数の人が書き換えて、どれが最新か分からなくなった」という声もよく聞かれます。

この記事では、タスク管理の表をエクセルで作るときの列の決め方と、毎日の更新の仕方を整理します。テーブル、ドロップダウン、条件付き書式、集計の関数を使った作り方の手順、期間や目的に合わせた表の形、複数人で使うときの共同編集の注意も説明します。テンプレートのファイルを配る記事ではなく、自分たちの仕事に合った表を自分で作り、続けて使うための考え方をまとめています。表で回すのが苦しくなった場合の選択肢として、ガントやカンバンのボードでチームの作業を共有できるPinatecaにも触れます。

エクセルでタスク管理をするのが向いている場面

エクセルでのタスク管理には、向いている場面と向いていない場面があります。作業管理の図を作るソフトを提供している会社の解説記事では、次のように説明されています。

タスク管理に使えるエクセルテンプレートは、管理の粒度・期間・目的によって最適な形式が異なります。日次から四半期まで、工数やKPIとの連動なども含めた多様なニーズに対応できる10種類を以下で紹介します。 出典: edraw.wondershare.jp

引用にあるとおり、タスク管理の表は、どのくらいの細かさで、どのくらいの期間を、何のために管理するのかで、適した形が変わります。誰かが作ったテンプレートをそのまま使うと、自分たちの仕事に合わない列が残り、更新の手間だけが増えることがあります。テンプレートは、列の考え方を知るための見本として使い、自分たちに必要な列だけを残して作り直すのが確実です。

エクセルでのタスク管理が向いているのは、次のような場面です。

• 1人か、2人から3人の少人数で使う
• 作業の数が数十件程度までで、更新する人が決まっている
• 作業の数や時間を集計して、報告の資料に使いたい
• 会社の決まりで、外部のサービスを使えない

反対に、5人以上で同時に更新する、期限が近づいたら担当者に知らせたい、作業ごとにやり取りの経緯を残したい、といった場面では、エクセルだけで回すのが難しくなります。この点は、後の節で詳しく説明します。

基本の列の決め方

タスク管理の表の列は、多ければ良いわけではありません。列が増えるほど、1件を登録するたびに埋める項目が増え、更新されなくなります。まずは次の基本の列から始め、必要になったものだけを追加します。

列	入れる内容	必須かどうか
番号	作業ごとの通し番号	必須
作業名	何をするかを動作で書く（例：見積書を作成して送る）	必須
担当	作業を進める人を1人だけ	必須（複数人で使う場合）
期限	いつまでに終えるか	必須
状態	未着手、進行中、確認待ち、完了のどれか	必須
案件	どの案件や取引先の作業か	案件が複数あるなら必須
優先度	高、中、低	任意
開始日	いつ始めるか	ガントチャート風に見たいなら
見積時間	かかると思う時間	時間を管理したいなら
実績時間	実際にかかった時間	時間を管理したいなら
完了日	実際に終えた日	振り返りに使うなら
メモ	補足、関係する資料の場所	任意

特に大切なのは、作業名の書き方と、担当を1人に決めることです。作業名が「見積書」のような名詞だけだと、表を見ても次に何をするかが分かりません。「見積書のひな形に今月の単価を入れて送る」のように、動作が分かる書き方にします。担当を2人以上にすると、どちらが進めるのかがあいまいになり、どちらも手をつけないまま期限を迎えることがあります。

列を決めるときの3つの考え方

基本の列から何を追加し、何を外すかは、次の3つで考えます。

1. 誰がこの表を見るか

自分だけが見るなら、担当の列は要りません。上司や取引先に見せるなら、案件の列や、完了日の列があると報告に使えます。見る人が知りたいことに合わせて列を選びます。

2. 何を集計したいか

月末に「担当ごとに何件終えたか」を報告するなら、担当と完了日の列が必要です。「案件ごとに何時間かかったか」を知りたいなら、案件と実績時間の列が必要です。集計したいことが決まっていない列は、最初は作りません。

3. 更新の手間に見合うか

列を1つ追加するたびに、作業を登録する手間と更新する手間が増えます。例えば、見積時間と実績時間の列は、時間の使い方を見直すのに役立ちますが、毎回記録する手間がかかります。続けられるかどうかを考え、最初は外しておき、必要になってから追加するという順番にします。

エクセルで表を作る手順

ここからは、エクセルでタスク管理の表を作る手順を説明します。

手順1：見出しの行を作り、テーブルに変換する

1行目に、番号、作業名、担当、期限、状態などの見出しを入力します。2行目に1件目の作業を入れたら、表の中のセルを選び、エクセルの「テーブル」の機能で表をテーブルに変換します。

テーブルにすると、行を追加したときに書式や数式が自動で引き継がれ、見出しに並べ替えと絞り込みのボタンが付きます。表が長くなっても、見出しの行が見えたままになるので、どの列が何かを見失いにくくなります。

手順2：状態と担当の列をドロップダウンにする

状態の列に「完了」「済」「終わり」のように人によって違う言葉が入ると、絞り込みや集計ができなくなります。選べる値をドロップダウンにしておくと、入力がそろいます。

Microsoftのヘルプ（ドロップダウン リストを作成する）によると、Windows版のエクセルでは次の手順で作れます。

1. 別のシートに、選択肢の一覧（未着手、進行中、確認待ち、完了）を1列に入力しておく
2. ドロップダウンにしたいセルを選ぶ
3. リボンの「データ」タブから「データの入力規則」を選ぶ
4. 「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選ぶ
5. 「元の値」の欄で、1で入力した選択肢の範囲を選ぶ
6. 「ドロップダウン リストから選択する」にチェックが入っていることを確かめて、「OK」を選ぶ

同じヘルプでは、選択肢の一覧をテーブルにしておくと、一覧に項目を追加したり削除したりしたときに、ドロップダウンの選択肢も自動で更新されると説明されています。担当の列も、メンバーの名前の一覧を作って同じ方法でドロップダウンにします。

なお、同じヘルプでは、「データの入力規則」を選べない場合は、シートが保護されているか、ブックが共有されている可能性があるとしています。

手順3：期限の列を日付の形式にする

期限、開始日、完了日の列は、セルの書式を日付にしておきます。「10月15日」「10/15」「来週」のように書き方がばらばらだと、並べ替えや、期限切れの判定ができません。日付として入力しておけば、期限の近い順に並べ替えたり、今日より前の期限を色付けしたりできます。

手順4：期限が過ぎた行に色を付ける

期限を過ぎたのにまだ終わっていない作業は、一目で分かるようにしておきます。エクセルの「条件付き書式」で、数式を使ったルールを作ります。例えば、期限がE列、状態がF列で、2行目から始まる表なら、次のような数式でルールを作り、当てはまる行の背景を赤系の色にします。

=AND($E2<TODAY(),$F2<>"完了")

この数式は、「期限が今日より前で、状態が完了ではない」行に当てはまります。同じように、期限が今日の行を黄色にするなら次のような数式を使います。

=AND($E2=TODAY(),$F2<>"完了")

状態が完了の行を灰色の文字にしておくと、終わった作業と残っている作業の見分けがつきやすくなります。

手順5：絞り込みで「今見るべき行」だけを表示する

テーブルの見出しのボタンから、状態が「完了」以外の行だけを表示する、担当が自分の行だけを表示する、といった絞り込みができます。毎朝の確認では、完了以外で期限の近い順に並べると、今日やるべき作業がすぐに分かります。

集計の仕方

表を作ったら、必要に応じて集計の欄を作ります。別のシートに集計の表を作っておくと、元の表を触らずに状況を確かめられます。

担当ごとに、完了していない作業の数を数えるなら、COUNTIFS関数を使います。例えば、元の表のテーブルの名前が「タスク」で、担当の列が「担当」、状態の列が「状態」なら、次のような数式になります。

=COUNTIFS(タスク[担当],"田中",タスク[状態],"<>完了")

期限を過ぎた作業の数を数えるなら、期限の列が今日より前で、状態が完了ではない行を数えます。

=COUNTIFS(タスク[期限],"<"&TODAY(),タスク[状態],"<>完了")

案件ごとの実績時間の合計を出すなら、SUMIFS関数を使います。集計の項目が増えてきたら、ピボットテーブルを使うと、担当ごと、案件ごと、月ごとの集計を、表を組み替えながら確かめられます。

集計の結果をグラフにすると、会議で状況を共有しやすくなります。例えば、担当ごとの未完了の件数を棒グラフにすると、作業が誰に偏っているかが一目で分かります。週ごとに完了した件数を折れ線グラフにすると、チームの作業の進む速さが上がっているのか下がっているのかを確かめられます。グラフは、元の表のテーブルや集計の欄を参照して作っておけば、表を更新するたびに自動で変わります。

集計の欄は、毎週の会議や月末の報告で何を見せたいかから逆算して作ります。使わない集計を作っても、表が重くなるだけです。

仕事の種類ごとの列の例

基本の列に何を加えるかは、仕事の種類によって変わります。在宅で受けることの多い仕事を例に、追加すると便利な列を整理します。

仕事の例	追加すると便利な列	使い方
記事の執筆	文字数、納品先、修正の回数	文字数と実績時間から、1文字あたりにかかる時間が分かる
デザインの制作	修正の段階（初稿、修正1、修正2）、素材の保存場所	どの段階で止まっているかと、最新のファイルの場所がすぐ分かる
事務の代行	依頼元、定期か単発か	毎月くり返す作業と、その月だけの作業を分けて管理できる
Web制作	ページ名、確認者、公開日	ページごとの進み具合と、誰の確認待ちかが分かる

記事の執筆なら、文字数と実績時間を記録しておくと、次の依頼を受けるときに「この文字数ならこのくらいの時間がかかる」と見積もれるようになります。デザインの制作なら、修正の段階の列があると、「初稿の確認待ち」「修正2の作業中」といった状態が一目で分かり、取引先への報告もしやすくなります。

どの仕事でも、列を加えるときは「この列を見て何を判断するか」を一言で言えるかを確かめます。言えない列は、最初は作らないでおきます。

個人で使うタスク管理表の作り方の例

自分ひとりの作業を管理するなら、もっと簡単な表で足ります。在宅で複数の取引先の仕事を受けている人の例を示します。

1. 列は、作業名、取引先、期限、状態、メモの5つにする
2. 状態は、未着手、進行中、完了の3つにする（自分ひとりなら確認待ちは要らないことが多い）
3. 毎朝、期限の近い順に並べ、今日やる作業の行に色を付ける
4. 作業を終えたら状態を完了にし、色を外す
5. 金曜日の最後に、完了した行を別のシートに移し、来週の作業を書き足す

個人の表は、更新の手間をできるだけ減らすことが続けるこつです。見積時間や実績時間を記録したい場合も、全部の作業ではなく、初めて受ける種類の仕事や、時間がかかりそうな仕事だけに絞ると負担になりません。

テンプレートを使うときに確かめたいこと

一から表を作るのではなく、エクセルに用意されているテンプレートや、Webで公開されているテンプレートを土台にする人もいます。テンプレートを使うときは、そのまま使い始める前に、次の点を確かめます。

1. 列の数：自分たちが使わない列が多く含まれていないか。使わない列は最初に削除する
2. 状態の選択肢：テンプレートの状態の言葉が、自分たちの仕事の流れと合っているか。合わなければ選択肢の一覧を書き換える
3. 数式と書式：期限切れの色付けや集計の数式が、どの列を参照しているか。列を削除したり並べ替えたりすると、数式が壊れることがある
4. マクロの有無：マクロ（エクセルの操作を自動で行う仕組み）が含まれているファイルは、出どころが確かなもの以外は使わない。社内の決まりでマクロの入ったファイルが禁止されていることもある
5. ファイルの出どころ：信頼できる提供元のものか。見知らぬサイトのファイルは開く前に慎重に判断する

テンプレートは、列の考え方や見た目の参考として役立ちますが、自分たちの仕事に合わせて手を入れることが前提です。手を入れたら、変えた点を表の別のシートに書いておくと、あとから表を引き継ぐ人も迷いません。

入力の手間を減らす小さな工夫

タスク管理の表が続くかどうかは、1件の登録と更新にかかる手間で決まります。次のような小さな工夫で、手間を減らせます。

• 状態と担当はドロップダウンにして、文字を打たずに選べるようにする
• 番号の列は、テーブルの行が増えると自動で番号が振られるように数式を入れておく
• 完了日は、状態を完了にしたときにその日の日付を入れる。キーボードの操作で今日の日付を入れる方法を覚えておくと速い
• よく使う絞り込みの状態（自分の担当で、完了以外）は、手順を決めておき、毎朝同じ操作で表示する
• 表の上に、期限切れの件数と今日が期限の件数を数式で表示しておき、開いた瞬間に状況が分かるようにする

1件あたりの手間が数秒でも減ると、毎日の更新の負担は大きく変わります。表を使う全員が「面倒だ」と感じている操作がないかを、週ごとの見直しのときに聞いてみると、改善の手がかりが見つかります。

期間と目的に合わせた表の形

タスク管理の表は、管理する期間と目的によって、形を変えると使いやすくなります。

表の形	向いている使い方	主な列
1日のToDoの表	個人のその日の作業の管理	作業名、予定の時間、完了の印
週の作業の表	個人や少人数の1週間の作業の管理	作業名、担当、期限、状態、曜日
案件ごとの作業の表	1つの案件の作業を最後まで追いかける	作業名、担当、開始日、期限、状態、依存する作業
複数案件の一覧	複数の案件の進み具合をまとめて見る	案件、作業名、担当、期限、状態、優先度
月ごとの振り返りの表	時間の使い方や件数を振り返る	案件、見積時間、実績時間、完了日

最初から全部の形を作る必要はありません。多くの場合、「複数案件の一覧」を1枚作り、絞り込みで案件ごとや担当ごとに見る形で足ります。案件が大きく、作業の順番が大切な場合だけ、案件ごとの表を別に作ります。

ガントチャートのような表示を作る

作業の期間を横に並べて見たい場合は、エクセルでもガントチャートのような表示を作れます。

1. 表の右側に、日付を1日1列で並べる（例：10月1日から10月31日まで）
2. 各行の、その日付が開始日から期限までの間に入るセルに色を付ける条件付き書式を作る

例えば、開始日がD列、期限がE列、日付の見出しが1行目のK列から始まるなら、K2を左上にした範囲を選び、次のような数式でルールを作ります。

=AND(K$1>=$D2,K$1<=$E2)

この方法で、作業ごとの期間が横棒のように表示され、どの時期に作業が重なっているかが見えるようになります。ただし、作業の数が増えたり、期間を頻繁に変えたりすると、列が横に長くなり、更新の手間も増えます。数か月にわたる案件や、作業の順番の関係を細かく管理したい場合は、専用のツールのほうが扱いやすくなります。

毎日の更新の仕方と、運用の決まり

表は、作ることよりも、更新し続けることのほうが難しいものです。更新が止まった表は、すぐに現実とずれ、誰も信用しなくなります。次のような決まりを作っておきます。

更新のタイミングを決める

• 作業を始めたら、状態を「進行中」にする
• 作業を終えたら、すぐに状態を「完了」にし、完了日を入れる
• 毎朝の最初の5分で、自分の担当の行を見直す
• 週に1回、全員で期限を過ぎた行を確かめる

状態の意味をそろえる

「確認待ち」は誰の確認を待っているのか、「完了」は相手に送った時点か、相手の確認が取れた時点か。状態の意味が人によって違うと、表の状態と実際の進み具合がずれます。状態ごとの意味を、表の別のシートに書いておきます。

完了した行の扱いを決める

完了した行を表に残し続けると、行数が増えて見にくくなります。月に1回、完了した行を「完了済み」の別のシートに移す、または絞り込みで非表示にする、といった扱いを決めておきます。完了した行は、振り返りや集計に使うので、消さずに残しておきます。

ファイルの版を増やさない

「タスク管理_最新.xlsx」「タスク管理_最新2.xlsx」のように、ファイルのコピーが増えると、どれが正しいか分からなくなります。ファイルは1つだけにし、保存する場所を決めておきます。

週ごとの見直しの進め方

タスク管理の表は、週に1回の見直しで、現実とのずれを直します。チームで使う場合は、決まった曜日に15分から30分ほど、全員で表を見る時間を取ります。

1. 期限を過ぎた行を確かめる（条件付き書式で色が付いた行）
2. 期限を過ぎた行ごとに、新しい期限を決めるか、担当を替えるか、やめるかを決める
3. 状態が長く「進行中」のままの行を確かめ、止まっている理由を聞く
4. 「確認待ち」の行を確かめ、誰の確認を待っているかをはっきりさせる
5. 来週の作業を書き足し、担当と期限を決める

2つ目の判断は、その場で決めることが大切です。期限を過ぎた行を「来週こそ」と残したままにすると、同じ行が毎週色付きで並び続け、表を見ること自体が苦痛になります。新しい期限を決めるなら現実的な日付にし、やめるなら状態を完了とは別の「中止」にするなど、表から外す方法を決めておきます。

見直しのときに、集計の欄で担当ごとの未完了の数を見ると、作業が1人に偏っていないかも確かめられます。偏りがあれば、その場で担当を入れ替えます。

表に入れる情報と保存場所の注意

タスク管理の表には、取引先の名前や、作業の内容、場合によっては個人の連絡先が入ります。次の点に気をつけます。

• 表に入れる情報は、作業の管理に必要なものだけにする。取引先の担当者の個人の連絡先などは、別の管理の場所に分ける
• パスワードやログインの情報は、表に書かない
• 保存場所は、会社の決まりで認められている場所にする。個人のパソコンのデスクトップや、個人で契約したクラウドの保存サービスには保存しない
• 共有の範囲を必要な人だけにし、契約が終わった業務委託のメンバーを外す
• 表を印刷して持ち歩かない

業務委託で仕事を受ける側は、取引先から共有された表を、自分のパソコンにコピーして保存しないようにします。取引先の情報を手元に残すと、契約が終わったあとも情報を持ち続けることになるからです。共有された表は、共有された場所で見て更新するのが基本です。

複数人で使うときの共同編集の注意

エクセルのファイルを複数人で更新する場合、メールでファイルを送り合う方法は避けます。誰かが古いファイルを更新して送り返すと、ほかの人の更新が消えてしまうからです。

Microsoftのヘルプ（Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う）によると、複数の人が同じブックを同時に編集する「共同編集」を使うには、ブックをOneDrive、OneDrive for Business、SharePoint Onlineのライブラリに保存し、「共有」から相手を招きます。同じヘルプでは、Microsoftがホストしていない社内のSharePointのサイトでは共同編集はサポートされないことにも触れています。

Microsoftの別のヘルプでは、以前からある「共有ブック」という機能は、多くの制限があるため共同編集に置き換えられたと説明されています。共同編集は、Microsoft 365 Apps、エクセルのデスクトップの版、Microsoft 365の利用者向けのExcel for the webで使えるとされています。社内で古い「共有ブック」の設定が残っている場合は、共同編集に切り替えられないかを、社内の担当者に確かめます。

共同編集を使う場合も、次の点に気をつけます。

• 同じ行を同時に書き換えないよう、担当の行だけを更新する決まりにする
• 列の追加や削除、数式の変更は、表の管理の担当だけが行う
• 表に取引先の情報や個人の情報を入れる場合は、共有する相手の範囲を必要な人だけにする

Googleスプレッドシートを使う方法もあります。Googleのアカウントがあれば、ブラウザで同じ表を複数人で同時に編集できます。エクセルとGoogleスプレッドシートでは、使える関数や操作に違いがある部分もあるので、どちらで作るかを最初に決めてから表を作ります。

表で回すのが苦しくなる場面

エクセルでのタスク管理は、少人数で、作業の数が限られているうちはうまく回ります。けれども、次のような場面が出てきたら、表だけで回すのは苦しくなっています。

• 5人以上が同時に更新し、誰がいつ何を変えたかを追えない
• 期限が近づいても、担当者に知らせる仕組みがなく、毎回メールやチャットで催促している
• 作業ごとのやり取りが、メールやチャットに散らばり、表のメモの欄では追いきれない
• ガントチャート風の表示を作ったが、期間を変えるたびに書式が崩れる
• 案件ごとにシートやファイルが増え、全体の進み具合が分からない

こうした場面では、作業をカードにして、担当と期限を付け、進み具合を列やガントで見られる専用のツールのほうが、更新の手間を減らせます。

そうした場面の選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaにはカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあります。リストのボードでは表の形で全件を並べ、絞り込んでまとめて直せるので、エクセルの表に慣れた人にもなじみやすい形です。ガントのボードではカードの期間が横棒で並び、横棒をドラッグすれば開始日も締切もその場で変わります。今日の線から遅れている作業も一目で分かります。カードには見積もりの工数や優先度、顧客名などの項目を自由に追加でき、自分宛ての担当の割り当てや締切、メンションは受信箱に集まります。カードごとのコメントとチャットで、作業のやり取りもカードのすぐ隣に残せます。5人まで、ボード10個までなら無料で、全8種類のボードとチャットが使えます。6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、年払いなら1人あたり月額400円、いずれも税抜）になります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ツールに移る場合も、エクセルで決めた列の考え方や、状態の意味、更新の決まりは、そのまま使えます。表で整理した運用の決まりは、ツールを使うときの土台になります。

よくある失敗と直し方

エクセルのタスク管理でよく起きる失敗と、直し方を整理します。

よくある失敗	起きること	直し方
列が多すぎる	登録が面倒になり、更新されなくなる	1か月使っていない列を外す
状態の言葉がばらばら	絞り込みや集計ができない	状態の列をドロップダウンにする
期限が文字で入っている	並べ替えや期限切れの判定ができない	日付の形式に直し、書き方をそろえる
担当が複数	誰も手をつけない	担当を1人に決め、ほかの人はメモに書く
ファイルのコピーが増える	どれが最新か分からない	保存場所を1つに決め、共同編集を使う
完了の行が残り続ける	表が長くなり見にくい	月に1回、別のシートに移す

失敗に気づいたら、表を一から作り直すよりも、1つずつ直すほうが、使う人の混乱が少なくなります。直したときは、何を変えたかを表の別のシートに書いておくと、ほかの人も変更に気づけます。

在宅の仕事を長く見てきた立場から見る、表で仕事を回す力

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で見えてきたのは、業務委託で仕事を受ける人のうち、継続して頼まれる人ほど、発注する側の管理の表をきちんと更新しているという傾向です。発注する側の多くは、エクセルやスプレッドシートで作業の進み具合を管理しています。担当の行を、決まったタイミングで、決まった言葉で更新してくれる人は、確認の連絡の手間が減るので、安心して次の仕事を任せられます。

中間の手数料がかからない直接取引で仕事を受けると、受け手の手取りは厚くなりますが、進み具合の報告や表の更新といった実務も自分で整える必要があります。この記事で紹介した列の決め方や更新の決まりは、自分の仕事を管理するときにも、発注する側の表に合わせるときにも使えます。

エクセルの関数や条件付き書式を使いこなせる人は、事務や業務の改善の仕事で重宝されます。生成AIを業務に取り入れる支援の仕事でも、表の設計と運用の決まりを整える力が求められます。仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。業務のツールの費用の見直しの考え方は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で整理しています。事務の仕事で専門性を深めたい人には、医療の現場の事務を担う医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のような資格もあります。表で仕事を回す力は、職種を問わず、在宅で長く仕事を続けるための土台になります。

よくある質問

Q. エクセルのタスク管理表には最低限どの列が必要ですか？

番号、作業名、担当、期限、状態の5つが基本です。案件が複数あるなら案件の列を加えます。優先度、見積時間、実績時間、完了日などは、集計や振り返りに使う予定があるときだけ追加します。列が多すぎると更新されなくなるので、最初は少なく始め、必要になってから追加するのが続けるこつです。

Q. 期限が過ぎた作業に自動で色を付けるにはどうすればよいですか？

条件付き書式で、数式を使ったルールを作ります。期限がE列、状態がF列なら、=AND($E2<TODAY(),$F2<>"完了") のような数式で、期限が今日より前で完了していない行の背景に色を付けられます。期限の列が日付の形式で入力されていることが前提です。

Q. 複数人で同じエクセルのファイルを更新するときの注意点は？

メールでファイルを送り合うと、古いファイルの上書きで更新が消えることがあります。ブックをOneDriveなどに保存し、共同編集の機能を使います。同じ行を同時に書き換えないよう担当の行だけを更新する、列や数式の変更は管理の担当だけが行う、といった決まりも作っておきます。

Q. エクセルからタスク管理ツールに移る目安はありますか？

5人以上が同時に更新して変更の経緯を追えない、期限の催促を毎回メールやチャットでしている、作業ごとのやり取りが散らばっている、案件ごとにファイルが増えて全体が見えない、といった場面が目安です。エクセルで決めた列の考え方や更新の決まりは、ツールに移ってもそのまま使えます。